Bokningssystem #

Översikt #

Plattformen innehåller ett inbyggt system för tidsbokning som låter din AI-agent schemalägga möten, konsultationer och evenemang direkt i konversationer. När en kontakt vill boka en tid kontrollerar AI:n din tillgänglighet, föreslår lediga tider och bekräftar bokningen — allt utan att du behöver lyfta ett finger.

Vem är detta för? Alla företag som tar emot bokningar eller reservationer. Till exempel:

• En frisörsalong som bokar styling-tider via WhatsApp
• En fastighetsmäklare som schemalägger visningar via Instagram DM
• En restaurang som tar emot bordsbokningar via en chattwidget
• En konsultfirma som bokar introduktionsmöten direkt från en chatt
• En läkarmottagning som låter patienter boka tider via SMS

Bokningssystemet integreras med Google Kalender för tvåvägssynkronisering (se Google Kalender-integrering) och restaurangbokningsplattformar som Formitable och Zenchef.

Google Kalender är valfritt. Det inbyggda bokningssystemet fungerar helt på egen hand. Du ställer in de tider du är tillgänglig för en händelsetyp, och AI:n erbjuder och bokar dessa tider utan att någon kalender är ansluten. Att ansluta Google Kalender ger tre extra fördelar: varje bokning hamnar även i din kalender, allt som redan finns i din kalender betraktas som upptaget så att det aldrig erbjuds, och Google Meet-länkar kan skapas åt dig. Hoppa över det, så fungerar allt annat på den här sidan precis som beskrivet.

Att ställa in bokningar sker i tre steg, och den här sidan går igenom varje steg med en skärmdump:

1. Skapa en händelsetyp — den typ av möte som folk kan boka (till exempel “Kostnadsfri 30-minuters konsultation”).
2. Aktivera bokningar för din AI — så att den erbjuder dessa möten i chatten.
3. Se bokningar komma in på sidan Bokningar (och i din Google Kalender, om den är ansluten).

Steg 1 — Öppna sidan Möten #

Klicka på Bokningar i sidofältet, under gruppen Engagera. Sidan har två flikar:

• Kommande möten — varje möte som har bokats, med statistik-kort för Totalt, Denna vecka, Bekräftade och Väntande, plus sökfunktion, tidsfilter och statusfilter.
• Händelsetyper — de bokningsbara tjänster som din AI kan erbjuda.

Se ditt schema som en kalender #

Fliken Kommande möten kan visa dina bokningar på två sätt — växla med Lista / Kalender-reglaget till höger om filterraden:

• Lista — tabellen som visas ovan: en rad per bokning, bäst för att snabbt se vad som står näst på tur och för massåtgärder.
• Kalender — ett rutnät för vecka eller månad, bäst för att få en överblick över din dag eller vecka och hitta lediga tider.

I kalendervyn får du en Vecka / Månad-växlare (vecka är standard), pilar för att flytta dig framåt och bakåt i tiden, samt en Idag-knapp för att hoppa tillbaka till den aktuella veckan eller månaden. Varje möte visas på sin dag som ett litet kort med tid, kontaktens namn och en färgad statuspunkt. Dina sökningar och filter gäller även här, så du kan till exempel välja att endast visa bekräftade möten i kalendern.

• Klicka på ett möte för att öppna samma detaljpanel som i listvyn — boka om, öppna chatten eller ta bort därifrån.
• Klicka på en tom plats under en dag för att boka ett nytt möte den dagen — bokningsformuläret öppnas med datumet redan ifyllt.
• I månadsvyn visar en upptagen dag de första mötena och en rad med +N till — klicka på den för att zooma in på den dagens vecka.

Boka ett möte själv #

De flesta möten bokas av din AI i chatten, men du kan även boka ett manuellt — vid ett telefonsamtal eller ett drop-in-besök — med knappen Boka möte längst upp till höger på sidan (eller genom att klicka på en tom dag i kalendervyn). Välj kontakt, händelsetyp, datum och en av de tillgängliga tiderna; tillgängligheten kontrolleras på samma sätt som när AI:n bokar, så du kan inte dubbelboka en tid.

Klicka på valfri rad för att öppna detaljpanelen för den bokningen, skrivskyddad, som visar kontakt, händelse, datum och tid, mötesplats samt knappar för att öppna chatten, boka om eller ta bort:

Ta bort flera bokningar samtidigt #

På fliken Bokningar har varje rad en kryssruta, och kryssrutan i rubriken markerar allt som visas för tillfället. Markera de bokningar du vill ta bort så visas ett fält längst ner med en Ta bort-knapp – du bekräftar en gång, så tas de bort tillsammans med sina länkade kalenderhändelser. Tryck på Escape för att rensa en markering.

Steg 2 — Skapa en händelsetyp #

Händelsetyper definierar vilka typer av möten dina kontakter kan boka. Se varje händelsetyp som en tjänst du erbjuder — “30-minuters gratis konsultation”, “Produktdemo”, “Frisörbesök”, “Restaurangbokning för 2”.

1. På sidan Möten, växla till fliken Händelsetyper.

2. Klicka på den gröna knappen Skapa händelsetyp längst upp till höger. Ett fönster med titeln Ny händelsetyp öppnas:

3. Under Detaljer, skriv in ett Händelsenamn. Ge det ett kundvänligt namn — dina kontakter kan se det under bokningen, så “Gratis 30-minuters strategisamtal” är bättre än “Initial konsultation v2”.
4. Välj en Mötestyp — hur mötet ska äga rum. Detta styr vad som visas som plats i kalenderinbjudan:

• Personligen — mötet äger rum på en fysisk plats. Du skriver in adressen, och den adressen visas i kalenderhändelsen (till exempel “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — en Google Meet-videolänk skapas automatiskt för varje bokning och läggs till i kalenderhändelsen. Kontakten läggs också till i händelsen som gäst, så om deras e-postadress är känd (till exempel om AI:n frågade efter den under konversationen), får de Google Kalender-inbjudan med Meet-länken via e-post. Detta kräver att din Google-kalender är ansluten — om den inte är det än, visar formuläret en varning med en Anslut Google-kalender-länk direkt där (se Google Kalender-integrering).
• Anpassad länk — du klistrar in din egen möteslänk en gång (till exempel länken till ditt personliga Zoom-rum), och samma länk används för varje bokning av denna händelsetyp.

5. Under Tidslucka, ställ in hur dina tidsluckor ska fungera:
   • Varaktighet — hur länge varje möte varar (till exempel 30 minuter). Vill du ha ett inbyggt glapp mellan möten? Ställ in varaktigheten något längre än det faktiska mötet — det finns ingen separat inställning för bufferttid.
   • Förvarning — den minsta framförhållning du behöver innan en bokning kan starta (till exempel innebär 4 timmar att ingen kan boka ett möte som börjar om 30 minuter).
   • Bokningsbar framåt — hur många dagar in i framtiden kontakter kan boka (till exempel 28 dagar).
   • Flera bokningar per tidslucka — avstängt som standard. Som beskrivningen under anger: “Avstängt innebär en bokning per tidslucka, så som bokningar alltid har fungerat.” Slå på det när samma tid kan rymma fler än en bokning, så visas ett nummer för Bokningar per tidslucka. Det är avsett för platser som är utbytbara och delar samma tider; om dina resurser har olika scheman eller egna kalendrar, använd Rum istället. Se Låta flera personer boka samma tidslucka och Rum nedan.
6. Under Veckotider, ställ in vilka dagar och tider denna händelse kan bokas. Varje grön dag är bokningsbar under de visade tiderna; klicka på × bredvid ett tidsintervall för att göra dagen otillgänglig, och på + för att lägga till ett andra intervall för samma dag (för delade scheman som 09:00–12:00 och 14:00–17:00).

Tips: Ställ in dina tider något snävare än din faktiska arbetsdag. Detta ger dig lite andrum i början och slutet.

7. Under Rum, låt det vara om du inte har mer än en bokningsbar resurs. Varje händelsetyp har redan ett rum, och det använder de veckotider du just ställde in. Om två personer, stolar eller bilar arbetar olika tider, lägg till ett rum för varje. Se Rum nedan.
8. Under Aviseringar, finns två reglage:
   • Synkronisera bokningar till Google-kalender — lägger varje bokning i din Google-kalender och kontrollerar den för konflikter. Gråmarkerad tills din Google-kalender är ansluten (noteringen nedanför länkar dig till rätt inställningssida).
   • Skicka mötes-e-post till kontakt — aktiverad som standard. Skickar en bekräftelse via e-post till kontakten när ett möte bokas. När bokningen också synkroniseras till Google-kalender styr samma reglage den Google Kalender-inbjudan som kontakten får som gäst i händelsen. Stäng av den om du inte vill att kontakten ska få e-post alls.
9. Klicka på Skapa händelse. Du hamnar tillbaka på fliken Händelsetyper med din nya händelse tillagd som en rad och ett bekräftelsemeddelande:

För att ändra en händelsetyp senare, klicka på dess rad – eller använd pennikonen längst till höger på raden:

Oavsett vilket får du samma formulär förifyllt med händelsens nuvarande inställningar, titulerat Redigera händelsetyp den här gången, med en Spara händelse-knapp istället för Skapa händelse. Avsnittet för veckotider lämnas exakt som det sparades såvida du inte ändrar det:

Borttagning är endast möjlig så länge händelsen inte har några kopplade bokningar.

Om en av dina AI-agenter bokar med denna händelsetyp, talar borttagningsfönstret om för dig vilka agenter som använder den innan något tas bort, så att du aldrig blir överraskad. Du kan fortfarande fortsätta, men dessa agenter slutar ta emot bokningar tills du väljer en annan händelsetyp för dem under Bokningar.

Om tidszoner: dina tider läses i din kontos tidszon, som ställs in under Inställningar → Säkerhet & Allmänt (rullistan Tidszon). Om dina erbjudna tidsluckor visas vid konstiga tider, kontrollera den inställningen först.

Steg 3 — Aktivera bokningar för din AI #

Att skapa en händelsetyp gör inte att AI:n erbjuder den än. Det är en inställning på agenten.

1. Klicka på AI-agenter i sidofältet och öppna din agent.

2. Gå till steget AI-förmågor.

3. Hitta panelen Bokningar och aktivera Låt denna agent boka möten.

4. Låt leverantören vara Inbyggd kalender (restauranger som använder Formitable eller Zenchef väljer sin här), och ange sedan vad folk kan boka under Välj vad folk kan boka.

   Du kan välja mer än en. Klicka på väljaren och välj en händelsetyp — den hamnar nedanför som en liten bricka med händelsens namn. Väljaren ändras då till Lägg till en annan händelsetyp, så fortsätt tills varje tjänst som denna agent ska kunna boka finns med på listan. Den första du väljer är agentens standardval, och när två eller fler är länkade får den en standard-etikett så att du kan se vilken det är. För att ta bort en från listan, klicka på × på dess bricka. Ingen händelsetyp än? Skapa en ny händelsetyp direkt där utan att lämna sidan — allt du skapar läggs till i listan omedelbart.

   Raden under väljaren sammanfattar vad det ger dig: “Agenten kan boka vilken som helst av de valda händelsetyperna i chatten. Namnge personal eller rum inuti varje händelsetyp så att AI:n kan boka med en specifik person.”

5. Klicka på Spara ändringar.

Bokning är en live-inställning — den börjar gälla så fort du sparar, och väntar inte på Publicera på samma sätt som ändringar i instruktioner och kunskap gör.

Om väljaren är tom eller inget är valt, har AI:n inga tider att erbjuda och kommer istället att meddela kontakten att någon kommer att höra av sig. Välj minst en händelsetyp innan du förlitar dig på den.

Hur det ser ut i en konversation. AI:n känner till varje händelsetyp du länkat, vid namn och hur lång tid den tar. När någon vill boka frågar den vilken tjänst de vill ha (eller räknar ut det från vad de redan sagt — “Jag behöver en färgning” väljer färgningstiden), kontrollerar sedan tiderna för den och bokar den. Om- och avbokningar fungerar för det som kontakten faktiskt bokade, så det finns inget extra att förklara för dem.

Länkar du fler än en? Se Bokning när du erbjuder många tjänster nedan.

När det är sparat erbjuder AI:n automatiskt lediga tider under konversationer och hanterar hela bokningsflödet — från att kontrollera tillgänglighet till att bekräfta mötet.

Exempel: En kontakt skriver “Jag skulle vilja boka en konsultation.” AI:n svarar med lediga tider baserat på dina händelseinställningar (och Google Kalender, om den är synkroniserad). Kontakten väljer en tid och AI:n bekräftar bokningen — allt sker automatiskt.

Låt folk boka själva (delningsbar bokningssida) #

Stegen ovan handlar om bokningar som görs i en konversation, där din AI föreslår tider. Varje händelsetyp kan också ha en offentlig bokningssida: en länk som vem som helst kan öppna och boka via, utan att behöva ett konto eller en föregående konversation. Lägg den bakom en “Boka nu”-knapp, i din biografi, i en e-postsignatur eller på en flygblad som en QR-kod.

Aktivera den i avsnittet Bokningssida längst ner i formuläret för händelsetyp. Eftersom sidan efterfrågar namn och e-post eller telefonnummer innan den visar kalendern, hamnar personer som påbörjar en bokning men inte väljer en tid ändå i dina kontakter, redo för uppföljning.

Se Delningsbar bokningssida.

Använda en extern bokningslänk (Calendly, Cal.com, etc.) #

Har du redan ett bokningsverktyg du gillar, som Calendly eller Cal.com? Du behöver inte byta till det inbyggda bokningssystemet — du kan helt enkelt låta AI:n dela din befintliga bokningslänk så att kontakter kan boka sig själva där.

Det finns ingen separat inställning för detta: länken läggs bara in i din AI:s instruktioner.

1. Öppna AI-agenter i sidofältet och öppna din agent.
2. Gå till fliken AI-instruktioner.
3. I avsnittet Regler, lägg till en rad som: När någon vill boka, dela denna schemaläggningslänk så att de kan boka själva: https://calendly.com/yourname
4. Lägg eventuellt till ett matchande steg i avsnittet Konversationsflöde, till exempel: När de är intresserade, dela schemaläggningslänken.
5. Klicka på Spara ändringar, och sedan Publicera live så att de uppdaterade instruktionerna når dina kontakter. Fliken Testa testar alltid ditt utkast, så att du kan kontrollera att AI:n delar länken direkt efter att du sparat — även innan du publicerar.

Det är allt — när bokning kommer på tal i en konversation skickar AI:n din länk. Håll den inbyggda växeln Bokningar (på fliken AI-funktioner) avstängd i denna konfiguration: när den är avstängd försöker AI:n inte erbjuda tidsluckor själv, och med din länk i reglerna vet den exakt vad den ska göra istället. Om du väljer Extern bokningslänk under den guidade introduktionen läggs denna regel till automatiskt åt dig.

Nackdelen jämfört med det inbyggda bokningssystemet: kontakten lämnar chatten för att boka, och mötet hamnar endast i ditt externa bokningsverktyg — det visas inte på sidan Möten.

Bokning när du erbjuder många tjänster #

Erbjuder du ett dussin olika behandlingar? Din agent kan boka alla i chatten. På fliken AI-förmågor, under Välj vad folk kan boka, fortsätt lägga till händelsetyper tills varje tjänst finns på listan — det finns ingen gräns, och den första du lägger till är standardvalet. Se Steg 3 för själva väljaren.

1. Skapa en händelsetyp för varje tjänst på fliken Händelsetyper, med ett namn som dina kunder skulle använda (“Klippning”, “Färg & slingor”, “Skäggtrimning”).
2. Öppna din agents flik AI-förmågor, aktivera Låt denna agent boka möten och lägg till var och en av dem under Välj vad folk kan boka.
3. Klicka på Spara ändringar. Det är allt — AI:n frågar vilken tjänst kontakten vill ha (eller snappar upp det från vad de redan sagt), erbjuder tider för den tjänsten och bokar den.

Varje händelsetyp behåller sin egen varaktighet, öppettider, rum och kalender, så inget med själva händelsetyperna ändras — du länkar bara alla till samma agent. Två saker hjälper AI:n att göra rätt:

• Ordningen spelar viss roll. Den första händelsetypen på listan är standardvalet: det är vad AI:n faller tillbaka på när kontakten inte har sagt vilken tjänst de vill ha och det inte finns något i konversationen att gå på. Placera din vanligaste tjänst först.
• Ge dem namn som en kund skulle känna igen. AI:n matchar vad kontakten säger mot händelsenamnet, så “Färg & slingor” fungerar mycket bättre än “Tjänst B”.

Föredrar du att skicka länkar? Du kan fortfarande göra det istället, eller som ett komplement. Aktivera den delbara bokningssidan för varje händelsetyp så att varje tjänst har sin egen länk, och lägg sedan till en regel i din AI:s instruktioner som listar dem, till exempel: När någon vill boka, dela bokningslänken för tjänsten de är intresserade av: Klippning — https://yourlink/haircut, Färgning — https://yourlink/coloring. Eftersom detta är dina egna bokningssidor snarare än en extern schemaläggare, sparas besökaren som en kontakt innan de ens ser kalendern, och varje bokning hamnar fortfarande på din sida för möten (och din Google-kalender, om den är ansluten).

Och om folk frågar efter en viss person? Lägg till varje personalmedlem som ett namngivet rum inuti händelsetypen så kan AI:n boka dem vid namn — se Bokning med en specifik person.

Samla in extra information vid bokning #

Ibland behöver du lite mer än bara en tid. Du kan låta AI:n samla in ytterligare detaljer från kontakten innan bokningen bekräftas — till exempel en leverans- eller hemadress, antal gäster, ett referensnummer eller något annat anpassat fält som du använder.

Exempel på när detta är användbart:

• En mobil biltvättstjänst som behöver kundens hemadress för att veta vart de ska åka.
• En restaurang som behöver antalet gäster innan de bokar rätt bord.
• En reparationstjänst som behöver ett order- eller referensnummer för att kunna söka upp jobbet.

Hur det fungerar #

• Klicka på AI-agenter i sidofältet, öppna agenten, gå till steget AI-förmågor och aktivera Tillåt AI att samla in extra information (under Kontaktuppdateringar). Ett kort för Samla in extra information vid bokning visas då, där du väljer vilka av dina anpassade fält AI:n ska fråga efter, och markerar varje fält som obligatoriskt eller valfritt. Obligatoriska fält måste besvaras innan bokningen bekräftas — AI:n fortsätter fråga tills den har fått svaren.

• De insamlade svaren sparas på kontakten (så att du har dem i kontaktuppgifterna) och läggs till i Google Kalender-händelsen, så att du kan se allt på ett ögonblick utan att öppna appen.
• Du kan markera ett av dessa fält som mötesplats. När du gör det blir kundens svar (till exempel deras adress) platsen för kalenderhändelsen – perfekt för tjänster som reser till kunden. Detta fungerar hand i hand med mötestypen På plats som du väljer för händelsetypen.

Innan du börjar #

• Fälten du väljer från är samma anpassade fält som du hanterar för kontakter (se Anpassade kontaktfält). Om ett fält du vill samla in inte finns än, skapa det först, så blir det tillgängligt att välja här.
• Se till att Uppdatera kontaktnamn/fält är tillåtet i samma steg för AI-förmågor. AI:n behöver den behörigheten för att spara informationen den samlar in; om den är avstängd kommer svaren inte att lagras.
• Detta är inte bara för bokningar. Samma två inställningar låter AI:n spara detaljer den snappar upp var som helst i en konversation — en födelsedag, ett kostkrav, en preferens — även när inget möte är inblandat. Se Låt AI:n fylla i anpassade fält åt dig.

Exempel: Du driver ett mobilt hundtrim. Du skapar ett anpassat fält som heter “Hemadress”, ber AI:n att samla in det som ett obligatoriskt fält och markerar det som mötesplats. Nu när en kontakt bokar, frågar AI:n efter deras adress, sparar den på kontakten och lägger till den som plats i Google Kalender-händelsen — så att din hundtrimmar vet exakt vart de ska köra.

Ställa olika frågor beroende på svaret #

Du behöver inte ställa samma frågor till alla. Välj varje fält som AI:n får samla in i kortet Samla in extra information vid bokning, och beskriv sedan i dina AI-instruktioner när varje fält är relevant (agentens steg AI-instruktioner). AI:n läser dessa instruktioner i klartext, så en fråga kan bero på vad kontakten precis har berättat.

Exempel: en flygplatstransfertjänst. Skapa anpassade fält för “Flygnummer” och “Meet & Greet”, markera båda i fältväljaren och skriv i dina instruktioner: “Fråga alltid efter upphämtningsadress. Om upphämtningsadressen är en flygplats, fråga även efter flygnummer och om de vill ha Meet & Greet.” Någon som bokar en resa tvärs över stan får aldrig frågan om flyg; någon som bokar en upphämtning på flygplatsen får båda frågorna innan bokningen bekräftas.

Hur tider erbjuds #

Några användbara saker att veta om hur AI:n omvandlar dina inställningar till erbjudna tider:

• Tider erbjuds i följd inom dina veckotimmar: ett 30-minutersmöte erbjuds som 9:00, 9:30, 10:00, och så vidare.
• När en tid har bokats slutar den att erbjudas, så AI:n gör aldrig dubbelbokningar.
• Mötestyper som tillåter flera bokningar per tid är undantaget: dessa tider fortsätter att erbjudas tills de är fullbokade, och AI:n kan berätta för en kontakt hur många platser som finns kvar (till exempel “17:00 har 3 platser kvar”). Se Låta flera personer boka samma tid precis nedanför.
• Mötestyper med mer än ett rum hanteras rum för rum: varje rum har sina egna öppettider, kan ha sin egen kalender och kan ha sitt eget antal bokningar per tid. Se Rum.
• Allt i din synkroniserade Google-kalender behandlas som upptaget och tas bort från vad AI:n erbjuder, oavsett vad mötestypen tillåter.
• Inställningen Varsel tar bort tider som börjar för snart; Bokningsbar framåt begränsar hur långt in i framtiden AI:n erbjuder tider.
• Dagar då du har stängt besvaras som stängt, inte som fullbokat. Om någon frågar efter en lördag och din mötestyp inte har några lördagstider, säger AI:n att du har stängt den dagen och erbjuder din nästa öppna dag, istället för att säga att du är fullbokad. Detsamma gäller för en dag som helt enkelt har slut på tid: när det sista mötet som fortfarande kunde starta idag har passerat, säger AI:n att dagen är slut snarare än fullbokad. En dag får bara ett “fullbokat”-svar när den har öppettider, fortfarande har tid kvar, och varje tid i den är upptagen.

Låta flera personer boka samma tidslucka #

Normalt fyller en bokning en tidslucka: i samma ögonblick som någon tar 17:00, erbjuds ingen annan 17:00. Många verksamheter fungerar på det andra sättet, så en händelsetyp kan ställas in för att acceptera flera bokningar vid samma tidpunkt.

Vem är detta för:

• Ett chaufförs- eller taxibolag med en flotta på 10 bilar. Tio olika kunder kan alla hämtas kl. 17:00, eftersom du har tio förare.
• En fitnessstudio eller workshop som håller en klass med 12 platser.
• En klinik eller salong med tre stolar, där tre personer kan behandlas under samma timme.
• En rundtur, provning eller öppet hus där en grupp dyker upp vid samma tidpunkt.

Aktivera funktionen #

1. Öppna händelsetypen på fliken Händelsetyper (klicka på dess rad eller klicka på pennan längst till höger), eller skapa en ny.
2. I avsnittet Tidslucka, slå på Flera bokningar per tidslucka. Raden under förklarar standardinställningen: “Av betyder en bokning per tidslucka, så som bokningar alltid har fungerat.”
3. Ett nummer för Bokningar per tidslucka visas. Skriv in hur många bokningar den tiden kan hålla, allt från 2 till 500. En flotta på tio bilar är 10; en klass med tolv platser är 12.
4. Ingen gräns alls? Slå på den lilla Obegränsat-brytaren bredvid numret. Numret blir grått och visar Obegränsat, och tiden fortsätter att erbjudas oavsett hur många som har bokat den.
5. Klicka på Spara händelse (eller Skapa händelse för en ny).

Tillbaka på fliken Händelsetyper säger kolumnen Kapacitet så: 10 per tidslucka, eller Obegränsat. Om händelsetypen har rum och ett av dem har fått ett eget nummer, läses det istället som Varierar per rum.

Vad händer när det är aktiverat #

• Tiden fortsätter att erbjudas tills den är full. Med 10 per tidslucka erbjuds 17:00 fortfarande till den andra kontakten som frågar, och den tredje, ända upp till den tionde. Den elfte erbjuds en annan tid.
• AI:n kan säga hur många platser som finns kvar, till exempel “17:00 har 3 platser kvar”, när det hjälper kontakten att bestämma sig. Den gör bara detta för händelsetyper som accepterar flera bokningar. För en vanlig händelsetyp med en bokning säger den ingenting om platser och hittar aldrig på ett nummer, och för en obegränsad finns inget nummer att nämna.
• Avbokning frigör platsen direkt. Om en av dina tio 17:00-bokningar avbokar, erbjuds 17:00 igen till nästa kontakt som frågar. Samma sak gäller för att flytta en bokning till en annan tid.
• Varje bokning är fortfarande sitt eget möte. Tio bokningar kl. 17:00 är tio rader på fliken Kommande möten, var och en med sin egen kontakt, och tio separata händelser i din Google Kalender om du har synkronisering påslagen. Det är vad du vill ha: tio bilar, tio jobb.
• Manuell bokning visar samma antal. När du bokar ett möte manuellt bär varje tidstagg ett litet märke med platserna som fortfarande är lediga, så en 09:00-tagg på en händelsetyp med två per tidslucka läser 09:00 2 kvar.
• Med mer än ett rum räknas antalet per rum. Två rum på en händelse inställd på 3 per tidslucka innebär upp till 6 bokningar samtidigt, såvida inte ett rum åsidosätter det med ett eget nummer.
• Upptagen tid i din kalender blockerar fortfarande hela tidsluckan. Om något i din synkroniserade Google Kalender överlappar 17:00, försvinner den tiden för alla, oavsett hur många bokningar händelsetypen tillåter. Ett möte i din kalender innebär att du inte är tillgänglig alls, inte att en av dina platser är upptagen.
• Att stänga av det igen återställer händelsetypen till en bokning per tidslucka. Bokningar som redan gjorts stannar precis där de är.

Om två kontakter råkar ta den sista lediga platsen samtidigt, är det bara en av dem som får den. Den andra får veta att tiden precis har tagit slut och erbjuds istället nästa tillgängliga tider, så att du aldrig hamnar i en situation med en elfte bokning på en tidslucka med tio platser.

Rum: Separata resurser med egna scheman #

Ett rum är en separat bokningsbar resurs. Trots namnet behöver det inte vara ett fysiskt rum: det kan vara en anställd, en stol, en bil, en bana eller ett behandlingsbord. Formuläret sammanfattar det på en rad: “Rum är separata bokningsbara resurser: en anställd, en stol, en bil, en bana. Varje rum har sina egna veckotider och kan ha sin egen Google Kalender, så rummen kan skilja sig åt. Dr. A arbetar måndag till onsdag, Dr. B arbetar torsdag och fredag.”

Varje händelsetyp har redan ett rum, så det finns inget att göra här förrän en andra resurs arbetar andra tider eller behöver sin egen kalender. Rum har sin egen Rum-sektion i händelsetypsformuläret, mellan Veckotider och Aviseringar.

Ge dina rum riktiga namn — frisören, läkaren, stolen — så kan AI:n boka en kontakt med personen de frågar efter. Se Bokning med en specifik person längre ner.

Vem är detta för:

• En klinik eller mottagning där Dr. A arbetar måndag till onsdag och Dr. B arbetar torsdag och fredag.
• En salong med tre stolar, där en av dem endast är bemannad på eftermiddagen.
• En körskola eller uthyrning där varje bil har sin egen tillgänglighet.
• En klubb med två banor, där varje bana hålls i sin egen kalender.

Lägga till, byta namn på och ta bort rum #

1. Öppna händelsetypen på fliken Händelsetyper (klicka på dess rad eller klicka på pennan längst till höger), eller skapa en ny.
2. Skrolla ner till Rum. Rum 1 finns redan där, och det är det rummet du har ställt in öppettider för hela tiden. Dess notering säger exakt det: “Detta rum använder de veckovisa öppettiderna ovan. Rum du lägger till nedan ställer in sina egna öppettider.”
3. Klicka på Lägg till rum. Ett nytt kort visas med ett eget namnfält och en egen redigerare för Öppettider för detta rum, som fungerar precis som de veckovisa öppettiderna högst upp i formuläret.
4. Ge varje rum ett namn. Två rum kan inte dela ett namn: om de gör det säger formuläret “Två rum har samma namn. Ge varje rum ett eget namn, annars hamnar bokningar avsedda för båda på samma rum.” Det är inte ordning för ordningens skull. Bokningar matchas till ett rum via dess namn, så två rum med samma namn fungerar som en enda resurs.
5. Klicka på Spara händelse (eller Skapa händelse för en ny).

För att byta namn på ett rum, skriv över dess namn. En sak att veta innan du gör det: att byta namn på ett rum döper inte om bokningar som redan gjorts under det gamla namnet. Dessa möten behåller namnet de bokades med, och det omdöpta rummet börjar räkna från noll igen. Byt namn tidigt, eller låt namnet vara.

För att ta bort ett rum, klicka på papperskorgsikonen på dess kort och bekräfta. Bekräftelsen förklarar vad som händer: “Detta rum kommer inte längre att erbjudas för nya bokningar. Bokningar som redan gjorts behåller sitt rumsnamn och stannar kvar i din kalender.” Rum 1 har ingen papperskorgsikon eftersom dess tider är de Veckotider som finns högst upp i formuläret.

Tillbaka på fliken Händelsetyper visas en kolumn för Rum så fort en händelsetyp har fler än ett rum, vilket visar varje händelses antal rum.

En kalender per rum #

När din Google-kalender är ansluten får varje rumskort även en Google-kalender-väljare, med noteringen “Upptagen tid i denna kalender blockerar detta rum, och detta rums bokningar läggs till i den.” Peka Dr. A:s rum mot Dr. A:s kalender och Dr. B:s rum mot Dr. B:s, så kontrolleras varje rum mot sin egen kalender och skriver sina egna bokningar där. Lämna ett rum på Ingen kalender om det inte ska synkroniseras alls.

Väljaren visas bara när Google-kalender är ansluten till kontot (se Google-kalenderintegrering). Fram till dess fungerar rummen precis likadant, det finns helt enkelt inga kalend kalender att välja mellan. Ett Google-konto kan innehålla flera kalendrar, så du behöver sällan mer än en anslutning.

Om ett rums kalender inte kan läsas. Ett rums kalender måste vara läsbar för det Google-konto du har anslutit. Om den inte är det (kalendern har tagits bort, delades aldrig med det kontot eller fel kalender valdes), kan AI:n inte kontrollera rummets upptagna tid, så den kommer inte att föreslå några tider för händelsen förrän det har åtgärdats. Du kommer att få ett e-postmeddelande och en avisering i appen som anger händelsen och kalendern (högst en gång var sjätte timme). För att åtgärda detta, dela kalendern med det anslutna Google-kontot, eller öppna händelsen och välj en annan kalender för det rummet.

Fördela bokningar jämnt mellan rum #

När en bokning kommer in och ingen har efterfrågat ett specifikt rum eller en specifik person, har den alltid gått till det första rummet i din lista som är ledigt vid den tidpunkten. Det är rätt beteende för många upplägg — sortera dina rum efter prioritet så fylls det översta först, medan de andra fungerar som reserv. Men om dina rum representerar kollegor som alla bör få en rättvis del av arbetet, innebär “först i listan vinner” att personen högst upp förblir fullbokad medan de andra sitter halvtomma.

Växeln Fördela bokningar jämnt löser detta. Den finns högst upp i sektionen Rum och visas endast när evenemangstypen har två eller fler rum:

• Av (standard för alla evenemangstyper): varje bokning går till det första rummet i din lista som är ledigt, så rummet högst upp fylls först.
• På: varje bokning går till det rum som har färst bokningar, baserat på nyligen genomförda och kommande möten — så att bokningar fördelas jämnt mellan alla.

Tre saker förblir desamma oavsett inställning:

• En kontakt som efterfrågar en specifik person får fortfarande den personen. Växeln avgör endast fall där ingen preferens angetts.
• Ett rum tilldelas aldrig en bokning det inte kan ta. Dess egna öppettider, kalenderns upptagna tider och antalet bokningar per tidslucka respekteras alltid — om personen med minst antal bokningar är stängd eller fullbokad vid den tidpunkten, tar nästa person med minst antal bokningar över.
• Återkommande bokningar stannar hos samma person. En veckovis serie balanseras en gång, vid det första mötet, och stannar sedan hos den personen under resten av serien.

Med växeln påslagen blir AI:n också lite mer omtänksam: innan den bokar någon som inte har nämnt ett namn, frågar den en gång om de redan har en föredragen person. Om de inte har någon preferens, genomförs bokningen och din kalender sköter fördelningen. Bokningssidan följer samma regel — en besökare som lämnar raden Boka med på Vem som helst placeras hos personen med minst antal bokningar.

Avbokningar och ombokningar räknas också: en person som förlorar en bokning hamnar automatiskt längre fram i kön för nästa.

Rum eller flera bokningar per tidslucka? #

Båda låter fler än en person boka samma tid, så det är värt att vara tydlig med vilken du faktiskt vill ha. Formuläret drar gränsen precis under reglaget Flera bokningar per tidslucka: “Samma tider och utbytbara platser? Det är allt du behöver. Olika scheman eller separata kalendrar? Använd Rum nedan.”

• Flera bokningar per tidslucka är ett nummer för platser som är utbytbara och delar samma tider: tio identiska bilar, tolv platser i en klass. Det finns inget annat att ställa in.
• Rum är separata namngivna resurser som får skilja sig åt: egna dagar och tider, egen kalender och eget antal bokningar per tidslucka.

Varje rum utgår från eventets nummer. Vad du än ställer in som Flera bokningar per tidslucka är standard för varje rum, och varje rumskort visar vad det har ärvt: “Använder eventinställningen (10 per tidslucka)”, eller “Använder eventinställningen (Obegränsat)” när eventet är obegränsat. Ändra eventets nummer och varje rum som följer det ändras med det.

Ett rum kan ha ett eget nummer istället. Aktivera Åsidosätt på det rummets kort så visas ett Bokningar per tidslucka-nummer för just det rummet, med start på 1, med ett eget Obegränsat-reglage bredvid. Raden under lyder “Hur många personer som kan boka detta rum samtidigt. När så många har bokat, slutar detta rum att erbjudas för den tiden.” Ett rum inställt på 1 beter sig precis som en klassisk resurs med en bokning i taget, inuti en eventtyp som annars tar emot flera.

Ett exempel. En klinik kör en eventtyp som heter “Session” med två rum, och eventet är inställt på 12 per tidslucka. Grupprummet följer det och tar emot tolv personer kl. 18:00. Behandlingsrummet har Åsidosätt aktiverat med numret 1, så det tar emot en person kl. 18:00 och slutar sedan erbjudas för den tiden, medan grupprummet fortsätter att fyllas på.

Hur många bokningar det blir totalt. Utan några åsidosättningar någonstans gäller eventets nummer för varje rum: två rum på ett event inställt på 3 per tidslucka blir upp till 6 bokningar samtidigt. När ett rum har ett eget nummer är summan helt enkelt summan av varje rums eget nummer, så ett grupprum med tolv platser bredvid ett behandlingsrum för en person blir tretton bokningar kl. 18:00.

På fliken Eventtyper byter en eventtyp vars rum inte alla har samma nummer ut sin per-tidslucka-etikett mot Varierar per rum. Öppna eventtypen för att se vad varje rum är inställt på.

Bokning för hand, rum för rum. När du skapar en bokning själv från fliken Kommande bokningar och händelsetypen har fler än ett rum, visas en rad med rumsknappar ovanför tiderna, där varje knapp visar hur många lediga tider det rummet fortfarande har den dagen. Välj rum först, sedan tid; bokningen sparas för det rummet, så det är dess “2 kvar”-märken och dess egna tider som du ser. Med ett enskilt rum finns det inget att välja och tiderna visas som vanligt.

Bokning med en specifik person #

Om dina rum är namngivna efter riktiga personer eller saker – frisörer, läkare, stolar, bilar – kan AI:n använda dessa namn i konversationen. Döp ett rum till “Alex” så kommer en kontakt som frågar efter Alex att få Alex.

Här är vad AI:n kan göra när dina rum har riktiga namn:

• Säg vem som är ledig och när. “Alex är ledig kl. 10:00 och 10:30, Luan kl. 11:00” — istället för en ren lista med tider.
• Boka med den person kontakten efterfrågar. “Kan jag få Alex på torsdag?” bokar Alex, och endast Alex. Om Alex inte är ledig vid den tidpunkten meddelar AI:n detta och erbjuder Alex nästa lediga tider istället för att tyst boka in dem hos någon annan.
• Behåll samma person när en bokning flyttas. Boka om en kontakt som bokat med Alex, så stannar de hos Alex. Om den nya tiden endast fungerar med någon annan, berättar AI:n för dem vem de skulle flyttas till istället för att byta person bakom ryggen på dem.
• Välj vem som helst när kontakten inte har någon preferens. “Vem som helst som är ledig kl. 3” fungerar precis som det alltid har gjort: AI:n tar det första rummet som är ledigt vid den tidpunkten. Föredrar du att dessa bokningar fördelas jämnt mellan dina medarbetare? Aktivera Fördela bokningar jämnt i evenemangets sektion för rum — se Fördela bokningar jämnt. Med den påslagen frågar AI:n också en gång om kontakten redan har en föredragen person innan den väljer åt dem.

Namngivningstips. AI:n matchar baserat på namnet, så lite noggrannhet här gör stor skillnad:

• Döp varje rum efter personen (eller saken) så som dina kunder känner till dem – “Alex”, “Dr. Bakker”, “Stol 3 — Sanne”, “Bana A”.
• Använd exakt samma stavning överallt: i rumsnamnet, i dina AI-instruktioner och i allt du skickar ut. “Alex Araújo” och “Alex Araujo” bör för säkerhets skull hållas identiska.
• Om två personer delar förnamn, lägg till något som skiljer dem åt – platsen, efternamnet, specialiteten: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Annars kan AI:n inte avgöra vem kontakten menar och kommer att fråga.
• AI:n använder endast namn som faktiskt finns på dina rum. Den kommer inte att hitta på en kollega som inte finns.

Lämna namnen generiska så ändras ingenting. Rum som fortfarande heter “Nytt rum”, “Rum 1” och “Rum 2” behandlas som utbytbara, precis som tidigare: AI:n nämner dem aldrig och placerar helt enkelt bokningen där det finns plats. Det är rätt inställning när dina resurser är identiska ur kundens perspektiv – tio identiska bilar, två identiska behandlingsrum.

Bokningssidan använder samma namn. När en händelsetyp har två eller fler namngivna rum visar den offentliga länken en rad för Boka med (Vem som helst, plus en bricka per person) ovanför tiderna, så att besökare även kan välja person där. Generiska rumsnamn visar ingen sådan rad.

Återkommande möten #

Plattformen stöder återkommande möten för kontakter som behöver regelbundna sessioner — perfekt för pågående coachning, terapi, utbildning eller underhållstjänster.

• En återkommande händelse har en frekvens på dag, vecka eller månad, plus ett intervall. Till exempel är sessioner varannan vecka inställda på vecka med ett intervall på 2.
• En serie kan begränsas så att den avslutas efter ett visst antal sessioner (till exempel “upprepa 10 gånger”).

Återkommande möten spåras som en serie, vilket gör det enkelt att hantera löpande kundrelationer utan att behöva boka om varje gång.

Bokningsbekräftelse och aviseringar #

När en kontakt bokar ett möte via AI:n händer följande:

1. Mötet skapas och visas på fliken Kommande möten.
2. Ett bekräftelsemeddelande skickas till kontakten i chatten (till exempel “Ditt möte är bekräftat till tisdag kl. 14:00”).
3. Om kontakten har en e-postadress registrerad får de även ett bekräftelsemail (svar går till ditt konto-e-post). Detta styrs av reglaget Skicka mötes-e-post till kontakt på händelsetypen, vilket är aktiverat som standard. Observera: detta e-postmeddelande skickas inte för importerade eller Formitable-bokningar.
4. Mötet synkroniseras med din Google-kalender (om den är ansluten — se Google Kalender-integrering).
5. Du får ett meddelande baserat på dina Aviseringsinställningar.

Hantering av avbokningar #

Både kontakter och administratörer kan avboka möten:

• Spårning av avbokningsorsak — När ett möte avbokas registreras orsaken så att du kan se mönster (till exempel om många kontakter avbokar på grund av schemakonflikter).
• Statusuppdateringar — Mötesstatusen ändras från “Bekräftad” till “Avbokad.”
• Kalendersynkronisering — Avbokningar synkroniseras automatiskt tillbaka till Google Kalender, vilket frigör tidsluckan för andra bokningar.
• Formitable-avbokningar — För Formitable-restaurangbokningar tillhandahålls en dedikerad avbokningslänk.

Öppna ett möte från fliken Kommande möten för att boka om eller avboka det.

Restaurangbokningsplattformar: Formitable och Zenchef #

Formitable och Zenchef är restaurangbokningsplattformar som AI:n kan använda för att hantera bordsbokningar direkt i chattkonversationer — genom att kontrollera lediga bord och tider i realtid, samt skapa bokningen i både plattformen och restaurangsystemet samtidigt. Zenchef har stöd för att ansluta flera restauranger under ett konto, och varje restaurang kan aktiveras eller inaktiveras oberoende av varandra.

Alla tre — Google Calendar, Formitable och Zenchef — ansluts, kopplas från och visar sin status under Inställningar → Bokning & Kalender:

Se Zenchef och Formitable för konfigurationssteg per restaurang.

För att låta din AI boka med Formitable eller Zenchef, öppna AI-agenter, öppna agenten, gå till steget AI-förmågor och välj plattformen som bokningsleverantör i avsnittet Bokningar (se Aktivera bokningar för din AI).

Importera kalenderhändelser #

Inte tillgängligt i gränssnittet för närvarande. Denna funktion beskrivs som referens, men den visas ännu inte någonstans där du kan klicka i appen. Kontakta supporten om du behöver importera befintliga möten.

Att importera befintliga bokningar hämtar händelser från din anslutna Google-kalender. Anslut Google-kalender först, välj sedan vilken händelsetyp bokningarna ska kopplas till, och om kontakter ska matchas via E-post eller Telefonnummer. Plattformen läser händelser från din länkade kalender och kopplar varje händelse till en kontakt, och skapar en kontakt vid behov.

Detta är användbart vid migrering från ett annat schemaläggningssystem eller när du vill föra in befintliga kalenderhändelser i appen.

Behöver du hjälp? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.