Uppföljningssystem #

Föreställ dig att en kund visar intresse för din produkt, ställer några frågor och sedan blir tyst. Utan uppföljning går den kontakten förlorad. Plattformens uppföljningssystem återaktiverar automatiskt kontakter som slutar svara – genom att skicka vänliga, väl avvägda meddelanden för att få tillbaka dem i konversationen.

Var detta finns: öppna sidan AI Agents, öppna den agent du vill ha och gå till steget Uppföljningar — nummer 7 i redigeraren. Varje agent har sitt eget schema, fördröjningar och mallar, och de tillämpas överallt där agenten svarar.

Välj meddelanden från de som redan finns i ditt mallbibliotek genom att använda väljaren på varje uppföljningsplats.

De tre typerna av uppföljning i korthet #

Det finns tre olika uppföljningssystem som aktiveras i olika situationer. Använd den här tabellen för att hålla isär dem:

Beteendenoteringar som kan ställa till det #

• Varma cykler 2 och 3 aktiveras endast om föregående cykel fick ett svar. Detta är ett uttryckligt skydd mot skräppost - om alla uppföljningar i cykel 1 ignoreras, skickas aldrig cykel 2 och 3. En kontakt måste återuppta kontakten och sedan bli tyst igen för att nästa cykel ska låsas upp.
• Smart-hoppa över: om AI:n lämnar över konversationen till en människa eller upptäcker att konversationen har avslutats (försäljning stängd, kontakt har valt bort, frustration upptäckt), schemaläggs ingen uppföljning för den kontakten.
• Rekommenderat antal snabba uppföljningar: 1 till 2. Inställningen är som standard 1 och tillåter upp till 3; 3 är i det aggressiva laget för de första 24 timmarna.

Hur uppföljningar fungerar (övergripande bild) #

När en kontakt slutar svara under en viss tidsperiod betraktar plattformen konversationen som “inaktiv”. Systemet upptäcker detta automatiskt och skickar ett uppföljningsmeddelande för att påminna kontakten.

Här är ett exempel från verkligheten:

Dag 1: En kontakt frågar om din prissättning, boten svarar, och sedan blir kontakten tyst.

Dag 2 (24 timmar senare): Plattformen skickar en vänlig uppföljning: “Hej Sarah, ville bara kolla läget! Säg till om du har fler frågor om våra planer.”

Dag 5 (72 timmar senare): Om Sarah fortfarande inte har svarat, lyfter en andra uppföljning fram en fördel: “Sarah, många av våra kunder sparar 10+ timmar per vecka med vår tjänst. Vill du att jag visar dig hur?”

Dag 12 (7 dagar senare): Ett sista vänligt meddelande: “Hej Sarah, jag vill inte störa dig mer. Om du någon gång är redo att prata så finns jag här!”

Varför WhatsApp-mallar? WhatsApp kräver att företag använder förhandsgodkända meddelandemallar när de skickar meddelanden utanför ett 24-timmars konversationsfönster. Plattformen genererar och skickar automatiskt in dessa mallar åt dig, så att du slipper oroa dig för de tekniska detaljerna.

Systemet för varma leads-cykler #

Uppföljningar är organiserade i 3 cykler — Vänlig & hjälpsam, Värdefokuserad och Sista försöket — var och en med upp till 3 meddelanden, för maximalt 9 varma uppföljningsmeddelanden per kontakt. Varje cykel har en egen ton, och du väljer hur många meddelanden (1–3) varje aktiverad cykel ska skicka.

Cykel 1: Vänlig och hjälpsam #

Den första cykeln är informell och kravlös. Den erkänner att kontakten är upptagen och bjuder in dem att återkomma på ett mjukt sätt.

Exempel på meddelanden:

• “Hej Sarah, ville bara kolla läget! Säg till om du fortfarande har några frågor.”
• “Hej Sarah, ville följa upp vårt samtal. Ingen brådska – hjälper gärna till när du är redo!”
• “Hej Sarah, funderar du fortfarande? Jag finns här om du behöver mer information.”

Cykel 2: Värdefokuserad #

Den andra cykeln påminner kontakten om varför de var intresserade från början, genom att lyfta fram fördelar eller erbjudanden.

Exempel på meddelanden:

• “Hej Sarah, en snabb påminnelse om att vår kostnadsfria konsultation fortfarande är tillgänglig. Vill du att jag bokar in en?”
• “Sarah, många av våra kunder i en liknande situation upptäckte att vår tjänst sparade dem timmar varje vecka. Vill du att jag berättar mer?”
• “Hej Sarah, jag har sammanställt lite information som jag tror att du skulle ha nytta av. Ska jag skicka över den?”

Cykel 3: Sista försöket #

Den tredje cykeln är direkt och respektfull. Den ger kontakten en sista chans att svara innan uppföljningarna upphör.

Exempel på meddelanden:

• “Hej Sarah, jag vill inte störa dig i onödan. Om du inte längre är intresserad är det helt okej!”
• “Sarah, detta är min sista uppföljning. Om det inte passar just nu har jag full förståelse för det.”
• “Hej Sarah, jag låter dig vara ifred efter detta. Om läget ändras vet du var du hittar mig!”

Tidsintervall mellan uppföljningar #

Varje uppföljning i en cykel har sin egen fördröjning, i timmar, som du ställer in individuellt — appen föreslår standardvärden som matchar den klassiska tidsplanen:

Du kan justera varje fördröjning i agentens steg Uppföljningar — varje fördröjning måste vara minst 1 timme och varje cykels första fördröjning måste vara minst 24 timmar efter att konversationen blivit tyst.

Snabbuppföljningar (inom de första 24 timmarna) #

Ibland är 24 timmar för lång tid att vänta – särskilt för heta leads eller tidskänsliga konversationer. Snabbuppföljningar låter dig skicka meddelanden inom de första 24 timmarna efter att en kontakt har tystnat.

När ska snabba uppföljningar användas:

• En värdefull lead slutar svara mitt i en konversation
• Det finns ett tidsbegränsat erbjudande eller en sista anmälningsdag för ett evenemang
• Du vill återuppta kontakten snabbt medan konversationen fortfarande är färsk

Hur de fungerar:

Snabba uppföljningar skickas med kortare intervall (till exempel 3 timmar, 6 timmar och 12 timmar efter att kontakten tystnat — varje ställs in med ett reglage och måste infalla senare än den föregående). Eftersom de skickas inom WhatsApps 24-timmars konversationsfönster behöver de inte mallgodkännande - de skickas som vanliga meddelanden, anpassade efter den konversation som AI:n genererar dem från.

När 24-timmarsfönstret stängs utan svar växlar plattformen till det standardiserade systemet med 3-cyklersmallar som beskrivs ovan.

Varför kan jag inte förhandsgranska det exakta meddelandet i förväg? En snabb uppföljning skrivs av AI:n i det ögonblick den skickas – inte när den schemaläggs. Den använder konversationen så som den ser ut just då (de senaste meddelandena, kontaktens språk och vad eventuella tidigare uppföljningar redan har sagt, så att den aldrig upprepar sig själv). Det håller meddelandet aktuellt om konversationen fortsätter under tiden, men det innebär också att indikatorn “Nästa uppföljning” i chattpanelen endast visar tidpunkten – det finns ingen förskriven text bakom den att förhandsgranska eller redigera. Uppföljningen skrivs enligt samma instruktioner och ton som din agents vanliga svar. Om du vill ha helt förskrivna, redigerbara uppföljningsmeddelanden är det de mallbaserade cykel- och kalla leads-uppföljningarna som beskrivs på den här sidan.

På Instagram och Messenger är snabba uppföljningar de enda uppföljningarna som fungerar. Båda kanalerna tillåter endast meddelanden inom 24 timmar efter kontaktens senaste meddelande till dig, och ingen av dem stöder mallar för att återuppta konversationen. Håll alla fördröjningar inom 24 timmar (de mäts från kontaktens senaste meddelande, så 8/16/23 fungerar alla) så skickas uppföljningarna; allt som ligger utanför tidsfönstret hoppas över. För kontakter som har varit tysta längre än ett dygn är WhatsApp vägen att gå – dess mallcykler kan återuppta konversationen. Om din agent sparar telefonnummer i dessa chattar (de sparas automatiskt till kontakten), kan en automatisering göra det hoppet åt dig: se det praktiska exemplet.

Inställningar (på agentens steg för uppföljningar):

Rekommenderat antal: 1-2. Maxgränsen på 3 är i det aggressivaste laget för de första 24 timmarna. De flesta användare håller detta på 1 eller 2 för att undvika att verka påträngande medan konversationen fortfarande är färsk.

Uppföljningar för kalla leads (för kontakter som aldrig svarat) #

Uppföljningar för kalla leads är till för kontakter du meddelade först — via ett Utskick — som aldrig svarade alls. Dessa kontakter behöver en annan strategi än någon som redan chattade med dig.

Exempelscenario:

1. Dag 0: Du skickar ett utskick och kontakten tar emot ditt öppningsmeddelande
2. Kontakten svarar inte
3. 6 timmar senare: Plattformen skickar den första kalla uppföljningen: “Hej John, ville bara säkerställa att du såg mitt meddelande. Vi erbjuder en kostnadsfri strategisession denna månad - är du intresserad?”
4. Kontakten svarar fortfarande inte
5. Dag 10 (7 dagar efter den första uppföljningen): Den andra och sista kalla uppföljningen skickas
6. Kontakten markeras som “uppföljning uttömd” - inga fler meddelanden skickas

Viktiga skillnader från vanliga uppföljningar:

• Endast 2 uppföljningsmeddelanden (inte 9) — detta är en fast gräns och kan inte höjas
• Använder sina egna separata meddelandemallar
• Gäller endast kontakter som aldrig svarade alls
• Har sin egen separata tidsinställning, konfigurerad i timmar från det första utskicket (se standardvärden nedan)
• Avstängd som standard — slå på sektionen själv när du har ett utskick på gång

Automatiskt genererade mallar #

Du behöver inte skriva uppföljningsmeddelanden från grunden. Från agentens steg Uppföljningar, klicka på Generera AI-mallar så skapar plattformen mallar baserat på agentens AI-instruktioner, företagsinformation och konversationskontext. Det fungerar på alla agenter, inklusive en du skapade för en minut sedan eller duplicerade från en annan.

Så fungerar det:

1. Aktivera uppföljningar på fliken Uppföljningar.
2. Klicka på Generera AI-mallar. En förloppsindikator visar hur många mallar som har genererats hittills.
3. Plattformen genererar personliga meddelandemallar för alla aktiverade cykler (och mallar för kalla leads, där uppföljning av kalla leads är tillämplig).
4. Mallarna inkluderar kontaktens namn och relevanta detaljer.
5. Mallarna skickas automatiskt till WhatsApp för godkännande.
6. När de väl är godkända är de redo att användas. Du kan Återskapa när som helst — att återskapa ersätter hela uppsättningen med en ny.

Vad som genereras:

Totalt: Upp till 11 mallar genereras varje gång (9 varma + 2 kalla, där uppföljning av kalla leads är tillämplig).

För paret med kalla leads. Generera AI-mallar skriver hela uppsättningen för de uppföljningstyper som är aktiva — den delen fungerar från vilken agent som helst. Mallar för kalla leads genereras endast där uppföljningar för kalla leads är tillämpliga, vilket är där det är aktuellt att ta första kontakten (se noten ovan).

Tips: Granska alltid de autogenererade mallarna innan de skickas för godkännande — varje cykel och plats för kalla kontakter har sin egen mallväljare, så att du kan byta till en annan godkänd mall eller välja en du redan skrivit. Se till att formuleringarna matchar din varumärkesröst och innehåller korrekt information.

Uppföljningar matchar kundens språk #

En konversation som påbörjats på spanska bör fortsätta på spanska – även de automatiserade uppföljningarna. Plattformen hanterar detta åt dig automatiskt.

Dina uppföljningsmallar skrivs en gång, på din agents primära språk. När det är dags att skicka en, tittar plattformen på vilket språk konversationen faktiskt har förts på och skickar uppföljningen på det språket.

Så här ser det ut:

En kontakt chattar med din bot helt på nederländska och blir sedan tyst. Två dagar senare skickas uppföljningen också på nederländska – inte på det språk som mallen ursprungligen skrevs på. Kunden ser aldrig ett plötsligt byte till ett annat språk.

Så fungerar det i varje kanal:

Om konversationen ännu inte innehåller en tydlig språksignal (till exempel om kontakten bara har skickat en emoji, ett nummer eller en länk), återgår plattformen till din agents primära språk.

Detta gäller alla typer av uppföljningar som använder mallar – det varma 3-cykelsystemet och uppföljningar för kalla leads – samt de personliga snabbuppföljningarna, som redan är skrivna på konversationens språk när de genereras.

Dina språkregler vinner. Om din agents AI-instruktioner anger en explicit språkregel (till exempel “svara alltid på engelska” eller “använd endast engelska och hindi”), följer uppföljningar den regeln – den prioriteras framför vilket språk konversationen verkar vara på.

Delat innehåll räknas inte som en språksignal. När en kontakt delar en reel, ett inlägg eller en video hamnar dess bildtext eller ljudtranskribering i konversationen – ofta sångtexter på ett helt annat språk. Plattformen ignorerar det delade innehållet när den avgör vilket språk kontakten talar; endast det kontakten faktiskt har skrivit (eller sagt i ett röstmeddelande) räknas. Så en kund som chattar på engelska men vidarebefordrar en reel med punjabisk musik får fortfarande sin uppföljning på engelska.

När uppföljningar stoppas automatiskt #

Uppföljningar stoppas automatiskt när något av följande sker:

Stoppa uppföljningar för specifika kontakter (t.ex. befintliga kunder) #

När någon väl har köpt från dig vill du förmodligen inte att de ska få fler automatiserade uppföljningar – men du vill oftast fortfarande att AI:n ska svara dem när de skriver in med en fråga. Det är precis vad Uppföljningar-reglaget gör.

Öppna Chattar, välj konversationen och i kontaktpanelen till höger under Inställningar, stäng av Uppföljningar. Från det ögonblicket:

• Inga fler uppföljningar av något slag skickas till den kontakten – varken snabba, cykliska eller för kalla leads.
• AI:n fortsätter att svara normalt när kontakten skriver till dig.
• Det förblir avstängt tills du slår på det igen. Om kontakten skriver igen flera veckor senare startar uppföljningar inte om av sig själva.

Kontakten behåller samma agent, så en agent som hanterar både frågor före försäljning och support efter försäljning fortsätter att fungera för dem.

Stänga av automatiskt. Du behöver inte göra detta manuellt för varje kund:

• Från ditt eget system - uppdatera kontakten via API:et och ställ in follow_ups_disabled till true (se Contacts API). De flesta kör detta från sin kassa eller betalnings-webhook.
• Från en automatisering - använd åtgärden Uppdatera kontakt och ställ in samma fält, till exempel i en automatisering som körs när du taggar någon som kund.

Hur detta skiljer sig från de andra reglagen #

För att pausa AI:n för flera kontakter samtidigt, välj konversationerna på sidan Chattar med hjälp av kryssrutorna och klicka på Pausa AI. Observera att detta även pausar AI:n, inte bara uppföljningar.

AI-begärda uppföljningar #

Ibland ber en kontakt boten att följa upp senare - till exempel “Skriv till mig imorgon” eller “Hör av dig nästa vecka”. AI-boten kan hantera detta automatiskt.

När boten upptäcker den här typen av förfrågan schemalägger den en uppföljning till exakt den tidpunkt som kontakten nämnde. Detta skiljer sig från de automatiska uppföljningarna för inaktiva konversationer ovan – dessa efterfrågas specifikt av kontakten. Samma sak sker när boten själv lovar att återkomma senare.

Hur uppföljningen ser ut beror på kanalen:

• WhatsApp Web, Instagram (privat), SMS, Telegram, chattwidgeten och andra kanaler – uppföljningen skickas som ett meddelande som AI:n skriver vid sändningstillfället, på konversationens språk, oavsett om det är dags om några timmar eller några veckor (upp till 30 dagar framåt). Ingen mall behövs.
• WhatsApp Business (officiellt API) – inom 24 timmar skriver AI:n meddelandet. Längre fram kräver WhatsApp en godkänd mall, så boten använder dina mallar för varma leads. Om inga är inställda meddelar boten kontakten att den inte kan ställa in den påminnelsen och erbjuder ett alternativ, istället för att lova något den inte kan skicka.
• Instagram DM och Messenger – Meta tillåter endast meddelanden inom 24 timmar från kontaktens senaste meddelande, så boten kan bara schemalägga uppföljningar inom det fönstret. För ett senare datum meddelar den detta tydligt och kan be om ett telefonnummer eller WhatsApp så att teamet kan nå kontakten där.

Oavsett kanal nämner boten aldrig mallar, begränsningar eller interna inställningar för kontakten. Den bekräftar antingen uppföljningen på konversationens språk eller förklarar tydligt att den inte kan ställa in en så långt fram i tiden.

Hur du ställer in uppföljningar #

Konfigurera uppföljningar på en agent #

1. Öppna AI Agents — i huvudmenyn längs vänster sida av skärmen, under AI Studio, klicka på AI Agents.
2. Öppna din agent och klicka sedan på steget Uppföljningar.

3. Slå på “Aktivera automatiska uppföljningar”. Detta låser upp resten av steget — kortet för snabba uppföljningar med dess kontroller för antal och fördröjning, samt cykelinställningarna:

4. Välj en mall för varje uppföljningsplats med hjälp av väljaren på platsen.
5. Granska och justera inställningarna nedan för att matcha dina behov.
6. Publicera agenten så att ändringen träder i kraft.

Om din plan inte inkluderar automatiska uppföljningar visar steget Uppföljningar en kort förklaring istället för inställningarna — kontrollera din prenumeration för att låsa upp funktionen.

Alla uppföljningsinställningar #

Uppföljning av kalla leads (Ett separat system) #

Uppföljningar för kalla leads är ett separat system från de varma 3×3-cyklerna och snabba uppföljningar som beskrivs ovan. De finns för en specifik situation: du skickade det första meddelandet — via ett utskick — och kontakten svarade aldrig.

De andra uppföljningssystemen utgår alla från att kontakten redan har svarat minst en gång. Uppföljning av kalla leads hanterar fallet där det ännu inte finns någon konversation - bara ett enskilt utgående meddelande som förblir obesvarat.

Varför det behöver ett eget system #

De varma uppföljningscyklerna använder konversationshistoriken för att anpassa varje meddelande. En kontakt som aldrig svarat har ingen konversation att hämta information ifrån, så meddelandestilen är annorlunda: kortare, mer fokuserad på det ursprungliga erbjudandet och striktare gällande kvantitet för att inte uppfattas som skräppost.

Hur uppföljning av kalla leads fungerar #

Klockan börjar ticka i det ögonblick ditt utskick skickar sitt första meddelande till en kontakt. Från den tidpunkten schemaläggs två uppföljningsförsök.

1. Dag 0 - Utskick skickat. Ditt utskick skickar sitt öppningsmeddelande. Kontakten svarar inte.
2. Första uppföljningen - efter “tröskelvärdet för inaktivitet” (konfigurerbart). Den första uppföljningen för kalla leads skickas när kontakten har varit tyst i det konfigurerade antalet timmar.
3. Andra uppföljningen - efter den andra fördröjningen. Om inget svar har inkommit ännu, skickas den andra och sista uppföljningen för kalla leads.
4. Markerad som uttömd. Efter det andra meddelandet flaggas kontakten som “kallt lead uttömt” och systemet slutar skicka. Inget tredje försök görs någonsin.

Om kontakten svarar vid något tillfälle under detta fönster avbryts alla återstående uppföljningar för kalla leads omedelbart och konversationen övergår till den vanliga uppföljningslogiken.

Standardbeteende #

Den exakta standardfördröjningen i timmar som visas när du först aktiverar detta kan skilja sig från vad tidigare versioner av denna guide beskrev. Betrakta värdena som är förifyllda i din agents steg för uppföljningar som auktoritativa, och justera dem så att de passar ditt erbjudande — ingenting skickas förrän du aktiverar detta avsnitt och sparar.

Gränsen på två meddelanden är avsiktlig. Kontakter som aldrig har interagerat med ditt varumärke är de som mest sannolikt flaggar meddelanden som skräppost, så plattformen begränsar hur aggressivt du kan kontakta dem igen.

Konfigurera uppföljningar för kalla leads #

Du hittar dessa alternativ i agentens steg för Uppföljningar, under avsnittet Uppföljningar för kalla leads.

Mallar för kalla leads #

Uppföljningar för kalla leads använder sin egen dedikerade uppsättning meddelandemallar - de delar inte mallar med varma cykler.

• 2 mallar genereras (en per uppföljningsplats)
• Endast malltypen “Allmän” stöds. Mallar för Smart uppföljning förlitar sig på konversationshistorik, vilket kalla leads inte har
• Mallar genereras automatiskt baserat på agentens AI-instruktioner och skickas in för WhatsApp-godkännande automatiskt
• Du kan när som helst återskapa eller ersätta dem från samma mallväljare som används för de varma cyklerna

När uppföljningar för kalla leads stoppas #

Systemet stoppar uppföljningar för kalla leads i samma situationer som andra uppföljningar, plus några specifika för detta flöde:

När ska detta användas #

Aktivera uppföljning av kalla leads när:

• Du kör ett utskick och de flesta kontakter ser ditt meddelande för första gången
• Du förväntar dig att en betydande andel kontakter ignorerar det första meddelandet
• Ditt erbjudande är värt två extra påminnelser med några dagars mellanrum

Låt det vara avstängt när:

• Du skickar aldrig meddelanden till någon först – det här systemet har inget att agera på
• Du vill bara interagera med kontakter som redan har visat intresse
• Din meddelandehantering sker i hög volym och du är orolig för skräppostanmälningar

Bästa praxis #

1. Börja med standardinställningarna. Den föreslagna tidsinställningen (24 timmar, 3 dagar, 7 dagar för varma cykler) fungerar bra för de flesta konton. Justera först när du ser hur dina kontakter svarar.

2. Aktivera automatiska uppföljningar. Låt AI:n hantera identifiering av inaktiva konversationer automatiskt. Den kontrollerar regelbundet, så du behöver inte övervaka konversationer manuellt.

3. Aktivera uppföljning av kalla leads om du skickar utskick. Många kontakter kommer inte att svara på det första meddelandet. Två ytterligare uppföljningar ger dig fler chanser att starta en konversation.

4. Granska dina mallar före godkännande. De autogenererade meddelandena är en bra utgångspunkt, men kontrollera alltid att de matchar din varumärkesröst och innehåller korrekta uppgifter.

5. Övervaka dina resultat. Spåra hur många kontakter som återengagerar sig efter varje cykel via utskickens statistik. Om cykel 3 aldrig får någon att återkomma, överväg att justera dina meddelanden eller tidsinställningar.

6. Överdriv inte. Nio meddelanden fördelade på tre cykler är maxgränsen av goda skäl. För många uppföljningar kan irritera kontakter och skada ditt rykte.

Nästa steg #

• Kampanjer har flyttats till Utskick & Agenter – var de gamla kampanjstegen hamnade, inklusive detta.
• AI-agenter – den personlighet och kunskap som formar vad ett uppföljningsmeddelande säger, separat från dess schema.
• WhatsApp-meddelandemallar – mer om hur mallgodkännande fungerar.