Campos personalizados, perfil de cliente potencial y notas #

Cada contacto tiene los datos básicos: nombre, teléfono, correo electrónico y canal. Pero normalmente sabes mucho más sobre las personas con las que hablas: su empresa, su fecha de nacimiento, qué compraron la última vez, de qué conferencia provienen. Esta página cubre la información adicional que puedes adjuntar a un contacto y dónde se encuentra cada una.

Información general #

Si has usado la aplicación durante un tiempo: lo que antes eran dos cosas separadas (un “Perfil de cliente potencial” de formato largo y una lista acumulativa de notas con fecha) ahora se han fusionado en un solo campo, etiquetado como Notas en el registro completo del contacto. Ya no existe un registro de notas con marca de tiempo y títulos por separado; todo lo que escribas sobre un contacto va en este único cuadro. Consulta Notas a continuación para ver lo que esto significa en la práctica.

Definición de campos personalizados #

Los campos personalizados se pueden reutilizar en todos tus contactos. Una vez que creas un campo como company, este pasa a formar parte del esquema de tu cuenta y aparece en el formulario de edición de cada contacto.

Tipos de campo #

Cada campo personalizado tiene un tipo, y este determina qué puede contener el campo y cómo se introduce: por ti en la aplicación, mediante una importación o la API, y por la IA cuando guarda algo que aprendió en un chat:

Un campo tipado se valida en todas partes donde se escribe: el formulario de contacto no guardará February 1st en un campo de fecha, la API responde con un error que indica el campo y lo que espera, una importación de archivo omite esa fila y la enumera en la pantalla de resultados, y a la IA se le informa el formato de antemano y recibe una corrección si aún así envía otra cosa. Los valores que llegan en una forma humana reconocible se convierten automáticamente: 01/02/1990 se convierte en 1990-02-01 siguiendo el formato de fecha de su cuenta (día primero o mes primero, desde Configuración → Cuenta), yes se convierte en una casilla de verificación marcada, newsletter se almacena como Newsletter si así es como escribió la opción. Debido a que cada fecha se almacena de la misma manera, “cumpleaños antes de 1990-01-01” en una lista inteligente o una condición de automatización compara fechas reales en lugar de tres formas de escribir el mismo día.

Creación y gestión de campos #

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Contactos.
2. Abre cualquier contacto y haz clic en Editar (o haz clic en Nuevo contacto).
3. En la sección Campos personalizados, escribe un nombre en Añadir un campo, elige su tipo (el menú desplegable solicitará las opciones) y haz clic en Añadir. El campo se crea para toda la cuenta y aparece en este contacto inmediatamente.
4. Para cambiar el tipo o las opciones de un campo más tarde, no cambies el nombre; haz clic en Gestionar campos en la misma sección. El gestor enumera cada campo con su tipo; elige un nuevo tipo, edita las opciones de un menú desplegable o elimina un campo de la lista.

Cambiar un tipo mantiene los valores existentes tal cual. Si birthday contenía 1 Feb 1990 como texto libre antes de que lo cambiaras a Fecha, ese valor permanece hasta la próxima vez que se edite (por ti, la API o la IA), momento en el cual debe ser una fecha válida. Nada se sobrescribe sin que te des cuenta. Para convertir los valores antiguos de una sola vez, utiliza Normalizar valores existentes a continuación.

Normalizar valores existentes #

Después de asignar un tipo a un campo, los valores antiguos conservan el formato con el que se guardaron. Un campo de Fecha aún puede contener 01/02/1990 en un contacto y 1 February 1990 en otro, y una lista inteligente o una regla de fecha de automatización solo coincidirá con las fechas almacenadas como YYYY-MM-DD. Normalizar valores existentes los convierte todos a la vez.

1. Abre Gestionar campos (ver arriba). Cada campo de Fecha, Número, Menú desplegable y Casilla de verificación tiene un enlace de Normalizar valores existentes debajo. Los campos de texto no lo tienen, porque el texto se almacena exactamente como se escribe.
2. Haz clic en él. Aún no cambia nada: la aplicación comprueba tus contactos y te indica cuántos valores cambiarán, muestra un ejemplo (por ejemplo, "01/02/1990" becomes "1990-02-01") y enumera los valores que no puede leer.
3. Haz clic en Cambiar N valores para convertirlos, o en Cancelar para dejar todo como está.

Es bueno saber:

• Solo se cambian los valores que se pueden leer como el tipo del campo. Las fechas escritas con barras siguen el formato de fecha de tu cuenta (día primero o mes primero, desde Configuración → Cuenta). Un valor que no se puede leer, como next spring en un campo de Fecha, se deja intacto y se muestra en la lista para que puedas corregirlo manualmente en ese contacto.
• Los valores que ya tienen el formato correcto y los valores vacíos no se modifican. Ejecutarlo dos veces no causa problemas.
• Si acabas de cambiar el tipo de un campo, haz clic primero en Guardar campos. El enlace solo aparece una vez que se guarda el nuevo tipo.
• Funciona en todos los contactos de la cuenta en la que te encuentras. En una configuración de agencia, ejecútalo dentro de la subcuenta a la que pertenecen los contactos.
• La misma acción está disponible en la API como POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, con dry_run para previsualizar.

Eliminar un campo de la lista lo oculta del formulario de edición y del selector de campos de la IA; los valores ya almacenados en los contactos se conservan, y volver a añadir el mismo nombre los muestra de nuevo. Para borrar los valores de un campo de todos los contactos de forma permanente, utiliza la llamada Eliminar un campo personalizado de la API.

Reglas de nomenclatura:

• Los nombres de los campos deben usar solo letras minúsculas, números y guiones bajos, y deben comenzar con una letra o un guion bajo (por ejemplo, lead_source, no Lead Source).
• Solo letras inglesas sin acentos: se rechazan los espacios, las mayúsculas y los caracteres acentuados o no latinos. Incluso si el resto de tu cuenta está en otro idioma, nombra el campo cumpleanos o birthday, no cumpleaños. Solo el nombre está restringido; el valor que almacenas en él (y las opciones de un menú desplegable) puede estar en cualquier idioma.
• Una cuenta puede tener hasta 50 campos personalizados; un menú desplegable puede tener hasta 100 opciones.
• Elige el nombre con cuidado: una vez que un campo se utiliza en una plantilla o agente de IA, no puedes eliminarlo sin antes eliminar esas referencias.

Rellenar campos personalizados en un contacto #

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Contactos.
2. Haz clic en la fila de un contacto para abrir el panel de vista rápida y, a continuación, haz clic en Editar, o haz clic en Nuevo contacto para empezar uno desde cero.
3. En el formulario de contacto, busca la sección Campos personalizados. Cada campo de tu cuenta aparece listado con el control que coincide con su tipo: un cuadro de texto o número, un selector de fechas, un menú desplegable con tus opciones o un menú desplegable de Sí/No para un campo de casilla de verificación.
4. Rellena los valores y, a continuación, haz clic en Guardar en el formulario para almacenarlos. Un valor que no se ajusta al tipo del campo se marca al instante y el formulario no se guarda hasta que se corrige.

Los campos que ya tienen un valor aparecen en el panel de vista rápida y en el registro completo del contacto como filas de solo lectura; para cambiar un valor, vuelve a abrir Editar.

Borrar un valor: una vez que un campo contiene algo, aparece una pequeña × dentro de su cuadro en el formulario de edición. Haz clic en ella para borrar ese valor solo para este contacto; el campo en sí permanece en tu cuenta y en todos los demás contactos. Eliminar un campo de todos los contactos y del esquema de tu cuenta por completo sigue sin ser posible mientras esté referenciado por una plantilla o un agente de IA.

Deje que la IA rellene los campos personalizados por usted #

Su agente de IA puede guardar información directamente en campos personalizados a medida que surge en la conversación (un cumpleaños, el nombre de una pareja, un requisito dietético, una preferencia de mesa) para que pueda usarla más tarde en una difusión o un seguimiento. Esta función está desactivada de forma predeterminada y solo escribe en los campos que usted ha elegido explícitamente.

Deben cumplirse dos condiciones, y ambas son necesarias; esta es la razón más común por la que los usuarios descubren que no se guardó nada:

1. Crea los campos primero. La IA solo puede escribir en campos que ya existen en tu cuenta. Añádelos desde el formulario de edición de un contacto (consulta Rellenar campos personalizados en un contacto más arriba), o directamente desde el Agente en el paso 4 a continuación, que es la forma rápida en una cuenta nueva que aún no tiene contactos, — por ejemplo customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Recuerda las reglas de nomenclatura: solo letras minúsculas, números y guiones bajos.

2. Otorgue permiso al agente y elija los campos.

1. Haz clic en Agentes de IA en la barra lateral y abre el Agente.
2. Ve a la pestaña Habilidades de IA.
3. En Actualizaciones de contactos, activa Permitir que la IA recopile información adicional.
4. Aparecerá una tarjeta titulada Recopilar información adicional durante la reserva, que enumera tus campos personalizados. Activa el interruptor junto a cada campo que la IA tenga permitido rellenar; crear un campo no es suficiente por sí solo, y cualquier campo que se deje desactivado se ignorará silenciosamente. ¿Necesitas un campo que no está en la lista, o empezar sin ninguno? Haz clic en Gestionar campos personalizados en la misma tarjeta, añade el campo con su tipo y guárdalo: aparecerá en la lista de inmediato, desactivado, y estará disponible en cada contacto a partir de ese momento.
5. Haz clic en Guardar y luego en Publicar el Agente. Los cambios permanecen en el borrador hasta que los publicas, por lo que un cambio no publicado no afectará a las conversaciones en vivo. Publicar pone en vivo todos los cambios pendientes del borrador, no solo este, así que echa un vistazo a las otras pestañas primero si has estado editando.

Es bueno saber:

• A la IA se le informa del tipo de cada campo. Para un campo de fecha, convierte lo que dice el contacto (“el 1 de febrero del 90”) en 1990-02-01 antes de guardarlo; para un menú desplegable, solo puede elegir una de tus opciones; para una casilla de verificación, guarda sí o no. Si aun así envía algo que no encaja, se rechaza el guardado con el formato esperado y la IA vuelve a preguntar o se corrige a sí misma: un valor que no se puede analizar nunca llega al contacto.
• Funciona durante toda la conversación, no solo al reservar. A pesar de la redacción de la tarjeta (las reservas son donde comenzó la función), la IA guarda un valor en el momento en que el contacto lo menciona, independientemente de si hay una cita de por medio. No necesitas tener las reservas activadas en absoluto.
• Cada campo puede marcarse como obligatorio. Obligatorio solo significa “debe recopilarse antes de que la IA confirme una cita”; nunca bloquea una conversación normal y no hace nada en un agente que no acepte reservas.
• Que la IA diga que “tomó nota” de algo no es lo mismo que guardarlo. Si el campo no está creado y activado, la IA puede responder cortésmente que ha tomado nota, pero nada llega al contacto. Revisa el registro del contacto para confirmar que un valor realmente se guardó.
• Dile al agente cuándo preguntar. En las instrucciones del agente, describe cuándo se aplica cada campo (“si el invitado menciona una alergia o dieta, guárdalo en dietary_notes”). La IA lee eso en lenguaje sencillo, por lo que no interrogará a todos con la misma lista.
• No se rellena nada retroactivamente. Solo se capturan las conversaciones desde el momento en que publicas; los detalles ya mencionados en chats anteriores no se completan retroactivamente.
• Configúralo en la cuenta propietaria de los contactos. Los campos personalizados pertenecen a una sola cuenta, por lo que en una configuración de agencia, créalos dentro de la subcuenta cuyo agente está hablando, no en la cuenta de la agencia principal.
• Las notas de formato libre también pertenecen a un campo. La IA conversacional no puede escribir en el cuadro de Perfil del lead / Notas de un contacto (ver más abajo); ese es para ti y tu equipo, aunque las Automatizaciones y la API pueden escribir en él. Si quieres que la propia IA registre algo como “pidió un plato para celíacos”, conviértelo en un campo personalizado como dietary_notes.

Qué puede leer la IA durante una conversación #

Si está decidiendo dónde debe residir una información para que la IA pueda actuar sobre ella mientras chatea, esta es la diferencia que importa:

• Campos personalizados: la IA los lee en cada respuesta. Todos los valores de los campos personalizados de un contacto están disponibles para la IA durante toda la conversación, independientemente de cómo se haya rellenado el campo (por usted, por la IA anteriormente, a través de una importación o de la API). Por lo tanto, una regla en las instrucciones de su Agente como “saluda a los clientes recurrentes por su preferred_barber” funciona, porque la IA puede ver el valor en ese momento.
• Etiquetas: la IA no las ve mientras chatea. El etiquetado se ejecuta como un paso independiente después de que se envía la respuesta de la IA; la IA aplica etiquetas basándose en sus descripciones, pero no se le muestra qué etiquetas tiene ya un contacto durante la conversación. Las instrucciones como “si el contacto tiene la etiqueta VIP, ofrécele el descuento” no funcionarán.

La regla general: todo lo que la IA deba leer y sobre lo que deba actuar durante la conversación debe ir en un campo personalizado. Las etiquetas son para todo lo que ocurre alrededor de la conversación: filtrar y segmentar contactos, dirigir difusiones y activar webhooks de etiquetas en sus otros sistemas en el momento en que la IA aplica una.

Carga masiva de campos personalizados #

El asistente de importación asigna las columnas de la hoja de cálculo directamente a los campos personalizados. Una columna cuyo encabezado sea el nombre de un campo (las mayúsculas y los acentos no importan) se empareja automáticamente, cualquier otra columna puede asignarse a un campo manualmente, y Nuevo campo personalizado crea un campo a partir de una columna durante la importación.

¿Agregando contactos nuevos? Coloque una columna por cada campo personalizado en su archivo e impórtelo. Los nuevos contactos llegarán con esos campos ya completados.

¿Está rellenando información de contactos que ya tiene?

1. Exporte sus contactos: la exportación CSV de contactos tiene una columna por cada campo personalizado.
2. Rellene los valores en su hoja de cálculo. Mantenga la columna de número de teléfono tal como está, ya que es la forma en que se emparejan los contactos.
3. Importe el archivo con Actualizar contactos existentes activado en el paso de Revisión. Cada fila actualiza solo los campos personalizados que tienen un valor en el archivo; las celdas vacías dejan el valor actual intacto.

El endpoint de importación masiva de contactos de la API acepta los mismos valores que un objeto custom_fields en cada registro, si prefiere hacerlo desde sus propias herramientas (consulte Acceso a la API).

Notas (= Perfil del lead) #

En el registro completo de un contacto (haga clic en Abrir registro completo desde el panel de vista rápida), el panel Notas es un cuadro de texto libre único; el mismo campo subyacente también se conoce como “Perfil de cliente potencial” en otros lugares. En el formulario de Edición del contacto, ese mismo cuadro está etiquetado como Perfil de cliente potencial, descrito como “Notas internas sobre este contacto”, así que no busque un segundo campo. Escriba cualquier cosa relevante para la conversación: tipo de negocio, puntos débiles, tamaño de la empresa, actividad reciente, cualquier cosa que ayude a personalizar el alcance.

Cómo lo utiliza la IA: en una plantilla de mensaje (un mensaje de difusión, un seguimiento, las instrucciones de un agente de IA), puedes incluir un marcador de posición como {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Cuando esa plantilla se envía a un contacto específico, la IA lee sus Notas y escribe una línea personalizada utilizando lo que hay allí. Si un contacto no tiene Notas, el marcador de posición simplemente se elimina del mensaje.

La IA no escribe esto por usted; usted o su equipo lo rellenan. Piense en ello como la hoja de trucos que le gustaría que un representante de ventas leyera antes de levantar el teléfono. Si desea que la propia IA registre algo que aprende en una conversación, utilice un campo personalizado; consulte Deje que la IA rellene los campos personalizados por usted.

Editar es sencillo: escriba en el cuadro y luego haga clic en Guardar nota (o en Descartar para eliminar los cambios no guardados). No hay un título o fecha por separado para cada entrada; es un bloque de texto continuo por contacto, así que si desea un registro con fecha, añada usted mismo la fecha al principio de cada adición.

Junto a Notas, el panel lateral de contacto en Chats tiene una sección de Investigación. Muestra el resumen que un Agente escribe automáticamente cuando Investigar nuevos contactos antes de la primera respuesta está activado, y un botón de Investigar ahora para ejecutarlo o actualizarlo manualmente.

Estado #

Cada contacto tiene una insignia de Estado que muestra en qué punto de su recorrido se encuentra:

Haga clic en la insignia de Estado directamente en la tabla de contactos para cambiarlo en línea; esto es válido para cualquier estado excepto Spam, que se establece mediante la acción masiva Marcar como spam (y su confirmación), ya que tiene esos efectos secundarios adicionales. Desmarcar como spam está disponible de la misma manera, como Desmarcar como spam.

Asignar un contacto a un miembro del equipo #

La asignación de propiedad (asignar un contacto a un compañero de equipo para que otros no respondan por accidente) se configura desde la pantalla de Chats en lugar de la página de Contactos: abre la conversación y utiliza el control de asignación que aparece allí. Consulta Interfaz de chat para ver el tutorial completo. Solo los propietarios de la cuenta y los usuarios con el permiso adecuado pueden cambiar una asignación.

Uso de campos personalizados en difusiones y plantillas #

Los campos personalizados son muy útiles en los mensajes salientes. En cualquier lugar donde pueda escribir un mensaje (mensajes de difusión, plantillas de WhatsApp, instrucciones del agente de IA), puede incluir un marcador de posición como:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Cuando se envía el mensaje, {{first_name}} y {{company}} se reemplazan con los valores de cada contacto. Si un contacto no tiene ese campo completado, el marcador de posición se deja en blanco.

Algunos consejos:

• Usa nombres en minúsculas y con guiones bajos: el marcador de posición debe coincidir exactamente con el nombre del campo ({{company}}, no {{Company}}).
• Los campos con tipo se muestran tal como los escribirías: un campo de fecha aparece en el formato de fecha de tu cuenta (01/02/1990 o 02/01/1990, según Configuración → Cuenta), una casilla de verificación como Yes o No, un menú desplegable con la redacción exacta de la opción.
• Los campos integrados también funcionan: {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} y {{phone_number}} funcionan sin necesidad de configurarlos como campos personalizados.
• Combínalo con Notas: para líneas personalizadas por la IA, usa {{personal_context|your instruction}} en lugar de un campo personalizado fijo; la IA escribe algo nuevo basado en las notas del contacto.
• No puedes eliminar un campo que está en uso: si una plantilla usa {{company}}, el sistema bloquea la eliminación de company hasta que lo elimines de esas plantillas.

¿Necesita ayuda? #

Una buena regla general sobre qué poner en cada lugar:

• Un dato breve y estructurado sobre el que filtrará o combinará → campo personalizado.
• Un párrafo de contexto para que la IA o su equipo lo lean → Notas.
• Quién es el responsable de la conversación → el asignado, configurado desde Chats.

¿Sigues atascado? Ponte en contacto con el equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.

Próximos pasos #

• Añadir un nuevo contacto — añade contactos uno a uno, además de un recorrido completo por la pantalla de Contactos.
• Importar contactos desde un archivo — importa una hoja de cálculo.
• Interfaz de chat — donde se encuentra la asignación de contactos.