Anpassade fält, lead-profil & anteckningar #

Varje kontakt har grundläggande information — namn, telefonnummer, e-post, kanal. Men oftast vet du mycket mer om personerna du pratar med: deras företag, födelsedag, vad de köpte senast, vilken konferens de kom ifrån. Den här sidan täcker de extra uppgifter du kan koppla till en kontakt, och var varje del finns.

Översikt #

Om du har använt appen ett tag: det som tidigare var två separata saker — en “Lead-profil” i långformat och en staplad lista med daterade anteckningar — har nu slagits samman till ett fält, märkt Anteckningar på kontaktens fullständiga post. Det finns inte längre en separat tidsstämplad anteckningslogg med titlar; allt du skriver om en kontakt hamnar i den här rutan. Se Anteckningar nedan för vad det innebär i praktiken.

Definiera anpassade fält #

Anpassade fält kan återanvändas för alla dina kontakter. När du väl har skapat ett fält som company blir det en del av ditt kontos schema och visas i varje kontakts redigeringsformulär.

Fälttyper #

Varje anpassat fält har en typ, och typen avgör vad ett fält kan innehålla och hur det matas in — av dig i appen, via en import eller API:et, och av AI:n när den sparar något den lärt sig i en chatt:

Ett typat fält valideras överallt där det skrivs: kontaktformuläret sparar inte February 1st i ett datumfält, API:et svarar med ett felmeddelande som anger fältet och vad som förväntas, en filimport hoppar över den raden och listar den på resultatskärmen, och AI:n får formatet förklarat i förväg och får en rättelse om den ändå skickar något annat. Värden som anländer i ett igenkännbart mänskligt format konverteras åt dig — 01/02/1990 blir 1990-02-01 enligt ditt kontos datumformat (dag-först eller månad-först, från Inställningar → Konto), yes blir en ikryssad kryssruta, newsletter lagras som Newsletter om det är så du stavade alternativet. Eftersom varje datum lagras på samma sätt, jämför “födelsedag före 1990-01-01” i en smart lista eller ett automatiseringsvillkor riktiga datum istället för tre stavningar av samma dag.

Skapa och hantera fält #

1. Klicka på Kontakter i den vänstra sidomenyn.
2. Öppna valfri kontakt och klicka på Redigera (eller klicka på Ny kontakt).
3. I avsnittet Anpassade fält, skriv ett namn i Lägg till ett fält, välj dess typ (Rullista kräver att du anger alternativen) och klicka på Lägg till. Fältet skapas för hela kontot och visas omedelbart på denna kontakt.
4. För att ändra ett fälts typ eller alternativ senare, ändra inte namnet — klicka på Hantera fält i samma avsnitt. Hanteraren listar varje fält med dess typ; välj en ny typ, redigera en rullistas alternativ eller ta bort ett fält från listan.

Att ändra en typ behåller befintliga värden som de är. Om birthday innehöll 1 Feb 1990 som fritext innan du ändrade det till Datum, stannar det värdet kvar tills nästa gång det redigeras (av dig, API:et eller AI:n), vid vilken tidpunkt det måste vara ett giltigt datum. Ingenting skrivs om i bakgrunden. För att konvertera de gamla värdena på en gång, använd Normalisera befintliga värden nedan.

Normalisera befintliga värden #

Efter att du gett ett fält en typ behåller äldre värden den stavning de sparades med. Ett datumfält kan fortfarande innehålla 01/02/1990 på en kontakt och 1 February 1990 på en annan, och en smart lista eller automatiserad datumregel matchar endast datum lagrade som YYYY-MM-DD. Normalisera befintliga värden konverterar dem alla på en gång.

1. Öppna Hantera fält (se ovan). Varje fält av typen Datum, Nummer, Rullista och Kryssruta har en länk för Normalisera befintliga värden under sig. Textfält har inte detta, eftersom text lagras exakt som den skrivs.
2. Klicka på den. Ingenting ändras ännu: appen kontrollerar dina kontakter och berättar hur många värden som kommer att ändras, visar ett exempel (till exempel "01/02/1990" becomes "1990-02-01") och listar de värden den inte kan läsa.
3. Klicka på Ändra N värden för att konvertera dem, eller Avbryt för att lämna allt som det är.

Bra att veta:

• Endast värden som kan läsas som fältets typ ändras. Datum skrivna med snedstreck följer ditt kontos datumformat (dag först eller månad först, från Inställningar → Konto). Ett värde som inte kan läsas, såsom next spring i ett datumfält, lämnas orört och visas i listan så att du kan korrigera det manuellt på den kontakten.
• Värden som redan har rätt format, samt tomma värden, rörs inte. Det är ofarligt att köra funktionen två gånger.
• Om du precis har ändrat ett fälts typ, klicka på Spara fält först. Länken visas först när den nya typen har sparats.
• Det fungerar på alla kontakter i kontot du befinner dig i. I en byråkonfiguration, kör det inuti underkontot som äger kontakterna.
• Samma åtgärd finns tillgänglig i API:et som POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, med dry_run för förhandsgranskning.

Att ta bort ett fält från listan döljer det från redigeringsformuläret och från AI:ns fältväljare; värden som redan finns lagrade på kontakter behålls, och om du lägger till samma namn igen visas de igen. För att permanent radera ett fälts värden från alla kontakter, använd API-anropet Ta bort ett anpassat fält.

Namngivningsregler:

• Fältnamn får endast använda gemener, siffror och understreck, och måste börja med en bokstav eller ett understreck (till exempel lead_source, inte Lead Source).
• Endast engelska bokstäver utan accenter — mellanslag, versaler och tecken med accenter eller icke-latinska tecken avvisas. Även om resten av ditt konto är på ett annat språk, namnge fältet cumpleanos eller birthday, inte cumpleaños. Endast namnet är begränsat; värdet du lagrar i det (och en rullistas alternativ) kan vara på vilket språk som helst.
• Ett konto kan ha upp till 50 anpassade fält; en rullista kan ha upp till 100 alternativ.
• Välj namnet noggrant — när ett fält väl används i en mall eller AI-agent kan du inte ta bort det utan att först ta bort dessa referenser.

Fylla i anpassade fält på en kontakt #

1. I vänstermenyn, klicka på Kontakter.
2. Klicka på en kontakts rad för att öppna snabbvyn, klicka sedan på Redigera — eller klicka på Ny kontakt för att skapa en ny.
3. I kontaktformuläret, leta upp avsnittet Anpassade fält. Varje fält på ditt konto listas med den kontroll som matchar dess typ: en text- eller nummerruta, en datumväljare, en rullista med dina alternativ, eller en Ja/Nej-rullista för ett kryssrutefält.
4. Fyll i värdena och klicka sedan på Spara i formuläret för att lagra dem. Ett värde som inte passar fältets typ flaggas direkt och formuläret sparas inte förrän det har korrigerats.

Fält som redan har ett värde visas i snabbvyn och på den fullständiga kontaktposten som skrivskyddade rader — för att ändra ett värde, öppna Redigera igen.

Rensa ett värde: när ett fält innehåller något visas ett litet × inuti rutan i redigeringsformuläret. Klicka på det för att rensa värdet endast för denna kontakt; själva fältet stannar kvar på ditt konto och på alla andra kontakter. Att ta bort ett fält från alla kontakter och kontots schema helt och hållet är fortfarande inte möjligt så länge det refereras av en mall eller AI-agent.

Låt AI:n fylla i anpassade fält åt dig #

Din AI-agent kan spara information direkt i anpassade fält när den dyker upp i konversationen — en födelsedag, en partners namn, ett kostkrav, en bordsreservation — så att du kan använda den senare i ett utskick eller en uppföljning. Detta är inaktiverat som standard och skriver endast till fält som du uttryckligen har valt.

Två saker måste vara på plats, och båda krävs — detta är den vanligaste anledningen till att användare upplever att ingenting sparades:

1. Skapa fälten först. AI:n kan bara skriva till fält som redan finns på ditt konto. Lägg till dem från en kontakts redigeringsformulär (se Fylla i anpassade fält på en kontakt ovan), eller direkt från agenten i steg 4 nedan, vilket är det snabba sättet på ett nytt konto som ännu inte har några kontakter, — till exempel customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Kom ihåg namngivningsreglerna: endast gemener, siffror och understreck.

2. Ge agenten behörighet och välj fälten.

1. Klicka på AI-agenter i sidofältet och öppna agenten.
2. Gå till fliken AI-funktioner.
3. Under Kontaktuppdateringar, aktivera Tillåt AI att samla in extra information.
4. Ett kort med titeln Samla in extra information under bokning visas, där dina anpassade fält listas. Aktivera reglaget bredvid varje fält som AI:n får fylla i — att bara skapa ett fält räcker inte, och alla fält som lämnas inaktiverade ignoreras tyst. Behöver du ett fält som inte finns i listan, eller har du inga alls än? Klicka på Hantera anpassade fält på samma kort, lägg till fältet med dess typ och spara: det visas i listan direkt, avstängt, och är därefter tillgängligt på varje kontakt.
5. Klicka på Spara och sedan Publicera agenten. Ändringar ligger kvar i utkastet tills du publicerar, så en opublicerad ändring påverkar inte pågående konversationer. Publicering gör varje väntande utkaständring live, inte bara denna, så ta en snabb titt på de andra flikarna först om du har gjort ändringar.

Bra att veta:

• AI:n informeras om varje fälts typ. För ett datumfält konverterar den vad kontakten säger (“el 1 de febrero del 90”) till 1990-02-01 innan den sparar; för en rullista kan den bara välja ett av dina alternativ; för en kryssruta sparar den ja eller nej. Om den ändå skickar något som inte passar, nekas sparandet med det förväntade formatet och AI:n frågar igen eller korrigerar sig själv — ett värde som inte går att tolka hamnar aldrig på kontakten.
• Det fungerar under hela konversationen, inte bara vid bokning. Trots kortets formulering — bokningar var där funktionen började — sparar AI:n ett värde i samma ögonblick som kontakten nämner det, oavsett om ett möte är inblandat eller inte. Du behöver inte ha bokningar aktiverade alls.
• Varje fält kan markeras som obligatoriskt. Obligatoriskt betyder bara “måste samlas in innan AI:n bekräftar ett möte” — det blockerar aldrig en vanlig konversation och gör ingenting för en agent som inte tar emot bokningar.
• Att AI:n säger att den “noterat” något är inte samma sak som att spara det. Om fältet inte är skapat och aktiverat kan AI:n fortfarande svara artigt att den har noterat det, men ingenting hamnar på kontakten. Kontrollera kontaktuppgifterna för att bekräfta att ett värde faktiskt sparades.
• Berätta för agenten när den ska fråga. I agentens instruktioner, beskriv när varje fält är relevant (“om gästen nämner en allergi eller diet, spara det i dietary_notes”). AI:n läser det i klartext, så den kommer inte att förhöra alla med samma lista.
• Ingenting fylls i i efterhand. Endast konversationer från det ögonblick du publicerar fångas upp — detaljer som redan nämnts i tidigare chattar fylls inte i retroaktivt.
• Ställ in detta på kontot som äger kontakterna. Anpassade fält tillhör ett enskilt konto, så i en byråuppsättning skapar du dem inuti det underkonto vars agent för samtalet, inte på moderbyråns konto.
• Fritextanteckningar hör också hemma i ett fält. Den konverserande AI:n kan inte skriva i en kontakts Lead-profil / Anteckningar-ruta (se nedan) — den är till för dig och ditt team, även om Automatiseringar och API:et kan skriva i den. Om du vill att AI:n själv ska registrera något som “frågade efter en glutenfri rätt”, gör det till ett anpassat fält som dietary_notes.

Vad AI:n kan läsa under en konversation #

Om du försöker avgöra var en bit information bör finnas för att AI:n ska kunna agera på den under chatten, är detta skillnaden som spelar roll:

• Anpassade fält: AI:n läser dem vid varje svar. Alla värden i en kontakts anpassade fält är tillgängliga för AI:n under hela konversationen — oavsett hur fältet fylldes i (av dig, av AI:n tidigare, via en import eller API:et). Därför fungerar en regel i din agents instruktioner som “hälsa återkommande kunder med deras preferred_barber”, eftersom AI:n kan se värdet i det ögonblicket.
• Taggar: AI:n ser dem inte under chatten. Taggning körs som ett separat steg efter att AI:ns svar har skickats — AI:n applicerar taggar baserat på dina beskrivningar, men den visas inte vilka taggar en kontakt redan har under konversationen. Instruktioner som “om kontakten har VIP-taggen, erbjud rabatten” kommer inte att fungera.

Tumregeln: allt som AI:n ska läsa och agera på mitt i en konversation placeras i ett anpassat fält. Taggar är till för allt som händer runt konversationen — att filtrera och segmentera kontakter, rikta utskick och trigga tagg-webhooks till dina andra system i samma ögonblick som AI:n applicerar en tagg.

Massinläsning av anpassade fält #

Importguiden import wizard mappar kalkylblads-kolumner direkt till anpassade fält. En kolumn vars rubrik är ett fälts namn (versaler och accenter spelar ingen roll) matchas åt dig, alla andra kolumner kan pekas mot ett fält manuellt, och Nytt anpassat fält skapar ett fält från en kolumn under importen.

Lägger du till helt nya kontakter? Placera en kolumn per anpassat fält i din fil och importera den. Nya kontakter anländer med dessa fält redan ifyllda.

Fyller du i kontakter som du redan har?

1. Exportera dina kontakter: CSV-exporten för kontakter har en kolumn per anpassat fält.
2. Fyll i värdena i ditt kalkylblad. Behåll kolumnen för telefonnummer som den är, eftersom det är så kontakter matchas.
3. Importera filen med Uppdatera befintliga kontakter aktiverat i granskningssteget. Varje rad uppdaterar endast de anpassade fält som har ett värde i filen; tomma celler lämnar det nuvarande värdet orört.

API:ets slutpunkt för bulkimport av kontakter tar emot samma värden som ett custom_fields-objekt på varje post, om du hellre vill göra det från dina egna verktyg (se API-åtkomst).

Anteckningar (= Lead-profil) #

På en kontakts fullständiga post (klicka på Öppna fullständig post från snabbvyn) är panelen Anteckningar en enskild fritextruta — samma underliggande fält som även kallas “Lead-profil” på andra ställen. I kontaktens Redigera-formulär är samma ruta märkt Lead-profil, beskriven som “Interna anteckningar om denna kontakt”, så leta inte efter ett andra fält. Skriv allt som är relevant för konversationen: verksamhetstyp, smärtpunkter, företagsstorlek, senaste aktivitet, allt som hjälper till att personifiera kontakten.

Hur AI:n använder det: i en meddelandemall — ett utskick, en uppföljning, instruktioner för en AI-agent — kan du inkludera en platshållare som {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. När mallen skickas till en specifik kontakt läser AI:n deras anteckningar och skriver en personlig rad med hjälp av det som står där. Om en kontakt inte har några anteckningar tas platshållaren helt enkelt bort från meddelandet.

AI:n skriver inte detta åt dig — du eller ditt team fyller i det. Se det som fusklappen du vill att en säljare ska läsa innan hen lyfter luren. Om du vill att AI:n själv ska registrera något den lär sig i en konversation, använd ett anpassat fält istället — se Låt AI:n fylla i anpassade fält åt dig.

Det är enkelt att redigera: skriv i rutan och klicka sedan på Spara anteckning (eller Ignorera för att kasta osparade ändringar). Det finns ingen separat titel eller datum per post – det är ett löpande textblock per kontakt, så om du vill ha en daterad logg, lägg till datumet själv före varje tillägg.

Bredvid Anteckningar har kontaktsidopanelen i Chattar en Research-sektion. Den visar den sammanfattning som en agent skriver automatiskt när Research new contacts before the first reply är aktiverat, samt en Research now-knapp för att köra eller uppdatera den manuellt.

Status #

Varje kontakt har en Status-etikett som visar var de befinner sig i sin resa:

Klicka på Status-etiketten direkt i kontakttabellen för att ändra den inline – för alla statusar utom Skräppost, som du ställer in via massåtgärden Markera som skräppost (och dess bekräftelse) eftersom den har dessa extra bieffekter. Att avmarkera skräppost görs på samma sätt, som Avmarkera som skräppost.

Tilldela en kontakt till en teammedlem #

Ägarskapstilldelning — att ge en medarbetare en kontakt så att andra inte svarar av misstag — ställs in från skärmen Chattar snarare än från kontaktsidan: öppna konversationen och använd kontrollen för tilldelning där. Se Chattgränssnitt för en fullständig genomgång. Endast kontoägare och användare med rätt behörighet kan ändra en tilldelning.

Använda anpassade fält i utskick och mallar #

Anpassade fält kommer till sin rätt i utgående meddelanden. Var du än kan skriva ett meddelande – utskick, WhatsApp-mallar, instruktioner för AI-agent – kan du infoga en platshållare som:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

När meddelandet skickas ersätts {{first_name}} och {{company}} med värdena från varje kontakt. Om en kontakt inte har det fältet ifyllt lämnas platshållaren tom.

Några tips:

• Använd gemener och understreck i namn — platshållaren måste matcha fältnamnet exakt ({{company}}, inte {{Company}}).
• Typade fält renderas som du skulle skriva dem — ett datumfält visas i ditt kontos datumformat (01/02/1990 eller 02/01/1990, enligt Inställningar → Konto), en kryssruta som Yes eller No, en rullista som alternativets exakta formulering.
• Inbyggda fält fungerar också — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} och {{phone_number}} fungerar utan att du behöver ställa in dem som anpassade fält.
• Kombinera med anteckningar — för AI-anpassade rader, använd {{personal_context|your instruction}} istället för ett fast anpassat fält; AI:n skriver något nytt baserat på kontaktens anteckningar.
• Du kan inte radera ett fält som används — om en mall använder {{company}}, blockerar systemet radering av company tills du tar bort det från dessa mallar.

Behöver du hjälp? #

En bra tumregel för vad som ska placeras var:

• Ett kort, strukturerat faktum som du ska filtrera eller sammanfoga på → anpassat fält.
• Ett stycke med kontext för AI:n eller ditt team att läsa → Anteckningar.
• Vem som äger konversationen → den tilldelade personen, ställs in från Chattar.

Har du fortfarande kört fast? Kontakta supporten så hjälper vi dig att ställa in det.

Nästa steg #

• Lägga till en ny kontakt — lägg till kontakter en i taget, plus en fullständig rundtur på kontaktskärmen.
• Importera kontakter från en fil — hämta in ett kalkylblad.
• Chattgränssnitt — var kontakttilldelning finns.