Campos personalizados, perfil de cliente potencial y notas #

Cada contacto tiene los datos básicos: nombre, teléfono, correo electrónico y canal. Pero normalmente sabes mucho más sobre las personas con las que hablas: su empresa, su fecha de nacimiento, qué compraron la última vez, de qué conferencia provienen. Esta página cubre la información adicional que puedes adjuntar a un contacto y dónde se encuentra cada una.

Información general #

Si has usado la aplicación durante un tiempo: lo que antes eran dos cosas separadas (un “Perfil de cliente potencial” de formato largo y una lista acumulativa de notas con fecha) ahora se han fusionado en un solo campo, etiquetado como Notas en el registro completo del contacto. Ya no existe un registro de notas con marca de tiempo y títulos por separado; todo lo que escribas sobre un contacto va en este único cuadro. Consulta Notas a continuación para ver lo que esto significa en la práctica.

Definición de campos personalizados #

Los campos personalizados son reutilizables en todos tus contactos. Una vez que creas un campo como company, se convierte en parte del esquema de tu cuenta y aparece como sugerencia cada vez que editas otro contacto.

Tipo de campo: Los campos personalizados son solo de texto libre; no existen tipos de menú desplegable, botón de opción o selección múltiple. Si deseas que un campo solo contenga uno de varios valores establecidos (como una fuente de lead de “Boletín”, “Referencia” o “Anuncio”), escribe el mismo valor de forma consistente o rellénalo de forma masiva mediante la exportación/importación de una hoja de cálculo para que cada contacto utilice exactamente la redacción que deseas.

Reglas de nomenclatura:

• Los nombres de los campos deben usar solo letras minúsculas, números y guiones bajos, y deben comenzar con una letra o un guion bajo (por ejemplo, lead_source, no Lead Source).
• Solo letras inglesas sin acentos: se rechazan los espacios, las mayúsculas y los caracteres acentuados o no latinos. Incluso si el resto de su cuenta está en otro idioma, nombre el campo cumpleanos o birthday, no cumpleaños. Solo el nombre está restringido; el valor que almacene en él puede estar en cualquier idioma.
• Una cuenta puede tener hasta 50 campos personalizados.
• Elija el nombre con cuidado: una vez que se utiliza un campo en una plantilla o campaña, no puede eliminarlo sin antes eliminar esas referencias.

Rellenar campos personalizados en un contacto #

1. En la barra lateral izquierda, haga clic en Contactos.
2. Haga clic en la fila de un contacto para abrir el panel de vista rápida, luego haga clic en Editar, o haga clic en Nuevo contacto para empezar uno desde cero.
3. En el formulario de contacto, busque la sección Campos personalizados.
4. Escriba un nombre en Agregar un campo (los nombres de campos existentes aparecen como sugerencias; haga clic en uno para reutilizarlo), haga clic en Agregar y luego escriba el valor.
5. Haga clic en Guardar en el formulario para almacenarlo.

Los campos que ya tienen un valor aparecen en el panel de vista rápida y en el registro completo del contacto como filas de solo lectura; para cambiar un valor, vuelve a abrir Editar.

Eliminar un campo del formulario de edición elimina ese valor del contacto. Eliminar un campo de todos los contactos y del esquema de tu cuenta por completo todavía no es posible mientras esté referenciado por una plantilla o campaña.

Deje que la IA rellene los campos personalizados por usted #

Su agente de IA puede guardar información directamente en campos personalizados a medida que surge en la conversación (un cumpleaños, el nombre de una pareja, un requisito dietético, una preferencia de mesa) para que pueda usarla más tarde en una difusión o un seguimiento. Esta función está desactivada de forma predeterminada y solo escribe en los campos que usted ha elegido explícitamente.

Deben cumplirse dos condiciones, y ambas son necesarias; esta es la razón más común por la que los usuarios descubren que no se guardó nada:

1. Cree los campos primero. La IA solo puede escribir en campos que ya existen en su cuenta. Agréguelos de la manera habitual (consulte Cómo rellenar campos personalizados en un contacto arriba); por ejemplo, customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Recuerde las reglas de nomenclatura: solo letras minúsculas, números y guiones bajos.

2. Otorgue permiso al agente y elija los campos.

1. Haga clic en Agentes de IA en la barra lateral y abra el agente.
2. Vaya a la pestaña Habilidades de IA.
3. En Actualizaciones de contacto, active Permitir que la IA recopile información adicional.
4. Aparecerá una tarjeta titulada Recopilar información adicional durante la reserva, que enumera sus campos personalizados. Active el interruptor junto a cada campo que la IA tenga permiso para rellenar; crear un campo no es suficiente por sí solo, y cualquier campo que se deje desactivado se ignorará silenciosamente. (Si la tarjeta indica que aún no tiene campos personalizados, vuelva atrás y créelos primero).
5. Haga clic en Guardar y luego en Publicar el agente. Los cambios permanecen en el borrador hasta que los publica, por lo que un cambio no publicado no afectará a las conversaciones en vivo. La publicación pone en vivo todos los cambios pendientes del borrador, no solo este, así que eche un vistazo a las otras pestañas primero si ha estado editando.

Es bueno saber:

• Funciona durante toda la conversación, no solo al reservar. A pesar de la redacción de la tarjeta (las reservas son donde comenzó la función), la IA guarda un valor en el momento en que el contacto lo menciona, independientemente de si hay una cita involucrada o no. No necesita tener las reservas activadas en absoluto.
• Cada campo puede marcarse como obligatorio. Obligatorio solo significa “debe recopilarse antes de que la IA confirme una cita”; nunca bloquea una conversación normal y no hace nada en un agente que no acepta reservas.
• Que la IA diga que “tomó nota” de algo no es lo mismo que guardarlo. Si el campo no está creado y activado, la IA aún puede responder cortésmente que ha tomado nota, pero no se guarda nada en el contacto. Verifique el registro del contacto para confirmar que un valor realmente se guardó.
• Dígale al agente cuándo preguntar. En las instrucciones del agente, describa cuándo se aplica cada campo (“si el invitado menciona una alergia o dieta, guárdelo en dietary_notes”). La IA lee eso en lenguaje sencillo, por lo que no interrogará a todos con la misma lista.
• Nada se rellena retroactivamente. Solo se capturan las conversaciones desde el momento en que publica; los detalles ya mencionados en chats anteriores no se rellenan retroactivamente.
• Configure esto en la cuenta que posee los contactos. Los campos personalizados pertenecen a una sola cuenta, por lo que en una configuración de agencia, créelos dentro de la subcuenta cuyo agente está realizando la conversación, no en la cuenta de la agencia principal.
• Las notas de formato libre también pertenecen a un campo. La IA conversacional no puede escribir en el cuadro Perfil de cliente potencial / Notas de un contacto (ver más abajo); ese es para usted y su equipo, aunque las Automatizaciones y la API pueden escribir en él. Si desea que la propia IA registre algo como “solicitó un plato para celíacos”, conviértalo en un campo personalizado como dietary_notes.

Qué puede leer la IA durante una conversación #

Si está decidiendo dónde debe residir una información para que la IA pueda actuar sobre ella mientras chatea, esta es la diferencia que importa:

• Campos personalizados: la IA los lee en cada respuesta. Todos los valores de los campos personalizados de un contacto están disponibles para la IA durante toda la conversación, independientemente de cómo se haya rellenado el campo (por usted, por la IA anteriormente, a través de una importación o de la API). Por lo tanto, una regla en las instrucciones de su Agente como “saluda a los clientes recurrentes por su preferred_barber” funciona, porque la IA puede ver el valor en ese momento.
• Etiquetas: la IA no las ve mientras chatea. El etiquetado se ejecuta como un paso independiente después de que se envía la respuesta de la IA; la IA aplica etiquetas basándose en sus descripciones, pero no se le muestra qué etiquetas tiene ya un contacto durante la conversación. Las instrucciones como “si el contacto tiene la etiqueta VIP, ofrécele el descuento” no funcionarán.

La regla general: todo lo que la IA deba leer y sobre lo que deba actuar durante la conversación debe ir en un campo personalizado. Las etiquetas son para todo lo que ocurre alrededor de la conversación: filtrar y segmentar contactos, dirigir difusiones y activar webhooks de etiquetas en sus otros sistemas en el momento en que la IA aplica una.

Carga masiva de campos personalizados #

El asistente de importación solo reconoce las columnas nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, etiquetas y notas; no existe un paso para “asignar esta columna de hoja de cálculo a un campo personalizado” (las etiquetas, por el contrario, sí se importan como etiquetas reales). Para cargar valores de campos personalizados de forma masiva hoy en día, utilice la API; la ruta que elija dependerá de si los contactos ya existen.

¿Está añadiendo contactos nuevos? El endpoint de importación masiva de contactos de la API acepta valores de campos personalizados en la misma llamada, por lo que no necesita una segunda pasada. Incluya un objeto custom_fields en cada registro junto con el nombre, teléfono y correo electrónico, y los contactos llegarán con sus campos personalizados ya rellenados. El formato de solicitud está documentado en la sección de Contactos de la referencia de la API.

¿Está rellenando información de contactos que ya tiene?

1. Obtenga una lista de sus contactos a través de la API para conseguir el ID de cada contacto. La exportación CSV no incluye una columna de ID de contacto ni ninguna columna de campos personalizados. Consulte Acceso a la API para saber cómo obtener una clave y llamar al endpoint.
2. Rellene los valores en su hoja de cálculo.
3. Utilice el endpoint de actualización de contactos de la API (consulte Acceso a la API) para escribirlos de nuevo por contacto, ya que el asistente de importación aún no dispone de una asignación de columnas para campos personalizados. Cada actualización solo afecta a las claves que envíe; cualquier campo personalizado que omita conservará sus valores actuales.

Notas (= Perfil del lead) #

En el registro completo de un contacto (haga clic en Abrir registro completo desde el panel de vista rápida), el panel Notas es un cuadro de texto libre único; el mismo campo subyacente también se conoce como “Perfil de cliente potencial” en otros lugares. En el formulario de Edición del contacto, ese mismo cuadro está etiquetado como Perfil de cliente potencial, descrito como “Notas internas sobre este contacto”, así que no busque un segundo campo. Escriba cualquier cosa relevante para la conversación: tipo de negocio, puntos débiles, tamaño de la empresa, actividad reciente, cualquier cosa que ayude a personalizar el alcance.

Cómo lo utiliza la IA: en una plantilla de mensaje (un mensaje de difusión, un seguimiento, las instrucciones de un agente de IA), puedes incluir un marcador de posición como {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Cuando esa plantilla se envía a un contacto específico, la IA lee sus Notas y escribe una línea personalizada utilizando lo que hay allí. Si un contacto no tiene Notas, el marcador de posición simplemente se elimina del mensaje.

La IA no escribe esto por usted; usted o su equipo lo rellenan. Piense en ello como la hoja de trucos que le gustaría que un representante de ventas leyera antes de levantar el teléfono. Si desea que la propia IA registre algo que aprende en una conversación, utilice un campo personalizado; consulte Deje que la IA rellene los campos personalizados por usted.

Editar es sencillo: escriba en el cuadro y luego haga clic en Guardar nota (o en Descartar para eliminar los cambios no guardados). No hay un título o fecha por separado para cada entrada; es un bloque de texto continuo por contacto, así que si desea un registro con fecha, añada usted mismo la fecha al principio de cada adición.

Estado #

Cada contacto tiene una insignia de Estado que muestra en qué punto de su recorrido se encuentra:

Haga clic en la insignia de Estado directamente en la tabla de contactos para cambiarlo en línea; esto es válido para cualquier estado excepto Spam, que se establece mediante la acción masiva Marcar como spam (y su confirmación), ya que tiene esos efectos secundarios adicionales. Desmarcar como spam está disponible de la misma manera, como Desmarcar como spam.

Asignar un contacto a un miembro del equipo #

La asignación de propiedad (asignar un contacto a un compañero de equipo para que otros no respondan por accidente) se configura desde la pantalla de Chats en lugar de la página de Contactos: abre la conversación y utiliza el control de asignación que aparece allí. Consulta Interfaz de chat para ver el tutorial completo. Solo los propietarios de la cuenta y los usuarios con el permiso adecuado pueden cambiar una asignación.

Uso de campos personalizados en difusiones y plantillas #

Los campos personalizados son muy útiles en los mensajes salientes. En cualquier lugar donde pueda escribir un mensaje (mensajes de difusión, plantillas de WhatsApp, instrucciones del agente de IA), puede incluir un marcador de posición como:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Cuando se envía el mensaje, {{first_name}} y {{company}} se reemplazan con los valores de cada contacto. Si un contacto no tiene ese campo completado, el marcador de posición se deja en blanco.

Algunos consejos:

• Utilice nombres en minúsculas y con guiones bajos: el marcador de posición debe coincidir exactamente con el nombre del campo ({{company}}, no {{Company}}).
• Los campos integrados también funcionan: {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} y {{phone_number}} funcionan sin necesidad de configurarlos como campos personalizados.
• Combine con Notas: para líneas personalizadas por IA, utilice {{personal_context|your instruction}} en lugar de un campo personalizado fijo; la IA escribirá algo nuevo basado en las Notas del contacto.
• No puede eliminar un campo que está en uso: si una plantilla utiliza {{company}}, el sistema bloqueará la eliminación de company hasta que lo elimine de dichas plantillas.

¿Necesita ayuda? #

Una buena regla general sobre qué poner en cada lugar:

• Un dato breve y estructurado sobre el que filtrará o combinará → campo personalizado.
• Un párrafo de contexto para que la IA o su equipo lo lean → Notas.
• Quién es el responsable de la conversación → el asignado, configurado desde Chats.

¿Sigues atascado? Ponte en contacto con el equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.

Próximos pasos #

• Añadir un nuevo contacto — añade contactos uno a uno, además de un recorrido completo por la pantalla de Contactos.
• Importar contactos desde un archivo — importa una hoja de cálculo.
• Interfaz de chat — donde se encuentra la asignación de contactos.