Medienbibliothek #

Die Medienbibliothek ermöglicht es Ihrem KI-Bot, während eines Gesprächs Bilder, Videos, GIFs, Sprachnachrichten und PDF-Dokumente an einen Kontakt zu senden. Sie laden die Dateien einmal hoch, legen fest, wann der Bot welche Datei senden soll, und der Bot wählt zum richtigen Zeitpunkt die passende aus – zum Beispiel ein Produktfoto, wenn jemand fragt „Kann ich das sehen?“, eine PDF-Broschüre, wenn jemand nach der vollständigen Preisliste fragt, oder eine kurze Sprachnachricht, die einen Kunden durch Ihr Menü führt.

Stellen Sie es sich wie ein Regal mit versandfertigen Dateien für Ihren Bot vor. Sie entscheiden, was im Regal steht und wann das jeweilige Element verwendet wird.

Die Medienbibliothek ist standardmäßig für jedes Konto verfügbar.

Warum eine Medienbibliothek verwenden? #

Reine Textantworten stoßen oft an ihre Grenzen. Ein Foto, ein kurzes Video oder eine Sprachnachricht beantwortet eine Frage oft schneller und überzeugender als ein ganzer Textabsatz.

Was Ihr Bot mit einer Medienbibliothek tun kann:

• Senden Sie ein Produktfoto, wenn ein Kontakt darum bittet, etwas zu sehen
• Teilen Sie ein Menü, eine Preisliste oder eine Produktaufnahme als Bild
• Senden Sie ein kurzes Demo- oder Anleitungsvideo
• Antworten Sie mit einem GIF, wenn es zum Ton des Gesprächs passt
• Senden Sie eine Sprachnachricht oder einen Audioclip für eine persönliche, menschliche Note
• Senden Sie ein PDF-Dokument – eine Broschüre, Preisliste, einen Katalog oder ein Dokument mit Geschäftsbedingungen

Aus der Bibliothek sendet der Bot nur Dateien, die Sie hochgeladen und freigegeben haben. Er erfindet niemals eine Datei und sendet niemals eine Datei von einem Link, den ein Kontakt einfügt. Möchten Sie stattdessen einen großen Katalog in Ihrem eigenen System führen? Siehe Dateien aus Ihren eigenen Tools.

Wo Sie sie finden #

Klicken Sie in der Hauptseitenleiste unter AI Studio auf Media Library. Diese Seite zeigt jede Datei an, die der Bot senden kann, in einer kontoweiten Ansicht. Die Dateien sind gruppiert, sodass eine Datei, die an mehreren Stellen verwendet wird, als eine einzige Karte erscheint. Jedes Element gehört zu einem oder mehreren Ihrer AI Agents – die Karte listet auf, zu welchen. Verwenden Sie den Show-Filter oben, um alles oder nur die Medien eines bestimmten Agents anzuzeigen.

Wie der Bot entscheidet, was er sendet #

Dies ist der wichtigste Teil. Für jedes Element, das Sie hochladen, schreiben Sie eine kurze Anweisung, die beschreibt, wann der Bot es senden soll. Der Bot liest diese Anweisungen und sendet ein Element nur dann, wenn die von Ihnen beschriebene Situation tatsächlich eintritt.

Zum Beispiel:

Je klarer Ihre Anweisung ist, desto besser ist das Timing des Bots. Vage Anweisungen wie „senden, wenn relevant“ geben dem Bot weniger Informationen als „senden, wenn ein Kunde nach der Preisgestaltung für den Premium-Plan fragt“.

Wie der Bot weiß, was in der jeweiligen Datei enthalten ist #

Wenn Sie eine Datei hochladen, analysiert die Plattform diese automatisch und schreibt eine kurze Beschreibung des Inhalts – sie „betrachtet“ Ihr Bild oder Video oder transkribiert Ihr Audio. Der Bot verwendet dies zusammen mit Ihrer Anweisung „Wann senden“, sodass er sowohl versteht, was die Datei ist, als auch, wann sie zu verwenden ist – selbst wenn Ihre eigene Beschreibung kurz ausfällt. Sie sehen diese KI-Zusammenfassung bei jedem Element in der Liste (angezeigt als „KI sieht: …“).

Sie müssen hierfür nichts weiter tun – dies geschieht automatisch beim Hochladen. Es bedeutet lediglich, dass ein klarer Titel und eine klare Anweisung, ergänzt durch die KI-Analyse der Datei, dem Bot die besten Chancen geben, das Richtige zum richtigen Zeitpunkt zu senden.

Korrigieren eines Transkripts #

Bei einer Sprachnachricht oder einer Audiodatei ist diese Beschreibung das Transkript: die in der Aufnahme gesprochenen Wörter. Es ist auch der Text, der nach dem Senden durch den Bot unter der Sprachnachricht in Ihren Chats angezeigt wird. Die automatische Transkription versteht manchmal einen Namen, eine Marke oder ein ungewöhnliches Wort falsch, und Sie können dies selbst korrigieren.

1. Klicken Sie in Ihrer Medienbibliothek oder im Tab Medien des Agenten auf das Element, um dessen Editor zu öffnen.
2. Suchen Sie das Feld Transkript. Es zeigt den Text an, der beim Hochladen der Datei erstellt wurde.
3. Korrigieren Sie die falsch verstandenen Wörter und klicken Sie dann auf Speichern.

Von da an liest der Bot den korrigierten Text, und jede Sprachnachricht, die er sendet, zeigt den korrigierten Text darunter an. Nachrichten, die bereits gesendet wurden, behalten den Text, mit dem sie gesendet wurden.

Gut zu wissen:

• Das Transkript wird als ein kurzer Absatz von bis zu 300 Zeichen gespeichert. Eine längere Aufnahme wird bei dieser Länge abgeschnitten. Behalten Sie also den Teil bei, der dem Bot sagt, worum es in der Aufnahme geht.
• Bilder, Videos und Dokumente haben dasselbe Feld mit der Bezeichnung Was der Bot in dieser Datei sieht. Bearbeiten Sie es, wenn die automatische Beschreibung falsch ist oder etwas Wichtiges fehlt.
• Sie können das Feld leeren. Der Bot verlässt sich dann allein auf Ihren Titel und Ihre Anweisung zum „Zeitpunkt des Sendens“.
• Das Feld erscheint, wenn Sie ein vorhandenes Element bearbeiten. Ein neuer Upload beginnt immer mit dem automatischen Text.

Medien in Follow-ups #

Einer der nützlichsten Orte für Medien ist ein Follow-up – der automatische Anstoß, den der Bot sendet, wenn ein Kontakt, der zuvor geantwortet hat, eine Weile inaktiv bleibt. Eine kurze Sprachnachricht, ein schnelles Video oder ein „Noch da?“-Clip reaktiviert jemanden oft viel besser als eine weitere Textzeile.

Um dies zu nutzen, schreiben Sie eine „Wann senden“-Anweisung, die eine Follow-up-Situation beschreibt, zum Beispiel:

Wenn dieser Moment eintritt, entscheidet der Bot, ob eines Ihrer Medienelemente zum Follow-up passt, und sendet es gegebenenfalls.

Möchten Sie eine bestimmte Datei für eine bestimmte Nachverfolgung? Ein „Wann senden“-Hinweis beschreibt eine Situation, sodass der Bot entscheidet, wann sie passt; er weiß nicht, welche Nachverfolgungsnummer gerade ausgelöst wird. Um die Sprachnachricht genau beim zweiten Anstupser und das Preisbild beim dritten zu senden, heften Sie die Elemente stattdessen an diese Schritte im Schritt „Nachverfolgungen“ des Agenten an: siehe Anhängen eines Medienelements an eine bestimmte Nachverfolgung.

Follow-ups können nur aus Medien bestehen. Wenn ein Element für sich allein stehen soll – zum Beispiel eine Sprachnachricht, die bereits alles Wichtige enthält –, kann das Follow-up nur aus diesem Medium bestehen, ohne Text. Geben Sie dies im Feld „Was soll der Bot beim Senden sagen?“ an, z. B. „Sende nur die Sprachnachricht, kein Text erforderlich“. Andernfalls sendet der Bot neben dem Medium einen kurzen Text-Anstoß.

Ein paar Dinge, die Sie wissen sollten:

• Dies funktioniert sowohl für schnelle Follow-ups (die frühen Anstöße) als auch für längere mehrtägige Follow-up-Zyklen – auf WhatsApp Web, Instagram, Messenger und Telegram.
• Bei der WhatsApp Business API können Medien-Follow-ups nur gesendet werden, solange das 24-Stunden-Fenster noch offen ist. Danach erlaubt WhatsApp nur vorab genehmigte Vorlagen, daher bleiben spätere Follow-ups dort rein textbasiert.
• Es gilt dasselbe Sendelimit pro Konversation, sodass der Bot dieselbe Datei nicht über mehrere Follow-ups hinweg wiederholt, es sei denn, Sie erhöhen das Limit für dieses Element.

So fügen Sie Medien hinzu #

1. Klicken Sie in der Hauptseitenleiste auf AI Studio.
2. Klicken Sie auf Media Library.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Add media.

4. Aktivieren Sie unter Zu Agenten hinzufügen den/die Agenten, zu dem/denen das Element gehören soll. Ein Element kann mehreren Agenten zugeordnet werden. Sie können die Liste durchsuchen oder nach Zuletzt verwendet, Name oder Zuerst live sortieren.
5. Klicken Sie, um eine Datei auszuwählen (Bild, Video, GIF, Audio oder PDF) von Ihrem Gerät. Bei Audio können Sie auch zu Sprachnotiz aufnehmen wechseln und direkt in der App eine aufnehmen, anstatt eine hochzuladen. Wenn Sie Audio hinzufügen, können Sie wählen, ob es als Sprachnotiz (eine Sprechblase mit aufgezeichneter Stimme) oder als reguläre Audiodatei gesendet werden soll.
6. Geben Sie einen kurzen Titel ein, damit Sie das Element später wiedererkennen (z. B. „Foto blaues Kleid“).
7. Beschreiben Sie im Feld Wann soll der Bot dies senden? die Situation in einfacher Sprache.

8. Klicken Sie auf Medien hinzufügen. Das Element erscheint in Ihrer Medienliste und ist sofort für den Bot bei jedem Agenten verfügbar, dem Sie es zugewiesen haben.

Sie können Medien auch über den eigenen Medien-Tab eines Agenten hinzufügen – dies öffnet dieselbe zugrunde liegende Bibliothek, nur bereits auf diesen Agenten vorgefiltert. Der Tab funktioniert ab dem Moment, in dem der Agent existiert, einschließlich solcher, die Sie gerade erst erstellt oder von einem anderen dupliziert haben. Eine Datei, die Sie dort hochladen, gehört sofort zu diesem Agenten:

Haben Sie bereits eine Datei hochgeladen und möchten sie für einen anderen Agent wiederverwenden? Anstatt sie erneut hochzuladen, öffnen Sie das Element und klicken Sie auf Assign, wählen Sie dann den/die zusätzlichen Agent(en) aus. Die Datei selbst wird nicht dupliziert – Sie fügen lediglich einen weiteren Agent zu demselben Medienelement hinzu.

Was Sie ausfüllen müssen #

Diese Felder sind Notizen für den Bot, keine Nachrichten an Ihren Kontakt #

Die Felder Titel, Wann soll der Bot dies senden? und Was soll der Bot beim Senden sagen? können Sie in der Sprache verfassen, in der Sie denken. Ihr Kontakt sieht diese niemals.

Der Bot schreibt jedem Kontakt immer in dessen Sprache. Wenn Sie Ihre Notizen also auf Chinesisch verfassen und ein englischsprachiger Kontakt nach dem Veranstaltungsort fragt, sendet der Bot das Foto mit einer englischen Bildunterschrift, die auf Ihrer Notiz basiert. Schreiben Sie Ihre Notizen in der Sprache, die für Sie am einfachsten ist.

Unterstützte Dateien und Limits #

• Bilder: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Audio: MP3, OGG, WAV, M4A (Versand als Sprachnotiz oder einfache Audiodatei)
• Dokumente: PDF
• Maximale Größe: 10 MB pro Datei
• Pro Agent: bis zu 50 Elemente

Wenn Sie ein PDF hochladen, liest die Plattform dessen Text, damit der Bot weiß, was darin enthalten ist – genau wie bei der automatischen Analyse von Bildern und Audio.

Medien bearbeiten und entfernen #

• Um den Titel eines Elements oder dessen Anweisung zum Zeitpunkt des Sendens zu ändern, klicken Sie auf das Element, bearbeiten Sie die Felder und speichern Sie. (Das Bearbeiten der Anweisung erfordert kein erneutes Hochladen der Datei.)
• Um ein Transkript zu korrigieren, bei dem ein Wort falsch verstanden wurde, oder die Beschreibung dessen, was der Bot in einer Datei sieht, bearbeiten Sie dieses Feld im selben Editor. Siehe Korrigieren eines Transkripts.
• Um ein Element zu entfernen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) darauf. Die Datei und ihre Anweisung werden entfernt und der Bot sendet sie nicht mehr.
• Um die Datei selbst zu ersetzen, löschen Sie das Element und fügen Sie ein neues hinzu.

Welche Kanäle können Medien empfangen #

Die meisten Kanäle können Medien empfangen, aber nicht alle:

Ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

• SMS können keine Medien empfangen. In SMS-Konversationen bietet der Bot einfach keine Medienelemente an.
• Instagram kann keine Dokumente empfangen. In einer Instagram-Konversation sendet der Bot keine PDFs – er antwortet stattdessen mit Text.
• GIFs werden beim Hochladen automatisch optimiert, damit sie auf WhatsApp animiert werden. Auf einigen anderen Kanälen wird ein GIF möglicherweise als Standbild angezeigt.
• Das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp gilt auch für Medien. Wenn seit der letzten Nachricht des Kontakts zu viel Zeit vergangen ist, blockiert WhatsApp möglicherweise jede Nachricht – einschließlich Medien –, bis der Kontakt wieder antwortet.

Tipps für beste Ergebnisse #

1. Schreiben Sie die Anweisung „Wann senden“ so, als würden Sie ein neues Teammitglied einweisen. Beschreiben Sie den genauen Moment – „wenn ein Kunde darum bittet, Fotos der Wohnung zu sehen“ – und nicht nur das Thema.
2. Ein Zweck pro Element. Laden Sie separate Elemente für separate Situationen hoch, anstatt eine einzige Datei zu verwenden, von der Sie hoffen, dass sie alles abdeckt.
3. Halten Sie Dateien klein und schnell ladbar. Ein komprimiertes Bild oder ein kurzer Clip kommt schneller an und sieht im Chat besser aus als eine riesige Datei.
4. Verwenden Sie klare, erkennbare Titel. Wenn Ihre Bibliothek wächst, erleichtern gute Titel das Finden und Aktualisieren des richtigen Elements.
5. Testen Sie in „Ausprobieren“. Verwenden Sie nach dem Hinzufügen von Medien den Tab „Ausprobieren“ des Agenten, um zu überprüfen, ob der Bot das richtige Element zur richtigen Zeit auswählt, bevor Sie live gehen. Das Bild, Video, Audio oder Dokument erscheint direkt im Test-Chat, genau dort, wo der Kontakt es empfangen würde.

Ältere Testkonversationen zeigen möglicherweise „Medienvorschau abgelaufen“ an. Der Test-Chat ist eine Sandbox – es verlässt keine echte Nachricht Ihr Konto – und die Medienvorschauen bleiben 7 Tage lang sichtbar. Wenn Sie später zu einer alten Testkonversation zurückkehren, zeigt eine abgelaufene Vorschau stattdessen einen kleinen Hinweis an; bitten Sie den Bot einfach erneut darum, um sie aktuell zu sehen. Echte Konversationen sind davon nicht betroffen: Kontakte erhalten die tatsächliche Datei, die nicht abläuft.

Mehrere Dateien für denselben Zweck. Der Bot wählt normalerweise das jeweils beste Element für den Moment aus. Wenn also fünf Fotos mit demselben Hinweis „Wann soll der Bot dies senden?“ versehen sind, wird normalerweise nur ein Foto gesendet. Wenn ein Set zusammengehört (alle Fotos eines Produkts, eine vollständige Speisekarte), geben Sie dies in den Anweisungen für den Agenten an, zum Beispiel: „Wenn jemand nach dem Gartenstuhl fragt, sende alle Fotos des Gartenstuhls“, und versehen Sie jedes Foto mit einem Hinweis, der das Produkt benennt. Der Bot sendet dann das gesamte Set in einer einzigen Antwort.

Der Bot wird dieselbe Datei nicht spammen. Jedes Element wird standardmäßig höchstens einmal pro Unterhaltung gesendet. Wenn ein Kunde immer wieder nach derselben Sache fragt, antwortet der Bot mit Text, anstatt dasselbe Bild erneut zu senden. Erhöhen Sie den Wert „Maximale Anzahl pro Unterhaltung“ für ein Element, wenn Sie möchten, dass es tatsächlich erneut gesendet werden kann.

Dateien aus Ihren eigenen Tools #

Eine Bibliothek fasst bis zu 50 Elemente pro Agent. Wenn Ihre Produktfotos, Menüs oder Datenblätter bereits in Ihrem eigenen System (einer Datenbank, einem Shop, einem CRM) gespeichert sind, müssen Sie diese nicht hier hochladen. Verbinden Sie dieses System mit dem Agenten als benutzerdefinierte Funktion oder als MCP-Server, der einen direkten Link zur Datei zurückgibt, und der Bot sendet die Datei selbst, anstatt den Link einzufügen.

So funktioniert es:

1. Der Kontakt fragt nach etwas, zum Beispiel „Kann ich das Olivenöl sehen?“
2. Der Bot ruft Ihr Tool auf, und das Ergebnis enthält einen Dateilink wie https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. Der Bot sendet diese Datei als echtes Bild, Video, Audio oder Dokument mit einer kurzen Bildunterschrift in der Sprache des Kontakts an den Kontakt

Was der Link sein muss:

• Ein direkter Link zur Datei, der mit https:// beginnt. Ein Link zu einer Webseite (einer Produktseite) ist keine Datei; der Bot teilt diese stattdessen als normalen Link.
• Bilder: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Audio: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Dokumente: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Bis zu 16 MB pro Datei
• Ohne Anmeldung erreichbar. Ein Link, der ein Passwort erfordert oder bereits abgelaufen ist, kann nicht gesendet werden.

Gut zu wissen:

• Der Bot sendet nur Links, die von Ihren eigenen Tools in dieser Konversation zurückgegeben wurden. Ein Link, den ein Kontakt eingibt, oder einer, den der Bot erfinden würde, wird niemals als Datei gesendet.
• Die Datei wird beim Senden kopiert, sodass der Kontakt sie behält, selbst wenn Ihr Link später abläuft.
• Jeder Dateilink wird maximal einmal pro Konversation gesendet.
• Es gelten dieselben Kanalbeschränkungen wie für Bibliothekselemente, siehe Welche Kanäle können Medien empfangen.
• Im Ausprobieren-Tab des Agenten wird die Datei im Test-Chat angezeigt, und es wird nichts an jemanden gesendet.

Medien selbst senden #

Die Medienbibliothek ist für den automatischen Versand durch den Bot gedacht. Sie können jederzeit manuell ein beliebiges Bild, Video oder eine Datei über die Chat-Oberfläche an einen Kontakt senden – dafür ist kein Bibliothekselement erforderlich.

Nächste Schritte #

• KI-Agenten — die Registerkarte „Medien“ im Editor jedes Agenten.
• KI-Agenten — die Hauptseite der AI Studio-Gruppe, neben der Wissensdatenbank und den benutzerdefinierten Funktionen.
• Automatisierte Nachfassaktionen — der vollständige Leitfaden zu den Nachfasssequenzen, an die Medien angehängt werden können.