Sistem de follow-up #

Imaginează-ți că un client își arată interesul față de produsul tău, pune câteva întrebări și apoi tace. Fără follow-up-uri, acel lead este pierdut. Sistemul de follow-up al platformei reangajează automat contactele care nu mai răspund - trimițând mesaje prietenoase, trimise la momentul oportun, pentru a-i readuce în conversație.

Unde se găsește: deschide pagina AI Agents, deschide Agentul dorit și mergi la pasul Follow-ups — numărul 7 în editor. Fiecare Agent are propriul program, propriile întârzieri și șabloane, care se aplică oriunde răspunde acel Agent.

Alegeți mesajele din cele deja existente în biblioteca de șabloane, folosind selectorul din fiecare slot de follow-up. Șabloanele sunt necesare doar pentru API-ul oficial WhatsApp Business; pe orice alt canal, mesajele de follow-up după 24 de ore sunt scrise de AI în momentul trimiterii (consultați Am nevoie de șabloane?).

Cele trei tipuri de follow-up pe scurt #

Există trei sisteme diferite de follow-up care se declanșează în situații diferite. Folosește acest tabel pentru a le distinge:

Note privind comportamentul care pot crea confuzie #

• Ciclurile calde 2 și 3 se declanșează doar dacă ciclul anterior a primit un răspuns. Aceasta este o măsură explicită anti-spam - dacă toate mesajele de follow-up din Ciclul 1 sunt ignorate, Ciclurile 2 și 3 nu sunt trimise niciodată. Un contact trebuie să reia interacțiunea și apoi să tacă din nou pentru ca următorul ciclu să fie deblocat.
• Smart-skip (Săritură inteligentă): dacă AI-ul transferă conversația către un om sau detectează că aceasta s-a încheiat (vânzare finalizată, contactul s-a dezabonat, s-a detectat frustrare), nu se programează niciun follow-up pentru acel contact.
• Număr recomandat de follow-up-uri rapide: 1 până la 2. Setarea implicită este 1 și permite până la 3; 3 este o valoare destul de agresivă pentru primele 24 de ore.

Cum funcționează follow-up-urile (Imaginea de ansamblu) #

Atunci când un contact nu mai răspunde pentru o perioadă stabilită, platforma consideră conversația „învechită”. Sistemul detectează automat acest lucru și trimite un mesaj de follow-up pentru a reaminti contactului să revină.

Iată un exemplu din viața reală:

Ziua 1: Un contact întreabă despre prețurile tale, botul răspunde, iar apoi contactul tace.

Ziua 2 (24 de ore mai târziu): Platforma trimite un follow-up prietenos: „Bună, Sarah, doar verific! Spune-mi dacă mai ai întrebări despre planurile noastre.”

Ziua 5 (72 de ore mai târziu): Dacă Sarah tot nu a răspuns, un al doilea follow-up evidențiază un beneficiu: „Sarah, mulți dintre clienții noștri economisesc peste 10 ore pe săptămână cu serviciul nostru. Vrei să-ți arăt cum?”

Ziua 12 (7 zile mai târziu): Un ultim mesaj blând: „Bună, Sarah, nu vreau să te deranjez. Dacă ești vreodată gata să stăm de vorbă, sunt aici!”

Am nevoie de șabloane? #

Doar dacă agentul răspunde de pe un număr WhatsApp Business API (WhatsApp oficial). Acolo, WhatsApp permite doar șabloane preaprobate odată ce un contact a fost inactiv timp de 24 de ore, deci un follow-up după 24 de ore nu se va trimite până când agentul nu are șabloane. Platforma le poate scrie și trimite pentru dvs. cu Generare șabloane AI, iar pasul Follow-up afișează o notificare „Lipsesc șabloanele de follow-up” pentru acești agenți până când acestea sunt create. Puteți salva în continuare fără ele: veți primi un memento că acele follow-up-uri ulterioare nu se vor trimite încă pe numărul dvs. WhatsApp Business.

Sistemul de cicluri pentru lead-uri calde (Warm-Lead Cycle System) #

Mesajele de follow-up sunt organizate în 3 cicluri — Prietenos și util, Axat pe valoare și Ultima încercare — fiecare cu până la 3 mesaje, pentru un total de maximum 9 mesaje de follow-up calde per contact. Fiecare ciclu are un ton diferit și poți alege câte mesaje (1-3) trimite fiecare ciclu activat.

Ciclul 1: Prietenos și util #

Primul ciclu este relaxat și fără presiune. Acesta recunoaște că persoana de contact este ocupată și o invită cu blândețe să revină.

Exemple de mesaje:

• „Bună, Sarah, doar verific ce mai faci! Spune-mi dacă mai ai întrebări.”
• „Salut, Sarah, am vrut să revin asupra discuției noastre. Fără grabă - sunt bucuros să te ajut oricând ești gata!”
• „Bună, Sarah, încă te mai gândești? Sunt aici dacă mai ai nevoie de informații.”

Ciclul 2: Axat pe valoare #

Al doilea ciclu îi reamintește persoanei de contact de ce a fost interesată inițial, evidențiind beneficiile sau ofertele.

Exemple de mesaje:

• „Salut, Sarah, doar o scurtă reamintire că consultația noastră gratuită este încă disponibilă. Vrei să programez una?”
• „Sarah, mulți dintre clienții noștri aflați într-o situație similară au descoperit că serviciul nostru le economisește ore întregi în fiecare săptămână. Vrei să-ți ofer mai multe detalii?”
• „Bună, Sarah, am pregătit câteva informații pe care cred că le-ai găsi utile. Să ți le trimit?”

Ciclul 3: Încercarea finală #

Al treilea ciclu este direct și respectuos. Oferă persoanei de contact o ultimă șansă de a răspunde înainte ca mesajele de follow-up să înceteze.

Exemple de mesaje:

• „Salut, Sarah, nu vreau să te deranjez în continuare. Dacă nu mai ești interesată, nicio problemă!”
• „Sarah, acesta este ultimul meu mesaj de follow-up. Dacă nu este momentul potrivit acum, înțeleg perfect.”
• „Bună, Sarah, te voi lăsa în pace după acesta. Dacă lucrurile se schimbă, știi unde să mă găsești!”

Intervalul dintre mesajele de follow-up #

Fiecare urmărire dintr-un ciclu are propria întârziere, în ore, pe care o setezi individual — aplicația sugerează valori implicite care corespund sincronizării clasice:

Poți ajusta fiecare întârziere la pasul Follow-ups al agentului — fiecare trebuie să fie de cel puțin 1 oră, iar prima întârziere a fiecărui ciclu trebuie să fie de cel puțin 24 de ore după ce conversația a încetat.

Mesaje de follow-up rapide (în primele 24 de ore) #

Uneori, 24 de ore reprezintă un timp de așteptare prea lung - în special pentru clienții potențiali „calzi” sau pentru conversațiile sensibile la timp. Mesajele de follow-up rapide îți permit să trimiți mesaje în primele 24 de ore după ce o persoană de contact încetează să mai răspundă.

Când să utilizați follow-up-urile rapide:

• Un lead de mare valoare nu mai răspunde în timpul conversației
• Există o ofertă pe timp limitat sau un termen limită pentru înregistrarea la un eveniment
• Doriți să reangajați rapid contactul cât timp conversația este încă proaspătă

Cum funcționează:

Urmăririle rapide sunt trimise la intervale mai scurte (de exemplu, 3 ore, 6 ore și 12 ore după ce contactul a încetat să răspundă — fiecare este setată cu un cursor și trebuie să fie ulterioară celei precedente). Deoarece sunt trimise în fereastra de conversație de 24 de ore a WhatsApp, nu necesită aprobarea șablonului — sunt trimise ca mesaje obișnuite, personalizate în funcție de conversația din care AI-ul le generează.

Odată ce fereastra de 24 de ore se închide fără un răspuns, platforma trece la sistemul cu 3 cicluri descris mai sus (șabloane pe API-ul WhatsApp Business, mesaje scrise de AI pe celelalte canale).

De ce nu pot previzualiza mesajul exact în prealabil? O continuare rapidă este scrisă de AI în momentul în care este trimisă — nu atunci când este programată. Aceasta folosește conversația așa cum este în acel moment (cele mai recente mesaje, limba contactului și ceea ce au spus deja eventualele continuări anterioare, astfel încât să nu se repete niciodată). Doar conversația curentă contează: atunci când un contact revine după o săptămână sau mai mult de tăcere, continuarea este scrisă pe baza a ceea ce s-a spus de când a revenit, deci datele, orele sau promisiunile dintr-o conversație anterioară nu sunt readuse în discuție ca și cum ar mai fi valabile. Acest lucru menține mesajul actualizat dacă conversația avansează între timp, dar înseamnă, de asemenea, că indicatorul „Următoarea continuare” din panoul de chat arată doar momentul — nu există niciun text pre-scris în spate pentru a fi previzualizat sau editat. Continuarea este scrisă respectând aceleași instrucțiuni și ton ca și răspunsurile normale ale agentului tău. Dacă dorești mesaje de continuare complet pre-scrise și editabile, acestea sunt cele bazate pe șabloane și cele pentru lead-uri reci descrise pe această pagină.

Pe Instagram și Messenger, doar răspunsurile rapide sunt cele care pot ajunge la destinație. Ambele canale permit trimiterea unui mesaj doar în interval de 24 de ore de la ultimul mesaj primit de la contact, și niciunul nu acceptă șabloane pentru a redeschide conversația. Mențineți orice întârziere în limita a 24 de ore (acestea sunt măsurate de la ultimul mesaj al contactului, deci 8/16/23 se încadrează toate) și răspunsurile vor fi trimise; orice depășește acest interval va fi omis. Pentru contactele care au rămas inactive mai mult de o zi, WhatsApp este calea de urmat — ciclurile sale de șabloane pot redeschide conversația. Dacă agentul dvs. colectează numere de telefon în aceste conversații (acestea sunt salvate automat în contact), o automatizare poate face acest pas pentru dvs.: consultați exemplul lucrat.

Pe LinkedIn, mesajele de follow-up sunt trimise la un interval de cel puțin 24 de ore. Pentru a menține conturile de LinkedIn în siguranță, un lead primește cel mult un mesaj automat pe zi: fiecare follow-up (rapid sau ciclic) așteaptă cel puțin 24 de ore de la ultimul mesaj automat primit de acel lead, cum ar fi mesajul de deschidere sau follow-up-ul anterior. Un follow-up rapid setat la 3, 6 sau 12 ore este mutat la pragul de 24 de ore (și apoi în intervalul orelor tale active și al orelor de liniște), fără a fi omis vreodată. Mesajele pe care le trimiți manual nu sunt luate în calcul, iar agentul tău răspunde în continuare imediat atunci când lead-ul îți scrie înapoi. Celelalte canale utilizează întârzierile exact așa cum le-ai setat.

Pe LinkedIn, nu trimiteți linkuri până când lead-ul nu a răspuns. LinkedIn restricționează conturile care trimit linkuri persoanelor care nu au răspuns, așadar mesajele automate către un lead care nu a scris niciodată înapoi nu conțin linkuri. Mesajele pe care le scrie agentul tău oferă linkul sub formă de text („mă bucur să trimit linkul de rezervare dacă dorești”). Un șablon de follow-up sau o linie media de tip „spune exact” scrisă de tine care conține un link este omisă pentru acel lead, nu este trimisă niciodată cu linkul eliminat, iar următorul follow-up din secvență continuă conform planului. Odată ce lead-ul răspunde, linkurile sunt trimise normal, inclusiv în șabloanele tale.

Setări (la pasul Follow-ups al agentului):

Număr recomandat: 1-2. Maximul de 3 este destul de agresiv pentru primele 24 de ore. Majoritatea utilizatorilor păstrează această valoare la 1 sau 2 pentru a evita să pară insistenți cât timp conversația este încă proaspătă.

Atașează un element media la o continuare specifică #

Uneori, o continuare ar trebui să conțină un anumit fișier: o scurtă notă vocală la al doilea memento, o imagine cu prețuri la al treilea, un videoclip demonstrativ după aceea. Configurezi acest lucru chiar în pasul de continuare, nu în biblioteca media.

1. Încarcă fișierul în Biblioteca media a agentului, ca de obicei.
2. Deschide pasul Continuări al agentului.
3. La continuarea rapidă dorită, folosește Atașează media și alege elementul. Fiecare mesaj din ciclu are același control.
4. Bifează Doar media, fără text dacă fișierul ar trebui trimis singur (o notă vocală care spune deja totul). Lasă opțiunea nebifată și textul continuării va fi trimis împreună cu acesta.

Acea continuare va trimite întotdeauna acel element. AI-ul nu este pus să aleagă. Un element media fără un pas fixat continuă să funcționeze așa cum este descris în biblioteca media: botul îl alege atunci când nota sa „când să trimiți” se potrivește momentului.

Câteva lucruri de știut:

• Numărătoarea reîncepe după fiecare răspuns. „Continuare 2” înseamnă al doilea memento de când contactul v-a scris ultima dată. Dacă persoana de contact răspunde și apoi tace din nou, secvența reîncepe de la prima continuare.
• Limita de trimitere per conversație a elementului se aplică în continuare. Cu limita implicită de 1, o notă vocală fixată este trimisă o singură dată per contact; o rundă ulterioară o va omite și va trimite doar textul. Mărește limita elementului dacă dorești să se repete.
• Pe WhatsApp Business API, continuările după fereastra de 24 de ore sunt doar sub formă de șablon. WhatsApp nu permite conținut media în afara unui șablon preaprobat acolo, așa că un element fixat pe un mesaj din ciclu este omis pe acel canal. WhatsApp Web, Instagram, Messenger și Telegram îl pot transmite.
• Element șters? Pasul revine la comportamentul normal al bibliotecii media. Alege un element nou pentru a-l fixa din nou.

Follow-up-uri pentru lead-uri reci (pentru contactele care nu au răspuns niciodată) #

Follow-up-urile pentru lead-uri reci sunt destinate contactelor cărora tu le-ai scris prima dată — printr-o Difuzare — și care nu au răspuns deloc. Aceste contacte necesită o abordare diferită față de cineva care deja purta o conversație cu tine.

Scenariu exemplu:

1. Ziua 0: Lansezi o Difuzare și contactul primește mesajul tău de deschidere
2. Contactul nu răspunde
3. 6 ore mai târziu: Platforma trimite primul follow-up pentru lead-uri reci: “Bună John, am vrut doar să mă asigur că ai văzut mesajul meu. Oferim o sesiune de strategie gratuită luna aceasta - ești interesat?”
4. Contactul tot nu răspunde
5. Ziua 10 (7 zile după primul follow-up): Este trimis al doilea și ultimul follow-up pentru lead-uri reci
6. Contactul este marcat ca “follow-up epuizat” - nu se mai trimit alte mesaje

Diferențe cheie față de follow-up-urile obișnuite:

• Doar 2 mesaje de urmărire (nu 9) — aceasta este o limită strictă și nu poate fi mărită
• Utilizează propriile șabloane de mesaje separate
• Se aplică doar contactelor care nu au răspuns deloc
• Nu este pentru mesajele directe (DM) ca răspuns la comentarii pe Instagram și Facebook. Când un punct de intrare trimite un DM cuiva care a comentat la postarea ta, Meta permite acel singur mesaj și nimic mai mult până când persoana răspunde. Un comentator care nu răspunde niciodată la DM nu primește nicio urmărire la rece; odată ce răspunde, preiau controlul mesajele de urmărire obișnuite
• Are propriul interval de timp separat, configurat în ore de la trimiterea inițială (vezi valorile implicite de mai jos)
• Dezactivat în mod implicit — activează secțiunea singur atunci când ai o trimitere în curs

Șabloane generate automat #

Șabloanele contează doar pentru agenții de pe un număr WhatsApp Business API (consultați Am nevoie de șabloane?). Nu trebuie să le scrieți de la zero. Din pasul Follow-up al agentului, faceți clic pe Generare șabloane AI, iar platforma va genera șabloane bazate pe instrucțiunile AI ale acelui agent, informațiile companiei și contextul conversației. Funcționează pe orice agent, inclusiv pe unul creat acum un minut sau duplicat de la altul.

Cum funcționează:

1. Activați follow-up-urile în fila Follow-up-uri.
2. Faceți clic pe Generare șabloane AI. Un indicator de progres arată câte șabloane au fost generate până acum.
3. Platforma generează șabloane de mesaje personalizate pentru toate ciclurile activate (și șabloane pentru lead-uri reci, acolo unde se aplică follow-up-urile pentru lead-uri reci).
4. Șabloanele includ numele contactului și detalii relevante.
5. Șabloanele sunt trimise automat către WhatsApp pentru aprobare.
6. Odată aprobate, sunt gata de utilizare. Puteți Regenera oricând — regenerarea înlocuiește întregul set cu unul nou.

Șabloanele sunt scrise pe baza instrucțiunilor agentului în momentul în care le generezi, așa că acestea nu se modifică de la sine atunci când editezi agentul ulterior. Dacă redenumești persona agentului și publici, iar mesajele ulterioare menționează în continuare vechiul nume, editorul agentului afișează o notificare care îl menționează, împreună cu un buton Regenerare care scrie un set nou din instrucțiunile curente. De asemenea, poți respinge notificarea și păstra mesajele așa cum sunt.

Ce este generat:

Total: Până la 11 șabloane generate de fiecare dată (9 calde + 2 reci, acolo unde se aplică follow-up-urile pentru lead-uri reci).

Pentru perechea de lead-uri reci. Generate AI templates scrie întregul set pentru oricare dintre tipurile de follow-up active — acea parte funcționează de la orice Agent. Șabloanele pentru lead-uri reci sunt generate doar acolo unde se aplică follow-up-urile pentru lead-uri reci, adică acolo unde se aplică inițierea contactului (consultați nota de mai sus).

Sfat: Revizuiți întotdeauna șabloanele generate automat înainte de a fi trimise spre aprobare — fiecare ciclu și slot pentru lead-uri reci are propriul selector de șabloane, astfel încât puteți înlocui cu un alt șablon aprobat sau puteți alege unul scris deja de dumneavoastră. Asigurați-vă că formularea se potrivește cu vocea brandului și conține informații corecte.

Mesajele de follow-up corespund limbii clientului tău #

O conversație care a început în spaniolă ar trebui să rămână în spaniolă - chiar și mesajele automate de follow-up. Platforma gestionează acest lucru automat pentru tine.

Șabloanele tale de follow-up sunt scrise o singură dată, în limba principală a agentului tău. Când vine momentul să trimiți unul, platforma verifică limba în care a avut loc conversația și trimite follow-up-ul în acea limbă.

Iată cum arată acest lucru:

Un contact discută cu botul tău exclusiv în olandeză, apoi nu mai răspunde. Două zile mai târziu, mesajul de follow-up este trimis tot în olandeză - nu în limba în care a fost scris inițial șablonul. Clientul nu vede niciodată o schimbare bruscă a limbii.

Cum funcționează pe fiecare canal:

Dacă conversația nu conține încă un semnal clar de limbă (de exemplu, contactul a trimis doar un emoji, un număr sau un link), platforma revine la limba principală a agentului tău.

Acest lucru se aplică fiecărui tip de follow-up care utilizează șabloane - sistemul de 3 cicluri pentru contacte calde și follow-up-urile pentru lead-uri reci - precum și follow-up-urilor rapide personalizate, care sunt deja scrise în limba conversației atunci când sunt generate.

Regulile tale de limbă prevalează. Dacă Instrucțiunile AI ale agentului tău stabilesc o regulă explicită de limbă (de exemplu, „răspunde întotdeauna în engleză” sau „folosește doar engleza și hindi”), răspunsurile ulterioare respectă acea regulă — aceasta are prioritate față de limba în care pare să se desfășoare conversația.

Conținutul partajat nu contează ca semnal lingvistic. Atunci când un contact partajează o înregistrare, o postare sau un videoclip, legenda sau transcrierea audio a acestuia ajunge în conversație — adesea versuri de cântece într-o limbă complet diferită. Platforma ignoră acel conținut partajat atunci când decide ce limbă vorbește contactul; contează doar ceea ce a tastat (sau a spus într-un mesaj vocal) contactul. Astfel, un client care discută în engleză, dar redirecționează o înregistrare cu muzică punjabă, va primi în continuare răspunsul în engleză.

Când se opresc automat follow-up-urile #

Follow-up-urile se opresc de la sine atunci când se întâmplă oricare dintre următoarele:

Trimite un follow-up doar când verificarea reușește #

Uneori, o continuare are sens doar cât timp ceva rămâne adevărat: persoana nu a finalizat rezervarea, nu este încă un client sau propriul tău sistem de rezervări arată în continuare programarea ca fiind în așteptare. Poți atașa o verificare unui agent. Aceasta rulează înainte de fiecare continuare pe care o trimite agentul, fie ea rapidă, caldă sau rece, inclusiv cele pe care AI-ul le programează singur. Dacă verificarea eșuează, nu se trimite nimic și nu sunt utilizate credite.

Unde: Agent → Follow-up-uri → Trimite doar când verificarea reușește.

Dacă verificarea eșuează, alegi ce se întâmplă:

• Oprește toate follow-up-urile rămase pentru acest contact (implicit). Nimic altceva din secvență nu este trimis. Dacă contactul scrie din nou mai târziu, follow-up-urile încep de la zero și verificarea rulează din nou.
• Omite-l pe acesta, păstrează restul secvenței. Următorul follow-up este în continuare programat și verificat la rândul său. Folosește acest lucru pentru o verificare care se poate schimba, cum ar fi “nu am încă un răspuns în CRM”.

Note privind comportamentul:

• O verificare defectuoasă nu oprește niciodată continuările. Dacă endpoint-ul tău este inaccesibil, răspunde cu o eroare sau câmpul pe care l-ai numit lipsește, continuarea este trimisă oricum, iar panoul de contact al chat-ului arată ce s-a întâmplat, astfel încât să poți repara endpoint-ul fără a pierde oportunitatea.
• Verificarea este gratuită și se oprește rapid în caz de eroare. Rulează înainte ca acțiunea de continuare să fie taxată, deci nu costă niciodată credite, iar o funcție personalizată folosită ca verificare are la dispoziție 10 secunde pentru a răspunde (nu cele 30 de secunde ale unui apel din timpul conversației). Conținutul cererii se află în Ce primește automat sistemul tău.
• Verificarea este una singură per agent. Se aplică fiecărei continuări pe care o trimite acel agent. Pentru orice altceva mai complex (mai multe condiții, o verificare diferită per ciclu, un webhook atunci când se trimite o continuare), folosește Automatizări: declanșatoarele Continuare trimisă, Continuare omisă și Continuări epuizate sunt activate de același motor.
• Testarea cu un contact rulează verificarea chiar acum, pentru contactul ales și setările de pe ecran, și arată răspunsul oferit de verificarea ta. Nu trimite nimic și nu salvează nimic, deci poți încerca un endpoint înainte de a te angaja să îl folosești.
• În chat, un contact a cărui continuare a fost reținută afișează o linie Continuare omisă în panoul lateral, cu detaliile a ceea ce a detectat verificarea.

Oprirea mesajelor de follow-up pentru contacte specifice (de ex. clienți existenți) #

Odată ce cineva cumpără de la tine, probabil nu mai vrei să primească mesaje automate de follow-up - dar de obicei vrei ca AI-ul să le răspundă în continuare atunci când îți scriu cu o întrebare. Exact asta face comutatorul Follow-ups.

Deschide Chats, selectează conversația și, în panoul de contact din dreapta, sub Preferences, dezactivează Follow-ups. Din acel moment:

• Nu se mai trimit niciun fel de mesaje de follow-up către acel contact - fie ele rapide, ciclice sau pentru lead-uri reci.
• AI-ul continuă să răspundă normal ori de câte ori contactul îți trimite mesaje.
• Rămâne dezactivat până când îl reactivezi. Dacă acel contact scrie din nou după câteva săptămâni, mesajele de follow-up nu vor reporni de la sine.

Contactul păstrează același agent, deci un agent care gestionează atât întrebările pre-vânzare, cât și suportul post-vânzare, continuă să lucreze pentru el.

Dezactivarea automată. Nu trebuie să faci acest lucru manual pentru fiecare client:

• Din propriul sistem - actualizați contactul prin API și setați follow_ups_disabled la true (consultați API-ul de Contacte). Majoritatea utilizatorilor declanșează acest lucru din checkout-ul lor sau din webhook-ul de plată.
• Dintr-o automatizare - utilizați acțiunea Actualizare Contact și setați același câmp, de exemplu într-o automatizare care rulează atunci când etichetați pe cineva ca fiind client.

Cum diferă acest lucru de celelalte comutatoare #

Pentru a întrerupe AI-ul pentru mai multe contacte simultan, selectează conversațiile din pagina Chats folosind căsuțele de selectare și dă clic pe Pause AI. Reține că acest lucru întrerupe și AI-ul, nu doar mesajele de follow-up.

Follow-up-uri solicitate de AI #

Uneori, un contact va spune botului să revină mai târziu - de exemplu, „Trimite-mi un mesaj mâine” sau „Verifică săptămâna viitoare”. Botul AI poate gestiona acest lucru automat.

Când botul detectează acest tip de solicitare, programează o revenire pentru momentul exact menționat de contact. Aceasta diferă de urmăririle automate pentru conversații inactive menționate mai sus - acestea sunt solicitate în mod specific de către contact. Același lucru se întâmplă atunci când botul promite el însuși să revină mai târziu.

Cum arată această revenire depinde de canal:

• WhatsApp Web, Instagram (Personal), SMS, Telegram, widgetul de chat și alte canale - revenirea este trimisă sub forma unui mesaj pe care AI-ul îl scrie în momentul trimiterii, în limba conversației, indiferent dacă este programată peste câteva ore sau câteva săptămâni (până la 30 de zile în avans). Nu este necesar niciun șablon.
• WhatsApp Business (API oficial) - în intervalul de 24 de ore, AI-ul scrie mesajul. Pentru o perioadă mai îndepărtată, WhatsApp necesită un șablon aprobat, așa că botul folosește șabloanele pentru clienți potențiali (warm-lead cycle). Dacă nu este configurat niciunul, botul informează contactul că nu poate seta acel memento și oferă o alternativă, în loc să promită ceva ce nu poate trimite.
• Instagram DMs și Messenger - Meta permite trimiterea unui mesaj doar în interval de 24 de ore de la ultimul mesaj al contactului, deci botul poate programa reveniri doar în acest interval. Pentru o dată ulterioară, acesta comunică clar acest lucru și poate solicita un număr de telefon sau WhatsApp pentru ca echipa să poată contacta persoana respectivă acolo.

Indiferent de canal, botul nu menționează niciodată contactului șabloane, limite sau setări interne. Acesta fie confirmă revenirea în limba conversației, fie explică clar că nu poate seta una pentru o dată atât de îndepărtată.

Cum să configurați follow-up-urile #

Configurarea follow-up-urilor pe un Agent #

1. Deschide AI Agents — în meniul principal din partea stângă a ecranului, sub AI Studio, dă clic pe AI Agents.
2. Deschide agentul tău, apoi dă clic pe pasul Follow-ups.

3. Comutați „Enable automatic follow-ups” pe pornit. Aceasta deblochează restul pasului — cardul de follow-up rapid cu controalele sale pentru număr și întârziere, precum și setările ciclului:

4. Alegeți un șablon pentru fiecare slot de follow-up folosind selectorul de pe slot.
5. Examinați și ajustați setările de mai jos pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
6. Publicați agentul pentru ca modificarea să devină activă.

Dacă planul dumneavoastră nu include follow-up-uri automate, pasul Follow-up-uri afișează o scurtă explicație în locul setărilor — verificați abonamentul pentru a-l debloca.

Toate setările de follow-up #

Follow-Up-uri pentru lead-uri reci (Un sistem separat) #

Follow-up-urile pentru lead-uri reci sunt un sistem separat de ciclurile calde 3×3 și follow-up-urile rapide descrise mai sus. Ele există pentru o situație specifică: ați trimis primul mesaj — printr-o difuzare (Broadcast) — iar contactul nu a răspuns deloc.

Celelalte sisteme de follow-up presupun că persoana de contact a răspuns deja cel puțin o dată. Follow-up-urile pentru lead-uri reci gestionează cazul în care nu există încă o conversație - doar un singur mesaj de ieșire care a rămas fără răspuns.

De ce are nevoie de propriul sistem #

Ciclurile de follow-up calde folosesc istoricul conversației pentru a personaliza fiecare mesaj. Un contact care nu a răspuns niciodată nu are o conversație din care să se extragă informații, așa că stilul mesajului este diferit: mai scurt, mai concentrat pe oferta originală și mai strict în ceea ce privește cantitatea, pentru a evita aspectul de spam.

Cum funcționează follow-up-urile pentru lead-uri reci #

Cronometrul pornește în momentul în care difuzarea (Broadcast) trimite primul mesaj către un contact. Din acel punct, sunt programate două încercări de follow-up.

1. Ziua 0 - Mesaj trimis. Difuzarea (Broadcast) trimite mesajul de deschidere. Contactul nu răspunde.
2. Primul follow-up - după „pragul de inactivitate” (configurabil). Primul follow-up pentru lead-uri reci este trimis odată ce contactul a rămas tăcut pentru numărul configurat de ore.
3. Al doilea follow-up - după a doua întârziere. Dacă tot nu există niciun răspuns, este trimis al doilea și ultimul follow-up pentru lead-uri reci.
4. Marcat ca epuizat. După al doilea mesaj, contactul este marcat „cold-lead exhausted” (lead rece epuizat) și sistemul nu mai trimite nimic. Nu se mai face niciodată o a treia încercare.

Dacă contactul răspunde în orice moment în timpul acestui interval, toate follow-up-urile rămase pentru lead-uri reci sunt anulate imediat, iar conversația trece la logica de follow-up obișnuită.

Comportament implicit #

Orele de întârziere implicite exacte afișate când activați acest lucru pentru prima dată pot diferi de ceea ce au descris versiunile anterioare ale acestui ghid. Tratați valorile precompletate în pasul Follow-ups al propriului agent ca fiind autoritare și ajustați-le pentru a se potrivi ofertei dumneavoastră — nimic nu se trimite până când nu activați această secțiune și salvați.

Limita de două mesaje este deliberată. Contactele care nu au interacționat niciodată cu brandul tău sunt cele mai predispuse să marcheze mesajele ca spam, așa că platforma limitează cât de agresiv îi poți contacta din nou.

Configurarea follow-up-urilor pentru lead-uri reci #

Veți găsi aceste opțiuni în pasul Follow-ups al agentului, sub secțiunea Cold lead follow-ups.

Șabloane pentru lead-uri reci #

Follow-up-urile pentru lead-uri reci folosesc propriul set dedicat de șabloane de mesaje - acestea nu partajează șabloane cu ciclurile pentru lead-uri calde.

• 2 șabloane sunt generate (câte unul pentru fiecare slot de follow-up)
• Este acceptat doar tipul de șablon „General”. Șabloanele Smart Followup se bazează pe istoricul conversației, pe care lead-urile reci nu îl au
• Șabloanele sunt autogenerate pe baza instrucțiunilor AI ale agentului și trimise automat pentru aprobarea WhatsApp
• Le puteți regenera sau înlocui oricând din același selector de șabloane folosit pentru ciclurile calde

Când se opresc follow-up-urile pentru lead-uri reci #

Sistemul oprește follow-up-urile pentru lead-uri reci în aceleași situații ca și celelalte follow-up-uri, plus câteva specifice acestui flux:

Când să utilizați acest lucru #

Activați urmăririle pentru lead-uri reci atunci când:

• Rulați o difuzare (Broadcast) și majoritatea contactelor văd mesajul pentru prima dată
• Vă așteptați ca o parte semnificativă a contactelor să ignore mesajul inițial
• Oferta dumneavoastră merită două atenționări suplimentare distanțate la câteva zile

Dezactivați-l atunci când:

• Nu trimiți niciodată mesaje primului contact - acest sistem nu are asupra a ce să acționeze
• Vrei să interacționezi doar cu contactele care și-au arătat deja interesul
• Trimiți mesaje în volum mare și ești îngrijorat de reclamațiile privind spam-ul

Cele mai bune practici #

1. Începe cu setările implicite. Intervalele sugerate (24 de ore, 3 zile, 7 zile pentru ciclurile de reactivare) funcționează bine pentru majoritatea conturilor. Ajustează-le doar după ce vezi cum răspund contactele tale.

2. Activează urmărirea automată (auto follow-ups). Lasă AI-ul să gestioneze automat detectarea conversațiilor inactive. Acesta verifică periodic, așa că nu trebuie să monitorizezi conversațiile manual.

3. Activează follow-up-urile pentru lead-urile reci dacă trimiți Broadcast-uri. Multe contacte nu vor răspunde la primul mesaj. Două follow-up-uri suplimentare îți oferă mai multe șanse de a iniția o conversație.

4. Revizuiește șabloanele înainte de aprobare. Mesajele generate automat sunt un punct de plecare excelent, dar verifică întotdeauna dacă se potrivesc cu vocea brandului tău și dacă conțin detalii corecte.

5. Monitorizează rezultatele. Urmărește câte contacte reiau interacțiunea după fiecare ciclu din statisticile Broadcast-ului. Dacă Ciclul 3 nu aduce niciodată pe nimeni înapoi, ia în considerare ajustarea mesajelor sau a intervalelor de timp.

6. Nu exagera. Nouă mesaje pe parcursul a trei cicluri reprezintă maximul, dintr-un motiv întemeiat. Prea multe mesaje de follow-up pot deranja contactele și pot afecta reputația ta.

Pașii următori #

• Campaniile au fost mutate în Broadcast-uri și Agenți — unde au ajuns vechii pași ai campaniei, inclusiv acesta.
• Agenți AI — personalitatea și cunoștințele care modelează conținutul unui mesaj de follow-up, separat de programarea acestuia.
• Șabloane de mesaje WhatsApp — mai multe detalii despre cum funcționează aprobarea șabloanelor.