Câmpuri personalizate, profilul lead-ului și notițe #

Fiecare contact are elementele de bază — nume, telefon, e-mail, canal. Dar de obicei știi mult mai multe despre persoanele cu care vorbești: compania lor, ziua de naștere, ce au cumpărat ultima dată, de la ce conferință au venit. Această pagină acoperă informațiile suplimentare pe care le poți atașa unui contact și unde se află fiecare.

Prezentare generală #

Dacă folosești aplicația de ceva timp: ceea ce înainte erau două lucruri separate — un „Profil de lead” detaliat și o listă de note datate — sunt acum îmbinate într-un singur câmp, etichetat Note în înregistrarea completă a contactului. Nu mai există un jurnal de note separat cu marcaje temporale și titluri; tot ce scrii despre un contact intră în această singură căsuță. Vezi Note mai jos pentru a vedea ce înseamnă acest lucru în practică.

Definirea câmpurilor personalizate #

Câmpurile personalizate sunt reutilizabile pentru toate contactele tale. Odată ce creezi un câmp precum company, acesta devine parte din schema contului tău și apare în formularul de editare al fiecărui contact.

Tipuri de câmpuri #

Fiecare câmp personalizat are un tip, iar tipul decide ce poate conține un câmp și cum este introdus — de către tine în aplicație, printr-o importare sau prin API, și de către AI atunci când salvează ceva ce a învățat într-o conversație:

Un câmp tipizat este validat peste tot unde este scris: formularul de contact nu va salva February 1st într-un câmp de tip Dată, API-ul răspunde cu o eroare care specifică câmpul și ce așteaptă acesta, un import de fișier omite acel rând și îl listează pe ecranul cu rezultate, iar AI-ul este informat despre format în prealabil și primește o corecție dacă totuși trimite altceva. Valorile care sosesc într-o formă umană recognoscibilă sunt convertite pentru tine — 01/02/1990 devine 1990-02-01 respectând formatul de dată al contului tău (ziua prima sau luna prima, din Setări → Cont), yes devine o căsuță bifată, newsletter este stocat ca Newsletter dacă așa ai scris opțiunea. Deoarece fiecare dată este stocată în același mod, „zi de naștere înainte de 1990-01-01” într-o listă inteligentă sau o condiție de automatizare compară date reale în loc de trei moduri diferite de scriere a aceleiași zile.

Crearea și gestionarea câmpurilor #

1. În bara laterală stângă, dă clic pe Contacte.
2. Deschide orice contact și dă clic pe Editare (sau dă clic pe Contact nou).
3. În secțiunea Câmpuri personalizate, scrie un nume în Adaugă un câmp, alege tipul acestuia (Lista derulantă va solicita opțiunile) și dă clic pe Adaugă. Câmpul este creat pentru întregul cont și apare imediat pe acest contact.
4. Pentru a schimba tipul sau opțiunile unui câmp mai târziu, nu redenumi nimic — dă clic pe Gestionare câmpuri în aceeași secțiune. Managerul listează fiecare câmp cu tipul său; alege un tip nou, editează opțiunile unei liste derulante sau elimină un câmp din listă.

Modificarea unui tip păstrează valorile existente așa cum sunt. Dacă birthday conținea 1 Feb 1990 ca text liber înainte de a-l schimba în Dată, acea valoare rămâne până la următoarea editare (de către tine, API sau AI), moment în care trebuie să fie o dată validă. Nimic nu este rescris pe ascuns. Pentru a converti valorile vechi dintr-o dată, folosește Normalizare valori existente mai jos.

Normalizarea valorilor existente #

După ce atribui un tip unui câmp, valorile mai vechi păstrează formatul cu care au fost salvate. Un câmp de tip Dată poate conține în continuare 01/02/1990 la un contact și 1 February 1990 la altul, iar o listă inteligentă sau o regulă de automatizare pentru date va identifica doar datele stocate ca YYYY-MM-DD. Normalizare valori existente le convertește pe toate simultan.

1. Deschide Gestionare câmpuri (vezi mai sus). Fiecare câmp de tip Dată, Număr, Listă derulantă și Casetă de bifare are un link Normalizare valori existente sub el. Câmpurile de tip Text nu au acest link, deoarece textul este stocat exact așa cum a fost scris.
2. Dă clic pe el. Încă nu se schimbă nimic: aplicația verifică contactele și îți spune câte valori se vor schimba, arată un exemplu (de exemplu "01/02/1990" becomes "1990-02-01") și listează valorile pe care nu le poate citi.
3. Dă clic pe Schimbă N valori pentru a le converti sau pe Anulare pentru a lăsa totul așa cum este.

Bine de știut:

• Doar valorile care pot fi citite ca fiind de tipul câmpului respectiv sunt modificate. Datele scrise cu bare oblice respectă formatul de dată al contului tău (ziua prima sau luna prima, din Setări → Cont). O valoare care nu poate fi citită, cum ar fi next spring într-un câmp de tip Dată, este lăsată neatinsă și afișată în listă pentru a o putea corecta manual la acel contact.
• Valorile care sunt deja în formatul corect și valorile goale nu sunt modificate. Rularea acestei funcții de două ori este inofensivă.
• Dacă tocmai ai schimbat tipul unui câmp, dă clic mai întâi pe Salvează câmpuri. Linkul apare doar după ce noul tip este salvat.
• Funcționează pentru toate contactele din contul în care te afli. Într-o configurație de agenție, rulează funcția în interiorul sub-contului care deține contactele.
• Aceeași acțiune este disponibilă în API ca POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, cu dry_run pentru previzualizare.

Eliminarea unui câmp din listă îl ascunde din formularul de editare și din selectorul de câmpuri al AI-ului; valorile deja stocate pe contacte sunt păstrate, iar adăugarea aceluiași nume înapoi le va face să apară din nou. Pentru a șterge definitiv valorile unui câmp de pe toate contactele, folosește apelul API Șterge un câmp personalizat.

Reguli de denumire:

• Numele câmpurilor trebuie să conțină doar litere mici, cifre și caractere de subliniere (underscore) și trebuie să înceapă cu o literă sau un caracter de subliniere (de exemplu lead_source, nu Lead Source).
• Doar litere englezești fără diacritice — spațiile, majusculele și caracterele cu diacritice sau non-latine sunt respinse. Chiar dacă restul contului tău este în altă limbă, numește câmpul cumpleanos sau birthday, nu cumpleaños. Doar numele este restricționat; valoarea pe care o stochezi în el (și opțiunile unei liste derulante) poate fi în orice limbă.
• Un cont poate avea până la 50 de câmpuri personalizate; o listă derulantă poate avea până la 100 de opțiuni.
• Alege numele cu atenție — odată ce un câmp este utilizat într-un șablon sau într-un agent AI, nu îl poți șterge fără a elimina mai întâi acele referințe.

Completarea câmpurilor personalizate pentru un contact #

1. În bara laterală stângă, dă clic pe Contacte.
2. Dă clic pe rândul unui contact pentru a deschide panoul de vizualizare rapidă, apoi dă clic pe Editează — sau dă clic pe Contact nou pentru a începe unul de la zero.
3. În formularul de contact, găsește secțiunea Câmpuri personalizate. Fiecare câmp din contul tău este listat cu controlul care corespunde tipului său: o casetă de text sau numerică, un selector de dată, o listă derulantă cu opțiunile tale sau o listă derulantă Da/Nu pentru un câmp de tip casetă de bifare.
4. Completează valorile, apoi dă clic pe Salvează în formular pentru a le stoca. O valoare care nu se potrivește cu tipul câmpului este marcată pe loc, iar formularul nu se salvează până când nu este corectată.

Câmpurile care au deja o valoare apar în panoul de vizualizare rapidă și în fișa completă a contactului ca rânduri doar pentru citire — pentru a modifica o valoare, redeschide Editează.

Ștergerea unei valori: odată ce un câmp conține ceva, un mic × apare în interiorul casetei sale în formularul de editare. Dă clic pe el pentru a șterge acea valoare doar pentru acest contact; câmpul în sine rămâne în contul tău și pe toate celelalte contacte. Eliminarea completă a unui câmp de pe toate contactele și din schema contului tău nu este încă posibilă cât timp este referențiat de un șablon sau de un agent AI.

Permite AI-ului să completeze câmpurile personalizate pentru tine #

Agentul tău AI poate salva informații direct în câmpurile personalizate pe măsură ce apar în conversație — o zi de naștere, numele unui partener, o cerință dietetică, o preferință de masă — astfel încât să le poți folosi ulterior într-o difuzare sau într-o comunicare ulterioară. Această funcție este dezactivată implicit și scrie doar în câmpurile pe care le-ai ales în mod explicit.

Două condiții trebuie îndeplinite și ambele sunt necesare — acesta este cel mai frecvent motiv pentru care utilizatorii constată că nu s-a salvat nimic:

1. Creați mai întâi câmpurile. AI-ul poate scrie doar în câmpuri care există deja în contul dvs. Adăugați-le din formularul de editare al unui contact (consultați Completarea câmpurilor personalizate pentru un contact de mai sus) sau direct din Agent la pasul 4 de mai jos, care este metoda rapidă pentru un cont nou care nu are încă contacte — de exemplu customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Rețineți regulile de denumire: doar litere mici, cifre și caractere de subliniere.

2. Oferă permisiunea Agentului și alege câmpurile.

1. Faceți clic pe Agenți AI în bara laterală și deschideți Agentul.
2. Accesați fila Capabilități AI.
3. Sub Actualizări contact, activați Permiteți AI-ului să colecteze informații suplimentare.
4. Va apărea un card intitulat Colectați informații suplimentare în timpul rezervării, care listează câmpurile dvs. personalizate. Activați comutatorul de lângă fiecare câmp pe care AI-ul are permisiunea să îl completeze — crearea unui câmp nu este suficientă de la sine, iar orice câmp lăsat dezactivat va fi ignorat în mod silențios. Aveți nevoie de un câmp care nu se află în listă sau nu aveți niciunul? Faceți clic pe Gestionați câmpurile personalizate pe același card, adăugați câmpul cu tipul său și salvați: acesta va apărea imediat în listă, dezactivat, și va fi disponibil pentru fiecare contact de atunci înainte.
5. Faceți clic pe Salvați, apoi Publicați Agentul. Modificările rămân în ciornă până când le publicați, deci o modificare nepublicată nu va afecta conversațiile live. Publicarea trimite toate modificările în așteptare live, nu doar pe aceasta, așa că aruncați o privire peste celelalte file mai întâi dacă ați efectuat editări.

Bine de știut:

• AI-ul este informat despre tipul fiecărui câmp. Pentru un câmp de tip Dată, acesta convertește ceea ce spune contactul („el 1 de febrero del 90”) în 1990-02-01 înainte de a salva; pentru o Listă derulantă, poate alege doar una dintre opțiunile tale; pentru o Bifă, salvează da sau nu. Dacă totuși trimite ceva ce nu se potrivește, salvarea este refuzată cu formatul așteptat, iar AI-ul întreabă din nou sau se corectează — o valoare care nu poate fi procesată nu ajunge niciodată pe contact.
• Funcționează pe tot parcursul conversației, nu doar la rezervări. În ciuda formulării cardului — rezervările sunt locul unde a început funcția — AI-ul salvează o valoare în momentul în care contactul o menționează, indiferent dacă este implicată sau nu o programare. Nu trebuie să ai rezervările activate deloc.
• Fiecare câmp poate fi marcat ca obligatoriu. Obligatoriu înseamnă doar „trebuie colectat înainte ca AI-ul să confirme o programare” — nu blochează niciodată o conversație normală și nu face nimic pe un Agent care nu acceptă programări.
• Faptul că AI-ul spune că a „notat” ceva nu este același lucru cu salvarea. Dacă câmpul nu este creat și activat, AI-ul poate răspunde politicos că a luat notă, dar nimic nu ajunge pe contact. Verifică fișa contactului pentru a confirma că o valoare a fost salvată efectiv.
• Spune-i Agentului când să întrebe. În instrucțiunile Agentului, descrie când se aplică fiecare câmp („dacă oaspetele menționează o alergie sau o dietă, salvează-o în dietary_notes”). AI-ul citește asta în limbaj simplu, deci nu va interoga pe toată lumea cu aceeași listă.
• Nimic nu este completat retroactiv. Doar conversațiile din momentul publicării sunt capturate — detaliile menționate deja în chat-urile anterioare nu sunt completate retroactiv.
• Configurează acest lucru în contul care deține contactele. Câmpurile personalizate aparțin unui singur cont, deci într-o configurație de agenție, creează-le în sub-contul al cărui Agent poartă conversația, nu în contul agenției părinte.
• Notele libere aparțin tot unui câmp. AI-ul conversațional nu poate scrie în caseta Profil lead / Note a unui contact (vezi mai jos) — aceea este pentru tine și echipa ta, deși Automatizările și API-ul pot scrie în ea. Dacă vrei ca AI-ul să înregistreze ceva de genul „a cerut un preparat fără gluten”, fă din asta un câmp personalizat precum dietary_notes.

Ce poate citi AI-ul în timpul unei conversații #

Dacă decideți unde ar trebui să fie stocată o informație pentru ca AI-ul să poată acționa pe baza ei în timpul conversației, iată diferența care contează:

• Câmpuri personalizate: AI-ul le citește la fiecare răspuns. Toate valorile câmpurilor personalizate ale unui contact sunt disponibile pentru AI pe parcursul întregii conversații — indiferent de modul în care a fost completat câmpul (de către dvs., de către AI anterior, printr-o importare sau prin API). Așadar, o regulă în instrucțiunile Agentului dvs. precum „salută clienții care revin folosind preferred_barber” funcționează, deoarece AI-ul poate vedea valoarea în acel moment.
• Etichete: AI-ul nu le vede în timpul conversației. Etichetarea rulează ca un pas separat după ce răspunsul AI-ului este trimis — AI-ul aplică etichete pe baza descrierilor dvs., dar nu i se arată ce etichete are deja un contact în timpul conversației. Instrucțiunile precum „dacă contactul are eticheta VIP, oferă reducerea” nu vor funcționa.

Regula generală: orice ar trebui să citească AI-ul și pe baza căruia să acționeze în timpul conversației trebuie pus într-un câmp personalizat. Etichetele sunt pentru tot ce se întâmplă în jurul conversației — filtrarea și segmentarea contactelor, direcționarea mesajelor difuzate și declanșarea webhook-urilor de etichetă către celelalte sisteme ale dvs. în momentul în care AI-ul aplică una.

Încărcarea în masă a câmpurilor personalizate #

Expertul de import mapează coloanele din foaia de calcul direct pe câmpurile personalizate. O coloană al cărei antet este numele unui câmp (majusculele și accentele nu contează) este potrivită automat pentru tine, orice altă coloană poate fi direcționată manual către un câmp, iar Câmp personalizat nou creează un câmp dintr-o coloană în timpul importului.

Adaugi contacte noi? Pune o coloană pentru fiecare câmp personalizat în fișierul tău și importă-l. Contactele noi sosesc cu acele câmpuri deja completate.

Completați contactele pe care le aveți deja?

1. Exportă-ți contactele: exportul CSV al contactelor are o coloană pentru fiecare câmp personalizat.
2. Completează valorile în foaia de calcul. Păstrează coloana cu numărul de telefon așa cum este, deoarece așa sunt potrivite contactele.
3. Importă fișierul cu opțiunea Actualizare contacte existente activată în pasul de Revizuire. Fiecare rând actualizează doar câmpurile personalizate care au o valoare în fișier; celulele goale lasă valoarea curentă neschimbată.

Endpoint-ul API pentru importul în masă al contactelor acceptă aceleași valori ca un obiect custom_fields pentru fiecare înregistrare, dacă preferi să faci acest lucru din propriile instrumente (vezi Acces API).

Note (= Profil Lead) #

În fișa completă a unui contact (dă clic pe Deschide fișa completă din panoul de vizualizare rapidă), panoul Note este o singură casetă de text liber — același câmp de bază la care se face referire și ca „Profil Lead” în altă parte. În formularul de Editare al contactului, aceeași casetă este etichetată Profil lead, descrisă ca „Note interne despre acest contact”, așa că nu căuta un al doilea câmp. Scrie orice este relevant pentru conversație: tipul de afacere, problemele întâmpinate, dimensiunea companiei, activitatea recentă, orice ajută la personalizarea comunicării.

Cum îl folosește AI-ul: într-un șablon de mesaj — un mesaj de tip broadcast, un follow-up, instrucțiunile unui Agent AI — poți include un placeholder precum {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Când acel șablon este trimis unui anumit contact, AI-ul citește Notele acestuia și scrie o linie personalizată folosind informațiile de acolo. Dacă un contact nu are Note, placeholder-ul este pur și simplu eliminat din mesaj.

AI-ul nu scrie acest lucru pentru tine — tu sau echipa ta îl completați. Gândește-te la el ca la fișa pe care ai vrea să o citească un agent de vânzări înainte de a ridica telefonul. Dacă vrei ca AI-ul să înregistreze singur ceva ce află într-o conversație, folosește în schimb un câmp personalizat — vezi Permite AI-ului să completeze câmpurile personalizate pentru tine.

Editarea este simplă: tastați în căsuță, apoi faceți clic pe Salvare notă (sau Renunțare pentru a anula modificările nesalvate). Nu există un titlu sau o dată separată pentru fiecare intrare — este un singur bloc de text continuu per contact, așa că, dacă doriți un jurnal datat, adăugați singur data la începutul fiecărei completări.

Lângă Notițe, panoul lateral de contact din Chaturi are o secțiune Cercetare. Aceasta afișează rezumatul pe care un Agent îl scrie automat atunci când opțiunea Cercetează contactele noi înainte de primul răspuns este activată, precum și un buton Cercetează acum pentru a rula sau reîmprospăta manual acest proces.

Stare #

Fiecare contact are o etichetă de Stare care arată în ce etapă a parcursului său se află:

Faceți clic pe eticheta de Stare direct în tabelul de contacte pentru a o modifica inline — pentru orice stare, cu excepția Spam, pe care o setați prin acțiunea în masă Marchează ca spam (și confirmarea aferentă), deoarece are acele efecte secundare suplimentare. Deblocarea spamului este disponibilă în același mod, ca Deblochează din spam.

Atribuirea unui contact unui membru al echipei #

Atribuirea proprietății — alocarea unui contact unui coleg de echipă pentru ca alții să nu răspundă din greșeală — se setează din ecranul Chat-uri, nu din pagina Contacte: deschide conversația și folosește controlul de atribuire de acolo. Vezi Interfața de chat pentru instrucțiunile complete. Doar proprietarii contului și utilizatorii cu permisiunile corespunzătoare pot modifica o atribuire.

Utilizarea câmpurilor personalizate în difuzări și șabloane #

Câmpurile personalizate își dovedesc utilitatea în mesajele trimise. Oriunde puteți scrie un mesaj — mesaje difuzate, șabloane WhatsApp, instrucțiuni pentru Agentul AI — puteți introduce un substituent precum:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Când mesajul este trimis, {{first_name}} și {{company}} sunt înlocuite cu valorile din fiecare contact. Dacă un contact nu are acel câmp completat, substituentul rămâne gol.

Câteva sfaturi:

• Folosește nume cu litere mici și caractere de subliniere — substituentul trebuie să se potrivească exact cu numele câmpului ({{company}}, nu {{Company}}).
• Câmpurile cu tip definit se afișează așa cum le-ai scrie tu — un câmp de tip Dată apare în formatul de dată al contului tău (01/02/1990 sau 02/01/1990, conform Setări → Cont), o Bifă ca Yes sau No, o Listă derulantă ca formularea exactă a opțiunii.
• Câmpurile încorporate funcționează și ele — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} și {{phone_number}} funcționează fără a fi nevoie să le configurezi ca fiind câmpuri personalizate.
• Combină cu Note — pentru linii personalizate de AI, folosește {{personal_context|your instruction}} în loc de un câmp personalizat fix; AI-ul scrie ceva nou bazat pe Notele contactului.
• Nu poți șterge un câmp care este în uz — dacă un șablon folosește {{company}}, sistemul blochează ștergerea company până când îl elimini din acele șabloane.

Ai nevoie de ajutor? #

O regulă generală pentru ce merge unde:

• Un fapt scurt, structurat, pe care îl veți filtra sau după care veți face îmbinări → câmp personalizat.
• Un paragraf de context pentru AI sau pentru echipa dvs. de citit → Note.
• Cine deține conversația → persoana alocată, setată din Chaturi.

Tot nu te descurci? Contactează echipa de asistență și te vom ajuta să îl configurezi.

Pașii următori #

• Adăugarea unui contact nou — adaugă contacte pe rând, plus un tur complet al ecranului Contacte.
• Importul contactelor dintr-un fișier — adu o foaie de calcul.
• Interfața de chat — unde se află atribuirea contactelor.