Your AI Connector Docs

Zenchef

Vem är detta för? Denna integration är till för restauranger som använder Zenchef för att hantera sina bokningar och kundrelationer. Om du inte använder Zenchef kan du hoppa över den här sidan.

Använder du ett annat bokningssystem? Allt med ett API kan fortfarande anslutas: se Ansluta ett verktyg vi inte listar, som täcker anpassade funktioner, API:et och webhooks.

Zenchef är en plattform för restauranghantering som kombinerar bokningar, kundrelationer och marknadsföringsverktyg för besöksnäringen. Genom att ansluta Zenchef till Your AI Connector kan din restaurang automatisera kundkommunikation kring bokningar och gästengagemang — allt via de kanaler som dina gäster redan använder, såsom WhatsApp, SMS och Instagram.

Vad Zenchef gör

Zenchef ger restauranger:

  • Onlinebokning och bordsbokningshantering
  • Ett digitalt meny- och beställningssystem
  • Kunddatabas och kommunikationsverktyg
  • Recensionshantering och marknadsföringskampanjer
  • Webbplats och bokningswidget

Genom att ansluta Zenchef till Your AI Connector får du AI-driven meddelandehantering i din restaurangverksamhet — du kan hantera bokningsförfrågningar, skicka bekräftelser och automatiskt återknyta kontakten med tidigare gäster.

Ansluta Zenchef

Steg 1: Aktivera anslutningen i Zenchef

Zenchef låter Your AI Connector se en restaurang först efter att restaurangen har aktiverat anslutningen i sitt eget Zenchef-konto. Gör detta först, annars kommer steget för restaurang-ID nedan att avbrytas med meddelandet “Zenchef hasn’t given this platform access to that restaurant yet”.

  1. Logga in på ditt Zenchef-konto.
  2. Gå till Settings > Integrations > Partners.
  3. Under Reservation services, leta upp Your AI Connector (detta är namnet som Your AI Connector listas under i Zenchef).
  4. Klicka på Connect.

Zenchefs egen guide för detta steg: Your AI connector. Om du inte hittar posten, be Zenchef-supporten att aktivera den för din restaurang.

Steg 2: Anslut restaurangen i Your AI Connector

  1. Klicka på Inställningar (kugghjulsikonen) i sidofältet till vänster.
  2. I sidofältet för inställningar, under gruppen Integrationer, klickar du på Bokning & Kalender.
  3. Leta upp Zenchef-kortet och klicka på Anslut.
  1. Ange ditt Restaurang-ID och klicka på Fortsätt. Du hittar ID:t i URL:en till din Zenchef-instrumentpanel, eller så kan du fråga Zenchefs support om det.
  1. Skriv in din restaurangs namn exakt som det visas i Zenchef och klicka sedan på Lägg till restaurang.

Du kan lägga till flera restauranger på detta sätt — klicka på Lägg till restaurang på den anslutna Zenchef-raden för var och en. Det finns ingen gräns för hur många restauranger ett konto (eller ett underkonto för en byrå) kan ansluta, och restauranger räknas inte in i en plans kanalgräns — den gränsen räknar endast meddelandeanslutningar såsom WhatsApp-nummer.

Restaurangverifiering

Your AI Connector verifierar att du har administratörsåtkomst till Zenchef-restaurangkontot innan en anslutning slutförs, så att endast behöriga teammedlemmar kan koppla ihop systemen. Det är det som namnstegs-verifieringen är till för: vi visar aldrig restaurangens namn för dig, du måste redan känna till det. Du får 3 försök var 5:e minut; versaler och mellanslag spelar ingen roll, men orden i sig måste matcha.

Pausa eller ta bort en restaurang

Varje ansluten restaurang har sina egna Pausa- och Ta bort-knappar på sidan för Bokning & Kalender. Att pausa stoppar AI:n från att ta emot bokningar för den restaurangen medan inställningarna behålls; att ta bort raderar den helt, även om du när som helst kan lägga till den igen med samma ID.

Frågor om menyn

Zenchef-anslutningen omfattar bokningar; den läser inte din Zenchef-meny. För att låta AI:n svara på frågor om menyn:

  • Lägg till menyn i kunskapsbasen: lägg in dina rätter, priser, information om allergener och dagens specialerbjudanden i din AI-agents FAQ eller kunskapskällor, så svarar boten på frågor som “Vilka vegetariska alternativ har ni?” utifrån detta — se Hantera FAQ.
  • Skicka menyn som en fil: ladda upp menyn som PDF eller bild till mediebiblioteket med en notering om “när den ska skickas”, så skickar boten den när en gäst frågar efter menyn eller prislistan.

Tips: uppdatera kunskapsbasen varje gång menyn ändras, så att boten aldrig anger ett gammalt pris.

Bokningshantering

När anslutningen är klar arbetar Your AI Connector med Zenchef-bokningsdata för att:

  • Hantera förfrågningar om tillgänglighet: när en kund skickar ett meddelande och frågar efter ett bord, kontrollerar AI-boten tillgängligheten i Zenchef och svarar med lediga tider.
  • Ta emot bokningar: boten bokar bordet direkt i Zenchef och bekräftar det i chatten. Zenchef skickar sin egen bekräftelse till gästen som vanligt.
  • Skicka påminnelser: varje bord som boten bokar visas även på din sida för Bokningar, så att automatiseringstriggern Före en bokning kan påminna gästen via WhatsApp, SMS eller den kanal de använde — se Bokningspåminnelser nedan.
  • Hantera ändringar: låt kunder ändra eller avboka reservationer via en chattkonversation, där uppdateringar synkroniseras tillbaka till Zenchef.

Vad Your AI Connector inte ser: bokningar som görs direkt i Zenchef — via din bokningswidget, per telefon eller på plats — når aldrig Your AI Connector. Endast de bord som AI:n bokar i en konversation visas på sidan för bokningar och får påminnelser.

Bord som kräver kortgaranti

AI:n bokar med gästens namn, e-post, telefonnummer, antal personer, datum, tid och kommentar. Den kan inte ta emot kortuppgifter i chatten, så ett bord som kräver kortgaranti bokas inte i konversationen. Istället skickar AI:n gästen till din restaurangs egen bokningssida i Zenchef och förklarar att ett kort krävs för att garantera bordet. Gästen slutför bokningen där, och Zenchef hanterar kortreserveringen eller förskottsbetalningen som vanligt.

Detta sker automatiskt när:

  • tjänsten som gästen efterfrågar är inställd i Zenchef för att kräva kortreservering eller förskottsbetalning för det antalet personer, eller
  • Zenchef nekar bokningen eftersom den kräver betalning.

Kortgaranti baserat på antal personer. Om du vill kräva kort för ett visst antal gäster men inte har ställt in det i Zenchef, kan du ange det direkt i Your AI Connector. Under Inställningar → Bokning & Kalender har varje Zenchef-restaurang en ruta för Kortgaranti från (antal gäster). Ange ett nummer, till exempel 8, och klicka på Spara: från 8 gäster och uppåt skickar AI:n bokningssidan istället för att boka i chatten. Lämna rutan tom för att stänga av funktionen. Den är avstängd såvida du inte ställer in den, och varje restaurang har sin egen inställning.

När Zenchef inte kan kontrolleras. Om Zenchef inte svarar när AI:n kontrollerar om ett bord kräver kortgaranti, bokar AI:n inte bordet. Den meddelar gästen att bokningen ännu inte är bekräftad och överlämnar konversationen till ditt team, så att ni kan boka det manuellt.

Bokningspåminnelser

Påminnelser är en automatisering, så du väljer själv tidpunkterna och kan ge varje påminnelse en unik formulering:

  1. Gå till AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering och välj triggern Före en bokning (under Bokningar).
  2. Välj dina påminnelsetidpunkter — 24 timmar före, 3 timmar före eller valfritt antal minuter — upp till fem per automatisering.
  3. Lägg till ett steg för Skicka meddelande (eller Skicka WhatsApp-mall för en påminnelse som skickas mer än 24 timmar efter att gästen senast skrev till dig) och infoga gästens förnamn och bokningstid.
  4. Aktivera Respektera tysta timmar i automatiseringsinställningarna om en påminnelse riskerar att skickas under natten.

Den fullständiga genomgången, inklusive en förklaring av WhatsApps 24-timmarsfönster, finns i Exempel: bokningspåminnelser. Om gästen avbokar eller flyttar bordet i chatten, avbokas eller flyttas även påminnelserna i enlighet med detta.

Instruera din AI-agent att boka med Zenchef

När Zenchef är anslutet, peka din AI-agent mot det:

  1. Klicka på AI Agents i sidofältet och öppna agenten.
  2. Gå till steget AI Abilities och leta upp kortet Bookings.
  3. Aktivera Let this agent book appointments.
  4. Klicka på leverantörsväljaren och välj Zenchef (leverantörsalternativen visas precis under reglaget).

Automatiserad kundinteraktion

Utöver bokningar och menyer stöder integrationen:

  • Välkomstmeddelanden: hälsa automatiskt nya kunder välkomna som hör av sig via valfri meddelandekanal.
  • Uppföljning efter besök: skicka meddelanden till gäster efter deras besök för att tacka dem och bjuda in dem igen.
  • Säsongskampanjer: använd Your AI Connectors utskick för att marknadsföra julmenyer, vinmiddagar eller specialevenemang till gästerna i dina kontakter (gäster som har skickat meddelanden till dig, eller en lista som du importerar själv; Zenchefs gästlista importeras inte automatiskt).
  • Recensionsförfrågningar: be automatiskt nöjda gäster att lämna en recension efter sitt besök.
  • Lojalitetsarbete: identifiera återkommande gäster och skicka personliga erbjudanden eller förtur till specialevenemang till dem.

Tips för restauranger

  • Lägg till hela din meny i kunskapsdatabasen. Ju mer detaljerad information boten har om menyn, desto bättre svarar den på gästernas frågor.
  • Lägg till vanliga frågor om verksamheten i din AI-agents kunskapsdatabas: öppettider, parkering, alternativ för privata middagar, allergipolicyer och klädkod — se Hantera vanliga frågor.
  • Använd taggar för att segmentera din gästlista — till exempel “vinälskare”, “födelsedagsfirande”, “större sällskap” — och skicka riktade utskick till varje segment.
  • Aktivera bokningssystemet i din AI-agent så att den kan hantera hela bokningsflödet utan mänsklig inblandning.

Nästa steg