Campi personalizzati, profilo lead e note #

Ogni contatto ha le informazioni di base: nome, telefono, email, canale. Tuttavia, solitamente sai molto di più sulle persone con cui parli: la loro azienda, il loro compleanno, cosa hanno acquistato l’ultima volta, da quale conferenza provengono. Questa pagina illustra le informazioni aggiuntive che puoi allegare a un contatto e dove si trova ciascuna di esse.

Panoramica #

Se utilizzi l’app da un po’ di tempo: ciò che prima era diviso in due elementi separati — un “Profilo Lead” esteso e un elenco cumulativo di Note datate — è ora unito in un unico campo, etichettato come Note nella scheda completa del contatto. Non esiste più un registro separato di note con timestamp e titoli; tutto ciò che scriveresti su un contatto va in questo unico riquadro. Vedi Note qui sotto per capire cosa significa nella pratica.

Definizione dei campi personalizzati #

I campi personalizzati sono riutilizzabili per tutti i tuoi contatti. Una volta creato un campo come company, diventa parte dello schema del tuo account e appare come suggerimento ogni volta che modifichi un altro contatto.

Tipo di campo: i campi personalizzati sono solo a testo libero — non esistono tipi a discesa, pulsanti di opzione o a scelta multipla. Se desideri che un campo contenga sempre solo uno dei pochi valori impostati (come una fonte di lead tipo “Newsletter”, “Referral” o “Ad”), digita lo stesso valore in modo coerente o caricalo in blocco tramite l’esportazione/reimportazione di un foglio di calcolo, in modo che ogni contatto utilizzi esattamente la dicitura desiderata.

Regole di denominazione:

• I nomi dei campi devono contenere solo lettere minuscole, numeri e trattini bassi e devono iniziare con una lettera o un trattino basso (ad esempio lead_source, non Lead Source).
• Solo lettere inglesi senza accenti — spazi, maiuscole e caratteri accentati o non latini vengono rifiutati. Anche se il resto del tuo account è in un’altra lingua, nomina il campo cumpleanos o birthday, non cumpleaños. Solo il nome è soggetto a restrizioni; il valore che vi memorizzi può essere in qualsiasi lingua.
• Un account può avere fino a 50 campi personalizzati.
• Scegli il nome con attenzione: una volta che un campo viene utilizzato in un modello o in una campagna, non puoi eliminarlo senza aver prima rimosso tali riferimenti.

Compilazione dei campi personalizzati su un contatto #

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Contatti.
2. Fai clic sulla riga di un contatto per aprire il pannello di visualizzazione rapida, quindi fai clic su Modifica — oppure fai clic su Nuovo contatto per crearne uno da zero.
3. Nel modulo di contatto, trova la sezione Campi personalizzati.
4. Digita un nome in Aggiungi un campo (i nomi dei campi esistenti appaiono come suggerimenti: fai clic su uno per riutilizzarlo), fai clic su Aggiungi, quindi digita il valore.
5. Fai clic su Salva nel modulo per memorizzarlo.

I campi che hanno già un valore vengono visualizzati nel pannello di visualizzazione rapida e nella scheda completa del contatto come righe di sola lettura — per modificare un valore, riapri Modifica.

L’eliminazione di un campo dal modulo di modifica rimuove quel valore dal contatto. Non è ancora possibile rimuovere un campo da ogni contatto e dallo schema del tuo account finché è referenziato da un modello o da una campagna.

Lascia che l’IA compili i campi personalizzati per te #

Il tuo Agente IA può salvare le informazioni direttamente nei campi personalizzati non appena emergono nella conversazione — un compleanno, il nome di un partner, un’esigenza dietetica, una preferenza per il tavolo — in modo da poterle utilizzare in seguito in una trasmissione o in un follow-up. Questa funzione è disattivata per impostazione predefinita e scrive solo nei campi che hai scelto esplicitamente.

Devono essere soddisfatte due condizioni, ed entrambe sono necessarie: questo è il motivo più comune per cui gli utenti riscontrano che non è stato salvato nulla:

1. Crea prima i campi. L’IA può scrivere solo nei campi che esistono già nel tuo account. Aggiungili nel modo consueto (vedi Compilazione dei campi personalizzati su un contatto sopra) — ad esempio customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Ricorda le regole di denominazione: solo lettere minuscole, numeri e trattini bassi.

2. Dai all’Agente l’autorizzazione e scegli i campi.

1. Fai clic su Agenti IA nella barra laterale e apri l’Agente.
2. Vai alla scheda Abilità IA.
3. Sotto Aggiornamenti contatto, attiva Consenti all’IA di raccogliere informazioni extra.
4. Apparirà una scheda intitolata Raccogli informazioni extra durante la prenotazione, che elenca i tuoi campi personalizzati. Attiva l’interruttore accanto a ciascun campo che l’IA è autorizzata a compilare: creare un campo non è sufficiente di per sé e qualsiasi campo lasciato disattivato verrà ignorato silenziosamente. (Se la scheda dice che non hai ancora campi personalizzati, torna indietro e creali prima.)
5. Fai clic su Salva, quindi su Pubblica l’Agente. Le modifiche rimangono nella bozza finché non le pubblichi, quindi una modifica non pubblicata non influirà sulle conversazioni dal vivo. La pubblicazione rende effettiva ogni modifica in bozza in sospeso, non solo questa, quindi dai un’occhiata alle altre schede se hai apportato modifiche.

Buono a sapersi:

• Funziona durante tutta la conversazione, non solo durante la prenotazione. Nonostante la dicitura della scheda — le prenotazioni sono dove la funzione ha avuto inizio — l’IA salva un valore nel momento in cui il contatto lo menziona, indipendentemente dal fatto che sia coinvolto un appuntamento. Non è necessario che le prenotazioni siano attive.
• Ogni campo può essere contrassegnato come obbligatorio. Obbligatorio significa solo “deve essere raccolto prima che l’IA confermi un appuntamento” — non blocca mai una conversazione normale e non ha alcun effetto su un Agente che non accetta prenotazioni.
• Il fatto che l’IA dica di aver “preso nota” di qualcosa non equivale a salvarlo. Se il campo non è creato e attivato, l’IA può comunque rispondere cortesemente di aver preso nota, ma nulla verrà salvato sul contatto. Controlla la scheda del contatto per confermare che un valore sia stato effettivamente salvato.
• Dì all’Agente quando chiedere. Nelle istruzioni dell’Agente, descrivi quando si applica ciascun campo (“se l’ospite menziona un’allergia o una dieta, salvala in dietary_notes”). L’IA legge questo in linguaggio semplice, quindi non interrogherà tutti con lo stesso elenco.
• Nulla viene compilato retroattivamente. Vengono acquisite solo le conversazioni dal momento della pubblicazione: i dettagli già menzionati nelle chat passate non vengono compilati retroattivamente.
• Configura questo sull’account che possiede i contatti. I campi personalizzati appartengono a un singolo account, quindi in una configurazione di agenzia creali all’interno del sub-account il cui Agente sta conversando, non sull’account dell’agenzia principale.
• Anche le note a forma libera appartengono a un campo. L’IA conversazionale non può scrivere nella casella Profilo lead / Note di un contatto (vedi sotto) — quella è per te e il tuo team, sebbene Automazioni e l’API possano scriverci. Se vuoi che l’IA stessa registri qualcosa come “ha chiesto un piatto per celiaci”, rendilo un campo personalizzato come dietary_notes.

Cosa può leggere l’IA durante una conversazione #

Se stai decidendo dove archiviare un’informazione affinché l’IA possa agire in base ad essa durante la chat, ecco la differenza fondamentale:

• Campi personalizzati: l’IA li legge a ogni risposta. Tutti i valori dei campi personalizzati di un contatto sono disponibili per l’IA durante tutta la conversazione, indipendentemente da come il campo sia stato compilato (da te, dall’IA in precedenza, tramite un’importazione o tramite API). Pertanto, una regola nelle istruzioni del tuo Agente come “saluta i clienti abituali con il loro preferred_barber” funziona, perché l’IA può vedere il valore in quel momento.
• Tag: l’IA non li vede durante la chat. L’assegnazione dei tag avviene come passaggio separato dopo l’invio della risposta dell’IA: l’IA applica i tag in base alle tue descrizioni, ma non le viene mostrato quali tag possiede già un contatto durante la conversazione. Istruzioni come “se il contatto ha il tag VIP, offri lo sconto” non funzioneranno.

La regola generale: tutto ciò che l’IA deve leggere e su cui deve agire durante la conversazione va inserito in un campo personalizzato. I tag servono per tutto ciò che accade al di fuori della conversazione: filtrare e segmentare i contatti, indirizzare le trasmissioni e attivare webhook dei tag verso i tuoi altri sistemi nel momento in cui l’IA ne applica uno.

Caricamento in blocco dei campi personalizzati #

La mappatura delle colonne della procedura guidata di importazione riconosce solo nome, cognome, telefono, email, tag e note — non esiste un passaggio per “mappare questa colonna del foglio di calcolo a un campo personalizzato” (i tag, al contrario, vengono importati come tag reali). Per caricare in blocco i valori dei campi personalizzati oggi, utilizza l’API: la procedura da seguire dipende dal fatto che i contatti esistano già o meno.

Stai aggiungendo contatti nuovi? L’endpoint di importazione contatti in blocco dell’API accetta i valori dei campi personalizzati direttamente nella stessa chiamata, quindi non è necessario un secondo passaggio. Includi un oggetto custom_fields in ogni record insieme a nome, telefono ed email, e i contatti arriveranno con i loro campi personalizzati già compilati. Il formato della richiesta è documentato nella sezione Contatti del riferimento API.

Stai compilando i dati di contatti che possiedi già?

1. Elenca i tuoi contatti tramite l’API per ottenere l’ID di ciascun contatto. L’esportazione CSV non include una colonna ID contatto o colonne per i campi personalizzati. Consulta Accesso API per sapere come ottenere una chiave e chiamare l’endpoint.
2. Inserisci i valori nel tuo foglio di calcolo.
3. Utilizza l’endpoint di aggiornamento contatti dell’API (consulta Accesso API) per riscriverli per ogni contatto, poiché la procedura guidata di importazione non dispone ancora di una mappatura delle colonne per i campi personalizzati. Ogni aggiornamento modifica solo le chiavi inviate: tutti i campi personalizzati che ometti manterranno i loro valori attuali.

Note (= Profilo Lead) #

Nella scheda completa di un contatto (fai clic su Apri scheda completa dal pannello di visualizzazione rapida), il pannello Note è una singola casella di testo libero — lo stesso campo sottostante indicato altrove come “Profilo Lead”. Nel modulo Modifica del contatto, la stessa casella è etichettata come Profilo lead, descritta come “Note interne su questo contatto”, quindi non cercare un secondo campo. Scrivi tutto ciò che è rilevante per la conversazione: tipo di attività, punti critici, dimensioni dell’azienda, attività recente, tutto ciò che aiuta a personalizzare il contatto.

Come lo utilizza l’IA: in un modello di messaggio — un messaggio broadcast, un follow-up, le istruzioni di un Agente IA — puoi includere un segnaposto come {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Quando quel modello viene inviato a un contatto specifico, l’IA legge le sue Note e scrive una riga personalizzata utilizzando ciò che è presente. Se un contatto non ha Note, il segnaposto viene semplicemente rimosso dal messaggio.

L’IA non scrive questo per te: lo compili tu o il tuo team. Pensalo come il foglio di suggerimenti che vorresti che un rappresentante di vendita leggesse prima di alzare la cornetta. Se vuoi che l’IA stessa registri qualcosa che apprende in una conversazione, usa invece un campo personalizzato — vedi Lascia che l’IA compili i campi personalizzati per te.

Modificare è semplice: scrivi nella casella, quindi fai clic su Salva nota (o Annulla per eliminare le modifiche non salvate). Non esiste un titolo o una data separata per ogni voce: si tratta di un unico blocco di testo continuo per contatto, quindi se desideri un registro datato, aggiungi tu stesso la data all’inizio di ogni inserimento.

Stato #

Ogni contatto ha un badge Stato che mostra a che punto si trova nel suo percorso:

Fai clic sul badge Stato direttamente nella tabella dei contatti per modificarlo in linea, per qualsiasi stato eccetto Spam, che imposti tramite l’azione collettiva Segna come spam (e la relativa conferma) poiché comporta effetti collaterali aggiuntivi. Rimuovere lo stato di spam è possibile allo stesso modo, come Rimuovi da spam.

Assegnazione di un contatto a un membro del team #

L’assegnazione della proprietà — assegnare un contatto a un membro del team in modo che altri non rispondano per errore — si imposta dalla schermata Chat anziché dalla pagina Contatti: apri la conversazione e utilizza il controllo dell’assegnatario presente lì. Vedi Interfaccia Chat per la procedura completa. Solo i proprietari dell’account e gli utenti con le autorizzazioni corrette possono modificare un’assegnazione.

Utilizzo dei campi personalizzati nelle trasmissioni e nei modelli #

I campi personalizzati si rivelano utili all’interno dei messaggi in uscita. Ovunque sia possibile scrivere un messaggio — messaggi broadcast, modelli WhatsApp, istruzioni per l’Agente AI — puoi inserire un segnaposto come:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Quando il messaggio viene inviato, {{first_name}} e {{company}} vengono sostituiti con i valori di ciascun contatto. Se un contatto non ha quel campo compilato, il segnaposto viene lasciato vuoto.

Alcuni suggerimenti:

• Usa nomi in minuscolo con trattini bassi — il segnaposto deve corrispondere esattamente al nome del campo ({{company}}, non {{Company}}).
• Funzionano anche i campi integrati — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} e {{phone_number}} funzionano senza doverli configurare come campi personalizzati.
• Combina con le Note — per righe personalizzate dall’AI, usa {{personal_context|your instruction}} invece di un campo personalizzato fisso; l’AI scriverà qualcosa di nuovo basandosi sulle Note del contatto.
• Non puoi eliminare un campo in uso — se un modello utilizza {{company}}, il sistema blocca l’eliminazione di company finché non lo rimuovi da quei modelli.

Hai bisogno di aiuto? #

Una buona regola pratica per sapere cosa va dove:

• Un fatto breve e strutturato su cui filtrerai o farai un merge → campo personalizzato.
• Un paragrafo di contesto da far leggere all’AI o al tuo team → Note.
• Chi è il proprietario della conversazione → l’assegnatario, impostato dalle Chat.

Hai ancora dubbi? Contatta l’assistenza e ti aiuteremo a configurarlo.

Prossimi passi #

• Aggiunta di un nuovo contatto — aggiungi contatti uno alla volta, oltre a una panoramica completa della schermata Contatti.
• Importazione di contatti da un file — importa un foglio di calcolo.
• Interfaccia Chat — dove si trova l’assegnazione dei contatti.