שדות מותאמים אישית, פרופיל ליד והערות #

לכל איש קשר יש את הפרטים הבסיסיים — שם, טלפון, אימייל, ערוץ. אבל בדרך כלל אתם יודעים הרבה יותר על האנשים שאיתם אתם מדברים: החברה שלהם, יום ההולדת שלהם, מה הם קנו בפעם האחרונה, מאיזה כנס הם הגיעו. דף זה מכסה את פיסות המידע הנוספות שניתן לצרף לאיש קשר, והיכן כל אחת מהן נמצאת.

סקירה כללית #

אם השתמשתם באפליקציה זמן מה: מה שהיה בעבר שני דברים נפרדים — “פרופיל ליד” ארוך ורשימה מצטברת של הערות מתוארכות — אוחדו כעת לשדה אחד, המסומן כהערות (Notes) ברשומה המלאה של איש הקשר. אין יותר יומן הערות נפרד עם חותמות זמן וכותרות; כל מה שתכתבו על איש קשר נכנס לתיבה אחת זו. ראו הערות להלן כדי להבין מה זה אומר בפועל.

הגדרת שדות מותאמים אישית #

שדות מותאמים אישית ניתנים לשימוש חוזר בכל אנשי הקשר שלך. ברגע שאתה יוצר שדה כמו company, הוא הופך לחלק מהסכימה של החשבון שלך ומופיע בטופס העריכה של כל איש קשר.

סוגי שדות #

לכל שדה מותאם אישית יש סוג, והסוג קובע מה שדה יכול להכיל וכיצד מזינים אותו — על ידך באפליקציה, באמצעות ייבוא או API, ועל ידי ה-AI כשהוא שומר משהו שלמד בשיחה:

שדה עם טיפוס נתונים מאומת בכל מקום שבו הוא נכתב: טופס יצירת הקשר לא ישמור February 1st בתוך שדה תאריך, ה-API ישיב עם שגיאה המציינת את שם השדה ואת מה שהוא מצפה לקבל, ייבוא קובץ ידלג על שורה כזו ויציג אותה במסך התוצאות, וה-AI מקבל הנחיה לגבי הפורמט מראש ומקבל תיקון בחזרה אם הוא עדיין שולח משהו אחר. ערכים שמגיעים בצורה אנושית מוכרת מומרים עבורך — 01/02/1990 הופך ל-1990-02-01 בהתאם לפורמט התאריך בחשבונך (יום תחילה או חודש תחילה, מתוך הגדרות ← חשבון), yes הופך לתיבת סימון מסומנת, newsletter נשמר כ-Newsletter אם כך אייית את האפשרות. מכיוון שכל תאריך נשמר באותה צורה, “יום הולדת לפני 1990-01-01” ברשימה חכמה או בתנאי אוטומציה משווה תאריכים אמיתיים במקום שלוש דרכים שונות לאיות אותו יום.

יצירה וניהול של שדות #

1. בסרגל הצד השמאלי, לחץ על אנשי קשר.
2. פתח כל איש קשר ולחץ על עריכה (או לחץ על איש קשר חדש).
3. בסעיף שדות מותאמים אישית, הקלד שם בתוך הוסף שדה, בחר את הסוג שלו (תפריט נפתח יבקש את האפשרויות), ולחץ על הוסף. השדה נוצר עבור כל החשבון ומופיע בכרטיס איש קשר זה מיד.
4. כדי לשנות את הסוג או האפשרויות של שדה מאוחר יותר, אל תשנה את השם — לחץ על נהל שדות באותו סעיף. מנהל השדות מציג כל שדה עם הסוג שלו; בחר סוג חדש, ערוך את האפשרויות של תפריט נפתח, או הסר שדה מהרשימה.

שינוי סוג שדה משאיר את הערכים הקיימים כפי שהם. אם birthday הכיל 1 Feb 1990 כטקסט חופשי לפני שהעברת אותו לסוג ‘תאריך’, הערך הזה יישאר עד הפעם הבאה שייערך (על ידך, על ידי ה-API או על ידי ה-AI), ובאותו רגע הוא יצטרך להיות תאריך תקין. שום דבר לא משתנה מאחורי הגב שלך. כדי להמיר את הערכים הישנים בבת אחת, השתמש ב-נרמול ערכים קיימים למטה.

נרמול ערכים קיימים #

לאחר שתגדיר סוג לשדה, ערכים ישנים ישמרו את הכתיב שבו נשמרו. שדה ‘תאריך’ עדיין יכול להכיל 01/02/1990 אצל איש קשר אחד ו-1 February 1990 אצל אחר, ורשימה חכמה או כלל תאריך באוטומציה יתאימו רק לתאריכים שנשמרו כ-YYYY-MM-DD. נרמול ערכים קיימים ממיר את כולם בבת אחת.

1. פתח את ניהול שדות (ראה לעיל). לכל שדה מסוג תאריך, מספר, תפריט נפתח ותיבת סימון יש קישור נרמול ערכים קיימים תחתיו. לשדות טקסט אין, מכיוון שטקסט נשמר בדיוק כפי שנכתב.
2. לחץ עליו. שום דבר לא משתנה עדיין: האפליקציה בודקת את אנשי הקשר שלך ואומרת לך כמה ערכים ישתנו, מציגה דוגמה אחת (לדוגמה "01/02/1990" becomes "1990-02-01"), ומפרטת את הערכים שהיא לא מצליחה לקרוא.
3. לחץ על שנה N ערכים כדי להמיר אותם, או על ביטול כדי להשאיר הכל כפי שהוא.

כדאי לדעת:

• רק ערכים שניתן לקרוא כסוג השדה ישונו. תאריכים שנכתבו עם לוכסנים עוקבים אחר פורמט התאריך של החשבון שלך (יום תחילה או חודש תחילה, מתוך הגדרות ← חשבון). ערך שלא ניתן לקריאה, כגון next spring בשדה תאריך, נשאר ללא שינוי ומוצג ברשימה כדי שתוכל לתקן אותו ידנית אצל איש הקשר ההוא.
• ערכים שכבר נמצאים בפורמט הנכון, וערכים ריקים, לא משתנים. הרצה של הפעולה פעמיים אינה מזיקה.
• אם הרגע שינית את סוג השדה, לחץ תחילה על שמור שדות. הקישור מופיע רק לאחר שהסוג החדש נשמר.
• זה עובד על כל אנשי הקשר בחשבון שבו אתה נמצא. בהגדרת סוכנות, הרץ זאת בתוך חשבון המשנה שבבעלותו נמצאים אנשי הקשר.
• אותה פעולה זמינה ב-API כ-POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, עם dry_run לתצוגה מקדימה.

הסרת שדה מהרשימה מסתירה אותו מטופס העריכה ומבורר השדות של ה-AI; ערכים שכבר נשמרו באנשי קשר נשמרים, והוספת אותו שם בחזרה תציג אותם שוב. כדי למחוק את הערכים של שדה מכל איש קשר לצמיתות, השתמש בקריאת ה-מחיקת שדה מותאם אישית של ה-API.

כללי מתן שמות:

• שמות שדות חייבים להשתמש באותיות קטנות בלבד, מספרים וקווים תחתונים, וחייבים להתחיל באות או בקו תחתון (לדוגמה lead_source, לא Lead Source).
• אותיות אנגלית ללא סימני דיאקריטיים בלבד — רווחים, אותיות גדולות ותווים עם סימנים או תווים שאינם לטיניים נדחים. גם אם שאר החשבון שלך בשפה אחרת, תן לשדה שם כגון cumpleanos או birthday, לא cumpleaños. רק השם מוגבל; הערך שאתה שומר בו (והאפשרויות בתפריט נפתח) יכולים להיות בכל שפה.
• חשבון יכול להכיל עד 50 שדות מותאמים אישית; תפריט נפתח יכול להכיל עד 100 אפשרויות.
• בחר את השם בזהירות — ברגע ששדה נמצא בשימוש בתבנית או בסוכן AI, לא תוכל למחוק אותו מבלי להסיר תחילה את ההפניות הללו.

מילוי שדות מותאמים אישית באיש קשר #

1. בסרגל הצד השמאלי, לחץ על אנשי קשר.
2. לחץ על שורה של איש קשר כדי לפתוח את לוח התצוגה המהירה, ולאחר מכן לחץ על עריכה — או לחץ על איש קשר חדש כדי להתחיל אחד חדש.
3. בטופס איש הקשר, מצא את המקטע שדות מותאמים אישית. כל שדה בחשבון שלך מופיע עם הפקד התואם לסוג שלו: תיבת טקסט או מספר, בורר תאריכים, תפריט נפתח של האפשרויות שלך, או תפריט נפתח של כן/לא עבור שדה תיבת סימון.
4. מלא את הערכים, ולאחר מכן לחץ על שמור בטופס כדי לשמור אותם. ערך שאינו מתאים לסוג השדה מסומן במקום והטופס לא יישמר עד שיתוקן.

שדות שכבר יש להם ערך מופיעים בלוח התצוגה המהירה וברשומה המלאה של איש הקשר כשורות לקריאה בלבד — כדי לשנות ערך, פתחו מחדש את עריכה.

ניקוי ערך: ברגע שלשדה יש ערך, מופיע × קטן בתוך התיבה שלו בטופס העריכה. לחץ עליו כדי לנקות את הערך עבור איש קשר זה בלבד; השדה עצמו נשאר בחשבון שלך ובכל איש קשר אחר. הסרת שדה מכל אנשי הקשר ומסכימת החשבון שלך לחלוטין עדיין אינה אפשרית כל עוד הוא מוזכר בתבנית או בסוכן AI.

מתן אפשרות ל-AI למלא עבורך שדות מותאמים אישית #

סוכן ה-AI שלך יכול לשמור מידע ישירות לשדות מותאמים אישית כשהוא עולה בשיחה — יום הולדת, שם של בן/בת זוג, דרישות תזונתיות, העדפת שולחן — כך שתוכל להשתמש בו מאוחר יותר בשידור או בהמשך טיפול. אפשרות זו כבויה כברירת מחדל, והיא כותבת אך ורק לשדות שבחרת במפורש.

שני דברים חייבים להתקיים, ושניהם נחוצים — זו הסיבה הנפוצה ביותר לכך שאנשים מגלים שלא נשמר דבר:

1. צרו תחילה את השדות. ה-AI יכול לכתוב רק לתוך שדות שכבר קיימים בחשבון שלכם. הוסיפו אותם מתוך טופס העריכה של איש קשר (ראו מילוי שדות מותאמים אישית באיש קשר לעיל), או ישירות מהסוכן בשלב 4 להלן, שזו הדרך המהירה בחשבון חדש שעדיין אין בו אנשי קשר — לדוגמה customer_birthday, partner_name, dietary_notes. זכרו את כללי מתן השמות: אותיות קטנות בלבד, מספרים וקווים תחתונים.

2. תן לסוכן הרשאה ובחר את השדות.

1. לחצו על סוכני AI בסרגל הצד ופתחו את הסוכן.
2. עברו ללשונית יכולות AI.
3. תחת עדכוני אנשי קשר, הפעילו את אפשר ל-AI לאסוף מידע נוסף.
4. תופיע כרטיסייה בשם איסוף מידע נוסף במהלך הזמנה, המפרטת את השדות המותאמים אישית שלכם. הפעילו את המתג לצד כל שדה שה-AI רשאי למלא — יצירת שדה אינה מספיקה כשלעצמה, וכל שדה שיושאר כבוי יתעלמו ממנו בשקט. זקוקים לשדה שאינו מופיע ברשימה, או שאין לכם שדות כלל? לחצו על ניהול שדות מותאמים אישית באותה כרטיסייה, הוסיפו את השדה עם הסוג שלו ושמרו: הוא יופיע ברשימה מיד, כשהוא כבוי, ויהיה זמין בכל איש קשר מעתה ואילך.
5. לחצו על שמור, ולאחר מכן פרסמו את הסוכן. שינויים נשמרים כטיוטה עד שתפרסמו אותם, כך ששינוי שלא פורסם לא ישפיע על שיחות פעילות. פרסום מעביר לשידור חי את כל שינויי הטיוטה הממתינים, לא רק את זה הנוכחי, לכן עברו במבט חטוף על הלשוניות האחרות אם ביצעתם בהן עריכות.

טוב לדעת:

• ה-AI מקבל מידע על הסוג של כל שדה. עבור שדה תאריך הוא ממיר את מה שהקשר אומר (“el 1 de febrero del 90”) ל-1990-02-01 לפני השמירה; עבור תפריט נפתח הוא יכול לבחור רק אחת מהאפשרויות שלך; עבור תיבת סימון הוא שומר כן או לא. אם הוא עדיין שולח משהו שלא מתאים, השמירה מסורבת עם הפורמט הצפוי וה-AI שואל שוב או מתקן את עצמו — ערך שלא ניתן לניתוח לעולם לא מגיע לאיש הקשר.
• זה עובד לאורך כל השיחה, לא רק בעת ביצוע הזמנה. למרות הניסוח של הכרטיס — הזמנות הן המקום שבו התכונה התחילה — ה-AI שומר ערך ברגע שאיש הקשר מזכיר אותו, בין אם מעורבת פגישה ובין אם לא. אתה לא צריך שהזמנות יהיו מופעלות בכלל.
• ניתן לסמן כל שדה כחובה. חובה אומר רק “חובה לאסוף לפני שה-AI מאשר פגישה” — זה לעולם לא חוסם שיחה רגילה, וזה לא עושה כלום בסוכן שלא מקבל הזמנות.
• ה-AI שאומר שהוא “רשם” משהו זה לא אותו דבר כמו לשמור אותו. אם השדה לא נוצר והופעל, ה-AI עדיין יכול לענות בנימוס שהוא רשם לעצמו, אבל שום דבר לא מגיע לאיש הקשר. בדוק את רשומת איש הקשר כדי לוודא שערך אכן נשמר.
• אמור לסוכן מתי לשאול. בהוראות לסוכן, תאר מתי כל שדה חל (“אם האורח מזכיר אלרגיה או דיאטה, שמור זאת ב-dietary_notes”). ה-AI קורא זאת בשפה פשוטה, כך שהוא לא יתחקר את כולם עם אותה רשימה.
• שום דבר לא מתמלא רטרואקטיבית. רק שיחות מרגע הפרסום נלכדות — פרטים שכבר הוזכרו בשיחות עבר לא מתמלאים רטרואקטיבית.
• הגדר זאת בחשבון שבבעלותו אנשי הקשר. שדות מותאמים אישית שייכים לחשבון יחיד, לכן בהגדרת סוכנות צור אותם בתוך חשבון המשנה שהסוכן שלו מנהל את השיחה, לא בחשבון הסוכנות הראשי.
• הערות חופשיות שייכות גם הן לשדה. ה-AI השיחתי לא יכול לכתוב לתוך תיבת פרופיל ליד / הערות של איש קשר (ראה להלן) — זו מיועדת לך ולצוות שלך, אם כי אוטומציות וה-API יכולים לכתוב בה. אם אתה רוצה שה-AI עצמו יתעד משהו כמו “ביקש מנה ללא גלוטן”, הפוך זאת לשדה מותאם אישית כגון dietary_notes.

מה ה-AI יכול לקרוא במהלך שיחה #

אם אתם מתלבטים היכן כדאי לשמור פיסת מידע כדי שה-AI יוכל לפעול לפיו בזמן הצ’אט, זהו ההבדל שחשוב להכיר:

• שדות מותאמים אישית: ה-AI קורא אותם בכל תשובה. כל הערכים בשדות המותאמים אישית של איש קשר זמינים ל-AI לאורך כל השיחה — ללא קשר לאופן שבו השדה מולא (על ידכם, על ידי ה-AI קודם לכן, דרך ייבוא או דרך ה-API). לכן, כלל בהוראות הסוכן שלכם כמו “ברך לקוחות חוזרים לפי ה-preferred_barber שלהם” יעבוד, מכיוון שה-AI יכול לראות את הערך באותו רגע.
• תגיות: ה-AI אינו רואה אותן בזמן הצ’אט. תיוג מתבצע כשלב נפרד לאחר שליחת התשובה של ה-AI — ה-AI מחיל תגיות על סמך התיאורים שלכם, אך לא מוצג לו אילו תגיות כבר קיימות אצל איש הקשר במהלך השיחה. הוראות כמו “אם לאיש הקשר יש תגית VIP, הצע את ההנחה” לא יעבדו.

כלל האצבע: כל דבר שה-AI צריך לקרוא ולפעול לפיו במהלך השיחה צריך להיכנס לשדה מותאם אישית. תגיות נועדו לכל מה שקורה מסביב לשיחה — סינון ופילוח אנשי קשר, מיקוד הודעות תפוצה, והפעלת webhooks של תגיות במערכות האחרות שלכם ברגע שה-AI מחיל תגית.

טעינה מרוכזת של שדות מותאמים אישית #

אשף הייבוא ממפה עמודות מגיליון אלקטרוני ישירות לשדות מותאמים אישית. עמודה שהכותרת שלה היא שם של שדה (אותיות גדולות וסימנים דיאקריטיים אינם משנים) מותאמת עבורך באופן אוטומטי, ניתן להפנות כל עמודה אחרת לשדה באופן ידני, ו-שדה מותאם אישית חדש יוצר שדה מתוך עמודה במהלך הייבוא.

מוסיפים אנשי קשר חדשים לגמרי? הציבו עמודה אחת לכל שדה מותאם אישית בקובץ שלכם וייבאו אותו. אנשי קשר חדשים יגיעו כשהשדות הללו כבר מלאים.

ממלא פרטים עבור אנשי קשר שכבר יש לך?

1. ייצאו את אנשי הקשר שלכם: ב-ייצוא CSV של אנשי קשר יש עמודה אחת לכל שדה מותאם אישית.
2. מלאו את הערכים בגיליון האלקטרוני שלכם. השאירו את עמודת מספר הטלפון כפי שהיא, מכיוון שכך מבוצעת ההתאמה של אנשי הקשר.
3. ייבאו את הקובץ כשהאפשרות עדכון אנשי קשר קיימים מופעלת בשלב הסקירה. כל שורה מעדכנת רק את השדות המותאמים אישית שיש להם ערך בקובץ; תאים ריקים מותירים את הערך הנוכחי ללא שינוי.

נקודת הקצה של ה-API לייבוא מרוכז של אנשי קשר מקבלת את אותם ערכים כמו אובייקט custom_fields בכל רשומה, אם אתם מעדיפים לעשות זאת מהכלים שלכם (ראו גישת API).

הערות (= פרופיל ליד) #

ברשומה המלאה של איש קשר (לחץ על פתח רשומה מלאה מלוח התצוגה המהירה), לוח ההערות הוא תיבת טקסט חופשי יחידה — אותו שדה בסיסי שמוזכר גם כ-“פרופיל ליד” במקומות אחרים. בטופס העריכה של איש הקשר, אותה תיבה בדיוק מתויגת כ-פרופיל ליד, ומתוארת כ-“הערות פנימיות על איש קשר זה”, אז אל תחפש שדה שני. כתוב כל דבר רלוונטי לשיחה: סוג עסק, נקודות כאב, גודל חברה, פעילות אחרונה, כל דבר שעוזר להתאים אישית את הפנייה.

כיצד ה-AI משתמש בזה: בתבנית הודעה — הודעת שידור, הודעת המשך, הוראות של סוכן AI — אתם יכולים לכלול מציין מיקום כמו {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. כאשר תבנית זו נשלחת לאיש קשר ספציפי, ה-AI קורא את ההערות שלו וכותב שורה מותאמת אישית תוך שימוש במה שנמצא שם. אם לאיש קשר אין הערות, מציין המיקום פשוט מוסר מההודעה.

ה-AI לא כותב זאת עבורך — אתה או הצוות שלך ממלאים זאת. חשוב על זה כעל דף העזר שהיית רוצה שנציג מכירות יקרא לפני הרמת הטלפון. אם אתה רוצה שה-AI עצמו יתעד משהו שהוא לומד בשיחה, השתמש בשדה מותאם אישית במקום זאת — ראה מתן אפשרות ל-AI למלא עבורך שדות מותאמים אישית.

העריכה פשוטה: הקלד בתיבה ולאחר מכן לחץ על שמור הערה (או על בטל כדי למחוק שינויים שלא נשמרו). אין כותרת או תאריך נפרדים לכל רשומה — זהו בלוק טקסט אחד רציף לכל איש קשר, לכן אם ברצונך ביומן מתוארך, הוסף את התאריך בעצמך בתחילת כל תוספת.

לצד הערות, בלוח הצד של איש הקשר ב-צ’אטים ישנו מקטע מחקר. הוא מציג את התקציר שנציג כותב באופן אוטומטי כאשר האפשרות חקר אנשי קשר חדשים לפני המענה הראשון מופעלת, וכן כפתור חקור כעת להרצה או רענון ידני של הפעולה.

סטטוס #

לכל איש קשר יש תגית סטטוס המציגה את מיקומו בתהליך:

לחץ על תגית הסטטוס ישירות בטבלת אנשי הקשר כדי לשנות אותה בשורה — עבור כל סטטוס מלבד ספאם, אותו מגדירים דרך פעולת הסמן כספאם הקבוצתית (ואישור הפעולה) מכיוון שיש לו השפעות נוספות. הסרת סימון ספאם זמינה באותה דרך, כהסר סימון כספאם.

הקצאת איש קשר לחבר צוות #

הקצאת בעלות — מתן איש קשר לחבר צוות אחד כדי שאחרים לא ישיבו בטעות — מוגדרת ממסך הצ’אטים (Chats) ולא מדף אנשי הקשר: פתחו את השיחה והשתמשו בבקר ההקצאה שם. ראו ממשק צ’אט למדריך המלא. רק בעלי חשבון ומשתמשים עם ההרשאה המתאימה יכולים לשנות הקצאה.

שימוש בשדות מותאמים אישית בשידורים ובתבניות #

שדות מותאמים אישית מוכיחים את ערכם בתוך הודעות יוצאות. בכל מקום שבו ניתן לכתוב הודעה — הודעות שידור, תבניות WhatsApp, הוראות לסוכן בינה מלאכותית — ניתן להוסיף מציין מיקום כמו:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

כאשר ההודעה נשלחת, {{first_name}} ו-{{company}} מוחלפים בערכים מכל איש קשר. אם לאיש קשר אין שדה זה מלא, מציין המקום יישאר ריק.

כמה טיפים:

• השתמש בשמות באותיות קטנות בסגנון קו תחתון — מציין המיקום חייב להתאים לשם השדה בדיוק ({{company}}, לא {{Company}}).
• שדות עם סוג מוצגים כפי שהיית כותב אותם — שדה תאריך מופיע בפורמט התאריך של החשבון שלך (01/02/1990 או 02/01/1990, לפי הגדרות ← חשבון), תיבת סימון כ-Yes או No, תפריט נפתח כניסוח המדויק של האפשרות.
• שדות מובנים עובדים גם הם — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}}, ו-{{phone_number}} עובדים ללא צורך בהגדרתם כשדות מותאמים אישית.
• שלב עם הערות — עבור שורות מותאמות אישית על ידי AI, השתמש ב-{{personal_context|your instruction}} במקום בשדה מותאם אישית קבוע; ה-AI כותב משהו רענן המבוסס על ההערות של איש הקשר.
• לא ניתן למחוק שדה שנמצא בשימוש — אם תבנית משתמשת ב-{{company}}, המערכת חוסמת מחיקה של company עד שתסיר אותו מהתבניות הללו.

זקוקים לעזרה? #

כלל אצבע טוב למה הולך לאן:

• עובדה קצרה ומובנית שתרצה לסנן או למזג לפיה ← שדה מותאם אישית.
• פסקה של הקשר עבור הבינה המלאכותית או הצוות שלך לקריאה ← הערות.
• מי אחראי על השיחה ← האחראי, מוגדר מתוך הצ’אטים.

עדיין מסתבך? פנה לתמיכה ואנחנו נעזור לך להגדיר זאת.

צעדים הבאים #

• הוספת איש קשר חדש — הוספת אנשי קשר אחד אחד, בתוספת סיור מלא במסך אנשי הקשר.
• ייבוא אנשי קשר מקובץ — הבאת גיליון אלקטרוני.
• ממשק צ’אט — היכן שנמצאת הקצאת אנשי קשר.