Benutzerdefinierte Felder, Lead-Profil & Notizen #

Jeder Kontakt hat die Grundlagen — Name, Telefonnummer, E-Mail, Kanal. Meistens wissen Sie jedoch viel mehr über die Personen, mit denen Sie sprechen: ihr Unternehmen, ihren Geburtstag, was sie beim letzten Mal gekauft haben, von welcher Konferenz sie kommen. Diese Seite behandelt die zusätzlichen Informationen, die Sie einem Kontakt hinzufügen können, und wo diese jeweils gespeichert werden.

Übersicht #

Wenn Sie die App schon länger nutzen: Was früher zwei separate Dinge waren — ein ausführliches „Lead-Profil“ und eine stapelbare Liste mit datierten Notizen — ist jetzt in einem Feld zusammengefasst, das im vollständigen Kontaktdatensatz als Notizen bezeichnet wird. Es gibt kein separates, mit Zeitstempeln versehenes Notizprotokoll mit Titeln mehr; alles, was Sie über einen Kontakt schreiben möchten, kommt in dieses eine Feld. Siehe Notizen weiter unten, was das in der Praxis bedeutet.

Definieren von benutzerdefinierten Feldern #

Benutzerdefinierte Felder sind für alle Ihre Kontakte wiederverwendbar. Sobald Sie ein Feld wie company erstellen, wird es Teil des Schemas Ihres Kontos und erscheint jedes Mal als Vorschlag, wenn Sie einen anderen Kontakt bearbeiten.

Feldtyp: Benutzerdefinierte Felder sind nur als Freitext verfügbar – es gibt keine Dropdown-, Radio-Button- oder Multiple-Choice-Typen. Wenn Sie möchten, dass ein Feld immer nur einen von wenigen festgelegten Werten enthält (wie eine Lead-Quelle wie „Newsletter“, „Empfehlung“ oder „Anzeige“), geben Sie den Wert konsistent ein oder füllen Sie ihn per Massenimport über eine Tabellenkalkulation, damit jeder Kontakt genau die gewünschte Formulierung verwendet.

Namensregeln:

• Feldnamen dürfen nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten und müssen mit einem Buchstaben oder Unterstrich beginnen (zum Beispiel lead_source, nicht Lead Source).
• Nur englische Buchstaben ohne Akzente — Leerzeichen, Großbuchstaben sowie akzentuierte oder nicht-lateinische Zeichen werden abgelehnt. Auch wenn der Rest Ihres Kontos in einer anderen Sprache gehalten ist, benennen Sie das Feld cumpleanos oder birthday, nicht cumpleaños. Nur der Name ist eingeschränkt; der Wert, den Sie darin speichern, kann in jeder beliebigen Sprache sein.
• Ein Konto kann bis zu 50 benutzerdefinierte Felder haben.
• Wählen Sie den Namen sorgfältig aus — sobald ein Feld in einer Vorlage oder Kampagne verwendet wird, können Sie es nicht löschen, ohne zuvor diese Referenzen zu entfernen.

Ausfüllen von benutzerdefinierten Feldern bei einem Kontakt #

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte.
2. Klicken Sie auf die Zeile eines Kontakts, um das Schnellansicht-Panel zu öffnen, und klicken Sie dann auf Bearbeiten — oder klicken Sie auf Neuer Kontakt, um einen neuen zu erstellen.
3. Suchen Sie im Kontaktformular den Bereich Benutzerdefinierte Felder.
4. Geben Sie einen Namen unter Feld hinzufügen ein (bestehende Feldnamen erscheinen als Vorschläge — klicken Sie auf einen, um ihn wiederzuverwenden), klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie dann den Wert ein.
5. Klicken Sie im Formular auf Speichern, um es zu sichern.

Felder, die bereits einen Wert haben, werden im Schnellansicht-Panel und im vollständigen Kontaktdatensatz als schreibgeschützte Zeilen angezeigt – um einen Wert zu ändern, öffnen Sie erneut Bearbeiten.

Das Löschen eines Feldes aus dem Bearbeitungsformular entfernt diesen Wert vom Kontakt. Das vollständige Entfernen eines Feldes aus jedem Kontakt und dem Schema Ihres Kontos ist nicht möglich, solange es von einer Vorlage oder Kampagne referenziert wird.

Die KI benutzerdefinierte Felder für Sie ausfüllen lassen #

Ihr KI-Agent kann Informationen direkt in benutzerdefinierten Feldern speichern, sobald sie im Gespräch auftauchen — ein Geburtstag, der Name eines Partners, eine diätetische Anforderung, eine Tischpräferenz —, damit Sie diese später in einer Nachricht oder einem Follow-up verwenden können. Dies ist standardmäßig deaktiviert und schreibt nur in Felder, die Sie explizit ausgewählt haben.

Zwei Dinge müssen erfüllt sein, und beide sind erforderlich — dies ist der häufigste Grund, warum Benutzer feststellen, dass nichts gespeichert wurde:

1. Erstellen Sie zuerst die Felder. Die KI kann nur in Felder schreiben, die bereits in Ihrem Konto existieren. Fügen Sie diese auf dem normalen Weg hinzu (siehe Benutzerdefinierte Felder bei einem Kontakt ausfüllen oben) — zum Beispiel customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Denken Sie an die Namensregeln: nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstriche.

2. Geben Sie dem Agenten die Berechtigung und wählen Sie die Felder aus.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf KI-Agenten und öffnen Sie den Agenten.
2. Gehen Sie zum Tab KI-Fähigkeiten.
3. Aktivieren Sie unter Kontakt-Updates die Option KI erlauben, zusätzliche Informationen zu sammeln.
4. Es erscheint eine Karte mit dem Titel Zusätzliche Informationen während der Buchung sammeln, die Ihre benutzerdefinierten Felder auflistet. Aktivieren Sie den Schalter neben jedem Feld, das die KI ausfüllen darf — das Erstellen eines Feldes allein reicht nicht aus, und jedes Feld, das nicht aktiviert ist, wird stillschweigend ignoriert. (Wenn die Karte anzeigt, dass Sie noch keine benutzerdefinierten Felder haben, gehen Sie zurück und erstellen Sie diese zuerst.)
5. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Veröffentlichen, um den Agenten zu veröffentlichen. Änderungen verbleiben im Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen; eine unveröffentlichte Änderung wirkt sich also nicht auf laufende Gespräche aus. Durch das Veröffentlichen werden alle ausstehenden Entwurfsänderungen live geschaltet, nicht nur diese eine. Werfen Sie also einen Blick auf die anderen Tabs, falls Sie dort Änderungen vorgenommen haben.

Gut zu wissen:

• Es funktioniert während des gesamten Gesprächs, nicht nur bei Buchungen. Entgegen der Formulierung auf der Karte — Buchungen waren der Ursprung dieser Funktion — speichert die KI einen Wert in dem Moment, in dem der Kontakt ihn erwähnt, unabhängig davon, ob ein Termin involviert ist oder nicht. Sie müssen Buchungen überhaupt nicht aktiviert haben.
• Jedes Feld kann als erforderlich markiert werden. Erforderlich bedeutet nur “muss gesammelt werden, bevor die KI einen Termin bestätigt” — es blockiert niemals ein normales Gespräch und hat keine Auswirkungen auf einen Agenten, der keine Buchungen entgegennimmt.
• Wenn die KI sagt, sie habe etwas “notiert”, ist das nicht dasselbe wie Speichern. Wenn das Feld nicht erstellt und aktiviert ist, kann die KI zwar höflich antworten, dass sie es notiert hat, aber es landet nichts beim Kontakt. Überprüfen Sie den Kontaktdatensatz, um zu bestätigen, dass ein Wert tatsächlich gespeichert wurde.
• Sagen Sie dem Agenten, wann er fragen soll. Beschreiben Sie in den Anweisungen des Agenten, wann jedes Feld zutrifft (“wenn der Gast eine Allergie oder Diät erwähnt, speichere dies in dietary_notes”). Die KI liest dies in natürlicher Sprache, sodass sie nicht jeden mit derselben Liste ausfragt.
• Nichts wird rückwirkend ausgefüllt. Nur Gespräche ab dem Moment der Veröffentlichung werden erfasst — Details, die bereits in früheren Chats erwähnt wurden, werden nicht nachträglich ausgefüllt.
• Richten Sie dies auf dem Konto ein, dem die Kontakte gehören. Benutzerdefinierte Felder gehören zu einem einzigen Konto. Erstellen Sie diese bei einer Agentur-Einrichtung also innerhalb des Unterkontos, dessen Agent das Gespräch führt, nicht auf dem übergeordneten Agentur-Konto.
• Freitext-Notizen gehören ebenfalls in ein Feld. Die Konversations-KI kann nicht in das Feld Lead-Profil / Notizen eines Kontakts schreiben (siehe unten) — dieses ist für Sie und Ihr Team gedacht, obwohl Automatisierungen und die API hineinschreiben können. Wenn Sie möchten, dass die KI selbst etwas wie “fragte nach einem Zöliakie-Gericht” aufzeichnet, machen Sie daraus ein benutzerdefiniertes Feld wie dietary_notes.

Was die KI während eines Gesprächs lesen kann #

Wenn Sie entscheiden, wo eine Information gespeichert werden soll, damit die KI während des Chats darauf reagieren kann, ist dieser Unterschied entscheidend:

• Benutzerdefinierte Felder: Die KI liest diese bei jeder Antwort. Alle Werte der benutzerdefinierten Felder eines Kontakts sind für die KI während des gesamten Gesprächs verfügbar – unabhängig davon, wie das Feld ausgefüllt wurde (von Ihnen, zuvor von der KI, durch einen Import oder über die API). Eine Regel in den Anweisungen Ihres Agenten wie „Begrüße wiederkehrende Kunden mit ihrem preferred_barber“ funktioniert daher, weil die KI den Wert in diesem Moment sehen kann.
• Tags: Die KI sieht diese während des Chats nicht. Das Tagging erfolgt als separater Schritt, nachdem die Antwort der KI gesendet wurde – die KI weist Tags basierend auf Ihren Beschreibungen zu, aber ihr wird während des Gesprächs nicht angezeigt, welche Tags ein Kontakt bereits besitzt. Anweisungen wie „Wenn der Kontakt das VIP-Tag hat, biete den Rabatt an“ werden nicht funktionieren.

Die Faustregel: Alles, was die KI während eines Gesprächs lesen und worauf sie reagieren soll, gehört in ein benutzerdefiniertes Feld. Tags sind für alles, was außerhalb des Gesprächs passiert – das Filtern und Segmentieren von Kontakten, das gezielte Versenden von Broadcasts und das Auslösen von Tag-Webhooks in Ihren anderen Systemen in dem Moment, in dem die KI ein Tag anwendet.

Benutzerdefinierte Felder per Massenimport laden #

Die Spaltenzuordnung des Import-Assistenten erkennt nur Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Tags und Notizen — es gibt keinen Schritt zum „Zuordnen dieser Tabellenspalte zu einem benutzerdefinierten Feld“ (Tags hingegen werden als echte Tags importiert). Um Werte für benutzerdefinierte Felder heute per Massenimport zu laden, verwenden Sie die API – welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, ob die Kontakte bereits existieren.

Fügen Sie brandneue Kontakte hinzu? Der Endpunkt für den Massenimport von Kontakten der API akzeptiert Werte für benutzerdefinierte Felder direkt im selben Aufruf, sodass Sie keinen zweiten Durchgang benötigen. Fügen Sie bei jedem Datensatz neben Name, Telefonnummer und E-Mail ein custom_fields-Objekt hinzu, und die Kontakte werden mit bereits ausgefüllten benutzerdefinierten Feldern erstellt. Das Anforderungsformat ist im Abschnitt „Kontakte“ der API-Referenz dokumentiert.

Möchten Sie bestehende Kontakte ergänzen?

1. Listen Sie Ihre Kontakte über die API auf, um die ID jedes Kontakts zu erhalten. Der CSV-Export enthält keine Spalte für Kontakt-IDs oder benutzerdefinierte Felder. Informationen zum Erhalt eines Schlüssels und zum Aufrufen des Endpunkts finden Sie unter API-Zugriff.
2. Tragen Sie die Werte in Ihre Tabelle ein.
3. Verwenden Sie den Endpunkt zur Kontaktaktualisierung der API (siehe API-Zugriff), um diese pro Kontakt zurückzuschreiben, da der Import-Assistent selbst noch keine Spaltenzuordnung für benutzerdefinierte Felder bietet. Jede Aktualisierung betrifft nur die von Ihnen gesendeten Schlüssel – alle benutzerdefinierten Felder, die Sie weglassen, behalten ihre aktuellen Werte.

Notizen (= Lead-Profil) #

Im vollständigen Datensatz eines Kontakts (klicken Sie im Schnellansicht-Panel auf Vollständigen Datensatz öffnen) ist das Notizen-Panel ein einzelnes Freitextfeld — dasselbe zugrunde liegende Feld, das an anderer Stelle auch als “Lead-Profil” bezeichnet wird. Im Bearbeitungsformular des Kontakts ist genau dasselbe Feld als Lead-Profil beschriftet und als “Interne Notizen zu diesem Kontakt” beschrieben; suchen Sie also nicht nach einem zweiten Feld. Schreiben Sie alles auf, was für das Gespräch relevant ist: Geschäftsart, Probleme, Unternehmensgröße, kürzliche Aktivitäten, alles, was hilft, die Ansprache zu personalisieren.

Wie die KI es verwendet: In einer Nachrichtenvorlage – einer Broadcast-Nachricht, einer Nachverfolgung, den Anweisungen eines KI-Agenten – können Sie einen Platzhalter wie {{personal_context|write a one-line opener that references their business}} einfügen. Wenn diese Vorlage an einen bestimmten Kontakt gesendet wird, liest die KI dessen Notizen und schreibt eine personalisierte Zeile unter Verwendung der dortigen Informationen. Wenn ein Kontakt keine Notizen hat, wird der Platzhalter einfach aus der Nachricht entfernt.

Die KI schreibt dies nicht für Sie — Sie oder Ihr Team füllen es aus. Betrachten Sie es als das Spickzettel-Blatt, das ein Vertriebsmitarbeiter lesen sollte, bevor er zum Hörer greift. Wenn Sie möchten, dass die KI selbst etwas aufzeichnet, das sie in einem Gespräch lernt, verwenden Sie stattdessen ein benutzerdefiniertes Feld — siehe Die KI benutzerdefinierte Felder für Sie ausfüllen lassen.

Das Bearbeiten ist unkompliziert: Tippen Sie in das Feld und klicken Sie dann auf Notiz speichern (oder auf Verwerfen, um ungespeicherte Änderungen zu löschen). Es gibt keinen separaten Titel oder Datum pro Eintrag – es handelt sich um einen fortlaufenden Textblock pro Kontakt. Wenn Sie also ein datiertes Protokoll wünschen, stellen Sie jedem Eintrag das Datum selbst voran.

Status #

Jeder Kontakt hat einen Status-Badge, der anzeigt, an welchem Punkt seiner Reise er sich befindet:

Klicken Sie direkt in der Kontakttabelle auf den Status-Badge, um ihn inline zu ändern – dies gilt für jeden Status außer „Spam“. Den Status „Spam“ legen Sie über die Massenaktion Als Spam markieren (und die entsprechende Bestätigung) fest, da dies zusätzliche Auswirkungen hat. Das Aufheben der Spam-Markierung ist auf die gleiche Weise über Nicht mehr als Spam markieren möglich.

Zuweisen eines Kontakts an ein Teammitglied #

Die Zuweisung der Zuständigkeit — einem Teammitglied einen Kontakt zuweisen, damit andere nicht versehentlich antworten — wird über den Bildschirm Chats und nicht über die Kontaktseite festgelegt: Öffnen Sie die Konversation und verwenden Sie dort das Steuerelement für die Zuweisung. Siehe Chat-Oberfläche für die vollständige Anleitung. Nur Kontoinhaber und Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können eine Zuweisung ändern.

Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Broadcasts und Vorlagen #

Benutzerdefinierte Felder sind besonders nützlich in ausgehenden Nachrichten. Überall dort, wo Sie eine Nachricht verfassen können – Broadcast-Nachrichten, WhatsApp-Vorlagen, Anweisungen für KI-Agenten – können Sie einen Platzhalter wie diesen einfügen:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Wenn die Nachricht versendet wird, werden {{first_name}} und {{company}} durch die Werte des jeweiligen Kontakts ersetzt. Wenn ein Kontakt dieses Feld nicht ausgefüllt hat, bleibt der Platzhalter leer.

Einige Tipps:

• Verwenden Sie kleingeschriebene Namen mit Unterstrichen – der Platzhalter muss exakt mit dem Feldnamen übereinstimmen ({{company}}, nicht {{Company}}).
• Integrierte Felder funktionieren ebenfalls – {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} und {{phone_number}} funktionieren, ohne dass sie als benutzerdefinierte Felder eingerichtet werden müssen.
• Mit Notizen kombinieren – für KI-personalisierte Zeilen verwenden Sie {{personal_context|your instruction}} anstelle eines festen benutzerdefinierten Feldes; die KI schreibt etwas Neues basierend auf den Notizen des Kontakts.
• Sie können ein Feld nicht löschen, das in Verwendung ist – wenn eine Vorlage {{company}} verwendet, blockiert das System das Löschen von company, bis Sie es aus diesen Vorlagen entfernt haben.

Benötigen Sie Hilfe? #

Eine gute Faustregel dafür, was wohin gehört:

• Ein kurzer, strukturierter Fakt, nach dem Sie filtern oder zusammenführen möchten → benutzerdefiniertes Feld.
• Ein Absatz mit Kontext für die KI oder Ihr Team zum Lesen → Notizen.
• Wer das Gespräch führt → der Zuständige, festgelegt in den Chats.

Kommen Sie immer noch nicht weiter? Wenden Sie sich an den Support, und wir helfen Ihnen bei der Einrichtung.

Nächste Schritte #

• Hinzufügen eines neuen Kontakts — Kontakte einzeln hinzufügen, plus ein vollständiger Rundgang durch den Kontaktbildschirm.
• Importieren von Kontakten aus einer Datei — eine Tabelle importieren.
• Chat-Oberfläche — wo sich die Kontaktzuweisung befindet.