Szablony WhatsApp #

Czym są szablony WhatsApp? #

Szablony WhatsApp to wstępnie zatwierdzone formaty wiadomości, które pozwalają rozpoczynać lub wznawiać rozmowy z kontaktami. W przeciwieństwie do zwykłych wiadomości, każdy szablon musi zostać sprawdzony i zatwierdzony przez Meta (spółkę macierzystą Facebooka, właściciela WhatsApp), zanim będzie można go użyć.

Dlaczego WhatsApp wymaga zatwierdzenia? Aby chronić użytkowników przed spamem. WhatsApp to platforma do komunikacji osobistej, dlatego Meta sprawdza każdą wiadomość inicjowaną przez firmę, aby upewnić się, że jest ona istotna i nie ma charakteru nadużycia. Ten proces zatwierdzania sprawia, że WhatsApp pozostaje godnym zaufania narzędziem zarówno dla firm, jak i ich klientów.

Szablony są niezbędne, ponieważ WhatsApp wymusza 24-godzinne okno komunikacji. Po ostatniej wiadomości od kontaktu masz 24 godziny na swobodną odpowiedź. Gdy to okno się zamknie, jedynym sposobem na ponowny kontakt z daną osobą jest wysłanie zatwierdzonego szablonu.

Gdzie znajdują się szablony #

Szablony mają teraz własną stronę główną — kliknij Templates (Szablony) w sekcji AI STUDIO na lewym pasku bocznym (wcześniej znajdowały się w ustawieniach). Wszystko poniżej działa tak samo; zmieniła się tylko ścieżka nawigacji.

Dlaczego potrzebujesz szablonów? #

• Rozpoczynanie rozmów wychodzących — Gdy uruchamiasz wychodzącą transmisję (Broadcast), pierwsza wiadomość wysłana do każdego kontaktu musi być szablonem.
• Wznawianie zamkniętych rozmów — Jeśli od ostatniej wiadomości kontaktu minęły 24 godziny, potrzebujesz szablonu, aby wznowić czat.
• Sekwencje działań następczych — Zautomatyzowane wiadomości uzupełniające wykorzystują szablony do ponownego zaangażowania kontaktów, które nie odpowiedziały.
• Zgodność z przepisami — Meta wymaga, aby wszystkie wiadomości WhatsApp inicjowane przez firmy korzystały z zatwierdzonych szablonów. Wiadomości wysłane bez zatwierdzonych szablonów nie zostaną dostarczone.

Przykład z życia: Wyobraź sobie, że prowadzisz klinikę stomatologiczną, a pacjent napisał do Ciebie wczoraj w sprawie wybielania zębów. Dzisiaj (ponad 24 godziny później) chcesz wysłać mu szczegóły cenowe. Nie możesz po prostu wpisać wiadomości — musisz najpierw wysłać zatwierdzony szablon, aby wznowić rozmowę.

Tworzenie szablonu #

1. Na lewym pasku bocznym, w sekcji AI STUDIO, kliknij Templates.
2. Kliknij przycisk New template.

3. Otworzy się okno podręczne zatytułowane Nowy szablon WhatsApp. Zawiera ono dwie sekcje do wypełnienia oraz podgląd na żywo po stronie:
   • W sekcji Tożsamość: Nazwa szablonu (Twoja wewnętrzna nazwa — niewidoczna dla kontaktów), Język oraz Typ szablonu — Ogólny (standardowy szablon wychodzący) lub Inteligentne przypomnienie (szablon używany do ponownego nawiązania kontaktu z osobami, które nie odpowiedziały — zobacz Szablony inteligentnych przypomnień).
   • W sekcji Treść: wpisz właściwą wiadomość, którą zobaczą Twoje kontakty. Maksymalnie 1024 znaki.

4. Dodaj w razie potrzeby zmienne — symbole zastępcze {{token}}, które są wypełniane danymi każdego kontaktu podczas wysyłki wiadomości, co wyjaśniono w sekcji Zmienne szablonu. Panel podglądu posiada dwie karty — Zmienne (widok domyślny — podświetla każdy element {{token}} bezpośrednio w surowym tekście) oraz Podgląd wypełniony (podstawia rzeczywiste wartości przykładowego kontaktu, dzięki czemu widzisz dokładnie to, co otrzyma odbiorca).

5. Kliknij Utwórz szablon. Szablony są najpierw zapisywane jako wersja robocza — nic nie trafia do Meta, dopóki nie wyślesz szablonu do zatwierdzenia.
6. Z listy szablonów kliknij Prześlij do zatwierdzenia, aby wysłać go do Meta w celu weryfikacji.

Szablony inteligentnych działań następczych (Smart Follow-up) #

Szablon Inteligentne działanie następcze pozwala sztucznej inteligencji wypełnić symbol zastępczy rzeczywistym tematem rozmowy, zamiast pisać stałą formułkę ponownego zaangażowania. Muszą one zawierać symbol zastępczy {{personal_context|...}} z instrukcją po znaku pionowej kreski — na przykład {{personal_context|ask about their order}} — co mówi sztucznej inteligencji, co ma tam napisać. Pusty tag {{personal_context}} bez instrukcji pozostaje pusty w momencie wysyłki. Aplikacja ostrzega i blokuje zatwierdzenie, jeśli symbol zastępczy całkowicie brakuje, ponieważ Meta odrzuci zgłoszenie bez niego.

Wytyczne dotyczące treści szablonu #

• Dbaj o to, aby wiadomość była jasna, profesjonalna i istotna dla Twojej firmy.
• Maksymalna długość treści wynosi 1024 znaki.
• Unikaj agresywnego języka promocyjnego, który może prowadzić do odrzucenia (na przykład „ZA DARMO!!!”, nadmiernej liczby wielkich liter lub sformułowań typu clickbait).
• Nie umieszczaj linków do podejrzanych lub niezweryfikowanych stron internetowych.

Wskazówka: Utrzymuj wiadomości szablonowe krótkie i osobiste, aby uzyskać wyższy wskaźnik zatwierdzeń. Zwięzła, przyjazna wiadomość ma większe szanse na zatwierdzenie — i większe szanse na uzyskanie odpowiedzi od Twoich kontaktów.

Zmienne szablonu #

Zmienne pozwalają personalizować szablony za pomocą dynamicznej treści. Używają nazwy pola wewnątrz podwójnych nawiasów klamrowych, na przykład {{first_name}}, {{last_name}}, {{company}}, {{email}} oraz {{phone_number}}. Możesz również użyć dowolnego niestandardowego pola kontaktu według jego nazwy.

Kilka ważnych zasad:

• Nazwy są rozróżniane pod względem wielkości liter i muszą dokładnie odpowiadać polu — użyj {{company}}, a nie {{Company}}.
• Nie wpisuj numerowanych symboli zastępczych, takich jak {{1}} lub {{2}}. Platforma dopasowuje zmienne według nazwy, więc {{1}} nie zostanie wypełnione i pojawi się dosłownie w wiadomości otrzymanej przez Twój kontakt.
• Wyjątkiem jest krok Wyślij szablon WhatsApp w Automatyzacjach: tam każdą zmienną wypełniasz samodzielnie danymi z automatyzacji (numer zamówienia, czas rezerwacji), a ta wartość ma pierwszeństwo przed własnym polem kontaktu. Dotyczy to również szablonów z numerowanymi zmiennymi, które zostały zaimportowane z Twojego konta WhatsApp Business. W przypadku szablonów z etykietą Meta, krok ten wyświetla również zmienną nagłówka szablonu oraz końcówkę każdego dynamicznego linku przycisku strony internetowej, dzięki czemu możesz je również wypełnić.

Przykład:

Cześć {{first_name}}, dziękujemy za zainteresowanie naszymi usługami. Z przyjemnością pomożemy Ci zacząć. Odpowiedz na tę wiadomość, a wkrótce się z Tobą skontaktujemy.

Gdy szablon zostanie wysłany, {{first_name}} zostanie automatycznie zastąpione rzeczywistym imieniem każdego kontaktu. Jeśli więc kontakt ma na imię Sarah, wiadomość będzie brzmiała: „Cześć Sarah, dziękujemy za zainteresowanie…”

Karta Podgląd pokazuje wiadomość wypełnioną przykładowym kontaktem (John Doe, Acme Corp) — rzeczywiste wiadomości wykorzystują dane konkretnego odbiorcy. Podczas podglądu z poziomu rekordu istniejącego kontaktu wyświetlane są jego prawdziwe dane — dokładnie to, co otrzyma; pole, dla którego nie ma wartości, zostanie wysłane jako puste.

Wskazówka: Aby ponownie otwierać zamknięte konwersacje, możesz tworzyć proste szablony bez zmiennych. Są one często zatwierdzane szybciej, ponieważ są przejrzyste.

Przesyłanie do zatwierdzenia #

Po utworzeniu szablonu kliknij Prześlij do zatwierdzenia — platforma automatycznie wyśle go do weryfikacji przez Meta. Sposób, w jaki tam trafia, zależy od połączenia WhatsApp, na którym działa numer: w przypadku zarządzanego połączenia WhatsApp jest on przesyłany przez dostawcę usług przesyłania wiadomości, a jeśli numer działa na Twoim własnym koncie WhatsApp Business, szablon jest tworzony bezpośrednio na tym koncie (zobacz Korzystanie z szablonów z własnym kontem Meta WhatsApp poniżej). W obu przypadkach to Meta dokonuje weryfikacji.

Edytor szablonów nie posiada wyboru kategorii — to Meta decyduje o kategorii. Szablon utworzony w tym miejscu jest przesyłany bez zadeklarowanej kategorii, co oznacza, że na początku ma status Użytkowy, a Meta zmienia jego klasyfikację (zazwyczaj na Marketingowy), jeśli treść ma charakter promocyjny. Szacunki kosztów w aplikacji wykorzystują stawkę marketingową, gdy kategoria szablonu nie jest jeszcze znana, dzięki czemu szacunek jest bezpieczny. Jeśli musisz samodzielnie zadeklarować konkretną kategorię, utwórz szablon za pomocą Templates API.

Co dzieje się podczas weryfikacji: #

1. Status Twojego szablonu zmienia się na Oczekujący.
2. Meta sprawdza treść, aby upewnić się, że jest ona zgodna z ich zasadami przesyłania wiadomości.
3. Szablon zostaje Zatwierdzony lub Odrzucony.

Jak długo trwa zatwierdzanie? #

Zatwierdzenie może potrwać od kilku minut do kilku dni — większość szablonów jest weryfikowana w ciągu godziny. Oto co wpływa na czas oczekiwania:

• Zweryfikowane konta firmowe zazwyczaj otrzymują zatwierdzenia szybciej.
• Proste, przejrzyste szablony są zatwierdzane szybciej.
• Szablony z dużą ilością treści promocyjnych lub linkami zewnętrznymi mogą być weryfikowane dłużej lub zostać odrzucone.

Wskazówka: Przesyłaj szablony na kilka dni przed planowanym rozpoczęciem kampanii, aby nie czekać na zatwierdzenia w ostatniej chwili.

Korzystanie z szablonów z własnym kontem Meta WhatsApp #

Jeśli Twój numer WhatsApp działa na Twoim własnym koncie WhatsApp Business — niezależnie od tego, czy skonfigurowałeś go za pomocą Połącz przez naszą aplikację Meta, czy Połącz własną aplikację Meta — strona Szablony działa dokładnie tak, jak opisano powyżej, z kilkoma różnicami, o których warto wiedzieć. Krótka notatka na górze strony informuje, kiedy tak jest, a szablony znajdujące się na Twoim koncie WhatsApp Business mają małą etykietę Meta na liście.

• Szablony są tworzone na Twoim własnym koncie WhatsApp Business. Gdy przesyłasz szablon, jest on tworzony na tym koncie i sprawdzany bezpośrednio przez Meta — ten sam szablon pojawia się w Twoim Menedżerze WhatsApp.
• Zatwierdzenia pochodzą od Meta. Statusy Zatwierdzony, Oczekujący i Odrzucony, które tutaj widzisz, są decyzjami samej firmy Meta i aktualizują się na tej stronie, gdy tylko Meta je podejmie (wraz z podaniem powodu odrzucenia).
• Zasady nazewnictwa Meta są stosowane automatycznie. Meta akceptuje w nazwie szablonu tylko małe litery, cyfry i podkreślenia. Wpisz nazwę, która najlepiej pasuje — aplikacja przekonwertuje ją podczas tworzenia szablonu, więc agendar-01 zmieni się w agendar_01.
• Posiadane szablony pojawiają się automatycznie. Wszystko, co już istnieje w Twoim Menedżerze WhatsApp, pojawi się na liście po otwarciu strony Szablony, więc nie trzeba niczego tworzyć od nowa. Lista synchronizuje się z Meta przy każdym otwarciu strony Szablony oraz raz dziennie automatycznie. Jeśli podczas pracy dodasz lub zmienisz szablon w Menedżerze WhatsApp, kliknij Synchronizuj z Meta, aby natychmiast pobrać zmiany.
• Edycje dokonane w Meta są w pełni uwzględniane. Synchronizacja pobiera nowy tekst wiadomości i zmienne szablonu, a nie tylko jego status i kategorię. Jeden wyjątek: jeśli utworzyłeś szablon tutaj, używając czytelnych nazw zmiennych, takich jak {{first_name}}, a Meta przechowuje tylko ponumerowaną wersję tego samego tekstu ({{1}}), Twoje czytelne nazwy zostaną zachowane. Gdy zmienne szablonu ulegną zmianie, otwórz każdy krok automatyzacji Wyślij szablon WhatsApp oraz każdą transmisję, która go używa, i ponownie przypisz zmienne.
• Masz również zarządzany numer WhatsApp? Każdy szablon jest wysyłany z rodzaju numeru, dla którego został utworzony. Szablony utworzone przed połączeniem własnego konta WhatsApp Business są wysyłane z Twojego zarządzanego numeru, a szablony z etykietą Meta są wysyłane z Twojego numeru Meta. Nowe szablony są tworzone na Twoim koncie WhatsApp Business.
• Usunięcie powoduje usunięcie również z Meta. Usunięcie szablonu tutaj usuwa go również z Twojego konta WhatsApp Business, o czym informuje wyskakujące okienko z potwierdzeniem. Najpierw skieruj wszystko, co nadal z niego korzysta, na inny szablon. Pamiętaj:
  • Meta nie przywraca usuniętych szablonów.
  • Nie możesz utworzyć nowego szablonu o tej samej nazwie i języku przez około 30 dni. Inny język (na przykład en_US zamiast en) liczy się jako osobny szablon.
  • Nie ma możliwości usunięcia szablonu tylko z tej listy, ponieważ kolejna synchronizacja natychmiast przywróciłaby go z Twojego konta WhatsApp Business.
• Kategoria: szablony tworzone w aplikacji są przesyłane bez zadeklarowanej kategorii — zaczynają jako Użytkowe, a Meta przeklasyfikowuje treści promocyjne (zazwyczaj na Marketingowe) podczas weryfikacji. Konkretną kategorię można zadeklarować podczas tworzenia szablonu za pomocą API szablonów.
• Wysyłanie pozostaje bez zmian. Zatwierdzone szablony są używane dokładnie tak samo jak wcześniej — w transmisjach, działaniach następczych oraz do ponownego otwierania konwersacji poza 24-godzinnym oknem. Wysyłać można tylko zatwierdzone szablony.
• Wysłane szablony są w pełni widoczne na czacie. Szablon wysłany z Twojego konta WhatsApp Business pojawia się na czacie wraz z nagłówkiem, stopką i przyciskami wokół wiadomości, dzięki czemu możesz sprawdzić w skrzynce odbiorczej, co otrzymał kontakt. Kliknij przycisk linku, aby otworzyć jego adres, uwzględniając część, która została wypełniona dla tego kontaktu. Nagłówek będący obrazem, wideo lub dokumentem wyświetla się jako mała etykieta.

Jeśli strona prosi o dokończenie połączenia, Twoje konto WhatsApp Business nie jest jeszcze w pełni połączone — wróć do Ustawienia → Kanały, dokończ połączenie, a szablony staną się dostępne od razu.

Śledzenie statusu szablonu #

Strona Szablony pokazuje każdy szablon wraz z jego aktualnym statusem, a także kafelki statystyk dla: Łącznie, Zatwierdzone, W trakcie weryfikacji oraz Odrzucone. Wyszukuj i filtruj według statusu, aby znaleźć konkretny szablon.

Jeśli szablon zostanie odrzucony, nie martw się — możesz edytować treść i przesyłać go ponownie tyle razy, ile potrzeba.

Edytowanie zatwierdzonego szablonu #

Zatwierdzonego szablonu nie można edytować bezpośrednio — Meta blokuje zatwierdzoną wersję. Aby wprowadzić zmiany, zduplikuj go, edytuj kopię i prześlij ją do zatwierdzenia; Twoje wysyłki będą nadal korzystać ze starego, zatwierdzonego szablonu, dopóki nowy nie zostanie zatwierdzony. Wersje robocze i odrzucone szablony można edytować dowolnie.

Wysyłanie szablonu bezpośrednio do kontaktu #

Na stronie Szablony kliknij akcję wysyłania przy dowolnym zatwierdzonym szablonie, aby wysłać go bezpośrednio do jednego z ostatnich kontaktów — jest to przydatne do jednorazowego wznowienia rozmowy bez tworzenia pełnej transmisji. Spowoduje to wysłanie prawdziwej wiadomości WhatsApp, otwarcie sesji czatu i wykorzystanie kredytów, dlatego aplikacja poprosi o potwierdzenie przed wysłaniem.

Ponowne przesyłanie odrzuconej wiadomości otwierającej transmisję #

Pierwsza wiadomość wychodzącej transmisji jest szablonem, więc również podlega weryfikacji przez Meta. Jeśli zostanie odrzucona, możesz ją poprawić i przesłać ponownie bez opuszczania kreatora transmisji:

1. Otwórz transmisję.
2. Kliknij krok Wiadomość.
3. Wiadomość otwierająca wyświetli powód odrzucenia podany przez Meta.
4. Edytuj treść, którą oznaczyła Meta.
5. Prześlij ponownie z tego kroku. Wiadomość otwierająca wróci do stanu Oczekujące, podczas gdy Meta ponownie ją zweryfikuje.

Generowanie szablonów wspomagane przez AI #

Platforma może automatycznie generować dla Ciebie szablony przy użyciu AI. Oszczędza to czas i pomaga pisać wiadomości, które mają większą szansę na zatwierdzenie. Szablony wygenerowane przez AI są szczególnie przydatne w przypadku:

• Wiadomości otwierających — gdy tworzysz transmisję i podajesz swoją witrynę lub strony sprzedażowe, platforma generuje odpowiedni szablon otwierający w oparciu o Twój biznes.
• Sekwencji uzupełniających — AI tworzy serię szablonów uzupełniających zaprojektowanych w celu ponownego zaangażowania kontaktów w różnych odstępach czasu (na przykład 1., 3. i 7. dnia).
• Optymalizacji — gdy optymalizujesz istniejącą transmisję lub agenta, szablony mogą zostać wygenerowane ponownie, aby pasowały do Twojej zaktualizowanej strategii komunikacji.

Wznawianie zamkniętych konwersacji #

Gdy 24-godzinne okno komunikacji WhatsApp zostanie zamknięte, interfejs czatu w sekcji Czaty wyświetli powiadomienie, że konwersacja jest zamknięta. Aby ją wznowić:

1. Na czacie zobaczysz komunikat informujący, że okno konwersacji zostało zamknięte, a wysyłanie zwykłych odpowiedzi jest zablokowane.
2. Kliknij Wyślij szablon w obszarze wprowadzania wiadomości, aby otworzyć selektor szablonów. Nie ma oddzielnego przycisku „Otwórz ponownie”: wysłanie zatwierdzonego szablonu jest sposobem na ponowne otwarcie czatu.
3. Wybierz zatwierdzony szablon z listy.
4. Szablon zostanie wysłany do kontaktu, co spowoduje ponowne otwarcie konwersacji. Na czacie pojawi się wiadomość z wypełnionymi zmiennymi, dokładnie w takiej formie, w jakiej otrzymał ją kontakt.
5. Gdy kontakt odpowie, 24-godzinne okno zostanie zresetowane i będzie można ponownie swobodnie wysyłać wiadomości.

Pełne kroki, w tym wybór osoby obsługującej odpowiedzi, znajdują się w Ponowne otwieranie zamkniętych czatów za pomocą szablonów.

Szablony działań następczych (Follow-Up) #

Szablony działań następczych automatycznie angażują ponownie kontakty, które nie odpowiedziały na wysłaną wiadomość. Platforma obsługuje do 9 szablonów działań następczych, wysyłanych w skonfigurowanych przez Ciebie odstępach czasu (na przykład 1 dzień, 3 dni i 7 dni po pierwszej wiadomości).

• Szablony działań następczych (follow-up) konfiguruje się na karcie Działania następcze (Follow-ups) agenta AI obsługującego dany kanał. Każde miejsce na działanie następcze, w tym miejsca na zimne kontakty (cold-leads), posiada selektor z listą Twojej biblioteki szablonów WhatsApp, dzięki czemu szablon utworzony na stronie Szablony jest przypisywany do agenta na tej karcie, miejsce po miejscu. Nie chcesz ich pisać samodzielnie? Włącz działania następcze i kliknij Wygeneruj szablony AI, a platforma przygotuje zestaw na podstawie instrukcji agenta i prześle je do WhatsApp w celu zatwierdzenia. Zobacz Zautomatyzowane działania następcze.
• Poza działaniami następczymi szablony nie są w ogóle przypisane do agenta. Nie ma ogólnej listy „szablony dla tego agenta”. Twoje zatwierdzone szablony są używane w transmisjach, podczas ręcznego wysyłania z czatu oraz w kroku Wyślij szablon WhatsApp w Automatyzacjach.
• Każde działanie następcze to osobny zatwierdzony szablon.
• AI dostosowuje każde działanie następcze, aby stworzyć naturalną progresję wiadomości — dzięki czemu Twoje kontakty nie otrzymują w kółko tej samej wiadomości.

Wskazówka: Rozłożenie działań następczych na kilka dni jest zazwyczaj skuteczniejsze niż wysyłanie ich jedno po drugim. Daj kontaktom czas na odpowiedź, zanim wyślesz kolejne działanie następcze.

Najlepsze praktyki uzyskiwania zatwierdzenia szablonów #

1. Bądź bezpośredni — Pisz wiadomości, które są jasne i profesjonalne. Unikaj agresywnego języka sprzedażowego, takiego jak „Kup teraz!” lub „Oferta ograniczona czasowo!!!”.
2. Dbaj o trafność — Szablony powinny odnosić się bezpośrednio do oczekiwanej interakcji z kontaktem. Jeśli ktoś zapisał się do Twojego newslettera, działanie następcze dotyczące Twoich usług ma sens. Przypadkowa wiadomość promocyjna nie.
3. Stosuj poprawną gramatykę — Dobrze napisane wiadomości mają większą szansę na przejście weryfikacji.
4. Unikaj nadmiernego formatowania — Nie używaj samych wielkich liter, nadmiaru wykrzykników ani rzędów emoji.
5. Ogranicz linki zewnętrzne — Jeśli dołączasz linki, upewnij się, że prowadzą do legalnych, zweryfikowanych stron.
6. Zacznij od prostoty — Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z szablonów, zacznij od prostego powitania lub działania następczego, zanim spróbujesz tworzyć złożone treści promocyjne.
7. Dopasuj do swojej firmy — Upewnij się, że treść szablonu jest zgodna z kategorią Twojego zweryfikowanego konta Meta Business.

WhatsApp Web nie obsługuje szablonów #

Szablony należą do interfejsu WhatsApp Business API. WhatsApp Web nie posiada 24-godzinnego okna ani wiadomości szablonowych, więc nie ma nic do przesłania do Meta ani na co czekać. Transmisja w WhatsApp Web wysyła wiadomość jako zwykłą wiadomość z Twojego własnego konta WhatsApp, a na czacie zawsze możesz swobodnie odpowiadać.

Jeśli Twoje konto ma połączony tylko WhatsApp Web i zapiszesz wiadomość na stronie Szablony, zostanie ona od razu oznaczona jako zatwierdzona, ponieważ nie podlega weryfikacji. Nadal jest ona wysyłana jako zwykła wiadomość, a nie jako szablon WhatsApp.

Potrzebujesz pomocy? #

Jeśli Twoje szablony są stale odrzucane lub potrzebujesz wskazówek dotyczących tworzenia szablonów, skontaktuj się z nami za pośrednictwem wsparcia mailowego.