Bookingsystem #

Oversigt #

Platformen indeholder et indbygget system til tidsbestilling, der lader din AI-agent planlægge møder, konsultationer og begivenheder direkte i samtalerne. Når en kontaktperson ønsker at booke en tid, tjekker AI’en din tilgængelighed, tilbyder ledige tider og bekræfter aftalen — alt sammen uden at du behøver at løfte en finger.

Hvem er dette til? Enhver virksomhed, der tager imod aftaler eller reservationer. For eksempel:

• En frisørsalon, der booker styling-aftaler via WhatsApp
• Et ejendomsmæglerfirma, der planlægger fremvisninger via Instagram DMs
• En restaurant, der tager imod bordreservationer via en chat-widget
• Et konsulentfirma, der booker opstartsmøder direkte fra en chat
• En lægeklinik, der lader patienter planlægge aftaler via SMS

Bookingsystemet integreres med Google Calendar for tovejs-synkronisering (se Google Calendar-integration) og restaurant-bookingsystemer som Formitable og Zenchef.

Google Kalender er valgfri. Det indbyggede bookingsystem fungerer helt af sig selv. Du indstiller de timer, du er tilgængelig for en begivenhedstype, og AI’en tilbyder og booker disse timer uden at have en kalender tilknyttet. Tilslutning af Google Kalender tilføjer tre ting oveni: hver booking lander også i din kalender, alt hvad der allerede er i din kalender, behandles som optaget, så det aldrig tilbydes, og Google Meet-links kan oprettes for dig. Spring det over, og alt andet på denne side fungerer stadig præcis som beskrevet.

Opsætning af bookinger tager tre trin, og denne side gennemgår hvert trin med et skærmbillede:

1. Opret en begivenhedstype — den type aftale, folk kan booke (for eksempel “Gratis 30-minutters konsultation”).
2. Aktivér booking for din AI — så den tilbyder disse aftaler i chatten.
3. Se bookingerne komme ind på siden Aftaler (og i din Google Kalender, hvis den er forbundet).

Trin 1 — Åbn siden Aftaler #

Klik på Aftaler i sidepanelet under gruppen Engager. Siden har to faner:

• Kommende aftaler — alle aftaler, der er blevet booket, med statistik-kort for I alt, Denne uge, Bekræftet og Afventer, plus søgning, et tidsfilter og et statusfilter.
• Begivenhedstyper — de bookbare tjenester, din AI kan tilbyde.

Se din tidsplan som en kalender #

Fanen Kommende aftaler kan vise dine bookinger på to måder — skift med Liste / Kalender-knappen til højre for filterrækken:

• Liste — tabellen vist ovenfor: én række pr. booking, bedst til at scanne hvad der er det næste, og til massehandlinger.
• Kalender — et uge- eller månedsgitter, bedst til at se din dag eller uge i et overblik og spotte ledige tider.

I kalendervisning får du en Uge / Måned-kontakt (uge er standard), pile til at bevæge dig frem og tilbage i tiden, og en I dag-knap til at springe tilbage til den aktuelle uge eller måned. Hver aftale vises på sin dag som et lille kort med tidspunktet, kontaktens navn og en farvet statusprik. Din søgning og dine filtre gælder også her, så du kan f.eks. kun vise bekræftede aftaler i kalenderen.

• Klik på en aftale for at åbne det samme detaljepanel som i listevisning — ombook, åbn chatten eller slet derfra.
• Klik på et tomt felt på en dag for at booke en ny aftale på den dag — bookingformularen åbner med datoen allerede udfyldt.
• I månedsvisning viser en travl dag de første par aftaler og en +N flere-linje — klik på den for at zoome ind på den dags uge.

Book selv en aftale #

De fleste aftaler bookes af din AI i chatten, men du kan også booke en manuelt — et telefonopkald, en uanmeldt gæst — med knappen Book aftale øverst til højre på siden (eller ved at klikke på en tom dag i kalendervisning). Vælg kontakten, begivenhedstypen, en dato og en af de ledige tidspladser; tilgængelighed tjekkes på samme måde som når AI’en booker, så du kan ikke dobbeltbooke en tid.

Klik på en række for at åbne aftalens detaljepanel i skrivebeskyttet tilstand, som viser kontaktpersonen, begivenheden, dato og tid, mødestedet samt knapper til at åbne chatten, ændre tidspunkt eller slette:

Sletning af flere aftaler på én gang #

På fanen Aftaler har hver række et afkrydsningsfelt, og afkrydsningsfeltet i overskriften vælger alt, hvad der aktuelt vises. Vælg de aftaler, du vil fjerne, hvorefter en bjælke vises i bunden med en Slet-knap — du bekræfter én gang, og de fjernes samlet sammen med deres tilknyttede kalenderbegivenheder. Tryk på Escape for at rydde et valg.

Trin 2 — Opret en begivenhedstype #

Begivenhedstyper definerer de typer aftaler, dine kontakter kan booke. Tænk på hver begivenhedstype som en forskellig tjeneste, du tilbyder — “30-minutters gratis konsultation”, “Produktdemo”, “Frisørtid”, “Restaurantreservation til 2”.

1. På siden Aftaler skal du skifte til fanen Begivenhedstyper.

2. Klik på den grønne knap Opret begivenhedstype øverst til højre. Et vindue med titlen Ny begivenhedstype åbnes:

3. Under Detaljer skal du indtaste et Begivenhedsnavn. Giv det et kundevenligt navn — dine kontakter kan se det under bookingen, så “Gratis 30-minutters strategisamtale” er bedre end “Indledende konsultation v2”.
4. Vælg en Mødetype — hvordan mødet finder sted. Dette styrer, hvad der vises som lokation i kalenderinvitationen:

• Personligt — aftalen finder sted på et fysisk sted. Du indtaster adressen, og denne adresse vises i kalenderbegivenheden (for eksempel “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — et Google Meet-videolink oprettes automatisk for hver booking og tilføjes til kalenderbegivenheden. Kontakten tilføjes også til begivenheden som gæst, så hvis deres e-mailadresse er kendt (for eksempel hvis AI’en spurgte om den under samtalen), modtager de Google Kalender-invitationen med Meet-linket via e-mail. Dette kræver, at din Google Kalender er forbundet — hvis den ikke er det endnu, viser formularen en advarsel med et Forbind Google Kalender-link direkte der (se Google Kalender-integration).
• Brugerdefineret link — du indsætter dit eget mødelink én gang (for eksempel dit personlige Zoom-rumlink), og det samme link bruges til hver booking af denne begivenhedstype.

5. Under Plads skal du indstille, hvordan dine tidsrum fungerer:
   • Varighed — hvor længe hver aftale varer (f.eks. 30 minutter). Ønsker du et indbygget mellemrum mellem aftaler? Indstil varigheden lidt længere end selve mødet — der er ingen separat buffer-indstilling.
   • Varsel — den mindste varselstid, du har brug for, før en booking kan starte (f.eks. betyder 4 timer, at ingen kan booke en aftale, der starter om 30 minutter).
   • Kan bookes frem i tiden — hvor mange dage ud i fremtiden kontakter kan booke (f.eks. 28 dage).
   • Flere bookinger pr. plads — slået fra som standard. Som beskrivelsen nedenunder siger: “Fra betyder én booking pr. tidsrum, sådan som bookinger altid har fungeret.” Slå den til, når det samme tidspunkt kan rumme mere end én booking, og et tal for Bookinger pr. plads vises. Det er beregnet til pladser, der er udskiftelige og deler de samme timer; hvis dine ressourcer har forskellige tidsplaner eller deres egne kalendere, skal du bruge Lokaler i stedet. Se Lad flere personer booke det samme tidsrum og Lokaler nedenfor.
6. Under Ugentlige timer skal du indstille, hvilke dage og timer denne event kan bookes. Hver grøn dag kan bookes i de viste timer; klik på × ud for et tidsinterval for at gøre den dag utilgængelig, og på + for at tilføje et ekstra interval til den samme dag (til opdelte tidsplaner som 9:00–12:00 og 14:00–17:00).

Tip: Indstil dine timer en smule snævrere end din faktiske arbejdsdag. Dette giver dig lidt luft i starten og slutningen af dagen.

7. Under Rum skal du lade det være, medmindre du har mere end én ressource, der kan bookes. Hver begivenhedstype har allerede ét rum, og det bruger de ugentlige timer, du lige har indstillet. Hvis to personer, stole eller biler arbejder på forskellige tidspunkter, skal du tilføje et rum for hver. Se Rum herunder.
8. Under Notifikationer er der to kontakter:
   • Synkroniser bookinger til Google Kalender — placerer hver booking i din Google Kalender og tjekker for konflikter. Er gråtonet, indtil din Google Kalender er forbundet (noten nedenunder linker dig til den rigtige indstillingsside).
   • Send aftale-e-mail til kontakt — er aktiveret som standard. Sender en bekræftelse via e-mail til kontakten, når en aftale bookes. Når bookingen også synkroniseres til Google Kalender, styrer den samme kontakt Google Kalender-invitationen, som kontakten modtager som gæst til begivenheden. Slå den fra, hvis du slet ikke ønsker, at kontakten skal modtage e-mails.
9. Klik på Opret begivenhed. Du lander tilbage på fanen Begivenhedstyper med din nye begivenhed tilføjet som en række og en bekræftelsesmeddelelse:

For at ændre en eventtype senere skal du klikke på dens række – eller bruge blyantikonet i højre side af rækken:

Uanset hvad får du den samme formular forudfyldt med eventets nuværende indstillinger, denne gang med titlen Rediger eventtype, og med en Gem event-knap i stedet for Opret event. Sektionen for ugentlige timer forbliver præcis som gemt, medmindre du ændrer den:

Sletning er kun muligt, så længe der ikke er tilknyttet nogen bookinger til begivenheden.

Hvis en af dine AI-agenter booker med denne eventtype, fortæller sletningsvinduet dig, hvilke agenter der bruger den, før noget fjernes, så du aldrig bliver overrasket. Du kan stadig fortsætte, men disse agenter stopper med at tage imod bookinger, indtil du vælger en anden eventtype til dem under Bookinger.

Om tidszoner: dine timer læses i din kontos tidszone, som er indstillet under Indstillinger → Sikkerhed & Generelt (rullemenuen Tidszone). Hvis dine tilbudte tidsintervaller vises på mærkelige tidspunkter, bør du tjekke den indstilling først.

Trin 3 — Aktivér booking for din AI #

Oprettelse af en eventtype betyder ikke, at AI’en tilbyder den endnu. Det er én kontakt, der skal slås til på agenten.

1. Klik på AI-agenter i sidepanelet og åbn din agent.

2. Gå til trinnet AI-evner.

3. Find panelet Bookinger og slå Lad denne agent booke aftaler til.

4. Lad udbyderen stå på Indbygget kalender (restauranter, der bruger Formitable eller Zenchef, vælger deres her), og angiv derefter, hvad folk kan booke under Vælg hvad folk kan booke.

   Du kan vælge mere end én. Klik på vælgeren og vælg en begivenhedstype — den vises nedenfor som en lille chip med begivenhedens navn. Vælgeren skifter derefter til Add another event type, så fortsæt, indtil alle de tjenester, denne agent skal kunne booke, er på listen. Den første, du vælger, er agentens standard, og når to eller flere er linket, får den en default-markering, så du kan se, hvilken det er. For at fjerne en fra listen skal du klikke på × på dens chip. Har du ingen begivenhedstype endnu? Create a new event type direkte derfra uden at forlade siden — alt, hvad du opretter, tilføjes listen med det samme.

   Linjen under vælgeren opsummerer, hvad det giver dig: “The agent can book any of the selected event types in the chat. Name the staff or rooms inside each event type so the AI can book with a specific person.”

5. Klik på Save changes.

Booking er en live-indstilling — den træder i kraft, så snart du gemmer, og venter ikke på Udgiv, som rettelser til instruktioner og viden gør.

Hvis vælgeren er tom, eller intet er valgt, har AI’en ingen tider at tilbyde og vil i stedet fortælle kontakten, at nogen vil vende tilbage. Vælg mindst én begivenhedstype, før du baserer dig på den.

Hvordan det ser ud i en samtale. AI’en kender hver begivenhedstype, du har linket, ved navn og varighed. Når nogen beder om at booke, spørger den, hvilken tjeneste de ønsker (eller finder ud af det ud fra, hvad de allerede har sagt — “Jeg har brug for en farvning” vælger farvningsaftalen), tjekker derefter tiderne for den pågældende og booker den. Ombooking og annullering fungerer på det, kontakten rent faktisk har booket, så der er ikke noget ekstra at forklare dem.

Linker du mere end én? Se Booking When You Offer Many Services nedenfor.

Når det er gemt, tilbyder AI’en automatisk ledige tidsrum under samtaler og håndterer hele bookingflowet — fra tjek af tilgængelighed til bekræftelse af aftalen.

Eksempel: En kontakt skriver “Jeg vil gerne booke en konsultation.” AI’en svarer med ledige tidsrum baseret på dine begivenhedsindstillinger (og Google Kalender, hvis den er synkroniseret). Kontakten vælger et tidspunkt, og AI’en bekræfter bookingen — alt sammen automatisk.

Lad folk booke sig selv (Delbar bookingside) #

Trinene ovenfor handler om bookinger foretaget i en samtale, hvor din AI foreslår tiderne. Hver begivenhedstype kan også have en offentlig bookingside: et link, som alle kan åbne og booke via, uden at de behøver en konto eller en forudgående samtale. Placer det bag en “Book nu”-knap, i din biografi, i en e-mail-signatur eller på en flyer som en QR-kode.

Slå det til i sektionen Bookingside nederst i formularen for begivenhedstypen. Da siden beder om et navn og en e-mail eller et telefonnummer, før den viser kalenderen, ender folk, der starter en booking, men aldrig vælger et tidspunkt, stadig i dine kontakter, klar til opfølgning.

Se Delbar bookingside.

Brug af et eksternt planlægningslink (Calendly, Cal.com osv.) #

Har du allerede et planlægningsværktøj, du er glad for, som f.eks. Calendly eller Cal.com? Du behøver ikke at skifte til det indbyggede bookingsystem – du kan blot lade AI’en dele dit eksisterende planlægningslink, så kontakterne selv kan booke der.

Der er ingen separat indstilling til dette: Linket indsættes blot i din AI’s instruktioner.

1. Åbn AI-agenter i sidepanelet og åbn din agent.
2. Gå til fanen AI-instruktioner.
3. I sektionen Regler skal du tilføje en linje som: Når nogen ønsker at booke, så del dette link til planlægning, så de selv kan booke: https://calendly.com/ditnavn
4. Tilføj eventuelt et matchende trin til sektionen Samtaleforløb, for eksempel: Når de er interesserede, så del linket til planlægning.
5. Klik på Gem ændringer og derefter Publicer til live, så de opdaterede instruktioner når dine kontakter. Fanen Afprøv tester altid dit udkast, så du kan tjekke, at AI’en deler linket lige efter lagring — selv før publicering.

Det er alt – når booking kommer på tale i en samtale, sender AI’en dit link. Hold den indbyggede Bookings-kontakt (på fanen AI-funktioner) slået fra i denne opsætning: Når den er slået fra, vil AI’en ikke selv forsøge at tilbyde tidsintervaller, og med dit link i reglerne ved den præcis, hvad den skal gøre i stedet. Hvis du vælger Eksternt bookingslink under den guidede onboarding-guide, tilføjes denne regel automatisk for dig.

Ulempen sammenlignet med det indbyggede bookingsystem: kontakten forlader chatten for at booke, og aftalen lander kun i dit eksterne planlægningsværktøj – den vil ikke blive vist på siden Aftaler.

Booking, når du tilbyder mange tjenester #

Tilbyder du et dusin forskellige behandlinger? Din agent kan booke dem alle i chatten. På fanen AI Abilities, under Choose what people can book, skal du fortsætte med at tilføje begivenhedstyper, indtil alle tjenester er på listen — der er ingen grænse, og den første, du tilføjer, er standarden. Se Step 3 for selve vælgeren.

1. Opret en begivenhedstype for hver tjeneste på fanen Event Types med et navn, dine kunder ville bruge (“Klipning”, “Farve & striber”, “Skægtrimning”).
2. Åbn din agents AI Abilities-fane, slå Let this agent book appointments til, og tilføj hver af dem under Choose what people can book.
3. Klik på Save changes. Det er det — AI’en spørger, hvilken tjeneste kontakten ønsker (eller opfanger det fra, hvad de allerede har fortalt den), tilbyder tiderne for den tjeneste og booker den.

Hver begivenhedstype beholder sin egen varighed, åbningstider, rum og kalender, så intet ved selve begivenhedstyperne ændrer sig — du linker dem blot alle til den samme agent. To ting hjælper AI’en med at gøre det rigtigt:

• Rækkefølgen betyder lidt. Den første begivenhedstype på listen er standarden: Det er den, AI’en falder tilbage på, når kontakten ikke har sagt, hvilken tjeneste de ønsker, og der ikke er noget i samtalen at gå ud fra. Sæt din mest almindelige tjeneste først.
• Giv dem navne, en kunde ville genkende. AI’en matcher det, kontakten siger, med begivenhedsnavnet, så “Farve & striber” fungerer langt bedre end “Tjeneste B”.

Foretrækker du at sende links? Du kan stadig gøre det i stedet for eller som supplement. Slå den shareable booking page til for hver begivenhedstype, så hver tjeneste har sit eget link, og tilføj derefter en regel til din AI’s instruktioner, der lister dem, for eksempel: Når nogen vil booke, del bookinglinket til den tjeneste, de er interesserede i: Klipning — https://yourlink/haircut, Farvning — https://yourlink/coloring. Da dette er dine egne bookingsider frem for en ekstern planlægger, gemmes den besøgende som en kontakt, før de overhovedet ser kalenderen, og hver booking lander stadig på din Appointments-side (og din Google Kalender, hvis den er forbundet).

Og hvis folk spørger efter en bestemt person? Tilføj hvert personalemedlem som et navngivet rum inde i begivenhedstypen, så kan AI’en booke dem ved navn — se Booking with a specific person.

Indsamling af ekstra information under booking #

Nogle gange har du brug for lidt mere end bare et tidspunkt. Du kan få AI’en til at indsamle yderligere detaljer fra kontakten, før den bekræfter en booking — for eksempel en leverings- eller hjemmeadresse, antal gæster, et referencenummer eller et hvilket som helst brugerdefineret felt, du bruger.

Eksempler på hvornår dette er nyttigt:

• En mobil bilplejeservice, der har brug for kundens hjemmeadresse for at vide, hvor de skal køre hen.
• En restaurant, der har brug for antal gæster, før de reserverer det rigtige bord.
• En reparationsservice, der har brug for et ordre- eller referencenummer for at kunne slå opgaven op.

Sådan fungerer det #

• Klik på AI-agenter i sidepanelet, åbn agenten, gå til dens trin AI-evner og slå Tillad AI at indsamle ekstra info til (under Kontakt-opdateringer). Et kort med Indsaml ekstra info under booking vises derefter, hvor du vælger, hvilke af dine brugerdefinerede felter AI’en skal spørge efter, og markerer hver enkelt som påkrævet eller valgfri. Påkrævede felter skal besvares, før bookingen bekræftes — AI’en vil blive ved med at spørge, indtil den har dem.

• De indsamlede svar gemmes på kontakten (så du har dem i kontaktens profil) og tilføjes til Google Calendar-begivenheden, så du kan se alt med et hurtigt blik uden at åbne appen.
• Du kan markere et af disse felter som meeting location. Når du gør det, bliver kundens svar (f.eks. deres adresse) til lokationen på kalenderbegivenheden – ideelt til tjenester, der rejser ud til kunden. Dette fungerer i kombination med In person-mødetypen, som du vælger under begivenhedstypen.

Før du starter #

• De felter, du vælger fra, er de samme brugerdefinerede felter, som du administrerer for kontakter (se Brugerdefinerede kontaktfelter). Hvis et felt, du ønsker at indsamle, ikke findes endnu, skal du oprette det først, hvorefter det vil være tilgængeligt at vælge her.
• Sørg for, at Opdater kontaktnavne/felter er tilladt i det samme trin for AI-evner. AI’en har brug for den tilladelse for at gemme de oplysninger, den indsamler; hvis den er slået fra, bliver svarene ikke gemt.
• Dette er ikke kun til bookinger. De samme to indstillinger lader AI’en gemme detaljer, den opfanger hvor som helst i en samtale — en fødselsdag, et kostbehov, en præference — selv når der ikke er tale om en aftale. Se Lad AI’en udfylde brugerdefinerede felter for dig.

Eksempel: Du driver en mobil hundesalon. Du opretter et brugerdefineret felt kaldet “Hjemmeadresse”, beder AI’en om at indsamle det som et påkrævet felt og markerer det som mødested. Nu, når en kontakt booker, spørger AI’en efter deres adresse, gemmer den på kontakten og indsætter den som lokation på Google Kalender-begivenheden — så din hundeplejer ved præcis, hvor de skal køre hen.

Stil forskellige spørgsmål afhængigt af svaret #

Du behøver ikke stille alle den samme liste af spørgsmål. Vælg hvert felt, som AI’en må indsamle i kortet Indsaml ekstra info under booking, og beskriv derefter i dine AI-instruktioner, hvornår hvert felt gælder (agentens trin AI-instruktioner). AI’en læser disse instruktioner i almindeligt sprog, så et spørgsmål kan afhænge af, hvad kontakten lige har fortalt den.

Eksempel: en lufthavnstransferservice. Opret brugerdefinerede felter til “Flynummer” og “Meet & Greet”, markér begge i feltvælgeren, og skriv i dine instruktioner: “Spørg altid efter afhentningsadressen. Hvis afhentningsadressen er en lufthavn, skal du også spørge efter flynummeret og om de ønsker en Meet & Greet.” Nogen, der booker en tur gennem byen, bliver aldrig spurgt om fly; nogen, der booker en lufthavnsafhentning, bliver spurgt om begge dele, før bookingen bekræftes.

Hvordan tidsrum tilbydes #

Et par nyttige ting at vide om, hvordan AI’en omdanner dine indstillinger til tilbudte tidspunkter:

• Tider tilbydes i forlængelse af hinanden inden for dine ugentlige timer: en 30-minutters begivenhed tilbydes som 9:00, 9:30, 10:00 og så videre.
• Når en tid er booket, tilbydes den ikke længere, så AI’en dobbeltbooker aldrig.
• Begivenhedstyper, der tillader flere bookinger pr. tidspunkt, er undtagelsen: disse tider bliver ved med at blive tilbudt, indtil de er fuldt bookede, og AI’en kan fortælle en kontakt, hvor mange pladser der er tilbage (for eksempel “kl. 17:00 er der 3 pladser tilbage”). Se Lad flere personer booke det samme tidspunkt lige herunder.
• Begivenhedstyper med mere end ét lokale beregnes lokale for lokale: hvert lokale har sine egne åbningstider, kan have sin egen kalender og kan have sit eget antal bookinger pr. tidspunkt. Se Lokaler.
• Alt, hvad der står i din synkroniserede Google Kalender, behandles som optaget og fjernes fra det, AI’en tilbyder, uanset hvad begivenhedstypen tillader.
• Varsel-indstillingen fjerner tider, der starter for snart; Kan bookes fremad begrænser, hvor langt ude i fremtiden AI’en vil tilbyde tider.
• Dage, hvor du har lukket, besvares som lukket, ikke som fuldt booket. Hvis nogen spørger efter en lørdag, og din begivenhedstype ikke har åbningstider om lørdagen, siger AI’en, at du har lukket den dag, og tilbyder din næste åbningsdag i stedet for at sige, at du er fuldt booket. Det samme gælder for en dag, hvor der simpelthen ikke er mere tid tilbage: Når den sidste aftale, der stadig kunne starte i dag, er overstået, siger AI’en, at dagen er slut, fremfor at den er fuldt booket. En dag får kun svaret “fuldt booket”, når der er åbningstider, stadig er tid tilbage, og hvert eneste tidspunkt er taget.

Lad flere personer booke det samme tidsinterval #

Normalt udfylder én booking et tidsinterval: i det øjeblik nogen tager kl. 17:00, bliver kl. 17:00 ikke tilbudt til andre. Mange virksomheder arbejder på den anden måde, så en begivenhedstype kan indstilles til at acceptere flere bookinger på samme tid.

Hvem er dette til:

• Et chauffør- eller taxaselskab med en flåde på 10 biler. Ti forskellige kunder kan alle blive hentet kl. 17:00, fordi du har ti chauffører.
• Et fitnessstudie eller workshop, der kører et hold med 12 pladser.
• En klinik eller salon med tre stole, hvor tre personer kan behandles i samme time.
• En rundvisning, smagning eller åbent hus, hvor en gruppe dukker op på samme tid.

Aktivering #

1. Åbn eventtypen på fanen Eventtyper (klik på dens række, eller klik på blyanten i højre side), eller opret en ny.
2. I sektionen Tidsrum skal du slå Flere bookinger pr. tidsrum til. Linjen nedenunder forklarer standardindstillingen: “Fra betyder én booking pr. tidsrum, sådan som bookinger altid har fungeret.”
3. Et Bookinger pr. tidsrum-tal vises. Indtast hvor mange bookinger det tidsrum kan rumme, alt fra 2 til 500. En flåde på ti biler er 10; et hold med tolv pladser er 12.
4. Ingen grænse overhovedet? Slå den lille Ubegrænset-kontakt til ved siden af tallet. Tallet bliver gråt og viser Ubegrænset, og tidsrummet bliver ved med at blive tilbudt, uanset hvor mange mennesker der har booket det.
5. Klik på Gem event (eller Opret event for et nyt).

Tilbage på fanen Eventtyper siger Kapacitet-kolonnen det selv: 10 pr. tidsrum eller Ubegrænset. Hvis eventtypen har lokaler, og et af dem har fået tildelt sit eget antal, læses det i stedet som Varierer efter lokale.

Hvad sker der, når det er slået til #

• Tidspunktet bliver ved med at blive tilbudt, indtil det er fuldt. Med 10 pr. plads tilbydes 17:00 stadig til den anden kontakt, der spørger, og den tredje, helt op til den tiende. Den ellevte får tilbudt et andet tidspunkt.
• AI’en kan sige, hvor mange pladser der er tilbage, f.eks. “17:00 har 3 pladser tilbage”, når det hjælper kontakten med at beslutte sig. Dette gøres kun for eventtyper, der accepterer flere bookinger. For en normal eventtype med én booking siges intet om pladser, og der opdigtes aldrig et tal, og for en ubegrænset type er der intet tal at nævne.
• Annullering frigør pladsen med det samme. Hvis en af dine ti 17:00-bookinger annullerer, tilbydes 17:00 igen til den næste kontakt, der spørger. Det samme gælder for flytning af en booking til et andet tidspunkt.
• Hver booking er stadig sin egen aftale. Ti bookinger kl. 17:00 er ti rækker på fanen Kommende aftaler, hver med sin egen kontakt, og ti separate events i din Google Kalender, hvis du har synkronisering slået til. Det er det, du ønsker: ti biler, ti jobs.
• Manuel booking viser det samme antal. Når du booker en aftale manuelt, bærer hver tids-chip et lille mærke med de ledige pladser, så en 9:00-chip på en event med to pr. plads viser 09:00 2 tilbage.
• Med mere end ét lokale tælles antallet pr. lokale. To lokaler på en event indstillet til 3 pr. plads giver op til 6 bookinger på samme tid, medmindre et lokale tilsidesætter det med sit eget antal.
• Optaget tid i din kalender blokerer stadig hele tidsrummet. Hvis noget i din synkroniserede Google Kalender overlapper 17:00, forsvinder det tidspunkt for alle, uanset hvor mange bookinger eventtypen tillader. Et møde i din kalender betyder, at du slet ikke er tilgængelig, ikke at en af dine pladser er taget.
• Hvis du slår det fra igen, vender eventtypen tilbage til én booking pr. tidsrum. Bookinger, der allerede er foretaget, bliver præcis, hvor de er.

Hvis to kontaktpersoner tilfældigvis tager den sidste ledige plads på samme tid, får kun den ene den. Den anden får at vide, at tidspunktet lige er blevet taget, og får i stedet tilbudt de næste ledige tidspunkter, så du aldrig ender med en ellevte booking på et tidspunkt med ti pladser.

Lokaler: Separate ressourcer med deres egne tidsplaner #

Et lokale er en separat ressource, der kan bookes. På trods af navnet behøver det ikke at være et fysisk lokale: det kan være et personale, en stol, en bil, en bane eller et behandlingsbord. Formularen opsummerer det på én linje: “Lokaler er separate ressourcer, der kan bookes: et personale, en stol, en bil, en bane. Hvert lokale har sine egne ugentlige timer og kan have sin egen Google Kalender, så lokaler kan variere. Dr. A arbejder mandag til onsdag, Dr. B arbejder torsdag og fredag.”

Hver eventtype har allerede ét lokale, så der er ikke noget at gøre her, før en anden ressource arbejder på andre tidspunkter eller har brug for sin egen kalender. Lokaler har deres egen Lokaler-sektion i formularen for eventtyper, mellem Ugentlige timer og Notifikationer.

Giv dine rum rigtige navne — frisøren, lægen, stolen — så kan AI’en booke en kontakt hos den person, de spørger efter. Se Booking with a specific person længere nede.

Hvem er dette til:

• En klinik eller praksis, hvor Dr. A arbejder mandag til onsdag, og Dr. B arbejder torsdag og fredag.
• En salon med tre stole, hvoraf kun den ene er bemandet om eftermiddagen.
• En køreskole eller udlejning, hvor hver bil har sin egen tilgængelighed.
• En klub med to baner, der hver holdes i sin egen kalender.

Tilføjelse, omdøbning og fjernelse af lokaler #

1. Åbn eventtypen på fanen Eventtyper (klik på dens række, eller klik på blyanten i højre side), eller opret en ny.
2. Rul ned til Lokaler. Lokale 1 er der allerede, og det er det lokale, du hele tiden har indstillet åbningstider for. Dets note siger præcis det: “Dette lokale bruger de ugentlige timer ovenfor. Lokaler, du tilføjer nedenfor, indstiller deres egne timer.”
3. Klik på Tilføj lokale. Et nyt kort vises med sit eget navnefelt og sin egen Timer for dette lokale-editor, som fungerer ligesom de ugentlige timer øverst i formularen.
4. Giv hvert lokale et navn. To lokaler kan ikke dele ét navn: Hvis de gør, siger formularen “To lokaler har samme navn. Giv hvert lokale sit eget navn, ellers lander bookinger beregnet til begge på det samme lokale.” Det er ikke for ordens skyld. Bookinger matches til et lokale via dets navn, så to lokaler med samme navn fungerer som én enkelt ressource.
5. Klik på Gem event (eller Opret event for et nyt).

For at omdøbe et lokale skal du overskrive navnet. En ting, du skal vide, før du gør det: omdøbning af et lokale omdøber ikke bookinger, der allerede er foretaget under det gamle navn. Disse aftaler beholder det navn, de blev booket med, og det omdøbte lokale starter forfra med at tælle fra nul. Omdøb tidligt, eller lad navnet være.

For at fjerne et lokale, skal du klikke på skraldespandsikonet på dets kort og bekræfte. Bekræftelsen forklarer, hvad der sker: “Dette lokale tilbydes ikke længere til nye bookinger. Bookinger, der allerede er foretaget, beholder deres lokalnavn og bliver i din kalender.” Lokale 1 har ikke noget skraldespandsikon, fordi dets åbningstider er de Ugentlige åbningstider øverst i formularen.

Tilbage på fanen Eventtyper vises en Lokaler-kolonne, så snart en eventtype har mere end ét lokale, hvilket viser antallet af lokaler for hvert event.

En kalender pr. lokale #

Når din Google Kalender er forbundet, får hvert lokalekort også en Google Kalender-vælger med noten “Ledige tider i denne kalender blokerer dette lokale, og dette lokales bookinger tilføjes til den.” Tilknyt Dr. A’s lokale til Dr. A’s kalender og Dr. B’s lokale til Dr. B’s, så tjekkes hvert lokale mod sin egen kalender og skriver sine egne bookinger dertil. Lad et lokale stå på Ingen kalender, hvis det slet ikke skal synkroniseres.

Vælgeren vises kun, når Google Kalender er forbundet til kontoen (se Google Kalender-integration). Indtil da fungerer lokalerne på præcis samme måde, der er blot ingen kalendere at vælge imellem. Én Google-konto kan indeholde flere kalendere, så du har sjældent brug for mere end én forbindelse.

Hvis et rums kalender ikke kan læses. Et rums kalender skal kunne læses af den Google-konto, du har forbundet. Hvis den ikke kan (kalenderen er blevet slettet, blev aldrig delt med den konto, eller den forkerte er blevet valgt), kan AI’en ikke tjekke rummets optagethed, så den vil ikke foreslå nogen tidspunkter for den begivenhed, før det er rettet. Du vil modtage en e-mail og en advarsel i appen, der nævner begivenheden og kalenderen (højst én gang hver sjette time). For at rette det skal du dele kalenderen med den forbundne Google-konto eller åbne begivenheden og vælge en anden kalender for det rum.

Fordeling af bookinger jævnt på tværs af lokaler #

Når en booking kommer ind, og ingen har bedt om et specifikt lokale eller en specifik person, er den altid gået til det første lokale på din liste, der er ledigt på det tidspunkt. Det er den rigtige adfærd for mange opsætninger – du prioriterer dine lokaler, og det øverste fyldes først, mens de andre fungerer som overflow. Men hvis dine lokaler er kolleger, der hver især skal have en rimelig del af arbejdet, betyder “først på listen vinder”, at personen øverst altid er fuldt booket, mens de andre sidder halvt tomme.

Kontakten Fordel bookinger jævnt løser dette. Den findes øverst i sektionen Lokaler og vises kun, når begivenhedstypen har to eller flere lokaler:

• Fra (hvordan alle begivenhedstyper starter): hver booking går til det første lokale på din liste, der er ledigt, så det øverste lokale fyldes først.
• Til: hver booking går til det lokale med færrest bookinger, hvor både nylige og kommende aftaler tælles med – så bookinger fordeles jævnt på tværs af alle.

Tre ting forbliver de samme uanset hvad:

• En kontakt, der beder om en specifik person, får stadig den person. Kontakten afgør kun tilfældet uden præference.
• Et lokale får aldrig en booking, det ikke kan tage. Dets egne åbningstider, kalenderens optagede tid og antallet af bookinger pr. tidsrum respekteres altid – hvis den person, der er booket mindst, har lukket eller er fuldt booket på det tidspunkt, tager den næstmindst bookede personen over.
• Tilbagevendende bookinger bliver hos én person. En ugentlig serie balanceres én gang ved den første aftale og bliver derefter hos den person resten af serien.

Når kontakten er slået til, bliver AI’en også lidt mere hensynsfuld: før den booker nogen, der ikke har nævnt et navn, spørger den én gang, om de allerede har en foretrukken person. Hvis de er ligeglade, booker den, og din kalender sørger for fordelingen. Bookingsiden følger den samme regel – en besøgende, der lader rækken Book med stå på Hvem som helst, placeres hos den person, der er booket mindst.

Aflysninger og ombookinger tæller også: en person, der mister en booking, rykker automatisk frem i køen til den næste.

Lokaler eller flere bookinger pr. tidsrum? #

Begge dele lader mere end én person booke det samme tidspunkt, så det er værd at være klar over, hvilken løsning du reelt ønsker. Formularen trækker grænsen lige under kontakten Flere bookinger pr. tidsrum: “Samme åbningstider og udskiftelige pladser? Det er alt, du behøver. Forskellige tidsplaner eller separate kalendere? Brug Lokaler herunder.”

• Flere bookinger pr. tidsrum er ét tal for pladser, der er udskiftelige og deler de samme åbningstider: ti identiske biler, tolv pladser på ét hold. Der er ikke andet, der skal opsættes.
• Lokaler er separate navngivne ressourcer, der må være forskellige: deres egne dage og åbningstider, deres egen kalender og deres eget antal bookinger pr. tidsrum.

Hvert lokale starter med eventens antal. Uanset hvad du indstiller som Flere bookinger pr. tidsrum, er det standarden for hvert lokale, og hvert lokalekort viser, hvad det har arvet: “Bruger eventindstillingen (10 pr. tidsrum)” eller “Bruger eventindstillingen (Ubegrænset)”, når eventen er ubegrænset. Ændr eventens antal, og hvert lokale, der følger den, ændres med den.

Et lokale kan have sit eget antal i stedet. Slå Tilsidesæt til på det pågældende lokalekort, og et Bookinger pr. tidsrum-felt vises kun for det lokale, startende ved 1, med sin egen Ubegrænset-kontakt ved siden af. Linjen nedenunder lyder “Hvor mange personer kan booke dette lokale på samme tid. Når så mange har booket, tilbydes dette lokale ikke længere til det tidspunkt.” Et lokale indstillet til 1 opfører sig præcis som en klassisk ressource med én booking ad gangen, inde i en eventtype, der ellers tager imod flere.

Et eksempel. En klinik kører én eventtype kaldet “Session” med to lokaler, og eventen er sat til 12 pr. tidsrum. Gruppelokalet følger dette og tager imod tolv personer kl. 18:00. Behandlingslokalet har Tilsidesæt slået til med tallet 1, så det tager imod én person kl. 18:00 og stopper derefter med at blive tilbudt til det tidspunkt, mens gruppelokalet fortsætter med at blive fyldt op.

Hvor mange bookinger det løber op i. Uden nogen tilsidesættelser gælder eventens antal for hvert lokale: to lokaler på en event sat til 3 pr. tidsrum giver op til 6 bookinger på samme tid. Når et lokale har sit eget tal, er totalen blot summen af hvert lokales eget tal, så et gruppelokale med tolv pladser ved siden af et behandlingslokale til én person giver tretten bookinger kl. 18:00.

På fanen Eventtyper bytter en eventtype, hvis lokaler ikke alle har det samme antal, sit pr. tidsrum-mærke ud med Varierer pr. lokale. Åbn eventtypen for at se, hvad hvert lokale er indstillet til.

Manuel booking, rum for rum. Når du selv opretter en aftale fra fanen Kommende aftaler, og begivenhedstypen har mere end ét rum, vises en række rum-chips over tidspunkterne, hvor hver chip viser, hvor mange ledige tider det pågældende rum stadig har den dag. Vælg rummet først og derefter tidspunktet; bookingen gemmes på det valgte rum, så du ser dets “2 tilbage”-badges og dets egne åbningstider. Ved et enkelt rum er der intet at vælge, og tidspunkterne vises som normalt.

Booking hos en specifik person #

Hvis dine rum er opkaldt efter rigtige personer eller ting — frisører, læger, stole, biler — kan AI’en bruge disse navne i samtalen. Giv et rum navnet “Alex”, og en kontaktperson, der spørger efter Alex, får Alex.

Her er, hvad AI’en kan gøre, når dine rum har rigtige navne:

• Sig hvem der er ledig, og hvornår. “Alex er ledig kl. 10:00 og 10:30, Luan kl. 11:00” – i stedet for blot en liste over tidspunkter.
• Book med den person, kontakten beder om. “Kan jeg få Alex på torsdag?” booker Alex, og kun Alex. Hvis Alex ikke er ledig på det tidspunkt, siger AI’en det og tilbyder Alex’ næste ledige tider i stedet for stille og roligt at placere dem hos en anden.
• Behold den samme person, når en booking flyttes. Ombook en kontakt, der har booket med Alex, og de bliver hos Alex. Hvis det nye tidspunkt kun fungerer med en anden, fortæller AI’en dem, hvem de ville blive flyttet til, i stedet for at bytte rundt på folk bag deres ryg.
• Vælg hvem som helst, når kontakten er ligeglad. “Hvem end der er ledig kl. 3” fungerer præcis, som det altid har gjort: AI’en tager det første lokale, der er åbent på det tidspunkt. Foretrækker du, at disse bookinger fordeles jævnt på tværs af dine folk? Slå Fordel bookinger jævnt til i begivenhedens sektion for lokaler – se Fordeling af bookinger jævnt. Når den er slået til, spørger AI’en også én gang, om kontakten allerede har en foretrukken person, før den vælger for dem.

Navngivningstips. AI’en matcher på navnet, så lidt omhu her gør en stor forskel:

• Navngiv hvert rum efter personen (eller tingen), som dine kunder kender dem — “Alex”, “Dr. Bakker”, “Stol 3 — Sanne”, “Bane A”.
• Brug præcis den samme stavemåde overalt: i rumnavnet, i dine AI-instruktioner og i alt, hvad du sender ud. “Alex Araújo” og “Alex Araujo” bør for en sikkerheds skyld holdes identiske.
• Hvis to personer deler fornavn, så tilføj noget, der adskiller dem — lokationen, efternavnet, specialet: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Ellers kan AI’en ikke vide, hvem kontaktpersonen mener, og vil spørge.
• AI’en bruger kun navne, der rent faktisk findes på dine rum. Den vil ikke opfinde en kollega, der ikke eksisterer.

Lad navnene være generiske, så ændres intet. Rum, der stadig hedder “Nyt rum”, “Rum 1” og “Rum 2”, behandles som udskiftelige, præcis som før: AI’en nævner dem aldrig og placerer blot bookingen, hvor der er plads. Det er den rette opsætning, når dine ressourcer er identiske fra kundens synspunkt — ti ens biler, to ens behandlingsrum.

bookingsiden bruger de samme navne. Når en begivenhedstype har to eller flere navngivne rum, viser det offentlige link en Book med-række (Alle, plus én chip pr. person) over tidspunkterne, så besøgende også kan vælge deres person der. Generiske rumnavne viser ikke en sådan række.

Tilbagevendende aftaler #

Platformen understøtter tilbagevendende aftaler for kontakter, der har brug for regelmæssige sessioner — perfekt til løbende coaching, terapi, træning eller vedligeholdelsestjenester.

• En gentagelse har en frekvens på dag, uge eller måned, plus et interval. For eksempel er sessioner hver anden uge “Uge” med et interval på 2.
• En serie kan begrænses, så den slutter efter et vist antal sessioner (for eksempel “gentag 10 gange”).

Tilbagevendende aftaler spores som en serie, hvilket gør det nemt at administrere løbende klientrelationer uden at skulle booke hver gang.

Aftalebekræftelse og notifikationer #

Når en kontakt booker en aftale via AI’en, sker følgende:

1. Aftalen oprettes og vises på fanen Kommende aftaler.
2. En bekræftelsesbesked sendes til kontakten i chatten (for eksempel “Din aftale er bekræftet til tirsdag kl. 14:00”).
3. Hvis kontakten har en e-mailadresse registreret, modtager de også en bekræftelses-e-mail (svar går til din konto-e-mail). Dette styres af kontakten Send aftale-e-mail til kontakt på begivenhedstypen, som er aktiveret som standard. Bemærk: denne e-mail sendes ikke for importerede eller Formitable-bookinger.
4. Aftalen synkroniseres med din Google Kalender (hvis den er tilsluttet — se Google Kalender-integration).
5. Du modtager en notifikation baseret på dine Notifikationsindstillinger.

Håndtering af aflysninger #

Både kontakter og administratorer kan annullere aftaler:

• Sporing af aflysningsårsag — Når en aftale aflyses, registreres årsagen, så du kan få øje på mønstre (for eksempel hvis mange kontakter aflyser på grund af planlægningskonflikter).
• Statusopdateringer — Aftalestatus ændres fra “Bekræftet” til “Aflyst.”
• Kalendersynkronisering — Aflysninger synkroniseres automatisk tilbage til Google Kalender, hvilket frigør tidsrummet til andre bookinger.
• Formitable-aflysninger — Til Formitable-restaurantbookinger gives et dedikeret aflysningslink.

Åbn en aftale fra fanen Kommende aftaler for at ændre eller aflyse den.

Restaurant-bookingplatforme: Formitable og Zenchef #

Formitable og Zenchef er restaurantreservationsplatforme, som AI’en kan bruge til at håndtere bordreservationer direkte i chatsamtaler — ved at tjekke ledige borde og tidsrum i realtid og oprette reservationen i både platformen og restaurantsystemet på samme tid. Zenchef understøtter tilslutning af flere restauranter under én konto, og hver enkelt kan aktiveres eller deaktiveres uafhængigt.

Alle tre — Google Calendar, Formitable og Zenchef — forbindes, afbrydes og viser deres status under Indstillinger → Booking & Kalender:

Se Zenchef og Formitable for opsætningstrin pr. restaurant.

For at få din AI til at booke med Formitable eller Zenchef, skal du åbne AI-agenter, åbne agenten, gå til dens trin AI-evner og vælge platformen som bookingudbyder i sektionen Bookinger (se Slå bookinger til for din AI).

Importér kalenderbegivenheder #

Ikke tilgængelig i interfacet i øjeblikket. Denne funktion er beskrevet til reference, men den er endnu ikke synlig nogen steder, hvor du kan klikke i appen. Kontakt support, hvis du har brug for at importere eksisterende aftaler.

Import af eksisterende aftaler henter begivenheder fra din forbundne Google Kalender. Forbind Google Kalender først, vælg derefter hvilken eventtype aftalerne skal knyttes til, og om kontakter skal matches via E-mail eller Telefonnummer. Platformen læser begivenheder fra din linkede kalender og linker hver enkelt til en kontakt, og opretter en kontakt, hvis det er nødvendigt.

Dette er nyttigt, når du migrerer fra et andet bookingsystem, eller når du ønsker at bringe eksisterende kalenderbegivenheder ind i appen.

Har du brug for hjælp? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.