Mediebibliotek #

Mediebiblioteket lader din AI-bot sende billeder, videoer, GIF’er, talebeskeder og PDF-dokumenter til en kontakt under en samtale. Du uploader filerne én gang, fortæller botten, hvornår hver enkelt skal sendes, og botten vælger den rigtige på det rigtige tidspunkt - for eksempel ved at sende et produktbillede, når nogen spørger “kan jeg se det?”, en PDF-brochure, når nogen beder om den fulde prisliste, eller en hurtig talebesked, der guider en kunde gennem din menu.

Tænk på det som en hylde med filer, der er klar til at blive sendt af din bot. Du bestemmer, hvad der er på hylden, og hvornår hvert element skal bruges.

Mediebiblioteket er som standard tilgængeligt på alle konti.

Hvorfor bruge et mediebibliotek #

Tekstbaserede svar kan kun gøre det til en vis grad. Et billede, en kort video eller en talebesked besvarer ofte et spørgsmål hurtigere og mere overbevisende end et afsnit med tekst.

Hvad et mediebibliotek lader din bot gøre:

• Send et produktbillede, når en kontakt beder om at se noget
• Del en menu, prisliste eller produktbillede som et billede
• Send en kort demo- eller vejledningsvideo
• Svar med en GIF, når det passer til samtalens tone
• Send en talebesked eller et lydklip for et personligt, menneskeligt præg
• Send et PDF-dokument - en brochure, prisliste, et katalog eller et dokument med vilkår

Fra biblioteket sender botten kun filer, som du har uploadet og godkendt. Den finder aldrig på en fil og sender aldrig en fil fra et link, som en kontakt indsætter. Vil du hellere beholde et stort katalog i dit eget system? Se Filer fra dine egne værktøjer.

Hvor finder du det #

I hovedsidepanelet under AI Studio skal du klikke på Mediebibliotek. Denne side viser hver fil, som botten kan sende, i en konto-dækkende visning, grupperet således at en fil, der bruges flere steder, fremstår som et enkelt kort. Hvert element tilhører en eller flere af dine AI-agenter — kortet viser hvilke. Brug Vis-filteret øverst til at se alt eller kun én agents medier.

Hvordan botten beslutter, hvad der skal sendes #

Dette er den vigtigste del at få rigtigt. For hvert element, du uploader, skriver du en kort instruktion, der beskriver, hvornår botten skal sende det. Botten læser disse instruktioner og sender kun et element, når den situation, du har beskrevet, rent faktisk opstår.

For eksempel:

Jo tydeligere din instruktion er, desto bedre er bottens timing. Vage instruktioner som “send når det er relevant” giver botten mindre at arbejde med end “send når en kunde spørger om prisen på premium-planen.”

Hvordan botten ved, hvad der er i hver fil #

Når du uploader en fil, analyserer platformen den automatisk og skriver en kort beskrivelse af, hvad den indeholder - den “kigger på” dit billede eller din video eller transskriberer din lyd. Botten bruger dette sammen med din “hvornår skal den sendes”-instruktion, så den forstår både, hvad filen er, og hvornår den skal bruges - selv hvis din egen beskrivelse er kortfattet. Du vil se dette AI-resumé på hvert element på listen (vist som “AI ser: …”).

Du behøver ikke gøre noget for dette - det sker ved upload. Det betyder blot, at en klar titel og instruktion, plus AI’ens egen læsning af filen, giver botten den bedste chance for at sende det rigtige på det rigtige tidspunkt.

Korrigering af en transskription #

For en talebesked eller en lydfil er denne beskrivelse transskriptionen: de ord, der bliver sagt i optagelsen. Det er også den tekst, der vises under talebeskeden i dine chats, efter botten har sendt den. Automatisk transskribering kan nogle gange høre et navn, et brand eller et usædvanligt ord forkert, og det kan du selv rette.

1. I dit mediebibliotek eller under agentens Medier-fane skal du klikke på elementet for at åbne editoren.
2. Find feltet Transskription. Det viser den tekst, der blev skrevet, da du uploadede filen.
3. Ret de ord, der blev hørt forkert, og klik derefter på Gem.

Fra det øjeblik læser botten den rettede tekst, og hver talebesked, den sender, viser den rettede tekst nedenunder. Beskeder, der allerede er sendt, beholder den tekst, de blev sendt med.

Godt at vide:

• Transskriptionen gemmes som et kort afsnit på op til 300 tegn. En længere optagelse bliver afkortet ved denne længde, så behold den del, der fortæller botten, hvad optagelsen handler om.
• Billeder, videoer og dokumenter har det samme felt, kaldet Hvad botten ser i denne fil. Rediger det, når den automatiske beskrivelse er forkert eller mangler noget vigtigt.
• Du kan tømme feltet. Botten vil derefter udelukkende forlade sig på din titel og instruktionen om, “hvornår den skal sendes”.
• Feltet vises, når du redigerer et eksisterende element. Et nyt upload starter altid med den automatiske tekst.

Medier i opfølgninger #

Et af de mest nyttige steder til medier er en opfølgning - det automatiske puf, som botten sender, når en kontakt, der tidligere har svaret, er stille i et stykke tid. En kort stemmenote, en hurtig video eller et “er du der stadig?”-klip genengagerer ofte en person langt bedre end endnu en tekstlinje.

For at bruge det skal du skrive en “hvornår skal det sendes”-instruktion, der beskriver en opfølgningssituation, for eksempel:

Når det øjeblik indtræffer, beslutter botten, om et af dine medieelementer passer til opfølgningen, og sender det i givet fald.

Ønsker du en bestemt fil til en bestemt opfølgning? En “hvornår skal der sendes”-note beskriver en situation, så botten beslutter, hvornår den passer; den ved ikke, hvilket opfølgningsnummer der udløses. For at sende talebeskeden præcis ved den anden påmindelse og prisbilledet ved den tredje, skal du i stedet fastgøre elementerne til disse trin på agentens opfølgningstrin: se Vedhæft et medieelement til en bestemt opfølgning.

Opfølgninger kan være udelukkende medier. Hvis et element er beregnet til at stå alene - f.eks. en stemmenote, der allerede siger alt - kan opfølgningen kun bestå af dette medie, uden tekst. Angiv dette i feltet “Hvad skal botten sige, når den sender dette?”, f.eks. “send bare stemmenoten, ingen tekst nødvendig”. Ellers sender botten et kort tekst-puf sammen med mediet.

Et par ting, du bør vide:

• Dette fungerer både til hurtige opfølgninger (de tidlige puf) og de længere fler-dages opfølgningscyklusser - på WhatsApp Web, Instagram, Messenger og Telegram.
• På WhatsApp Business API kan medie-opfølgninger kun sendes, mens 24-timers vinduet stadig er åbent. Derefter tillader WhatsApp kun forhåndsgodkendte skabeloner, så senere opfølgninger dér forbliver tekstbaserede.
• Den samme sendegrænse pr. samtale gælder, så botten vil ikke gentage den samme fil på tværs af opfølgninger, medmindre du hæver grænsen for det pågældende element.

Sådan tilføjer du medier #

1. I hovedsidepanelet skal du klikke på AI Studio.
2. Klik på Mediebibliotek.
3. Klik på knappen + Tilføj medie.

4. Under Tilføj til agenter skal du markere den eller de agenter, som elementet skal tilhøre. Et element kan tilknyttes mere end én, og du kan søge i listen eller sortere den efter Seneste, Navn eller Live først.
5. Klik for at vælge en fil (billede, video, GIF, lyd eller PDF) fra din enhed. For lyd kan du også skifte til Optag talebesked og optage en direkte i appen i stedet for at uploade. Hvis du tilføjer lyd, kan du vælge, om den skal sendes som en talebesked (en boble med optaget stemme) eller en almindelig lydfil.
6. Skriv en kort Titel, så du senere kan genkende elementet (f.eks. “Foto af blå kjole”).
7. I feltet Hvornår skal botten sende dette? skal du beskrive situationen i almindeligt sprog.

8. Klik på Tilføj medie. Elementet vises på din medieliste og er straks tilgængeligt for botten på alle de agenter, du har tilknyttet det til.

Du kan også tilføje medier fra en Agents egen Medie-fane – det åbner det samme underliggende bibliotek, blot forhåndsfiltreret til den pågældende agent. Fanen virker fra det øjeblik, agenten eksisterer, herunder en du lige har oprettet eller duplikeret fra en anden, og en fil du uploader der, tilhører straks den agent:

Har du allerede uploadet en fil og vil genbruge den på en anden agent? I stedet for at uploade den igen, skal du åbne elementet og klikke på Tildel, og derefter vælge den eller de yderligere agenter. Selve filen duplikeres ikke — du tilføjer blot endnu en agent til det samme medieelement.

Hvad skal udfyldes #

Disse felter er noter til botten, ikke beskeder til din kontaktperson #

Felterne Titel, Hvornår skal botten sende dette? og Hvad skal botten sige, når den sender dette? er til, at du kan skrive i det sprog, du tænker på. Din kontaktperson ser dem aldrig.

Botten skriver altid til hver kontaktperson på den pågældende kontaktpersons sprog. Så hvis du skriver dine noter på kinesisk, og en engelsktalende kontaktperson beder om at se lokalet, sender botten billedet med en engelsk billedtekst baseret på din note. Skriv dine noter på det sprog, der er lettest for dig.

Understøttede filer og begrænsninger #

• Billeder: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Lyd: MP3, OGG, WAV, M4A (sendes som talebesked eller almindelig lydfil)
• Dokumenter: PDF
• Maksimal størrelse: 10 MB pr. fil
• Pr. agent: op til 50 emner

Når du uploader en PDF, læser platformen dens tekst, så botten ved, hvad den indeholder - ligesom den automatiske analyse af billeder og lyd.

Redigering og fjernelse af medier #

• For at ændre et elements titel eller instruktionen om, hvornår den skal sendes, skal du klikke på elementet, redigere felterne og derefter gemme. (Redigering af instruktionen kræver ikke, at filen uploades igen.)
• For at rette en transskription, hvor et ord er blevet hørt forkert, eller beskrivelsen af, hvad botten ser i en fil, skal du redigere det pågældende felt i den samme editor. Se Korrigering af en transskription.
• For at fjerne et element skal du klikke på slet-ikonet (skraldespanden) ud for det. Filen og dens instruktion fjernes, og botten stopper med at sende den.
• For at erstatte selve filen skal du slette elementet og tilføje et nyt.

Hvilke kanaler kan modtage medier #

De fleste kanaler kan modtage medier, men ikke alle:

Et par ting, du skal huske på:

• SMS kan ikke modtage medier. I SMS-samtaler vil botten slet ikke tilbyde medieelementer.
• Instagram kan ikke modtage dokumenter. I en Instagram-samtale vil botten ikke sende PDF-filer - den svarer i stedet med tekst.
• GIF’er optimeres automatisk, når du uploader dem, så de animerer på WhatsApp. På visse andre kanaler kan en GIF blive vist som et stillbillede.
• WhatsApp’s 24-timers vindue gælder også for medier. Hvis der er gået for lang tid, siden kontakten sidst sendte dig en besked, kan WhatsApp blokere enhver besked - inklusive medier - indtil de svarer igen.

Tips til de bedste resultater #

1. Skriv instruktionen “hvornår der skal sendes” som om du briefer et nyt teammedlem. Beskriv det præcise øjeblik – “når en kunde beder om at se billeder af lejligheden” – ikke bare emnet.
2. Ét formål pr. element. Upload separate elementer til separate situationer i stedet for én fil, som du håber dækker alt.
3. Hold filer små og hurtige at indlæse. Et komprimeret billede eller et kort klip ankommer hurtigere og ser bedre ud i chatten end en kæmpe fil.
4. Brug klare, genkendelige titler. Når dit bibliotek vokser, gør gode titler det nemt at finde og opdatere det rigtige element.
5. Test i Try Out. Efter du har tilføjet medie, skal du bruge agentens Try Out-fane for at tjekke, at botten vælger det rigtige element på det rigtige tidspunkt, før du går live. Billedet, videoen, lyden eller dokumentet vises direkte i testchatten, præcis hvor kontakten ville modtage det.

Ældre test-samtaler viser muligvis “Medieeksempel udløbet”. Testchatten er et sandkasse-miljø – ingen rigtige beskeder forlader din konto – og dens medieeksempler forbliver synlige i 7 dage. Hvis du vender tilbage til en gammel test-samtale senere, viser et udløbet eksempel en lille note i stedet; bed blot botten om det igen for at se det på ny. Rigtige samtaler påvirkes ikke: kontakter modtager den faktiske fil, som ikke udløber.

Flere filer til det samme. Botten vælger normalt det enkelte bedste element til øjeblikket, så fem fotos med den samme “Hvornår skal botten sende dette?”-note betyder normalt, at kun ét foto bliver sendt. Hvis et sæt hører sammen (alle fotos af ét produkt, en komplet menu), så angiv det i agentens instruktioner, for eksempel “Når nogen spørger om havestolen, send alle havestolsfotos”, og giv hvert foto en note, der navngiver produktet. Botten sender derefter hele sættet i ét svar.

Botten spammer ikke med den samme fil. Hvert element sendes som standard højst én gang pr. samtale. Hvis en kunde bliver ved med at spørge om det samme, svarer botten med tekst i stedet for at sende det samme billede igen. Øg værdien “Maks. antal gange pr. samtale” på et element, hvis du virkelig ønsker, at det skal kunne sendes igen.

Filer fra dine egne værktøjer #

Et bibliotek kan indeholde op til 50 elementer pr. agent. Hvis dine produktbilleder, menukort eller specifikationsark allerede ligger i dit eget system (en database, en butik, et CRM), behøver du ikke at uploade dem her. Forbind det system til agenten som en Custom Function eller en MCP-server, der returnerer et direkte link til filen, så sender botten selve filen i stedet for blot at indsætte linket.

Sådan fungerer det:

1. Kontakten spørger efter noget, for eksempel “kan jeg se olivenolien?”
2. Botten kalder dit værktøj, og resultatet indeholder et fillink såsom https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. Botten sender filen til kontakten som et rigtigt billede, en video, en lydfil eller et dokument med en kort billedtekst på kontaktens sprog

Hvad linket skal være:

• Et direkte link til filen, der starter med https://. Et link til en webside (en produktside) er ikke en fil; botten deler det som et almindeligt link i stedet.
• Billeder: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Lyd: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Dokumenter: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Op til 16 MB pr. fil
• Skal kunne tilgås uden login. Et link, der kræver adgangskode eller er udløbet, kan ikke sendes.

Godt at vide:

• Botten sender kun links, der kom retur fra dine egne værktøjer i den pågældende samtale. Et link, som en kontakt skriver, eller et link, som botten selv finder på, sendes aldrig som en fil.
• Filen kopieres, når den sendes, så kontakten beholder den, selvom dit link udløber senere.
• Hvert fillink sendes højst én gang pr. samtale.
• De samme kanalbegrænsninger gælder som for bibliotekselementer, se Hvilke kanaler kan modtage medier.
• Under agentens fane Try Out vises filen i testchatten, og der sendes intet til nogen.

Send selv medier #

Mediebiblioteket er til bottens automatiske udsendelser. Du kan altid sende ethvert billede, enhver video eller fil til en kontakt manuelt fra Chat-grænsefladen når som helst - det kræver ikke, at du opretter et bibliotekselement.

Næste skridt #

• AI-agenter — fanen Medier inde i hver agents editor.
• AI-agenter — hovedsiden for AI Studio-gruppen, sammen med vidensbase og brugerdefinerede funktioner.
• Automatiserede opfølgninger — den fulde guide til de opfølgningssekvenser, som medier kan tilknyttes.