Pola niestandardowe, profil leada i notatki #

Każdy kontakt ma podstawowe dane — imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kanał komunikacji. Zazwyczaj jednak wiesz o osobach, z którymi rozmawiasz, znacznie więcej: gdzie pracują, kiedy mają urodziny, co ostatnio kupiły, z jakiej konferencji do Ciebie trafiły. Ta strona opisuje dodatkowe informacje, które możesz przypisać do kontaktu, oraz miejsca, w których się one znajdują.

Omówienie #

Jeśli korzystasz z aplikacji od dłuższego czasu: to, co wcześniej było dwiema oddzielnymi funkcjami — rozbudowanym „Profilem leada” i listą datowanych notatek — zostało teraz połączone w jedno pole o nazwie Notatki w pełnym profilu kontaktu. Nie ma już osobnego dziennika notatek z sygnaturami czasowymi i tytułami; wszystko, co chcesz zapisać na temat kontaktu, trafia do tego jednego pola. Zobacz sekcję Notatki poniżej, aby dowiedzieć się, co to oznacza w praktyce.

Definiowanie pól niestandardowych #

Pola niestandardowe można wielokrotnie wykorzystywać dla wszystkich kontaktów. Gdy utworzysz pole, takie jak company, stanie się ono częścią schematu Twojego konta i będzie pojawiać się jako sugestia za każdym razem, gdy będziesz edytować inny kontakt.

Typ pola: Pola niestandardowe obsługują tylko zwykły tekst — nie ma typów rozwijanych, przycisków opcji ani wyboru wielokrotnego. Jeśli chcesz, aby pole zawierało tylko jedną z kilku określonych wartości (np. źródło leada: „Newsletter”, „Polecenie” lub „Reklama”), wpisuj tę samą wartość konsekwentnie lub wypełnij ją masowo poprzez eksport/import arkusza kalkulacyjnego, aby każdy kontakt używał dokładnie takiego sformułowania, jakiego oczekujesz.

Zasady nazewnictwa:

• Nazwy pól mogą zawierać wyłącznie małe litery, cyfry i znaki podkreślenia oraz muszą zaczynać się od litery lub znaku podkreślenia (na przykład lead_source, a nie Lead Source).
• Tylko angielskie litery bez znaków diakrytycznych — spacje, wielkie litery oraz znaki akcentowane lub niełacińskie są odrzucane. Nawet jeśli reszta Twojego konta jest w innym języku, nazwij pole cumpleanos lub birthday, a nie cumpleaños. Ograniczenie dotyczy tylko nazwy; przechowywana w nim wartość może być w dowolnym języku.
• Konto może mieć do 50 pól niestandardowych.
• Wybieraj nazwę ostrożnie — gdy pole zostanie użyte w szablonie lub kampanii, nie możesz go usunąć bez wcześniejszego usunięcia tych odniesień.

Wypełnianie pól niestandardowych w kontakcie #

1. Na lewym pasku bocznym kliknij Kontakty.
2. Kliknij wiersz kontaktu, aby otworzyć panel szybkiego podglądu, a następnie kliknij Edytuj — lub kliknij Nowy kontakt, aby utworzyć nowy.
3. W formularzu kontaktu znajdź sekcję Pola niestandardowe.
4. Wpisz nazwę w polu Dodaj pole (istniejące nazwy pól pojawią się jako sugestie — kliknij jedną, aby użyć jej ponownie), kliknij Dodaj, a następnie wpisz wartość.
5. Kliknij Zapisz w formularzu, aby ją zapisać.

Pola, które mają już przypisaną wartość, są widoczne w panelu szybkiego podglądu oraz w pełnym rekordzie kontaktu jako wiersze tylko do odczytu — aby zmienić wartość, otwórz ponownie Edytuj.

Usunięcie pola z formularza edycji usuwa tę wartość z kontaktu. Całkowite usunięcie pola ze wszystkich kontaktów i schematu konta nie jest możliwe, dopóki jest ono używane w szablonie lub kampanii.

Pozwalanie AI na wypełnianie pól niestandardowych za Ciebie #

Twój Agent AI może zapisywać informacje bezpośrednio w polach niestandardowych, gdy pojawią się one w rozmowie — urodziny, imię partnera, wymagania dietetyczne, preferencje dotyczące stolika — dzięki czemu możesz ich później użyć w transmisji lub wiadomości uzupełniającej. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona i zapisuje dane tylko w polach, które wyraźnie wybierzesz.

Muszą zostać spełnione dwa warunki i oba są niezbędne — to najczęstszy powód, dla którego użytkownicy stwierdzają, że nic nie zostało zapisane:

1. Najpierw utwórz pola. AI może zapisywać dane tylko w polach, które już istnieją na Twoim koncie. Dodaj je w standardowy sposób (zobacz Wypełnianie pól niestandardowych w kontakcie powyżej) — na przykład customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Pamiętaj o zasadach nazewnictwa: tylko małe litery, cyfry i znaki podkreślenia.

2. Nadaj Agentowi uprawnienia i wybierz pola.

1. Kliknij Agenci AI na pasku bocznym i otwórz Agenta.
2. Przejdź do karty Możliwości AI.
3. W sekcji Aktualizacje kontaktu włącz Pozwól AI zbierać dodatkowe informacje.
4. Pojawi się karta zatytułowana Zbieraj dodatkowe informacje podczas rezerwacji, zawierająca listę Twoich pól niestandardowych. Włącz przełącznik obok każdego pola, które AI może wypełniać — samo utworzenie pola nie wystarczy, a każde pominięte pole będzie ignorowane. (Jeśli karta informuje, że nie masz jeszcze żadnych pól niestandardowych, wróć i utwórz je najpierw).
5. Kliknij Zapisz, a następnie Opublikuj Agenta. Zmiany pozostają w wersji roboczej do momentu publikacji, więc nieopublikowana zmiana nie wpłynie na trwające rozmowy. Publikacja wprowadza wszystkie oczekujące zmiany, nie tylko tę jedną, więc przejrzyj najpierw inne karty, jeśli dokonywałeś edycji.

Warto wiedzieć:

• Działa to przez całą rozmowę, nie tylko podczas rezerwacji. Pomimo brzmienia karty — rezerwacje to miejsce, w którym funkcja się zaczęła — AI zapisuje wartość w momencie, gdy kontakt o niej wspomni, niezależnie od tego, czy dotyczy to spotkania. Wcale nie musisz mieć włączonych rezerwacji.
• Każde pole można oznaczyć jako wymagane. Wymagane oznacza tylko “musi zostać zebrane przed potwierdzeniem spotkania przez AI” — nigdy nie blokuje normalnej rozmowy i nie działa u Agenta, który nie przyjmuje rezerwacji.
• To, że AI “zanotowało” coś, nie jest równoznaczne z zapisaniem tego. Jeśli pole nie zostało utworzone i włączone, AI może nadal uprzejmie odpowiedzieć, że zanotowało informację, ale nic nie trafi do kontaktu. Sprawdź rekord kontaktu, aby potwierdzić, że wartość faktycznie została zapisana.
• Powiedz Agentowi, kiedy ma pytać. W instrukcjach Agenta opisz, kiedy każde pole ma zastosowanie (“jeśli gość wspomni o alergii lub diecie, zapisz to w dietary_notes”). AI czyta to w prostym języku, więc nie będzie przesłuchiwać wszystkich tą samą listą.
• Nic nie jest uzupełniane wstecznie. Przechwytywane są tylko rozmowy od momentu publikacji — szczegóły wspomniane w przeszłych czatach nie są wypełniane retrospektywnie.
• Skonfiguruj to na koncie, do którego należą kontakty. Pola niestandardowe należą do jednego konta, więc w konfiguracji agencyjnej utwórz je na subkoncie, którego Agent prowadzi rozmowę, a nie na nadrzędnym koncie agencji.
• Notatki w dowolnym formacie również należą do pola. AI konwersacyjne nie może pisać w polu Profil leada / Notatki kontaktu (patrz poniżej) — jest ono przeznaczone dla Ciebie i Twojego zespołu, choć Automatyzacje i API mogą w nim pisać. Jeśli chcesz, aby samo AI zapisało coś w stylu “poproszono o danie bezglutenowe”, zrób z tego pole niestandardowe, takie jak dietary_notes.

Co AI może odczytać podczas rozmowy #

Jeśli zastanawiasz się, gdzie umieścić informacje, aby AI mogła wykorzystać je podczas czatu, oto różnica, która ma znaczenie:

• Pola niestandardowe: AI odczytuje je przy każdej odpowiedzi. Wszystkie wartości pól niestandardowych kontaktu są dostępne dla AI przez cały czas trwania rozmowy — niezależnie od tego, w jaki sposób pole zostało wypełnione (przez Ciebie, wcześniej przez AI, poprzez import lub API). Dzięki temu reguła w instrukcjach Twojego Agenta, taka jak „witaj powracających klientów po ich preferred_barber”, działa, ponieważ AI widzi tę wartość w danym momencie.
• Tagi: AI nie widzi ich podczas czatu. Tagowanie odbywa się jako osobny krok po wysłaniu odpowiedzi przez AI — AI nakłada tagi na podstawie Twoich opisów, ale nie widzi, jakie tagi posiada już kontakt w trakcie rozmowy. Instrukcje typu „jeśli kontakt ma tag VIP, zaoferuj zniżkę” nie zadziałają.

Zasada jest prosta: wszystko, co AI powinna odczytać i na co powinna zareagować w trakcie rozmowy, należy umieścić w polu niestandardowym. Tagi służą do wszystkiego, co dzieje się wokół rozmowy — filtrowania i segmentowania kontaktów, kierowania wiadomości masowych oraz wyzwalania webhooków tagów w innych systemach w momencie, gdy AI je zastosuje.

Masowe ładowanie pól niestandardowych #

Kreator importu rozpoznaje w mapowaniu kolumn tylko imię, nazwisko, telefon, email, tagi i notatki — nie ma kroku „mapuj tę kolumnę arkusza kalkulacyjnego do pola niestandardowego” (tagi natomiast importują się jako rzeczywiste tagi). Aby masowo załadować wartości pól niestandardowych, użyj API — wybór ścieżki zależy od tego, czy kontakty już istnieją.

Dodajesz zupełnie nowe kontakty? Punkt końcowy API do masowego importu kontaktów przyjmuje wartości pól niestandardowych bezpośrednio w tym samym wywołaniu, więc nie potrzebujesz drugiego przejścia. Dołącz obiekt custom_fields do każdego rekordu obok imienia, telefonu i adresu email, a kontakty pojawią się z już wypełnionymi polami niestandardowymi. Format żądania jest udokumentowany w sekcji Kontakty w dokumentacji API.

Uzupełniasz dane kontaktów, które już masz?

1. Pobierz listę swoich kontaktów przez API, aby uzyskać identyfikator (ID) każdego kontaktu. Eksport do CSV nie zawiera kolumny z identyfikatorem kontaktu ani żadnych kolumn pól niestandardowych. Zobacz Dostęp do API, aby dowiedzieć się, jak uzyskać klucz i wywołać punkt końcowy.
2. Wypełnij wartości w swoim arkuszu kalkulacyjnym.
3. Użyj punktu końcowego API do aktualizacji kontaktów (zobacz Dostęp do API), aby zapisać je z powrotem dla każdego kontaktu, ponieważ sam kreator importu nie posiada jeszcze mapowania kolumn pól niestandardowych. Każda aktualizacja dotyczy tylko wysłanych kluczy — wszelkie pominięte pola niestandardowe zachowują swoje bieżące wartości.

Notatki (= Profil leada) #

W pełnym rekordzie kontaktu (kliknij Otwórz pełny rekord w panelu szybkiego podglądu), panel Notatki to pojedyncze pole tekstowe — to samo pole, do którego w innych miejscach odnosi się nazwa “Profil leada”. W formularzu Edycji kontaktu to samo pole jest oznaczone jako Profil leada, opisane jako “Wewnętrzne notatki o tym kontakcie”, więc nie szukaj drugiego pola. Zapisuj wszystko, co jest istotne dla rozmowy: rodzaj działalności, problemy, wielkość firmy, ostatnią aktywność, wszystko, co pomaga spersonalizować kontakt.

Jak wykorzystuje to AI: w szablonie wiadomości — wiadomości masowej, wiadomości uzupełniającej (follow-up) czy instrukcjach dla agenta AI — możesz umieścić symbol zastępczy, taki jak {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Gdy szablon zostanie wysłany do konkretnego kontaktu, AI odczyta jego notatki i napisze spersonalizowany wiersz, wykorzystując zawarte w nich informacje. Jeśli kontakt nie ma notatek, symbol zastępczy zostanie po prostu usunięty z wiadomości.

AI nie zapisuje tego za Ciebie — wypełniasz to Ty lub Twój zespół. Pomyśl o tym jak o ściądze, którą chciałbyś, aby przedstawiciel handlowy przeczytał przed wykonaniem telefonu. Jeśli chcesz, aby samo AI zapisało coś, czego dowiedziało się w rozmowie, użyj zamiast tego pola niestandardowego — zobacz Pozwalanie AI na wypełnianie pól niestandardowych za Ciebie.

Edycja jest prosta: wpisz tekst w polu, a następnie kliknij Zapisz notatkę (lub Odrzuć, aby porzucić niezapisane zmiany). Nie ma oddzielnego tytułu ani daty dla każdego wpisu — jest to jeden ciągły blok tekstu na kontakt, więc jeśli chcesz prowadzić dziennik z datami, dodawaj datę samodzielnie przed każdym wpisem.

Status #

Każdy kontakt posiada plakietkę Status, która pokazuje, na jakim etapie podróży się znajduje:

Kliknij plakietkę Status bezpośrednio w tabeli kontaktów, aby zmienić go w wierszu — dotyczy to każdego statusu poza Spamem, który ustawia się poprzez masową akcję Oznacz jako spam (i jej potwierdzenie), ponieważ wiąże się to z dodatkowymi efektami ubocznymi. Odznaczanie spamu jest dostępne w ten sam sposób jako Odznacz jako spam.

Przypisywanie kontaktu do członka zespołu #

Przypisanie właściciela — przekazanie kontaktu jednemu członkowi zespołu, aby inni nie odpowiedzieli przez pomyłkę — ustawia się z poziomu ekranu Czaty, a nie strony Kontakty: otwórz rozmowę i użyj znajdującego się tam narzędzia przypisywania. Zobacz Interfejs czatu, aby uzyskać pełny przewodnik. Tylko właściciele konta i użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą zmieniać przypisanie.

Używanie pól niestandardowych w wiadomościach masowych i szablonach #

Pola niestandardowe świetnie sprawdzają się w wiadomościach wychodzących. Wszędzie tam, gdzie możesz napisać wiadomość — w wiadomościach rozsyłanych, szablonach WhatsApp, instrukcjach dla Agenta AI — możesz wstawić symbol zastępczy, taki jak:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Gdy wiadomość zostanie wysłana, {{first_name}} i {{company}} zostaną zastąpione wartościami z profilu każdego kontaktu. Jeśli kontakt nie ma wypełnionego danego pola, symbol zastępczy pozostanie pusty.

Kilka wskazówek:

• Używaj małych liter i podkreślników — symbol zastępczy musi dokładnie odpowiadać nazwie pola ({{company}}, a nie {{Company}}).
• Wbudowane pola również działają — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} oraz {{phone_number}} działają bez konieczności konfigurowania ich jako pól niestandardowych.
• Łącz z Notatkami — w przypadku treści personalizowanych przez AI użyj {{personal_context|your instruction}} zamiast stałego pola niestandardowego; AI napisze coś nowego w oparciu o Notatki kontaktu.
• Nie można usunąć pola, które jest w użyciu — jeśli szablon korzysta z {{company}}, system zablokuje usunięcie company, dopóki nie usuniesz go z tych szablonów.

Potrzebujesz pomocy? #

Dobra zasada dotycząca tego, co gdzie umieścić:

• Krótki, ustrukturyzowany fakt, według którego będziesz filtrować lub scalać → pole niestandardowe.
• Akapit kontekstu do przeczytania przez AI lub Twój zespół → Notatki.
• Kto jest właścicielem konwersacji → osoba przypisana, ustawiana w Czatach.

Nadal masz problem? Skontaktuj się z pomocą techniczną, a pomożemy Ci to skonfigurować.

Następne kroki #

• Dodawanie nowego kontaktu — dodawanie kontaktów pojedynczo oraz pełny przewodnik po ekranie Kontaktów.
• Importowanie kontaktów z pliku — importowanie danych z arkusza kalkulacyjnego.
• Interfejs czatu — miejsce, w którym zarządza się przypisywaniem kontaktów.