Bidang Kustom, Profil Prospek & Catatan #

Setiap kontak memiliki informasi dasar — nama, telepon, email, saluran. Namun, biasanya Anda mengetahui lebih banyak tentang orang yang Anda ajak bicara: perusahaan mereka, tanggal lahir, apa yang mereka beli terakhir kali, dari konferensi mana mereka berasal. Halaman ini membahas informasi tambahan yang dapat Anda lampirkan ke kontak, dan di mana setiap informasi tersebut disimpan.

Ikhtisar #

Jika Anda sudah menggunakan aplikasi ini untuk beberapa waktu: apa yang dulunya merupakan dua hal terpisah — “Profil Prospek” dalam bentuk panjang dan daftar Catatan bertanggal yang menumpuk — kini digabungkan menjadi satu kolom, yang diberi label Catatan pada catatan lengkap kontak. Tidak ada lagi log catatan terpisah dengan stempel waktu dan judul; semua yang ingin Anda tulis tentang kontak masuk ke dalam satu kotak ini. Lihat Catatan di bawah untuk mengetahui apa artinya dalam praktiknya.

Menentukan Bidang Kustom #

Bidang kustom dapat digunakan kembali di semua kontak Anda. Setelah Anda membuat bidang seperti company, bidang tersebut menjadi bagian dari skema akun Anda dan muncul di formulir edit setiap kontak.

Tipe bidang #

Setiap bidang kustom memiliki tipe, dan tipe tersebut menentukan apa yang dapat ditampung oleh bidang dan bagaimana cara memasukkannya — oleh Anda di aplikasi, melalui impor atau API, dan oleh AI saat menyimpan sesuatu yang dipelajarinya dalam obrolan:

Bidang bertipe divalidasi di mana pun ia ditulis: formulir kontak tidak akan menyimpan February 1st ke dalam bidang Tanggal, API akan menjawab dengan kesalahan yang menyebutkan nama bidang dan apa yang diharapkan, impor file akan melewati baris tersebut dan mencantumkannya di layar hasil, dan AI akan diberi tahu formatnya di awal dan mendapatkan koreksi jika masih mengirimkan sesuatu yang lain. Nilai yang tiba dalam bentuk yang dapat dikenali manusia akan dikonversi untuk Anda — 01/02/1990 menjadi 1990-02-01 mengikuti format tanggal akun Anda (hari-pertama atau bulan-pertama, dari Pengaturan → Akun), yes menjadi kotak centang yang dicentang, newsletter disimpan sebagai Newsletter jika itulah cara Anda mengeja opsi tersebut. Karena setiap tanggal disimpan dengan cara yang sama, “ulang tahun sebelum 1990-01-01” dalam daftar cerdas atau kondisi otomatisasi membandingkan tanggal yang sebenarnya alih-alih tiga ejaan untuk hari yang sama.

Membuat dan mengelola bidang #

1. Di bilah sisi kiri, klik Kontak.
2. Buka kontak mana pun dan klik Edit (atau klik Kontak baru).
3. Di bagian Bidang Kustom, ketik nama di Tambahkan bidang, pilih tipe-nya (Dropdown akan meminta opsi), dan klik Tambahkan. Bidang tersebut dibuat untuk seluruh akun dan langsung muncul di kontak ini.
4. Untuk mengubah tipe atau opsi bidang nanti, jangan ubah namanya — klik Kelola bidang di bagian yang sama. Pengelola akan mencantumkan setiap bidang dengan tipenya; pilih tipe baru, edit opsi dropdown, atau hapus bidang dari daftar.

Mengubah tipe akan mempertahankan nilai yang sudah ada apa adanya. Jika birthday berisi 1 Feb 1990 sebagai teks bebas sebelum Anda mengubahnya menjadi Tanggal, nilai tersebut akan tetap ada hingga saat berikutnya diedit (oleh Anda, API, atau AI), di mana nilai tersebut harus berupa tanggal yang valid. Tidak ada yang diubah secara otomatis di belakang layar. Untuk mengonversi nilai lama sekaligus, gunakan Normalisasi nilai yang ada di bawah ini.

Menormalisasi nilai yang ada #

Setelah Anda memberikan tipe pada suatu kolom, nilai lama akan tetap menggunakan ejaan saat disimpan. Kolom Tanggal masih bisa berisi 01/02/1990 pada satu kontak dan 1 February 1990 pada kontak lain, sedangkan daftar cerdas atau aturan tanggal otomatis hanya akan mencocokkan tanggal yang disimpan sebagai YYYY-MM-DD. Normalisasi nilai yang ada akan mengonversi semuanya sekaligus.

1. Buka Kelola kolom (lihat di atas). Setiap kolom Tanggal, Angka, Dropdown, dan Kotak centang memiliki tautan Normalisasi nilai yang ada di bawahnya. Kolom Teks tidak memilikinya, karena teks disimpan persis seperti yang ditulis.
2. Klik tautan tersebut. Belum ada yang berubah: aplikasi akan memeriksa kontak Anda dan memberi tahu berapa banyak nilai yang akan diubah, menampilkan satu contoh (contohnya "01/02/1990" becomes "1990-02-01"), serta mencantumkan nilai yang tidak dapat dibaca.
3. Klik Ubah N nilai untuk mengonversinya, atau Batal untuk membiarkan semuanya tetap seperti semula.

Hal yang perlu diketahui:

• Hanya nilai yang dapat dibaca sebagai tipe kolom tersebut yang akan diubah. Tanggal yang ditulis dengan garis miring mengikuti format tanggal akun Anda (hari lebih dulu atau bulan lebih dulu, dari Pengaturan → Akun). Nilai yang tidak dapat dibaca, seperti next spring di kolom Tanggal, akan dibiarkan apa adanya dan ditampilkan dalam daftar agar Anda dapat memperbaikinya secara manual pada kontak tersebut.
• Nilai yang sudah dalam format yang benar, serta nilai kosong, tidak akan diubah. Menjalankannya dua kali tidak akan menimbulkan masalah.
• Jika Anda baru saja mengubah tipe kolom, klik Simpan kolom terlebih dahulu. Tautan tersebut hanya muncul setelah tipe baru disimpan.
• Ini berfungsi pada semua kontak di akun yang sedang Anda gunakan. Pada pengaturan agensi, jalankan di dalam sub-akun yang memiliki kontak tersebut.
• Tindakan yang sama tersedia di API sebagai POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, dengan dry_run untuk pratinjau.

Menghapus bidang dari daftar akan menyembunyikannya dari formulir edit dan dari pemilih bidang AI; nilai yang sudah tersimpan pada kontak akan tetap ada, dan menambahkan nama yang sama kembali akan menampilkannya lagi. Untuk menghapus nilai bidang dari setiap kontak selamanya, gunakan panggilan Hapus bidang kustom pada API.

Aturan penamaan:

• Nama kolom harus menggunakan huruf kecil, angka, dan garis bawah saja, serta harus diawali dengan huruf atau garis bawah (contohnya lead_source, bukan Lead Source).
• Hanya huruf Inggris tanpa aksen — spasi, huruf kapital, dan karakter beraksen atau non-Latin akan ditolak. Meskipun akun Anda menggunakan bahasa lain, beri nama kolom cumpleanos atau birthday, bukan cumpleaños. Hanya nama yang dibatasi; nilai yang Anda simpan di dalamnya (dan opsi dropdown) dapat menggunakan bahasa apa pun.
• Satu akun dapat memiliki hingga 50 kolom kustom; satu dropdown dapat memiliki hingga 100 opsi.
• Pilih nama dengan hati-hati — setelah kolom digunakan dalam templat atau agen AI, Anda tidak dapat menghapusnya tanpa menghapus referensi tersebut terlebih dahulu.

Mengisi Bidang Kustom pada Kontak #

1. Di bilah sisi kiri, klik Kontak.
2. Klik baris kontak untuk membuka panel tampilan cepat, lalu klik Edit — atau klik Kontak baru untuk memulai kontak baru.
3. Pada formulir kontak, temukan bagian Kolom Kustom. Setiap kolom di akun Anda tercantum dengan kontrol yang sesuai dengan tipenya: kotak teks atau angka, pemilih tanggal, dropdown berisi opsi Anda, atau dropdown Ya/Tidak untuk kolom kotak centang.
4. Isi nilainya, lalu klik Simpan pada formulir untuk menyimpannya. Nilai yang tidak sesuai dengan tipe kolom akan langsung ditandai dan formulir tidak akan tersimpan sampai nilai tersebut diperbaiki.

Bidang yang sudah memiliki nilai akan muncul di panel tampilan cepat dan catatan kontak lengkap sebagai baris yang hanya dapat dibaca — untuk mengubah nilai, buka kembali Edit.

Menghapus nilai: setelah kolom berisi sesuatu, tanda × kecil akan muncul di dalam kotaknya pada formulir edit. Klik tanda tersebut untuk menghapus nilai itu hanya untuk kontak ini; kolom itu sendiri tetap ada di akun Anda dan di setiap kontak lainnya. Menghapus kolom dari setiap kontak dan skema akun Anda sepenuhnya masih belum dimungkinkan selama kolom tersebut direferensikan oleh templat atau agen AI.

Membiarkan AI Mengisi Kolom Kustom untuk Anda #

Agen AI Anda dapat menyimpan informasi langsung ke kolom kustom saat muncul dalam percakapan — seperti tanggal lahir, nama pasangan, kebutuhan diet, atau preferensi meja — sehingga Anda dapat menggunakannya nanti dalam siaran atau tindak lanjut. Fitur ini dinonaktifkan secara default, dan AI hanya akan menulis ke kolom yang telah Anda pilih secara eksplisit.

Dua hal harus dipenuhi, dan keduanya diperlukan — ini adalah alasan paling umum mengapa pengguna mendapati tidak ada data yang tersimpan:

1. Buat kolomnya terlebih dahulu. AI hanya dapat menulis ke dalam kolom yang sudah ada di akun Anda. Tambahkan kolom tersebut dari formulir edit kontak (lihat Mengisi Kolom Kustom pada Kontak di atas), atau langsung dari Agen di langkah 4 di bawah, yang merupakan cara cepat pada akun baru yang belum memiliki kontak — contohnya customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Ingat aturan penamaan: hanya huruf kecil, angka, dan garis bawah.

2. Berikan izin kepada Agen dan pilih kolomnya.

1. Klik AI Agents di bilah sisi dan buka Agen tersebut.
2. Buka tab AI abilities.
3. Di bawah Contact updates, aktifkan Allow AI to collect extra info.
4. Kartu berjudul Collect extra info during booking akan muncul, menampilkan daftar kolom kustom Anda. Aktifkan tombol di samping setiap kolom yang diizinkan untuk diisi oleh AI — membuat kolom saja tidak cukup, dan kolom apa pun yang tidak diaktifkan akan diabaikan secara diam-diam. Membutuhkan kolom yang tidak ada dalam daftar, atau belum memiliki kolom sama sekali? Klik Manage custom fields pada kartu yang sama, tambahkan kolom beserta jenisnya, lalu simpan: kolom tersebut akan langsung muncul di daftar dalam keadaan nonaktif, dan tersedia di setiap kontak setelahnya.
5. Klik Save, lalu Publish Agen tersebut. Perubahan akan tersimpan dalam draf sampai Anda memublikasikannya, jadi perubahan yang belum dipublikasikan tidak akan memengaruhi percakapan yang sedang berlangsung. Memublikasikan akan mendorong setiap perubahan draf yang tertunda menjadi aktif, bukan hanya perubahan ini saja, jadi periksa tab lainnya terlebih dahulu jika Anda telah melakukan pengeditan.

Hal yang perlu diketahui:

• AI diberi tahu tipe setiap bidang. Untuk bidang Tanggal, AI akan mengonversi apa pun yang dikatakan kontak (“el 1 de febrero del 90”) menjadi 1990-02-01 sebelum menyimpan; untuk Dropdown, AI hanya dapat memilih salah satu opsi Anda; untuk Kotak centang, AI menyimpan ya atau tidak. Jika AI masih mengirimkan sesuatu yang tidak sesuai, penyimpanan akan ditolak dengan format yang diharapkan dan AI akan bertanya lagi atau mengoreksi dirinya sendiri — nilai yang tidak dapat diurai tidak akan pernah masuk ke kontak.
• Ini berfungsi di sepanjang percakapan, bukan hanya saat pemesanan. Meskipun kata-katanya merujuk pada kartu — pemesanan adalah tempat fitur ini dimulai — AI menyimpan nilai saat kontak menyebutkannya, terlepas dari apakah ada janji temu yang terlibat atau tidak. Anda tidak perlu mengaktifkan pemesanan sama sekali.
• Setiap bidang dapat ditandai wajib. Wajib hanya berarti “harus dikumpulkan sebelum AI mengonfirmasi janji temu” — ini tidak pernah menghalangi percakapan normal, dan tidak melakukan apa pun pada Agen yang tidak menerima pemesanan.
• AI yang mengatakan “mencatat” sesuatu tidak sama dengan menyimpannya. Jika bidang tidak dibuat dan diaktifkan, AI mungkin masih membalas dengan sopan bahwa ia telah mencatatnya, tetapi tidak ada yang masuk ke kontak. Periksa catatan kontak untuk memastikan nilai benar-benar tersimpan.
• Beri tahu Agen kapan harus bertanya. Dalam instruksi Agen, jelaskan kapan setiap bidang berlaku (“jika tamu menyebutkan alergi atau diet, simpan ke dietary_notes”). AI membaca itu dalam bahasa yang lugas, jadi ia tidak akan menginterogasi semua orang dengan daftar yang sama.
• Tidak ada pengisian data mundur. Hanya percakapan sejak saat Anda memublikasikan yang akan ditangkap — detail yang sudah disebutkan dalam obrolan masa lalu tidak akan diisi secara retroaktif.
• Siapkan ini di akun yang memiliki kontak tersebut. Bidang kustom milik satu akun, jadi pada pengaturan agensi, buatlah di dalam sub-akun yang Agen-nya melakukan percakapan, bukan di akun agensi induk.
• Catatan bentuk bebas juga termasuk dalam bidang. AI percakapan tidak dapat menulis ke dalam kotak Profil prospek / Catatan kontak (lihat di bawah) — kotak itu untuk Anda dan tim Anda, meskipun Otomatisasi dan API dapat menulisnya. Jika Anda ingin AI merekam sesuatu seperti “meminta hidangan bebas gluten”, jadikan itu bidang kustom seperti dietary_notes.

Apa yang Dapat Dibaca AI Selama Percakapan #

Jika Anda sedang menentukan di mana suatu informasi harus disimpan agar AI dapat menindaklanjutinya saat mengobrol, inilah perbedaan yang penting:

• Bidang kustom: AI membacanya pada setiap balasan. Semua nilai bidang kustom kontak tersedia bagi AI sepanjang percakapan — terlepas dari bagaimana bidang tersebut diisi (oleh Anda, oleh AI sebelumnya, melalui impor, atau API). Jadi, aturan dalam instruksi Agen Anda seperti “sapa pelanggan yang kembali dengan preferred_barber mereka” akan berfungsi, karena AI dapat melihat nilainya pada saat itu.
• Tag: AI tidak melihatnya saat mengobrol. Penandaan berjalan sebagai langkah terpisah setelah balasan AI dikirim — AI menerapkan tag berdasarkan deskripsi Anda, tetapi AI tidak diperlihatkan tag apa yang sudah dimiliki kontak selama percakapan. Instruksi seperti “jika kontak memiliki tag VIP, tawarkan diskon” tidak akan berfungsi.

Aturan praktisnya: apa pun yang harus dibaca dan ditindaklanjuti oleh AI di tengah percakapan harus dimasukkan ke dalam bidang kustom. Tag digunakan untuk segala hal yang terjadi di luar percakapan — memfilter dan mensegmentasi kontak, menargetkan siaran, dan memicu webhook tag ke sistem Anda yang lain saat AI menerapkannya.

Memuat Bidang Kustom Secara Massal #

Panduan impor memetakan kolom spreadsheet langsung ke bidang kustom. Kolom yang judulnya adalah nama bidang (huruf besar dan aksen tidak masalah) akan dicocokkan untuk Anda, kolom lain dapat diarahkan ke bidang secara manual, dan Bidang kustom baru membuat bidang dari kolom selama proses impor.

Menambahkan kontak baru? Letakkan satu kolom per bidang kustom di file Anda dan impor. Kontak baru akan tiba dengan bidang-bidang tersebut sudah terisi.

Mengisi kontak yang sudah Anda miliki?

1. Ekspor kontak Anda: ekspor CSV kontak memiliki satu kolom per bidang kustom.
2. Isi nilai di spreadsheet Anda. Biarkan kolom nomor telepon seperti apa adanya, karena itulah cara kontak dicocokkan.
3. Impor file dengan Perbarui kontak yang ada diaktifkan pada langkah Tinjauan. Setiap baris hanya memperbarui bidang kustom yang memiliki nilai di dalam file; sel kosong akan membiarkan nilai saat ini tetap apa adanya.

Titik akhir impor kontak massal API menerima nilai yang sama seperti objek custom_fields pada setiap catatan, jika Anda lebih suka melakukannya dari alat Anda sendiri (lihat Akses API).

Catatan (= Profil Prospek) #

Pada catatan lengkap kontak (klik Buka catatan lengkap dari panel tampilan cepat), panel Catatan adalah kotak teks bebas tunggal — kolom dasar yang sama juga disebut sebagai “Profil Prospek” di tempat lain. Dalam formulir Edit kontak, kotak yang sama diberi label Profil prospek, yang dijelaskan sebagai “Catatan internal tentang kontak ini”, jadi jangan mencari kolom kedua. Tulis apa pun yang relevan dengan percakapan: jenis bisnis, masalah yang dihadapi, ukuran perusahaan, aktivitas terbaru, apa pun yang membantu mempersonalisasi penjangkauan.

Bagaimana AI menggunakannya: dalam templat pesan — pesan siaran, tindak lanjut, instruksi Agen AI — Anda dapat menyertakan placeholder seperti {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Saat templat tersebut dikirim ke kontak tertentu, AI akan membaca Catatan mereka dan menulis baris yang dipersonalisasi menggunakan apa yang ada di sana. Jika kontak tidak memiliki Catatan, placeholder tersebut cukup dihapus dari pesan.

AI tidak menulis ini untuk Anda — Anda atau tim Anda yang mengisinya. Anggap ini sebagai lembar contekan yang Anda inginkan untuk dibaca oleh perwakilan penjualan sebelum menelepon. Jika Anda ingin AI sendiri merekam sesuatu yang dipelajarinya dalam percakapan, gunakan kolom kustom sebagai gantinya — lihat Membiarkan AI Mengisi Kolom Kustom untuk Anda.

Proses penyuntingan sangat mudah: ketik di dalam kotak, lalu klik Simpan catatan (atau Buang untuk menghapus perubahan yang belum disimpan). Tidak ada judul atau tanggal terpisah untuk setiap entri — ini adalah satu blok teks berjalan per kontak, jadi jika Anda menginginkan log yang disertai tanggal, tambahkan tanggal secara manual di awal setiap entri.

Di samping Catatan, panel samping kontak di Obrolan memiliki bagian Riset. Bagian ini menampilkan ringkasan yang ditulis Agen secara otomatis saat Riset kontak baru sebelum balasan pertama diaktifkan, serta tombol Riset sekarang untuk menjalankannya atau menyegarkannya secara manual.

Status #

Setiap kontak memiliki lencana Status yang menunjukkan posisi mereka dalam perjalanan mereka:

Klik lencana Status langsung di tabel kontak untuk mengubahnya secara inline — untuk status apa pun kecuali Spam, yang Anda tetapkan melalui tindakan massal Tandai sebagai spam (dan konfirmasinya) karena memiliki efek samping tambahan tersebut. Menghapus status spam tersedia dengan cara yang sama, sebagai Hapus tanda spam.

Menetapkan Kontak ke Anggota Tim #

Penugasan kepemilikan — memberikan kontak kepada satu rekan tim agar orang lain tidak membalas secara tidak sengaja — diatur dari layar Obrolan dan bukan dari halaman Kontak: buka percakapan dan gunakan kontrol penugasan di sana. Lihat Antarmuka Obrolan untuk panduan lengkapnya. Hanya pemilik akun dan pengguna dengan izin yang tepat yang dapat mengubah penugasan.

Menggunakan Bidang Kustom dalam Siaran dan Templat #

Bidang kustom sangat berguna di dalam pesan keluar. Di mana pun Anda dapat menulis pesan — pesan siaran, templat WhatsApp, instruksi Agen AI — Anda dapat menyisipkan placeholder seperti:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Saat pesan dikirim, {{first_name}} dan {{company}} akan diganti dengan nilai dari setiap kontak. Jika kontak tidak memiliki kolom tersebut, placeholder akan dibiarkan kosong.

Beberapa tips:

• Gunakan nama huruf kecil dengan gaya garis bawah — placeholder harus sama persis dengan nama bidang ({{company}}, bukan {{Company}}).
• Bidang bertipe ditampilkan seperti cara Anda menulisnya — bidang Tanggal muncul dalam format tanggal akun Anda (01/02/1990 atau 02/01/1990, per Pengaturan → Akun), Kotak centang sebagai Yes atau No, Dropdown sebagai kata-kata yang tepat dari opsi tersebut.
• Bidang bawaan juga berfungsi — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}}, dan {{phone_number}} berfungsi tanpa perlu mengaturnya sebagai bidang kustom.
• Kombinasikan dengan Catatan — untuk baris yang dipersonalisasi AI, gunakan {{personal_context|your instruction}} alih-alih bidang kustom tetap; AI akan menulis sesuatu yang baru berdasarkan Catatan kontak.
• Anda tidak dapat menghapus bidang yang sedang digunakan — jika templat menggunakan {{company}}, sistem akan memblokir penghapusan company sampai Anda menghapusnya dari templat tersebut.

Butuh Bantuan? #

Aturan praktis yang baik untuk menentukan apa yang diletakkan di mana:

• Fakta singkat dan terstruktur yang akan Anda gunakan untuk memfilter atau menggabungkan → bidang kustom.
• Paragraf konteks untuk dibaca oleh AI atau tim Anda → Catatan.
• Siapa yang memiliki percakapan → penanggung jawab, diatur dari Obrolan.

Masih bingung? Hubungi dukungan dan kami akan membantu Anda mengaturnya.

Langkah Selanjutnya #

• Menambahkan Kontak Baru — tambahkan kontak satu per satu, ditambah tur lengkap layar Kontak.
• Mengimpor Kontak dari File — masukkan spreadsheet.
• Antarmuka Obrolan — tempat penugasan kontak berada.