Brugerdefinerede felter, lead-profil og noter #

Hver kontakt har det grundlæggende — navn, telefon, e-mail, kanal. Men du ved normalt meget mere om de personer, du taler med: deres virksomhed, deres fødselsdag, hvad de købte sidst, hvilken konference de kom fra. Denne side dækker de ekstra stykker information, du kan tilknytte en kontakt, og hvor hver enkelt findes.

Oversigt #

Hvis du har brugt appen i et stykke tid: det, der før var to separate ting — en “Lead-profil” i lang form og en stakliste med daterede noter — er nu slået sammen til ét felt, mærket Noter på kontaktens fulde profil. Der er ikke længere en separat tidsstemplet notelog med titler; alt, hvad du skriver om en kontakt, kommer i dette ene felt. Se Noter nedenfor for, hvad det betyder i praksis.

Definition af brugerdefinerede felter #

Brugerdefinerede felter kan genbruges på tværs af alle dine kontakter. Når du opretter et felt som company, bliver det en del af din kontos skema og vises som et forslag, hver gang du redigerer en anden kontakt.

Felt-type: Brugerdefinerede felter er kun fri tekst — der er ingen rullemenuer, radioknapper eller valgmuligheder. Hvis du vil have et felt til kun at indeholde én af få faste værdier (f.eks. en lead-kilde som “Nyhedsbrev”, “Henvisning” eller “Annonce”), skal du indtaste den samme værdi konsekvent eller masseudfylde den via en regnearkseksport/-import, så hver kontakt bruger præcis den ordlyd, du ønsker.

Navngivningsregler:

• Feltnavne må kun indeholde små bogstaver, tal og understregninger, og skal starte med et bogstav eller en understregning (for eksempel lead_source, ikke Lead Source).
• Kun engelske bogstaver uden accenter — mellemrum, store bogstaver og tegn med accenter eller ikke-latinske tegn afvises. Selvom resten af din konto er på et andet sprog, skal du navngive feltet cumpleanos eller birthday, ikke cumpleaños. Kun navnet er begrænset; den værdi, du gemmer i det, kan være på et hvilket som helst sprog.
• En konto kan have op til 50 brugerdefinerede felter.
• Vælg navnet med omhu — når et felt først er brugt i en skabelon eller kampagne, kan du ikke slette det uden først at fjerne disse referencer.

Udfyldning af brugerdefinerede felter på en kontakt #

1. Klik på Kontakter i venstre sidepanel.
2. Klik på en kontakts række for at åbne hurtigvisningspanelet, og klik derefter på Rediger — eller klik på Ny kontakt for at starte forfra.
3. Find sektionen Brugerdefinerede felter i kontaktformularen.
4. Skriv et navn i Tilføj et felt (eksisterende feltnavne vises som forslag — klik på et for at genbruge det), klik på Tilføj, og skriv derefter værdien.
5. Klik på Gem i formularen for at gemme det.

Felter, der allerede har en værdi, vises i hurtigvisningspanelet og på den fulde kontaktprofil som skrivebeskyttede rækker — for at ændre en værdi skal du åbne Rediger igen.

Sletning af et felt fra redigeringsformularen fjerner den værdi fra kontakten. Det er stadig ikke muligt at fjerne et felt fra alle kontakter og din kontos skema fuldstændigt, så længe det refereres af en skabelon eller kampagne.

Lad AI’en udfylde brugerdefinerede felter for dig #

Din AI-agent kan gemme oplysninger direkte i brugerdefinerede felter, efterhånden som de dukker op i samtalen — en fødselsdag, en partners navn, et kostbehov, en bordpræference — så du kan bruge dem senere i en udsendelse eller en opfølgning. Dette er slået fra som standard, og den skriver kun i felter, som du eksplicit har valgt.

To ting skal være på plads, og begge er nødvendige — dette er den mest almindelige årsag til, at folk oplever, at intet blev gemt:

1. Opret felterne først. AI’en kan kun skrive i felter, der allerede findes på din konto. Tilføj dem på den normale måde (se Udfyldelse af brugerdefinerede felter på en kontakt ovenfor) — for eksempel customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Husk navngivningsreglerne: kun små bogstaver, tal og understregninger.

2. Giv agenten tilladelse og vælg felterne.

1. Klik på AI-agenter i sidepanelet og åbn agenten.
2. Gå til fanen AI-evner.
3. Under Kontakt-opdateringer skal du slå Tillad AI at indsamle ekstra info til.
4. Et kort med titlen Indsaml ekstra info under booking vises med en liste over dine brugerdefinerede felter. Slå kontakten til ud for hvert felt, som AI’en må udfylde — det er ikke nok bare at oprette et felt, og ethvert felt, der ikke er slået til, ignoreres uden varsel. (Hvis kortet siger, at du ikke har nogen brugerdefinerede felter endnu, skal du gå tilbage og oprette dem først.)
5. Klik på Gem, og derefter Udgiv agenten. Ændringer forbliver i kladde, indtil du udgiver, så en ikke-udgivet ændring påvirker ikke live-samtaler. Udgivelse skubber alle ventende kladdeændringer live, ikke kun denne, så kig hurtigt på de andre faner først, hvis du har redigeret.

Godt at vide:

• Det virker gennem hele samtalen, ikke kun ved booking. På trods af kortets ordlyd — bookinger var der, hvor funktionen startede — gemmer AI’en en værdi i det øjeblik, kontakten nævner den, uanset om en aftale er involveret eller ej. Du behøver slet ikke at have bookinger slået til.
• Hvert felt kan markeres som påkrævet. Påkrævet betyder kun “skal indsamles, før AI’en bekræfter en aftale” — det blokerer aldrig en normal samtale, og det gør intet på en agent, der ikke tager imod bookinger.
• At AI’en siger, den har “noteret” noget, er ikke det samme som at gemme det. Hvis feltet ikke er oprettet og slået til, kan AI’en stadig svare høfligt, at den har taget notits af det, men intet lander på kontakten. Tjek kontaktens post for at bekræfte, at en værdi faktisk blev gemt.
• Fortæl agenten, hvornår den skal spørge. Beskriv i agentens instruktioner, hvornår hvert felt gælder (“hvis gæsten nævner en allergi eller diæt, gem det i dietary_notes”). AI’en læser det i almindeligt sprog, så den vil ikke udspørge alle med den samme liste.
• Intet bliver udfyldt bagudrettet. Kun samtaler fra det øjeblik, du udgiver, bliver fanget — detaljer, der allerede er nævnt i tidligere chats, bliver ikke udfyldt med tilbagevirkende kraft.
• Opsæt dette på den konto, der ejer kontakterne. Brugerdefinerede felter tilhører en enkelt konto, så i en bureauopsætning skal du oprette dem inde i den underkonto, hvis agent fører samtalen, ikke på moderbureauets konto.
• Frie noter hører også til i et felt. Den konverserende AI kan ikke skrive i en kontakts Lead-profil / Noter-boks (se nedenfor) — den er til dig og dit team, selvom Automatiseringer og API’en kan skrive i den. Hvis du vil have, at AI’en selv skal notere noget som “spurgte efter en glutenfri ret”, så gør det til et brugerdefineret felt som f.eks. dietary_notes.

Hvad AI’en kan læse under en samtale #

Hvis du skal beslutte, hvor en oplysning skal placeres, for at AI’en kan handle ud fra den under chatten, er dette forskellen, der betyder noget:

• Brugerdefinerede felter: AI’en læser dem ved hvert svar. Alle en kontakts værdier i brugerdefinerede felter er tilgængelige for AI’en gennem hele samtalen – uanset hvordan feltet blev udfyldt (af dig, af AI’en tidligere, via en import eller API’en). Derfor virker en regel i din agents instruktioner som “hils tilbagevendende kunder med deres preferred_barber”, fordi AI’en kan se værdien i det øjeblik.
• Tags: AI’en ser dem ikke under chatten. Tagging kører som et separat trin, efter at AI’ens svar er sendt – AI’en tilføjer tags baseret på dine beskrivelser, men den får ikke vist, hvilke tags en kontakt allerede har under samtalen. Instruktioner som “hvis kontakten har VIP-tagget, så tilbyd rabatten” vil ikke virke.

Tommelfingerregel: Alt, hvad AI’en skal læse og handle ud fra midt i en samtale, skal placeres i et brugerdefineret felt. Tags er til alt det, der sker omkring samtalen – filtrering og segmentering af kontakter, målretning af udsendelser og aktivering af tag-webhooks i dine andre systemer i det øjeblik, AI’en tilføjer et tag.

Masseindlæsning af brugerdefinerede felter #

Importguiden for kolonnemapping genkender kun fornavn, efternavn, telefon, e-mail, tags og noter — der er ikke et trin til at “mappe denne regnearkskolonne til et brugerdefineret felt” (tags importeres derimod som rigtige tags). For at masseindlæse værdier for brugerdefinerede felter i dag skal du bruge API’et — hvilken rute du vælger, afhænger af, om kontakterne allerede eksisterer.

Tilføjer du helt nye kontakter? API’ets slutpunkt for masseimport af kontakter tager imod værdier for brugerdefinerede felter direkte i det samme kald, så du behøver ikke en ekstra gennemgang. Inkluder et custom_fields-objekt på hver post sammen med navn, telefon og e-mail, så ankommer kontakterne med deres brugerdefinerede felter allerede udfyldt. Anmodningsformatet er dokumenteret i sektionen Kontakter i API-referencen.

Udfylder du kontakter, du allerede har?

1. List dine kontakter via API’et for at få hver kontakts ID. CSV-eksporten indeholder ikke en kolonne med kontakt-ID eller kolonner til brugerdefinerede felter. Se API-adgang for at få en nøgle og kalde slutpunktet.
2. Udfyld værdierne i dit regneark.
3. Brug API’ets slutpunkt til opdatering af kontakter (se API-adgang) til at skrive dem tilbage pr. kontakt, da selve importguiden endnu ikke har en kolonnemapping til brugerdefinerede felter. Hver opdatering rører kun de nøgler, du sender — alle brugerdefinerede felter, du udelader, beholder deres nuværende værdier.

Noter (= Lead-profil) #

På en kontakts fulde post (klik på Åbn fuld post fra hurtigvisningspanelet) er Noter-panelet en enkelt boks til fri tekst — det samme underliggende felt, der andre steder omtales som “Lead-profil”. I kontaktens Rediger-formular er den samme boks mærket Lead-profil, beskrevet som “Interne noter om denne kontakt”, så led ikke efter et andet felt. Skriv alt, hvad der er relevant for samtalen: virksomhedstype, smertepunkter, virksomhedsstørrelse, nylig aktivitet, alt hvad der hjælper med at gøre outreach personlig.

Hvordan AI’en bruger det: I en meddelelsesskabelon — en udsendelse, en opfølgning, en AI-agents instruktioner — kan du indsætte en pladsholder som {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Når skabelonen sendes til en specifik kontakt, læser AI’en deres noter og skriver en personlig linje ved hjælp af det, der står der. Hvis en kontakt ikke har nogen noter, fjernes pladsholderen blot fra meddelelsen.

AI’en skriver ikke dette for dig — du eller dit team udfylder det. Tænk på det som det snydeark, du gerne vil have, at en sælger læser, før vedkommende tager telefonen. Hvis du vil have, at AI’en selv skal notere noget, den lærer i en samtale, så brug et brugerdefineret felt i stedet — se Lad AI’en udfylde brugerdefinerede felter for dig.

Det er nemt at redigere: skriv i feltet, og klik derefter på Gem note (eller Annuller for at slette ikke-gemte ændringer). Der er ingen separat titel eller dato pr. post – det er én løbende tekstblok pr. kontakt, så hvis du ønsker en dateret log, skal du selv indsætte datoen foran hver tilføjelse.

Status #

Hver kontakt har et Status-badge, der viser, hvor de er i deres forløb:

Klik direkte på Status-badget i kontaktoversigten for at ændre det med det samme – dette gælder for alle statusser undtagen Spam, som du indstiller via massehandlingen Marker som spam (og dens bekræftelse), da det har disse ekstra bivirkninger. Fjernelse af spam-markering er tilgængelig på samme måde som Fjern markering som spam.

Tildeling af en kontakt til et teammedlem #

Ejerskabstildeling — at give en kollega en kontakt, så andre ikke svarer ved et uheld — indstilles fra Chats-skærmen frem for Kontaktsiden: åbn samtalen og brug tildelingskontrollen der. Se Chat-grænseflade for den fulde gennemgang. Kun kontoejere og brugere med den rette tilladelse kan ændre en tildeling.

Brug af brugerdefinerede felter i udsendelser og skabeloner #

Brugerdefinerede felter er yderst nyttige i udgående beskeder. Hvor som helst du kan skrive en besked – udsendelsesbeskeder, WhatsApp-skabeloner, AI Agent-instruktioner – kan du indsætte en pladsholder som:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Når beskeden sendes, erstattes {{first_name}} og {{company}} med værdierne fra hver kontakt. Hvis en kontakt ikke har udfyldt det pågældende felt, efterlades pladsholderen tom.

Et par tips:

• Brug små bogstaver og navne med understregning – pladsholderen skal matche feltnavnet præcist ({{company}}, ikke {{Company}}).
• Indbyggede felter virker også – {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} og {{phone_number}} virker uden at skulle opsættes som brugerdefinerede felter.
• Kombiner med noter – til AI-personaliserede linjer, brug {{personal_context|your instruction}} i stedet for et fast brugerdefineret felt; AI’en skriver noget nyt baseret på kontaktens noter.
• Du kan ikke slette et felt, der er i brug – hvis en skabelon bruger {{company}}, blokerer systemet for sletning af company, indtil du fjerner det fra de pågældende skabeloner.

Har du brug for hjælp? #

En god tommelfingerregel for, hvad der skal hvorhen:

• Et kort, struktureret faktum, du vil filtrere eller flette efter → brugerdefineret felt.
• Et afsnit med kontekst til AI’en eller dit team → Noter.
• Hvem der ejer samtalen → den ansvarlige, indstilles fra Chats.

Er du stadig i tvivl? Kontakt support, så hjælper vi dig med opsætningen.

Næste skridt #

• Tilføjelse af en ny kontakt — tilføj kontakter én ad gangen, plus en fuld rundvisning på Kontaktskærmen.
• Import af kontakter fra en fil — hent et regneark ind.
• Chat-grænseflade — hvor kontakttildeling findes.