Follow-up-System #

Stellen Sie sich vor, ein Kunde zeigt Interesse an Ihrem Produkt, stellt ein paar Fragen und verstummt dann. Ohne Follow-ups geht dieser Lead verloren. Das Follow-up-System der Plattform reaktiviert automatisch Kontakte, die nicht mehr antworten – es sendet freundliche, zeitlich gut abgestimmte Nachrichten, um sie zurück in das Gespräch zu bringen.

Wo sich dies befindet: Öffnen Sie die Seite AI Agents, öffnen Sie den gewünschten Agenten und gehen Sie zu dessen Schritt Follow-ups — Nummer 7 im Editor. Jeder Agent hat seinen eigenen Zeitplan, eigene Verzögerungen und Vorlagen, die überall dort gelten, wo dieser Agent antwortet.

Wählen Sie die Nachrichten aus den bereits in Ihrer Vorlagenbibliothek vorhandenen aus, indem Sie die Auswahlfunktion für jeden Follow-up-Slot verwenden. Vorlagen werden nur für die offizielle WhatsApp Business API benötigt; bei allen anderen Kanälen werden die Follow-ups nach 24 Stunden von der KI beim Senden verfasst (siehe Benötige ich Vorlagen?).

Die drei Follow-up-Typen auf einen Blick #

Es gibt drei verschiedene Follow-up-Systeme, die in unterschiedlichen Situationen ausgelöst werden. Nutzen Sie diese Tabelle, um den Überblick zu behalten:

Verhaltenshinweise, die zu Fehlern führen können #

• Warme Zyklen 2 und 3 werden nur ausgelöst, wenn der vorherige Zyklus eine Antwort erhalten hat. Dies ist ein expliziter Anti-Spam-Schutz – wenn alle Follow-ups aus Zyklus 1 ignoriert werden, werden die Zyklen 2 und 3 nie gesendet. Ein Kontakt muss erneut interagieren und dann wieder inaktiv werden, damit der nächste Zyklus freigeschaltet wird.
• Smart-Skip: Wenn die KI das Gespräch an einen Menschen übergibt oder erkennt, dass das Gespräch beendet ist (Verkauf abgeschlossen, Kontakt hat sich abgemeldet, Frustration erkannt), wird für diesen Kontakt kein Follow-up geplant.
• Empfohlene Anzahl schneller Follow-ups: 1 bis 2. Die Einstellung ist standardmäßig auf 1 gesetzt und erlaubt bis zu 3; 3 ist für die ersten 24 Stunden eher aggressiv.

Wie Follow-ups funktionieren (Das Gesamtbild) #

Wenn ein Kontakt für einen festgelegten Zeitraum nicht mehr antwortet, betrachtet die Plattform das Gespräch als „veraltet“. Das System erkennt dies automatisch und sendet eine Follow-up-Nachricht, um den Kontakt wieder zu aktivieren.

Hier ist ein Beispiel aus der Praxis:

Tag 1: Ein Kontakt fragt nach Ihren Preisen, der Bot antwortet, und dann verstummt der Kontakt.

Tag 2 (24 Stunden später): Die Plattform sendet ein freundliches Follow-up: „Hallo Sarah, ich wollte nur kurz nachfragen! Lassen Sie mich wissen, ob Sie noch weitere Fragen zu unseren Plänen haben.“

Tag 5 (72 Stunden später): Wenn Sarah immer noch nicht geantwortet hat, hebt ein zweites Follow-up einen Vorteil hervor: „Sarah, viele unserer Kunden sparen mit unserem Service über 10 Stunden pro Woche. Soll ich Ihnen zeigen, wie?“

Tag 12 (7 Tage später): Eine letzte sanfte Nachricht: „Hallo Sarah, ich möchte Sie nicht weiter stören. Falls Sie jemals bereit für ein Gespräch sind, bin ich hier!“

Benötige ich Vorlagen? #

Nur wenn der Agent über eine WhatsApp Business API-Nummer (offizielles WhatsApp) antwortet. Dort erlaubt WhatsApp nur vorab genehmigte Vorlagen, sobald ein Kontakt 24 Stunden lang inaktiv war. Daher wird ein Follow-up nach 24 Stunden erst gesendet, wenn der Agent über Vorlagen verfügt. Die Plattform kann diese mit KI-Vorlagen generieren für Sie schreiben und einreichen. Der Schritt „Follow-ups“ zeigt bei diesen Agenten den Hinweis „Follow-up-Vorlagen fehlen“ an, bis diese existieren. Sie können die Einstellungen dennoch ohne Vorlagen speichern: Sie erhalten eine Erinnerung, dass diese späteren Follow-ups noch nicht über Ihre WhatsApp Business-Nummer gesendet werden.

Das Warm-Lead-Zyklus-System #

Follow-ups sind in 3 Zyklen unterteilt — Freundlich & Hilfreich, Wertorientiert und Letzter Versuch — mit jeweils bis zu 3 Nachrichten, für ein Maximum von 9 warmen Follow-up-Nachrichten pro Kontakt. Jeder Zyklus hat einen anderen Tonfall, und Sie legen fest, wie viele Nachrichten (1-3) jeder aktivierte Zyklus sendet.

Zyklus 1: Freundlich & Hilfsbereit #

Der erste Zyklus ist zwanglos und druckfrei. Er erkennt an, dass der Kontakt beschäftigt ist, und lädt ihn freundlich dazu ein, sich wieder zu melden.

Beispielnachrichten:

• “Hey Sarah, ich wollte mich nur kurz melden! Sag Bescheid, falls du noch Fragen hast.”
• “Hallo Sarah, ich wollte bei unserem Gespräch nachhaken. Kein Stress – ich helfe dir gerne, wann immer du bereit bist!”
• “Hey Sarah, überlegst du noch? Ich bin da, falls du weitere Informationen brauchst.”

Zyklus 2: Wertorientiert #

Der zweite Zyklus erinnert den Kontakt daran, warum er ursprünglich interessiert war, und hebt Vorteile oder Angebote hervor.

Beispielnachrichten:

• “Hallo Sarah, nur eine kurze Erinnerung, dass unser kostenloses Beratungsgespräch noch verfügbar ist. Soll ich einen Termin für dich vereinbaren?”
• “Sarah, viele unserer Kunden in einer ähnlichen Situation fanden, dass unser Service ihnen jede Woche Stunden spart. Soll ich dir mehr dazu erzählen?”
• “Hallo Sarah, ich habe einige Informationen zusammengestellt, die für dich nützlich sein könnten. Soll ich sie dir schicken?”

Zyklus 3: Letzter Versuch #

Der dritte Zyklus ist direkt und respektvoll. Er gibt dem Kontakt eine letzte Gelegenheit zu antworten, bevor die Nachfassaktionen eingestellt werden.

Beispielnachrichten:

• “Hallo Sarah, ich möchte dich nicht weiter stören. Falls du kein Interesse mehr hast, ist das absolut in Ordnung!”
• “Sarah, dies ist mein letztes Nachfassen. Falls jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, habe ich volles Verständnis dafür.”
• “Hey Sarah, danach werde ich dich in Ruhe lassen. Falls sich etwas ändert, weißt du, wo du mich findest!”

Zeitabstände zwischen den Nachfassaktionen #

Jedes Follow-up in einem Zyklus hat eine eigene Verzögerung in Stunden, die Sie individuell festlegen können — die App schlägt Standardwerte vor, die dem klassischen Timing entsprechen:

Sie können jede Verzögerung im Schritt Follow-ups des Agenten anpassen – jede muss mindestens 1 Stunde betragen und die erste Verzögerung jedes Zyklus muss mindestens 24 Stunden nach dem Verstummen des Gesprächs liegen.

Schnelle Nachfassaktionen (innerhalb der ersten 24 Stunden) #

Manchmal sind 24 Stunden zu lang zum Warten – besonders bei heißen Leads oder zeitkritischen Gesprächen. Schnelle Nachfassaktionen ermöglichen es dir, Nachrichten innerhalb der ersten 24 Stunden zu senden, nachdem ein Kontakt nicht mehr reagiert.

Wann Sie schnelle Nachfassaktionen verwenden sollten:

• Ein wertvoller Lead antwortet mitten im Gespräch nicht mehr
• Es gibt ein zeitlich begrenztes Angebot oder eine Anmeldefrist für eine Veranstaltung
• Sie möchten schnell wieder in Kontakt treten, solange das Gespräch noch frisch ist

Wie sie funktionieren:

Schnelle Follow-ups werden in kürzeren Abständen gesendet (zum Beispiel 3 Stunden, 6 Stunden und 12 Stunden nachdem der Kontakt inaktiv wurde — jedes wird mit einem Schieberegler eingestellt und muss zeitlich nach dem vorherigen liegen). Da sie innerhalb des 24-Stunden-Konversationsfensters von WhatsApp gesendet werden, benötigen sie keine Vorlagengenehmigung – sie werden als reguläre Nachrichten gesendet, personalisiert auf das Gespräch, aus dem die KI sie generiert.

Sobald das 24-Stunden-Fenster ohne Antwort schließt, wechselt die Plattform zum oben beschriebenen 3-Zyklen-System (Vorlagen bei der WhatsApp Business API, KI-verfasste Nachrichten bei den anderen Kanälen).

Warum kann ich die genaue Nachricht nicht vorher in der Vorschau sehen? Ein kurzes Follow-up wird von der KI in dem Moment geschrieben, in dem es gesendet wird – nicht, wenn es geplant wird. Es verwendet das Gespräch so, wie es zu diesem Zeitpunkt steht (die neuesten Nachrichten, die Sprache des Kontakts und was in früheren Follow-ups bereits gesagt wurde, damit es sich nie wiederholt). Nur das aktuelle Gespräch zählt: Wenn ein Kontakt nach einer Woche oder länger des Schweigens zurückkehrt, wird das Follow-up auf Basis dessen geschrieben, was seit der Rückkehr gesagt wurde. Daten, Zeiten oder Versprechen aus einem früheren Gespräch werden also nicht so aufgegriffen, als wären sie noch aktuell. Das hält die Nachricht frisch, falls das Gespräch in der Zwischenzeit voranschreitet, bedeutet aber auch, dass die Anzeige „Nächstes Follow-up“ im Chat-Bereich nur den Zeitpunkt anzeigt – es gibt keinen vorab geschriebenen Text dahinter, den man in der Vorschau sehen oder bearbeiten könnte. Das Follow-up wird unter denselben Anweisungen und in demselben Tonfall wie die normalen Antworten Ihres Agenten verfasst. Wenn Sie vollständig vorab geschriebene, bearbeitbare Follow-up-Nachrichten wünschen, sind dies die vorlagenbasierten Zyklus- und Kaltakquise-Follow-ups, die auf dieser Seite beschrieben werden.

Auf Instagram und Messenger sind schnelle Nachfassaktionen die einzigen, die Erfolg haben können. Beide Kanäle erlauben eine Nachricht nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts an Sie, und keiner von beiden unterstützt Vorlagen, um das Gespräch wieder aufzunehmen. Halten Sie jede Verzögerung innerhalb von 24 Stunden (sie werden ab der letzten Nachricht des Kontakts gemessen, also passen 8/16/23 alle) und die Nachfassaktionen werden gesendet; alles, was außerhalb dieses Zeitfensters liegt, wird übersprungen. Für Kontakte, die länger als einen Tag inaktiv waren, ist WhatsApp der richtige Weg – dessen Vorlagenzyklen können das Gespräch wieder öffnen. Wenn Ihr Agent Telefonnummern in diesen Chats erfasst (er speichert sie automatisch beim Kontakt), kann eine Automatisierung diesen Wechsel für Sie vornehmen: siehe das ausgearbeitete Beispiel.

Auf LinkedIn liegen zwischen Follow-ups mindestens 24 Stunden. Um LinkedIn-Konten zu schützen, erhält ein Lead maximal eine automatische Nachricht pro Tag: Jedes Follow-up (schnell oder im Zyklus) wartet mindestens 24 Stunden nach der letzten automatischen Nachricht, die der Lead erhalten hat, wie z. B. die Eröffnungsnachricht oder das vorherige Follow-up. Ein schnelles Follow-up, das auf 3, 6 oder 12 Stunden eingestellt ist, wird auf die 24-Stunden-Marke verschoben (und dann in Ihre aktiven Stunden und Ruhezeiten eingeplant), aber niemals übersprungen. Nachrichten, die Sie manuell versenden, zählen nicht mit, und Ihr Agent antwortet weiterhin sofort, wenn der Lead zurückschreibt. Andere Kanäle verwenden die Verzögerungen genau so, wie Sie sie eingestellt haben.

Auf LinkedIn dürfen keine Links gesendet werden, bevor der Lead geantwortet hat. LinkedIn schränkt Konten ein, die Links an Personen senden, die nicht geantwortet haben. Daher enthalten automatische Nachrichten an einen Lead, der noch nie geantwortet hat, keine Links. Nachrichten, die Ihr Agent schreibt, bieten den Link stattdessen in Worten an („gerne sende ich Ihnen den Buchungslink, wenn Sie ihn möchten“). Eine Follow-up-Vorlage oder eine von Ihnen selbst verfasste „Genau sagen“-Medienzeile, die einen Link enthält, wird für diesen Lead übersprungen, niemals ohne den Link gesendet, und das nächste Follow-up in der Sequenz wird wie geplant fortgesetzt. Sobald der Lead antwortet, werden Links wie gewohnt gesendet, auch in Ihren Vorlagen.

Einstellungen (im Schritt ‘Follow-ups’ des Agenten):

Empfohlene Anzahl: 1-2. Das Maximum von 3 ist für die ersten 24 Stunden eher aggressiv. Die meisten Nutzer belassen es bei 1 oder 2, um nicht aufdringlich zu wirken, solange das Gespräch noch frisch ist.

Ein Medienelement an ein bestimmtes Follow-up anhängen #

Manchmal soll ein Follow-up eine bestimmte Datei enthalten: eine kurze Sprachnotiz beim zweiten Anstupser, ein Preisbild beim dritten, ein Demo-Video danach. Dies legen Sie direkt im Follow-up-Schritt selbst fest, nicht in der Medienbibliothek.

1. Laden Sie die Datei wie gewohnt in die Medienbibliothek des Agenten hoch.
2. Öffnen Sie den Schritt Follow-ups des Agenten.
3. Verwenden Sie bei dem gewünschten schnellen Follow-up die Option Medien anhängen und wählen Sie das Element aus. Jede Zyklusnachricht verfügt über dieselbe Steuerung.
4. Aktivieren Sie Nur Medien, kein Text, wenn die Datei alleine versendet werden soll (z. B. eine Sprachnotiz, die bereits alles enthält). Lassen Sie diese Option deaktiviert, damit der Follow-up-Text zusammen mit der Datei versendet wird.

Dieses Follow-up sendet dann immer dieses Element. Die KI wird nicht aufgefordert, eine Auswahl zu treffen. Ein Medienelement ohne festgelegten Schritt funktioniert weiterhin wie in der Medienbibliothek beschrieben: Der Bot wählt es aus, wenn sein Hinweis zum “Zeitpunkt des Versands” zum Moment passt.

Ein paar Dinge, die Sie wissen sollten:

• Die Zählung beginnt nach jeder Antwort von vorn. “Follow-up 2” bedeutet der zweite Anstupser, seit der Kontakt Ihnen zuletzt geschrieben hat. Wenn der Kontakt antwortet und dann wieder verstummt, beginnt die Sequenz wieder mit dem ersten Follow-up.
• Das Versandlimit pro Konversation für das Element gilt weiterhin. Bei dem Standardlimit von 1 wird eine angeheftete Sprachnotiz einmal pro Kontakt versendet; eine spätere Runde überspringt sie und sendet nur den Text. Erhöhen Sie das Limit für das Element, wenn es wiederholt werden soll.
• Bei der WhatsApp Business API sind Follow-ups nach dem 24-Stunden-Fenster nur als Vorlage möglich. WhatsApp erlaubt dort keine Medien außerhalb einer vorab genehmigten Vorlage, daher wird ein angeheftetes Element bei einer Zyklusnachricht auf diesem Kanal übersprungen. WhatsApp Web, Instagram, Messenger und Telegram unterstützen dies.
• Element gelöscht? Der Schritt greift auf das normale Verhalten der Medienbibliothek zurück. Wählen Sie ein neues Element aus, um es erneut anzuheften.

Nachfassaktionen für kalte Leads (für Kontakte, die nie geantwortet haben) #

Follow-ups für kalte Leads sind für Kontakte gedacht, die Sie zuerst angeschrieben haben – über einen Broadcast –, die überhaupt nicht geantwortet haben. Diese Kontakte benötigen einen anderen Ansatz als jemand, der bereits mit Ihnen gechattet hat.

Beispielszenario:

1. Tag 0: Sie starten einen Broadcast und der Kontakt erhält Ihre erste Nachricht
2. Der Kontakt antwortet nicht
3. 6 Stunden später: Die Plattform sendet das erste Follow-up für kalte Leads: „Hallo John, ich wollte nur sichergehen, dass Sie meine Nachricht gesehen haben. Wir bieten diesen Monat eine kostenlose Strategiesitzung an – haben Sie Interesse?"
4. Kontakt antwortet weiterhin nicht
5. Tag 10 (7 Tage nach dem ersten Follow-up): Das zweite und letzte Follow-up für kalte Leads wird gesendet
6. Der Kontakt wird als „Follow-up erschöpft“ markiert – es werden keine weiteren Nachrichten gesendet

Hauptunterschiede zu regulären Nachfassaktionen:

• Nur 2 Follow-up-Nachrichten (nicht 9) – dies ist ein festes Limit und kann nicht erhöht werden
• Verwendet eigene separate Nachrichtenvorlagen
• Gilt nur für Kontakte, die überhaupt nicht geantwortet haben
• Nicht für Kommentar-DMs auf Instagram und Facebook. Wenn ein Einstiegspunkt jemandem eine DM sendet, der Ihren Beitrag kommentiert hat, erlaubt Meta pro Kommentar nur diese eine Nachricht und nichts weiter, bis die Person antwortet. Ein Kommentator, der nie auf die DM antwortet, erhält kein Kalt-Follow-up; sobald die Person antwortet, greifen die regulären Follow-ups
• Eigene separate Zeitsteuerung, konfiguriert in Stunden ab dem ersten Versand (siehe Standardwerte unten)
• Standardmäßig deaktiviert – aktivieren Sie den Abschnitt selbst, wenn Sie einen Versand planen

Automatisch generierte Vorlagen #

Vorlagen sind nur für Agenten mit einer WhatsApp Business API-Nummer relevant (siehe Benötige ich Vorlagen?). Sie müssen diese nicht von Grund auf neu schreiben. Klicken Sie im Schritt Follow-ups des Agenten auf KI-Vorlagen generieren. Die Plattform erstellt dann Vorlagen basierend auf den KI-Anweisungen, Unternehmensinformationen und dem Gesprächskontext des Agenten. Dies funktioniert bei jedem Agenten, auch bei einem, den Sie gerade erst erstellt oder von einem anderen dupliziert haben.

So funktioniert es:

1. Aktivieren Sie Follow-ups auf der Registerkarte „Follow-ups“.
2. Klicken Sie auf KI-Vorlagen generieren. Eine Fortschrittsanzeige zeigt an, wie viele Vorlagen bisher generiert wurden.
3. Die Plattform generiert personalisierte Nachrichtenvorlagen für alle aktivierten Zyklen (und Vorlagen für kalte Leads, sofern Follow-ups für kalte Leads zutreffen).
4. Die Vorlagen enthalten den Namen des Kontakts und relevante Details.
5. Die Vorlagen werden automatisch zur Genehmigung an WhatsApp übermittelt.
6. Sobald sie genehmigt sind, sind sie einsatzbereit. Sie können jederzeit auf Neu generieren klicken – durch das Neugenerieren wird das gesamte Set durch ein neues ersetzt.

Vorlagen werden zum Zeitpunkt der Generierung basierend auf den Anweisungen des Agenten erstellt und ändern sich daher nicht von selbst, wenn Sie den Agenten später bearbeiten. Wenn Sie die Persona des Agenten umbenennen und veröffentlichen, die Folge-Nachrichten jedoch noch den alten Namen enthalten, zeigt der Agent-Editor einen entsprechenden Hinweis mit einer Neu generieren-Schaltfläche an, mit der ein neuer Satz basierend auf den aktuellen Anweisungen erstellt wird. Sie können den Hinweis auch verwerfen und die Nachrichten unverändert lassen.

Was generiert wird:

Gesamt: Bis zu 11 Vorlagen werden jedes Mal generiert (9 für warme Leads + 2 für kalte Leads, sofern Follow-ups für kalte Leads zutreffen).

Zum Cold-Lead-Paar. KI-Vorlagen generieren schreibt das gesamte Set für alle aktiven Follow-up-Typen – dieser Teil funktioniert bei jedem Agenten. Die Cold-Lead-Vorlagen werden nur dort generiert, wo auch Cold-Lead-Follow-ups anwendbar sind, also dort, wo eine erste Kontaktaufnahme stattfindet (siehe Hinweis oben).

Tipp: Überprüfen Sie immer die automatisch generierten Vorlagen, bevor sie zur Genehmigung eingereicht werden – jeder Zyklus und jeder Kalt-Lead-Slot verfügt über eine eigene Vorlagenauswahl, sodass Sie eine andere genehmigte Vorlage einfügen oder eine bereits von Ihnen geschriebene auswählen können. Stellen Sie sicher, dass die Formulierung Ihrer Markenstimme entspricht und korrekte Informationen enthält.

Follow-ups entsprechen der Sprache Ihres Kunden #

Ein Gespräch, das auf Spanisch begonnen hat, sollte auch auf Spanisch fortgeführt werden – das gilt auch für automatisierte Follow-ups. Die Plattform erledigt dies automatisch für Sie.

Ihre Follow-up-Vorlagen werden einmalig in der Hauptsprache Ihres Agenten verfasst. Wenn es Zeit ist, eine zu senden, prüft die Plattform, in welcher Sprache das Gespräch tatsächlich stattgefunden hat, und sendet das Follow-up in dieser Sprache.

So sieht das aus:

Ein Kontakt chattet vollständig auf Niederländisch mit Ihrem Bot und wird dann inaktiv. Zwei Tage später wird das Follow-up ebenfalls auf Niederländisch versendet – nicht in der Sprache, in der die Vorlage ursprünglich verfasst wurde. Der Kunde erlebt somit keinen plötzlichen Sprachwechsel.

So funktioniert es auf den einzelnen Kanälen:

Wenn das Gespräch noch kein klares Sprachsignal enthält (zum Beispiel, wenn der Kontakt nur ein Emoji, eine Zahl oder einen Link gesendet hat), greift die Plattform auf die Hauptsprache Ihres Agenten zurück.

Dies gilt für jede Art von Follow-up, die Vorlagen verwendet – das Warm-3-Zyklus-System und Follow-ups für kalte Leads – sowie für personalisierte Schnell-Follow-ups, die bereits bei ihrer Erstellung in der Sprache des Gesprächs verfasst werden.

Ihre Sprachregeln haben Vorrang. Wenn die KI-Anweisungen Ihres Agenten eine explizite Sprachregel festlegen (zum Beispiel „Antworte immer auf Englisch“ oder „Verwende nur Englisch und Hindi“), halten sich Folgeantworten an diese Regel – sie hat Vorrang vor der Sprache, in der das Gespräch zu sein scheint.

Geteilte Inhalte zählen nicht als Sprachsignal. Wenn ein Kontakt ein Reel, einen Beitrag oder ein Video teilt, landen die Bildunterschrift oder die Audiotranskription im Gespräch – oft sind das Liedtexte in einer völlig anderen Sprache. Die Plattform ignoriert diese geteilten Inhalte bei der Entscheidung, welche Sprache der Kontakt spricht; nur das, was der Kontakt tatsächlich getippt (oder in einer Sprachnachricht gesagt) hat, zählt. Ein Kunde, der auf Englisch chattet, aber ein Reel mit Punjabi-Musik weiterleitet, erhält daher weiterhin seine Antwort auf Englisch.

Wann Follow-ups automatisch stoppen #

Follow-ups stoppen von selbst, wenn eines der folgenden Ereignisse eintritt:

Nur ein Follow-up senden, wenn eine Prüfung erfolgreich ist #

Manchmal ergibt ein Follow-up nur Sinn, solange eine bestimmte Bedingung erfüllt ist: Die Person hat die Buchung nie abgeschlossen, ist noch kein Kunde oder Ihr eigenes Buchungssystem zeigt den Termin noch als ausstehend an. Sie können einem Agenten eine Prüfung zuweisen. Diese wird vor jedem Follow-up ausgeführt, das der Agent sendet – egal ob schnell, warm oder kalt, einschließlich derer, die die KI selbst plant. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird nichts gesendet und es werden keine Credits verbraucht.

Wo: Agent → Follow-ups → Nur senden, wenn eine Prüfung erfolgreich ist.

Wenn die Prüfung fehlschlägt, wählen Sie, was passiert:

• Alle verbleibenden Follow-ups für diesen Kontakt stoppen (Standard). Nichts weiter aus der Sequenz wird gesendet. Wenn der Kontakt später erneut schreibt, beginnen die Follow-ups von vorn und die Prüfung wird erneut ausgeführt.
• Dieses überspringen, den Rest der Sequenz beibehalten. Das nächste Follow-up wird weiterhin geplant und bei Fälligkeit geprüft. Verwenden Sie dies für eine Prüfung, die sich wieder ändern kann, wie z. B. “noch keine Antwort in meinem CRM”.

Hinweise zum Verhalten:

• Eine fehlerhafte Prüfung deaktiviert Ihre Follow-ups niemals. Wenn Ihr Endpunkt nicht erreichbar ist, einen Fehler zurückgibt oder das von Ihnen benannte Feld fehlt, wird das Follow-up trotzdem gesendet und das Kontakt-Panel des Chats zeigt an, was passiert ist, sodass Sie den Endpunkt korrigieren können, ohne den Kontakt zu verlieren.
• Die Prüfung ist kostenlos und bricht bei Fehlern sofort ab. Sie wird ausgeführt, bevor das Follow-up berechnet wird, kostet also niemals Credits. Eine als Prüfung verwendete benutzerdefinierte Funktion hat 10 Sekunden Zeit zu antworten (nicht die 30 Sekunden eines Gesprächsaufrufs). Was die Anfrage enthält, finden Sie unter Was Ihr System automatisch empfängt.
• Es gibt eine Prüfung pro Agent. Sie gilt für jedes Follow-up, das dieser Agent sendet. Für komplexere Anforderungen (mehrere Bedingungen, eine andere Prüfung pro Zyklus, ein Webhook beim Senden eines Follow-ups) verwenden Sie Automatisierungen: Die Trigger Follow-up gesendet, Follow-up übersprungen und Follow-ups erschöpft werden von derselben Engine ausgelöst.
• Mit einem Kontakt testen führt die Prüfung sofort für den von Ihnen gewählten Kontakt und mit den Einstellungen auf dem Bildschirm aus und zeigt die Antwort Ihrer Prüfung an. Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert, sodass Sie einen Endpunkt ausprobieren können, bevor Sie ihn festlegen.
• Im Chat zeigt ein Kontakt, dessen Follow-up zurückgehalten wurde, im Seitenbereich eine Zeile Follow-up übersprungen an, zusammen mit dem, was die Prüfung ergeben hat.

Stoppen von Follow-ups für bestimmte Kontakte (z. B. Bestandskunden) #

Sobald jemand bei Ihnen kauft, möchten Sie wahrscheinlich nicht mehr, dass diese Person automatisierte Follow-ups erhält – Sie möchten jedoch in der Regel weiterhin, dass die KI antwortet, wenn der Kunde eine Frage stellt. Genau das bewirkt der Schalter Follow-ups.

Öffnen Sie Chats, wählen Sie die Unterhaltung aus und deaktivieren Sie im Kontaktbereich auf der rechten Seite unter Einstellungen die Option Follow-ups. Ab diesem Moment:

• Werden keinerlei Follow-ups mehr an diesen Kontakt gesendet – weder Quick-, Zyklus- noch Cold-Lead-Follow-ups.
• Die KI antwortet weiterhin ganz normal, wenn der Kontakt Ihnen schreibt.
• Die Einstellung bleibt deaktiviert, bis Sie sie wieder einschalten. Wenn der Kontakt Wochen später erneut schreibt, starten die Follow-ups nicht von selbst neu.

Der Kontakt behält denselben Agenten, sodass ein Agent, der sowohl Fragen vor dem Verkauf als auch Support nach dem Verkauf bearbeitet, weiterhin für ihn zuständig bleibt.

Automatisches Deaktivieren. Sie müssen dies nicht für jeden Kunden manuell erledigen:

• Aus Ihrem eigenen System – aktualisieren Sie den Kontakt über die API und setzen Sie follow_ups_disabled auf true (siehe Kontakte-API). Die meisten Nutzer lösen dies über ihren Checkout- oder Zahlungs-Webhook aus.
• Über eine Automatisierung – verwenden Sie die Aktion Kontakt aktualisieren und setzen Sie dasselbe Feld, zum Beispiel in einer Automatisierung, die ausgeführt wird, wenn Sie jemanden als Kunden markieren.

Wie sich dies von den anderen Schaltern unterscheidet #

Um die KI für mehrere Kontakte gleichzeitig zu pausieren, wählen Sie die Unterhaltungen auf der Chats-Seite über die Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf KI pausieren. Beachten Sie, dass dies auch die KI pausiert, nicht nur die Follow-ups.

KI-gesteuerte Follow-ups auf Anfrage #

Manchmal bittet ein Kontakt den Bot, sich später wieder zu melden – zum Beispiel: „Schreib mir morgen“ oder „Melde dich nächste Woche wieder“. Der KI-Bot kann dies automatisch handhaben.

Wenn der Bot diese Art von Anfrage erkennt, plant er eine Nachverfolgung für genau den Zeitpunkt, den der Kontakt genannt hat. Dies unterscheidet sich von den oben genannten automatischen Nachverfolgungen bei inaktiven Unterhaltungen – diese werden vom Kontakt ausdrücklich angefordert. Dasselbe geschieht, wenn der Bot selbst verspricht, sich später wieder zu melden.

Wie die Nachverfolgung aussieht, hängt vom Kanal ab:

• WhatsApp Web, Instagram (Privat), SMS, Telegram, das Chat-Widget und andere Kanäle – die Nachverfolgung wird als Nachricht gesendet, die die KI zum Zeitpunkt des Versands in der Sprache der Unterhaltung verfasst, egal ob sie in wenigen Stunden oder in wenigen Wochen (bis zu 30 Tage im Voraus) fällig ist. Es ist keine Vorlage erforderlich.
• WhatsApp Business (offizielle API) – innerhalb von 24 Stunden verfasst die KI die Nachricht. Für einen späteren Zeitpunkt erfordert WhatsApp eine genehmigte Vorlage, daher verwendet der Bot Ihre Vorlagen für den Warm-Lead-Zyklus. Wenn keine eingerichtet sind, teilt der Bot dem Kontakt mit, dass er diese Erinnerung nicht setzen kann, und bietet eine Alternative an, anstatt etwas zu versprechen, das er nicht senden kann.
• Instagram DMs und Messenger – Meta erlaubt eine Nachricht nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts, daher kann der Bot Nachverfolgungen nur innerhalb dieses Zeitfensters planen. Für ein späteres Datum teilt er dies offen mit und fragt möglicherweise nach einer Telefonnummer oder WhatsApp, damit das Team den Kontakt dort erreichen kann.

Unabhängig vom Kanal erwähnt der Bot gegenüber dem Kontakt niemals Vorlagen, Einschränkungen oder interne Einstellungen. Er bestätigt entweder die Nachverfolgung in der Sprache der Unterhaltung oder erklärt offen, dass er für einen so späten Zeitpunkt keine Erinnerung setzen kann.

So richten Sie Follow-ups ein #

Einrichten von Follow-ups bei einem Agenten #

1. KI-Agenten öffnen – klicken Sie im Hauptmenü auf der linken Seite des Bildschirms unter AI Studio auf AI Agents.
2. Öffnen Sie Ihren Agenten und klicken Sie dann auf den Schritt Follow-ups.

3. Schalten Sie „Enable automatic follow-ups“ (Automatische Follow-ups aktivieren) ein. Dies schaltet den Rest des Schritts frei – die Quick-Follow-up-Karte mit ihren Steuerelementen für Anzahl und Verzögerung sowie die Zykluseinstellungen:

4. Wählen Sie eine Vorlage für jeden Follow-up-Slot mithilfe der Auswahlfunktion am Slot.
5. Überprüfen und passen Sie die Einstellungen unten an Ihre Bedürfnisse an.
6. Veröffentlichen Sie den Agenten, damit die Änderungen live gehen.

Wenn Ihr Plan keine automatischen Follow-ups beinhaltet, zeigt der Follow-up-Schritt anstelle der Einstellungen eine kurze Erklärung an – überprüfen Sie Ihr Abonnement, um diese Funktion freizuschalten.

Alle Follow-up-Einstellungen #

Follow-ups für kalte Leads (Ein separates System) #

Follow-ups für kalte Leads sind ein separates System von den warmen 3×3-Zyklen und den oben beschriebenen Quick-Follow-ups. Sie existieren für eine spezifische Situation: Sie haben die erste Nachricht – über einen Broadcast – gesendet und der Kontakt hat überhaupt nicht geantwortet.

Die anderen Follow-up-Systeme setzen alle voraus, dass der Kontakt bereits mindestens einmal geantwortet hat. Follow-ups für kalte Leads behandeln den Fall, in dem noch kein Gespräch stattgefunden hat – nur eine einzelne ausgehende Nachricht, auf die keine Reaktion erfolgte.

Warum ein eigenes System erforderlich ist #

Die warmen Follow-up-Zyklen nutzen den Gesprächsverlauf, um jede Nachricht zu personalisieren. Ein Kontakt, der nie geantwortet hat, hat keinen Gesprächsverlauf, auf den man zurückgreifen könnte. Daher ist der Nachrichtenstil anders: kürzer, stärker auf das ursprüngliche Angebot fokussiert und in der Anzahl strenger begrenzt, um nicht wie Spam zu wirken.

Funktionsweise der Follow-ups für kalte Leads #

Die Uhr beginnt in dem Moment zu laufen, in dem Ihr Broadcast seine erste Nachricht an einen Kontakt sendet. Ab diesem Zeitpunkt werden zwei Follow-up-Versuche geplant.

1. Tag 0 - Ausgehend gesendet. Ihr Broadcast sendet seine Eröffnungsnachricht. Der Kontakt antwortet nicht.
2. Erstes Follow-up - nach der „Stale-Schwelle“ (konfigurierbar). Das erste Follow-up für kalte Leads wird gesendet, sobald der Kontakt für die konfigurierte Anzahl an Stunden stumm war.
3. Zweites Follow-up - nach der zweiten Verzögerung. Wenn immer noch keine Antwort erfolgt, wird das zweite und letzte Follow-up für kalte Leads gesendet.
4. Als erschöpft markiert. Nach der zweiten Nachricht wird der Kontakt als „Cold-lead exhausted“ (Kalter Lead erschöpft) markiert und das System stellt den Versand ein. Es wird niemals ein dritter Versuch unternommen.

Wenn der Kontakt zu irgendeinem Zeitpunkt innerhalb dieses Zeitfensters antwortet, werden alle verbleibenden Nachfassversuche für kalte Leads sofort abgebrochen und die Konversation geht in die reguläre Nachfasslogik über.

Standardverhalten #

Die genauen Standard-Verzögerungsstunden, die beim ersten Einschalten angezeigt werden, können von den Angaben in früheren Versionen dieses Leitfadens abweichen. Betrachten Sie die Werte, die in Ihrem eigenen Agenten-Schritt „Follow-ups“ vorausgefüllt sind, als maßgeblich und passen Sie diese an Ihr Angebot an – es wird nichts gesendet, bevor Sie diesen Abschnitt aktivieren und speichern.

Die Begrenzung auf zwei Nachrichten ist beabsichtigt. Kontakte, die noch nie mit Ihrer Marke interagiert haben, markieren Nachrichten am ehesten als Spam. Daher begrenzt die Plattform, wie aggressiv Sie diese erneut kontaktieren können.

Konfiguration von Nachfassversuchen für kalte Leads #

Sie finden diese Optionen im Schritt Follow-ups des Agenten unter dem Abschnitt Cold lead follow-ups.

Vorlagen für kalte Leads #

Nachfassversuche für kalte Leads verwenden ihre eigenen dedizierten Nachrichtenvorlagen – sie teilen sich keine Vorlagen mit den Warm-Zyklen.

• 2 Vorlagen werden generiert (eine pro Follow-up-Slot)
• Nur der Vorlagentyp „General“ wird unterstützt. Smart-Followup-Vorlagen basieren auf dem Gesprächsverlauf, den kalte Leads nicht haben
• Vorlagen werden automatisch basierend auf den KI-Anweisungen des Agenten generiert und automatisch zur WhatsApp-Genehmigung eingereicht
• Sie können sie jederzeit über dieselbe Vorlagenauswahl, die auch für die warmen Zyklen verwendet wird, neu generieren oder ersetzen

Wann Nachfassversuche für kalte Leads stoppen #

Das System stoppt Nachfassversuche für kalte Leads in denselben Situationen wie andere Nachfassversuche, plus einige spezifische für diesen Ablauf:

Wann Sie dies verwenden sollten #

Aktivieren Sie die Nachverfolgung von Cold Leads, wenn:

• Sie führen einen Broadcast durch und die meisten Kontakte sehen Ihre Nachricht zum ersten Mal
• Sie erwarten, dass ein nennenswerter Teil der Kontakte die erste Nachricht ignoriert
• Ihr Angebot ist zwei zusätzliche Stupser wert, die im Abstand von mehreren Tagen erfolgen

Lassen Sie es deaktiviert, wenn:

• Sie schreiben nie zuerst jemanden an – dieses System hat keine Grundlage für Aktionen
• Sie möchten nur mit Kontakten interagieren, die bereits Interesse gezeigt haben
• Ihr Nachrichtenaufkommen ist hoch und Sie sorgen sich wegen Spam-Beschwerden

Best Practices #

1. Beginnen Sie mit den Standardeinstellungen. Das vorgeschlagene Timing (24 Stunden, 3 Tage, 7 Tage für Warm-Zyklen) funktioniert für die meisten Konten gut. Passen Sie es erst an, nachdem Sie gesehen haben, wie Ihre Kontakte reagieren.

2. Aktivieren Sie automatische Follow-ups. Lassen Sie die KI die Erkennung inaktiver Konversationen automatisch übernehmen. Sie prüft regelmäßig, sodass Sie Konversationen nicht manuell überwachen müssen.

3. Aktivieren Sie Follow-ups für kalte Leads, wenn Sie Broadcasts versenden. Viele Kontakte werden auf die erste Nachricht nicht antworten. Zwei zusätzliche Follow-ups geben Ihnen mehr Chancen, ein Gespräch zu beginnen.

4. Überprüfen Sie Ihre Vorlagen vor der Genehmigung. Die automatisch generierten Nachrichten sind ein guter Ausgangspunkt, aber prüfen Sie immer, ob sie zu Ihrer Markenstimme passen und korrekte Details enthalten.

5. Überwachen Sie Ihre Ergebnisse. Verfolgen Sie anhand der Broadcast-Statistiken, wie viele Kontakte nach jedem Zyklus erneut reagieren. Wenn Zyklus 3 niemanden zurückbringt, sollten Sie Ihre Nachrichten oder das Timing anpassen.

6. Übertreiben Sie es nicht. Neun Nachrichten über drei Zyklen hinweg sind aus gutem Grund das Maximum. Zu viele Follow-ups können Kontakte verärgern und Ihrem Ruf schaden.

Nächste Schritte #

• Kampagnen wurden zu Broadcasts & Agenten verschoben – wo die alten Kampagnenschritte gelandet sind, einschließlich dieses hier.
• KI-Agenten – die Persona und das Wissen, die bestimmen, was eine Follow-up-Nachricht aussagt, unabhängig von ihrem Zeitplan.
• WhatsApp-Nachrichtenvorlagen – mehr darüber, wie die Vorlagengenehmigung funktioniert.