Brugerdefinerede felter, lead-profil og noter #

Hver kontakt har det grundlæggende — navn, telefon, e-mail, kanal. Men du ved normalt meget mere om de personer, du taler med: deres virksomhed, deres fødselsdag, hvad de købte sidst, hvilken konference de kom fra. Denne side dækker de ekstra stykker information, du kan tilknytte en kontakt, og hvor hver enkelt findes.

Oversigt #

Hvis du har brugt appen i et stykke tid: det, der før var to separate ting — en “Lead-profil” i lang form og en stakliste med daterede noter — er nu slået sammen til ét felt, mærket Noter på kontaktens fulde profil. Der er ikke længere en separat tidsstemplet notelog med titler; alt, hvad du skriver om en kontakt, kommer i dette ene felt. Se Noter nedenfor for, hvad det betyder i praksis.

Definition af brugerdefinerede felter #

Brugerdefinerede felter kan genbruges på tværs af alle dine kontakter. Når du opretter et felt som company, bliver det en del af din kontos skema og vises i alle kontakters redigeringsformular.

Felttyper #

Hvert brugerdefineret felt har en type, og typen bestemmer, hvad et felt kan indeholde, og hvordan det indtastes — af dig i appen, via en import eller API’en, og af AI’en, når den gemmer noget, den har lært i en chat:

Et typet felt valideres overalt, hvor det skrives: kontaktformularen gemmer ikke February 1st i et datofelt, API’et svarer med en fejl, der navngiver feltet og angiver, hvad det forventer, en filimport springer den række over og viser den på resultatskærmen, og AI’en får formatet at vide på forhånd og får en rettelse tilbage, hvis den stadig sender noget andet. Værdier, der ankommer i en genkendelig menneskelig form, konverteres for dig — 01/02/1990 bliver til 1990-02-01 i overensstemmelse med din kontos datoformat (dag-først eller måned-først, fra Indstillinger → Konto), yes bliver til et afkrydset felt, newsletter gemmes som Newsletter, hvis det er sådan, du har stavet valgmuligheden. Da alle datoer gemmes på samme måde, sammenligner “fødselsdag før 1990-01-01” i en smart liste eller en automatiseringsbetingelse rigtige datoer i stedet for tre stavemåder af den samme dag.

Oprettelse og administration af felter #

1. Klik på Kontakter i venstre sidepanel.
2. Åbn en kontakt og klik på Rediger (eller klik på Ny kontakt).
3. I sektionen Brugerdefinerede felter skal du skrive et navn i Tilføj et felt, vælge dets type (Rullemenu beder om mulighederne) og klikke på Tilføj. Feltet oprettes for hele kontoen og vises med det samme på denne kontakt.
4. Hvis du senere vil ændre et felts type eller muligheder, skal du ikke omdøbe noget — klik på Administrer felter i samme sektion. Administratoren viser hvert felt med dets type; vælg en ny type, rediger en rullemenus muligheder, eller fjern et felt fra listen.

Ændring af en type bevarer eksisterende værdier, som de er. Hvis birthday indeholdt 1 Feb 1990 som fri tekst, før du skiftede det til Dato, forbliver den værdi, indtil den næste gang den redigeres (af dig, API’et eller AI’en), hvorefter den skal være en gyldig dato. Intet bliver omskrevet bag din ryg. For at konvertere de gamle værdier på én gang, skal du bruge Normaliser eksisterende værdier nedenfor.

Normalisering af eksisterende værdier #

Når du har givet et felt en type, beholder ældre værdier den stavemåde, de blev gemt med. Et Datofelt kan stadig indeholde 01/02/1990 på én kontakt og 1 February 1990 på en anden, og en smart liste eller automatiseringsdatoregel matcher kun datoer gemt som YYYY-MM-DD. Normaliser eksisterende værdier konverterer dem alle på én gang.

1. Åbn Administrer felter (se ovenfor). Hvert Dato-, Tal-, Rullemenu- og Afkrydsningsfelt har et Normaliser eksisterende værdier-link under sig. Tekstfelter har ikke dette, da tekst gemmes præcis som skrevet.
2. Klik på det. Intet ændres endnu: appen tjekker dine kontakter og fortæller dig, hvor mange værdier der vil blive ændret, viser ét eksempel (for eksempel "01/02/1990" becomes "1990-02-01") og viser de værdier, den ikke kan læse.
3. Klik på Skift N værdier for at konvertere dem, eller Annuller for at lade alt være, som det er.

Godt at vide:

• Kun værdier, der kan læses som feltets type, ændres. Datoer skrevet med skråstreger følger din kontos datoformat (dag først eller måned først, fra Indstillinger → Konto). En værdi, der ikke kan læses, såsom next spring i et Datofelt, efterlades uberørt og vises på listen, så du kan rette den manuelt på den pågældende kontakt.
• Værdier, der allerede er i det rigtige format, og tomme værdier, bliver ikke berørt. Det er ufarligt at køre det to gange.
• Hvis du lige har ændret et felts type, skal du først klikke på Gem felter. Linket vises først, når den nye type er gemt.
• Det fungerer på alle kontakter på den konto, du er logget ind på. I en bureauopsætning skal du køre det inde i den underkonto, der ejer kontakterne.
• Den samme handling er tilgængelig i API’et som POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, med dry_run til forhåndsvisning.

Fjernelse af et felt fra listen skjuler det fra redigeringsformularen og fra AI’ens feltvælger; værdier, der allerede er gemt på kontakter, bevares, og hvis du tilføjer det samme navn igen, vises de igen. Hvis du vil slette et felts værdier fra alle kontakter permanent, skal du bruge API’ens Slet et brugerdefineret felt-kald.

Navngivningsregler:

• Feltnavne må kun bruge små bogstaver, tal og understregninger, og skal starte med et bogstav eller en understregning (for eksempel lead_source, ikke Lead Source).
• Kun engelske bogstaver uden accenter — mellemrum, store bogstaver og bogstaver med accenter eller ikke-latinske tegn afvises. Selvom resten af din konto er på et andet sprog, skal du navngive feltet cumpleanos eller birthday, ikke cumpleaños. Kun navnet er begrænset; værdien, du gemmer i det (og en rullemenus muligheder), kan være på ethvert sprog.
• En konto kan have op til 50 brugerdefinerede felter; en rullemenu kan have op til 100 muligheder.
• Vælg navnet med omhu — når et felt først er brugt i en skabelon eller AI-agent, kan du ikke slette det uden først at fjerne disse referencer.

Udfyldning af brugerdefinerede felter på en kontakt #

1. Klik på Kontakter i venstre sidepanel.
2. Klik på en kontakts række for at åbne hurtigvisningspanelet, og klik derefter på Rediger — eller klik på Ny kontakt for at starte en helt ny.
3. Find sektionen Brugerdefinerede felter i kontaktformularen. Hvert felt på din konto er angivet med den kontrol, der matcher dets type: et tekst- eller talfelt, en datovælger, en rullemenu med dine muligheder eller en Ja/Nej-rullemenu til et afkrydsningsfelt.
4. Udfyld værdierne, og klik derefter på Gem i formularen for at gemme dem. En værdi, der ikke passer til feltets type, markeres med det samme, og formularen gemmes ikke, før den er rettet.

Felter, der allerede har en værdi, vises i hurtigvisningspanelet og på den fulde kontaktprofil som skrivebeskyttede rækker — for at ændre en værdi skal du åbne Rediger igen.

Rydning af en værdi: Når et felt indeholder noget, vises et lille × inde i feltet på redigeringsformularen. Klik på det for kun at rydde den værdi for denne kontakt; selve feltet forbliver på din konto og på alle andre kontakter. Det er stadig ikke muligt at fjerne et felt fra alle kontakter og din kontos skema fuldstændigt, mens det refereres af en skabelon eller AI-agent.

Lad AI’en udfylde brugerdefinerede felter for dig #

Din AI-agent kan gemme oplysninger direkte i brugerdefinerede felter, efterhånden som de dukker op i samtalen — en fødselsdag, en partners navn, et kostbehov, en bordpræference — så du kan bruge dem senere i en udsendelse eller en opfølgning. Dette er slået fra som standard, og den skriver kun i felter, som du eksplicit har valgt.

To ting skal være på plads, og begge er nødvendige — dette er den mest almindelige årsag til, at folk oplever, at intet blev gemt:

1. Opret felterne først. AI’en kan kun skrive i felter, der allerede findes på din konto. Tilføj dem fra en kontakts redigeringsformular (se Udfyldning af brugerdefinerede felter på en kontakt ovenfor), eller direkte fra agenten i trin 4 nedenfor, hvilket er den hurtige metode på en ny konto, der endnu ikke har nogen kontakter — for eksempel customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Husk navngivningsreglerne: kun små bogstaver, tal og understregninger.

2. Giv agenten tilladelse og vælg felterne.

1. Klik på AI-agenter i sidepanelet og åbn agenten.
2. Gå til fanen AI-evner.
3. Under Kontakt-opdateringer skal du aktivere Tillad AI at indsamle ekstra info.
4. Et kort med titlen Indsaml ekstra info under booking vises med en liste over dine brugerdefinerede felter. Slå kontakten til ud for hvert felt, som AI’en må udfylde — det er ikke nok bare at oprette et felt, og ethvert felt, der ikke er slået til, ignoreres uden varsel. Har du brug for et felt, der ikke er på listen, eller starter du helt fra bunden? Klik på Administrer brugerdefinerede felter på det samme kort, tilføj feltet med dets type, og gem: det vises med det samme på listen, slået fra, og det er tilgængeligt på alle kontakter fra det øjeblik.
5. Klik på Gem, og derefter Udgiv agenten. Ændringer forbliver i kladde, indtil du udgiver, så en ikke-udgivet ændring påvirker ikke live-samtaler. Udgivelse gør alle ventende kladdeændringer live, ikke kun denne, så tag et hurtigt kig på de andre faner, hvis du har redigeret i dem.

Godt at vide:

• AI’en får at vide, hvilken type hvert felt har. For et datofelt konverterer den alt, hvad kontakten siger (“el 1 de febrero del 90”), til 1990-02-01, før den gemmer; for en rullemenu kan den kun vælge en af dine muligheder; for et afkrydsningsfelt gemmer den ja eller nej. Hvis den stadig sender noget, der ikke passer, afvises lagringen med det forventede format, og AI’en spørger igen eller retter sig selv — en værdi, der ikke kan parses, lander aldrig på kontakten.
• Det virker gennem hele samtalen, ikke kun ved booking. På trods af kortets ordlyd — bookinger er der, hvor funktionen startede — gemmer AI’en en værdi i det øjeblik, kontakten nævner den, uanset om en aftale er involveret eller ej. Du behøver slet ikke at have bookinger slået til.
• Hvert felt kan markeres som påkrævet. Påkrævet betyder kun “skal indsamles, før AI’en bekræfter en aftale” — det blokerer aldrig en normal samtale, og det gør intet på en agent, der ikke tager imod bookinger.
• At AI’en siger, den har “noteret” noget, er ikke det samme som at gemme det. Hvis feltet ikke er oprettet og slået til, kan AI’en stadig svare høfligt, at den har taget notits af det, men intet lander på kontakten. Tjek kontaktposten for at bekræfte, at en værdi faktisk blev gemt.
• Fortæl agenten, hvornår den skal spørge. I agentens instruktioner skal du beskrive, hvornår hvert felt gælder (“hvis gæsten nævner allergi eller diæt, gem det i dietary_notes”). AI’en læser det i almindeligt sprog, så den vil ikke forhøre alle med den samme liste.
• Intet bliver udfyldt bagudrettet. Kun samtaler fra det øjeblik, du publicerer, bliver fanget — detaljer, der allerede er nævnt i tidligere chats, udfyldes ikke med tilbagevirkende kraft.
• Opsæt dette på den konto, der ejer kontakterne. Brugerdefinerede felter tilhører en enkelt konto, så i en bureauopsætning skal du oprette dem inde i den underkonto, hvis agent fører samtalen, ikke på bureauets hovedkonto.
• Frie noter hører også til i et felt. Den samtalende AI kan ikke skrive i en kontakts Lead-profil / Noter-felt (se nedenfor) — det er til dig og dit team, selvom Automatiseringer og API’en kan skrive i det. Hvis du vil have, at AI’en selv skal registrere noget som “spurgte efter en glutenfri ret”, så gør det til et brugerdefineret felt såsom dietary_notes.

Hvad AI’en kan læse under en samtale #

Hvis du skal beslutte, hvor en oplysning skal placeres, for at AI’en kan handle ud fra den under chatten, er dette forskellen, der betyder noget:

• Brugerdefinerede felter: AI’en læser dem ved hvert svar. Alle en kontakts værdier i brugerdefinerede felter er tilgængelige for AI’en gennem hele samtalen – uanset hvordan feltet blev udfyldt (af dig, af AI’en tidligere, via en import eller API’en). Derfor virker en regel i din agents instruktioner som “hils tilbagevendende kunder med deres preferred_barber”, fordi AI’en kan se værdien i det øjeblik.
• Tags: AI’en ser dem ikke under chatten. Tagging kører som et separat trin, efter at AI’ens svar er sendt – AI’en tilføjer tags baseret på dine beskrivelser, men den får ikke vist, hvilke tags en kontakt allerede har under samtalen. Instruktioner som “hvis kontakten har VIP-tagget, så tilbyd rabatten” vil ikke virke.

Tommelfingerregel: Alt, hvad AI’en skal læse og handle ud fra midt i en samtale, skal placeres i et brugerdefineret felt. Tags er til alt det, der sker omkring samtalen – filtrering og segmentering af kontakter, målretning af udsendelser og aktivering af tag-webhooks i dine andre systemer i det øjeblik, AI’en tilføjer et tag.

Masseindlæsning af brugerdefinerede felter #

Importguiden mapper regnearkskolonner direkte til brugerdefinerede felter. En kolonne, hvis overskrift er et felts navn (store bogstaver og accenter betyder ikke noget), matches automatisk for dig, enhver anden kolonne kan manuelt peges mod et felt, og Nyt brugerdefineret felt opretter et felt ud fra en kolonne under importen.

Tilføjer du helt nye kontakter? Indsæt én kolonne pr. brugerdefineret felt i din fil og importér den. Nye kontakter ankommer med disse felter allerede udfyldt.

Udfylder du kontakter, du allerede har?

1. Eksportér dine kontakter: CSV-eksport af kontakter har én kolonne pr. brugerdefineret felt.
2. Udfyld værdierne i dit regneark. Behold kolonnen med telefonnumre, som den er, da det er sådan, kontakter matches.
3. Importér filen med Opdatér eksisterende kontakter slået til i gennemgangstrinnet. Hver række opdaterer kun de brugerdefinerede felter, der har en værdi i filen; tomme celler lader den nuværende værdi være i fred.

API’ets slutpunkt for bulk-import af kontakter tager imod de samme værdier som et custom_fields-objekt på hver post, hvis du hellere vil gøre det fra dine egne værktøjer (se API-adgang).

Noter (= Lead-profil) #

På en kontakts fulde post (klik på Åbn fuld post fra hurtigvisningspanelet) er Noter-panelet en enkelt boks til fri tekst — det samme underliggende felt, der andre steder omtales som “Lead-profil”. I kontaktens Rediger-formular er den samme boks mærket Lead-profil, beskrevet som “Interne noter om denne kontakt”, så led ikke efter et andet felt. Skriv alt, hvad der er relevant for samtalen: virksomhedstype, smertepunkter, virksomhedsstørrelse, nylig aktivitet, alt hvad der hjælper med at gøre outreach personlig.

Hvordan AI’en bruger det: I en meddelelsesskabelon — en udsendelse, en opfølgning, en AI-agents instruktioner — kan du indsætte en pladsholder som {{personal_context|write a one-line opener that references their business}}. Når skabelonen sendes til en specifik kontakt, læser AI’en deres noter og skriver en personlig linje ved hjælp af det, der står der. Hvis en kontakt ikke har nogen noter, fjernes pladsholderen blot fra meddelelsen.

AI’en skriver ikke dette for dig — du eller dit team udfylder det. Tænk på det som det snydeark, du gerne vil have, at en sælger læser, før vedkommende tager telefonen. Hvis du vil have, at AI’en selv skal notere noget, den lærer i en samtale, så brug et brugerdefineret felt i stedet — se Lad AI’en udfylde brugerdefinerede felter for dig.

Det er nemt at redigere: skriv i feltet, og klik derefter på Gem note (eller Annuller for at slette ikke-gemte ændringer). Der er ingen separat titel eller dato pr. post – det er én løbende tekstblok pr. kontakt, så hvis du ønsker en dateret log, skal du selv indsætte datoen foran hver tilføjelse.

Ved siden af Noter har kontakt-sidepanelet i Chats en Research-sektion. Den viser det resumé, som en Agent skriver automatisk, når Research nye kontakter før det første svar er slået til, samt en Research nu-knap til at køre eller opdatere det manuelt.

Status #

Hver kontakt har et Status-badge, der viser, hvor de er i deres forløb:

Klik direkte på Status-badget i kontaktoversigten for at ændre det med det samme – dette gælder for alle statusser undtagen Spam, som du indstiller via massehandlingen Marker som spam (og dens bekræftelse), da det har disse ekstra bivirkninger. Fjernelse af spam-markering er tilgængelig på samme måde som Fjern markering som spam.

Tildeling af en kontakt til et teammedlem #

Ejerskabstildeling — at give en kollega en kontakt, så andre ikke svarer ved et uheld — indstilles fra Chats-skærmen frem for Kontaktsiden: åbn samtalen og brug tildelingskontrollen der. Se Chat-grænseflade for den fulde gennemgang. Kun kontoejere og brugere med den rette tilladelse kan ændre en tildeling.

Brug af brugerdefinerede felter i udsendelser og skabeloner #

Brugerdefinerede felter er yderst nyttige i udgående beskeder. Hvor som helst du kan skrive en besked – udsendelsesbeskeder, WhatsApp-skabeloner, AI Agent-instruktioner – kan du indsætte en pladsholder som:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Når beskeden sendes, erstattes {{first_name}} og {{company}} med værdierne fra hver kontakt. Hvis en kontakt ikke har udfyldt det pågældende felt, efterlades pladsholderen tom.

Et par tips:

• Brug små bogstaver og navne med understregning — pladsholderen skal matche feltnavnet præcis ({{company}}, ikke {{Company}}).
• Felter med typer gengives, som du ville skrive dem — et datofelt vises i din kontos datoformat (01/02/1990 eller 02/01/1990, pr. Indstillinger → Konto), et afkrydsningsfelt som Yes eller No, en rullemenu som optionens præcise ordlyd.
• Indbyggede felter virker også — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} og {{phone_number}} virker uden at skulle opsættes som brugerdefinerede felter.
• Kombiner med noter — til AI-personaliserede linjer, brug {{personal_context|your instruction}} i stedet for et fast brugerdefineret felt; AI’en skriver noget nyt baseret på kontaktens noter.
• Du kan ikke slette et felt, der er i brug — hvis en skabelon bruger {{company}}, blokerer systemet for sletning af company, indtil du fjerner det fra disse skabeloner.

Har du brug for hjælp? #

En god tommelfingerregel for, hvad der skal hvorhen:

• Et kort, struktureret faktum, du vil filtrere eller flette efter → brugerdefineret felt.
• Et afsnit med kontekst til AI’en eller dit team → Noter.
• Hvem der ejer samtalen → den ansvarlige, indstilles fra Chats.

Er du stadig i tvivl? Kontakt support, så hjælper vi dig med opsætningen.

Næste skridt #

• Tilføjelse af en ny kontakt — tilføj kontakter én ad gangen, plus en fuld rundvisning på Kontaktskærmen.
• Import af kontakter fra en fil — hent et regneark ind.
• Chat-grænseflade — hvor kontakttildeling findes.