Bidang Kustom, Profil Prospek & Catatan #

Setiap kontak memiliki informasi dasar — nama, telepon, email, saluran. Namun, biasanya Anda mengetahui lebih banyak tentang orang yang Anda ajak bicara: perusahaan mereka, tanggal lahir, apa yang mereka beli terakhir kali, dari konferensi mana mereka berasal. Halaman ini membahas informasi tambahan yang dapat Anda lampirkan ke kontak, dan di mana setiap informasi tersebut disimpan.

Ikhtisar #

Jika Anda sudah menggunakan aplikasi ini untuk beberapa waktu: apa yang dulunya merupakan dua hal terpisah — “Profil Prospek” dalam bentuk panjang dan daftar Catatan bertanggal yang menumpuk — kini digabungkan menjadi satu kolom, yang diberi label Catatan pada catatan lengkap kontak. Tidak ada lagi log catatan terpisah dengan stempel waktu dan judul; semua yang ingin Anda tulis tentang kontak masuk ke dalam satu kotak ini. Lihat Catatan di bawah untuk mengetahui apa artinya dalam praktiknya.

Menentukan Bidang Kustom #

Bidang kustom dapat digunakan kembali di semua kontak Anda. Setelah Anda membuat bidang seperti company, bidang tersebut menjadi bagian dari skema akun Anda dan muncul sebagai saran setiap kali Anda mengedit kontak lain.

Tipe bidang: Bidang kustom hanya berupa teks bebas — tidak ada tipe dropdown, tombol radio, atau pilihan ganda. Jika Anda ingin sebuah bidang hanya berisi salah satu dari beberapa nilai yang ditetapkan (seperti sumber prospek “Newsletter”, “Referral”, atau “Ad”), ketik nilai yang sama secara konsisten, atau isi secara massal melalui ekspor/impor spreadsheet agar setiap kontak menggunakan kata-kata yang tepat seperti yang Anda inginkan.

Aturan penamaan:

• Nama kolom hanya boleh menggunakan huruf kecil, angka, dan garis bawah, serta harus diawali dengan huruf atau garis bawah (contoh: lead_source, bukan Lead Source).
• Hanya huruf Inggris tanpa aksen — spasi, huruf kapital, dan karakter beraksen atau non-Latin akan ditolak. Meskipun akun Anda menggunakan bahasa lain, beri nama kolom cumpleanos atau birthday, bukan cumpleaños. Hanya namanya yang dibatasi; nilai yang Anda simpan di dalamnya bisa dalam bahasa apa pun.
• Satu akun dapat memiliki hingga 50 kolom kustom.
• Pilih nama dengan hati-hati — setelah kolom digunakan dalam templat atau kampanye, Anda tidak dapat menghapusnya tanpa terlebih dahulu menghapus referensi tersebut.

Mengisi Bidang Kustom pada Kontak #

1. Di bilah sisi kiri, klik Kontak.
2. Klik baris kontak untuk membuka panel tampilan cepat, lalu klik Edit — atau klik Kontak baru untuk memulai yang baru.
3. Pada formulir kontak, temukan bagian Kolom Kustom.
4. Ketik nama di Tambahkan kolom (nama kolom yang sudah ada akan muncul sebagai saran — klik salah satu untuk menggunakannya kembali), klik Tambahkan, lalu ketik nilainya.
5. Klik Simpan pada formulir untuk menyimpannya.

Bidang yang sudah memiliki nilai akan muncul di panel tampilan cepat dan catatan kontak lengkap sebagai baris yang hanya dapat dibaca — untuk mengubah nilai, buka kembali Edit.

Menghapus bidang dari formulir edit akan menghapus nilai tersebut dari kontak. Menghapus bidang dari setiap kontak dan skema akun Anda sepenuhnya masih belum dimungkinkan selama bidang tersebut direferensikan oleh templat atau kampanye.

Membiarkan AI Mengisi Kolom Kustom untuk Anda #

Agen AI Anda dapat menyimpan informasi langsung ke kolom kustom saat muncul dalam percakapan — seperti tanggal lahir, nama pasangan, kebutuhan diet, atau preferensi meja — sehingga Anda dapat menggunakannya nanti dalam siaran atau tindak lanjut. Fitur ini dinonaktifkan secara default, dan AI hanya akan menulis ke kolom yang telah Anda pilih secara eksplisit.

Dua hal harus dipenuhi, dan keduanya diperlukan — ini adalah alasan paling umum mengapa pengguna mendapati tidak ada data yang tersimpan:

1. Buat kolomnya terlebih dahulu. AI hanya dapat menulis ke kolom yang sudah ada di akun Anda. Tambahkan kolom tersebut dengan cara biasa (lihat Mengisi Kolom Kustom pada Kontak di atas) — contohnya customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Ingat aturan penamaan: hanya huruf kecil, angka, dan garis bawah.

2. Berikan izin kepada Agen dan pilih kolomnya.

1. Klik Agen AI di bilah sisi dan buka Agen tersebut.
2. Buka tab Kemampuan AI.
3. Di bawah Pembaruan kontak, aktifkan Izinkan AI mengumpulkan info tambahan.
4. Kartu berjudul Kumpulkan info tambahan saat pemesanan akan muncul, mencantumkan kolom kustom Anda. Aktifkan tombol di samping setiap kolom yang diizinkan untuk diisi oleh AI — membuat kolom saja tidak cukup, dan kolom apa pun yang tidak diaktifkan akan diabaikan secara diam-diam. (Jika kartu menyatakan Anda belum memiliki kolom kustom, kembali dan buatlah terlebih dahulu.)
5. Klik Simpan, lalu Publikasikan Agen. Perubahan akan tersimpan dalam draf hingga Anda mempublikasikannya, jadi perubahan yang belum dipublikasikan tidak akan memengaruhi percakapan langsung. Mempublikasikan akan mendorong setiap perubahan draf yang tertunda menjadi aktif, bukan hanya yang ini, jadi periksa tab lainnya terlebih dahulu jika Anda telah melakukan pengeditan.

Hal yang perlu diketahui:

• Fitur ini berfungsi di sepanjang percakapan, bukan hanya saat pemesanan. Terlepas dari kata-kata pada kartu tersebut — pemesanan adalah tempat fitur ini dimulai — AI menyimpan nilai saat kontak menyebutkannya, terlepas dari apakah ada janji temu atau tidak. Anda tidak perlu mengaktifkan pemesanan sama sekali.
• Setiap kolom dapat ditandai sebagai wajib. Wajib hanya berarti “harus dikumpulkan sebelum AI mengonfirmasi janji temu” — ini tidak akan pernah memblokir percakapan normal, dan tidak berpengaruh pada Agen yang tidak menerima pemesanan.
• AI yang mengatakan “mencatat” sesuatu tidak sama dengan menyimpannya. Jika kolom belum dibuat dan diaktifkan, AI mungkin tetap membalas dengan sopan bahwa ia telah mencatatnya, tetapi tidak ada data yang masuk ke kontak. Periksa catatan kontak untuk memastikan nilai benar-benar tersimpan.
• Beri tahu Agen kapan harus bertanya. Dalam instruksi Agen, jelaskan kapan setiap kolom berlaku (“jika tamu menyebutkan alergi atau diet, simpan ke dietary_notes”). AI membaca instruksi tersebut dalam bahasa yang lugas, sehingga ia tidak akan menginterogasi semua orang dengan daftar yang sama.
• Tidak ada pengisian data mundur (backfilled). Hanya percakapan sejak saat Anda mempublikasikan yang akan ditangkap — detail yang sudah disebutkan dalam obrolan sebelumnya tidak akan diisi secara retroaktif.
• Siapkan ini pada akun yang memiliki kontak tersebut. Kolom kustom dimiliki oleh satu akun, jadi pada pengaturan agensi, buatlah di dalam sub-akun yang Agen-nya melakukan percakapan, bukan pada akun agensi induk.
• Catatan bentuk bebas juga termasuk dalam kolom. AI percakapan tidak dapat menulis ke kotak Profil prospek / Catatan kontak (lihat di bawah) — kotak tersebut ditujukan untuk Anda dan tim Anda, meskipun Otomatisasi dan API dapat menulisnya. Jika Anda ingin AI sendiri merekam sesuatu seperti “meminta hidangan bebas gluten”, jadikan itu sebagai kolom kustom seperti dietary_notes.

Apa yang Dapat Dibaca AI Selama Percakapan #

Jika Anda sedang menentukan di mana suatu informasi harus disimpan agar AI dapat menindaklanjutinya saat mengobrol, inilah perbedaan yang penting:

• Bidang kustom: AI membacanya pada setiap balasan. Semua nilai bidang kustom kontak tersedia bagi AI sepanjang percakapan — terlepas dari bagaimana bidang tersebut diisi (oleh Anda, oleh AI sebelumnya, melalui impor, atau API). Jadi, aturan dalam instruksi Agen Anda seperti “sapa pelanggan yang kembali dengan preferred_barber mereka” akan berfungsi, karena AI dapat melihat nilainya pada saat itu.
• Tag: AI tidak melihatnya saat mengobrol. Penandaan berjalan sebagai langkah terpisah setelah balasan AI dikirim — AI menerapkan tag berdasarkan deskripsi Anda, tetapi AI tidak diperlihatkan tag apa yang sudah dimiliki kontak selama percakapan. Instruksi seperti “jika kontak memiliki tag VIP, tawarkan diskon” tidak akan berfungsi.

Aturan praktisnya: apa pun yang harus dibaca dan ditindaklanjuti oleh AI di tengah percakapan harus dimasukkan ke dalam bidang kustom. Tag digunakan untuk segala hal yang terjadi di luar percakapan — memfilter dan mensegmentasi kontak, menargetkan siaran, dan memicu webhook tag ke sistem Anda yang lain saat AI menerapkannya.

Memuat Bidang Kustom Secara Massal #

Pemetaan kolom pada wizard impor hanya mengenali nama depan, nama belakang, telepon, email, tag, dan catatan — tidak ada langkah “petakan kolom spreadsheet ini ke bidang kustom” (sebaliknya, tag akan diimpor sebagai tag yang sebenarnya). Untuk memuat nilai bidang kustom secara massal saat ini, gunakan API — rute mana yang Anda ambil bergantung pada apakah kontak tersebut sudah ada atau belum.

Menambahkan kontak baru? Endpoint impor kontak massal API menerima nilai bidang kustom langsung dalam panggilan yang sama, jadi Anda tidak perlu melakukan langkah kedua. Sertakan objek custom_fields pada setiap catatan bersama dengan nama, telepon, dan email, maka kontak akan masuk dengan bidang kustom yang sudah terisi. Format permintaan didokumentasikan di bagian Kontak pada referensi API.

Mengisi kontak yang sudah Anda miliki?

1. Buat daftar kontak Anda melalui API untuk mendapatkan ID setiap kontak. Ekspor CSV tidak menyertakan kolom ID kontak atau kolom bidang kustom apa pun. Lihat Akses API untuk mengetahui cara mendapatkan kunci dan memanggil endpoint.
2. Isi nilai-nilai tersebut di spreadsheet Anda.
3. Gunakan endpoint pembaruan kontak API (lihat Akses API) untuk menulisnya kembali per kontak, karena wizard impor itu sendiri belum memiliki pemetaan kolom bidang kustom. Setiap pembaruan hanya menyentuh kunci yang Anda kirim — bidang kustom apa pun yang Anda lewatkan akan tetap mempertahankan nilai saat ini.

Catatan (= Profil Prospek) #

Pada catatan lengkap kontak (klik Buka catatan lengkap dari panel tampilan cepat), panel Catatan adalah kotak teks bebas tunggal — kolom dasar yang sama juga disebut sebagai “Profil Prospek” di tempat lain. Dalam formulir Edit kontak, kotak yang sama diberi label Profil prospek, yang dijelaskan sebagai “Catatan internal tentang kontak ini”, jadi jangan mencari kolom kedua. Tulis apa pun yang relevan dengan percakapan: jenis bisnis, masalah yang dihadapi, ukuran perusahaan, aktivitas terbaru, apa pun yang membantu mempersonalisasi penjangkauan.

Bagaimana AI menggunakannya: dalam templat pesan — pesan siaran, tindak lanjut, instruksi Agen AI — Anda dapat menyertakan placeholder seperti {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Saat templat tersebut dikirim ke kontak tertentu, AI akan membaca Catatan mereka dan menulis baris yang dipersonalisasi menggunakan apa yang ada di sana. Jika kontak tidak memiliki Catatan, placeholder tersebut cukup dihapus dari pesan.

AI tidak menulis ini untuk Anda — Anda atau tim Anda yang mengisinya. Anggap ini sebagai lembar contekan yang Anda inginkan untuk dibaca oleh perwakilan penjualan sebelum menelepon. Jika Anda ingin AI sendiri merekam sesuatu yang dipelajarinya dalam percakapan, gunakan kolom kustom sebagai gantinya — lihat Membiarkan AI Mengisi Kolom Kustom untuk Anda.

Proses penyuntingan sangat mudah: ketik di dalam kotak, lalu klik Simpan catatan (atau Buang untuk menghapus perubahan yang belum disimpan). Tidak ada judul atau tanggal terpisah untuk setiap entri — ini adalah satu blok teks berjalan per kontak, jadi jika Anda menginginkan log yang disertai tanggal, tambahkan tanggal secara manual di awal setiap entri.

Status #

Setiap kontak memiliki lencana Status yang menunjukkan posisi mereka dalam perjalanan mereka:

Klik lencana Status langsung di tabel kontak untuk mengubahnya secara inline — untuk status apa pun kecuali Spam, yang Anda tetapkan melalui tindakan massal Tandai sebagai spam (dan konfirmasinya) karena memiliki efek samping tambahan tersebut. Menghapus status spam tersedia dengan cara yang sama, sebagai Hapus tanda spam.

Menetapkan Kontak ke Anggota Tim #

Penugasan kepemilikan — memberikan kontak kepada satu rekan tim agar orang lain tidak membalas secara tidak sengaja — diatur dari layar Obrolan dan bukan dari halaman Kontak: buka percakapan dan gunakan kontrol penugasan di sana. Lihat Antarmuka Obrolan untuk panduan lengkapnya. Hanya pemilik akun dan pengguna dengan izin yang tepat yang dapat mengubah penugasan.

Menggunakan Bidang Kustom dalam Siaran dan Templat #

Bidang kustom sangat berguna di dalam pesan keluar. Di mana pun Anda dapat menulis pesan — pesan siaran, templat WhatsApp, instruksi Agen AI — Anda dapat menyisipkan placeholder seperti:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Saat pesan dikirim, {{first_name}} dan {{company}} akan diganti dengan nilai dari setiap kontak. Jika kontak tidak memiliki kolom tersebut, placeholder akan dibiarkan kosong.

Beberapa tips:

• Gunakan nama huruf kecil dengan gaya garis bawah — placeholder harus sama persis dengan nama bidang ({{company}}, bukan {{Company}}).
• Bidang bawaan juga berfungsi — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}}, dan {{phone_number}} berfungsi tanpa perlu mengaturnya sebagai bidang kustom.
• Kombinasikan dengan Catatan — untuk baris yang dipersonalisasi AI, gunakan {{personal_context|your instruction}} alih-alih bidang kustom tetap; AI akan menulis sesuatu yang baru berdasarkan Catatan kontak.
• Anda tidak dapat menghapus bidang yang sedang digunakan — jika templat menggunakan {{company}}, sistem akan memblokir penghapusan company sampai Anda menghapusnya dari templat tersebut.

Butuh Bantuan? #

Aturan praktis yang baik untuk menentukan apa yang diletakkan di mana:

• Fakta singkat dan terstruktur yang akan Anda gunakan untuk memfilter atau menggabungkan → bidang kustom.
• Paragraf konteks untuk dibaca oleh AI atau tim Anda → Catatan.
• Siapa yang memiliki percakapan → penanggung jawab, diatur dari Obrolan.

Masih bingung? Hubungi dukungan dan kami akan membantu Anda mengaturnya.

Langkah Selanjutnya #

• Menambahkan Kontak Baru — tambahkan kontak satu per satu, ditambah tur lengkap layar Kontak.
• Mengimpor Kontak dari File — masukkan spreadsheet.
• Antarmuka Obrolan — tempat penugasan kontak berada.