Zeitplan für die Bot-Verfügbarkeit #

Der Verfügbarkeitszeitplan steuert, wann Ihr KI-Bot aktiv ist und auf Nachrichten antwortet. Sie können für jeden Wochentag spezifische Zeiten festlegen, damit der Bot nur dann arbeitet, wenn Sie es wünschen – während der Geschäftszeiten, zu erweiterten Zeiten oder rund um die Uhr.

Funktionsweise #

Wenn eine Nachricht von einem Kontakt eingeht, prüft die Plattform, ob die aktuelle Uhrzeit innerhalb der aktiven Stunden des Bots für diesen Tag liegt:

• Falls ja: Der Bot verarbeitet die Nachricht und antwortet.
• Falls nein: Der Bot bleibt vorerst stumm. Die Nachricht wird gespeichert und die KI antwortet automatisch, sobald das nächste Zeitfenster beginnt – niemand muss etwas tun, und es ist keine neue Nachricht erforderlich, um dies auszulösen. Siehe Was passiert außerhalb der aktiven Zeiten weiter unten. Dies wird auch im Chat angezeigt: Die Statusleiste über dem Antwortfeld zeigt Außerhalb der Arbeitszeiten – KI wird fortgesetzt um zur nächsten Öffnungszeit an und wechselt automatisch zu Aktiv, sobald das Zeitfenster beginnt.

Standardverhalten: Wenn Sie keinen Verfügbarkeitszeitplan festlegen, ist der Bot rund um die Uhr (24/7) verfügbar und antwortet zu jeder Tages- und Nachtzeit. #

Festlegen der aktiven Stunden Ihres Bots #

Während des Onboardings #

Wenn Sie den geführten Onboarding-Assistenten verwenden und einen Anwendungsfall mit Bezug zu Buchungen auswählen, können Sie Ihren Verfügbarkeitsplan als Teil des Onboarding-Prozesses einrichten. Dadurch werden die aktiven Stunden Ihres Bots konfiguriert, noch bevor Sie die Einrichtung Ihres ersten Agenten abgeschlossen haben.

Für einen Agenten #

1. Öffnen Sie den Agent (unter AI Studio → AI Agents).
2. Klicken Sie auf den Tab Active Hours – dies ist Schritt 2 im Editor.

3. Deaktivieren Sie den Schalter Active 24/7 oben im Tab. Dadurch werden sieben Zeilen sichtbar – eine für jeden Wochentag (Montag bis Sonntag), die standardmäßig alle deaktiviert sind.

4. Aktivieren Sie den Schalter für einen Tag und klicken Sie dann auf Add time slot (oder bearbeiten Sie das standardmäßige Zeitfenster von 06:00–23:00 Uhr, das erscheint), um festzulegen, wann der Bot an diesem Tag aktiv sein soll.

5. Um den Bot für einen ganzen Tag inaktiv zu lassen, lassen Sie den Schalter für diesen Tag einfach deaktiviert.
6. Klicken Sie unten auf Save changes, wenn Sie fertig sind.

Keine Einstellungen für außerhalb der Geschäftszeiten erforderlich: Nachrichten, die während der geschlossenen Zeiten eingehen, werden automatisch bei der nächsten Öffnung beantwortet – siehe Was passiert außerhalb der aktiven Zeiten.

Abkürzung für 24/7-Bots: Oben im Tab ‘Active Hours’ befindet sich der Schalter Active 24/7. Lassen Sie ihn eingeschaltet (Standardeinstellung), damit der Bot rund um die Uhr antwortet – dadurch werden die Zeilen für die einzelnen Wochentage vollständig ausgeblendet.

Achtung: Wenn Sie jeden einzelnen Tag deaktivieren (anstatt den Schalter Active 24/7 zu verwenden), wertet die Plattform dies als leeren Zeitplan und der Bot antwortet wieder rund um die Uhr – das bedeutet NICHT, dass der Bot vollständig stummgeschaltet ist. Lassen Sie mindestens einen Tag aktiviert, wenn der Bot an den anderen Tagen tatsächlich nicht antworten soll.

Beispiel: Standard-Geschäftszeiten #

In diesem Beispiel ist der Bot von Montag bis Freitag während der Geschäftszeiten aktiv, samstags mit verkürzten Zeiten und sonntags ist er komplett ausgeschaltet. #

Geteilte Zeitpläne (mehrere Zeitfenster pro Tag) #

Sie können mehr als ein aktives Zeitfenster pro Tag festlegen. Dies ist nützlich, wenn der Bot zu bestimmten Zeiten aktiv sein soll, zu anderen jedoch nicht.

Beispiel: Vormittags und abends aktiv, nachmittags inaktiv

Der Bot antwortet während beider Zeitfenster, bleibt aber von 12:00 bis 16:00 Uhr inaktiv.

Sie können auch ein Zeitfenster festlegen, das über Mitternacht hinausgeht (z. B. 22:00-06:00 Uhr). Ein Zeitfenster, bei dem Start- und Endzeit identisch sind, wird als ganztägig aktiv behandelt.

Zeitzoneneinstellungen #

Ihr Verfügbarkeitszeitplan basiert auf der in Ihrem Konto eingestellten Zeitzone.

So stellen Sie Ihre Zeitzone ein:

1. Klicken Sie unten in der Hauptseitenleiste auf Settings.
2. Klicken Sie unter der Gruppe Account auf Profile.
3. Suchen Sie das Feld Timezone in der Karte Preferences und wählen Sie Ihre Zeitzone aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf Save. Alle Verfügbarkeitszeiten verwenden nun diese Zeitzone.

Was ist, wenn sich Ihre Kontakte in anderen Zeitzonen befinden? Der Zeitplan verwendet immer IHRE Zeitzone. Wenn Sie den Bot beispielsweise auf 09:00-18:00 Uhr Mitteleuropäischer Zeit (MEZ) einstellen, erhält ein Kontakt, der um 10:00 Uhr Eastern Time (was 16:00 Uhr MEZ entspricht) aus New York schreibt, eine Antwort, da 16:00 Uhr innerhalb Ihrer aktiven Stunden liegt.

Was passiert außerhalb der aktiven Stunden #

Wenn eine Nachricht eingeht, während der Bot inaktiv ist, wird die Nachricht gespeichert – nichts geht verloren und niemand muss sich darum kümmern. Die Antwort der KI wird so geplant, dass sie genau dann gesendet wird, wenn Ihr nächstes aktives Zeitfenster beginnt; Sie benötigen keine neue Nachricht, um dies auszulösen, und müssen nichts manuell fortsetzen.

Während er wartet, zeigt der Chat einen bernsteinfarbenen Status Außerhalb der Geschäftszeiten an und befindet sich unter dem Filter Außerhalb der Geschäftszeiten in Chats – so ist alles, was auf die nächste Öffnungszeit wartet, nur einen Klick entfernt.

Sie können in der Zwischenzeit jederzeit manuell antworten – unabhängig vom Zeitplan des Bots können Sie Kontakte jederzeit über die Chat-Oberfläche selbst anschreiben. Wenn Sie dies tun, wird die wartende KI-Antwort abgebrochen, sodass der Kontakt niemals eine veraltete Bot-Antwort zusätzlich zu Ihrer erhält.

Gut zu wissen: Folge-Nachrichten berücksichtigen ebenfalls den Zeitplan des Bots. Wenn Sie in Ihren Follow-up-Einstellungen die Option „Geschäftszeiten berücksichtigen“ aktivieren, werden geplante Follow-ups nur während der aktiven Zeiten des Bots gesendet.

Gängige Zeitpläne #

Immer aktiv (24/7) #

Lassen Sie den Verfügbarkeitsbereich leer oder unkonfiguriert (oder lassen Sie Active 24/7 aktiviert). Der Bot antwortet dann jederzeit.

Am besten geeignet für: Support-Bots, internationales Publikum, Agenten, bei denen Sie die schnellstmögliche Antwort wünschen.

Nur während der Geschäftszeiten #

Stellen Sie Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr ein (oder Ihre tatsächlichen Geschäftszeiten).

Am besten geeignet für: B2B-Akquise, professionelle Dienstleistungen, Situationen, in denen Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten ungewöhnlich wirken würden.

Erweiterte Geschäftszeiten #

Legen Sie längere Zeitfenster fest (z. B. 07:00-22:00 Uhr), einschließlich Abenden und Wochenenden.

Am besten geeignet für: E-Commerce, Verbrauchermarken, Zielgruppen, die außerhalb der normalen Geschäftszeiten surfen.

Ereignisbasierte Zeitfenster #

Legen Sie enge Zeitfenster für bestimmte Ereignisse oder Werbeaktionen fest.

Am besten geeignet für: Webinar-Nachfassaktionen, Produkteinführungen, zeitlich begrenzte Angebote, bei denen der Bot nur für wenige Stunden aktiv sein muss.

Tipps #

1. Entsprechen Sie den Erwartungen Ihrer Zielgruppe. Wenn Ihre Kunden um 22 Uhr schnelle Antworten erwarten, lassen Sie den Bot aktiv. Wenn Nachrichten um Mitternacht nicht zu Ihrer Marke passen würden, schränken Sie die Zeiten ein.

2. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams. Wenn der Bot ein menschliches Teammitglied benachrichtigt und niemand da ist, um zu antworten, muss der Kontakt warten. Stimmen Sie die Bot-Zeiten nach Möglichkeit mit der Verfügbarkeit des Teams ab.

3. Verwenden Sie „always on“, wenn man Sie jederzeit erreichen kann. Wenn Kontakte Ihnen rund um die Uhr Nachrichten senden können (zum Beispiel über ein Website-Chat-Widget), stellt die Verfügbarkeit des Bots rund um die Uhr sicher, dass niemand warten muss.

4. Testen Sie Ihren Zeitplan. Senden Sie nach dem Festlegen Ihrer Zeiten eine Testnachricht außerhalb der aktiven Zeiten, um sicherzustellen, dass der Bot stumm bleibt, und senden Sie dann eine während der aktiven Zeiten, um zu bestätigen, dass er antwortet.

Nächste Schritte #

• KI-Agenten — hier befindet sich der Tab „Aktive Zeiten“ zusammen mit der restlichen Einrichtung des Agenten.
• Automatisierte Follow-ups — wie „Geschäftszeiten berücksichtigen“ mit Ihrem Zeitplan für aktive Zeiten interagiert.