Benachrichtigungen
Die Plattform kann Sie über wichtige Ereignisse über mehrere Kanäle benachrichtigen, damit Sie kein kritisches Update verpassen — einen neuen Kontakt, ein niedriges Guthaben oder eine Nachricht, die menschliches Eingreifen erfordert.
Wo Sie Benachrichtigungen finden
So gelangen Sie dorthin: Einstellungen → Gruppe Benachrichtigungen → Benachrichtigungen.
Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnradsymbol unten in der linken Seitenleiste) und klicken Sie dann im Einstellungsmenü auf Benachrichtigungen. Tippen Sie auf einem Smartphone zuerst auf das Menüsymbol (☰).
Oben auf der Seite befindet sich eine Karte Push auf diesem Gerät, mit der Sie Browser-Push-Benachrichtigungen für das Gerät aktivieren können, das Sie gerade verwenden. Darunter befindet sich eine Tabelle: Jede Zeile steht für eine Ereigniskategorie mit einem Ein-Schalter und drei Kanalspalten — E-Mail, Push und In-App. Darunter befindet sich eine Karte zur Verwaltung zusätzlicher E-Mail-Empfänger.
Benachrichtigungskanäle
| Kanal | Beschreibung |
|---|---|
| Versand an Ihre Konto-E-Mail-Adresse (und alle weiteren verifizierten Empfänger, die Sie unten hinzufügen). | |
| In-App | Warnmeldungen, die unter dem Benachrichtigungsglockensymbol in der linken Seitenleiste gesammelt werden. |
| Push | Native Browser-Push-Benachrichtigungen, auch auf Ihrem Smartphone, sobald die App auf dem Startbildschirm installiert ist. Funktioniert auch, wenn der Tab nicht geöffnet ist, solange Ihr Browser läuft. |
Sie können Ereignisse auch über einen Webhook an ein externes System weiterleiten — Ihr CRM, einen Slack-Kanal, WhatsApp oder Discord. Konfigurieren Sie dies separat unter Webhooks; dies ist keine der drei Umschaltspalten auf dieser Seite.
Was Ihnen jede Benachrichtigung mitteilt: Jede Benachrichtigungs-E-Mail enthält eine Öffnen-Schaltfläche, die Sie direkt zu dem Chat, der Aufgabe oder der Einstellung führt, auf die sie sich bezieht – unter Ihrer eigenen App-Adresse. Bei Konten, die von einer Agentur verwaltet werden, beginnen der E-Mail-Betreff und der Push-Titel mit dem Namen des Kontos in Klammern, zum Beispiel [Acme Dental] WhatsApp benötigt eine kurze erneute Verbindung, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, um welchen Kunden es sich handelt. Wenn das Senden einer Nachricht fehlschlägt, gibt die Benachrichtigung den Grund an (zum Beispiel, dass das 24-Stunden-Antwortfenster abgelaufen ist) und verlinkt auf das Gespräch.
Push aktivieren: Push wird pro Gerät über die Karte Push auf diesem Gerät oben auf der Seite aktiviert. Klicken Sie auf Auf diesem Gerät aktivieren und bestätigen Sie die Berechtigungsanfrage des Browsers — von da an benachrichtigt jede Kategorie, bei der der Push-Umschalter aktiviert ist, dieses Gerät. Sobald die Funktion aktiviert ist, zeigt die Karte eine Schaltfläche Testbenachrichtigung senden, damit Sie überprüfen können, ob sie funktioniert, sowie eine Schaltfläche Auf diesem Gerät deaktivieren, um Benachrichtigungen nur auf diesem Gerät zu stoppen. Wiederholen Sie den Aktivierungsschritt auf jedem Computer oder Telefon, das benachrichtigt werden soll. Wenn die Karte anzeigt, dass Benachrichtigungen blockiert sind, erlauben Sie diese zuerst für die Website in den Einstellungen Ihres Browsers.
Teammitglieder, die in mehr als einem Konto arbeiten: Benachrichtigungen gehören zu dem Konto, in dem sie auftreten, nicht zur Person. Die Glocke zeigt nur Warnungen für das Konto an, das aktuell im Umschalter geöffnet ist, aber Push-Benachrichtigungen werden unabhängig davon, welches Konto geöffnet ist, an das Gerät gesendet. Ein Teammitglied, das in mehreren Konten arbeitet, sollte daher die Push-Benachrichtigungen in dieser Karte innerhalb jedes Kontos aktivieren (und in jedem Konto als E-Mail-Empfänger hinzugefügt werden), um über alle informiert zu werden. Die Schaltfläche Testbenachrichtigung senden in jedem Konto bestätigt, dass es funktioniert.
Push auf Ihrem Telefon: Öffnen Sie die App im Browser Ihres Telefons, installieren Sie sie auf Ihrem Startbildschirm (Chrome → Menü → Zum Startbildschirm hinzufügen, Safari → Teilen → Zum Home-Bildschirm), öffnen Sie sie vom Startbildschirm aus und aktivieren Sie dann Push über dieselbe Karte. Sie erhalten native Push-Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm – ganz ohne App Store.
Das Benachrichtigungs-Glockensymbol
In-App-Benachrichtigungen finden Sie unter dem Glockensymbol in der linken Seitenleiste (auf Mobilgeräten in der oberen Leiste). Ein Zähler zeigt an, wie viele ungelesen sind.
- Klicken Sie auf eine Benachrichtigung, um direkt zu der Seite zu springen, auf der Sie darauf reagieren können – eine Warnung zu Ihrer KI-Einrichtung öffnet den entsprechenden KI-Agenten, eine Warnung zur Kanal-Trennung öffnet die Kanäle. Durch das Öffnen wird die Benachrichtigung als gelesen markiert.
- Eine Nachricht, eine Warnung. Eine einzelne eingehende Nachricht kann für mehr als eine Kategorie gleichzeitig infrage kommen (z. B. ein markierter Kontakt, dessen KI pausiert ist, entspricht sowohl Wichtige Kontakt-Nachrichten als auch Nachrichten von pausierten Kontakten). Sie erhalten einen Eintrag in der Glocke und eine Push-Benachrichtigung dafür, nicht eine pro Kategorie: Die erste Warnung gewinnt und trägt den Kontext. Daher lautet die Warnung für einen markierten Kontakt „Neue Nachricht von Jane (Bot pausiert)“, wenn die KI für diesen pausiert ist. E-Mail-Benachrichtigungen sind separat und behalten ihre eigenen Häufigkeitseinstellungen.
- Warnungen zum selben Kontakt werden gemeinsam gelöscht. Ein Gespräch kann mehrere Warnungen auslösen (eine Nachricht während der Bot pausiert ist, eine menschliche Warnung, eine Lesebestätigung), daher werden sie als eine zu lesende Einheit behandelt: Wenn Sie auf eine davon klicken, werden alle als gelesen markiert, und das Öffnen des Chats dieses Kontakts löscht ebenfalls alle – einschließlich aller Browser-Push-Benachrichtigungen, die noch für diese Person auf dem Bildschirm angezeigt werden. Sie müssen nie dasselbe Gespräch zweimal abhaken.
- Ungelesene Warnungen bleiben oben. Alles, was Sie noch nicht geöffnet haben, befindet sich über den bereits gelesenen Warnungen, innerhalb jeder Gruppe nach dem neuesten Datum sortiert, sodass eine ungelesene Warnung niemals unter bereits bearbeitete neue Warnungen rutscht. Öffnen Sie sie (oder markieren Sie sie als gelesen), und sie fällt zurück in die Zeitleiste.
- Als gelesen markieren, ohne sie zu öffnen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Benachrichtigung und klicken Sie auf das Häkchen rechts daneben: Sie wird an Ort und Stelle als gelesen markiert, der Zähler sinkt und Sie bleiben auf der aktuellen Seite. Warnungen zum selben Kontakt werden auch hier gemeinsam gelöscht.
- Alle als gelesen markieren löscht den Zähler mit einem Klick.
- In Ihrer Sprache verfasst. Glocken- und Push-Benachrichtigungen verwenden die Sprache des Kontos (die unter Kontoeinstellungen festgelegt ist), genau wie Ihre Benachrichtigungs-E-Mails. Warnungen, die bereits in der Glocke waren, behalten die Sprache bei, in der sie verfasst wurden.
- Alle Benachrichtigungen anzeigen am unteren Rand der Glocke öffnet die vollständige Benachrichtigungsseite, die einen Erinnerungen-Tab enthält – die von Ihnen angeforderten Aufgaben-Erinnerungen an einem Ort, getrennt von allem anderen im Feed.
- Verwerfen Sie eine Benachrichtigung mit dem X neben dem Häkchen, um sie dauerhaft zu entfernen.
Warnmeldungen über Fehler – wie eine getrennte Verbindung, ein ungültiger API-Schlüssel oder ein kritischer Alarm – werden ebenfalls im Fehlerprotokoll gespeichert, zusammen mit dem Code und der Lösung, sodass Sie diese auch lange nach dem Verschwinden der Benachrichtigung nachschlagen können.
Welche Ereignisse unter der Glocke erscheinen, richtet sich nach Ihren unten aufgeführten Kategorieeinstellungen: Die In-App-Spalte steuert dies pro Kategorie, unabhängig von E-Mail und Push.
Benachrichtigungskategorien
Es gibt insgesamt 23 Benachrichtigungskategorien: die 22 in der untenstehenden Tabelle aufgeführten sowie Neues Unterkonto, das nur bei Agenturkonten existiert. Jede Kategorie verfügt über einen eigenen Ein/Aus-Schalter und, sofern aktiviert, über kanalbezogene Umschalter für E-Mail, Push und In-App.
Einige kritische Benachrichtigungen bleiben immer aktiviert (gekennzeichnet mit einem Schloss-Symbol anstelle eines Schalters): Abonnement-Updates, Kreditwarnungen, automatische Aufladungen, Termine, menschliche Benachrichtigungen, API-Schlüssel-Fehler und kritische Warnungen. Diese können nicht deaktiviert werden, damit Sie nichts verpassen, was Ihren Dienst unterbrechen oder Kosten verursachen könnte.
Die vollständige Liste der Kategorien:
| Category | What it covers |
|---|---|
| Human Alerts | The AI flags a conversation for human attention — a contact asks for a person, or the bot hits something it can’t handle. Always emails you (your account email plus any verified recipients), and also lands under the bell and — if Push is on for this category — as a browser push, each linking straight to the chat that needs you. |
| New Contacts | A new lead lands through any inbound channel — a WhatsApp or SMS message, an Instagram or Messenger DM, a comment on one of your posts that starts a DM conversation, or a website chat widget visitor. It does not fire for contacts you add by hand, import from a file, or create through the API, or for a first message the Spam Filter blocks. |
| Important Contact Messages | A contact you’ve starred as important sends a new message. Star chats from the inbox (the star on the chat row or in the conversation header) so key customers and hot leads never get buried — see Marking Chats and Messages as Important. Delivered to the bell and Push only, never by email, and repeated messages from the same contact within a few minutes group into one alert. |
| Lead Assignments | A lead is assigned to a team member (by hand or by round-robin auto-assign). Sent to the assignee only, not the whole recipient list — emailed to their own login address, and also shown under their bell and as a browser push if they’ve enabled Push for this category, each linking straight to the assigned chat. It doesn’t fire when you assign a lead to yourself. |
| Reopened Chats | A previously resolved or paused chat gets a new message. |
| Message Reads | Contacts read your messages, on channels that support read receipts (WhatsApp, Instagram, Messenger). Delivered to the bell and Push only, never by email — an inbox full of read receipts would drown out everything else — and repeated reads in the same chat within a short window group into one alert. |
| Appointments | New bookings, cancellations, or modifications through the booking system. |
| Bulk send status | A bulk send starts, pauses, or finishes. |
| Automation Failed | An automation run fails, for example because a step’s app rejected the request or a required value was empty. The alert names the automation, shows the error, and links straight to that run in the automation’s run history. If the same automation keeps failing, you get at most one alert for it every 6 hours (and at most 10 automation alerts a day in total), so a looping automation can’t flood your inbox. You also get one when an automation is switched off automatically because it was triggering itself in a loop. Test runs you start from the editor never send it. |
| Broadcast Status | A broadcast finishes sending a batch, completes, or is paused — so you know a scheduled send is progressing without watching the page. |
| Chat Summaries | The AI has written an automatic recap of one conversation (not the daily roundup — that is Daily Summaries). A conversation is summarised once it has been quiet for 48 hours; with this category switched on, the summary is written at that moment. Turn on Email to receive the full summary by email (to your account email and any verified recipients); the bell and Push carry a short excerpt and link to the chat. Very short conversations (fewer than about 30 messages) are not summarised. |
| AI Paused Messages | The AI pauses on a conversation and needs human review. The alert shows what the contact actually said and links straight to that chat. |
| Messages from Paused Contacts | A contact whose bot is already paused sends a new message — since the AI stays silent while paused, this catches messages that would otherwise slip through unanswered. The alert shows what the contact actually said, so you can tell from your lock screen whether it needs you right now. |
| Do Not Disturb | A contact asks not to be messaged — for example by replying STOP, or by asking the AI to remove them from your list. Messaging to that contact pauses automatically, and the alert tells you who opted out and why. Delivered to the bell and Push only. |
| Contact Unarchived | A previously archived contact sends a new message. |
| Tasks | CRM task activity — assigned to you, due soon, or moved stage. This is also the category your task due reminders arrive on (set a due time and a Remind me option on the task); the reminder arrives in your account language with the due time in your own time zone, and its wording can be rewritten under Settings → Email Templates like the other task emails. A task you create yourself by hand does not send you a new-task alert (you were there when it was made) unless you assign it to another team member; tasks created by the AI, an automation, the API or a human alert still do. A new-task alert clears itself the moment you open the task or complete it, so you never have to tick it off in the bell, and completing a task does not send a separate notification. Requires the Tasks feature (on by default). |
| Credit Alerts | Your credit balance is running low. Always on. |
| Auto Recharge | An auto-recharge fires to top up your balance. Always on. |
| Subscription Updates | Renewals, plan changes, payment failures, expirations. Always on. |
| Template Approvals | A WhatsApp template is approved, rejected, or needs changes from Meta. |
| WhatsApp Status Changes | Your WhatsApp connection status changes — a WhatsApp Web session disconnects, or your Business API status updates. This category also carries two sending-safety alerts: a number reached its daily message limit (at most one per number per day; further messages from it, AI replies included, wait until the limit resets at midnight UTC), and identical opening messages to new contacts were blocked on a WhatsApp Web number, or were sent from the phone itself (at most one per number per 24 hours). |
| Tool errors | An MCP server tool or custom function failed 3 times within 24 hours while your AI agent was chatting. One alert per tool per day, naming the tool, the last error and the affected chats. |
| API Key Errors | Automated connections to your account fail — for example, your own AI provider key stops working (your bots keep running on the platform’s keys in the meantime). Always emails you, and also appears under the bell and via Push if enabled, so a broken key can’t hide in your inbox. Always on. |
| Critical Alerts | Important account-level notices that don’t fit any other category. Always on. |
E-Mails an Chat-Widget-Besucher
Wenn Sie oder Ihre KI jemandem in Ihrem Website-Chat-Widget antworten und dieser die Seite verlassen hat, kann der Besucher eine E-Mail erhalten, dass er eine ungelesene Antwort hat, mit einem Link zurück zur Unterhaltung. Sie wird 15 Minuten nach Ihrer Antwort versendet, und nur, wenn der Besucher sie bis dahin nicht gesehen und eine E-Mail-Adresse hinterlassen hat.
Diese E-Mail geht an Ihren Besucher, nicht an Sie, daher hat sie einen eigenen Schalter in der Karte Chat-Widget-Besucher auf dieser Seite: E-Mail an Chat-Widget-Besucher senden, wenn sie eine ungelesene Antwort haben. Schalten Sie ihn aus und Besucher erhalten sie nie; Ihre eigenen Benachrichtigungen sind davon nicht betroffen.
Bis Sie diesen Schalter betätigen, folgt er Ihrer Zeile Gelesene Nachrichten, über die diese E-Mail früher gesteuert wurde, sodass sich für Sie nichts ändert, bis Sie es einstellen.
E-Mail-Benachrichtigungsempfänger
Standardmäßig gehen Benachrichtigungen an Ihre Konto-E-Mail-Adresse. Fügen Sie weitere Empfänger hinzu, damit andere Personen dieselben Broadcast-Warnungen erhalten.
Teammitglieder werden hier nicht automatisch hinzugefügt. Jemanden zu Ihrem Team einzuladen, abonniert ihn nicht automatisch für Broadcast-Warnungen wie „Neue Kontakte“. Sie erhalten automatisch ihre eigenen Lead-Zuweisungs-E-Mails für Leads, die speziell ihnen zugewiesen wurden. Fügen Sie deren Adresse unten hinzu, wenn Sie möchten, dass sie auch die allgemeineren Warnungen erhalten.
Hinzufügen eines Empfängers
- Suchen Sie auf der Seite „Benachrichtigungen“ die Empfängerkarte und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
- Wir senden einen 6-stelligen Bestätigungscode (gültig für 30 Minuten) an diese Adresse.
- Geben Sie den Code neben der E-Mail-Adresse in der App ein — sobald dieser verifiziert ist, erhält die Person Benachrichtigungen. Wenn der Code abläuft, klicken Sie erneut auf E-Mail hinzufügen, um ihn erneut zu senden.
Sie können mehrere Empfänger hinzufügen. Jeder hat seine eigenen Kategorie-Abonnements, die nach der Verifizierung über die Schaltfläche Kategorien neben der jeweiligen Zeile angepasst werden können.
Entfernen eines Empfängers
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben einer E-Mail-Adresse, um den Versand von Benachrichtigungen an diese Adresse zu beenden.
Alles ein- oder ausschalten
Jede Kategorie hat ihren eigenen Ein-Schalter. Es gibt keine einzelne „Alles deaktivieren“-Schaltfläche — schalten Sie Kategorien einzeln um oder lassen Sie die kritischen (die unabhängig davon immer aktiviert sind) als Sicherheitsnetz während einer ruhigen Zeit wie einem Urlaub eingeschaltet.
Tipps
- Beginnen Sie mit Echtzeit-Aufmerksamkeit für Menschliche Warnungen und Guthaben-Warnungen, damit Sie schnell reagieren können.
- Fügen Sie Ihr Support-Team als E-Mail-Empfänger für Menschliche Warnungen hinzu, damit immer jemand erreichbar ist.
- Leiten Sie Menschliche Warnungen an einen Webhook weiter, wenn Ihr Team eher in Slack, Discord oder WhatsApp als per E-Mail arbeitet — ein Chat-Ping wird schneller bemerkt als ein bereits voller Posteingang. Siehe Webhooks.
- Behalten Sie Neue Kontakte nur auf In-App, wenn Sie nicht möchten, dass jeder einzelne in Ihrem Posteingang landet. (Gelesene Nachrichten senden Ihnen ohnehin keine E-Mails.)
Nächste Schritte
- Kontoeinstellungen — Verwalten Sie Ihr Profil und Ihre Sicherheit.
- Webhooks — Leiten Sie Ereignisse an Slack, Discord, WhatsApp oder Ihre eigenen Systeme weiter.
- Telefonnummern — Verwalten Sie Ihre Messaging-Kanäle.