Câmpuri personalizate, profilul lead-ului și notițe #

Fiecare contact are elementele de bază — nume, telefon, e-mail, canal. Dar de obicei știi mult mai multe despre persoanele cu care vorbești: compania lor, ziua de naștere, ce au cumpărat ultima dată, de la ce conferință au venit. Această pagină acoperă informațiile suplimentare pe care le poți atașa unui contact și unde se află fiecare.

Prezentare generală #

Dacă folosești aplicația de ceva timp: ceea ce înainte erau două lucruri separate — un „Profil de lead” detaliat și o listă de note datate — sunt acum îmbinate într-un singur câmp, etichetat Note în înregistrarea completă a contactului. Nu mai există un jurnal de note separat cu marcaje temporale și titluri; tot ce scrii despre un contact intră în această singură căsuță. Vezi Note mai jos pentru a vedea ce înseamnă acest lucru în practică.

Definirea câmpurilor personalizate #

Câmpurile personalizate sunt reutilizabile pentru toate contactele tale. Odată ce creezi un câmp precum company, acesta devine parte din schema contului tău și apare ca sugestie de fiecare dată când editezi un alt contact.

Tip de câmp: Câmpurile personalizate sunt doar text liber — nu există tipuri de tip dropdown, buton radio sau selecție multiplă. Dacă dorești ca un câmp să conțină doar una dintre câteva valori prestabilite (cum ar fi o sursă de lead de tip „Newsletter”, „Recomandare” sau „Reclamă”), introdu aceeași valoare în mod consecvent sau completează-le în masă printr-un export/reimport de tabel pentru ca fiecare contact să folosească exact formularea dorită.

Reguli de denumire:

• Numele câmpurilor trebuie să conțină doar litere mici, cifre și caractere de subliniere (underscore) și trebuie să înceapă cu o literă sau un caracter de subliniere (de exemplu lead_source, nu Lead Source).
• Doar litere englezești fără diacritice — spațiile, majusculele și caracterele cu diacritice sau non-latine sunt respinse. Chiar dacă restul contului tău este într-o altă limbă, numește câmpul cumpleanos sau birthday, nu cumpleaños. Doar numele este restricționat; valoarea pe care o stochezi în el poate fi în orice limbă.
• Un cont poate avea până la 50 de câmpuri personalizate.
• Alege numele cu atenție — odată ce un câmp este utilizat într-un șablon sau o campanie, nu îl poți șterge fără a elimina mai întâi acele referințe.

Completarea câmpurilor personalizate pentru un contact #

1. În bara laterală stângă, dă clic pe Contacte.
2. Dă clic pe rândul unui contact pentru a deschide panoul de vizualizare rapidă, apoi dă clic pe Editează — sau dă clic pe Contact nou pentru a începe unul de la zero.
3. În formularul de contact, găsește secțiunea Câmpuri personalizate.
4. Introdu un nume în Adaugă un câmp (numele câmpurilor existente apar ca sugestii — dă clic pe unul pentru a-l reutiliza), dă clic pe Adaugă, apoi introdu valoarea.
5. Dă clic pe Salvează în formular pentru a-l stoca.

Câmpurile care au deja o valoare apar în panoul de vizualizare rapidă și în fișa completă a contactului ca rânduri doar pentru citire — pentru a modifica o valoare, redeschide Editează.

Ștergerea unui câmp din formularul de editare elimină acea valoare de la contact. Eliminarea completă a unui câmp de la toate contactele și din schema contului tău nu este încă posibilă cât timp acesta este referențiat de un șablon sau o campanie.

Permite AI-ului să completeze câmpurile personalizate pentru tine #

Agentul tău AI poate salva informații direct în câmpurile personalizate pe măsură ce apar în conversație — o zi de naștere, numele unui partener, o cerință dietetică, o preferință de masă — astfel încât să le poți folosi ulterior într-o difuzare sau într-o comunicare ulterioară. Această funcție este dezactivată implicit și scrie doar în câmpurile pe care le-ai ales în mod explicit.

Două condiții trebuie îndeplinite și ambele sunt necesare — acesta este cel mai frecvent motiv pentru care utilizatorii constată că nu s-a salvat nimic:

1. Creează mai întâi câmpurile. AI-ul poate scrie doar în câmpurile care există deja în contul tău. Adaugă-le în modul obișnuit (vezi Completarea câmpurilor personalizate pentru un contact de mai sus) — de exemplu customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Reține regulile de denumire: doar litere mici, cifre și caractere de subliniere.

2. Oferă permisiunea Agentului și alege câmpurile.

1. Dă clic pe Agenți AI în bara laterală și deschide Agentul.
2. Mergi la fila Capabilități AI.
3. Sub Actualizări contact, activează Permite AI-ului să colecteze informații suplimentare.
4. Apare un card intitulat Colectează informații suplimentare în timpul rezervării, care listează câmpurile tale personalizate. Activează comutatorul de lângă fiecare câmp pe care AI-ul are voie să îl completeze — crearea unui câmp nu este suficientă de la sine, iar orice câmp lăsat neactivat este ignorat în tăcere. (Dacă cardul spune că nu ai încă niciun câmp personalizat, întoarce-te și creează-le mai întâi.)
5. Dă clic pe Salvează, apoi Publică Agentul. Modificările rămân în ciornă până când le publici, deci o modificare nepublicată nu va afecta conversațiile live. Publicarea trimite fiecare modificare din ciornă în modul live, nu doar pe aceasta, așa că aruncă o privire peste celelalte file mai întâi dacă ai făcut editări.

Bine de știut:

• Funcționează pe tot parcursul conversației, nu doar la rezervare. În ciuda formulării cardului — rezervările sunt locul unde a început funcția — AI-ul salvează o valoare în momentul în care contactul o menționează, indiferent dacă este implicată sau nu o programare. Nu este nevoie să ai rezervările activate deloc.
• Fiecare câmp poate fi marcat ca obligatoriu. Obligatoriu înseamnă doar „trebuie colectat înainte ca AI-ul să confirme o programare” — nu blochează niciodată o conversație normală și nu face nimic pe un Agent care nu preia rezervări.
• Faptul că AI-ul spune că a „notat” ceva nu este același lucru cu salvarea acestuia. Dacă câmpul nu este creat și activat, AI-ul poate răspunde politicos că a luat notă, dar nimic nu ajunge la contact. Verifică fișa contactului pentru a confirma că o valoare a fost salvată efectiv.
• Spune-i Agentului când să întrebe. În instrucțiunile Agentului, descrie când se aplică fiecare câmp („dacă invitatul menționează o alergie sau o dietă, salvează-o în dietary_notes”). AI-ul citește asta în limbaj simplu, așa că nu va interoga pe toată lumea cu aceeași listă.
• Nimic nu este completat retroactiv. Doar conversațiile din momentul publicării sunt capturate — detaliile menționate deja în chat-urile anterioare nu sunt completate retroactiv.
• Configurează acest lucru în contul care deține contactele. Câmpurile personalizate aparțin unui singur cont, așa că, într-o configurație de agenție, creează-le în interiorul sub-contului al cărui Agent poartă conversația, nu în contul agenției părinte.
• Notele libere aparțin tot unui câmp. AI-ul conversațional nu poate scrie în caseta Profil lead / Note a unui contact (vezi mai jos) — aceea este pentru tine și echipa ta, deși Automatizările și API-ul pot scrie în ea. Dacă vrei ca AI-ul să înregistreze ceva de genul „a cerut un preparat fără gluten”, fă din asta un câmp personalizat, cum ar fi dietary_notes.

Ce poate citi AI-ul în timpul unei conversații #

Dacă decideți unde ar trebui să fie stocată o informație pentru ca AI-ul să poată acționa pe baza ei în timpul conversației, iată diferența care contează:

• Câmpuri personalizate: AI-ul le citește la fiecare răspuns. Toate valorile câmpurilor personalizate ale unui contact sunt disponibile pentru AI pe parcursul întregii conversații — indiferent de modul în care a fost completat câmpul (de către dvs., de către AI anterior, printr-o importare sau prin API). Așadar, o regulă în instrucțiunile Agentului dvs. precum „salută clienții care revin folosind preferred_barber” funcționează, deoarece AI-ul poate vedea valoarea în acel moment.
• Etichete: AI-ul nu le vede în timpul conversației. Etichetarea rulează ca un pas separat după ce răspunsul AI-ului este trimis — AI-ul aplică etichete pe baza descrierilor dvs., dar nu i se arată ce etichete are deja un contact în timpul conversației. Instrucțiunile precum „dacă contactul are eticheta VIP, oferă reducerea” nu vor funcționa.

Regula generală: orice ar trebui să citească AI-ul și pe baza căruia să acționeze în timpul conversației trebuie pus într-un câmp personalizat. Etichetele sunt pentru tot ce se întâmplă în jurul conversației — filtrarea și segmentarea contactelor, direcționarea mesajelor difuzate și declanșarea webhook-urilor de etichetă către celelalte sisteme ale dvs. în momentul în care AI-ul aplică una.

Încărcarea în masă a câmpurilor personalizate #

Expertul de import recunoaște în maparea coloanelor doar prenumele, numele de familie, telefonul, e-mailul, etichetele și notițele — nu există un pas de „mapare a acestei coloane din foaia de calcul către un câmp personalizat” (etichetele, în schimb, sunt importate ca etichete reale). Pentru a încărca în masă valori pentru câmpuri personalizate în prezent, utilizați API-ul — ruta pe care o alegeți depinde de faptul dacă persoanele de contact există deja.

Adăugați contacte noi? Endpoint-ul API pentru importul în masă al contactelor preia valorile câmpurilor personalizate chiar în aceeași apelare, deci nu aveți nevoie de o a doua etapă. Includeți un obiect custom_fields pentru fiecare înregistrare alături de nume, telefon și e-mail, iar contactele vor sosi cu câmpurile personalizate deja completate. Formatul cererii este documentat în secțiunea Contacte din referința API.

Completați contactele pe care le aveți deja?

1. Listați contactele prin intermediul API-ului pentru a obține ID-ul fiecărui contact. Exportul CSV nu include o coloană cu ID-ul contactului sau coloane pentru câmpuri personalizate. Consultați Acces API pentru a vedea cum să obțineți o cheie și să apelați endpoint-ul.
2. Completați valorile în foaia de calcul.
3. Utilizați endpoint-ul de actualizare a contactelor din API (consultați Acces API) pentru a le scrie înapoi pentru fiecare contact, deoarece expertul de import în sine nu are încă o mapare a coloanelor pentru câmpuri personalizate. Fiecare actualizare afectează doar cheile pe care le trimiteți — orice câmp personalizat pe care îl omiteți își va păstra valorile curente.

Note (= Profil Lead) #

În fișa completă a unui contact (dă clic pe Deschide fișa completă din panoul de vizualizare rapidă), panoul Note este o singură casetă de text liber — același câmp de bază la care se face referire și ca „Profil Lead” în altă parte. În formularul de Editare al contactului, aceeași casetă este etichetată Profil lead, descrisă ca „Note interne despre acest contact”, așa că nu căuta un al doilea câmp. Scrie orice este relevant pentru conversație: tipul de afacere, problemele întâmpinate, dimensiunea companiei, activitatea recentă, orice ajută la personalizarea comunicării.

Cum îl folosește AI-ul: într-un șablon de mesaj — un mesaj de tip broadcast, un follow-up, instrucțiunile unui Agent AI — poți include un placeholder precum {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Când acel șablon este trimis unui anumit contact, AI-ul citește Notele acestuia și scrie o linie personalizată folosind informațiile de acolo. Dacă un contact nu are Note, placeholder-ul este pur și simplu eliminat din mesaj.

AI-ul nu scrie acest lucru pentru tine — tu sau echipa ta îl completați. Gândește-te la el ca la fișa pe care ai vrea să o citească un agent de vânzări înainte de a ridica telefonul. Dacă vrei ca AI-ul să înregistreze singur ceva ce află într-o conversație, folosește în schimb un câmp personalizat — vezi Permite AI-ului să completeze câmpurile personalizate pentru tine.

Editarea este simplă: tastați în căsuță, apoi faceți clic pe Salvare notă (sau Renunțare pentru a anula modificările nesalvate). Nu există un titlu sau o dată separată pentru fiecare intrare — este un singur bloc de text continuu per contact, așa că, dacă doriți un jurnal datat, adăugați singur data la începutul fiecărei completări.

Stare #

Fiecare contact are o etichetă de Stare care arată în ce etapă a parcursului său se află:

Faceți clic pe eticheta de Stare direct în tabelul de contacte pentru a o modifica inline — pentru orice stare, cu excepția Spam, pe care o setați prin acțiunea în masă Marchează ca spam (și confirmarea aferentă), deoarece are acele efecte secundare suplimentare. Deblocarea spamului este disponibilă în același mod, ca Deblochează din spam.

Atribuirea unui contact unui membru al echipei #

Atribuirea proprietății — alocarea unui contact unui coleg de echipă pentru ca alții să nu răspundă din greșeală — se setează din ecranul Chat-uri, nu din pagina Contacte: deschide conversația și folosește controlul de atribuire de acolo. Vezi Interfața de chat pentru instrucțiunile complete. Doar proprietarii contului și utilizatorii cu permisiunile corespunzătoare pot modifica o atribuire.

Utilizarea câmpurilor personalizate în difuzări și șabloane #

Câmpurile personalizate își dovedesc utilitatea în mesajele trimise. Oriunde puteți scrie un mesaj — mesaje difuzate, șabloane WhatsApp, instrucțiuni pentru Agentul AI — puteți introduce un substituent precum:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Când mesajul este trimis, {{first_name}} și {{company}} sunt înlocuite cu valorile din fiecare contact. Dacă un contact nu are acel câmp completat, substituentul rămâne gol.

Câteva sfaturi:

• Folosiți nume cu litere mici și underscore — substituentul trebuie să corespundă exact numelui câmpului ({{company}}, nu {{Company}}).
• Câmpurile încorporate funcționează și ele — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} și {{phone_number}} funcționează fără a fi nevoie să le configurați ca și câmpuri personalizate.
• Combinați cu Note — pentru linii personalizate de AI, folosiți {{personal_context|your instruction}} în loc de un câmp personalizat fix; AI-ul scrie ceva nou bazat pe Notele contactului.
• Nu puteți șterge un câmp care este în uz — dacă un șablon folosește {{company}}, sistemul blochează ștergerea company până când îl eliminați din acele șabloane.

Ai nevoie de ajutor? #

O regulă generală pentru ce merge unde:

• Un fapt scurt, structurat, pe care îl veți filtra sau după care veți face îmbinări → câmp personalizat.
• Un paragraf de context pentru AI sau pentru echipa dvs. de citit → Note.
• Cine deține conversația → persoana alocată, setată din Chaturi.

Tot nu te descurci? Contactează echipa de asistență și te vom ajuta să îl configurezi.

Pașii următori #

• Adăugarea unui contact nou — adaugă contacte pe rând, plus un tur complet al ecranului Contacte.
• Importul contactelor dintr-un fișier — adu o foaie de calcul.
• Interfața de chat — unde se află atribuirea contactelor.