Anpassade fält, lead-profil & anteckningar #

Varje kontakt har grundläggande information — namn, telefonnummer, e-post, kanal. Men oftast vet du mycket mer om personerna du pratar med: deras företag, födelsedag, vad de köpte senast, vilken konferens de kom ifrån. Den här sidan täcker de extra uppgifter du kan koppla till en kontakt, och var varje del finns.

Översikt #

Om du har använt appen ett tag: det som tidigare var två separata saker — en “Lead-profil” i långformat och en staplad lista med daterade anteckningar — har nu slagits samman till ett fält, märkt Anteckningar på kontaktens fullständiga post. Det finns inte längre en separat tidsstämplad anteckningslogg med titlar; allt du skriver om en kontakt hamnar i den här rutan. Se Anteckningar nedan för vad det innebär i praktiken.

Definiera anpassade fält #

Anpassade fält är återanvändbara för alla dina kontakter. När du väl har skapat ett fält som company blir det en del av ditt kontos schema och visas som ett förslag varje gång du redigerar en annan kontakt.

Fälttyp: Anpassade fält är endast fritext — det finns inga typer för rullistor, radioknappar eller flerval. Om du vill att ett fält endast ska innehålla ett av några få fasta värden (som en lead-källa som “Nyhetsbrev”, “Referens” eller “Annons”), skriv in samma värde konsekvent, eller fyll i det i bulk via en kalkylbladsexport/-import så att varje kontakt använder exakt den formulering du vill ha.

Namngivningsregler:

• Fältnamn får endast innehålla gemener, siffror och understreck, och måste börja med en bokstav eller ett understreck (till exempel lead_source, inte Lead Source).
• Endast engelska bokstäver utan accenter — mellanslag, versaler samt tecken med accenter eller icke-latinska tecken avvisas. Även om resten av ditt konto är på ett annat språk, döp fältet till cumpleanos eller birthday, inte cumpleaños. Endast namnet är begränsat; värdet du lagrar i det kan vara på vilket språk som helst.
• Ett konto kan ha upp till 50 anpassade fält.
• Välj namnet noggrant — när ett fält väl har använts i en mall eller kampanj kan du inte radera det utan att först ta bort dessa referenser.

Fylla i anpassade fält på en kontakt #

1. Klicka på Kontakter i sidofältet till vänster.
2. Klicka på en kontakts rad för att öppna snabbvyn och klicka sedan på Redigera — eller klicka på Ny kontakt för att skapa en ny.
3. Leta upp avsnittet Anpassade fält i kontaktformuläret.
4. Skriv ett namn i Lägg till ett fält (befintliga fältnamn visas som förslag — klicka på ett för att återanvända det), klicka på Lägg till och skriv sedan värdet.
5. Klicka på Spara i formuläret för att lagra det.

Fält som redan har ett värde visas i snabbvyn och på den fullständiga kontaktposten som skrivskyddade rader — för att ändra ett värde, öppna Redigera igen.

Att radera ett fält från redigeringsformuläret tar bort det värdet från kontakten. Att ta bort ett fält från varje kontakt och från kontots schema helt och hållet är fortfarande inte möjligt så länge det refereras av en mall eller kampanj.

Låt AI:n fylla i anpassade fält åt dig #

Din AI-agent kan spara information direkt i anpassade fält när den dyker upp i konversationen — en födelsedag, en partners namn, ett kostkrav, en bordsreservation — så att du kan använda den senare i ett utskick eller en uppföljning. Detta är inaktiverat som standard och skriver endast till fält som du uttryckligen har valt.

Två saker måste vara på plats, och båda krävs — detta är den vanligaste anledningen till att användare upplever att ingenting sparades:

1. Skapa fälten först. AI:n kan bara skriva till fält som redan finns på ditt konto. Lägg till dem på vanligt sätt (se Fylla i anpassade fält på en kontakt ovan) — till exempel customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Kom ihåg namngivningsreglerna: endast gemener, siffror och understreck.

2. Ge agenten behörighet och välj fälten.

1. Klicka på AI-agenter i sidofältet och öppna agenten.
2. Gå till fliken AI-funktioner.
3. Under Kontaktuppdateringar, aktivera Tillåt AI att samla in extra information.
4. Ett kort med titeln Samla in extra information vid bokning visas, där dina anpassade fält listas. Aktivera reglaget bredvid varje fält som AI:n får fylla i — att skapa ett fält räcker inte i sig, och alla fält som lämnas inaktiverade ignoreras tyst. (Om kortet säger att du inte har några anpassade fält än, gå tillbaka och skapa dem först.)
5. Klicka på Spara och sedan på Publicera för agenten. Ändringar ligger kvar i utkastet tills du publicerar, så en opublicerad ändring påverkar inte pågående konversationer. Publicering gör varje väntande utkaständring live, inte bara denna, så ta en snabb titt på de andra flikarna först om du har redigerat dem.

Bra att veta:

• Det fungerar under hela konversationen, inte bara vid bokning. Trots kortets formulering — bokningar var där funktionen startade — sparar AI:n ett värde i samma ögonblick som kontakten nämner det, oavsett om ett möte är inblandat eller inte. Du behöver inte ha bokningar aktiverade alls.
• Varje fält kan markeras som obligatoriskt. Obligatoriskt betyder bara “måste samlas in innan AI:n bekräftar ett möte” — det blockerar aldrig en vanlig konversation och gör ingenting för en agent som inte hanterar bokningar.
• Att AI:n säger att den “noterat” något är inte samma sak som att spara det. Om fältet inte är skapat och aktiverat kan AI:n fortfarande svara artigt att den har noterat det, men ingenting hamnar på kontakten. Kontrollera kontaktposten för att bekräfta att ett värde faktiskt sparades.
• Berätta för agenten när den ska fråga. Beskriv i agentens instruktioner när varje fält är relevant (“om gästen nämner en allergi eller diet, spara det i dietary_notes”). AI:n läser detta i klartext, så den kommer inte att förhöra alla med samma lista.
• Ingenting fylls i retroaktivt. Endast konversationer från det ögonblick du publicerar fångas upp — detaljer som redan nämnts i tidigare chattar fylls inte i i efterhand.
• Ställ in detta på kontot som äger kontakterna. Anpassade fält tillhör ett enskilt konto, så i en byråuppsättning, skapa dem inuti underkontot vars agent för samtalet, inte på moderbyråns konto.
• Fritextanteckningar hör också hemma i ett fält. Den konverserande AI:n kan inte skriva i en kontakts Lead-profil / Anteckningar-ruta (se nedan) — den är till för dig och ditt team, även om Automatiseringar och API:et kan skriva till den. Om du vill att AI:n själv ska registrera något som “bad om en glutenfri rätt”, gör det till ett anpassat fält som dietary_notes.

Vad AI:n kan läsa under en konversation #

Om du försöker avgöra var en bit information bör finnas för att AI:n ska kunna agera på den under chatten, är detta skillnaden som spelar roll:

• Anpassade fält: AI:n läser dem vid varje svar. Alla värden i en kontakts anpassade fält är tillgängliga för AI:n under hela konversationen — oavsett hur fältet fylldes i (av dig, av AI:n tidigare, via en import eller API:et). Därför fungerar en regel i din agents instruktioner som “hälsa återkommande kunder med deras preferred_barber”, eftersom AI:n kan se värdet i det ögonblicket.
• Taggar: AI:n ser dem inte under chatten. Taggning körs som ett separat steg efter att AI:ns svar har skickats — AI:n applicerar taggar baserat på dina beskrivningar, men den visas inte vilka taggar en kontakt redan har under konversationen. Instruktioner som “om kontakten har VIP-taggen, erbjud rabatten” kommer inte att fungera.

Tumregeln: allt som AI:n ska läsa och agera på mitt i en konversation placeras i ett anpassat fält. Taggar är till för allt som händer runt konversationen — att filtrera och segmentera kontakter, rikta utskick och trigga tagg-webhooks till dina andra system i samma ögonblick som AI:n applicerar en tagg.

Massinläsning av anpassade fält #

Importguiden för kolumnmappning känner bara igen förnamn, efternamn, telefon, e-post, taggar och anteckningar — det finns inget steg för att “mappa denna kalkylbladskolumn till ett anpassat fält” (taggar importeras däremot som riktiga taggar). För att massimportera värden för anpassade fält idag, använd API:et — vilken väg du väljer beror på om kontakterna redan finns.

Lägger du till helt nya kontakter? API:ets slutpunkt för massimport av kontakter tar emot värden för anpassade fält direkt i samma anrop, så du behöver inte göra en andra körning. Inkludera ett custom_fields-objekt för varje post tillsammans med namn, telefon och e-post, så anländer kontakterna med sina anpassade fält redan ifyllda. Begärandeformatet finns dokumenterat i avsnittet Contacts i API-referensen.

Fyller du i kontakter som du redan har?

1. Lista dina kontakter via API:et för att få varje kontakts ID. CSV-exporten innehåller inte en kolumn för kontakt-ID eller några kolumner för anpassade fält. Se API Access för hur du skaffar en nyckel och anropar slutpunkten.
2. Fyll i värdena i ditt kalkylblad.
3. Använd API:ets slutpunkt för kontaktuppdatering (se API Access) för att skriva tillbaka dem per kontakt, eftersom importguiden i sig ännu inte har någon mappning för kolumner med anpassade fält. Varje uppdatering rör bara de nycklar du skickar — alla anpassade fält som du utelämnar behåller sina nuvarande värden.

Anteckningar (= Lead-profil) #

På en kontakts fullständiga post (klicka på Öppna fullständig post från snabbvyn) är panelen Anteckningar en enskild fritextruta — samma underliggande fält som även kallas “Lead-profil” på andra ställen. I kontaktens Redigera-formulär är samma ruta märkt Lead-profil, beskriven som “Interna anteckningar om denna kontakt”, så leta inte efter ett andra fält. Skriv allt som är relevant för konversationen: verksamhetstyp, smärtpunkter, företagsstorlek, senaste aktivitet, allt som hjälper till att personifiera kontakten.

Hur AI:n använder det: i en meddelandemall — ett utskick, en uppföljning, instruktioner för en AI-agent — kan du inkludera en platshållare som {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. När mallen skickas till en specifik kontakt läser AI:n deras anteckningar och skriver en personlig rad med hjälp av det som står där. Om en kontakt inte har några anteckningar tas platshållaren helt enkelt bort från meddelandet.

AI:n skriver inte detta åt dig — du eller ditt team fyller i det. Se det som fusklappen du vill att en säljare ska läsa innan hen lyfter luren. Om du vill att AI:n själv ska registrera något den lär sig i en konversation, använd ett anpassat fält istället — se Låt AI:n fylla i anpassade fält åt dig.

Det är enkelt att redigera: skriv i rutan och klicka sedan på Spara anteckning (eller Ignorera för att kasta osparade ändringar). Det finns ingen separat titel eller datum per post – det är ett löpande textblock per kontakt, så om du vill ha en daterad logg, lägg till datumet själv före varje tillägg.

Status #

Varje kontakt har en Status-etikett som visar var de befinner sig i sin resa:

Klicka på Status-etiketten direkt i kontakttabellen för att ändra den inline – för alla statusar utom Skräppost, som du ställer in via massåtgärden Markera som skräppost (och dess bekräftelse) eftersom den har dessa extra bieffekter. Att avmarkera skräppost görs på samma sätt, som Avmarkera som skräppost.

Tilldela en kontakt till en teammedlem #

Ägarskapstilldelning — att ge en medarbetare en kontakt så att andra inte svarar av misstag — ställs in från skärmen Chattar snarare än från kontaktsidan: öppna konversationen och använd kontrollen för tilldelning där. Se Chattgränssnitt för en fullständig genomgång. Endast kontoägare och användare med rätt behörighet kan ändra en tilldelning.

Använda anpassade fält i utskick och mallar #

Anpassade fält kommer till sin rätt i utgående meddelanden. Var du än kan skriva ett meddelande – utskick, WhatsApp-mallar, instruktioner för AI-agent – kan du infoga en platshållare som:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

När meddelandet skickas ersätts {{first_name}} och {{company}} med värdena från varje kontakt. Om en kontakt inte har det fältet ifyllt lämnas platshållaren tom.

Några tips:

• Använd gemener och understreck i namn – platshållaren måste matcha fältnamnet exakt ({{company}}, inte {{Company}}).
• Inbyggda fält fungerar också – {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} och {{phone_number}} fungerar utan att du behöver ställa in dem som anpassade fält.
• Kombinera med Anteckningar – för AI-anpassade rader, använd {{personal_context|your instruction}} istället för ett fast anpassat fält; AI:n skriver något nytt baserat på kontaktens anteckningar.
• Du kan inte ta bort ett fält som används – om en mall använder {{company}}, blockerar systemet borttagning av company tills du har tagit bort det från dessa mallar.

Behöver du hjälp? #

En bra tumregel för vad som ska placeras var:

• Ett kort, strukturerat faktum som du ska filtrera eller sammanfoga på → anpassat fält.
• Ett stycke med kontext för AI:n eller ditt team att läsa → Anteckningar.
• Vem som äger konversationen → den tilldelade personen, ställs in från Chattar.

Har du fortfarande kört fast? Kontakta supporten så hjälper vi dig att ställa in det.

Nästa steg #

• Lägga till en ny kontakt — lägg till kontakter en i taget, plus en fullständig rundtur på kontaktskärmen.
• Importera kontakter från en fil — hämta in ett kalkylblad.
• Chattgränssnitt — var kontakttilldelning finns.