Pola niestandardowe, profil leada i notatki #

Każdy kontakt ma podstawowe dane — imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kanał komunikacji. Zazwyczaj jednak wiesz o osobach, z którymi rozmawiasz, znacznie więcej: gdzie pracują, kiedy mają urodziny, co ostatnio kupiły, z jakiej konferencji do Ciebie trafiły. Ta strona opisuje dodatkowe informacje, które możesz przypisać do kontaktu, oraz miejsca, w których się one znajdują.

Omówienie #

Jeśli korzystasz z aplikacji od dłuższego czasu: to, co wcześniej było dwiema oddzielnymi funkcjami — rozbudowanym „Profilem leada” i listą datowanych notatek — zostało teraz połączone w jedno pole o nazwie Notatki w pełnym profilu kontaktu. Nie ma już osobnego dziennika notatek z sygnaturami czasowymi i tytułami; wszystko, co chcesz zapisać na temat kontaktu, trafia do tego jednego pola. Zobacz sekcję Notatki poniżej, aby dowiedzieć się, co to oznacza w praktyce.

Definiowanie pól niestandardowych #

Pola niestandardowe można wykorzystywać wielokrotnie we wszystkich kontaktach. Gdy utworzysz pole, takie jak company, stanie się ono częścią schematu Twojego konta i pojawi się w formularzu edycji każdego kontaktu.

Typy pól #

Każde pole niestandardowe ma typ, który decyduje o tym, co pole może zawierać i w jaki sposób jest wprowadzane — przez Ciebie w aplikacji, poprzez import lub API, a także przez AI, gdy zapisuje informacje zdobyte podczas czatu:

Pole typu określonego jest weryfikowane wszędzie tam, gdzie jest zapisywane: formularz kontaktowy nie zapisze February 1st w polu typu Data, API odpowie błędem wskazującym pole i oczekiwaną wartość, import pliku pominie ten wiersz i wyświetli go na ekranie wyników, a sztuczna inteligencja otrzyma z góry informację o formacie i poprawkę, jeśli mimo to wyśle coś innego. Wartości, które docierają w rozpoznawalnej dla człowieka formie, są konwertowane automatycznie — 01/02/1990 zmienia się w 1990-02-01 zgodnie z formatem daty Twojego konta (dzień pierwszy lub miesiąc pierwszy, w Ustawienia → Konto), yes zmienia się w zaznaczone pole wyboru, newsletter jest zapisywane jako Newsletter, jeśli tak właśnie zapisałeś tę opcję. Ponieważ każda data jest przechowywana w ten sam sposób, warunek „data urodzenia przed 1990-01-01” na inteligentnej liście lub w automatyzacji porównuje rzeczywiste daty, zamiast trzech różnych zapisów tego samego dnia.

Tworzenie i zarządzanie polami #

1. Na lewym pasku bocznym kliknij Kontakty.
2. Otwórz dowolny kontakt i kliknij Edytuj (lub kliknij Nowy kontakt).
3. W sekcji Pola niestandardowe wpisz nazwę w polu Dodaj pole, wybierz jego typ (lista rozwijana poprosi o podanie opcji) i kliknij Dodaj. Pole zostanie utworzone dla całego konta i natychmiast pojawi się w tym kontakcie.
4. Aby później zmienić typ lub opcje pola, nie zmieniaj nazwy — kliknij Zarządzaj polami w tej samej sekcji. Menedżer wyświetli listę wszystkich pól wraz z ich typami; wybierz nowy typ, edytuj opcje listy rozwijanej lub usuń pole z listy.

Zmiana typu zachowuje istniejące wartości w niezmienionej formie. Jeśli pole birthday zawierało 1 Feb 1990 jako dowolny tekst przed zmianą na typ Data, wartość ta pozostanie do momentu kolejnej edycji (przez Ciebie, API lub AI), kiedy to będzie musiała zostać zmieniona na poprawną datę. Nic nie jest nadpisywane automatycznie. Aby przekonwertować stare wartości za jednym razem, użyj opcji Normalizuj istniejące wartości poniżej.

Normalizowanie istniejących wartości #

Po nadaniu polu typu, starsze wartości zachowują pisownię, z jaką zostały zapisane. Pole typu Data może nadal zawierać 01/02/1990 u jednego kontaktu i 1 February 1990 u innego, a inteligentna lista lub reguła daty w automatyzacji dopasuje tylko daty zapisane jako YYYY-MM-DD. Opcja Normalizuj istniejące wartości konwertuje je wszystkie jednocześnie.

1. Otwórz Zarządzaj polami (patrz wyżej). Każde pole typu Data, Liczba, Lista rozwijana i Pole wyboru ma pod sobą link Normalizuj istniejące wartości. Pola tekstowe go nie mają, ponieważ tekst jest przechowywany dokładnie tak, jak został wpisany.
2. Kliknij go. Na razie nic się nie zmienia: aplikacja sprawdza Twoje kontakty i informuje, ile wartości zostanie zmienionych, pokazuje jeden przykład (na przykład "01/02/1990" becomes "1990-02-01") oraz wymienia wartości, których nie może odczytać.
3. Kliknij Zmień N wartości, aby je przekonwertować, lub Anuluj, aby pozostawić wszystko bez zmian.

Warto wiedzieć:

• Zmieniane są tylko wartości, które można odczytać zgodnie z typem pola. Daty zapisane z ukośnikami są zgodne z formatem daty Twojego konta (dzień pierwszy lub miesiąc pierwszy, w Ustawienia → Konto). Wartość, której nie można odczytać, taka jak next spring w polu typu Data, pozostaje nietknięta i jest wyświetlana na liście, aby można było ją poprawić ręcznie w danym kontakcie.
• Wartości, które są już w odpowiednim formacie, oraz wartości puste nie są zmieniane. Uruchomienie tej funkcji dwukrotnie jest bezpieczne.
• Jeśli właśnie zmieniłeś typ pola, najpierw kliknij Zapisz pola. Link pojawi się dopiero po zapisaniu nowego typu.
• Funkcja działa na wszystkich kontaktach na koncie, na którym jesteś. W przypadku konfiguracji agencyjnej uruchom ją wewnątrz subkonta, do którego należą kontakty.
• Ta sama akcja jest dostępna w API jako POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, z dry_run do podglądu.

Usunięcie pola z listy ukrywa je w formularzu edycji oraz w selektorze pól AI; wartości już zapisane w kontaktach są zachowywane, a ponowne dodanie pola o tej samej nazwie sprawi, że znów się pojawią. Aby trwale usunąć wartości pola ze wszystkich kontaktów, użyj wywołania API Usuń pole niestandardowe.

Zasady nazewnictwa:

• Nazwy pól muszą zawierać tylko małe litery, cyfry i podkreślniki oraz muszą zaczynać się od litery lub podkreślnika (na przykład lead_source, a nie Lead Source).
• Tylko angielskie litery bez znaków diakrytycznych — spacje, wielkie litery oraz znaki akcentowane lub niełacińskie są odrzucane. Nawet jeśli reszta Twojego konta jest w innym języku, nazwij pole cumpleanos lub birthday, a nie cumpleaños. Ograniczenie dotyczy tylko nazwy; wartość przechowywana w polu (oraz opcje listy rozwijanej) mogą być w dowolnym języku.
• Konto może mieć do 50 pól niestandardowych; lista rozwijana może mieć do 100 opcji.
• Wybieraj nazwę ostrożnie — gdy pole zostanie użyte w szablonie lub agencie AI, nie możesz go usunąć bez wcześniejszego usunięcia tych odniesień.

Wypełnianie pól niestandardowych w kontakcie #

1. Na lewym pasku bocznym kliknij Kontakty.
2. Kliknij wiersz kontaktu, aby otworzyć panel szybkiego podglądu, a następnie kliknij Edytuj — lub kliknij Nowy kontakt, aby utworzyć nowy.
3. W formularzu kontaktu znajdź sekcję Pola niestandardowe. Każde pole na Twoim koncie jest wymienione wraz z kontrolką odpowiadającą jego typowi: pole tekstowe lub liczbowe, selektor daty, lista rozwijana z Twoimi opcjami lub lista rozwijana Tak/Nie dla pola wyboru.
4. Wypełnij wartości, a następnie kliknij Zapisz w formularzu, aby je zapisać. Wartość, która nie pasuje do typu pola, jest od razu oznaczana, a formularz nie zostanie zapisany, dopóki nie zostanie poprawiona.

Pola, które mają już przypisaną wartość, są widoczne w panelu szybkiego podglądu oraz w pełnym rekordzie kontaktu jako wiersze tylko do odczytu — aby zmienić wartość, otwórz ponownie Edytuj.

Czyszczenie wartości: gdy pole zawiera już dane, wewnątrz jego pola w formularzu edycji pojawia się mały znak ×. Kliknij go, aby wyczyścić tę wartość tylko dla tego kontaktu; samo pole pozostaje na Twoim koncie i przy każdym innym kontakcie. Usunięcie pola ze wszystkich kontaktów i całkowite usunięcie ze schematu konta nadal nie jest możliwe, dopóki jest ono używane w szablonie lub agencie AI.

Pozwalanie AI na wypełnianie pól niestandardowych za Ciebie #

Twój Agent AI może zapisywać informacje bezpośrednio w polach niestandardowych, gdy pojawią się one w rozmowie — urodziny, imię partnera, wymagania dietetyczne, preferencje dotyczące stolika — dzięki czemu możesz ich później użyć w transmisji lub wiadomości uzupełniającej. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona i zapisuje dane tylko w polach, które wyraźnie wybierzesz.

Muszą zostać spełnione dwa warunki i oba są niezbędne — to najczęstszy powód, dla którego użytkownicy stwierdzają, że nic nie zostało zapisane:

1. Najpierw utwórz pola. AI może zapisywać dane tylko w polach, które już istnieją na Twoim koncie. Dodaj je z formularza edycji kontaktu (zobacz Wypełnianie pól niestandardowych w kontakcie powyżej) lub bezpośrednio z poziomu Agenta w kroku 4 poniżej, co jest szybszym sposobem na nowym koncie, które nie ma jeszcze żadnych kontaktów — na przykład customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Pamiętaj o zasadach nazewnictwa: tylko małe litery, cyfry i podkreślniki.

2. Nadaj Agentowi uprawnienia i wybierz pola.

1. Kliknij Agenci AI na pasku bocznym i otwórz Agenta.
2. Przejdź do karty Możliwości AI.
3. W sekcji Aktualizacje kontaktów włącz opcję Pozwól AI zbierać dodatkowe informacje.
4. Pojawi się karta zatytułowana Zbieraj dodatkowe informacje podczas rezerwacji, zawierająca listę Twoich pól niestandardowych. Włącz przełącznik obok każdego pola, które AI ma prawo wypełniać — samo utworzenie pola nie wystarczy, a każde pole pozostawione wyłączone będzie przez AI ignorowane. Potrzebujesz pola, którego nie ma na liście, lub nie masz jeszcze żadnych pól? Kliknij Zarządzaj polami niestandardowymi na tej samej karcie, dodaj pole wraz z jego typem i zapisz: pojawi się ono na liście natychmiast, domyślnie wyłączone, i od tego momentu będzie dostępne w każdym kontakcie.
5. Kliknij Zapisz, a następnie Opublikuj Agenta. Zmiany pozostają w wersji roboczej do momentu publikacji, więc nieopublikowane zmiany nie wpłyną na trwające rozmowy. Publikacja wprowadza wszystkie oczekujące zmiany z wersji roboczej, nie tylko tę jedną, więc przejrzyj inne karty, jeśli wcześniej dokonywałeś w nich edycji.

Warto wiedzieć:

• Sztuczna inteligencja otrzymuje informację o typie każdego pola. W przypadku pola typu Data konwertuje ona wszystko, co powie kontakt („1 lutego 90 r.”), na format 1990-02-01 przed zapisaniem; w przypadku listy rozwijanej może wybrać tylko jedną z Twoich opcji; w przypadku pola wyboru zapisuje „tak” lub „nie”. Jeśli mimo to wyśle coś, co nie pasuje, zapis zostanie odrzucony z informacją o oczekiwanym formacie, a sztuczna inteligencja zapyta ponownie lub poprawi się — niemożliwa do przetworzenia wartość nigdy nie trafi do kontaktu.
• Działa to przez całą rozmowę, nie tylko podczas rezerwacji. Mimo brzmienia karty — rezerwacje były miejscem, w którym ta funkcja się zaczęła — sztuczna inteligencja zapisuje wartość w momencie, gdy kontakt o niej wspomni, niezależnie od tego, czy dotyczy to spotkania. Wcale nie musisz mieć włączonych rezerwacji.
• Każde pole można oznaczyć jako wymagane. Wymagane oznacza tylko „musi zostać zebrane, zanim sztuczna inteligencja potwierdzi spotkanie” — nigdy nie blokuje to normalnej rozmowy i nie ma żadnego wpływu na agenta, który nie przyjmuje rezerwacji.
• To, że sztuczna inteligencja mówi, że coś „zanotowała”, nie oznacza, że to zapisała. Jeśli pole nie zostało utworzone i włączone, sztuczna inteligencja może nadal uprzejmie odpowiedzieć, że przyjęła informację, ale nic nie trafi do kontaktu. Sprawdź rekord kontaktu, aby potwierdzić, czy wartość faktycznie została zapisana.
• Powiedz agentowi, kiedy ma pytać. W instrukcjach dla agenta opisz, kiedy każde pole ma zastosowanie („jeśli gość wspomni o alergii lub diecie, zapisz to w dietary_notes”). Sztuczna inteligencja odczytuje to prostym językiem, więc nie będzie przepytywać każdego z tą samą listą.
• Nic nie jest uzupełniane wstecznie. Rejestrowane są tylko rozmowy od momentu publikacji — szczegóły wspomniane już w przeszłych czatach nie są wypełniane retrospektywnie.
• Skonfiguruj to na koncie, do którego należą kontakty. Pola niestandardowe należą do jednego konta, więc w przypadku konfiguracji agencyjnej utwórz je w ramach subkonta, którego agent prowadzi rozmowę, a nie na nadrzędnym koncie agencji.
• Notatki w formie dowolnej również powinny znaleźć się w polu. Konwersacyjna sztuczna inteligencja nie może pisać w polu Profil leada / Notatki kontaktu (patrz poniżej) — jest ono przeznaczone dla Ciebie i Twojego zespołu, choć Automatyzacje i API mogą tam pisać. Jeśli chcesz, aby sama sztuczna inteligencja zapisała coś w rodzaju „poproszono o danie bezglutenowe”, utwórz pole niestandardowe, takie jak dietary_notes.

Co AI może odczytać podczas rozmowy #

Jeśli zastanawiasz się, gdzie umieścić informacje, aby AI mogła wykorzystać je podczas czatu, oto różnica, która ma znaczenie:

• Pola niestandardowe: AI odczytuje je przy każdej odpowiedzi. Wszystkie wartości pól niestandardowych kontaktu są dostępne dla AI przez cały czas trwania rozmowy — niezależnie od tego, w jaki sposób pole zostało wypełnione (przez Ciebie, wcześniej przez AI, poprzez import lub API). Dzięki temu reguła w instrukcjach Twojego Agenta, taka jak „witaj powracających klientów po ich preferred_barber”, działa, ponieważ AI widzi tę wartość w danym momencie.
• Tagi: AI nie widzi ich podczas czatu. Tagowanie odbywa się jako osobny krok po wysłaniu odpowiedzi przez AI — AI nakłada tagi na podstawie Twoich opisów, ale nie widzi, jakie tagi posiada już kontakt w trakcie rozmowy. Instrukcje typu „jeśli kontakt ma tag VIP, zaoferuj zniżkę” nie zadziałają.

Zasada jest prosta: wszystko, co AI powinna odczytać i na co powinna zareagować w trakcie rozmowy, należy umieścić w polu niestandardowym. Tagi służą do wszystkiego, co dzieje się wokół rozmowy — filtrowania i segmentowania kontaktów, kierowania wiadomości masowych oraz wyzwalania webhooków tagów w innych systemach w momencie, gdy AI je zastosuje.

Masowe ładowanie pól niestandardowych #

Kreator importu mapuje kolumny arkusza kalkulacyjnego bezpośrednio na pola niestandardowe. Kolumna, której nagłówek jest nazwą pola (wielkość liter i znaki diakrytyczne nie mają znaczenia), jest dopasowywana automatycznie, każdą inną kolumnę można ręcznie przypisać do pola, a Nowe pole niestandardowe tworzy pole z kolumny podczas importu.

Dodajesz zupełnie nowe kontakty? Umieść jedną kolumnę dla każdego pola niestandardowego w swoim pliku i zaimportuj go. Nowe kontakty pojawią się z już wypełnionymi polami.

Uzupełniasz dane kontaktów, które już masz?

1. Wyeksportuj swoje kontakty: eksport kontaktów do CSV zawiera jedną kolumnę dla każdego pola niestandardowego.
2. Wypełnij wartości w swoim arkuszu kalkulacyjnym. Pozostaw kolumnę z numerem telefonu bez zmian, ponieważ to na jej podstawie dopasowywane są kontakty.
3. Zaimportuj plik z włączoną opcją Aktualizuj istniejące kontakty w kroku przeglądu. Każdy wiersz zaktualizuje tylko te pola niestandardowe, które mają wartość w pliku; puste komórki pozostawią bieżącą wartość bez zmian.

Punkt końcowy API do masowego importu kontaktów przyjmuje te same wartości co obiekt custom_fields dla każdego rekordu, jeśli wolisz wykonać to za pomocą własnych narzędzi (zobacz Dostęp do API).

Notatki (= Profil leada) #

W pełnym rekordzie kontaktu (kliknij Otwórz pełny rekord w panelu szybkiego podglądu), panel Notatki to pojedyncze pole tekstowe — to samo pole, do którego w innych miejscach odnosi się nazwa “Profil leada”. W formularzu Edycji kontaktu to samo pole jest oznaczone jako Profil leada, opisane jako “Wewnętrzne notatki o tym kontakcie”, więc nie szukaj drugiego pola. Zapisuj wszystko, co jest istotne dla rozmowy: rodzaj działalności, problemy, wielkość firmy, ostatnią aktywność, wszystko, co pomaga spersonalizować kontakt.

Jak wykorzystuje to AI: w szablonie wiadomości — wiadomości masowej, wiadomości uzupełniającej (follow-up) czy instrukcjach dla agenta AI — możesz umieścić symbol zastępczy, taki jak {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Gdy szablon zostanie wysłany do konkretnego kontaktu, AI odczyta jego notatki i napisze spersonalizowany wiersz, wykorzystując zawarte w nich informacje. Jeśli kontakt nie ma notatek, symbol zastępczy zostanie po prostu usunięty z wiadomości.

AI nie zapisuje tego za Ciebie — wypełniasz to Ty lub Twój zespół. Pomyśl o tym jak o ściądze, którą chciałbyś, aby przedstawiciel handlowy przeczytał przed wykonaniem telefonu. Jeśli chcesz, aby samo AI zapisało coś, czego dowiedziało się w rozmowie, użyj zamiast tego pola niestandardowego — zobacz Pozwalanie AI na wypełnianie pól niestandardowych za Ciebie.

Edycja jest prosta: wpisz tekst w polu, a następnie kliknij Zapisz notatkę (lub Odrzuć, aby porzucić niezapisane zmiany). Nie ma oddzielnego tytułu ani daty dla każdego wpisu — jest to jeden ciągły blok tekstu na kontakt, więc jeśli chcesz prowadzić dziennik z datami, dodawaj datę samodzielnie przed każdym wpisem.

Obok Notatek, panel boczny kontaktu w Czatach zawiera sekcję Badania. Wyświetla ona podsumowanie, które Agent pisze automatycznie, gdy włączona jest opcja Badaj nowe kontakty przed pierwszą odpowiedzią, oraz przycisk Badaj teraz, umożliwiający ręczne uruchomienie lub odświeżenie tego procesu.

Status #

Każdy kontakt posiada plakietkę Status, która pokazuje, na jakim etapie podróży się znajduje:

Kliknij plakietkę Status bezpośrednio w tabeli kontaktów, aby zmienić go w wierszu — dotyczy to każdego statusu poza Spamem, który ustawia się poprzez masową akcję Oznacz jako spam (i jej potwierdzenie), ponieważ wiąże się to z dodatkowymi efektami ubocznymi. Odznaczanie spamu jest dostępne w ten sam sposób jako Odznacz jako spam.

Przypisywanie kontaktu do członka zespołu #

Przypisanie właściciela — przekazanie kontaktu jednemu członkowi zespołu, aby inni nie odpowiedzieli przez pomyłkę — ustawia się z poziomu ekranu Czaty, a nie strony Kontakty: otwórz rozmowę i użyj znajdującego się tam narzędzia przypisywania. Zobacz Interfejs czatu, aby uzyskać pełny przewodnik. Tylko właściciele konta i użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą zmieniać przypisanie.

Używanie pól niestandardowych w wiadomościach masowych i szablonach #

Pola niestandardowe świetnie sprawdzają się w wiadomościach wychodzących. Wszędzie tam, gdzie możesz napisać wiadomość — w wiadomościach rozsyłanych, szablonach WhatsApp, instrukcjach dla Agenta AI — możesz wstawić symbol zastępczy, taki jak:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Gdy wiadomość zostanie wysłana, {{first_name}} i {{company}} zostaną zastąpione wartościami z profilu każdego kontaktu. Jeśli kontakt nie ma wypełnionego danego pola, symbol zastępczy pozostanie pusty.

Kilka wskazówek:

• Używaj małych liter i nazw z podkreślnikami — symbol zastępczy musi dokładnie odpowiadać nazwie pola ({{company}}, a nie {{Company}}).
• Pola z określonym typem wyświetlają się tak, jak byś je zapisał — pole Data pojawia się w formacie daty Twojego konta (01/02/1990 lub 02/01/1990, zgodnie z Ustawienia → Konto), pole wyboru jako Yes lub No, lista rozwijana jako dokładne brzmienie opcji.
• Wbudowane pola również działają — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} oraz {{phone_number}} działają bez konieczności konfigurowania ich jako pól niestandardowych.
• Połącz z notatkami — do linii spersonalizowanych przez AI używaj {{personal_context|your instruction}} zamiast stałego pola niestandardowego; AI napisze coś nowego na podstawie notatek kontaktu.
• Nie możesz usunąć pola, które jest w użyciu — jeśli szablon używa {{company}}, system zablokuje usunięcie company, dopóki nie usuniesz go z tych szablonów.

Potrzebujesz pomocy? #

Dobra zasada dotycząca tego, co gdzie umieścić:

• Krótki, ustrukturyzowany fakt, według którego będziesz filtrować lub scalać → pole niestandardowe.
• Akapit kontekstu do przeczytania przez AI lub Twój zespół → Notatki.
• Kto jest właścicielem konwersacji → osoba przypisana, ustawiana w Czatach.

Nadal masz problem? Skontaktuj się z pomocą techniczną, a pomożemy Ci to skonfigurować.

Następne kroki #

• Dodawanie nowego kontaktu — dodawanie kontaktów pojedynczo oraz pełny przewodnik po ekranie Kontaktów.
• Importowanie kontaktów z pliku — importowanie danych z arkusza kalkulacyjnego.
• Interfejs czatu — miejsce, w którym zarządza się przypisywaniem kontaktów.