Wissensdatenbank (FAQs) #

FAQs (häufig gestellte Fragen) sind eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Ihren KI-Bot intelligenter zu machen. Wenn ein Kontakt eine Frage stellt, durchsucht der Bot Ihre FAQs, um die beste Antwort zu finden und diese natürlich in das Gespräch einzubinden.

Betrachten Sie FAQs als Spickzettel für Ihren Bot. Je besser der Spickzettel, desto besser sind die Antworten des Bots.

Warum FAQs wichtig sind #

Ohne FAQs verlässt sich Ihr Bot nur auf die allgemeinen Anweisungen und Unternehmensinformationen, die Sie bereitstellen. Das funktioniert bei einfachen Unterhaltungen, aber FAQs geben dem Bot präzise, verifizierte Antworten auf spezifische Fragen.

Was gut gepflegte FAQs für Sie tun:

• Ihr Bot gibt jedes Mal genaue, konsistente Antworten
• Die Wahrscheinlichkeit, dass der Bot Informationen erfindet, ist weitaus geringer
• Sie können detaillierte oder spezialisierte Themen abdecken, ohne Ihre Bot-Anweisungen zu überladen
• Ihr Bot wirkt kompetenter und vertrauenswürdiger

Wie der Bot die richtige FAQ findet #

Wenn ein Kontakt eine Nachricht sendet, sucht der Bot nicht nur nach übereinstimmenden Wörtern. Die Plattform verwendet ein hybrides intelligentes Suchsystem, das die Bedeutung versteht, nicht nur den genauen Wortlaut.

Diese bedeutungsbasierte Suche wird erst aktiv, sobald ein Agent mit 3 oder mehr FAQs verknüpft ist. Wenn Sie so viele haben, kann der Bot Übereinstimmungen nach Bedeutung finden – zum Beispiel findet ein Kontakt, der fragt „Wie viel kostet das?“, Ihr FAQ zum Thema „Preise“, selbst wenn das Wort „kosten“ darin gar nicht vorkommt.

Wenn ein Agent nur 1 oder 2 FAQs hat, greift der Bot stattdessen auf die Stichwortsuche zurück. In diesem Fall müssen die Nachricht des Kontakts und Ihr FAQ tatsächliche Wörter gemeinsam haben – der Bot kann nicht rein nach Bedeutung suchen. Sobald Sie also ein paar FAQs hinterlegt haben, steht die intelligentere, bedeutungsbasierte Suche zur Verfügung.

So funktioniert es hinter den Kulissen:

1. Vektorsuche (bedeutungsbasiert) – Das System wandelt die Nachricht des Kontakts in eine mathematische Darstellung ihrer Bedeutung um und findet dann FAQs mit ähnlicher Bedeutung, unabhängig von den verwendeten Wörtern
2. BM25-Stichwortabgleich – Ein bewährter Algorithmus zur Stichwort-Rangfolge, der exakte Wortübereinstimmungen erfasst und sicherstellt, dass nichts Offensichtliches übersehen wird

Diese beiden Ansätze arbeiten als hybride Suche zusammen, um die 7 relevantesten FAQs für jedes Gespräch zu finden. Nur diese relevanten FAQs werden an den Bot weitergegeben, wodurch seine Antworten fokussiert und themenbezogen bleiben.

Sie müssen die technischen Details nicht verstehen. Schreiben Sie einfach klare, natürlich formulierte FAQs und das System erledigt den Rest.

Wo Sie FAQs verwalten #

Alle Ihre FAQs befinden sich an einem Ort: auf der Seite Wissensdatenbank unter AI Studio in der Hauptseitenleiste. Sie kombiniert Ihre FAQ-Bibliothek mit den Wissensquellen, aus denen sie generiert wurden.

Die Seite besteht aus drei Teilen:

• Wissensdatenbank-Quellen — die Websites und Dokumente, die Sie importiert haben. Jede Quelle zeigt ihre Seitenzahl und die Anzahl der daraus generierten FAQs an. Mit Aktualisieren können Sie sie erneut auf Änderungen scannen, und über die Schaltfläche Agent öffnen Sie die Auswahl, um diese Quelle mit einem Agenten zu verknüpfen (oder die Verknüpfung aufzuheben).
• Wissensgruppen — bündeln Sie FAQs, damit Sie das gesamte Paket mit einem Klick auf einen Agenten anwenden können, anstatt FAQs einzeln zu verknüpfen.
• Häufig gestellte Fragen (FAQs) — Ihre vollständige FAQ-Bibliothek, durchsuchbar und filterbar, mit den Aktionen Widersprüche finden, Duplikate entfernen und Importieren / Exportieren am oberen Rand. Jede Zeile trägt eine Nummer, sodass Sie sich bei der Überprüfung der Liste mit einem Kollegen oder Kunden auf eine FAQ beziehen können („Nummer 7 benötigt eine bessere Antwort“). Die Nummern folgen der Reihenfolge auf dem Bildschirm und zählen seitenübergreifend weiter. Bei der Standardsortierung Neueste zuerst verschiebt eine neue FAQ alles um eine Position nach unten — ändern Sie die Sortierung auf Älteste zuerst oder Alphabetisch, wenn Sie möchten, dass die Nummern unverändert bleiben.

Hinzufügen eines einzelnen FAQ #

1. Klicken Sie in der Hauptseitenleiste auf AI Studio → Knowledge Base.
2. Klicken Sie oben rechts auf New FAQ. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich.

3. Geben Sie die Frage in das erste Feld ein.
4. Geben Sie die Antwort in das zweite Feld ein.

5. Klicken Sie unten im Pop-up auf Add FAQ.

Sie können die FAQs eines Agenten auch direkt in dessen Editor hinzufügen oder überprüfen: Öffnen Sie den Agenten und klicken Sie auf den Tab FAQs & Wissen. Es handelt sich um dieselbe gemeinsame Bibliothek – ein FAQ, das Sie dort hinzufügen, ist dasselbe FAQ, das auf der Seite „Wissensdatenbank“ erscheint, nur gefiltert auf die mit diesem Agenten verknüpften Einträge.

Was Sie ausfüllen müssen #

Es gibt im New FAQ Pop-up kein Kategoriefeld und keinen Aktiv-Schalter pro FAQ – eine FAQ ist entweder in Ihrer Bibliothek oder nicht. Um eine wachsende Bibliothek zu organisieren, verwenden Sie stattdessen Knowledge groups (siehe unten), um zusammengehörige FAQs zu bündeln.

Tipps für das Schreiben guter FAQs #

• Schreiben Sie die Frage so, wie ein Kunde sie stellen würde. Verwenden Sie natürliche Sprache. Schreiben Sie statt “Rückerstattungsrichtlinie” lieber “Kann ich eine Rückerstattung erhalten, wenn ich nicht zufrieden bin?”
• Halten Sie Antworten vollständig, aber prägnant. Fügen Sie alle Fakten hinzu, die der Bot benötigt. Er wird die Antwort im Gespräch natürlich umformulieren.
• Ein Thema pro FAQ. Kombinieren Sie nicht mehrere Fragen in einem Eintrag. Erstellen Sie für jede Frage separate FAQs.
• Fügen Sie spezifische Details hinzu. Preise, Zeitrahmen, Abmessungen, Anforderungen – der Bot kann diese nicht erraten.

Beispiel-FAQs #

Q: What are your shipping times?
A: Standard shipping takes 3-5 business days within the US. Express
   shipping (next day) is available for $12.99. International shipping
   takes 7-14 business days depending on the destination.

Q: Do you offer a free trial?
A: Yes, we offer a 14-day free trial with full access to all features.
   No credit card required. You can upgrade to a paid plan at any time.

Q: What happens if I cancel my subscription?
A: You can cancel at any time from your account settings. Your access
   continues until the end of your billing period. We do not offer
   prorated refunds for partial months.

FAQs mit Knowledge Groups organisieren #

Die FAQ-Bibliothek verfügt über kein Kategorie- oder Ordnerfeld – dank einer hybriden Suche, die nach Bedeutung abgleicht (siehe oben), benötigt der Bot keines, und Sie auch nicht, um eine FAQ später wiederzufinden (das Suchfeld auf der Knowledge Base-Seite durchsucht sowohl Fragen als auch Antworten).

Wissensgruppen sind das eigentliche Organisationswerkzeug: eine schnellere Möglichkeit, viele FAQs gleichzeitig mit einem Agenten zu verknüpfen. Bündeln Sie verwandte FAQs auf der Seite „Wissensdatenbank“ in einer Gruppe (+ Neue Gruppe) und verknüpfen Sie dann die gesamte Gruppe mit einem Klick mit einem Agenten, anstatt jede FAQ einzeln zu verknüpfen. Sinnvolle Gruppen: alles zum Thema Preise, alles zum Thema Versand, alles Spezifische zu einer Werbeaktion.

Wenn Sie einer Gruppe FAQs hinzufügen, markieren Sie ein FAQ, um es hinzuzufügen, und entfernen Sie die Markierung, um es wieder herauszunehmen – die Häkchen werden aktualisiert, während Sie klicken. Um eine Gruppe schnell zu füllen, geben Sie zuerst einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf Alle angezeigten hinzufügen, um alle übereinstimmenden FAQs auf einmal hinzuzufügen (ohne Suche wird Ihre gesamte Bibliothek hinzugefügt). Das Nummern-Badge einer Gruppe zählt die FAQs, die sich tatsächlich noch in Ihrer Bibliothek befinden; das Löschen oder Zusammenführen von Duplikaten aktualisiert die Anzahl daher automatisch.

Globale FAQs vs. Agentenspezifische FAQs #

Jede FAQ befindet sich in einer gemeinsamen Bibliothek, aber eine FAQ wird nur dann von einem Bot verwendet, wenn diese FAQ mit dem Agenten verknüpft ist, der die Konversation führt. Das Label „Global“ bedeutet lediglich, dass die FAQ nicht an einen einzelnen Agenten gebunden ist, sodass Sie sie wiederverwenden können – es bedeutet nicht, dass der Bot sie automatisch überall anwendet.

Um eine FAQ aus der Bibliothek zu verwenden, verknüpfen Sie sie über den Schritt FAQs & Wissen beim Agenten – oder verknüpfen Sie eine ganze Wissensquelle auf einmal. Es gibt kein automatisches „Überschreiben bei Konflikten“ zwischen globalen und spezifischen FAQs – der Bot verwendet einfach die FAQs, die mit dem Agenten verknüpft sind, der gerade antwortet.

Best Practice: Bewahren Sie allgemeine Unternehmensinformationen (Geschäftszeiten, allgemeine Richtlinien, Kontaktdaten) als wiederverwendbare Bibliotheks-FAQs auf und verknüpfen Sie diese mit jedem Agenten, der sie benötigt. Platzieren Sie Details, die für ein bestimmtes Angebot, Produkt oder eine Aktion spezifisch sind, in FAQs, die Sie nur mit dem jeweiligen Agenten verknüpfen. Dies vermeidet die Duplizierung von FAQs über verschiedene Agenten hinweg.

FAQs & Wissen beim Agenten #

In Schritt 4 des Agenten-Editors legen Sie fest, woher die Antworten eines Agenten stammen. Öffnen Sie den Agenten und klicken Sie auf FAQs & Wissen, um FAQs und Wissensquellen zu verknüpfen, ohne den Editor zu verlassen – es handelt sich um dieselbe gemeinsame Bibliothek, nur beschränkt auf diesen einen Agenten.

Über der Liste der Wissensquellen befindet sich ein Suchfeld: Geben Sie einen Teil der Adresse einer Seite ein, um die Website, ihre Ordner und ihre Seiten gleichzeitig einzugrenzen. Während eine Suche aktiv ist, wird aus Alle Verknüpfungen aufheben die Option Übereinstimmende Verknüpfungen aufheben, wodurch nur die auf dem Bildschirm angezeigten Seiten gelöst werden.

Strukturierte FAQs vs. Legacy-Text: Agenten, die von einem älteren Bot übernommen wurden, enthalten möglicherweise einen Freitext-FAQ-Block anstelle einzelner Fragen. Diese Agenten zeigen oben im Schritt einen Schalter für Strukturierte FAQs / Legacy-Text an; Agenten, die seit Einführung des strukturierten Systems erstellt wurden, sind ausschließlich strukturiert und zeigen diesen Schalter nie an.

• Strukturierte FAQs — die Standardansicht. Einzelne, durchsuchbare und wiederverwendbare Fragen und Antworten, genau wie überall sonst in diesem Handbuch.
• Legacy-Text — der alte Freitext-Block, der unverändert an die KI gesendet wird. Sie können ihn hier weiterhin bearbeiten, aber es handelt sich nicht um eine Sammlung einzelner FAQs, sondern um einen einzigen Textblock.

Wenn der Freitextblock noch ausgefüllt ist und noch keine strukturierten FAQs verknüpft sind, bietet ein Banner eine Schaltfläche Jetzt migrieren an. Die Migration konvertiert den Freitextblock automatisch in einzelne strukturierte FAQs und schaltet den Schritt auf die Ansicht „Strukturierte FAQs“ um – ein einseitiges Upgrade, das Sie nicht Frage für Frage durchführen müssen. #

FAQs automatisch von Ihrer Website generieren #

Wenn Sie beim Erstellen eines Agenten Website-URLs (wie Verkaufs- oder Produktseiten) hinzufügen, kann die Plattform automatisch FAQs aus dem Seiteninhalt generieren.

Jedes auf diese Weise generierte FAQ merkt sich, von welcher Seite es stammt, und Ihre KI erhält diese Seitenadresse zusammen mit der Antwort. Wenn ein Kunde also danach fragt, etwas zu sehen, das im Wissen beschrieben wird – eine Produktkategorie, Ihre Preise, eine Richtlinienseite –, teilt die KI den echten Link zu genau dieser Seite auf Ihrer Website. Der KI ist es nur gestattet, Links zu teilen, die tatsächlich in ihrem Wissen oder ihren Anweisungen existieren; sie wird niemals eine Webadresse konstruieren oder raten.

So gehen Sie vor:

1. Erstellen Sie einen neuen Agenten oder bearbeiten Sie einen bestehenden
2. Fügen Sie Ihre Website-URLs im Abschnitt Verkaufsseiten hinzu
3. Die Plattform liest den Seiteninhalt
4. Die KI analysiert den Inhalt und generiert relevante FAQs
5. Die generierten FAQs erscheinen zur Überprüfung auf der Seite Wissensdatenbank (und auf der Registerkarte FAQs & Wissen des Agenten)

Während des Onboardings: Wenn Sie den geführten Onboarding-Assistenten verwenden, kann die Plattform als Teil des Einrichtungsprozesses automatisch FAQs von Ihrer Website generieren. Der Onboarding-Assistent scannt Ihre Website, analysiert deren Inhalt und erstellt automatisch einen ersten Satz an FAQs – so erhält Ihr Bot einen Vorsprung, noch bevor Sie die Einrichtung abgeschlossen haben.

Überprüfen Sie immer automatisch generierte FAQs. Die KI leistet gute Arbeit, aber Sie sollten die Genauigkeit verifizieren, fehlende Details ergänzen und alles Irrelevante entfernen.

FAQs automatisch aus Dokumenten generieren (Quellen der Wissensdatenbank) #

Wenn Sie vorhandene Dokumente wie Produkthandbücher, Richtliniendokumente oder Schulungsmaterialien haben, können Sie diese hochladen und die KI automatisch FAQs generieren lassen. Dies ist ein schneller Weg, Ihrem Bot detailliertes Wissen zu vermitteln, ohne jede FAQ manuell schreiben zu müssen.

Unterstützte Dateitypen: PDF, Word (.docx und ältere .doc), reiner Text (.txt), Markdown (.md), CSV und Excel (.xlsx und ältere .xls). Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei.

So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zu KI-Studio → Wissensdatenbank.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Wissensdatenbank-Quellen.
3. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Quelle hinzufügen.
4. Ein Pop-up mit dem Titel Wissensquelle hinzufügen öffnet sich mit zwei Registerkarten: Website (zum Scrapen einer Website — siehe URL-Quellen unten für Informationen zur Funktionsweise des Crawlings mehrerer Seiten) und Dokument (zum Hochladen einer Datei).

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokument.

6. Klicken Sie auf Klicken, um ein Dokument auszuwählen (oder ziehen Sie eine Datei per Drag-and-Drop in das Pop-up), um ein Dokument auszuwählen.
7. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen. Warten Sie, bis der Fortschrittsstatus der Schaltfläche (“Wird hochgeladen…” dann “Dokument wird gelesen…”) abgeschlossen ist — dies kann bei größeren Dateien eine Minute dauern.
8. Die generierten FAQs erscheinen in der FAQ-Liste oben, wobei das Dokument als Quelle angegeben ist.

Um weitere Dokumente hinzuzufügen, wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 3 – eine Quelle pro Modal-Öffnung.

Aktualisierung eines bereits hochgeladenen Dokuments: Die Schaltfläche Aktualisieren gilt nur für Website-Quellen. Um eine Datei zu aktualisieren, löschen Sie die alte Quelle und laden Sie die neue Version der Datei hoch – die Plattform liest sie auf die gleiche Weise wie die erste.

Laden Sie einen Produktkatalog oder eine Preisliste hoch? Verwenden Sie eine Tabellenkalkulation oder CSV-Datei mit einem Produkt pro Zeile und einer Kopfzeile, die jede Spalte benennt (Produktname, Preis, Produkt-URL, Verfügbarkeit usw.). Diese Dateien werden Zeile für Zeile gelesen: Jedes Produkt wird zu einem eigenen Wissenseintrag, wobei alle Spalten genau so beibehalten werden, wie Sie sie geschrieben haben, sodass der Bot einen Preis nennen und den richtigen Link teilen kann. Dies funktioniert auch bei realen Dateien: Titelzeilen über der Kopfzeile, ein Datenblatt neben einem Notizblatt und andere unübersichtliche Layouts werden automatisch erkannt und verarbeitet. Zwei Dinge sind zu beachten: Ein Blatt wird Zeile für Zeile bis zu 2.000 Zeilen gelesen (teilen Sie einen größeren Katalog auf mehrere Dateien auf), und die Kopfzeile muss sich innerhalb der ersten paar Zeilen mit einer einfachen, nicht verbundenen Zelle für jeden Spaltennamen befinden. Ein Katalog in einem PDF- oder Word-Dokument wird stattdessen als Fließtext gelesen, was für genaue Zahlen und Links weitaus weniger zuverlässig ist. Überprüfen Sie daher stichprobenartig einige Produkte, falls Sie diesen Weg wählen.

URL-Quellen und Sitemap-Crawling #

URL-Quellen sind nicht auf eine einzelne Seite beschränkt. Wenn Sie eine URL wie help.example.com hinzufügen, liest die Plattform die Sitemap der Website (eine Liste aller Seiten dieser Website) und zieht die gefundenen Seiten als Teil dieser einen Quelle ein. Jede Seite wird zu einem eigenen Eintrag unter der Quelle, aber sie werden gemeinsam als eine „Domain“ verwaltet.

Die Plattform crawlt die Sitemap der Website bis zu 100 Seiten pro Import oder Aktualisierung. Sehr große Websites sind auf dieses Limit begrenzt – wenn Ihre Website mehr Seiten hat, fügen Sie die wichtigsten Abschnitte als separate Quellen hinzu, damit jeder unter dem Limit bleibt.

Dies macht externe Wissensdatenbanken (Ihre Hilfedokumente, Ihr Produkt-Wiki, alles mit einer Sitemap) zu idealen Quellen: Halten Sie ein externes Dokument auf dem neuesten Stand und die Plattform spiegelt es in Ihren FAQs wider. Eine Ausnahme, die man kennen sollte: Eine Changelog-Seite ist normalerweise eine schlechte Quelle, auch wenn sie informationsreich aussieht – ihre Einträge beschreiben, was zum Zeitpunkt des Schreibens wahr war, daher veralten sie konstruktionsbedingt und können am Ende den Seiten widersprechen, die Ihre heutigen Funktionen dokumentieren. Der Seitenauswähler markiert Changelogs aus genau diesem Grund mit einem Überspringen (empfohlen)-Label.

Achten Sie auf zeitgebundene Informationen auf der Seite, die Sie importieren. Ein Satz wie „Wir sind bis September ausgebucht“, „wegen Feiertagen geschlossen“ oder „Angebot endet am Freitag“ wird als reiner Fakt gelesen und zu einem FAQ, das dies auch noch lange nach der Änderung auf der Seite behauptet. Nichts überprüft dies automatisch für Sie: Ein importiertes FAQ ist ein Schnappschuss der Seite an dem Tag, an dem Sie sie importiert haben, und bleibt so, bis Sie die Quelle aktualisieren oder das FAQ bearbeiten. Dies ist besonders kritisch bei Buchungs- oder Kontaktseiten, wo eine veraltete Zeile zur Verfügbarkeit dazu führen kann, dass Ihr Bot Personen abweist, die hätten buchen können. Entfernen Sie solche Sätze entweder von den Seiten, die Sie importieren, oder gewöhnen Sie sich an, die Quelle zu aktualisieren, wann immer Sie diese ändern. Wenn Ihr Bot jemals etwas über Ihre Verfügbarkeit sagt, das Sie nicht wiedererkennen, durchsuchen Sie Ihre FAQ-Bibliothek danach – es steht fast immer genau so dort geschrieben.

Wenn Sie Seiten für den Import auswählen, enthält jede die gleiche hilfreiche Anleitung wie der Domain-Aktualisierungs-Auswähler: Die nützlichsten Seiten werden oben sortiert, Empfohlen markiert Ihre Kernseiten (Startseite, Preise, Produkte, FAQ und ähnliches), und Seiten, die selten dazugehören – Rechtstexte, Anmeldebildschirme, Suchergebnisse, Tag-Auflistungen, Changelogs – geben dies mit einer Begründung in einfacher Sprache an. Eine Empfohlene auswählen-Schaltfläche markiert die empfohlenen Seiten mit einem Klick, und Sie können jederzeit selbst alles Weitere auswählen.

Um die Seiten zu sehen, die die Plattform entdeckt hat, erweitern Sie die Quellzeile in der Liste der Wissensdatenbank-Quellen – jede gecrawlte URL wird dort aufgelistet.

Quellen in großen Mengen finden und bereinigen. Die Quellenliste verfügt über ein Suchfeld, das jede Website durchsucht: Geben Sie einen Teil der Adresse oder des Namens einer Seite ein (z. B. „changelog“), und die übereinstimmenden Seiten werden mit einer Anzahl wie „3 von 227 Seiten stimmen überein“ für die jeweilige Website angezeigt. Jede Zeile für Seiten und Dateien hat ein Kontrollkästchen, und das Kontrollkästchen einer Website wählt alle ihre Seiten auf einmal aus – markieren Sie, was entfernt werden soll, und klicken Sie auf Ausgewählte löschen; die Bestätigung gibt genau an, wie viele Seiten und FAQs dadurch entfernt werden, und der Löschvorgang wird im Hintergrund ausgeführt, wobei Sie nach Abschluss eine E-Mail erhalten. Während eine Suche aktiv ist, wählt das Kontrollkästchen einer Website nur die angezeigten Seiten aus, sodass Suchen und Löschen niemals unbemerkt Seiten entfernen können, die Sie gerade nicht sehen. Sie können auch mehrere ganze Websites markieren und auf Ausgewählte aktualisieren klicken, um sie alle auf einmal neu zu scannen – die neu gefundenen Seiten jeder Website werden nacheinander angeboten, mit derselben Empfehlung zum Hinzufügen wie bei einer einzelnen Aktualisierung.

Einen Import stoppen #

Ein großer Import läuft im Hintergrund, Seite für Seite, und Sie können ihn jederzeit stoppen. Während Seiten noch in der Warteschlange stehen, zeigt die Zeile der Domain eine Import stoppen-Schaltfläche mit der Anzahl der noch ausstehenden Seiten an. Das Stoppen verwirft diese Seiten und kostet nichts – eine Seite, die noch nicht gelesen wurde, wurde auch noch nicht berechnet. Bereits importierte Seiten bleiben unverändert, und Seiten, die zum Zeitpunkt des Stoppens gerade gelesen wurden, werden fertiggestellt (diese werden berechnet, und die Bestätigung zeigt Ihnen an, wie viele das sind).

Gestoppte Seiten verbleiben in der Liste und sind als Gestoppt markiert, damit Sie sehen können, was verworfen wurde. Löschen Sie diese oder importieren Sie sie später erneut, falls Sie Ihre Meinung ändern.

Sie können Seiten auch löschen, während ein Import läuft – die Papierkorb-Symbole bleiben verfügbar, und das Löschen einer Seite, die noch in der Warteschlange steht, verhindert deren Import vollständig.

Wenn Ihr eigener KI-Schlüssel während eines Imports nicht mehr funktioniert #

Dies gilt nur, wenn Sie Ihren eigenen KI-Schlüssel (BYOK) verbunden haben. Das Importieren von Seiten mit Ihrem eigenen Schlüssel verbraucht keine KI-Credits.

Wenn Ihr Schlüssel während eines großen Imports nicht mehr funktioniert – meistens, weil das Guthaben auf Ihrem Konto beim KI-Anbieter aufgebraucht ist –, werden die verbleibenden Seiten pausiert, anstatt sie fertigzustellen. Sie sind in der Liste als Pausiert markiert, und während sie warten, entstehen keine Kosten. Wir tun dies, weil ein Fertigstellen bedeuten würde, auf Ihre KI-Credits umzuschalten, und das ist eine Entscheidung, die Sie treffen sollten, anstatt sie erst hinterher auf Ihrem Guthabenstand zu bemerken.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Laden Sie Ihr Guthaben auf oder reparieren Sie Ihren KI-Anbieter-Schlüssel und drücken Sie dann auf Fortsetzen bei dieser Domain. Die verbleibenden Seiten werden weiterhin mit Ihrem eigenen Schlüssel ohne Credit-Kosten verarbeitet.
2. Drücken Sie auf Fortsetzen, ohne den Schlüssel zu reparieren. Die verbleibenden Seiten werden stattdessen unter Verwendung Ihrer KI-Credits gelesen. Die Bestätigung weist Sie darauf hin, bevor der Vorgang startet.

In jedem Fall bleiben bereits importierte Seiten erhalten.

Bevor Sie aktualisieren: Welche Kopie ist das Original? #

Eine Wissensdatenbank, die von Ihrer Website stammt, kann auf zwei Arten aktuell gehalten werden. Es lohnt sich, zu entscheiden, welche Methode Sie verwenden, bevor Sie auf „Aktualisieren“ klicken:

• Ihre Website ist das Original. Sie halten Ihre Website auf dem neuesten Stand und aktualisieren die Quelle hier, wann immer sich etwas ändert. Die Plattform erstellt die FAQs für diese Seite neu, damit sie mit der Website übereinstimmen. Nach einer Domänenaktualisierung werden sich überschneidende Antworten zusammengeführt, damit Ihr Bot keine nahezu identischen Duplikate enthält. Dies ist der richtige Modus, wenn Ihre Website die maßgebliche Quelle ist.
• Die Wissensdatenbank hier ist das Original. Sie haben einmal einen Ausgangssatz importiert oder generiert und dann Zeit investiert, um FAQs manuell zu bearbeiten, hinzuzufügen und zu organisieren. In diesem Modus nehmen Sie Ihre Änderungen direkt in der FAQ-Bibliothek vor – und betrachten Sie „Aktualisieren“ als eine „Von der Website neu starten“-Schaltfläche, da eine Aktualisierung die generierten FAQs von der Live-Seite neu aufbaut. Der Bereinigungsvorgang, der auf eine Domänenaktualisierung folgt, kann von Ihnen selbst geschriebene oder importierte FAQs zusammenführen oder umformulieren, wenn sie denselben Inhalt wie die Website abdecken.

Das Mischen beider Methoden – manuelles Kuratieren von FAQs und anschließendes erneutes Crawlen desselben Inhalts – führt oft zu Überraschungen: Die Aktualisierung erfüllt ihre Aufgabe (das Wissen an die Website anpassen und Duplikate zusammenführen), aber diese Aufgabe beinhaltet auch die Überarbeitung manuell geschriebener FAQs, die sich mit dem Seiteninhalt überschneiden. Die Aktualisierungsschaltflächen bitten Sie um eine Bestätigung, bevor einer dieser Vorgänge ausgeführt wird, sodass nichts versehentlich gestartet wird. Wenn Sie viel Zeit in die Kuratierung investiert haben, exportieren Sie zuerst Ihre FAQ-Bibliothek (siehe FAQs importieren und exportieren) – das ist ein Backup mit einem Klick.

Domain aktualisieren (Seitenübergreifendes erneutes Crawlen) #

Bei URL-Quellen mit mehreren Seiten erfolgt die Aktion „Aktualisieren“ auf Domain-Ebene. Klicken Sie neben der Quelle auf Domain aktualisieren, woraufhin die Plattform Folgendes tut:

1. Die Sitemap erneut lesen und neue Seiten entdecken, die beim letzten Mal noch nicht existierten (Sie werden sehen, wie sie in der Liste erscheinen).
2. FAQs für Seiten aktualisieren, deren Inhalt sich geändert hat.
3. FAQs für Inhalte verwerfen oder zusammenführen, die nicht mehr existieren oder irrelevant geworden sind.
4. Neue FAQs für neue Seiten und neue Abschnitte generieren.

Wenn neue Seiten gefunden werden, öffnet sich ein Fenster Neue Seiten gefunden, in dem Sie auswählen können, welche importiert werden sollen – es ist nichts vorausgewählt, da jede importierte Seite Credits kostet. Wenn es viele neue Seiten gibt (zum Beispiel bei einer Website mit vielen Sprachversionen), werden diese in aufklappbaren Abschnitten nach Website-Bereich gruppiert (wie /es/ oder /blog/): Klicken Sie auf einen Abschnitt, um dessen Seiten einzublenden, oder verwenden Sie das Kontrollkästchen des Abschnitts, um die gesamte Gruppe auf einmal auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben. Wenn Sie bestätigen, ohne etwas ausgewählt zu haben, werden lediglich die bereits importierten Seiten erneut gescannt.

Jede Seite zeigt Ihnen jetzt an, ob es sich lohnt, sie hinzuzufügen. Die Liste ist mit den nützlichsten Seiten oben sortiert, und Seiten, die normalerweise nicht in eine Wissensdatenbank gehören, tragen ein Überspringen (empfohlen)-Label mit der Begründung in einfachen Worten – ein Changelog ist als “Verlaufsseite – ihre Einträge veralten und Ihre aktuellen Seiten decken die Funktionen bereits ab” markiert, und Rechtstexte, Anmeldebildschirme, Suchergebnisse und Tag-Auflistungen erhalten ähnliche Hinweise. Seiten wie Ihre Startseite, Preise, Produkte und FAQ werden als Empfohlen angezeigt, und eine Empfohlene auswählen-Schaltfläche markiert genau diese mit einem Klick (sie fügt sie zu dem hinzu, was Sie bereits ausgewählt haben, ersetzt es aber nie). Die Labels sind Ratschläge, keine Regeln: Jede Seite bleibt einen Klick entfernt, egal was ihr Label sagt.

Während Sie Seiten auswählen, zeigt das Fenster direkt über der Import-Schaltfläche die geschätzten Credit-Kosten Ihrer Auswahl sowie Ihr aktuelles Guthaben an. Wenn die Auswahl groß ist oder mehr als die Hälfte Ihrer verbleibenden Credits verbrauchen würde, erhalten Sie einen Bestätigungsschritt, bevor der Vorgang startet.

Achten Sie auf Sprachversionen. Wenn Ihre Website eine Kopie jeder Seite in jeder Sprache veröffentlicht, importiert die Auswahl von allem denselben Inhalt viele Male – eine 200-seitige Website in 20 Sprachen entspricht 4.000 Seiten, und jede einzelne wird Ihnen in Rechnung gestellt. Importieren Sie die Sprache, die Sie tatsächlich benötigen. Die Auswahlhilfe hilft hierbei: Eine Seite, deren Adresse sich von einer, die Sie bereits haben, nur durch den Sprachanteil unterscheidet, wird als Optional – Sprachkopie einer bereits vorhandenen Seite markiert und bei Empfohlene Auswahl ausgelassen. Beim ersten Import bleibt das Original empfohlen, seine Übersetzungen jedoch nicht, sodass Sie mit einem Klick eine Sprache statt zwanzig erhalten.

Neue Seiten werden den Agenten hinzugefügt, die bereits die gesamte Website nutzen. Wenn ein Agent mit jeder Seite einer Domain verknüpft ist, werden bei einer späteren Aktualisierung gefundene Seiten automatisch diesem Agenten hinzugefügt – Sie müssen die Domain nicht nach jeder Aktualisierung erneut verknüpfen. Agenten, die nur mit einigen Seiten der Domain verknüpft sind, bleiben unverändert, da die Auswahl einiger weniger Seiten nicht dasselbe ist wie die Anforderung der gesamten Website; verknüpfen Sie die Domain einmal mit diesem Agenten, und er wird ab diesem Zeitpunkt automatisch aktualisiert.

Während die Aktualisierung läuft, zeigt die Domain neben ihrem Namen einen Zähler wie Aktualisiere 40 von 249 an, der hochzählt, während die Seiten erneut gelesen werden, und der sich für den letzten Schritt in Duplikate werden bereinigt… ändert. Bei einer großen Website dauert dies eine Weile, und die Schaltfläche „Aktualisieren“ bleibt ausgegraut, bis der Vorgang abgeschlossen ist – Sie können die Seite verlassen und später zurückkehren, der Zähler macht dort weiter, wo er aufgehört hat. Sie erhalten außerdem eine E-Mail, sobald die vollständige Aktualisierung abgeschlossen ist.

Anhalten einer Aktualisierung, die Sie nicht starten wollten. Während eine Website aktualisiert wird, ändert sich die Schaltfläche Aktualisieren in Abbrechen. Klicken Sie darauf, um die Aktualisierung sofort zu stoppen: Bereits neu eingelesene Seiten behalten ihren aktuellen Inhalt, noch ausstehende Seiten bleiben unverändert und es wird keine Abschluss-E-Mail versendet. Sobald eine Aktualisierung ihren letzten Schritt erreicht hat (Bereinigung von Duplikaten), kann sie nicht mehr gestoppt werden – „Abbrechen“ zeigt Ihnen dann an, dass der Vorgang bereits abgeschlossen wird, da dieser letzte Durchgang beendet werden muss, um Ihre FAQs konsistent zu halten. Eine Website, die gerade aktualisiert wird, kann in der Zwischenzeit nicht ausgewählt oder gelöscht werden; beenden oder stornieren Sie zuerst die Aktualisierung.

Widersprüche werden nach einer Aktualisierung automatisch geprüft. Wenn eine Aktualisierung abgeschlossen ist, liest die Plattform die Seiten der Website erneut im Vergleich zum Rest Ihrer Wissensdatenbank ein und öffnet die Übersicht Widersprüche finden für alle Inhalte, die nun nicht mehr übereinstimmen. Das ist wichtig, da eine von Ihnen aktualisierte Seite ihre Angaben zu einem Preis oder Limit geändert haben könnte, während eine andere Seite noch den alten Stand wiedergibt. Sie müssen nicht mehr daran denken, die Prüfung nach einer Aktualisierung selbst durchzuführen.

Sie werden oft sehen, dass die FAQ-Anzahl während des Abrufs steigt und sich dann wieder einpendelt – das ist die Plattform, die am Ende des Durchlaufs automatisch FAQs zusammenführt, die denselben Inhalt abdecken. Diese Bereinigung betrachtet Ihre gesamte FAQ-Bibliothek, nicht nur die aktualisierte Website. Daher können auch manuell geschriebene oder importierte FAQs einbezogen werden, die dasselbe aussagen wie eine Seite (siehe Bevor Sie aktualisieren oben). Weniger, konsolidierte FAQs sind das Ziel – nahezu identische Antworten verschlechtern die Suche des Bots, anstatt sie zu verbessern.

Aktualisieren einer Quelle (Ein-Klick-Update) #

Wenn sich Ihre Website oder Ihr Dokument ändert, klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol neben dieser Quelle in der Liste der Wissensdatenbank-Quellen. Die Plattform:

1. Erneutes Scrapen der URL (oder erneutes Lesen der Datei).
2. Vergleich des neuen Inhalts mit dem letzten Snapshot, Abschnitt für Abschnitt.
3. Neugenerierung der FAQs für die Teile der Seite, die sich geändert haben, zusammen mit allem, was neben ihnen generiert wurde (plus der bereichsübergreifende Synthesedurchlauf für die gesamte Quelle).

Eine einseitige Aktualisierung baut die generierten FAQs dieser Seite neu auf, führt aber nicht die bibliotheksweite Duplikatbereinigung durch – diese folgt nur auf eine Domänenaktualisierung (oder Sie können Duplikate entfernen selbst ausführen, siehe unten). Sie werden vor Beginn der Aktualisierung um eine Bestätigung gebeten.

Sie müssen die Quelle nach einer Aktualisierung nicht erneut mit einem Agenten verknüpfen. Wenn Sie eine Wissensdatenbank mit einem Agenten verknüpfen (über die Schaltfläche Verknüpfen…), wird ein Verweis auf die Quelle selbst gespeichert – nicht auf jede einzelne FAQ. Nach einer Aktualisierung verwendet jeder Agent, der diese Quelle bereits verknüpft hatte, automatisch die neuen FAQs, sobald der Bot das nächste Mal eine Nachricht beantwortet. Ein Klick auf „Aktualisieren“ genügt.

Nach der Aktualisierung sehen Sie eine Zusammenfassung: wie viele Abschnitte hinzugefügt/geändert/entfernt wurden und wie viele FAQs aktualisiert wurden. Eine Aktualisierung, bei der keine Inhaltsänderungen festgestellt werden, ist kostenlos (0 Credits); andernfalls werden Ihnen nur die neu generierten Abschnitte berechnet.

Über Quellen hinweg deduplizieren #

Eine einseitige Aktualisierung führt überhaupt keine Duplikate zusammen. Wenn Sie mehrere Quellen haben (z. B. eine Hilfedokumentations-Domäne und eine Changelog-Domäne und ein hochgeladenes PDF), kann es vorkommen, dass dieselbe FAQ von mehr als einer dieser Quellen generiert wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Deduplizieren oben auf der Karte „Wissensdatenbank-Quellen“, wann immer Sie dies bereinigen möchten. Die Plattform analysiert jede aktive FAQ über alle Quellen hinweg, führt Duplikate zusammen oder entfernt sie und zeigt Ihnen das Ergebnis an („Keine Duplikate gefunden“ oder „X Duplikate zusammengeführt“). Dies kann jederzeit sicher ausgeführt werden – es betrifft nur FAQs, die sich überschneiden.

Widersprüche finden #

Duplikate sind nicht das einzige Problem, das in einer großen Wissensdatenbank entsteht – manchmal geben zwei FAQs widersprüchliche Antworten auf dieselbe Frage (eine alte Blogseite nennt einen Preis, Ihre Hilfedokumente einen anderen). Der Bot kann nur so konsistent sein wie sein Wissen. Widersprüchliche Antworten bedeuten also, dass Kunden möglicherweise falsche Informationen erhalten.

Klicken Sie auf der Seite „Wissensdatenbank“ auf Widersprüche finden, um danach zu suchen. Die Prüfung läuft im Hintergrund (ein Fortschrittsbalken zeigt die geprüften Cluster und gefundenen Konflikte an) und sortiert die Ergebnisse in drei Gruppen:

• Automatisch aufgelöst — wenn eine Antwort aus einer eindeutig vertrauenswürdigeren Quelle stammt (Ihre Hilfedokumente oder ein manuell erstelltes FAQ) und die andere von einer Marketing-, Changelog- oder Rechtsseite, gewinnt die vertrauenswürdige Antwort automatisch. Ein Changelog zählt hier eher als Historie denn als aktuelle Wahrheit: Eine alte Ankündigung unterliegt der Seite, die das Thema heute dokumentiert. Zwei Versionen desselben Hilfeartikels zählen ebenfalls — die neuere Version gewinnt einfach. Und wenn zwei gleich vertrauenswürdige Seiten sich widersprechen, gewinnt die Seite, deren Adresse dem strittigen Thema gewidmet ist, automatisch, wenn der Prüfer des Audits unabhängig zu derselben Antwort gelangt ist. Das unterlegene FAQ wird aus dem Wissen des Bots herausgehalten.
• Empfohlen — das Audit schlägt vor, welche Antwort korrekt ist; akzeptieren Sie diese nacheinander oder klicken Sie auf Alle akzeptieren.
• Überprüfung erforderlich — bei wirklich mehrdeutigen Fällen wählen Sie aus, welche Antwort beibehalten werden soll.

Es markiert nur Unstimmigkeiten bezüglich Ihres eigenen Unternehmens. Zwei Seiten, die für das Produkt eines anderen einen unterschiedlichen Preis angeben, ein Artikel, der beschreibt, wie oft es aktualisiert wird, oder zwei Anleitungen, die jeweils mit einem unterschiedlichen Schlüsselwort freigeschaltet werden, sind keine Widersprüche — es sind separate Fakten, die zufällig ähnlich klingen, und das Audit lässt sie unberührt. Wonach es sucht, sind Ihre eigenen Preise, Pläne, Limits, Funktionen und Richtlinien, die auf zwei verschiedene Arten beschrieben werden.

Das erneute Ausführen des Audits räumt auch automatisch auf: Alles auf der Liste, das keinen Widerspruch mehr darstellt — weil Sie eine Seite bearbeitet, eine Quelle gelöscht oder sie erneut importiert haben — wird automatisch geschlossen, und jedes FAQ, das deswegen zurückgehalten wurde, wird wieder in das Wissen Ihres Bots aufgenommen.

Klicken Sie auf Überprüfen auf dem Ergebnis-Chip, um das Überprüfungsfenster zu öffnen. Das Beibehalten einer Antwort schließt die widersprüchlichen FAQs vom Wissen des Bots aus (sie werden nicht gelöscht – wenn Sie einen Konflikt anders lösen, werden sie wiederhergestellt); Verwerfen signalisiert der Prüfung, dass die beiden Antworten sich nicht tatsächlich widersprechen und beide aktiv bleiben.

Dies geschieht auch automatisch beim Import. Wann immer Sie eine neue Website-Seite oder ein Dokument hinzufügen oder einen Massenimport durchführen, prüft die Plattform die neuen FAQs gegen Ihr vorhandenes Wissen. Neue FAQs, die dem widersprechen, was Ihr Bot bereits weiß, werden zurückgehalten, bis Sie sie überprüfen – eine neu importierte Seite kann niemals stillschweigend die Antworten überschreiben, die Ihr Bot gibt.

Eine ganze Website oder einen Abschnitt auf einmal verknüpfen #

Wenn Sie auf der Registerkarte FAQs & Wissen eines Agenten auf Quellen verknüpfen klicken, zeigt die Auswahl Ihre Quellen als Baumstruktur an: jede Website auf der obersten Ebene, die Abschnitte dieser Website als Ordner darin und die einzelnen Seiten innerhalb dieser. Jede Ebene verfügt über ein eigenes Kontrollkästchen – aktivieren Sie die Website, um alle importierten Seiten dieser Website mit einem Klick auszuwählen, aktivieren Sie einen Ordner, um alles in diesem Abschnitt auszuwählen, oder klappen Sie einen Ordner auf und aktivieren Sie einzelne Seiten. Ein Bindestrich in einem Kontrollkästchen bedeutet, dass nur einige der darin enthaltenen Seiten ausgewählt sind. Hochgeladene Dokumente sind unter Dateien mit einem eigenen Kontrollkästchen für die Gesamtauswahl gruppiert. Es werden keine Änderungen vorgenommen, bis Sie auf Auswahl speichern klicken.

Entfernen vieler verknüpfter Quellen von einem Agenten #

Auf dem Tab FAQs & Wissen eines Agenten gruppiert die Karte Verknüpfte Wissensdatenbanken die verknüpften Quellen nach Domain (oder „Dateien“ für hochgeladene Dokumente). Jede Domain-Zeile zeigt die Seitenanzahl und eine Schaltfläche Alle vom Agenten entfernen – mit einem Klick wird die Verknüpfung aller Seiten dieser Domain auf einmal aufgehoben. Klicken Sie auf eine Domain-Überschrift, um sie zu erweitern und die einzelnen Seiten anzuzeigen, falls Sie nur einige davon entfernen möchten; jede Zeile hat eine eigene Entfernen-Schaltfläche.

Sie können auch Seiten von überall in der Liste gleichzeitig auswählen und entfernen: Jede Seitenzeile verfügt über ein Kontrollkästchen, und jede Website- oder Ordnerüberschrift hat eine „Alle auswählen“-Option, die alles darin markiert (ein Bindestrich bedeutet, dass nur ein Teil markiert ist). Markieren Sie die Seiten, die entfernt werden sollen – von einer oder mehreren Websites – und am unteren Bildschirmrand erscheint eine Leiste mit einer Verknüpfung aufheben-Schaltfläche, die die gesamte Auswahl nach einer einzigen Bestätigung trennt.

Wenn Sie zuvor Quellen aus Ihrer Wissensdatenbank entfernt haben und ein Agent immer noch eine Gruppe „Gelöschte Quellen“ anzeigt, handelt es sich um einen verbleibenden Verweis auf eine Quelle, die nicht mehr existiert. Klicken Sie in dieser Gruppe auf Alle entfernen, um sie zu bereinigen – die Plattform löscht diese Verweise jetzt auch automatisch, wenn Sie das nächste Mal eine Quelle löschen.

Beim Löschen einer Quelle bleiben deren FAQs standardmäßig erhalten. Das Löschen einer Wissensdatenbankquelle entfernt die Quelle selbst, behält aber standardmäßig die generierten FAQs bei (sodass nichts, was Sie manuell bearbeitet oder wiederverwendet haben, verloren geht) – sie bleiben in Ihrer Bibliothek und in allen verknüpften Agenten erhalten. Wählen Sie die Option „auch deren FAQs löschen“, wenn die generierten FAQs überall entfernt und die Verknüpfung aufgehoben werden soll.

Was im Hintergrund passiert:

• Die KI analysiert den vollständigen Inhalt jedes Dokuments
• Sie identifiziert Schlüsselthemen, Fakten und Details, nach denen Kunden wahrscheinlich fragen werden
• Sie generiert natürlich klingende Fragen und präzise Antworten
• Doppelte FAQs (die sich mit Ihren bestehenden FAQs überschneiden) werden automatisch herausgefiltert
• Der Prozess verbraucht KI-Credits, und die Kosten hängen vom Umfang des Inhalts ab. Die Generierung der Wissensdatenbank kostet 1 Credit pro Inhaltsabschnitt oder 0,25 bei Konten mit dem Max/Mini-Tarif. Dies richtet sich nach Ihrem Konto, nicht nach der Einstellung der KI-Qualität beim Agenten. Die Plattform unterteilt jede Seite oder jedes Dokument in Abschnitte, sodass längere Quellen mehr kosten; die Schätzung, die vor der Bestätigung angezeigt wird, spiegelt dies bereits wider.
• Wenn Sie Ihren eigenen Anthropic-Schlüssel (BYOK) verbunden haben, läuft die Generierung der Wissensdatenbank über Ihren Schlüssel – die Arbeit wird direkt über Ihr Anthropic-Konto abgerechnet und es werden keine Credits berechnet. Die Ausnahme bilden Konten mit dem Max/Mini-Tarif, die unabhängig von BYOK den Satz von 0,25 Credits pro Abschnitt zahlen. Siehe KI-Modell & BYOK für die vollständige Liste dessen, was Ihr Schlüssel abdeckt.

Tipps für beste Ergebnisse:

• Laden Sie Dokumente hoch, die faktische, spezifische Informationen enthalten (Preislisten, Produktspezifikationen, Richtlinien). Diese liefern die besten FAQs.
• Überprüfen Sie jede generierte FAQ, bevor Sie sie aktivieren. Entfernen Sie alle, die irrelevant oder ungenau sind.
• Dokumente mit klarer Struktur (Überschriften, Aufzählungszeichen, Tabellen) liefern bessere Ergebnisse als unformatierter Text.
• Jeder Upload fügt ein Dokument als eigene Quelle hinzu. Um mehrere Themen abzudecken, fügen Sie die Dokumente nacheinander hinzu – jedes wird zu einer separaten Quelle, die Sie einzeln aktualisieren oder entfernen können.

Importieren und Exportieren von FAQs #

Beide befinden sich hinter einer Schaltfläche: Klicken Sie oben in der Liste der häufig gestellten Fragen auf der Seite “Wissensdatenbank” auf Importieren / Exportieren. Es öffnet sich ein einzelnes Pop-up, in dem ein Export- und ein Importbereich untereinander angeordnet sind — es gibt keine separate Import- und Export-Schaltfläche.

Importieren #

Wenn Sie bereits FAQs haben (aus einer Tabelle, einem Hilfe-Center oder einem anderen Tool):

1. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit den Spalten question (Frage), answer (Antwort) und optional category (Kategorie) vor (eine JSON-Datei mit denselben Feldern funktioniert ebenfalls)
2. Gehen Sie zu AI Studio → Knowledge Base und klicken Sie auf Import / Export
3. Klicken Sie im Bereich „Import“ auf Choose a file… (Datei auswählen) und wählen Sie Ihre CSV- oder JSON-Datei aus
4. Optional: Wenn Sie Wissensgruppen (Knowledge Groups) haben, erscheint eine Auswahlmöglichkeit Import into Knowledge Group (In Wissensgruppe importieren) — wählen Sie eine Gruppe aus, damit die importierten FAQs sowohl dieser Gruppe als auch Ihrer Bibliothek hinzugefügt werden. Lassen Sie die Einstellung auf Main library (no group) (Hauptbibliothek (keine Gruppe)), um die Daten ohne Gruppenzuordnung zu importieren. (Das Importieren einer Datei pro Wissensset und die jeweilige Gruppenauswahl ist der schnellste Weg, um strukturiertes Wissen aufzubauen.)

Doppelte Fragen und leere Zeilen werden automatisch übersprungen. Das Pop-up-Fenster zeigt an, wie viele FAQs importiert bzw. übersprungen wurden. Übersprungene Duplikate werden der ausgewählten Gruppe nicht hinzugefügt — sie verbleiben genau dort, wo sie sich bereits befinden.

Exportieren #

So sichern oder teilen Sie Ihre FAQs:

1. Gehen Sie zu AI Studio → Knowledge Base und klicken Sie auf Import / Export
2. Klicken Sie im Bereich „Export“ auf Export CSV oder Export JSON, um Ihre gesamte FAQ-Bibliothek (Frage, Antwort, Kategorie) herunterzuladen

FAQs per Import/Export massenhaft bearbeiten #

Wenn Sie viele FAQs auf einmal korrigieren müssen – etwa umformulierungen, Anpassungen des Tons oder das Hinzufügen eines einheitlichen Haftungsausschlusses für alle Antworten –, ist der schnellste Arbeitsablauf: FAQ-Liste in eine Text-/CSV-Datei exportieren, extern bearbeiten und wieder importieren.

• Öffnen Sie die exportierte Datei in Ihrem bevorzugten Editor (Tabellenkalkulationsprogramm, Texteditor) oder fügen Sie den Inhalt in einen KI-Assistenten ein und bitten Sie ihn, die Überarbeitung für Sie zu übernehmen.
• Dies ist wesentlich schneller, als sich einzeln durch Dutzende von Bearbeitungsformularen zu klicken.
• Ein erneuter Import ändert niemals bestehende FAQs. Eine Zeile, deren Frage mit einer bestehenden FAQ übereinstimmt, wird übersprungen (die Antwort wird nicht aktualisiert); nur Zeilen mit neuen Fragen werden hinzugefügt. Beim Importieren wird außerdem niemals etwas gelöscht.
• Der Workflow für die Massenbearbeitung lautet daher: exportieren → Datei bearbeiten → die alten FAQs in der Liste auswählen und löschen (markieren Sie diese und verwenden Sie die Massenlöschung) → bearbeitete Datei importieren. Behalten Sie die ursprüngliche Exportdatei als Backup unverändert bei, falls Sie Änderungen rückgängig machen müssen.
• Wenn Sie nur Fragen umformulieren, reicht ein einfacher erneuter Import aus — die umformulierten Zeilen zählen als neue Fragen —, aber die alten Versionen bleiben bestehen, bis Sie sie löschen.

FAQ-Leistung verfolgen #

Die App zeigt Ihnen, wie Ihre FAQs abschneiden:

• Nutzungsanzahl – Wie oft jede FAQ vom Bot verwendet wurde; dies wird in jeder FAQ-Zeile angezeigt, sobald sie mindestens einmal verwendet wurde
• Sortieren Sie die FAQ-Liste nach Am häufigsten verwendet (über das Sortier-Dropdown-Menü), um Ihre meistgenutzten FAQs zuerst zu sehen

Nutzen Sie diese Zahlen, um:

• Ihre wertvollsten FAQs zu identifizieren
• FAQs zu finden, die nie verwendet werden (erwägen Sie, diese umzuformulieren oder zu entfernen)
• Lücken zu erkennen, bei denen Kunden Fragen stellen, für die Sie keine FAQs haben (überprüfen Sie Ihre Live-Konversationen auf Muster und fügen Sie neue FAQs hinzu)

Best Practices #

1. Starten Sie mit 10-20 FAQs. Decken Sie zuerst die häufigsten Fragen ab. Sie können jederzeit weitere hinzufügen, wenn Sie lernen, was Kunden fragen.

2. Überprüfen Sie wöchentlich die Live-Konversationen. Suchen Sie nach Fragen, mit denen der Bot Schwierigkeiten hatte, und erstellen Sie neue FAQs, um diese Lücken zu schließen.

3. Halten Sie FAQs aktuell. Wenn sich Ihre Preise oder Richtlinien ändern, aktualisieren Sie die FAQ sofort. Eine veraltete FAQ ist schlimmer als gar keine FAQ.

4. Duplizieren Sie nicht Ihre Bot-Anweisungen. FAQs sind für spezifische Fakten und Details gedacht. Allgemeines Verhalten und Persönlichkeit gehören in die KI-Anweisungen.

5. Schreiben Sie natürlich. Schreiben Sie FAQs so, wie ein Kunde sie stellen würde und wie Sie in einem echten Gespräch antworten würden.

6. Testen Sie nach dem Hinzufügen neuer FAQs. Verwenden Sie den Tab Ausprobieren des Agenten, um zu überprüfen, ob der Bot Ihre neuen FAQs korrekt verwendet, wenn relevante Fragen aufkommen.

Häufige Fragen zur Wissensdatenbank #

Ich habe eine Wissensgruppe mit meinem Agenten verknüpft – sehe ich trotzdem die einzelnen FAQs auf der Seite „Wissensdatenbank“? Ja. Gruppen sind nur eine Abkürzung, um viele FAQs gleichzeitig zu verknüpfen; jedes FAQ existiert weiterhin in der Haupt-FAQ-Bibliothek und kann dort bearbeitet werden.

Eine von mir bearbeitete FAQ scheint vom Bot nicht verwendet zu werden – warum? Überprüfen Sie, ob sie tatsächlich mit dem Agenten verknüpft ist, der diese Konversation beantwortet (oder ob der Agent so eingestellt ist, dass er Ihre gesamte Wissensdatenbank nutzt). Eine nicht verknüpfte FAQ ist für den Bot dieses Agenten unsichtbar, egal wie gut sie geschrieben ist. (Die einzige Ausnahme: Eine FAQ, die durch Widersprüche finden zurückgehalten wird, bleibt zwar verknüpft, ist aber vom Wissen des Bots ausgeschlossen, bis Sie den Konflikt gelöst haben.)

Benötige ich mindestens 3 FAQs, damit sich die Einrichtung der intelligenten Suche lohnt? Nein – selbst 1-2 FAQs helfen sofort durch den Abgleich von Schlüsselwörtern. Die bedeutungsorientierte Suche ist ein Bonus, der automatisch aktiviert wird, sobald Sie die Schwelle von 3 überschreiten; es ist keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der FAQs, die meine Wissensdatenbank enthalten kann? Nein. Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Einträge und kein Speicherkontingent – die größten Konten auf der Plattform verwalten problemlos weit über hunderttausend Einträge. Die bestehenden Limits gelten pro Import, nicht pro Bibliothek: 50 MB pro hochgeladener Datei, 2.000 Zeilen pro Tabellenkalkulation und 100 Seiten pro Website-Import oder -Aktualisierung.

Macht eine größere Wissensdatenbank den Bot also immer intelligenter? Nein, und das ist ein Punkt, den man verinnerlichen sollte. Ihr Agent liest nicht bei jeder Nachricht die gesamte Bibliothek – er durchsucht sie und übergibt der KI nur die Einträge, die zur Frage passen. Das Hinzufügen von nahezu identischen oder widersprüchlichen Einträgen verschlechtert diese Suche, weshalb es Quellenübergreifende Dublettenprüfung und Widersprüche finden gibt. Weniger, aber sauberere Einträge sind immer besser als eine große Menge an Einträgen.

Gibt es eine Begrenzung für die Länge der Anweisungen für den Agenten? Ja, und das ist eine echte Obergrenze: Es handelt sich um das Kontext-Budget auf dem Tab „Bot-Einstellungen“ des Agenten, das je nach Plan variiert. Siehe Einrichten Ihres KI-Bots.

Nächste Schritte #

• KI-Agenten — wo FAQs in den restlichen Aufbau eines Agenten integriert werden.
• Einrichten Ihres KI-Bots — der vollständige Leitfaden zum Schreiben von Anweisungen und Playbooks.
• KI-Agenten — die Hauptseite der AI Studio-Gruppe, in der sich die Wissensdatenbank befindet, neben Vorlagen, Medienbibliothek, benutzerdefinierten Funktionen und MCP-Servern.