Campi personalizzati, profilo lead e note #

Ogni contatto ha le informazioni di base: nome, telefono, email, canale. Tuttavia, solitamente sai molto di più sulle persone con cui parli: la loro azienda, il loro compleanno, cosa hanno acquistato l’ultima volta, da quale conferenza provengono. Questa pagina illustra le informazioni aggiuntive che puoi allegare a un contatto e dove si trova ciascuna di esse.

Panoramica #

Se utilizzi l’app da un po’ di tempo: ciò che prima era diviso in due elementi separati — un “Profilo Lead” esteso e un elenco cumulativo di Note datate — è ora unito in un unico campo, etichettato come Note nella scheda completa del contatto. Non esiste più un registro separato di note con timestamp e titoli; tutto ciò che scriveresti su un contatto va in questo unico riquadro. Vedi Note qui sotto per capire cosa significa nella pratica.

Definizione dei campi personalizzati #

I campi personalizzati sono riutilizzabili per tutti i tuoi contatti. Una volta creato un campo come company, questo diventa parte dello schema del tuo account e appare nel modulo di modifica di ogni contatto.

Tipi di campo #

Ogni campo personalizzato ha un tipo, e il tipo decide cosa può contenere un campo e come viene inserito — da te nell’app, tramite un’importazione o l’API, e dall’IA quando salva qualcosa che ha appreso in una chat:

Un campo tipizzato viene convalidato ovunque venga scritto: il modulo di contatto non salverà February 1st in un campo Data, l’API risponde con un errore che indica il campo e cosa si aspetta, un’importazione di file salta quella riga e la elenca nella schermata dei risultati, e all’IA viene comunicato il formato in anticipo e riceve una correzione se invia comunque qualcos’altro. I valori che arrivano in una forma umana riconoscibile vengono convertiti per te: 01/02/1990 diventa 1990-02-01 seguendo il formato data del tuo account (giorno prima o mese prima, da Impostazioni → Account), yes diventa una casella di controllo selezionata, newsletter viene archiviato come Newsletter se è così che hai scritto l’opzione. Poiché ogni data viene archiviata allo stesso modo, “compleanno prima del 1990-01-01” in un elenco intelligente o in una condizione di automazione confronta date reali invece di tre grafie dello stesso giorno.

Creazione e gestione dei campi #

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Contatti.
2. Apri un contatto qualsiasi e fai clic su Modifica (o fai clic su Nuovo contatto).
3. Nella sezione Campi personalizzati, digita un nome in Aggiungi un campo, scegli il suo tipo (il menu a tendina richiede le opzioni) e fai clic su Aggiungi. Il campo viene creato per l’intero account e appare immediatamente su questo contatto.
4. Per modificare il tipo o le opzioni di un campo in un secondo momento, non rinominare nulla — fai clic su Gestisci campi nella stessa sezione. Il gestore elenca ogni campo con il suo tipo; scegli un nuovo tipo, modifica le opzioni di un menu a tendina o rimuovi un campo dall’elenco.

Modificare un tipo mantiene i valori esistenti così come sono. Se birthday conteneva 1 Feb 1990 come testo libero prima che tu lo cambiassi in Data, quel valore rimane tale fino alla volta successiva in cui viene modificato (da te, dall’API o dall’IA), momento in cui dovrà essere una data valida. Nulla viene riscritto a tua insaputa. Per convertire i vecchi valori in un colpo solo, usa Normalizza valori esistenti qui sotto.

Normalizzazione dei valori esistenti #

Dopo aver assegnato un tipo a un campo, i valori precedenti mantengono la grafia con cui sono stati salvati. Un campo Data può ancora contenere 01/02/1990 su un contatto e 1 February 1990 su un altro, e una smart list o una regola di automazione per le date corrisponderà solo alle date memorizzate come YYYY-MM-DD. Normalizza valori esistenti li converte tutti in una volta.

1. Apri Gestisci campi (vedi sopra). Ogni campo Data, Numero, Menu a tendina e Casella di controllo ha un link Normalizza valori esistenti sotto di esso. I campi di testo non lo hanno, perché il testo viene memorizzato esattamente come scritto.
2. Cliccaci sopra. Non cambia ancora nulla: l’app controlla i tuoi contatti e ti dice quanti valori verranno modificati, mostra un esempio (ad esempio "01/02/1990" becomes "1990-02-01") ed elenca i valori che non riesce a leggere.
3. Clicca su Cambia N valori per convertirli, o Annulla per lasciare tutto com’è.

Buono a sapersi:

• Vengono modificati solo i valori che possono essere letti come il tipo del campo. Le date scritte con le barre seguono il formato data del tuo account (giorno prima o mese prima, da Impostazioni → Account). Un valore che non può essere letto, come next spring in un campo Data, viene lasciato intatto e mostrato nell’elenco in modo che tu possa correggerlo manualmente su quel contatto.
• I valori che sono già nel formato corretto e i valori vuoti non vengono toccati. Eseguirlo due volte è innocuo.
• Se hai appena cambiato il tipo di un campo, clicca prima su Salva campi. Il link appare solo una volta salvato il nuovo tipo.
• Funziona su tutti i contatti dell’account in cui ti trovi. In una configurazione di agenzia, eseguilo all’interno del sub-account che possiede i contatti.
• La stessa azione è disponibile nell’API come POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, con dry_run per l’anteprima.

La rimozione di un campo dall’elenco lo nasconde dal modulo di modifica e dal selettore di campi dell’IA; i valori già memorizzati sui contatti vengono conservati e aggiungendo nuovamente lo stesso nome, questi riappaiono. Per cancellare definitivamente i valori di un campo da ogni contatto, usa la chiamata Elimina un campo personalizzato dell’API.

Regole di denominazione:

• I nomi dei campi devono utilizzare solo lettere minuscole, numeri e trattini bassi, e devono iniziare con una lettera o un trattino basso (ad esempio lead_source, non Lead Source).
• Solo lettere inglesi senza accenti: spazi, maiuscole e caratteri accentati o non latini vengono rifiutati. Anche se il resto del tuo account è in un’altra lingua, nomina il campo cumpleanos o birthday, non cumpleaños. Solo il nome è limitato; il valore che memorizzi in esso (e le opzioni di un menu a tendina) può essere in qualsiasi lingua.
• Un account può avere fino a 50 campi personalizzati; un menu a tendina può avere fino a 100 opzioni.
• Scegli il nome con attenzione: una volta che un campo viene utilizzato in un modello o in un agente IA, non puoi eliminarlo senza aver prima rimosso tali riferimenti.

Compilazione dei campi personalizzati su un contatto #

1. Nella barra laterale sinistra, clicca su Contatti.
2. Clicca sulla riga di un contatto per aprire il pannello di visualizzazione rapida, quindi clicca su Modifica — oppure clicca su Nuovo contatto per iniziarne uno da zero.
3. Nel modulo di contatto, trova la sezione Campi personalizzati. Ogni campo del tuo account è elencato con il controllo che corrisponde al suo tipo: una casella di testo o numerica, un selettore di data, un menu a tendina con le tue opzioni o un menu a tendina Sì/No per un campo di tipo casella di controllo.
4. Inserisci i valori, quindi clicca su Salva nel modulo per memorizzarli. Un valore che non corrisponde al tipo del campo viene segnalato immediatamente e il modulo non viene salvato finché non viene corretto.

I campi che hanno già un valore vengono visualizzati nel pannello di visualizzazione rapida e nella scheda completa del contatto come righe di sola lettura — per modificare un valore, riapri Modifica.

Cancellare un valore: una volta che un campo contiene qualcosa, appare una piccola × all’interno della sua casella nel modulo di modifica. Cliccaci sopra per cancellare quel valore solo per questo contatto; il campo stesso rimane sul tuo account e su ogni altro contatto. Rimuovere completamente un campo da ogni contatto e dallo schema del tuo account non è ancora possibile finché è referenziato da un modello o da un agente IA.

Lascia che l’IA compili i campi personalizzati per te #

Il tuo Agente IA può salvare le informazioni direttamente nei campi personalizzati non appena emergono nella conversazione — un compleanno, il nome di un partner, un’esigenza dietetica, una preferenza per il tavolo — in modo da poterle utilizzare in seguito in una trasmissione o in un follow-up. Questa funzione è disattivata per impostazione predefinita e scrive solo nei campi che hai scelto esplicitamente.

Devono essere soddisfatte due condizioni, ed entrambe sono necessarie: questo è il motivo più comune per cui gli utenti riscontrano che non è stato salvato nulla:

1. Crea prima i campi. L’IA può scrivere solo nei campi già esistenti nel tuo account. Aggiungili dal modulo di modifica di un contatto (vedi Compilazione dei campi personalizzati su un contatto sopra), oppure direttamente dall’Agente nel passaggio 4 qui sotto, che è il metodo più rapido per un nuovo account che non ha ancora contatti, — ad esempio customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Ricorda le regole di denominazione: solo lettere minuscole, numeri e trattini bassi.

2. Dai all’Agente l’autorizzazione e scegli i campi.

1. Fai clic su Agenti IA nella barra laterale e apri l’Agente.
2. Vai alla scheda Funzionalità IA.
3. Sotto Aggiornamenti contatti, attiva Consenti all’IA di raccogliere informazioni extra.
4. Apparirà una scheda intitolata Raccogli informazioni extra durante la prenotazione, che elenca i tuoi campi personalizzati. Attiva l’interruttore accanto a ogni campo che l’IA è autorizzata a compilare: creare un campo non è sufficiente di per sé e qualsiasi campo lasciato disattivato verrà ignorato silenziosamente. Hai bisogno di un campo che non è nell’elenco o non ne hai affatto? Fai clic su Gestisci campi personalizzati nella stessa scheda, aggiungi il campo con il relativo tipo e salva: apparirà immediatamente nell’elenco, disattivato, e da quel momento sarà disponibile su ogni contatto.
5. Fai clic su Salva, quindi Pubblica l’Agente. Le modifiche rimangono nella bozza finché non le pubblichi, quindi una modifica non pubblicata non influirà sulle conversazioni attive. La pubblicazione rende effettiva ogni modifica in sospeso, non solo questa, quindi dai un’occhiata alle altre schede prima se hai apportato modifiche.

Buono a sapersi:

• All’IA viene comunicato il tipo di ogni campo. Per un campo Data, converte ciò che dice il contatto (“il 1° febbraio del 90”) in 1990-02-01 prima di salvare; per un menu a tendina può scegliere solo una delle tue opzioni; per una casella di controllo salva sì o no. Se invia comunque qualcosa che non va bene, il salvataggio viene rifiutato con il formato previsto e l’IA chiede di nuovo o si corregge — un valore non analizzabile non finisce mai sul contatto.
• Funziona durante tutta la conversazione, non solo durante la prenotazione. Nonostante la dicitura della scheda — le prenotazioni sono dove la funzione ha avuto inizio — l’IA salva un valore nel momento in cui il contatto lo menziona, a prescindere dal fatto che sia coinvolto un appuntamento. Non è necessario che le prenotazioni siano attive.
• Ogni campo può essere contrassegnato come obbligatorio. Obbligatorio significa solo “deve essere raccolto prima che l’IA confermi un appuntamento” — non blocca mai una conversazione normale e non ha alcun effetto su un Agente che non accetta prenotazioni.
• L’IA che dice di aver “preso nota” di qualcosa non equivale a salvarlo. Se il campo non è creato e attivo, l’IA può comunque rispondere gentilmente di aver preso nota, ma nulla finisce sul contatto. Controlla la scheda del contatto per confermare che un valore sia stato effettivamente salvato.
• Dì all’Agente quando chiedere. Nelle istruzioni dell’Agente, descrivi quando si applica ogni campo (“se l’ospite menziona un’allergia o una dieta, salvalo in dietary_notes”). L’IA legge questo in linguaggio semplice, quindi non interrogherà tutti con lo stesso elenco.
• Nulla viene compilato retroattivamente. Vengono acquisite solo le conversazioni dal momento in cui pubblichi — i dettagli già menzionati nelle chat passate non vengono compilati retroattivamente.
• Configura questo sull’account che possiede i contatti. I campi personalizzati appartengono a un singolo account, quindi in una configurazione di agenzia creali all’interno del sub-account il cui Agente sta parlando, non sull’account dell’agenzia principale.
• Anche le note a forma libera appartengono a un campo. L’IA conversazionale non può scrivere nella casella Profilo Lead / Note di un contatto (vedi sotto) — quella è per te e il tuo team, sebbene Automazioni e l’API possano scriverci. Se vuoi che l’IA stessa registri qualcosa come “ha chiesto un piatto per celiaci”, rendilo un campo personalizzato come dietary_notes.

Cosa può leggere l’IA durante una conversazione #

Se stai decidendo dove archiviare un’informazione affinché l’IA possa agire in base ad essa durante la chat, ecco la differenza fondamentale:

• Campi personalizzati: l’IA li legge a ogni risposta. Tutti i valori dei campi personalizzati di un contatto sono disponibili per l’IA durante tutta la conversazione, indipendentemente da come il campo sia stato compilato (da te, dall’IA in precedenza, tramite un’importazione o tramite API). Pertanto, una regola nelle istruzioni del tuo Agente come “saluta i clienti abituali con il loro preferred_barber” funziona, perché l’IA può vedere il valore in quel momento.
• Tag: l’IA non li vede durante la chat. L’assegnazione dei tag avviene come passaggio separato dopo l’invio della risposta dell’IA: l’IA applica i tag in base alle tue descrizioni, ma non le viene mostrato quali tag possiede già un contatto durante la conversazione. Istruzioni come “se il contatto ha il tag VIP, offri lo sconto” non funzioneranno.

La regola generale: tutto ciò che l’IA deve leggere e su cui deve agire durante la conversazione va inserito in un campo personalizzato. I tag servono per tutto ciò che accade al di fuori della conversazione: filtrare e segmentare i contatti, indirizzare le trasmissioni e attivare webhook dei tag verso i tuoi altri sistemi nel momento in cui l’IA ne applica uno.

Caricamento in blocco dei campi personalizzati #

La procedura guidata di importazione mappa le colonne del foglio di calcolo direttamente sui campi personalizzati. Una colonna la cui intestazione è il nome di un campo (maiuscole e accenti non contano) viene abbinata automaticamente, qualsiasi altra colonna può essere puntata manualmente su un campo e Nuovo campo personalizzato crea un campo da una colonna durante l’importazione.

Stai aggiungendo contatti nuovi? Inserisci una colonna per ogni campo personalizzato nel tuo file e importalo. I nuovi contatti arriveranno con quei campi già compilati.

Stai compilando i dati di contatti che possiedi già?

1. Esporta i tuoi contatti: l’esportazione CSV dei contatti ha una colonna per ogni campo personalizzato.
2. Inserisci i valori nel tuo foglio di calcolo. Mantieni la colonna del numero di telefono così com’è, perché è il modo in cui vengono abbinati i contatti.
3. Importa il file con Aggiorna contatti esistenti attivato nel passaggio di Revisione. Ogni riga aggiorna solo i campi personalizzati che hanno un valore nel file; le celle vuote lasciano invariato il valore corrente.

L’endpoint di importazione massiva dei contatti dell’API accetta gli stessi valori di un oggetto custom_fields su ogni record, se preferisci farlo dai tuoi strumenti (vedi Accesso API).

Note (= Profilo Lead) #

Nella scheda completa di un contatto (fai clic su Apri scheda completa dal pannello di visualizzazione rapida), il pannello Note è una singola casella di testo libero — lo stesso campo sottostante indicato altrove come “Profilo Lead”. Nel modulo Modifica del contatto, la stessa casella è etichettata come Profilo lead, descritta come “Note interne su questo contatto”, quindi non cercare un secondo campo. Scrivi tutto ciò che è rilevante per la conversazione: tipo di attività, punti critici, dimensioni dell’azienda, attività recente, tutto ciò che aiuta a personalizzare il contatto.

Come lo utilizza l’IA: in un modello di messaggio — un messaggio broadcast, un follow-up, le istruzioni di un Agente IA — puoi includere un segnaposto come {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Quando quel modello viene inviato a un contatto specifico, l’IA legge le sue Note e scrive una riga personalizzata utilizzando ciò che è presente. Se un contatto non ha Note, il segnaposto viene semplicemente rimosso dal messaggio.

L’IA non scrive questo per te: lo compili tu o il tuo team. Pensalo come il foglio di suggerimenti che vorresti che un rappresentante di vendita leggesse prima di alzare la cornetta. Se vuoi che l’IA stessa registri qualcosa che apprende in una conversazione, usa invece un campo personalizzato — vedi Lascia che l’IA compili i campi personalizzati per te.

Modificare è semplice: scrivi nella casella, quindi fai clic su Salva nota (o Annulla per eliminare le modifiche non salvate). Non esiste un titolo o una data separata per ogni voce: si tratta di un unico blocco di testo continuo per contatto, quindi se desideri un registro datato, aggiungi tu stesso la data all’inizio di ogni inserimento.

Accanto a Note, il pannello laterale dei contatti in Chat presenta una sezione Ricerca. Mostra il riepilogo che un Agente scrive automaticamente quando Ricerca nuovi contatti prima della prima risposta è attivo, e un pulsante Ricerca ora per eseguirlo o aggiornarlo manualmente.

Stato #

Ogni contatto ha un badge Stato che mostra a che punto si trova nel suo percorso:

Fai clic sul badge Stato direttamente nella tabella dei contatti per modificarlo in linea, per qualsiasi stato eccetto Spam, che imposti tramite l’azione collettiva Segna come spam (e la relativa conferma) poiché comporta effetti collaterali aggiuntivi. Rimuovere lo stato di spam è possibile allo stesso modo, come Rimuovi da spam.

Assegnazione di un contatto a un membro del team #

L’assegnazione della proprietà — assegnare un contatto a un membro del team in modo che altri non rispondano per errore — si imposta dalla schermata Chat anziché dalla pagina Contatti: apri la conversazione e utilizza il controllo dell’assegnatario presente lì. Vedi Interfaccia Chat per la procedura completa. Solo i proprietari dell’account e gli utenti con le autorizzazioni corrette possono modificare un’assegnazione.

Utilizzo dei campi personalizzati nelle trasmissioni e nei modelli #

I campi personalizzati si rivelano utili all’interno dei messaggi in uscita. Ovunque sia possibile scrivere un messaggio — messaggi broadcast, modelli WhatsApp, istruzioni per l’Agente AI — puoi inserire un segnaposto come:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Quando il messaggio viene inviato, {{first_name}} e {{company}} vengono sostituiti con i valori di ciascun contatto. Se un contatto non ha quel campo compilato, il segnaposto viene lasciato vuoto.

Alcuni suggerimenti:

• Usa nomi in minuscolo e con trattino basso — il segnaposto deve corrispondere esattamente al nome del campo ({{company}}, non {{Company}}).
• I campi tipizzati vengono visualizzati nel modo in cui li scriveresti — un campo Data viene visualizzato nel formato data del tuo account (01/02/1990 o 02/01/1990, secondo Impostazioni → Account), una casella di controllo come Yes o No, un menu a tendina come la dicitura esatta dell’opzione.
• Funzionano anche i campi integrati — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} e {{phone_number}} funzionano senza doverli configurare come campi personalizzati.
• Combina con le Note — per righe personalizzate dall’IA, usa {{personal_context|your instruction}} invece di un campo personalizzato fisso; l’IA scrive qualcosa di nuovo basandosi sulle Note del contatto.
• Non puoi eliminare un campo in uso — se un modello utilizza {{company}}, il sistema blocca l’eliminazione di company finché non lo rimuovi da quei modelli.

Hai bisogno di aiuto? #

Una buona regola pratica per sapere cosa va dove:

• Un fatto breve e strutturato su cui filtrerai o farai un merge → campo personalizzato.
• Un paragrafo di contesto da far leggere all’AI o al tuo team → Note.
• Chi è il proprietario della conversazione → l’assegnatario, impostato dalle Chat.

Hai ancora dubbi? Contatta l’assistenza e ti aiuteremo a configurarlo.

Prossimi passi #

• Aggiunta di un nuovo contatto — aggiungi contatti uno alla volta, oltre a una panoramica completa della schermata Contatti.
• Importazione di contatti da un file — importa un foglio di calcolo.
• Interfaccia Chat — dove si trova l’assegnazione dei contatti.