Your AI Connector Docs

Zenchef

Für wen ist das? Diese Integration ist für Restaurants gedacht, die Zenchef zur Verwaltung ihrer Reservierungen und Kundenbeziehungen nutzen. Wenn Sie Zenchef nicht verwenden, können Sie diese Seite überspringen.

Nutzen Sie ein anderes Reservierungssystem? Alles mit einer API kann dennoch verbunden werden: Siehe Verbinden eines Tools, das wir nicht auflisten, wo benutzerdefinierte Funktionen, die API und Webhooks behandelt werden.

Zenchef ist eine Restaurant-Management-Plattform, die Reservierungen, Kundenbeziehungen und Marketing-Tools für Gastronomiebetriebe kombiniert. Durch die Verbindung von Zenchef mit Your AI Connector kann Ihr Restaurant die Kundenkommunikation rund um Buchungen und Gästeinteraktion automatisieren — und zwar über die Kanäle, die Ihre Gäste bereits nutzen, wie WhatsApp, SMS und Instagram.

Was Zenchef leistet

Zenchef bietet Restaurants:

  • Online-Reservierung und Tischverwaltung
  • Ein digitales Menü- und Bestellsystem
  • Gästedatenbank und Kommunikationstools
  • Bewertungsmanagement und Marketingkampagnen
  • Website- und Buchungs-Widget

Durch die Verbindung von Zenchef mit Your AI Connector bringen Sie KI-gestützte Nachrichtenübermittlung in Ihren Restaurantbetrieb — Reservierungsanfragen werden bearbeitet, Bestätigungen versendet und frühere Gäste automatisch erneut angesprochen.

Zenchef verbinden

Schritt 1: Aktivieren Sie den Connector in Zenchef

Zenchef erlaubt es Your AI Connector erst dann, ein Restaurant zu sehen, wenn das Restaurant den Connector in seinem eigenen Zenchef-Konto aktiviert hat. Führen Sie diesen Schritt zuerst aus, da andernfalls der Schritt zur Restaurant-ID weiter unten mit der Meldung „Zenchef hat dieser Plattform noch keinen Zugriff auf dieses Restaurant gewährt“ abbricht.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Zenchef-Konto an.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Partner.
  3. Suchen Sie unter Reservierungsdienste nach Your AI Connector (so wird Your AI Connector in Zenchef gelistet).
  4. Klicken Sie auf Verbinden.

Zenchefs eigene Anleitung für diesen Schritt: Your AI connector. Wenn Sie den Eintrag nicht finden können, bitten Sie den Zenchef-Support, ihn für Ihr Restaurant freizuschalten.

Schritt 2: Verbinden Sie das Restaurant in Your AI Connector

  1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
  2. Klicken Sie in der Einstellungs-Seitenleiste unter der Gruppe Integrationen auf Buchung & Kalender.
  3. Suchen Sie die Zenchef-Karte und klicken Sie auf Verbinden.
  1. Geben Sie Ihre Restaurant-ID ein und klicken Sie auf Weiter. Sie finden die ID in der URL Ihres Zenchef-Dashboards oder Sie können den Zenchef-Support danach fragen.
  1. Geben Sie den Namen Ihres Restaurants exakt so ein, wie er in Zenchef erscheint, und klicken Sie dann auf Restaurant hinzufügen.

Sie können auf diese Weise mehrere Restaurants hinzufügen – klicken Sie für jedes Restaurant in der verbundenen Zenchef-Zeile auf Restaurant hinzufügen. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Restaurants, die ein Konto (oder ein Unterkonto einer Agentur) verbinden kann, und Restaurants zählen nicht auf das Kanal-Limit eines Tarifs an – dieses Limit gilt nur für Messaging-Verbindungen wie WhatsApp-Nummern.

Restaurant-Verifizierung

Your AI Connector überprüft, ob Sie über Administratorzugriff auf das Zenchef-Restaurantkonto verfügen, bevor eine Verbindung hergestellt wird, sodass nur autorisierte Teammitglieder die Systeme verknüpfen können. Genau dazu dient der Namensschritt: Wir zeigen Ihnen niemals den Namen des Restaurants, Sie müssen ihn bereits kennen. Sie haben alle 5 Minuten 3 Versuche; Groß- und Kleinschreibung sowie Abstände spielen keine Rolle, aber die Wörter selbst müssen übereinstimmen.

Ein Restaurant pausieren oder entfernen

Jedes verbundene Restaurant verfügt auf der Seite „Buchung & Kalender“ über eigene Pause- und Entfernen-Schaltflächen. Durch Pausieren wird die KI daran gehindert, Reservierungen für dieses Restaurant entgegenzunehmen, während die Einrichtung erhalten bleibt; durch Entfernen wird es vollständig gelöscht, wobei Sie es jederzeit mit derselben ID wieder hinzufügen können.

Fragen zum Menü

Die Zenchef-Verbindung deckt Reservierungen ab; sie liest nicht Ihr Zenchef-Menü. Damit die KI Fragen zum Menü beantworten kann:

  • Fügen Sie das Menü zur Wissensdatenbank hinzu: Hinterlegen Sie Ihre Gerichte, Preise, Allergenhinweise und Tagesangebote in den FAQs oder Wissensquellen Ihres KI-Agenten. Der Bot beantwortet dann Fragen wie „Welche vegetarischen Optionen haben Sie?“ direkt von dort — siehe FAQs verwalten.
  • Senden Sie das Menü als Datei: Laden Sie das Menü als PDF oder Bild in die Medienbibliothek hoch, versehen mit einem Hinweis, „wann es gesendet werden soll“. Der Bot sendet es dann, wenn ein Gast nach der Speisekarte oder Preisliste fragt.

Tipp: Aktualisieren Sie die Wissensdatenbank bei jeder Menüänderung, damit der Bot niemals einen veralteten Preis nennt.

Reservierungsverwaltung

Sobald die Verbindung hergestellt ist, arbeitet Your AI Connector mit den Zenchef-Reservierungsdaten, um:

  • Verfügbarkeitsanfragen bearbeiten: Wenn ein Kunde Sie nach einem Tisch fragt, prüft der KI-Bot die Verfügbarkeit in Zenchef und antwortet mit freien Zeitfenstern.
  • Reservierungen entgegennehmen: Der Bot bucht den Tisch direkt in Zenchef und bestätigt dies im Chat. Zenchef sendet wie gewohnt eine eigene Bestätigung an den Gast.
  • Erinnerungen senden: Jeder vom Bot gebuchte Tisch erscheint auch auf Ihrer Termine-Seite, sodass der Automatisierungs-Trigger Vor einem Termin den Gast per WhatsApp, SMS oder über den Kanal, den er genutzt hat, erinnern kann – siehe Reservierungserinnerungen weiter unten.
  • Änderungen verarbeiten: Ermöglichen Sie Kunden, Reservierungen über ein Chat-Gespräch zu ändern oder zu stornieren, wobei die Aktualisierungen mit Zenchef synchronisiert werden.

Was Your AI Connector nicht sieht: Reservierungen, die direkt in Zenchef getätigt werden – über Ihr Buchungs-Widget, per Telefon oder vor Ort –, erreichen Your AI Connector nicht. Nur die Tische, die die KI in einem Gespräch bucht, erscheinen auf der Termine-Seite und erhalten Erinnerungen.

Tische, die eine Kartengarantie erfordern

Die KI bucht mit dem Namen, der E-Mail-Adresse, der Telefonnummer, der Gruppengröße, dem Datum, der Uhrzeit und dem Kommentar des Gastes. Da sie im Chat keine Kreditkartendaten entgegennehmen kann, wird ein Tisch, der eine Kartengarantie erfordert, nicht direkt im Gespräch gebucht. Stattdessen sendet die KI dem Gast Ihre eigene Zenchef-Buchungsseite und erklärt, dass eine Karte zur Reservierung des Tisches erforderlich ist. Der Gast schließt die Buchung dort ab, und Zenchef wickelt den Kartenabdruck oder die Vorauszahlung wie gewohnt ab.

Dies geschieht automatisch, wenn:

  • der vom Gast angefragte Service in Zenchef so konfiguriert ist, dass für diese Gruppengröße ein Kartenabdruck oder eine Vorauszahlung erforderlich ist, oder
  • Zenchef die Buchung ablehnt, weil eine Zahlung erforderlich ist.

Kartengarantie ab einer bestimmten Gruppengröße. Wenn Sie ab einer bestimmten Anzahl von Gästen eine Karte verlangen, dies aber noch nicht in Zenchef eingerichtet haben, können Sie dies direkt Your AI Connector mitteilen. Unter Einstellungen → Buchung & Kalender verfügt jedes Zenchef-Restaurant über ein Feld Kartengarantie ab (Gäste). Geben Sie eine Zahl ein, zum Beispiel 8, und klicken Sie auf Speichern: Ab 8 Gästen sendet die KI die Buchungsseite, anstatt die Buchung im Chat vorzunehmen. Lassen Sie das Feld leer, um die Funktion zu deaktivieren. Sie ist standardmäßig deaktiviert, sofern Sie sie nicht festlegen, und jedes Restaurant hat seine eigene Einstellung.

Wenn Zenchef nicht überprüft werden kann. Wenn Zenchef nicht antwortet, während die KI prüft, ob für einen Tisch eine Kartengarantie erforderlich ist, nimmt die KI die Buchung nicht vor. Sie teilt dem Gast mit, dass die Buchung noch nicht bestätigt ist, und übergibt das Gespräch an Ihr Team, damit Sie die Buchung manuell vornehmen können.

Reservierungserinnerungen

Erinnerungen sind eine Automatisierung, daher wählen Sie die Zeitpunkte selbst und können jedem eine eigene Formulierung geben:

  1. Gehen Sie zu KI-Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung und wählen Sie den Trigger Vor einem Termin (unter Termine).
  2. Wählen Sie Ihre Erinnerungszeitpunkte – 24 Stunden vorher, 3 Stunden vorher oder eine beliebige Anzahl an Minuten – bis zu fünf pro Automatisierung.
  3. Fügen Sie einen Schritt Nachricht senden hinzu (oder WhatsApp-Vorlage senden für eine Erinnerung, die mehr als 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Gastes an Sie erfolgt) und fügen Sie den Vornamen des Gastes sowie die Reservierungszeit ein.
  4. Aktivieren Sie Ruhezeiten respektieren in den Automatisierungseinstellungen, falls eine Erinnerung nachts erfolgen könnte.

Die vollständige Anleitung, inklusive der Erläuterung des 24-Stunden-Fensters bei WhatsApp, finden Sie unter Beispiel: Terminerinnerungen. Wenn der Gast den Tisch im Chat storniert oder verschiebt, werden die Erinnerungen ebenfalls storniert oder verschoben.

Weisen Sie Ihren KI-Agenten an, mit Zenchef zu buchen

Sobald Zenchef verbunden ist, weisen Sie Ihren KI-Agenten darauf hin:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf AI Agents und öffnen Sie den Agenten.
  2. Gehen Sie zum Schritt AI Abilities und suchen Sie die Karte Bookings.
  3. Aktivieren Sie Let this agent book appointments.
  4. Klicken Sie auf die Anbieterauswahl und wählen Sie Zenchef (die Auswahlmöglichkeiten erscheinen direkt unter dem Schalter).

Automatisierte Kundenbindung

Über Reservierungen und Menüs hinaus unterstützt die Integration:

  • Willkommensnachrichten: Begrüßen Sie automatisch neue Kunden, die Sie über einen beliebigen Messaging-Kanal kontaktieren.
  • Nachbereitung nach dem Besuch: Senden Sie Gästen nach ihrem Besuch eine Nachricht, um ihnen zu danken und sie zu einem erneuten Besuch einzuladen.
  • Saisonale Kampagnen: Nutzen Sie die Broadcasts von Your AI Connector, um Feiertagsmenüs, Weinabende oder besondere Veranstaltungen bei den Gästen in Ihren Kontakten zu bewerben (Gäste, die Ihnen eine Nachricht gesendet haben, oder eine Liste, die Sie selbst importieren; die Gästeliste von Zenchef wird nicht automatisch importiert).
  • Bewertungsanfragen: Bitten Sie zufriedene Gäste nach ihrem Besuch automatisch um eine Bewertung.
  • Kundenbindung: Identifizieren Sie Stammgäste und senden Sie ihnen personalisierte Angebote oder einen Vorabzugang zu besonderen Veranstaltungen.

Tipps für Restaurants

  • Hinterlegen Sie Ihr vollständiges Menü in der Wissensdatenbank. Je detaillierter die Informationen zum Menü sind, desto besser kann der Bot Gästefragen beantworten.
  • Fügen Sie operative FAQs zur Wissensdatenbank Ihres KI-Agenten hinzu: Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, Optionen für private Veranstaltungen, Richtlinien zu Allergenen und Kleiderordnung – siehe FAQs verwalten.
  • Verwenden Sie Tags, um Ihre Gästeliste zu segmentieren – zum Beispiel „Weinliebhaber“, „Geburtstagsfeier“, „große Gruppe“ – und senden Sie gezielte Broadcasts an jedes Segment.
  • Aktivieren Sie das Buchungssystem für Ihren KI-Agenten, damit dieser den gesamten Reservierungsprozess ohne menschliches Eingreifen abwickeln kann.

Nächste Schritte