Trường tùy chỉnh, Hồ sơ khách hàng tiềm năng & Ghi chú #

Mỗi liên hệ đều có các thông tin cơ bản — tên, số điện thoại, email, kênh liên lạc. Nhưng bạn thường biết nhiều hơn thế về những người mà bạn trò chuyện cùng: công ty của họ, ngày sinh, lần mua hàng gần nhất, hoặc họ đến từ hội nghị nào. Trang này bao gồm các thông tin bổ sung mà bạn có thể đính kèm vào một liên hệ và vị trí lưu trữ của từng loại thông tin đó.

Tổng quan #

Nếu bạn đã sử dụng ứng dụng một thời gian: những gì từng là hai mục riêng biệt — “Hồ sơ khách hàng tiềm năng” (Lead Profile) dạng dài và danh sách các Ghi chú có ngày tháng — giờ đây đã được hợp nhất thành một trường duy nhất, được gắn nhãn là Ghi chú (Notes) trên hồ sơ đầy đủ của liên hệ. Không còn nhật ký ghi chú có dấu thời gian và tiêu đề riêng biệt nữa; mọi thứ bạn viết về một liên hệ đều nằm trong ô này. Xem phần Ghi chú bên dưới để biết điều đó có ý nghĩa gì trong thực tế.

Xác định các trường tùy chỉnh #

Các trường tùy chỉnh có thể tái sử dụng cho tất cả các liên hệ của bạn. Khi bạn tạo một trường như company, nó sẽ trở thành một phần trong lược đồ tài khoản của bạn và xuất hiện dưới dạng gợi ý mỗi khi bạn chỉnh sửa một liên hệ khác.

Loại trường: Các trường tùy chỉnh chỉ là văn bản tự do — không có loại danh sách thả xuống, nút radio hoặc trắc nghiệm. Nếu bạn muốn một trường chỉ chứa một trong số ít các giá trị cố định (như nguồn khách hàng tiềm năng là “Bản tin”, “Giới thiệu” hoặc “Quảng cáo”), hãy nhập cùng một giá trị một cách nhất quán hoặc điền hàng loạt thông qua việc xuất/nhập tệp bảng tính để mọi liên hệ đều sử dụng chính xác cách diễn đạt mà bạn muốn.

Quy tắc đặt tên:

• Tên trường chỉ được sử dụng chữ cái thường, số và dấu gạch dưới, và phải bắt đầu bằng một chữ cái hoặc dấu gạch dưới (ví dụ: lead_source, không phải Lead Source).
• Chỉ sử dụng các chữ cái tiếng Anh không dấu — dấu cách, chữ in hoa và các ký tự có dấu hoặc không phải ký tự Latinh sẽ bị từ chối. Ngay cả khi tài khoản của bạn đang sử dụng ngôn ngữ khác, hãy đặt tên trường là cumpleanos hoặc birthday, không phải cumpleaños. Chỉ tên trường là bị hạn chế; giá trị bạn lưu trong đó có thể bằng bất kỳ ngôn ngữ nào.
• Một tài khoản có thể có tối đa 50 trường tùy chỉnh.
• Hãy chọn tên cẩn thận — một khi trường đã được sử dụng trong mẫu hoặc chiến dịch, bạn không thể xóa nó nếu chưa xóa các tham chiếu đó trước.

Điền thông tin vào các trường tùy chỉnh trên một liên hệ #

1. Ở thanh bên trái, nhấp vào Danh bạ.
2. Nhấp vào hàng của một liên hệ để mở bảng xem nhanh, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa — hoặc nhấp vào Liên hệ mới để bắt đầu một liên hệ mới.
3. Trong biểu mẫu liên hệ, tìm phần Trường tùy chỉnh.
4. Nhập tên vào Thêm trường (tên trường hiện có sẽ xuất hiện dưới dạng gợi ý — nhấp vào một tên để sử dụng lại), nhấp vào Thêm, sau đó nhập giá trị.
5. Nhấp vào Lưu trên biểu mẫu để lưu lại.

Các trường đã có giá trị sẽ hiển thị trên bảng xem nhanh và hồ sơ liên hệ đầy đủ dưới dạng các hàng chỉ đọc — để thay đổi giá trị, hãy mở lại Chỉnh sửa.

Xóa một trường khỏi biểu mẫu chỉnh sửa sẽ xóa giá trị đó khỏi liên hệ. Việc xóa hoàn toàn một trường khỏi mọi liên hệ và lược đồ tài khoản của bạn vẫn chưa thể thực hiện được khi nó đang được tham chiếu bởi một mẫu hoặc chiến dịch.

Để AI tự động điền các trường tùy chỉnh cho bạn #

AI Agent của bạn có thể lưu thông tin trực tiếp vào các trường tùy chỉnh ngay khi thông tin đó xuất hiện trong cuộc trò chuyện — ngày sinh, tên đối tác, yêu cầu chế độ ăn uống, sở thích về bàn ăn — để bạn có thể sử dụng sau này trong chương trình phát sóng hoặc tin nhắn tiếp theo. Tính năng này mặc định bị tắt và nó chỉ ghi vào các trường mà bạn đã chọn một cách rõ ràng.

Cần phải có hai điều kiện và cả hai đều cần thiết — đây là lý do phổ biến nhất khiến mọi người thấy không có gì được lưu lại:

1. Tạo các trường trước. AI chỉ có thể ghi vào các trường đã tồn tại trong tài khoản của bạn. Hãy thêm chúng theo cách thông thường (xem Điền vào các trường tùy chỉnh trên một liên hệ ở trên) — ví dụ: customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Hãy nhớ các quy tắc đặt tên: chỉ sử dụng chữ cái thường, số và dấu gạch dưới.

2. Cấp quyền cho Agent và chọn các trường.

1. Nhấp vào AI Agents ở thanh bên và mở Agent.
2. Đi tới tab Khả năng của AI.
3. Trong phần Cập nhật liên hệ, bật Cho phép AI thu thập thông tin bổ sung.
4. Một thẻ có tiêu đề Thu thập thông tin bổ sung trong khi đặt lịch sẽ xuất hiện, liệt kê các trường tùy chỉnh của bạn. Bật công tắc bên cạnh mỗi trường mà AI được phép điền vào — việc tạo trường thôi là chưa đủ, và bất kỳ trường nào bị bỏ qua sẽ bị lờ đi một cách âm thầm. (Nếu thẻ thông báo bạn chưa có trường tùy chỉnh nào, hãy quay lại và tạo chúng trước.)
5. Nhấp vào Lưu, sau đó Xuất bản Agent. Các thay đổi sẽ nằm trong bản nháp cho đến khi bạn xuất bản, vì vậy một thay đổi chưa xuất bản sẽ không ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện trực tiếp. Việc xuất bản sẽ đẩy mọi thay đổi trong bản nháp đang chờ xử lý lên trực tiếp, không chỉ thay đổi này, vì vậy hãy xem qua các tab khác trước nếu bạn đã thực hiện chỉnh sửa.

Cần biết:

• Tính năng này hoạt động trong suốt cuộc trò chuyện, không chỉ khi đặt lịch. Mặc dù cách diễn đạt của thẻ là về đặt lịch — đây là nơi tính năng này bắt đầu — AI sẽ lưu giá trị ngay khi liên hệ đề cập đến nó, bất kể có liên quan đến cuộc hẹn hay không. Bạn không cần phải bật tính năng đặt lịch.
• Mỗi trường có thể được đánh dấu là bắt buộc. Bắt buộc chỉ có nghĩa là “phải được thu thập trước khi AI xác nhận cuộc hẹn” — nó không bao giờ chặn một cuộc trò chuyện bình thường và không có tác dụng gì trên một Agent không nhận đặt lịch.
• Việc AI nói rằng nó đã “ghi chú” điều gì đó không giống như việc lưu nó. Nếu trường chưa được tạo và bật, AI vẫn có thể trả lời lịch sự rằng nó đã ghi chú, nhưng không có gì được lưu vào liên hệ. Hãy kiểm tra hồ sơ liên hệ để xác nhận giá trị đã thực sự được lưu.
• Cho Agent biết khi nào cần hỏi. Trong hướng dẫn của Agent, hãy mô tả khi nào mỗi trường được áp dụng (“nếu khách đề cập đến dị ứng hoặc chế độ ăn uống, hãy lưu vào dietary_notes”). AI đọc điều đó bằng ngôn ngữ thông thường, vì vậy nó sẽ không thẩm vấn mọi người bằng cùng một danh sách.
• Không có dữ liệu nào được điền ngược lại. Chỉ các cuộc trò chuyện từ thời điểm bạn xuất bản mới được ghi lại — các chi tiết đã được đề cập trong các cuộc trò chuyện trước đó sẽ không được điền hồi tố.
• Thiết lập điều này trên tài khoản sở hữu các liên hệ. Các trường tùy chỉnh thuộc về một tài khoản duy nhất, vì vậy đối với thiết lập đại lý, hãy tạo chúng bên trong tài khoản phụ nơi Agent đang thực hiện cuộc trò chuyện, không phải trên tài khoản đại lý mẹ.
• Các ghi chú dạng tự do cũng thuộc về một trường. AI trò chuyện không thể ghi vào hộp Hồ sơ khách hàng tiềm năng / Ghi chú của liên hệ (xem bên dưới) — hộp đó dành cho bạn và nhóm của bạn, mặc dù Tự động hóa và API có thể ghi vào đó. Nếu bạn muốn chính AI ghi lại điều gì đó như “đã hỏi về món ăn không chứa gluten”, hãy biến nó thành một trường tùy chỉnh như dietary_notes.

AI có thể đọc được gì trong cuộc trò chuyện #

Nếu bạn đang quyết định xem thông tin nên được lưu trữ ở đâu để AI có thể xử lý trong khi trò chuyện, thì đây là sự khác biệt quan trọng:

• Trường tùy chỉnh: AI đọc các trường này trong mỗi lần phản hồi. Tất cả các giá trị trường tùy chỉnh của liên hệ đều khả dụng với AI trong suốt cuộc trò chuyện — bất kể trường đó được điền như thế nào (bởi bạn, bởi AI trước đó, thông qua nhập dữ liệu hoặc API). Vì vậy, một quy tắc trong hướng dẫn của Tác nhân như “chào đón khách hàng quay lại bằng preferred_barber của họ” sẽ hoạt động, vì AI có thể thấy giá trị đó tại thời điểm đó.
• Thẻ: AI không thấy các thẻ này trong khi trò chuyện. Việc gắn thẻ diễn ra như một bước riêng biệt sau khi phản hồi của AI được gửi đi — AI áp dụng các thẻ dựa trên mô tả của bạn, nhưng nó không được hiển thị những thẻ nào mà một liên hệ đã có trong cuộc trò chuyện. Các hướng dẫn như “nếu liên hệ có thẻ VIP, hãy cung cấp mã giảm giá” sẽ không hoạt động.

Quy tắc chung: bất cứ điều gì AI cần đọc và xử lý trong khi trò chuyện đều nên nằm trong trường tùy chỉnh. Thẻ dành cho mọi thứ diễn ra xung quanh cuộc trò chuyện — lọc và phân đoạn liên hệ, nhắm mục tiêu gửi tin nhắn hàng loạt và kích hoạt webhook thẻ vào các hệ thống khác của bạn ngay khi AI áp dụng một thẻ.

Tải lên hàng loạt các trường tùy chỉnh #

Trình hướng dẫn nhập liệu chỉ nhận diện các cột first name (tên), last name (họ), phone (số điện thoại), email, tags (thẻ) và notes (ghi chú) — không có bước “ánh xạ cột bảng tính này vào trường tùy chỉnh” (ngược lại, các thẻ sẽ được nhập dưới dạng thẻ thực). Để tải hàng loạt giá trị trường tùy chỉnh hiện nay, hãy sử dụng API — phương thức bạn chọn phụ thuộc vào việc các liên hệ đã tồn tại hay chưa.

Bạn đang thêm liên hệ mới? Điểm cuối nhập liên hệ hàng loạt của API cho phép nhận các giá trị trường tùy chỉnh ngay trong cùng một lệnh gọi, vì vậy bạn không cần thực hiện bước thứ hai. Hãy bao gồm một đối tượng custom_fields trên mỗi bản ghi cùng với tên, số điện thoại và email, các liên hệ sẽ được thêm vào với các trường tùy chỉnh đã được điền sẵn. Định dạng yêu cầu được ghi lại trong phần Contacts (Liên hệ) của tài liệu tham khảo API.

Bạn đang điền thông tin cho các liên hệ đã có sẵn?

1. Liệt kê các liên hệ của bạn thông qua API để lấy ID của từng liên hệ. Bản xuất CSV không bao gồm cột ID liên hệ hoặc bất kỳ cột trường tùy chỉnh nào. Xem API Access để biết cách lấy khóa và gọi điểm cuối.
2. Điền các giá trị vào bảng tính của bạn.
3. Sử dụng điểm cuối cập nhật liên hệ của API (xem API Access) để ghi lại thông tin cho từng liên hệ, vì bản thân trình hướng dẫn nhập liệu chưa có tính năng ánh xạ cột trường tùy chỉnh. Mỗi lần cập nhật chỉ tác động đến các khóa bạn gửi — bất kỳ trường tùy chỉnh nào bạn bỏ qua sẽ giữ nguyên giá trị hiện tại của chúng.

Ghi chú (= Hồ sơ khách hàng tiềm năng) #

Trên hồ sơ đầy đủ của liên hệ (nhấp vào Mở hồ sơ đầy đủ từ bảng xem nhanh), bảng Ghi chú là một hộp văn bản tự do duy nhất — cùng một trường cơ bản cũng được gọi là “Hồ sơ khách hàng tiềm năng” ở những nơi khác. Trong biểu mẫu Chỉnh sửa của liên hệ, cùng một hộp đó được dán nhãn Hồ sơ khách hàng tiềm năng, được mô tả là “Ghi chú nội bộ về liên hệ này”, vì vậy đừng đi tìm trường thứ hai. Hãy viết bất cứ điều gì liên quan đến cuộc trò chuyện: loại hình kinh doanh, điểm khó khăn, quy mô công ty, hoạt động gần đây, bất cứ điều gì giúp cá nhân hóa việc tiếp cận.

Cách AI sử dụng thông tin này: trong một mẫu tin nhắn — tin nhắn phát sóng, tin nhắn theo dõi, hướng dẫn của Tác nhân AI — bạn có thể bao gồm một trình giữ chỗ như {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Khi mẫu đó được gửi đến một liên hệ cụ thể, AI sẽ đọc Ghi chú của họ và viết một dòng cá nhân hóa bằng cách sử dụng thông tin đó. Nếu một liên hệ không có Ghi chú, trình giữ chỗ sẽ chỉ đơn giản là bị xóa khỏi tin nhắn.

AI không tự viết điều này cho bạn — bạn hoặc nhóm của bạn phải điền vào. Hãy coi đó là tờ ghi chú mà bạn muốn nhân viên bán hàng đọc trước khi nhấc điện thoại lên. Nếu bạn muốn chính AI ghi lại những gì nó học được trong cuộc trò chuyện, hãy sử dụng trường tùy chỉnh thay thế — xem Để AI tự động điền các trường tùy chỉnh cho bạn.

Việc chỉnh sửa rất đơn giản: nhập nội dung vào ô, sau đó nhấp vào Lưu ghi chú (hoặc Hủy để bỏ các thay đổi chưa lưu). Mỗi mục nhập không có tiêu đề hoặc ngày tháng riêng biệt — đó là một khối văn bản chạy liên tục cho mỗi liên hệ, vì vậy nếu bạn muốn có nhật ký theo ngày, hãy tự thêm ngày vào trước mỗi nội dung bổ sung.

Trạng thái #

Mỗi liên hệ đều có huy hiệu Trạng thái hiển thị vị trí của họ trong hành trình khách hàng:

Nhấp trực tiếp vào huy hiệu Trạng thái trong bảng liên hệ để thay đổi ngay tại chỗ — áp dụng cho mọi trạng thái ngoại trừ Spam. Trạng thái Spam được thiết lập thông qua thao tác Đánh dấu là spam hàng loạt (và xác nhận của nó) vì nó có các tác dụng phụ bổ sung. Việc bỏ đánh dấu spam cũng được thực hiện theo cách tương tự, dưới dạng Bỏ đánh dấu là spam.

Gán liên hệ cho thành viên trong nhóm #

Phân công quyền sở hữu — giao một liên hệ cho một thành viên trong nhóm để những người khác không vô tình trả lời — được thiết lập từ màn hình Trò chuyện (Chats) thay vì trang Liên hệ: hãy mở cuộc trò chuyện và sử dụng công cụ điều khiển người được phân công ở đó. Xem Giao diện trò chuyện để biết hướng dẫn đầy đủ. Chỉ chủ sở hữu tài khoản và người dùng có quyền phù hợp mới có thể thay đổi phân công.

Sử dụng Trường tùy chỉnh trong Broadcast và Mẫu tin nhắn #

Các trường tùy chỉnh phát huy tác dụng trong các tin nhắn gửi đi. Bất cứ nơi nào bạn có thể viết tin nhắn — tin nhắn broadcast, mẫu WhatsApp, hướng dẫn cho AI Agent — bạn đều có thể chèn một trình giữ chỗ như:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Khi tin nhắn được gửi đi, {{first_name}} và {{company}} sẽ được thay thế bằng các giá trị từ mỗi liên hệ. Nếu một liên hệ không có trường đó, trình giữ chỗ sẽ bị để trống.

Một số mẹo:

• Sử dụng tên viết thường, kiểu gạch dưới — trình giữ chỗ phải khớp chính xác với tên trường ({{company}}, không phải {{Company}}).
• Các trường tích hợp sẵn cũng hoạt động — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} và {{phone_number}} hoạt động mà không cần thiết lập dưới dạng trường tùy chỉnh.
• Kết hợp với Ghi chú — đối với các dòng được cá nhân hóa bởi AI, hãy sử dụng {{personal_context|your instruction}} thay vì một trường tùy chỉnh cố định; AI sẽ viết nội dung mới dựa trên Ghi chú của liên hệ.
• Bạn không thể xóa trường đang được sử dụng — nếu một mẫu tin nhắn sử dụng {{company}}, hệ thống sẽ chặn việc xóa company cho đến khi bạn xóa nó khỏi các mẫu đó.

Cần trợ giúp? #

Một quy tắc chung để biết nội dung nào nên đặt ở đâu:

• Một thông tin ngắn gọn, có cấu trúc mà bạn sẽ lọc hoặc hợp nhất → trường tùy chỉnh.
• Một đoạn văn ngữ cảnh để AI hoặc nhóm của bạn đọc → Ghi chú.
• Ai sở hữu cuộc trò chuyện → người được phân công, được thiết lập từ mục Trò chuyện.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ và chúng tôi sẽ giúp bạn thiết lập.

Các bước tiếp theo #

• Thêm liên hệ mới — thêm từng liên hệ một, cùng với chuyến tham quan đầy đủ về màn hình Liên hệ.
• Nhập liên hệ từ tệp — nhập dữ liệu từ bảng tính.
• Giao diện trò chuyện — nơi quản lý việc phân công liên hệ.