Your AI Connector Docs

WhatsApp-skabeloner

Hvad er WhatsApp-skabeloner?

WhatsApp-skabeloner er forhåndsgodkendte beskedformater, der lader dig starte eller genåbne samtaler med kontakter. I modsætning til almindelige beskeder skal hver skabelon gennemgås og godkendes af Meta (Facebook’s moderselskab, som ejer WhatsApp), før du kan bruge den.

Hvorfor kræver WhatsApp godkendelse? For at beskytte brugere mod spam. WhatsApp er en personlig beskedplatform, og Meta gennemgår hver virksomhedsinitieret besked for at sikre, at den er relevant og ikke misbrugende. Denne godkendelsesproces holder WhatsApp troværdig for både virksomheder og deres kunder.

Skabeloner er nødvendige, fordi WhatsApp håndhæver et 24-timers beskedvindue. Efter en kontakts sidste besked har du 24 timer til at svare frit. Når det vindue lukker, er den eneste måde at nå kontakten igen på ved at sende en godkendt skabelon.

Hvor skabeloner findes

Skabeloner har nu deres egen side på øverste niveau — klik på Skabeloner under AI STUDIO i venstre sidepanel (tidligere lå den gemt under Indstillinger). Alt nedenfor fungerer stadig på samme måde; kun navigationsstien er ændret.

Hvorfor har du brug for skabeloner?

  • Start udgående samtaler — Når du starter en udgående udsendelse (Broadcast), skal den første besked, der sendes til hver kontakt, være en skabelon.
  • Genåbn lukkede samtaler — Hvis der er gået 24 timer siden en kontakts sidste besked, skal du bruge en skabelon for at genoptage chatten.
  • Opfølgningssekvenser — Automatiserede opfølgningsbeskeder bruger skabeloner til at genaktivere kontakter, der ikke har svaret.
  • Overhold reglerne — Meta kræver, at alle virksomhedsinitierede WhatsApp-beskeder bruger godkendte skabeloner. Beskeder sendt uden godkendte skabeloner vil ikke blive leveret.

Eksempel fra virkeligheden: Forestil dig, at du driver en tandklinik, og en patient skrev til dig i går angående tandblegning. I dag (mere end 24 timer senere) vil du sende dem prisoplysninger. Du kan ikke bare skrive en besked — du skal først sende en godkendt skabelon for at genåbne samtalen.

Oprettelse af en skabelon

  1. Klik på Templates (Skabeloner) i venstre sidepanel under AI STUDIO.
  2. Klik på knappen New template (Ny skabelon).
  1. En pop-up med titlen Ny WhatsApp-skabelon åbnes. Den har to dele, der skal udfyldes, med et live-eksempel ved siden af:
    • Under Identitet: Skabelonnavn (dit interne navn — vises ikke til kontakter), Sprog og Skabelontype — Generel (en standard udgående skabelon) eller Smart opfølgning (en skabelon, der bruges til at genaktivere kontakter, som ikke svarede — se Smarte opfølgningsskabeloner).
    • Under Brødtekst: skriv den faktiske besked, som dine kontakter vil se. Maksimalt 1.024 tegn.
  1. Tilføj eventuelle variabler, hvis det er nødvendigt — {{token}} pladsholdere, der udfyldes med hver kontakts egne detaljer, når beskeden sendes, forklaret i Skabelonvariabler. Eksempelruden har to faner — Variabler (standardvisningen — fremhæver hver {{token}} på plads, direkte i din rå tekst) og Vis eksempel (erstatter en eksempelkontakts rigtige værdier, så du præcis kan se, hvad en kontakt modtager).
  1. Klik på Create template (Opret skabelon). Skabeloner gemmes først som et udkast — intet sendes til Meta, før du indsender det.
  2. Fra skabelonlisten skal du klikke på Submit for approval (Indsend til godkendelse) for at sende den til Meta til gennemgang.

Smarte opfølgningsskabeloner

En Smart opfølgningsskabelon lader AI’en udfylde en pladsholder med det faktiske emne for samtalen, i stedet for at du skriver en fast linje til genaktivering. Disse skal indeholde en {{personal_context|...}} pladsholder med en instruktion efter lodret streg — for eksempel {{personal_context|ask about their order}} — som fortæller AI’en, hvad den skal skrive der. Et tomt {{personal_context}} tag uden instruktion forbliver tomt ved afsendelse. Appen advarer dig og blokerer for godkendelse, hvis pladsholderen mangler helt, da Meta vil afvise indsendelsen uden den.

Retningslinjer for skabelontekst

  • Hold din besked klar, professionel og relevant for din virksomhed.
  • Den maksimale længde på teksten er 1.024 tegn.
  • Undgå aggressivt salgssprog, der kan føre til afvisning (f.eks. “GRATIS!!!”, overdreven brug af store bogstaver eller clickbait-formuleringer).
  • Inkluder ikke links til mistænkelige eller ubekræftede websteder.

Tip: Hold dine skabelonbeskeder korte og personlige for at opnå bedre godkendelsesrater. En kortfattet, venlig besked bliver oftere godkendt — og det er mere sandsynligt, at du får svar fra dine kontakter.

Skabelonvariabler

Variabler lader dig personliggøre skabeloner med dynamisk indhold. De bruger feltets navn inde i dobbelte krøllede parenteser, for eksempel {{first_name}}, {{last_name}}, {{company}}, {{email}} og {{phone_number}}. Du kan også bruge ethvert brugerdefineret kontaktfelt ved dets navn.

Et par vigtige regler:

  • Navnene skelner mellem store og små bogstaver og skal matche feltet præcist — brug {{company}}, ikke {{Company}}.
  • Skriv ikke nummererede pladsholdere som {{1}} eller {{2}}. Platformen matcher variabler efter navn, så {{1}} bliver ikke udfyldt og vil fremgå bogstaveligt i den besked, din kontaktperson modtager.
  • Undtagelsen er trinnet Send WhatsApp-skabelon i Automatiseringer: Her udfylder du selv hver variabel ud fra automatiseringens data (et ordrenummer, et bookingtidspunkt), og denne værdi vægter højere end kontaktpersonens eget felt. Dette gælder også skabeloner med nummererede variabler, der er hentet fra din WhatsApp Business-konto. For skabeloner med Meta-mærkatet viser trinnet også skabelonens overskriftsvariabel og slutningen af ethvert dynamisk link til en hjemmesideknap, så du også kan udfylde disse.

Eksempel:

Hej {{first_name}}, tak for din interesse i vores tjenester. Vi vil meget gerne hjælpe dig i gang. Svar på denne besked, så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Når skabelonen sendes, erstattes {{first_name}} automatisk med hver kontakts faktiske fornavn. Så hvis kontaktens navn er Sarah, lyder beskeden: “Hej Sarah, tak for din interesse…”

Fanen Forhåndsvisning viser beskeden udfyldt med en eksempelkontakt (John Doe, Acme Corp) — rigtige beskeder bruger den faktiske modtagers data. Når du får vist en forhåndsvisning fra en eksisterende kontakts profil, viser den deres rigtige detaljer i stedet — præcis hvad de ville modtage; et felt, de ikke har nogen værdi for, sendes tomt.

Tip: Til genåbning af afsluttede samtaler kan du oprette simple skabeloner uden variabler. Disse bliver ofte godkendt hurtigere, fordi de er ligetil.

Indsendelse til godkendelse

Når du har oprettet din skabelon, skal du klikke på Send til godkendelse — platformen sender den automatisk til Meta til gennemgang. Hvordan den når frem, afhænger af den WhatsApp-forbindelse, nummeret kører på: På en administreret WhatsApp-forbindelse sendes den via din beskedudbyder, og hvis nummeret kører på din egen WhatsApp Business-konto, oprettes skabelonen direkte på den konto (se Brug af skabeloner med din egen Meta WhatsApp-konto nedenfor). Uanset hvad er det Meta, der gennemgår den.

Skabeloneditoren har ingen kategorivælger — Meta bestemmer kategorien. En skabelon, du opretter her, indsendes uden en erklæret kategori, hvilket betyder, at den starter som Utility, og Meta omklassificerer den (normalt til Marketing), hvis indholdet læses som reklamemateriale. Omkostningsoverslag i appen bruger Marketing-taksten, når en skabelons kategori endnu ikke er kendt, så overslaget er på den sikre side. Hvis du selv har brug for at erklære en specifik kategori, skal du oprette skabelonen via Templates API.

Hvad sker der under gennemgangen:

  1. Din skabelonstatus ændres til Afventer.
  2. Meta gennemgår indholdet for at sikre, at det overholder deres retningslinjer for beskeder.
  3. Skabelonen bliver enten Godkendt eller Afvist.

Hvor lang tid tager godkendelsen?

Godkendelse kan tage alt fra et par minutter til flere dage — de fleste skabeloner gennemgås inden for en time. Her er hvad der påvirker ventetiden:

  • Verificerede virksomhedskonti får tendens til hurtigere godkendelser.
  • Simple, ligetil skabeloner godkendes hurtigere.
  • Skabeloner med tungt salgsfremmende indhold eller eksterne links kan tage længere tid eller blive afvist.

Tip: Indsend dine skabeloner et par dage før du planlægger at starte en udsendelse, så du ikke skal vente på godkendelser i sidste øjeblik.

Brug af skabeloner med din egen Meta WhatsApp-konto

Hvis dit WhatsApp-nummer kører på din egen WhatsApp Business-konto — uanset om du har konfigureret det med Forbind via vores Meta-app eller Forbind din egen Meta-app — fungerer siden Skabeloner præcis som beskrevet ovenfor, med et par forskelle, der er værd at kende. En kort note øverst på siden fortæller dig, hvornår det er tilfældet, og skabeloner, der ligger i din WhatsApp Business-konto, bærer et lille Meta-mærke på listen.

  • Skabeloner oprettes på din egen WhatsApp Business-konto. Når du indsender en, oprettes den på den konto og gennemgås direkte af Meta — den samme skabelon vises i din WhatsApp Manager.
  • Godkendelser kommer fra Meta. De Godkendt, Afventer og Afvist-statusser, du ser her, er Metas egne beslutninger, og de opdateres på denne side, så snart Meta træffer dem (inklusive årsagen til en afvisning).
  • Metas navngivningsregler anvendes for dig. Meta accepterer kun små bogstaver, tal og understregninger i et skabelonnavn. Skriv hvad der læses bedst — appen konverterer det, når den opretter skabelonen, så agendar-01 bliver til agendar_01.
  • Skabeloner, du allerede har, vises automatisk. Alt, hvad der allerede findes i din WhatsApp Manager, vises på listen, når du åbner siden Skabeloner, så der er intet, der skal genskabes. Listen synkroniserer med Meta, hver gang du åbner siden Skabeloner, og en gang om dagen af sig selv. Hvis du tilføjer eller ændrer en skabelon i WhatsApp Manager, mens du arbejder, skal du klikke på Synkroniser fra Meta for at hente den med det samme.
  • Ændringer foretaget i Meta overføres fuldt ud. En synkronisering henter en skabelons nye meddelelsestekst og variabler, ikke kun dens status og kategori. En undtagelse: hvis du oprettede skabelonen her med læsbare variabelnavne som {{first_name}}, og Meta kun gemmer den nummererede version af den samme tekst ({{1}}), bevares dine læsbare navne. Når en skabelons variabler ændres, skal du åbne hvert automatiserings-trin Send WhatsApp-skabelon og udsendelse, der bruger den, og mappe variablerne igen.
  • Har du også et administreret WhatsApp-nummer? Hver skabelon sendes fra den type nummer, den blev oprettet til. Skabeloner lavet før du forbandt din egen WhatsApp Business-konto sendes fra dit administrerede nummer, og skabeloner med Meta-mærkatet sendes fra dit Meta-nummer. Nye skabeloner oprettes på din WhatsApp Business-konto.
  • Sletning fjerner den også fra Meta. Sletning af en skabelon her sletter den også fra din WhatsApp Business-konto, og bekræftelses-pop-up’en oplyser dette. Peg alt, der stadig bruger den, mod en anden skabelon først. Husk:
    • Meta gendanner ikke slettede skabeloner.
    • Du kan ikke oprette en ny skabelon med samme navn og sprog i ca. 30 dage. Et andet sprog (for eksempel en_US i stedet for en) tæller som en separat skabelon.
    • Der er ingen måde at fjerne en skabelon kun fra denne liste, fordi den næste synkronisering ville bringe den direkte tilbage fra din WhatsApp Business-konto.
  • Kategori: skabeloner, du opretter i appen, indsendes uden en erklæret kategori — de starter som Utility, og Meta omklassificerer salgsfremmende indhold (normalt til Marketing) ved gennemgang. En specifik kategori kan erklæres, når du opretter en skabelon via Templates API.
  • Afsendelse er uændret. Godkendte skabeloner bruges nøjagtigt som før — i udsendelser, opfølgninger og til at genåbne en samtale uden for 24-timers vinduet. Kun godkendte skabeloner kan sendes.
  • Sendte skabeloner vises fuldt ud i chatten. En skabelon sendt fra din WhatsApp Business-konto vises i chatten med dens header, footer og knapper omkring meddelelsen, så du fra indbakken kan kontrollere, hvad kontakten modtog. Klik på en link-knap for at åbne dens adresse, inklusive den del, der blev udfyldt for den pågældende kontakt. En header, der er et billede, en video eller et dokument, vises som et lille mærkat.

Hvis siden beder dig om at færdiggøre din forbindelse, er din WhatsApp Business-konto endnu ikke fuldt linket — gå tilbage til Indstillinger → Kanaler, fuldfør forbindelsen, og skabeloner bliver tilgængelige med det samme.

Sporing af skabelonstatus

Siden Skabeloner viser hver skabelon med dens aktuelle status, plus statusfelter for Total, Godkendt, Til gennemgang og Afvist. Søg og filtrer efter status for at finde en specifik skabelon.

Status Hvad det betyder
Udkast Oprettet, men endnu ikke indsendt til Meta.
Afventer Indsendt og venter på, at Meta gennemgår den.
Godkendt Gennemgangen er bestået, og den er klar til brug i udsendelser og samtaler.
Afvist Bestod ikke gennemgangen. Læs Metas feedback, revider din besked, og indsend igen.

Hvis en skabelon bliver afvist, skal du ikke bekymre dig — du kan redigere indholdet og indsende det igen så mange gange, det er nødvendigt.

Redigering af en godkendt skabelon

En godkendt skabelon kan ikke redigeres direkte — Meta låser den godkendte version. For at ændre en, skal du Duplikere den, redigere kopien og indsende kopien til godkendelse; dine afsendelser fortsætter med at bruge den gamle godkendte skabelon, indtil den nye er godkendt. Kladder og afviste skabeloner kan redigeres frit.

Send en skabelon direkte til en kontakt

Fra siden Skabeloner skal du klikke på send-handlingen på en hvilken som helst Godkendt skabelon for at sende den direkte til en af dine nylige kontakter — nyttigt til en enkeltstående genåbning uden at skulle oprette en fuld udsendelse. Dette sender en rigtig WhatsApp-besked, åbner en chatsession og bruger kreditter, så appen beder dig bekræfte, før den sender.

Genindsendelse af en afvist åbningsbesked til udsendelse

Den første besked i en udgående udsendelse er en skabelon, så den skal også gennem Meta-godkendelse. Hvis den kommer tilbage som Afvist, kan du rette og genindsende den uden at forlade udsendelsesguiden:

  1. Åbn udsendelsen.
  2. Klik på dens Besked-trin.
  3. Åbningsbeskeden viser årsagen til afvisningen fra Meta.
  4. Rediger den ordlyd, som Meta markerede.
  5. Genindsend fra det trin. Åbningsbeskeden går tilbage til Afventer, mens Meta gennemgår den igen.

Vigtigt: Blot at omskrive åbningsbeskeden og gemme den genindsender den ikke til godkendelse — brug trinets genindsendelseshandling, så den nye version faktisk sendes til Meta. Indtil en ny version er godkendt, kan udsendelsen ikke sende til kontakter uden for 24-timers vinduet. Du kan også administrere og genindsende den samme skabelon fra siden Skabeloner.

AI-drevet skabelongenerering

Platformen kan automatisk generere skabeloner til dig ved hjælp af AI. Dette sparer tid og hjælper dig med at skrive beskeder, der har større sandsynlighed for at blive godkendt. AI-genererede skabeloner er især nyttige til:

  • Åbningsbeskeder — Når du opretter en udsendelse og angiver dit websted eller dine salgssider, genererer platformen en passende åbningsskabelon baseret på din virksomhed.
  • Opfølgningssekvenser — AI’en opretter en række opfølgningsskabeloner designet til at genaktivere kontakter med forskellige intervaller (f.eks. dag 1, dag 3 og dag 7).
  • Optimering — Når du optimerer en eksisterende udsendelse eller agent, kan skabeloner regenereres, så de matcher din opdaterede beskedstrategi.

Genåbning af lukkede samtaler

Når 24-timers WhatsApp-beskedvinduet lukker, viser chatgrænsefladen i Chats en meddelelse om, at samtalen er lukket. Sådan genåbner du den:

  1. I chatten vil du se en besked om, at samtalevinduet er lukket, og at det ikke er muligt at skrive et normalt svar.
  2. Klik på Send skabelon i beskedfeltet for at åbne skabelonvælgeren. Der er ingen separat “Genåbn”-knap: Ved at sende en godkendt skabelon genåbner du samtalen.
  3. Vælg en godkendt skabelon fra listen.
  4. Skabelonen sendes til kontakten, hvilket genåbner samtalen. Chatten viser beskeden med de udfyldte variabler, præcis som kontakten modtog den.
  5. Når kontakten svarer, nulstilles 24-timers vinduet, og du kan frit sende beskeder igen.

De fulde trin, herunder valg af hvem der håndterer svarene, findes i Genåbning af lukkede chats med skabeloner.

Opfølgningsskabeloner

Opfølgningsskabeloner genaktiverer automatisk kontakter, der ikke har svaret på en udgående besked. Platformen understøtter op til 9 opfølgningsskabeloner, der sendes med intervaller, du konfigurerer (for eksempel 1 dag, 3 dage og 7 dage efter den første besked).

  • Opfølgningsskabeloner opsættes under fanen Opfølgninger på den AI-agent, der håndterer kanalen. Hver opfølgningsplads der, inklusive pladser til kolde leads, har en vælger, der viser dit WhatsApp-skabelonbibliotek, så en skabelon, du har oprettet på siden Skabeloner, tildeles en agent på den fane, plads for plads. Vil du ikke skrive dem selv? Slå opfølgninger til, og klik på Generer AI-skabeloner, så skriver platformen sættet ud fra agentens egne instruktioner og sender dem til WhatsApp til godkendelse. Se Automatiserede opfølgninger.
  • Udover opfølgninger er skabeloner slet ikke knyttet til en agent. Der findes ikke en generel liste med “skabeloner til denne agent”. Dine godkendte skabeloner bruges i udsendelser, når du sender en manuelt fra en chat, og i trinnet Send WhatsApp-skabelon i Automatiseringer.
  • Hver opfølgning er en separat godkendt skabelon.
  • AI’en tilpasser hver opfølgning for at skabe en naturlig progression i beskederne — så dine kontakter ikke modtager den samme besked gentagne gange.

Tip: Det er ofte mere effektivt at sprede dine opfølgninger ud over flere dage frem for at sende dem lige efter hinanden. Giv kontakterne tid til at svare, før den næste opfølgning sendes.

Bedste praksis for at få godkendt skabeloner

  1. Vær direkte — Skriv beskeder, der er klare og professionelle. Undgå aggressivt salgssprog som “Køb nu!” eller “Tidsbegrænset tilbud!!!”
  2. Hold det relevant — Skabeloner bør relatere direkte til en forventet interaktion med kontakten. Hvis nogen har tilmeldt sig dit nyhedsbrev, giver en opfølgning om dine tjenester mening. En tilfældig salgsbesked gør ikke.
  3. Brug korrekt grammatik — Velformulerede beskeder har større sandsynlighed for at blive godkendt.
  4. Undgå overdreven formatering — Brug ikke kun store bogstaver, for mange udråbstegn eller rækker af emojis.
  5. Begræns eksterne links — Hvis du inkluderer links, skal du sikre dig, at de fører til legitime, verificerede sider.
  6. Start enkelt — Hvis du er ny til skabeloner, så begynd med en simpel hilsen eller opfølgning, før du forsøger dig med komplekst salgsindhold.
  7. Match din virksomhed — Sørg for, at skabelonens indhold stemmer overens med din verificerede Meta Business-kontokategori.

WhatsApp Web har ingen skabeloner

Skabeloner hører under WhatsApp Business API. WhatsApp Web har intet 24-timers vindue og ingen skabelonbeskeder, så der er intet at indsende til Meta og intet at vente på. En udsendelse på WhatsApp Web sender din besked som en almindelig besked fra din egen WhatsApp-konto, og i en chat kan du altid svare frit.

Hvis din konto kun har WhatsApp Web tilsluttet, og du gemmer en besked på siden Skabeloner, markeres den straks som godkendt, da der ikke gælder nogen gennemgang. Den sendes stadig som en almindelig besked, ikke som en WhatsApp-skabelon.

Har du brug for hjælp?

Hvis dine skabeloner konsekvent bliver afvist, eller hvis du har brug for vejledning i oprettelse af skabeloner, kan du kontakte os via vores e-mailsupport.