Verkaufspipeline #

Was sind Deals? #

Mit Deals können Sie Verkaufschancen verfolgen, während sie sich vom Erstkontakt bis zum Verkaufsabschluss bewegen. Jeder Deal repräsentiert einen potenziellen Verkauf oder ein Geschäftsergebnis, das mit einem bestimmten Kontakt verknüpft ist. Durch die Organisation von Deals in Phasen erhalten Sie ein klares Bild davon, wo jede Chance steht und was als Nächstes Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Warum eine Verkaufspipeline nutzen? Ohne eine solche ist es leicht, den Überblick darüber zu verlieren, mit wem Sie gesprochen haben, was Sie angeboten haben und welche Leads nachverfolgt werden müssen. Eine Pipeline bietet Ihnen einen visuellen Überblick über Ihren gesamten Verkaufsprozess, damit nichts durch das Raster fällt.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Marketingagentur. Sie unterhalten sich mit 30 potenziellen Kunden über WhatsApp und Instagram. Einige sind brandneue Leads, einige haben letzte Woche ein Angebot erhalten und einige sind bereit zu unterschreiben. Ohne eine Pipeline müssten Sie all das im Kopf behalten. Mit Deals sehen Sie auf einen Blick, dass Sie 10 neue Leads haben, 8 mit ausstehenden Angeboten und 3 kurz vor dem Abschluss – und Sie wissen genau, wo Sie Ihre Energie einsetzen müssen.

Wo Sie Deals finden #

Klicken Sie in der Seitenleiste unter der Gruppe CRM auf Deals.

Die Kopfzeile zeigt Ihre Deal-Anzahl und den Gesamtwert der Pipeline an, mit Neue Pipeline, Phasen und Neuer Deal oben rechts. Sobald Sie mehr als eine Pipeline haben, erscheint neben diesen eine Pille für jede einzelne (siehe „Mehrere Pipelines“ unten).

Einrichten Ihrer Pipeline-Phasen #

Im Gegensatz zu starren Systemen mit festen Phasen können Sie auf der Plattform Ihre eigenen Pipeline-Phasen erstellen, die genau auf Ihren Verkaufsprozess abgestimmt sind. Sie entscheiden, welche Phasen verwendet werden, in welcher Reihenfolge sie erscheinen und welche Farben ihnen zugewiesen werden.

So konfigurieren Sie Pipeline-Phasen #

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Deals.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Phasen, um das Dialogfeld Pipeline bearbeiten zu öffnen (der Titel enthält den Namen der Pipeline, zum Beispiel “Pipeline bearbeiten: Verkauf”).
3. Die Phasen sind in drei Abschnitte unterteilt – Offen, Gewonnen und Verloren – mit dem Namen der Pipeline auf der linken Seite (diesen können Sie hier umbenennen). Von hier aus können Sie:
   • Eine neue Phase hinzufügen – Klicken Sie auf das + neben einer Abschnittsüberschrift und geben Sie der Phase einen Namen und eine Farbe. Eine neue offene Phase wird am Ende der Gruppe Offen eingefügt, sodass sie auf dem Board immer vor „Gewonnen“ und „Verloren“ steht. Um sie direkt an einer bestimmten Stelle einzufügen, öffnen Sie das ⋯-Menü der Phase, nach der sie folgen soll, und wählen Sie Phase darunter hinzufügen.
   • Eine bestehende Phase bearbeiten – Ändern Sie den Namen oder die Farbe einer beliebigen Phase direkt; klicken Sie in einer Phasenzeile auf Erweitert, um die Felder Trigger-Tag und Standardwert anzuzeigen (siehe „Tag-basierte Automatisierung“ weiter unten).
   • Phasen neu anordnen – Verwenden Sie die Aufwärts- und Abwärts-Pfeile in einer Phasenzeile, um sie auf dem Board eine Position nach vorne oder hinten zu verschieben, oder ziehen Sie die Zeile an ihrem Griff. Dies funktioniert auch auf Smartphones und Tablets. Eine Phase wird innerhalb ihrer eigenen Gruppe verschoben: Offene Phasen bleiben vor „Gewonnen“ und „Verloren“. Die neue Reihenfolge wird gespeichert, wenn Sie auf Änderungen anwenden klicken.
   • Eine Phase löschen – Verwenden Sie das Menü der Phasenzeile und wählen Sie Löschen.
4. Klicken Sie auf Änderungen anwenden, wenn Sie fertig sind.

Phasenbeschränkungen und was beim Löschen passiert. Jede Pipeline kann bis zu 20 Phasen haben, und ein Phasenname kann bis zu 80 Zeichen lang sein. Wenn Sie eine Phase löschen, werden die darin enthaltenen Deals nicht gelöscht — sie werden aber auch nirgendwohin verschoben, sodass sie vom Board — sowie aus den Listen- und Tabellenansichten — verschwinden, bis Sie sie neu zuweisen. Verschieben Sie Deals aus einer Phase, bevor Sie diese löschen. Das Löschen einer leeren Phase hat keine Auswirkungen.

Wenn Sie noch keine Phasen konfiguriert haben, zeigt die Deals-Seite einen leeren Zustand an, der Sie auffordert, Ihre Pipeline-Phasen einzurichten, bevor Sie mit der Erstellung von Deals beginnen können.

Was jede Phase beinhaltet #

Beispiel-Pipelines #

Marketingagentur: Neuer Lead > Discovery-Call > Angebot gesendet > Verhandlung > Gewonnen > Verloren

E-Commerce-Shop: Anfrage > Angebot gesendet > Warten auf Zahlung > Bezahlt > Erfüllt

Immobilien: Neue Anfrage > Besichtigung geplant > Angebot abgegeben > Unter Vertrag > Abgeschlossen

Beratungsfirma: Erstkontakt > Bedarfsanalyse > Angebot > Vertragsprüfung > Beauftragt

Sie sind nicht auf diese Beispiele beschränkt. Erstellen Sie beliebige Phasen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Mehrere Pipelines #

Ein Board reicht für die meisten Teams aus, aber manche Prozesse gehören nicht zusammen: eine Vertriebs-Pipeline, ein Prozess für Bewertungsanfragen und ein Prozess für Terminbestätigungen benötigen jeweils eigene Spalten. Sie können bis zu 10 Pipelines in einem Konto betreiben, jede mit eigenen Phasen, eigenen Spalten für gewonnene und verlorene Deals sowie eigener Tag-Automatisierung.

Eine Pipeline hinzufügen #

1. Klicken Sie auf der Seite Deals im Header auf Neue Pipeline.
2. Geben Sie ihr einen Namen. Sie wird mit vier Standardphasen geöffnet (Lead, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren) — benennen Sie diese um, färben Sie sie neu ein, fügen Sie sie hinzu oder entfernen Sie sie wie bei jeder anderen Pipeline.
3. Klicken Sie auf Änderungen anwenden. Die neue Pipeline erscheint als Schaltfläche im Header neben Ihrer Haupt-Pipeline.

Sobald Sie mehr als eine Pipeline haben, zeigt der Header für jede eine Schaltfläche an. Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um das Board zu wechseln; alles auf der Seite — Spalten, Schnell hinzufügen, Drag & Drop, die Zusammenfassungs-Kacheln, gespeicherte Ansichten und Filter — richtet sich nach der von Ihnen gewählten Pipeline, und die Auswahl wird in diesem Browser gespeichert. Das Teilen eines Links mit ?pipeline= öffnet dieses Board direkt.

Zu welcher Pipeline gehört ein Deal? #

Ein Deal gehört zu der Pipeline, in deren Phase er sich befindet. Phasen-IDs sind über alle Ihre Pipelines hinweg eindeutig, daher muss sich sonst nichts ändern: Automatisierungen, Kontaktlisten und die API verweisen weiterhin über ihre ID auf eine Phase, und der Deal folgt einfach. Wenn Sie einen Deal erstellen und mehr als eine Pipeline haben, zeigt das Deal-Formular zuerst ein Pipeline-Feld und dann die Phasen dieser Pipeline an; ein aus einem Chat erstellter Deal landet in Ihrer Haupt-Pipeline.

Ein Kontakt kann in jeder Pipeline einen Deal haben — eine LinkedIn-Konversation und eine Verkaufschance für dieselbe Person sind zwei Karten auf zwei Boards, und das Taggen der einen entfernt niemals die andere.

Gewonnen und verloren pro Pipeline #

Jede Pipeline hat ihre eigenen Gewonnen- und Verloren-Spalten (jeweils eine). Wenn Sie einen Deal über seine Karte, die Deal-Seite oder das Board als gewonnen markieren, wird die „Gewonnen“-Spalte der Pipeline verwendet, in der er sich befindet.

Eine Pipeline umbenennen und löschen #

Öffnen Sie Phasen auf dem Board, das Sie ändern möchten: Der Name der Pipeline steht links, und zusätzliche Pipelines haben darunter eine Schaltfläche Pipeline löschen. Ihre Haupt-Pipeline kann umbenannt, aber nicht gelöscht werden. Wenn Sie eine Pipeline löschen, die noch Deals enthält, werden Sie um Bestätigung gebeten; danach werden diese Deals mit gelöscht — verschieben Sie sie vorher in eine andere Pipeline, wenn Sie sie behalten möchten.

Trigger-Tags über Pipelines hinweg #

Ein Trigger-Tag kann eine Phase über alle Ihre Pipelines hinweg steuern. Wenn Sie versuchen, ein Tag zu verknüpfen, das bereits von einer anderen Pipeline verwendet wird, wird das Speichern verweigert und die Meldung nennt diese Pipeline. Der Schalter Tags mit Phasen synchron halten gilt pro Pipeline, und die Synchronisierung betrifft immer nur die Phasen-Tags dieser Pipeline.

Deals erstellen #

So erstellen Sie einen neuen Deal:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Deals.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neuer Deal – oder klicken Sie auf die +-Schaltfläche oben in einer beliebigen Kanban-Spalte, wodurch die Phase dieser Spalte vorausgewählt wird. Am unteren Rand jeder Spalte befindet sich außerdem ein Schnell-Hinzufügen-Feld, um einen Deal nur über den Titel zu erstellen.

3. Geben Sie die Details zum Deal ein:
   • Titel — Ein beschreibender Name für die Verkaufschance (zum Beispiel „Website-Neugestaltung - Acme Corp“ oder „Monatliches Honorar - Sarah’s Bakery“).
   • Wert — Der geschätzte Geldwert des Deals (zum Beispiel 5.000 $). Dies hilft Ihnen bei der Umsatzprognose. Der Wert verwendet Ihre Kontowährung (Einstellungen → Profil → Präferenzen → Währung) und wird als ganze Zahl eingegeben. Eine spätere Änderung dieser Währung ändert nur die Bezeichnung der bereits vorhandenen Zahlen – 5.000 bleibt 5.000 und wird lediglich mit dem neuen Symbol angezeigt. Es wird nichts umgerechnet. Wenn Sie also wechseln, geben Sie alle Werte, die in der alten Währung gemeint waren, erneut ein.
   • Wahrscheinlichkeit (%) — Wie wahrscheinlich es ist, dass dieser Deal abgeschlossen wird, von 0 bis 100 Prozent (siehe „Deal-Wahrscheinlichkeit und gewichtete Prognosen“ unten).
   • Pipeline — Wird nur angezeigt, wenn Sie mehr als eine Pipeline haben: das Board, zu dem dieser Deal gehört. Standardmäßig ist dies das Board, von dem aus Sie das Formular geöffnet haben.
   • Phase — Die aktuelle Phase des Deals in dieser Pipeline.
   • Priorität — Die Prioritätsstufe des Deals (Niedrig, Mittel oder Hoch).
   • Kontakt — Wählen Sie den Kontakt aus, dem dieser Deal zugeordnet ist.
   • Verantwortlicher — Das Teammitglied, das für diesen Deal zuständig ist (oder lassen Sie es auf „Nicht zugewiesen“).
   • Unternehmen — Das Unternehmen oder die Organisation, mit der der Deal verknüpft ist.
   • Abschlussdatum — Wann Sie den Abschluss des Deals erwarten.
   • Quelle — Woher der Deal stammt (z. B. Website, Empfehlung, Kampagne).
   • Tags — Frei wählbare Labels für die spätere Filterung.
   • Beschreibung — Eine Zusammenfassung des Deals und alle Kontexte, die es wert sind, festgehalten zu werden.
4. Klicken Sie auf Deal erstellen.

Tipp: Erstellen Sie einen Deal, sobald sich ein Gespräch in eine echte Verkaufschance verwandelt. Je früher Sie mit der Nachverfolgung beginnen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie wichtige Follow-ups vergessen.

Deals mit Kontakten verknüpfen #

Jeder Deal ist in der App mit einem Kontakt verknüpft. Diese Verbindung bietet Ihnen wertvollen Kontext:

• Vollständiger Gesprächsverlauf – Chat-Verlauf und Kommunikationskontext sind direkt neben den Deal-Details verfügbar, sodass Sie nie den Überblick darüber verlieren, was besprochen wurde.
• Intelligentere KI-Antworten – Wenn Ihr KI-Agent mit einem Kontakt interagiert, kann er sich der Deal-Phase bewusst sein und Antworten entsprechend anpassen.

Um einen Deal mit einem Kontakt zu verknüpfen, wählen Sie einfach den Kontakt beim Erstellen oder Bearbeiten des Deals aus — oder verknüpfen Sie ihn direkt über den Bereich Deal im Chat-Kontaktpanel eines Kontakts.

Hinzufügen einer Aufgabe zu einem Deal #

Ein Follow-up gehört normalerweise zu einem Deal: „Morgen um 15 Uhr wegen des Angebots anrufen“. Sie können diese Aufgabe direkt aus dem Deal heraus in einer Zeile erstellen, ohne das vollständige Aufgabenformular öffnen zu müssen:

• Auf dem Board — Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Karte und klicken Sie auf das Haken-Symbol in der Schnellaktionsleiste. Ein kleiner Bereich klappt auf.
• Im Deal-Drawer — Klicken Sie auf eine Karte, um deren Drawer zu öffnen; der Bereich Aufgaben enthält denselben Bereich, unter dem die offenen Aufgaben des Deals aufgelistet sind.
• Auf der Deal-Detailseite — Öffnen Sie den Tab Aufgaben des Deals; der Bereich befindet sich oberhalb der verknüpften Aufgaben. Die Schaltfläche Neue Aufgabe ist weiterhin vorhanden, falls Sie das vollständige Formular (Typ, Phase, Verantwortlicher, Beschreibung) benötigen.

Der Bereich funktioniert überall gleich:

1. Der Titel ist bereits für Sie ausgefüllt – „Follow-up zu Website-Neugestaltung“ – und Sie können ihn überschreiben.
2. Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus den Schnelloptionen: Heute später, Morgen, In 3 Tagen oder Nächste Woche. Oder klicken Sie auf die Datumsschaltfläche, um ein eigenes Datum zu wählen. Benötigen Sie eine genaue Uhrzeit? Stellen Sie diese im Zeitfeld neben dem Datum ein.
3. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen (oder drücken Sie die Eingabetaste im Titelfeld).

Die Aufgabe ist eine To-Do, die mit dem Deal und dem Kontakt des Deals verknüpft ist, sodass sie beim Deal, im Chat-Panel des Kontakts und auf der Aufgabenseite erscheint. Die zuletzt verwendete Auswahl für das Fälligkeitsdatum wird für das nächste Mal gespeichert.

Sie sehen den Bereich nicht? Er erscheint nur, wenn Aufgaben für Ihr Konto aktiviert sind und Ihre Teamberechtigungen es Ihnen erlauben, Kontakte zu bearbeiten. Siehe Aufgaben.

Ansichten und Filter #

Über dem Board befinden sich zwei Zeilen mit Chips:

• Gespeicherte Ansichten – schnelle Voreinstellungen wie Alle, Offene Pipeline, Diesen Monat gewonnen, Heiße Deals, Inaktiv 14d+ und Diesen Monat abschließend, jeweils mit einer Live-Anzahl. Ein Klick schaltet das gesamte Board auf diesen Ausschnitt um.
• Intelligente Filter-Chips – schalten Sie eine beliebige Kombination aus Offen, Diesen Monat gewonnen, Veraltet 14d+, Hoher Wert oder Abschluss in 7d über einer gespeicherten Ansicht ein, um die Auswahl weiter einzugrenzen.

Darunter findet ein Suchfeld Deals nach Titel oder Unternehmen, und eine Filter-Schaltfläche öffnet einen Regel-Builder für Phase, Priorität, Tags, Erstellungsdatum, Abschlussdatum, Unternehmen, Verantwortlicher und Wert – einschließlich Datumsbereichsfilterung:

• Erstellungsdatum-Bereich — Zeigt nur Deals an, die zwischen zwei Daten erstellt wurden. Nützlich für monatliche oder vierteljährliche Berichte.
• Abschlussdatum-Bereich — Zeigt nur Deals mit einem erwarteten Abschlussdatum in einem gewählten Zeitraum an. Nützlich für Berichte wie „Was wird diesen Monat abgeschlossen?“.

Beispiele:

• „Zeige mir alle Deals, die im 1. Quartal erstellt wurden, damit ich meinen Pipeline-Aufbau überprüfen kann.“
• „Zeige mir Deals, die diese Woche erstellt wurden, damit ich meine neuesten Leads überprüfen kann.“

Tipp: Datumsfilter schließen den gesamten Tag ein. Wenn Sie dasselbe Start- und Enddatum wählen, erhalten Sie alle an diesem Tag erstellten (oder abzuschließenden) Deals, von Mitternacht bis Mitternacht.

Über einen Ansichtsumschalter können Sie für denselben gefilterten Satz von Deals zwischen Kanban (ein Board mit Karten, die in Spalten sortiert sind, eine Spalte pro Phase), Liste und Tabelle wechseln.

Pipeline-Management #

• Board im Kanban-Stil – Deals werden als Karten angezeigt, die nach Phasen in Spalten organisiert sind. Jede Spalte entspricht einer Ihrer benutzerdefinierten Pipeline-Phasen, von links nach rechts in der von Ihnen definierten Reihenfolge. Sie sehen Ihre gesamte Pipeline auf einen Blick.
• Drag & Drop zwischen Phasen – Verschieben Sie Deals zwischen Phasen, indem Sie sie von einer Spalte in eine andere ziehen. Ziehen Sie beispielsweise einen Deal von „Angebot gesendet“ zu „Verhandlung“, wenn der Kunde beginnt, die Bedingungen zu besprechen.
• In Phase verschieben – Öffnen Sie das ⋯-Menü einer Karte und wählen Sie In Phase verschieben, tippen Sie dann auf die gewünschte Phase. Die Seitenleiste des Deals bietet dieselbe Option unter Phase. Dies ist der schnellste Weg, einen Deal auf einem Smartphone zu verschieben.
• Ziehen auf einem Smartphone oder Tablet – Halten Sie eine Karte gedrückt, bis sie sich anhebt, und ziehen Sie sie dann. Halten Sie sie nahe am linken oder rechten Bildschirmrand, damit das Board zu den nächsten Spalten scrollt; lassen Sie sie über der gewünschten Spalte los. Ein schnelles Wischen scrollt weiterhin nur durch das Board.
• Eine ganze Spalte verschieben – Das ⋯-Menü oben in einer Spalte enthält Phase nach links verschieben und Phase nach rechts verschieben, wodurch sich der Platz der Spalte auf dem Board für alle Benutzer des Kontos ändert, sowie Phasen bearbeiten, um den Phasen-Editor zu öffnen. „Gewonnen“ und „Verloren“ bleiben immer am Ende.
• Drag & Drop innerhalb einer Phase – Sie können Karten auch innerhalb derselben Spalte neu anordnen. Dies ist nützlich, um die wichtigsten oder dringendsten Deals ganz oben in jeder Phase zu halten, damit sie als Erstes ins Auge fallen. Die Reihenfolge wird für Ihr Konto gespeichert.
• Zusammenfassungs-Kacheln – Über dem Board zeigen vier Kacheln die Offene Pipeline (Gesamtwert aller noch aktiven Deals), die Gewichtete Prognose (Wert jedes offenen Deals multipliziert mit seiner Wahrscheinlichkeit, dann addiert – siehe Deal-Wahrscheinlichkeit und gewichtete Prognosen), Diesen Monat gewonnen und Gesamt gewonnen an.
• Klicken Sie auf eine Karte, um ihre Details zu öffnen – Eine Seitenleiste zeigt den Wert, die Wahrscheinlichkeit, das Abschlussdatum, die Priorität, die Quelle, den Inhaber und das Erstellungsdatum des Deals sowie die Aktionen Als gewonnen markieren, Bearbeiten und Löschen.
• Das Kontaktfoto in jeder Ansicht – Ein Deal, der mit einem Kontakt verknüpft ist, zeigt das Profilfoto dieses Kontakts: oben links auf der Karte auf dem Board, in einer eigenen Spalte in der Listenansicht und vor dem Titel in der Tabellenansicht. Eine Pipeline liest sich eher wie eine Liste von Personen als eine Liste von Titeln. Wenn kein Foto vorhanden ist, werden stattdessen die Initialen angezeigt, und ein Kontakt, dessen Name uns nicht bekannt ist, behält wie bisher das einfache Kontakt-Label.
• Chat direkt von einer Karte aus öffnen – Klicken Sie bei jedem Deal, der mit einem Kontakt verknüpft ist, auf das Chat-Symbol oben rechts auf der Karte (oder am Ende der Zeile in der Listenansicht), um direkt in das Gespräch mit diesem Kontakt zu springen, ohne die Pipeline zu verlassen. Das Symbol erscheint nur, wenn der Deal einen verknüpften Kontakt hat.

Warum diese Ansicht wichtig ist: Das Pipeline-Board hilft Ihnen, Engpässe auf einen Blick zu erkennen. Wenn Sie 15 Deals sehen, die in “Angebot gesendet” feststecken und keiner in “Verhandlung” übergeht, wissen Sie, dass es Zeit ist, bei diesen Angeboten nachzufassen. Wenn Ihre erste Phasenspalte leer ist, wissen Sie, dass Sie mehr Leads generieren müssen.

Eine Phase in eine Kontaktliste verwandeln #

Den Engpass zu erkennen ist das eine – alle Personen, die dort feststecken, zu benachrichtigen, das andere. Jeder Spaltenkopf hat ein Personen-Symbol neben dem +: Klicken Sie darauf und Sie erhalten eine neue intelligente Liste, die bereits mit einer Regel eingerichtet ist: Deal-Phase ist eine der folgenden für diese Phase. Geben Sie ihr einen Namen (ein Vorschlag basierend auf der Phase wird angezeigt) und speichern Sie diese.

Das Ergebnis ist eine Kontaktliste, die mit der Spalte synchron bleibt: Jeder, dessen Deal sich in dieser Phase befindet, ist darin enthalten. Sobald ein Deal in die Phase hinein- oder herausgezogen wird, tritt der Kontakt automatisch der Liste bei oder verlässt sie. Richten Sie einen Broadcast darauf aus, und „Nachfassen bei allen in Angebot gesendet“ wird zu einer Zielgruppe mit nur einem Klick – kein Exportieren, kein manuelles Auswählen von Kontakten, und nächsten Monat ist dieselbe Liste immer noch korrekt.

Sie können die Regeln nach der Erstellung auch erweitern – öffnen Sie die Regeln bearbeiten der Liste und fügen Sie weitere Phasen oder zusätzliche Bedingungen wie „keine Antwort seit 14 Tagen“ hinzu.

Anordnen von Deals innerhalb einer Phase #

So ordnen Sie neu an:

1. Öffnen Sie die Seite Deals (Kanban-Ansicht).
2. Klicken und halten Sie eine Deal-Karte.
3. Ziehen Sie sie innerhalb derselben Phasenspalte nach oben oder unten.
4. Lassen Sie sie los, um sie an der neuen Position abzulegen.

Tipps für eine effektive Anordnung:

• Halten Sie Ihre wichtigsten Deals ganz oben in jeder Phase, damit Sie sie zuerst sehen.
• Schieben Sie veraltete oder weniger wichtige Deals nach unten, damit sie Sie nicht ablenken, Sie sie aber dennoch finden können.
• Neu erstellte Deals werden automatisch ganz oben in ihrer Phase hinzugefügt, sodass die frischesten Gelegenheiten sofort sichtbar sind.
• Wenn Sie einen Deal in eine neue Phase ziehen, landet er standardmäßig ganz oben in dieser Phase. Sie können ihn dann innerhalb dieser Spalte neu anordnen.

Aktivitätsverlauf #

Der Tab Aktivität auf einer vollständigen Deal-Seite listet auf, was mit dem Deal geschehen ist. Jede Bearbeitung erhält eine eigene Zeile mit den Änderungen, zum Beispiel “Phase: Qualifiziert → Angebot gesendet”. Änderungen an Titel, Phase, Status, Priorität, Wert, Wahrscheinlichkeit, Abschlussdatum, Verantwortlichem, verknüpftem Kontakt und Unternehmen werden mit dem alten und neuen Wert aufgeführt. Eine bearbeitete Beschreibung oder Notizen werden als “bearbeitet” angezeigt.

Bearbeitungen, die vor dem 29. September 2026 vorgenommen wurden, werden als einzelne „aktualisiert“-Zeile ohne Details angezeigt.

Deal-Wahrscheinlichkeit und gewichtete Prognosen #

Jeder Deal hat ein Feld Wahrscheinlichkeit, das als Prozentsatz von 0 bis 100 ausgedrückt wird. Dies stellt dar, wie wahrscheinlich es ist, dass der Deal erfolgreich abgeschlossen wird.

Was die Wahrscheinlichkeit bedeutet:

• 0% — Dieser Deal ist im Grunde verloren oder unmöglich.
• 25% — Erstes Interesse, aber es muss noch vieles gut laufen.
• 50% — Eine echte Chance, ausgeglichene Gewinnchancen.
• 75% — Wahrscheinlicher Abschluss, nur noch letzte Details zu klären.
• 100% — Der Deal ist so gut wie gewonnen.

Warum die Wahrscheinlichkeit wichtig ist:

Der Wert eines Deals allein kann irreführend sein. Ein Deal über 10.000 $ mit 10 % Wahrscheinlichkeit ist nicht dasselbe wie ein Deal über 10.000 $ mit 90 % Wahrscheinlichkeit. Wahrscheinlichkeiten ermöglichen es Ihnen, eine realistischere Prognose zu erstellen, indem Sie den Wert jedes Deals mit seiner Abschlusswahrscheinlichkeit gewichten – genau das zeigt die Kachel Gewichtete Prognose über dem Board.

Beispiel:

Die ungewichtete Summe (27.000 $, passend zur Kachel Offene Pipeline) zeigt die Schlagzeilenzahl. Die gewichtete Summe (7.000 $, passend zur Kachel Gewichtete Prognose) zeigt, was Sie realistisch erwarten können, basierend darauf, wie wahrscheinlich der tatsächliche Abschluss jedes Deals ist.

Wahrscheinlichkeit festlegen:

Sie können die Wahrscheinlichkeit beim Erstellen eines Deals festlegen und sie jederzeit in den Deal-Details bearbeiten. Viele Teams entscheiden sich dafür, die Wahrscheinlichkeit pro Phase zu standardisieren (zum Beispiel: „Discovery = 25 %, Angebot = 50 %, Verhandlung = 75 %“), damit die Prognose im gesamten Team konsistent bleibt.

Summen pro Phase – Wert und Anzahl der Deals – sind ebenfalls oben in jeder Kanban-Spalte sichtbar und berücksichtigen jede gespeicherte Ansicht, jeden intelligenten Filter oder jede Regel im Filter-Bereich, die Sie aktuell angewendet haben.

Tag-basierte Automatisierung #

Eine der leistungsstärksten Funktionen des Deal-Systems ist die tag-basierte Automatisierung. Jeder Pipeline-Phase kann ein Trigger-Tag zugewiesen werden. Wenn dieses Tag einem Kontakt hinzugefügt wird – sei es durch den KI-Agenten, einen Webhook oder manuell –, führt die Plattform automatisch Folgendes aus:

1. Erstellt einen neuen Deal für diesen Kontakt in der ausgelösten Phase oder
2. Verschiebt einen bestehenden Deal in diese Phase, falls der Kontakt bereits einen Deal in Ihrer Pipeline hat.

Einrichten von Tag-Triggern #

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Deals.
2. Klicken Sie auf Phasen, um Pipeline-Phasen bearbeiten zu öffnen.
3. Klicken Sie bei der Phase, die Sie automatisieren möchten, auf Erweitert, um das Dropdown-Menü Trigger-Tag anzuzeigen. Wählen Sie das Tag aus, das die Erstellung oder Verschiebung von Deals für diese Phase auslösen soll.
4. Legen Sie optional einen Standardwert für die Phase fest – dieser Wert wird jedem Deal zugewiesen, der durch den Tag-Trigger automatisch erstellt wird.
5. Klicken Sie auf Änderungen anwenden.

Bereits mit Tags versehene Kontakte werden ebenfalls erfasst. Wenn Sie ein Trigger-Tag mit einer Phase verknüpfen (oder ein Trigger-Tag in eine andere Phase verschieben) und auf Änderungen anwenden klicken, wird für Kontakte, die dieses Tag bereits tragen, sofort ein Deal erstellt oder verschoben – Sie müssen das Tag nicht erneut anwenden.

Das manuelle Verschieben eines Deals ändert keine Tags, es sei denn, Sie aktivieren die Tag-Synchronisierung. Standardmäßig verschiebt das Ziehen eines Deals in eine andere Spalte nur den Deal selbst; die Tags des Kontakts bleiben unverändert. Wenn Sie möchten, dass Phasen und Tags einander widerspiegeln, aktivieren Sie Kontakt-Tags mit Phasen synchron halten (siehe unten).

Das Löschen eines Tags entfernt es aus Ihren Phasen. Wenn ein von Ihnen gelöschtes Tag das Trigger-Tag einer Phase ist, bleibt diese Phase in allen Pipelines ohne ein solches. Wählen Sie unter Pipeline-Phasen bearbeiten ein neues Trigger-Tag für die Phase aus, wenn Sie diese weiterhin automatisiert nutzen möchten.

Kontakt-Tags mit Phasen synchron halten (optional) #

Unten im Dialogfeld Pipeline-Phasen bearbeiten befindet sich eine Karte Pipeline-Einstellungen mit einem Schalter Kontakt-Tags mit Phasen synchron halten. Dieser ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie ihn aktivieren:

• Das Verschieben eines Deals wendet das Tag der Phase an. Ziehen Sie einen Deal in eine Phase, die ein Trigger-Tag hat, erhält der Kontakt dieses Tag; die anderen Trigger-Tags der Phase werden vom Kontakt entfernt.
• Das Anwenden eines Phasen-Tags verschiebt den Deal in diese Phase, auch rückwärts. Unabhängig davon, ob der KI-Agent, ein Teammitglied oder die API ein Phasen-Trigger-Tag anwendet, folgt der Deal dem zuletzt angewendeten Tag, und die anderen Phasen-Trigger-Tags werden entfernt. Phasen-Tags können niemals gleichzeitig auf einem Kontakt existieren.
• Phasen ohne Trigger-Tag sind in keiner Weise betroffen.

Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn Sie die Standardregel bevorzugen, bei der ein Kontakt mehrere Phasen-Tags haben kann und der Deal immer in der am weitesten fortgeschrittenen Phase liegt.

Hinweis vor der Aktivierung für eine KI-gesteuerte Pipeline. Bei aktivierter Synchronisierung verschiebt ein Agent, der ein früheres Phasen-Tag erneut anwendet, den Deal zurück in diese frühere Phase. Das ist der Zweck der Einstellung, aber überprüfen Sie vorher die Tagging-Anweisungen Ihres Agenten.

Beispiel: Ihr KI-Agent markiert Kontakte als „interessiert“, wenn sie nach Preisen fragen. Sie weisen das Tag „interessiert“ als Auslöser für Ihre Phase „Qualifiziert“ mit einem Standardwert von 1.000 $ zu. Jedes Mal, wenn der Agent nun einen Kontakt als „interessiert“ markiert, wird automatisch ein Deal im Wert von 1.000 $ in der Spalte „Qualifiziert“ Ihrer Pipeline erstellt – ganz ohne manuelle Arbeit.

So sieht ein automatisch erstellter Deal aus: Ein automatisch erstellter Deal wird nach dem Kontakt benannt (sein Name oder E-Mail/Telefonnummer, falls kein Name gespeichert ist), beginnt mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 % und mittlerer Priorität und wird mit der Quelle „tag-trigger“ markiert. Sein Wert stammt aus dem Standardwert der Phase (oder 0, falls Sie keinen festgelegt haben). Sie können all diese Angaben nachträglich bearbeiten.

Was passiert, wenn mehrere Tags hinzugefügt werden #

Wenn ein Kontakt gleichzeitig mehrere Tags erhält, die verschiedenen Pipeline-Phasen entsprechen, platziert die Plattform den Deal in der am weitesten fortgeschrittenen Phase (derjenigen, die am weitesten in Ihrer Pipeline liegt). Dies verhindert, dass Deals in einer früheren Phase erstellt werden, wenn eine spätere Phase bereits relevant ist.

Trigger-Tags funktionieren auch umgekehrt. Wenn Sie das letzte Trigger-Tag von einem Kontakt entfernen, löscht die Plattform automatisch den Deal dieses Kontakts, unter der Annahme, dass er den Trichter verlassen hat – dies gilt auch für Deals, die automatisch erstellt oder bereits durch mehrere Phasen verschoben wurden, und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn ein Kontakt jemals mehr als einen Deal hat, behält das System denjenigen, der am weitesten in Ihrer Pipeline fortgeschritten ist, und löscht die anderen. Für Gelegenheiten, die nicht automatisch verwaltet werden sollen, erstellen Sie den Deal manuell und verlassen Sie sich nicht auf ein Trigger-Tag.

Kombination von Tag-Triggern mit KI-Agenten-Tags #

Diese Funktion funktioniert perfekt mit der automatischen Markierung Ihres KI-Agenten (einzurichten auf dem Tab Tags des Agenten). Ein typischer Arbeitsablauf sieht so aus:

1. Richten Sie Agenten-Tags ein mit Beschreibungen, die dem Agenten mitteilen, wann er sie anwenden soll (markieren Sie zum Beispiel „gebucht“ mit der Beschreibung „Kontakt hat einen Termin bestätigt“).
2. Weisen Sie diese Tags als Auslöser den entsprechenden Pipeline-Phasen zu.
3. Der Agent erledigt den Rest – während er mit Kontakten kommuniziert, wendet er basierend auf dem Gespräch Tags an, und Deals werden automatisch erstellt und durch Ihre Pipeline verschoben.

Ein Vertriebsszenario: Alles zusammengefügt #

So funktionieren Deals in der Praxis für eine Webdesign-Agentur, die die Plattform nutzt. In diesem Beispiel hat die Agentur benutzerdefinierte Pipeline-Phasen eingerichtet: Neuer Lead > Discovery-Call > Angebot gesendet > Verhandlung > Gewonnen > Verloren, mit Trigger-Tags für jede Phase.

1. Montag: Ein neuer Lead namens Maria schreibt Ihnen auf WhatsApp und fragt nach Webdesign. Der KI-Agent markiert sie als „new-lead“, und ein Deal namens „Website Redesign - Maria’s Restaurant“ wird automatisch in der Phase Neuer Lead mit einem Standardwert von 3.000 $ erstellt.

2. Dienstag: Sie führen ein WhatsApp-Gespräch über ihre Bedürfnisse und ihr Budget. Sie verschieben den Deal in die Phase Discovery Call, oder der Agent markiert sie als „discovery-scheduled“ und der Deal wird automatisch verschoben.

3. Mittwoch: Nachdem Sie bestätigt haben, dass Maria über das Budget und den Zeitplan verfügt, senden Sie ihr ein Angebot. Sie verschieben den Deal auf Angebot gesendet und aktualisieren den Wert basierend auf dem besprochenen Umfang auf 3.500 $.

4. Nächster Montag: Maria antwortet, dass ihr das Angebot gefällt, fragt aber nach einem Zahlungsplan. Sie verschieben den Deal auf Verhandlung.

5. Nächster Mittwoch: Maria stimmt dem Zahlungsplan zu und bestätigt das Projekt. Sie verschieben den Deal auf Gewonnen!

Während dieses gesamten Prozesses wird jedes WhatsApp-Gespräch mit dem Deal verknüpft, sodass jeder in Ihrem Team den Deal öffnen und den vollständigen Kontext des Besprochenen einsehen kann. Und da Sie Trigger-Tags eingerichtet haben, erfolgte ein Großteil der Phasenwechsel automatisch basierend auf dem Gespräch des KI-Agenten mit Maria.

Best Practices #

• Entwerfen Sie Phasen, die Ihrem tatsächlichen Prozess entsprechen. Kopieren Sie keine allgemeine Pipeline. Denken Sie an die tatsächlichen Schritte, die ein Deal in Ihrem Unternehmen durchläuft, und erstellen Sie für jeden eine Phase.
• Verwenden Sie Trigger-Tags für die Automatisierung. Je mehr Sie mit Tag-Auslösern automatisieren, desto weniger manuelle Arbeit müssen Sie leisten. Lassen Sie den KI-Agenten Deals durch Ihre Pipeline verschieben, während die Gespräche voranschreiten.
• Halten Sie Deals auf dem neuesten Stand – Überprüfen Sie Ihre Pipeline regelmäßig (mindestens wöchentlich) und aktualisieren Sie die Deal-Phasen. Veraltete Deals können Ihre Pipeline gesünder aussehen lassen, als sie tatsächlich ist – der Smart-Filter-Chip Veraltet 14d+ und die gespeicherte Ansicht Inaktiv 14d+ machen diese leicht auffindbar.
• Fügen Sie Notizen hinzu – Dokumentieren Sie wichtige Gespräche, Entscheidungen und nächste Schritte für jeden Deal. Dies ist besonders wertvoll, wenn mehrere Teammitglieder an denselben Konten arbeiten.
• Verwenden Sie realistische Deal-Werte – Weisen Sie Deals ehrliche Geldwerte zu, damit Ihre Pipeline-Summen aussagekräftig sind. Überhöhte Werte führen zu ungenauen Prognosen.
• Überprüfen Sie verlorene Deals – Betrachten Sie regelmäßig die Deals, die Sie verloren haben, um Muster zu erkennen. Verlieren Sie Deals in der Angebotsphase? Vielleicht muss Ihre Preisgestaltung angepasst werden. Werden Leads nach dem ersten Kontakt kalt? Vielleicht muss Ihr Timing bei der Nachverfolgung verbessert werden.
• Kombinieren Sie dies mit Broadcasts: Erreichen Sie Kontakte, die aktive Deals haben. Erstellen Sie beispielsweise eine intelligente Liste von Kontakten in Ihrer Angebotsphase (die Regel Deal-Phase) und senden Sie ihnen einen Broadcast.
• Verfolgen Sie Ihre Gewinnrate – Vergleichen Sie im Laufe der Zeit die Anzahl der gewonnenen Deals mit der Gesamtzahl der Deals, um Ihre Konversionsrate zu verstehen. Dies hilft Ihnen, realistische Ziele zu setzen und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Benötigen Sie Hilfe? #

Wenn Sie Fragen zur Deals-Funktion oder zur Vertriebspipeline haben, wenden Sie sich bitte an unseren E-Mail-Support.