Campos Personalizados, Perfil de Lead e Notas #

Cada contacto tem os elementos básicos — nome, telefone, e-mail, canal. Mas, normalmente, sabe muito mais sobre as pessoas com quem fala: a empresa, a data de nascimento, o que compraram da última vez, de que conferência vieram. Esta página abrange as informações adicionais que pode anexar a um contacto e onde cada uma delas reside.

Visão geral #

Se já utiliza a aplicação há algum tempo: o que costumava ser duas coisas separadas — um “Perfil de Lead” detalhado e uma lista acumulada de Notas datadas — está agora fundido num único campo, designado Notas no registo completo do contacto. Já não existe um registo de notas separado com carimbos de data/hora e títulos; tudo o que escrever sobre um contacto vai para esta caixa. Consulte Notas abaixo para saber o que isto significa na prática.

Definir Campos Personalizados #

Os campos personalizados são reutilizáveis em todos os seus contactos. Assim que cria um campo como company, este torna-se parte do esquema da sua conta e aparece no formulário de edição de cada contacto.

Tipos de campo #

Cada campo personalizado tem um tipo, e o tipo decide o que um campo pode conter e como é introduzido — por si na aplicação, por uma importação ou pela API, e pela IA quando guarda algo que aprendeu numa conversa:

Um campo tipado é validado onde quer que seja escrito: o formulário de contacto não guardará February 1st num campo de Data, a API responde com um erro que identifica o campo e o que espera, uma importação de ficheiro ignora essa linha e lista-a no ecrã de resultados, e a IA é informada do formato antecipadamente e recebe uma correção caso envie algo diferente. Os valores que chegam num formato humano reconhecível são convertidos para si — 01/02/1990 torna-se 1990-02-01 seguindo o formato de data da sua conta (dia primeiro ou mês primeiro, em Definições → Conta), yes torna-se uma caixa de verificação selecionada, newsletter é guardado como Newsletter se foi assim que escreveu a opção. Como todas as datas são guardadas da mesma forma, “aniversário antes de 1990-01-01” numa lista inteligente ou numa condição de automatização compara datas reais em vez de três grafias diferentes do mesmo dia.

Criar e gerir campos #

1. Na barra lateral esquerda, clique em Contactos.
2. Abra qualquer contacto e clique em Editar (ou clique em Novo contacto).
3. Na secção Campos Personalizados, escreva um nome em Adicionar um campo, escolha o seu tipo (Menu pendente pede as opções), e clique em Adicionar. O campo é criado para toda a conta e aparece imediatamente neste contacto.
4. Para alterar o tipo ou as opções de um campo mais tarde, não mude o nome — clique em Gerir campos na mesma secção. O gestor lista cada campo com o seu tipo; escolha um novo tipo, edite as opções de um menu pendente ou remova um campo da lista.

Alterar um tipo mantém os valores existentes como estão. Se birthday continha 1 Feb 1990 como texto livre antes de o alterar para Data, esse valor permanece até à próxima vez que for editado (por si, pela API ou pela IA), altura em que terá de ser uma data válida. Nada é reescrito sem o seu conhecimento. Para converter os valores antigos de uma só vez, utilize Normalizar valores existentes abaixo.

Normalizar valores existentes #

Depois de atribuir um tipo a um campo, os valores mais antigos mantêm a grafia com que foram guardados. Um campo de Data pode ainda conter 01/02/1990 num contacto e 1 February 1990 noutro, e uma lista inteligente ou regra de data de automatização só corresponde a datas guardadas como YYYY-MM-DD. Normalizar valores existentes converte-os todos de uma vez.

1. Abra Gerir campos (ver acima). Cada campo de Data, Número, Menu pendente e Caixa de verificação tem uma ligação Normalizar valores existentes por baixo. Os campos de Texto não têm, porque o texto é guardado exatamente como foi escrito.
2. Clique nela. Nada muda ainda: a aplicação verifica os seus contactos e diz-lhe quantos valores serão alterados, mostra um exemplo (por exemplo "01/02/1990" becomes "1990-02-01") e lista os valores que não consegue ler.
3. Clique em Alterar N valores para os converter, ou Cancelar para deixar tudo como está.

Informações úteis:

• Apenas os valores que podem ser lidos como o tipo do campo são alterados. As datas escritas com barras seguem o formato de data da sua conta (dia primeiro ou mês primeiro, a partir de Definições → Conta). Um valor que não pode ser lido, como next spring num campo de Data, é deixado intacto e mostrado na lista para que o possa corrigir manualmente nesse contacto.
• Os valores que já estão no formato correto, e os valores vazios, não são tocados. Executar isto duas vezes é inofensivo.
• Se acabou de alterar o tipo de um campo, clique primeiro em Guardar campos. A ligação só aparece depois de o novo tipo ser guardado.
• Funciona em todos os contactos da conta em que se encontra. Numa configuração de agência, execute-o dentro da subconta que detém os contactos.
• A mesma ação está disponível na API como POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, com dry_run para pré-visualização.

Remover um campo da lista oculta-o do formulário de edição e do seletor de campos da IA; os valores já guardados nos contactos são mantidos, e adicionar o mesmo nome novamente mostra-os de volta. Para apagar os valores de um campo de todos os contactos definitivamente, utilize a chamada Eliminar um campo personalizado da API.

Regras de nomenclatura:

• Os nomes dos campos devem usar apenas letras minúsculas, números e sublinhados, e devem começar com uma letra ou sublinhado (por exemplo lead_source, não Lead Source).
• Apenas letras inglesas sem acentos — espaços, maiúsculas e caracteres acentuados ou não latinos são rejeitados. Mesmo que o resto da sua conta esteja noutro idioma, nomeie o campo como cumpleanos ou birthday, não cumpleaños. Apenas o nome é restrito; o valor que armazena nele (e as opções de um menu pendente) pode estar em qualquer idioma.
• Uma conta pode ter até 50 campos personalizados; um menu pendente pode ter até 100 opções.
• Escolha o nome cuidadosamente — uma vez que um campo é utilizado num modelo ou agente de IA, não pode eliminá-lo sem primeiro remover essas referências.

Preencher Campos Personalizados num Contacto #

1. Na barra lateral esquerda, clique em Contactos.
2. Clique na linha de um contacto para abrir o painel de visualização rápida, depois clique em Editar — ou clique em Novo contacto para começar um do zero.
3. No formulário de contacto, encontre a secção Campos Personalizados. Cada campo na sua conta é listado com o controlo que corresponde ao seu tipo: uma caixa de texto ou número, um seletor de data, um menu pendente das suas opções, ou um menu pendente de Sim/Não para um campo de caixa de verificação.
4. Preencha os valores e, em seguida, clique em Guardar no formulário para os armazenar. Um valor que não se ajuste ao tipo do campo é sinalizado no momento e o formulário não guarda até que seja corrigido.

Os campos que já têm um valor aparecem no painel de visualização rápida e no registo completo do contacto como linhas apenas de leitura — para alterar um valor, reabra a opção Editar.

Limpar um valor: uma vez que um campo contém algo, um pequeno × aparece dentro da sua caixa no formulário de edição. Clique nele para limpar esse valor apenas para este contacto; o campo em si permanece na sua conta e em todos os outros contactos. Remover um campo de todos os contactos e do esquema da sua conta por completo ainda não é possível enquanto estiver referenciado por um modelo ou agente de IA.

Deixar a IA preencher campos personalizados por si #

O seu Agente de IA pode guardar informações diretamente em campos personalizados à medida que surgem na conversa — um aniversário, o nome de um parceiro, uma restrição alimentar, uma preferência de mesa — para que as possa utilizar mais tarde numa difusão ou num acompanhamento. Esta funcionalidade está desativada por predefinição e a IA apenas escreve nos campos que escolheu explicitamente.

Duas coisas têm de estar configuradas, e ambas são necessárias — esta é a razão mais comum pela qual as pessoas descobrem que nada foi guardado:

1. Crie os campos primeiro. A IA só pode escrever em campos que já existam na sua conta. Adicione-os a partir do formulário de edição de um contacto (consulte Preencher Campos Personalizados num Contacto acima), ou diretamente a partir do Agente no passo 4 abaixo, que é a forma mais rápida numa conta nova que ainda não tenha contactos — por exemplo customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Lembre-se das regras de nomenclatura: apenas letras minúsculas, números e underscores.

2. Dê permissão ao Agente e escolha os campos.

1. Clique em Agentes de IA na barra lateral e abra o Agente.
2. Aceda ao separador Capacidades da IA.
3. Em Atualizações de contactos, ative Permitir que a IA recolha informações adicionais.
4. Aparecerá um cartão intitulado Recolher informações adicionais durante a marcação, listando os seus campos personalizados. Ative o interruptor junto a cada campo que a IA tem permissão para preencher — criar um campo não é suficiente por si só, e qualquer campo deixado desativado será ignorado silenciosamente. Precisa de um campo que não está na lista, ou não tem nenhum para começar? Clique em Gerir campos personalizados no mesmo cartão, adicione o campo com o respetivo tipo e guarde: este aparecerá na lista imediatamente, desativado, e ficará disponível em todos os contactos a partir desse momento.
5. Clique em Guardar e, em seguida, Publicar o Agente. As alterações permanecem no rascunho até que as publique, pelo que uma alteração não publicada não afetará as conversas em curso. A publicação coloca todas as alterações pendentes em direto, não apenas esta, por isso verifique os outros separadores primeiro, caso tenha estado a editar.

Bom saber:

• A IA é informada do tipo de cada campo. Para um campo de Data, converte o que o contacto diz (“el 1 de febrero del 90”) em 1990-02-01 antes de guardar; para um Menu pendente, só pode escolher uma das suas opções; para uma Caixa de verificação, guarda sim ou não. Se ainda assim enviar algo que não se ajuste, o armazenamento é recusado com o formato esperado e a IA pergunta novamente ou corrige-se — um valor não analisável nunca chega ao contacto.
• Funciona durante toda a conversa, não apenas ao reservar. Apesar da redação do cartão — as reservas foram onde a funcionalidade começou — a IA guarda um valor no momento em que o contacto o menciona, independentemente de estar envolvida uma marcação. Não precisa de ter as reservas ativadas.
• Cada campo pode ser marcado como obrigatório. Obrigatório apenas significa “deve ser recolhido antes de a IA confirmar uma marcação” — nunca bloqueia uma conversa normal e não faz nada num Agente que não aceite reservas.
• A IA dizer que “tomou nota” de algo não é o mesmo que guardá-lo. Se o campo não estiver criado e ativado, a IA ainda pode responder educadamente que tomou nota, mas nada chega ao contacto. Verifique o registo do contacto para confirmar se um valor foi realmente guardado.
• Diga ao Agente quando perguntar. Nas instruções do Agente, descreva quando cada campo se aplica (“se o convidado mencionar uma alergia ou dieta, guarde-a em dietary_notes”). A IA lê isso em linguagem simples, por isso não interrogará todos com a mesma lista.
• Nada é preenchido retroativamente. Apenas as conversas a partir do momento em que publica são capturadas — detalhes já mencionados em conversas passadas não são preenchidos retroativamente.
• Configure isto na conta que possui os contactos. Os campos personalizados pertencem a uma única conta, por isso, numa configuração de agência, crie-os dentro da subconta cujo Agente está a falar, não na conta da agência principal.
• Notas de forma livre também pertencem a um campo. A IA conversacional não pode escrever na caixa Perfil de lead / Notas de um contacto (ver abaixo) — essa é para si e para a sua equipa, embora Automatizações e a API possam escrevê-la. Se quiser que a própria IA registe algo como “pediu um prato para celíacos”, faça disso um campo personalizado como dietary_notes.

O que a IA consegue ler durante uma conversa #

Se está a decidir onde deve ficar uma informação para que a IA possa agir sobre ela durante o chat, esta é a diferença que importa:

• Campos personalizados: a IA lê-os em cada resposta. Todos os valores dos campos personalizados de um contacto estão disponíveis para a IA ao longo da conversa — independentemente de como o campo foi preenchido (por si, pela IA anteriormente, através de uma importação ou da API). Assim, uma regra nas instruções do seu Agente como “cumprimente os clientes recorrentes pelo seu preferred_barber” funciona, porque a IA consegue ver o valor nesse momento.
• Etiquetas: a IA não as vê durante o chat. A etiquetagem funciona como um passo separado após o envio da resposta da IA — a IA aplica etiquetas com base nas suas descrições, mas não lhe é mostrado quais as etiquetas que um contacto já possui durante a conversa. Instruções como “se o contacto tiver a etiqueta VIP, ofereça o desconto” não funcionarão.

A regra prática: tudo o que a IA deva ler e sobre o que deva agir durante a conversa deve ser colocado num campo personalizado. As etiquetas servem para tudo o que acontece em torno da conversa — filtrar e segmentar contactos, direcionar transmissões e disparar webhooks de etiquetas para os seus outros sistemas no momento em que a IA aplica uma.

Carregamento em Massa de Campos Personalizados #

O assistente de importação mapeia colunas de folhas de cálculo diretamente para campos personalizados. Uma coluna cujo cabeçalho seja o nome de um campo (maiúsculas e acentos não importam) é correspondida automaticamente, qualquer outra coluna pode ser apontada para um campo manualmente, e Novo campo personalizado cria um campo a partir de uma coluna durante a importação.

A adicionar novos contactos? Coloque uma coluna por campo personalizado no seu ficheiro e importe-o. Os novos contactos chegam com esses campos já preenchidos.

A preencher contactos que já possui?

1. Exporte os seus contactos: a exportação de contactos em CSV tem uma coluna por campo personalizado.
2. Preencha os valores na sua folha de cálculo. Mantenha a coluna do número de telefone como está, pois é assim que os contactos são correspondidos.
3. Importe o ficheiro com Atualizar contactos existentes ativado no passo de Revisão. Cada linha atualiza apenas os campos personalizados que têm um valor no ficheiro; as células vazias mantêm o valor atual.

O endpoint de importação em massa de contactos da API aceita os mesmos valores que um objeto custom_fields em cada registo, se preferir fazê-lo a partir das suas próprias ferramentas (consulte Acesso à API).

Notas (= Perfil do Lead) #

No registo completo de um contacto (clique em Abrir registo completo a partir do painel de visualização rápida), o painel Notas é uma caixa de texto livre única — o mesmo campo subjacente também referido como “Perfil do Lead” noutros locais. No formulário de Edição do contacto, a mesma caixa é rotulada como Perfil do lead, descrita como “Notas internas sobre este contacto”, por isso não procure um segundo campo. Escreva qualquer coisa relevante para a conversa: tipo de negócio, pontos de dor, dimensão da empresa, atividade recente, qualquer coisa que ajude a personalizar a abordagem.

Como a IA o utiliza: num modelo de mensagem — uma mensagem de difusão, um seguimento, as instruções de um Agente de IA — pode incluir um marcador de posição como {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Quando esse modelo é enviado para um contacto específico, a IA lê as suas Notas e escreve uma linha personalizada utilizando o que lá está. Se um contacto não tiver Notas, o marcador de posição é simplesmente removido da mensagem.

A IA não escreve isto por si — você ou a sua equipa preenchem-no. Pense nisto como a cábula que gostaria que um representante de vendas lesse antes de atender o telefone. Se quiser que a própria IA registe algo que aprende numa conversa, utilize um campo personalizado — veja Deixar a IA preencher campos personalizados por si.

Editar é simples: escreva na caixa e, em seguida, clique em Guardar nota (ou Descartar para eliminar alterações não guardadas). Não existe um título ou data separado por entrada — é um bloco de texto contínuo por contacto, por isso, se pretender um registo datado, adicione a data manualmente no início de cada entrada.

Junto às Notas, o painel lateral de contactos em Conversas tem uma secção de Investigação. Esta mostra o resumo que um Agente escreve automaticamente quando Investigar novos contactos antes da primeira resposta está ativado, e um botão Investigar agora para o executar ou atualizar manualmente.

Estado #

Cada contacto tem um emblema de Estado que mostra em que fase do percurso se encontra:

Clique no emblema de Estado diretamente na tabela de contactos para o alterar na própria linha — para qualquer estado, exceto Spam, que define através da ação em massa Marcar como spam (e respetiva confirmação), uma vez que tem efeitos secundários adicionais. Desmarcar como spam está disponível da mesma forma, como Desmarcar como spam.

Atribuir um Contacto a um Membro da Equipa #

A atribuição de propriedade — atribuir um contacto a um colega de equipa para que outros não respondam por engano — é definida a partir do ecrã de Conversas e não da página de Contactos: abra a conversa e utilize o controlo de atribuição aí existente. Consulte Interface de Conversa para o guia completo. Apenas os proprietários da conta e os utilizadores com a permissão correta podem alterar uma atribuição.

Utilizar Campos Personalizados em Transmissões e Modelos #

Os campos personalizados são úteis em mensagens de saída. Onde quer que possa escrever uma mensagem — mensagens de transmissão, modelos de WhatsApp, instruções do Agente de IA — pode inserir um marcador de posição como:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Quando a mensagem é enviada, {{first_name}} e {{company}} são substituídos pelos valores de cada contacto. Se um contacto não tiver esse campo preenchido, o marcador de posição fica em branco.

Algumas dicas:

• Use nomes em minúsculas, estilo sublinhado — o marcador de posição deve corresponder exatamente ao nome do campo ({{company}}, não {{Company}}).
• Os campos com tipo são apresentados da forma que os escreveria — um campo de Data aparece no formato de data da sua conta (01/02/1990 ou 02/01/1990, conforme Definições → Conta), uma Caixa de verificação como Yes ou No, um Menu pendente como a redação exata da opção.
• Os campos incorporados também funcionam — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} e {{phone_number}} funcionam sem os configurar como campos personalizados.
• Combine com Notas — para linhas personalizadas pela IA, use {{personal_context|your instruction}} em vez de um campo personalizado fixo; a IA escreve algo novo com base nas Notas do contacto.
• Não pode eliminar um campo que esteja em uso — se um modelo usa {{company}}, o sistema bloqueia a eliminação de company até que o remova desses modelos.

Precisa de ajuda? #

Uma boa regra prática sobre o que colocar em cada sítio:

• Um facto curto e estruturado que irá filtrar ou utilizar para fundir → campo personalizado.
• Um parágrafo de contexto para a IA ou a sua equipa ler → Notas.
• Quem é o responsável pela conversa → o responsável, definido em Conversas.

Continua com dificuldades? Contacte o apoio ao cliente e ajudá-lo-emos a configurar tudo.

Próximos Passos #

• Adicionar um Novo Contacto — adicione contactos um a um, além de uma visita guiada completa ao ecrã de Contactos.
• Importar Contactos de um Ficheiro — importe uma folha de cálculo.
• Interface de Conversa — onde reside a atribuição de contactos.