Försäljningspipeline #

Vad är affärer? #

Med affärsmöjligheter (deals) kan du följa försäljningsmöjligheter allt eftersom de rör sig från första kontakt till avslutad affär. Varje affär representerar en potentiell försäljning eller ett affärsresultat kopplat till en specifik kontakt. Genom att organisera affärer i stadier får du en tydlig bild av var varje möjlighet befinner sig och vad som kräver din uppmärksamhet härnäst.

Varför använda en försäljningspipeline? Utan en är det lätt att tappa bort vem du har pratat med, vad du har erbjudit och vilka leads som behöver följas upp. En pipeline ger dig en visuell överblick över hela din försäljningsprocess så att ingenting faller mellan stolarna.

Exempel: Föreställ dig att du driver en marknadsföringsbyrå. Du chattar med 30 potentiella kunder via WhatsApp och Instagram. Vissa är helt nya leads, vissa fick ett förslag förra veckan och vissa är redo att skriva på. Utan en pipeline skulle du behöva komma ihåg allt detta i huvudet. Med affärsmöjligheter kan du med en snabb blick se att du har 10 nya leads, 8 med utskickade förslag och 3 som är redo att avslutas – och du vet exakt var du ska lägga din energi.

Var du hittar affärsmöjligheter #

I sidofältet, under gruppen CRM, klickar du på Affärsmöjligheter.

Rubriken visar antal affärer och det totala värdet i pipelinen, med knapparna Stadier och Ny affär längst upp till höger.

Ställa in dina pipelinestadier #

Till skillnad från stela system med fasta stadier låter plattformen dig skapa egna pipelinestadier som matchar din specifika försäljningsprocess. Du bestämmer vilka stadier som ska användas, i vilken ordning de visas och vilka färger de ska ha.

Hur du konfigurerar pipelinestadier #

1. Klicka på Affärer i sidofältet.
2. Klicka på Stadier högst upp på sidan för att öppna modalen Redigera pipelinestadier.
3. Stadier är grupperade i tre sektioner — Öppna, Vunna och Förlorade — plus en väljare för pipelinemallar till vänster. Härifrån kan du:
   • Lägga till ett nytt stadium — Klicka på + bredvid en sektionsrubrik, ge stadiet ett namn, välj en färg och dra det till rätt position.
   • Redigera ett befintligt stadium — Ändra namn eller färg på valfritt stadium direkt; klicka på Avancerat på en stadierad för att visa fälten Utlösartagg och Standardvärde (se “Taggbaserad automatisering” nedan).
   • Ändra ordning på stadier — Dra stadier uppåt eller nedåt för att ändra ordningen de visas i på din tavla.
   • Ta bort ett stadium — Använd menyn på stadiets rad och välj Ta bort.
4. Klicka på Tillämpa ändringar när du är klar.

Stadiebegränsningar och vad som händer när du tar bort. Du kan ha upp till 20 pipelinestadier, och ett stadienamn kan vara upp till 80 tecken långt. När du tar bort ett stadie raderas inte affärerna som finns i det — men de flyttas inte heller någon annanstans, så de försvinner från tavlan — och från list- och tabellvyerna — tills du tilldelar dem på nytt. Flytta affärer från ett stadie innan du tar bort det. Att ta bort ett tomt stadie har inga bieffekter.

Om du inte har konfigurerat några stadier än, visar sidan för affärsmöjligheter ett tomt läge som uppmanar dig att ställa in dina pipelinestadier innan du kan börja skapa affärer.

Vad varje stadium innehåller #

Exempel på pipelines #

Marknadsföringsbyrå: Nytt lead > Discovery-samtal > Förslag skickat > Förhandling > Vunnen > Förlorad

E-handelsbutik: Förfrågan > Offert skickad > Väntar på betalning > Betald > Slutförd

Fastighetsmäklare: Ny förfrågan > Visning inbokad > Bud lagt > Kontrakt skrivet > Avslutad

Konsultfirma: Första kontakt > Behovsanalys > Offert > Kontraktsgranskning > Uppdrag påbörjat

Du är inte begränsad till dessa exempel. Skapa de stadier som är logiska för din verksamhet.

Skapa affärer #

Så här skapar du en ny affär:

1. Klicka på Affärer i sidofältet.
2. Klicka på Ny affär uppe till höger — eller klicka på +-knappen högst upp i valfri kanban-kolumn, vilket förväljer kolumnens stadium. Det finns även ett fält för snabbläggning längst ner i varje kolumn för att lägga till en affär enbart med en titel.

3. Fyll i affärsdetaljerna:
   • Titel — Ett beskrivande namn för möjligheten (till exempel “Webbplatsdesign - Acme Corp” eller “Månadsabonnemang - Sarah’s Bakery”).
   • Värde — Det uppskattade monetära värdet av affären (till exempel 5 000 kr). Detta hjälper dig att prognostisera intäkter. Värdet använder ditt kontos valuta och anges som ett heltal.
   • Sannolikhet (%) — Hur troligt det är att affären stängs, från 0 till 100 procent (se “Affärssannolikhet och viktade prognoser” nedan).
   • Stadie — Det nuvarande stadiet för affären i din pipeline.
   • Prioritet — Prioritetsnivån för affären (Låg, Medium eller Hög).
   • Kontakt — Välj den kontakt som affären är kopplad till.
   • Ansvarig — Den teammedlem som äger affären (eller lämna den som Ej tilldelad).
   • Företag — Företaget eller organisationen som affären är knuten till.
   • Stängningsdatum — När du förväntar dig att affären ska stängas.
   • Källa — Varifrån affären kom (t.ex. webbplats, hänvisning, kampanj).
   • Taggar — Fria etiketter för filtrering vid ett senare tillfälle.
   • Beskrivning — En sammanfattning av affären och eventuellt sammanhang som är värt att spara.
4. Klicka på Skapa affär.

Tips: Skapa en affär så snart ett samtal övergår i en verklig säljmöjlighet. Ju tidigare du börjar följa upp, desto mindre är risken att du glömmer viktiga uppföljningar.

Koppla affärer till kontakter #

Varje affär är kopplad till en kontakt i appen. Denna koppling ger dig ett kraftfullt sammanhang:

• Fullständig konversationshistorik — Chatthistorik och kommunikationskontext finns tillgängliga direkt vid affärsdetaljerna, så att du aldrig tappar bort vad som diskuterats.
• Smartare AI-svar — När din AI-agent interagerar med en kontakt kan den vara medveten om affärsstadiet och anpassa svaren därefter.

För att koppla en affär till en kontakt, välj helt enkelt kontakten när du skapar eller redigerar affären — eller länka en direkt från Affärs-sektionen i en kontakts chattpanel.

Lägga till en uppgift till en affär #

En uppföljning hör oftast till en affär: “ring dem imorgon kl. 15 angående offerten”. Du kan skapa den uppgiften direkt från affären, på en rad, utan att behöva öppna hela uppgiftsformuläret:

• På tavlan — hovra över ett kort och klicka på bockikonen i snabbåtgärdsraden. En liten remsa visas.
• I affärsvyn — klicka på ett kort för att öppna dess vy; sektionen Uppgifter har samma remsa, med affärens öppna uppgifter listade under den.
• På affärsposten — öppna fliken Uppgifter för affären; remsan ligger ovanför de länkade uppgifterna. Knappen Ny uppgift finns fortfarande kvar när du behöver hela formuläret (typ, skede, ansvarig, beskrivning).

Remsan fungerar likadant överallt:

1. Titeln är förifylld åt dig — “Följ upp Webbplatsdesign” — och du kan skriva över den.
2. Välj ett förfallodatum från snabbvalen: Senare idag, Imorgon, Om 3 dagar eller Nästa vecka. Eller klicka på datumknappen för att välja ett eget. Behöver du en exakt tid? Ställ in den i tidsfältet bredvid datumet.
3. Klicka på Skapa uppgift (eller tryck på Enter i titelfältet).

Uppgiften är en Att göra-uppgift, länkad till affären och affärens kontaktperson, så den visas på affären, i kontaktens chattpanel och på sidan Uppgifter. Det förfallodatumval du använde senast sparas till nästa gång.

Ser du inte remsan? Den visas bara när Uppgifter är aktiverat för ditt konto och dina teamrättigheter tillåter dig att redigera kontakter. Se Uppgifter.

Vyer och filtrering #

Två rader med filterknappar finns ovanför tavlan:

• Sparade vyer — snabba förinställningar som Alla, Öppen pipeline, Vunna denna månad, Heta affärer, Vilande 14d+ och Avslutas denna månad, var och en med en live-räknare. Ett klick ändrar hela tavlan till den vyn.
• Smarta filter-chips — växla valfri kombination av Öppen, Vunna denna månad, Stagnerade 14d+, Högt värde eller Avslutas 7d ovanpå en sparad vy för att begränsa urvalet ytterligare.

Nedanför det finns en sökruta för att hitta affärer via titel eller företag, och en Filter-knapp öppnar en regelbyggare som täcker stadium, prioritet, taggar, skapandedatum, slutdatum, företag, ansvarig och värde – inklusive filtrering baserat på datumintervall:

• Skapat datumintervall — Visa endast affärer skapade mellan två datum. Användbart för månads- eller kvartalsuppföljningar.
• Slutdatumintervall — Visa endast affärer med ett förväntat slutdatum inom ett valt tidsfönster. Användbart för rapportering av typen “vad avslutas denna månad?”.

Exempel:

• “Visa mig alla affärer som skapades under Q1 så att jag kan granska min pipeline-uppbyggnad.”
• “Visa mig affärer som skapades denna vecka så att jag kan granska mina senaste leads.”

Tips: Datumfilter inkluderar hela dygnet. Om du väljer samma start- och slutdatum får du allt som skapades (eller stängdes) under den enskilda dagen, från midnatt till midnatt.

En vyväljare låter dig växla mellan Kanban (en tavla med kort sorterade i kolumner, en kolumn per stadium), Lista och Tabell för samma filtrerade uppsättning affärer.

Pipeline-hantering #

• Kanban-tavla — Affärer visas som kort organiserade efter stadium i kolumner. Varje kolumn motsvarar ett av dina anpassade stadier i säljprocessen, från vänster till höger i den ordning du har definierat. Du kan se hela din säljprocess med en snabb blick.
• Dra och släpp mellan stadier — Flytta affärer mellan stadier genom att dra dem från en kolumn till en annan. Dra till exempel en affär från “Offert skickad” till “Förhandling” när kunden börjar diskutera villkor.
• Dra och släpp inom ett stadium — Du kan även ändra ordningen på korten i samma kolumn. Detta är användbart för att hålla de hetaste eller mest brådskande affärerna högst upp i varje stadium så att de är det första du ser. Ordningen sparas för ditt konto.
• Sammanfattningsrutor — Ovanför tavlan visar fyra rutor Öppen säljprocess (totalt värde för allt som fortfarande är aktivt), Viktad prognos (varje öppen affärs värde multiplicerat med dess sannolikhet, och sedan summerat — se Affärssannolikhet och viktade prognoser), Vunna denna månad och Totalt vunna.
• Klicka på ett kort för att öppna dess detaljer — En sidopanel visar affärens värde, sannolikhet, slutdatum, prioritet, källa, ägare och skapandedatum, plus åtgärderna Markera som vunnen, Redigera och Ta bort.
• Öppna chatten direkt från ett kort — För alla affärer som är kopplade till en kontakt, klicka på chattikonen längst upp till höger på kortet (eller i slutet av raden i listvyn) för att hoppa direkt in i konversationen med den kontakten, utan att lämna säljprocessen. Ikonen visas endast när affären har en kopplad kontakt.

Varför denna vy är viktig: Pipeline-tavlan hjälper dig att snabbt identifiera flaskhalsar. Om du ser 15 affärer som fastnat i “Offert skickad” och ingen som går vidare till “Förhandling”, vet du att det är dags att följa upp dessa offerter. Om din första kolumn är tom vet du att du behöver generera fler leads.

Gör om en etapp till en kontaktlista #

Att identifiera flaskhalsen är en sak – att skicka meddelanden till alla som fastnat i den är en annan. Varje kolumnrubrik har en personikon bredvid +: klicka på den så får du en ny smart lista som redan är konfigurerad med en regel: Affärsetapp är någon av den etappen. Ge den ett namn (den föreslår ett baserat på etappen) och spara.

Resultatet är en kontaktlista som håller sig synkroniserad med kolumnen: alla som har en affär i den etappen finns med, och så fort en affär dras in i eller ut ur etappen, läggs kontakten till eller tas bort från listan automatiskt. Rikta ett utskick mot den och “följ upp med alla i Förslag skickat” blir en målgrupp med ett klick – ingen export, inga manuella val av kontakter, och nästa månad är samma lista fortfarande korrekt.

Du kan även utöka reglerna efter att du har skapat listan – öppna listans Redigera regler och lägg till fler etapper, eller extra villkor som “inget svar på 14 dagar”.

Sortera affärer inom ett stadium #

Så här ändrar du ordningen:

1. Öppna sidan Affärer (Kanban-vy).
2. Klicka och håll kvar på ett affärskort.
3. Dra det uppåt eller nedåt i samma kolumn.
4. Släpp för att placera det på den nya positionen.

Tips för effektiv sortering:

• Håll dina hetaste affärer högst upp i varje stadium så att du ser dem först.
• Flytta gamla eller lågprioriterade affärer till botten så att de inte distraherar dig, men du kan fortfarande hitta dem.
• Nyskapade affärer läggs automatiskt till högst upp i sitt stadium, så att de färskaste möjligheterna syns direkt.
• När du drar en affär till ett nytt stadium hamnar den som standard högst upp i det stadiet. Du kan sedan ändra ordningen på den i kolumnen.

Affärssannolikhet och viktade prognoser #

Varje affär har ett fält för Sannolikhet, uttryckt som en procentsats från 0 till 100. Detta representerar hur troligt det är att affären stängs framgångsrikt.

Vad sannolikhet innebär:

• 0% — Denna affär är i princip förlorad eller omöjlig.
• 25% — Tidigt intresse, men mycket måste fortfarande klaffa.
• 50% — En verklig möjlighet, jämna odds.
• 75% — Sannolik att avslutas, bara detaljer kvar att slutföra.
• 100% — Affären är så gott som vunnen.

Varför sannolikhet är viktigt:

Värdet av en affär i sig kan vara missvisande. En affär på 10 000 $ med 10 % sannolikhet är inte samma sak som en affär på 10 000 $ med 90 % sannolikhet. Sannolikhet låter dig bygga en mer ärlig prognos genom att vikta varje affärs värde efter hur sannolikt det är att den avslutas — detta är exakt vad rutan Viktad prognos ovanför tavlan visar.

Exempel:

Det oviktade totalbeloppet (27 000 $, vilket matchar rutan Öppen pipeline) visar huvudnumret. Det viktade totalbeloppet (7 000 $, vilket matchar rutan Viktad prognos) visar vad du realistiskt kan förvänta dig att landa baserat på hur sannolikt det är att varje affär faktiskt avslutas.

Ställa in sannolikhet:

Du kan ställa in sannolikheten när du skapar en affär och redigera den när som helst från affärsdetaljerna. Många team väljer att standardisera sannolikheten per steg (till exempel “Identifiering = 25 %, Förslag = 50 %, Förhandling = 75 %”), så att prognosen blir konsekvent i hela teamet.

Summor per stadium — värde och antal affärer — är också synliga högst upp i varje kanban-kolumn, och respekterar vilken sparad vy, smarta filter eller Filterpanel-regel du för närvarande har tillämpad.

Taggbaserad automatisering #

En av de mest kraftfulla funktionerna i affärssystemet är taggbaserad automatisering. Varje pipeline-stadium kan ha en utlösartagg tilldelad sig. När den taggen läggs till på en kontakt — oavsett om det är av AI-agenten, en webhook eller manuellt — gör plattformen automatiskt följande:

1. Skapar en ny affär för den kontakten i det utlösta stadiet, eller
2. Flyttar en befintlig affär till det stadiet om kontakten redan har en affär i din pipeline.

Konfigurera taggutlösare #

1. Gå till Affärer i sidofältet.
2. Klicka på Stadier för att öppna Redigera pipelinestadier.
3. På det stadium du vill automatisera, klicka på Avancerat för att visa rullistan Utlösartagg. Välj den tagg som ska utlösa skapande eller flytt av affärer för det stadiet.
4. Ställ eventuellt in ett Standardvärde för stadiet — detta värde tilldelas alla affärer som skapas automatiskt av taggutlösaren.
5. Klicka på Tillämpa ändringar.

Kontakter som redan är taggade plockas också upp. När du länkar en trigger-tagg till en etapp (eller flyttar en trigger-tagg till en annan etapp) och klickar på Verkställ ändringar, skapas eller flyttas affärer för kontakter som redan har den taggen omedelbart — du behöver inte lägga till taggen igen.

Att flytta en affär manuellt ändrar inte taggar, såvida du inte aktiverar taggsynkronisering. Som standard flyttas bara affären när du drar den till en annan kolumn; kontaktens taggar förblir som de var. Om du vill att etapper och taggar ska spegla varandra, aktivera Håll kontakttaggar synkroniserade med etapper (se nedan).

Hålla taggar synkroniserade med etapper (valfritt) #

Längst ner i dialogrutan Redigera pipeline-etapper finns ett kort för Pipeline-inställningar med en knapp för Håll kontakttaggar synkroniserade med etapper. Den är avstängd som standard. När du aktiverar den:

• Att flytta en affär lägger till etappens tagg. Dra en affär till en etapp som har en trigger-tagg så får kontakten den taggen; de andra trigger-taggarna för etapper tas bort från kontakten.
• Att lägga till en etapp-tagg flyttar affären till den etappen, även bakåt. Oavsett om AI-agenten, en teammedlem eller API:et lägger till en etapp-trigger-tagg, följer affären den tagg som senast lades till, och de andra trigger-taggarna för etapper tas bort. Etapp-taggar kan aldrig samexistera på en kontakt.
• Etapper utan en trigger-tagg påverkas inte på något sätt.

Lämna den avstängd om du föredrar standardregeln, där en kontakt kan ha flera etapp-taggar och affären alltid ligger i den som kommit längst.

Var uppmärksam innan du aktiverar detta för en AI-driven pipeline. Med synkronisering aktiverad kommer en agent som lägger till en tidigare etapp-tagg att flytta tillbaka affären till den tidigare etappen. Det är syftet med inställningen, men kontrollera din agents instruktioner för taggning först.

Exempel: Du har en kampanj där din AI-agent taggar kontakter som “intresserad” när de frågar om prissättning. Du tilldelar taggen “intresserad” som utlösare för ditt stadium “Kvalificerad” med ett standardvärde på 1 000 $. Nu skapas automatiskt en affär värd 1 000 $ i kolumnen “Kvalificerad” i din pipeline varje gång agenten taggar en kontakt som “intresserad” — inget manuellt arbete krävs.

Hur en automatiskt skapad affär ser ut: En automatiskt skapad affär namnges efter kontakten (deras namn, eller e-post/telefon om inget namn finns lagrat), startar med 50 % sannolikhet och medelhög prioritet, och taggas med källan “tag-trigger”. Dess värde hämtas från stadiets standardvärde (eller 0 om du inte har angett något). Du kan redigera alla dessa i efterhand.

Vad händer när flera taggar läggs till #

Om en kontakt får flera taggar samtidigt som matchar olika pipeline-steg, placerar plattformen affären i det mest avancerade steget (det som kommit längst i din pipeline). Detta förhindrar att affärer skapas i ett tidigare skede när ett senare skede redan är relevant.

Utlösartaggar fungerar även omvänt. Om du tar bort den sista utlösartaggen från en kontakt raderar plattformen automatiskt den kontaktens affär, under antagandet att de har lämnat tratten — detta inkluderar en affär som skapats automatiskt eller redan flyttats genom flera stadier, utan möjlighet att ångra. Om en kontakt någonsin hamnar med mer än en affär behåller systemet den som kommit längst i din pipeline och raderar resten. För möjligheter du inte vill ska hanteras automatiskt, skapa affären manuellt och förlita dig inte på en utlösartagg.

Kombinera taggutlösare med AI-agenttaggar #

Denna funktion fungerar perfekt med din AI-agents automatiska taggning (konfigureras i kampanjens tagginställningar). Ett typiskt arbetsflöde ser ut så här:

1. Ställ in kampanjtaggar med beskrivningar som talar om för agenten när de ska tillämpas (till exempel, tagga “bokad” med beskrivningen “Kontakt har bekräftat ett möte”).
2. Tilldela dessa taggar som utlösare på lämpliga pipeline-stadier.
3. Agenten sköter resten — medan den konverserar med kontakter tillämpar den taggar baserat på konversationen, och affärer skapas och flyttas genom din pipeline automatiskt.

Ett försäljningsscenario: Att sätta ihop allt #

Här är hur affärer fungerar i praktiken för en webbdesignbyrå som använder plattformen. I det här exemplet har byrån ställt in anpassade pipeline-steg: Ny lead > Discovery-samtal > Offert skickad > Förhandling > Vunnen > Förlorad, med utlösartaggar på varje steg.

1. Måndag: En ny potentiell kund vid namn Maria skickar ett meddelande till dig på WhatsApp och frågar om webbdesign. AI-agenten taggar henne som “new-lead” och en affär med namnet “Website Redesign - Maria’s Restaurant” skapas automatiskt i stadiet New Lead med ett standardvärde på 3 000 $.

2. Tisdag: Du har en WhatsApp-konversation om hennes behov och budget. Du drar affären till Discovery Call, eller så taggar agenten henne som “discovery-scheduled” och affären flyttas automatiskt.

3. Onsdag: Efter att ha bekräftat att Maria har budget och tidsplan skickar du henne en offert. Du flyttar affären till Offert skickad och uppdaterar värdet till 3 500 $ baserat på den omfattning som diskuterats.

4. Nästa måndag: Maria svarar att hon gillar offerten men frågar om en betalningsplan. Du flyttar affären till Förhandling.

5. Nästa onsdag: Maria går med på betalningsplanen och bekräftar projektet. Du flyttar affären till Vunnen!

Under hela denna process kopplas varje WhatsApp-konversation till affären, så att vem som helst i ditt team kan öppna affären och se hela sammanhanget för vad som diskuterats. Och eftersom du har ställt in utlösande taggar skedde mycket av flytten mellan stadier automatiskt baserat på AI-agentens konversation med Maria.

Bästa praxis #

• Designa stadier som matchar din verkliga process. Kopiera inte en generisk pipeline. Tänk på de faktiska stegen en affär går igenom i din verksamhet och skapa stadier för vart och ett av dem.
• Använd triggertaggar för automatisering. Ju mer du automatiserar med taggtriggers, desto mindre manuellt arbete behöver du göra. Låt AI-agenten flytta affärer genom din pipeline i takt med att konversationer fortskrider.
• Håll affärer uppdaterade — Gå igenom din pipeline regelbundet (minst varje vecka) och uppdatera affärsstadier. Inaktuella affärer kan få din pipeline att se hälsosammare ut än den faktiskt är – smartfilter-chippet Inaktuell 14d+ och den sparade vyn Vilande 14d+ gör det enkelt att hitta dessa.
• Lägg till anteckningar — Dokumentera viktiga konversationer, beslut och nästa steg för varje affär. Detta är särskilt värdefullt om flera teammedlemmar arbetar med samma konton.
• Använd realistiska affärsvärden — Tilldela ärliga monetära värden till affärer så att dina pipelinesummor blir meningsfulla. Uppblåsta värden leder till felaktiga prognoser.
• Granska förlorade affärer — Titta periodvis på affärer du har förlorat för att identifiera mönster. Förlorar du affärer i förslagsstadiet? Kanske behöver din prissättning justeras. Blir leads kalla efter första kontakten? Kanske behöver din uppföljningstid förbättras.
• Kombinera med kampanjer — Använd kampanjer för att automatisera uppföljningar med kontakter som har aktiva affärer. Ställ till exempel in en uppföljningssekvens för kontakter i ett förslagsstadie som inte har svarat på 3 dagar.
• Spåra din vinstfrekvens — Jämför över tid antalet vunna affärer med det totala antalet affärer för att förstå din konverteringsfrekvens. Detta hjälper dig att sätta realistiska mål och identifiera var du kan förbättra dig.

Behöver du hjälp? #

If you have questions about the deals feature or sales pipeline, reach out via our email support.