Schema för botens tillgänglighet #

Schemat för tillgänglighet styr när din AI-bot är aktiv och svarar på meddelanden. Du kan ställa in specifika tider för varje veckodag så att boten endast är i drift när du vill – under kontorstid, utökade tider eller dygnet runt.

Hur det fungerar #

När ett meddelande kommer in från en kontakt kontrollerar plattformen om den aktuella tiden ligger inom botens aktiva timmar för den dagen:

• Om ja: Boten bearbetar meddelandet och svarar.
• Om nej: Boten förblir tyst tills vidare. Meddelandet sparas och AI:n svarar automatiskt så fort nästa tidsfönster öppnas — ingen behöver göra något, och du behöver inte ett nytt meddelande för att trigga det. Se Vad händer utanför aktiva timmar nedan. Chatten visar också detta: statusfältet ovanför svarsrutan läser Utanför arbetstid — AI återupptas kl. vid nästa öppningstid, och växlar automatiskt tillbaka till Aktiv när fönstret öppnas.

Standardbeteende: Om du inte ställer in ett tillgänglighetsschema är boten tillgänglig dygnet runt (24/7) och svarar när som helst på dygnet.

Ställa in botens aktiva timmar #

Under onboarding #

Om du använder den guidade onboarding-guiden och väljer ett användningsområde relaterat till bokningar, kan du ställa in ditt tillgänglighetsschema som en del av onboarding-processen. Detta konfigurerar din bots aktiva timmar innan du ens har avslutat inställningen av din första agent.

För en agent #

1. Öppna Agenten (under AI Studio → AI Agents).
2. Klicka på fliken Active Hours — det är steg 2 i redigeraren.

3. Stäng av reglaget Active 24/7 högst upp på fliken. Detta visar sju rader — en för varje veckodag (måndag till söndag), som alla är avstängda som standard.

4. Aktivera reglaget för en dag och klicka sedan på Add time slot (eller redigera standardfönstret 06:00–23:00 som visas) för att ställa in när boten ska vara aktiv den dagen.

5. Om du vill att boten ska vara avstängd hela dagen, låt dagens reglage vara avstängt.
6. Klicka på Save changes längst ner när du är klar.

Inget behöver ställas in för utanför arbetstid: meddelanden som inkommer när schemat är stängt besvaras automatiskt vid nästa öppning — se Vad händer utanför aktiva timmar.

Genväg för 24/7-botar: Högst upp på fliken Active Hours finns ett reglage för Active 24/7. Låt det vara aktiverat (standard) för att låta boten svara dygnet runt — detta döljer raderna för enskilda dagar helt.

Observera: om du stänger av varje enskild dag (istället för att använda reglaget Active 24/7), behandlar plattformen det som ett tomt schema och boten återgår till att svara dygnet runt — det betyder INTE att boten är helt tyst. Behåll minst en dag aktiverad om du faktiskt vill att boten ska vara tystas under de andra dagarna.

Exempel: Standardkontorstid #

I det här exemplet är boten aktiv måndag till fredag under kontorstid, med kortare tider på lördagar och helt avstängd på söndagar.

Delade scheman (flera tidsintervall per dag) #

Du kan ställa in mer än ett aktivt tidsfönster per dag. Detta är användbart om du vill att boten ska vara på under vissa perioder men av under andra.

Exempel: Morgon och kväll, avstängd på eftermiddagen

Boten svarar under båda tidsfönstren men förblir tyst från 12:00 till 16:00.

Du kan även ställa in ett fönster som sträcker sig över midnatt (t.ex. 22:00-06:00), och ett intervall där start- och sluttid är desamma behandlas som aktivt under hela dygnet.

Tidszonsinställningar #

Ditt tillgänglighetsschema körs enligt den tidszon som är inställd på ditt konto.

För att ställa in din tidszon:

1. Klicka på Settings nära botten av huvudmenyn till vänster.
2. Under gruppen Account, klicka på Profile.
3. Hitta fältet Timezone i kortet Preferences och välj din tidszon från listan.
4. Klicka på Save. Alla tillgänglighetstider använder nu denna tidszon.

Vad händer om dina kontakter befinner sig i olika tidszoner? Schemat använder alltid DIN tidszon. Om du till exempel ställer in boten att vara aktiv 09:00-18:00 i centraleuropeisk tid (CET), kommer en kontakt som skickar ett meddelande från New York kl. 10:00 Eastern Time (vilket är 16:00 CET) att få ett svar eftersom 16:00 infaller inom dina aktiva timmar.

Vad händer utanför aktiva timmar #

När ett meddelande inkommer medan boten är avstängd sparas meddelandet — ingenting går förlorat och ingen behöver göra något åt det. AI-svaret schemaläggs att skickas i samma ögonblick som ditt nästa aktiva fönster öppnas; du behöver inte ett nytt meddelande för att trigga det, och du behöver inte återuppta någonting manuellt.

Medan den väntar visar chatten en bärnstensfärgad status för Utanför arbetstid, och den hamnar under filtret Utanför arbetstid i Chattar — så allt som väntar på nästa öppettid finns bara ett klick bort.

Du kan alltid svara manuellt under tiden — oavsett botens schema kan du när som helst skicka meddelanden till kontakter från Chattgränssnittet. Om du gör det avbryts det väntande AI-svaret, så att kontakten aldrig får ett inaktuellt botsvar ovanpå ditt.

Bra att veta: Uppföljningsmeddelanden respekterar också bottens schema. Om du aktiverar “Respektera kontorstider” i dina uppföljningsinställningar, kommer schemalagda uppföljningar endast att skickas under bottens aktiva timmar.

Vanliga scheman #

Alltid på (24/7) #

Lämna tillgänglighetssektionen tom eller okonfigurerad (eller lämna/aktivera Active 24/7). Boten svarar när som helst.

Bäst för: Supportbotar, internationella målgrupper, agenter där du vill ha snabbast möjliga svar.

Endast kontorstid #

Ställ in måndag-fredag, 09:00-18:00 (eller dina faktiska kontorstider).

Bäst för: B2B-utskick, professionella tjänster, situationer där meddelanden utanför kontorstid skulle verka ovanliga.

Utökade öppettider #

Ställ in längre tidsfönster (t.ex. 07:00-22:00) inklusive kvällar och helger.

Bäst för: E-handel, konsumentvarumärken, målgrupper som surfar utanför normal arbetstid.

Händelsebaserade fönster #

Ställ in snäva tidsfönster kring specifika händelser eller kampanjer.

Bäst för: Uppföljning av webbinarier, produktlanseringar, tidsbegränsade erbjudanden där boten bara behöver vara aktiv under några timmar.

Tips #

1. Möta din målgrupps förväntningar. Om dina kunder förväntar sig snabba svar kl. 22:00, håll boten aktiv. Om meddelanden vid midnatt skulle verka opassande för varumärket, begränsa tiderna.

2. Ta hänsyn till teamets tillgänglighet. Om boten larmar en mänsklig teammedlem och ingen finns tillgänglig för att svara, blir kontakten väntande. Synkronisera botens tider med teamets tillgänglighet när det är möjligt.

3. Använd “alltid på” när folk kan nå dig när som helst. Om kontakter kan skicka meddelanden till dig dygnet runt (till exempel via en chattwidget på webbplatsen), säkerställer du att ingen behöver vänta genom att ha boten tillgänglig 24/7.

4. Testa ditt schema. När du har ställt in dina tider, skicka ett testmeddelande utanför de aktiva timmarna för att bekräfta att boten förblir tyst, och skicka sedan ett under de aktiva timmarna för att bekräfta att den svarar.

Nästa steg #

• AI-agenter — där fliken Aktiva timmar finns, tillsammans med resten av agentens inställningar.
• Automatiserade uppföljningar — hur “Respektera kontorstider” samverkar med ditt schema för aktiva timmar.