System rezerwacji #

Omówienie #

Platforma zawiera wbudowany system rezerwacji wizyt, który pozwala Twojemu agentowi AI umawiać spotkania, konsultacje i wydarzenia bezpośrednio w trakcie rozmów. Gdy kontakt chce zarezerwować termin, AI sprawdza Twoją dostępność, proponuje wolne sloty i potwierdza spotkanie — wszystko to bez Twojego udziału.

Dla kogo jest to rozwiązanie? Dla każdej firmy, która przyjmuje zapisy lub rezerwacje. Na przykład:

• Salon fryzjerski, który rezerwuje wizyty przez WhatsApp
• Agencja nieruchomości, która umawia prezentacje mieszkań przez wiadomości prywatne na Instagramie
• Restauracja, która przyjmuje rezerwacje stolików przez widżet czatu
• Firma doradcza, która umawia rozmowy wstępne bezpośrednio przez czat
• Klinika medyczna, która pozwala pacjentom umawiać wizyty przez SMS

System rezerwacji integruje się z Kalendarzem Google w celu dwukierunkowej synchronizacji (zobacz Integracja z Kalendarzem Google) oraz z platformami rezerwacyjnymi dla restauracji, takimi jak Formitable i Zenchef.

Kalendarz Google jest opcjonalny. Wbudowany system rezerwacji działa w pełni samodzielnie. Ustawiasz godziny swojej dostępności dla danego typu wydarzenia, a AI proponuje i rezerwuje te terminy bez konieczności łączenia kalendarza. Połączenie z Kalendarzem Google dodaje trzy dodatkowe funkcje: każda rezerwacja trafia do Twojego kalendarza, wszystko, co już w nim jest, jest traktowane jako czas zajęty (dzięki czemu nie zostanie zaproponowane), oraz mogą być dla Ciebie tworzone linki do Google Meet. Jeśli pominiesz ten krok, wszystko inne na tej stronie będzie działać dokładnie tak, jak opisano.

Konfiguracja rezerwacji składa się z trzech kroków, a ta strona przeprowadzi Cię przez każdy z nich za pomocą zrzutów ekranu:

1. Utwórz typ wydarzenia — rodzaj spotkania, które ludzie mogą rezerwować (na przykład „Bezpłatna 30-minutowa konsultacja”).
2. Włącz rezerwacje dla swojego AI — aby oferowało te spotkania na czacie.
3. Obserwuj napływające rezerwacje na stronie Spotkania (oraz w swoim Kalendarzu Google, jeśli jest połączony).

Krok 1 — Otwórz stronę Spotkania #

Kliknij Spotkania na pasku bocznym, w grupie Zaangażowanie. Strona posiada dwie karty:

• Nadchodzące spotkania — każde zarezerwowane spotkanie, z kartami statystyk dla Łącznie, W tym tygodniu, Potwierdzone i Oczekujące, a także wyszukiwarką, filtrem czasu i filtrem statusu.
• Typy wydarzeń — usługi możliwe do zarezerwowania, które może oferować Twoje AI.

Wyświetlanie harmonogramu w formie kalendarza #

Karta Nadchodzące spotkania pozwala wyświetlić rezerwacje na dwa sposoby — przełączaj się między nimi za pomocą przełącznika Lista / Kalendarz po prawej stronie wiersza filtrów:

• Lista — tabela pokazana powyżej: jeden wiersz na rezerwację, najlepsza do szybkiego przeglądania nadchodzących wydarzeń i wykonywania działań zbiorczych.
• Kalendarz — siatka tygodniowa lub miesięczna, najlepsza do szybkiego podglądu dnia lub tygodnia oraz sprawdzania wolnych terminów.

W widoku kalendarza dostępny jest przełącznik Tydzień / Miesiąc (domyślnie wybrany jest tydzień), strzałki do poruszania się w czasie oraz przycisk Dzisiaj, który pozwala wrócić do bieżącego tygodnia lub miesiąca. Każde spotkanie pojawia się w swoim dniu jako mała karta z godziną, imieniem i nazwiskiem kontaktu oraz kolorową kropką statusu. Twoje wyszukiwanie i filtry działają również tutaj, więc możesz na przykład wyświetlić w kalendarzu tylko potwierdzone spotkania.

• Kliknij spotkanie, aby otworzyć ten sam panel szczegółów co w widoku listy — możesz tam zmienić termin, otworzyć czat lub usunąć spotkanie.
• Kliknij puste miejsce w dniu, aby zarezerwować nowe spotkanie w tym dniu — otworzy się formularz rezerwacji z już wypełnioną datą.
• W widoku miesiąca zajęty dzień pokazuje kilka pierwszych spotkań oraz wiersz +N więcej — kliknij go, aby przejść do widoku tygodnia dla tego dnia.

Samodzielne rezerwowanie spotkania #

Większość spotkań jest rezerwowana przez Twojego asystenta AI na czacie, ale możesz również zarezerwować spotkanie ręcznie — np. w przypadku rozmowy telefonicznej lub wizyty osobistej — za pomocą przycisku Zarezerwuj spotkanie w prawym górnym rogu strony (lub klikając pusty dzień w widoku kalendarza). Wybierz kontakt, typ wydarzenia, datę oraz jeden z dostępnych przedziałów czasowych; dostępność jest sprawdzana w ten sam sposób, co w przypadku rezerwacji przez AI, więc nie ma możliwości podwójnej rezerwacji tego samego terminu.

Kliknij dowolny wiersz, aby otworzyć panel szczegółów spotkania (tylko do odczytu), pokazujący kontakt, wydarzenie, datę i godzinę, miejsce spotkania oraz przyciski umożliwiające otwarcie czatu, zmianę terminu lub usunięcie:

Usuwanie kilku wizyt jednocześnie #

Na karcie Wizyty każdy wiersz posiada pole wyboru, a pole wyboru w nagłówku zaznacza wszystkie aktualnie wyświetlane elementy. Wybierz wizyty, które chcesz usunąć, a na dole pojawi się pasek z przyciskiem Usuń — po jednokrotnym potwierdzeniu zostaną one usunięte wraz z powiązanymi wydarzeniami w kalendarzu. Naciśnij klawisz Escape, aby wyczyścić zaznaczenie.

Krok 2 — Utwórz typ wydarzenia #

Typy wydarzeń określają rodzaje spotkań, które mogą rezerwować Twoje kontakty. Traktuj każdy typ wydarzenia jako inną usługę, którą oferujesz — „30-minutowa bezpłatna konsultacja”, „Prezentacja produktu”, „Wizyta u fryzjera”, „Rezerwacja stolika dla 2 osób”.

1. Na stronie Spotkania przejdź do karty Typy wydarzeń.

2. Kliknij zielony przycisk Utwórz typ wydarzenia w prawym górnym rogu. Otworzy się okno zatytułowane Nowy typ wydarzenia:

3. W sekcji Szczegóły wpisz Nazwę wydarzenia. Nadaj jej nazwę przyjazną dla klienta — Twoje kontakty mogą ją zobaczyć podczas rezerwacji, więc „Bezpłatna 30-minutowa rozmowa strategiczna” jest lepsza niż „Wstępna konsultacja v2”.
4. Wybierz Typ spotkania — sposób, w jaki odbywa się spotkanie. To określa, co pojawi się jako lokalizacja w zaproszeniu do kalendarza:

• Osobiście — spotkanie odbywa się w fizycznej lokalizacji. Wpisujesz adres, który pojawi się w wydarzeniu w kalendarzu (na przykład „ul. Główna 123, lokal 4”).
• Google Meet — dla każdej rezerwacji automatycznie tworzony jest link do spotkania w Google Meet i dodawany do wydarzenia w kalendarzu. Kontakt jest również dodawany do wydarzenia jako gość, więc jeśli jego adres e-mail jest znany (na przykład AI zapytało o niego podczas rozmowy), otrzyma on zaproszenie do Kalendarza Google z linkiem do Meet drogą mailową. Wymaga to połączenia Twojego Kalendarza Google — jeśli jeszcze nie jest połączony, formularz wyświetli ostrzeżenie z linkiem Połącz Kalendarz Google (zobacz Integracja z Kalendarzem Google).
• Własny link — wklejasz swój własny link do spotkania raz (na przykład link do osobistego pokoju Zoom), a ten sam link będzie używany przy każdej rezerwacji tego typu wydarzenia.

5. W sekcji Slot określ, jak działają Twoje sloty czasowe:
   • Czas trwania — jak długo trwa każde spotkanie (na przykład 30 minut). Chcesz mieć wbudowaną przerwę między spotkaniami? Ustaw czas trwania nieco dłuższy niż rzeczywiste spotkanie — nie ma osobnego ustawienia bufora.
   • Powiadomienie — minimalne wyprzedzenie, jakiego potrzebujesz, zanim rezerwacja będzie mogła się rozpocząć (na przykład 4 godziny oznaczają, że nikt nie może zarezerwować spotkania rozpoczynającego się za 30 minut).
   • Możliwość rezerwacji z wyprzedzeniem — na ile dni do przodu kontakty mogą dokonywać rezerwacji (na przykład 28 dni).
   • Wiele rezerwacji na slot — domyślnie wyłączone. Jak mówi opis poniżej: „Wyłączone oznacza jedną rezerwację na slot czasowy, tak jak rezerwacje działały zawsze”. Włącz to, gdy ten sam czas może pomieścić więcej niż jedną rezerwację, a pojawi się liczba Rezerwacji na slot. Jest to przeznaczone dla miejsc, które są wymienne i współdzielą te same godziny; jeśli Twoje zasoby mają różne harmonogramy lub własne kalendarze, użyj Pokoi. Zobacz Pozwalanie wielu osobom na rezerwację tego samego slotu oraz Pokoje poniżej.
6. W sekcji Godziny tygodniowe ustaw, w które dni i godziny to wydarzenie może być zarezerwowane. Każdy zielony dzień jest dostępny w pokazanych godzinach; kliknij × obok zakresu czasu, aby uczynić ten dzień niedostępnym, oraz +, aby dodać drugi zakres do tego samego dnia (dla podzielonych harmonogramów, takich jak 9:00–12:00 i 14:00–17:00).

Wskazówka: Ustaw swoje godziny nieco krócej niż rzeczywisty dzień pracy. Da Ci to chwilę oddechu na początku i na końcu.

7. W sekcji Pokoje pozostaw ustawienia bez zmian, chyba że masz więcej niż jeden zasób do rezerwacji. Każdy typ wydarzenia ma już jeden pokój i korzysta z godzin tygodniowych, które właśnie ustawiono. Jeśli dwie osoby, krzesła lub samochody pracują w różnych godzinach, dodaj pokój dla każdego z nich. Zobacz Pokoje poniżej.
8. W sekcji Powiadomienia znajdują się dwa przełączniki:
   • Synchronizuj rezerwacje z Kalendarzem Google — umieszcza każdą rezerwację w Twoim Kalendarzu Google i sprawdza ją pod kątem konfliktów. Opcja jest wyszarzona, dopóki nie połączysz Kalendarza Google (notatka poniżej zawiera link do odpowiedniej strony ustawień).
   • Wyślij e-mail z potwierdzeniem spotkania do kontaktu — włączone domyślnie. Wysyła kontaktowi e-mail z potwierdzeniem po dokonaniu rezerwacji. Gdy rezerwacja jest również synchronizowana z Kalendarzem Google, ten sam przełącznik kontroluje zaproszenie do Kalendarza Google, które kontakt otrzymuje jako gość wydarzenia. Wyłącz tę opcję, jeśli nie chcesz, aby do kontaktu wysyłano jakiekolwiek wiadomości e-mail.
9. Kliknij Utwórz wydarzenie. Wrócisz do karty Typy wydarzeń, gdzie nowe wydarzenie zostanie dodane jako wiersz wraz z komunikatem potwierdzającym:

Aby zmienić typ wydarzenia w późniejszym czasie, kliknij jego wiersz — lub użyj ikony ołówka znajdującej się po prawej stronie wiersza:

W obu przypadkach otrzymasz ten sam formularz wypełniony bieżącymi ustawieniami wydarzenia, tym razem zatytułowany Edytuj typ wydarzenia, z przyciskiem Zapisz wydarzenie zamiast Utwórz wydarzenie. Sekcja godzin tygodniowych pozostaje dokładnie taka, jak została zapisana, chyba że ją zmienisz:

Usunięcie jest możliwe tylko wtedy, gdy z wydarzeniem nie są powiązane żadne rezerwacje.

Jeśli jeden z Twoich agentów AI dokona rezerwacji przy użyciu tego typu wydarzenia, okno usuwania poinformuje Cię, którzy agenci z niego korzystają, zanim cokolwiek zostanie usunięte, więc nigdy nie będzie to dla Ciebie zaskoczeniem. Nadal możesz kontynuować, ale ci agenci przestaną przyjmować rezerwacje, dopóki nie wybierzesz dla nich innego typu wydarzenia w sekcji Rezerwacje.

O strefach czasowych: Twoje godziny są odczytywane w strefie czasowej Twojego konta, ustawionej w Ustawienia → Bezpieczeństwo i ogólne (rozwijana lista Strefa czasowa). Jeśli oferowane terminy wypadają w nietypowych godzinach, sprawdź najpierw to ustawienie.

Krok 3 — Włącz rezerwacje dla swojego AI #

Utworzenie typu wydarzenia nie oznacza jeszcze, że AI będzie je oferować. To tylko jeden przełącznik przy agencie.

1. Kliknij Agenci AI na pasku bocznym i otwórz swojego agenta.

2. Przejdź do kroku Możliwości AI.

3. Znajdź panel Rezerwacje i włącz opcję Pozwól temu agentowi umawiać wizyty.

4. Pozostaw dostawcę ustawionego na Wbudowany kalendarz (restauracje korzystające z Formitable lub Zenchef wybierają tutaj swoje rozwiązanie), a następnie określ, co ludzie mogą rezerwować w sekcji Wybierz, co ludzie mogą rezerwować.

   Możesz wybrać więcej niż jedną opcję. Kliknij selektor i wybierz typ wydarzenia — pojawi się on poniżej jako mały element (chip) z nazwą wydarzenia. Selektor zmieni wtedy nazwę na Add another event type, więc kontynuuj, aż każda usługa, którą agent ma móc rezerwować, znajdzie się na liście. Pierwsza wybrana opcja jest domyślną dla agenta, a gdy połączysz dwie lub więcej, otrzyma ona etykietę default, abyś wiedział, która to. Aby usunąć pozycję z listy, kliknij × na jej chipie. Nie masz jeszcze typu wydarzenia? Create a new event type bezpośrednio w tym miejscu, bez opuszczania strony — wszystko, co utworzysz, zostanie natychmiast dodane do listy.

   Linia pod selektorem podsumowuje, co to daje: “Agent może rezerwować dowolny z wybranych typów wydarzeń na czacie. Nazwij personel lub pokoje wewnątrz każdego typu wydarzenia, aby AI mogła dokonać rezerwacji u konkretnej osoby.”

5. Kliknij Save changes.

Rezerwacja to ustawienie działające na żywo — zaczyna obowiązywać natychmiast po zapisaniu i nie czeka na kliknięcie Opublikuj, tak jak edycje instrukcji czy wiedzy.

Jeśli selektor jest pusty lub nic nie wybrano, AI nie będzie miała terminów do zaoferowania i w ostateczności poinformuje kontakt, że ktoś się z nim skontaktuje. Wybierz co najmniej jeden typ wydarzenia, zanim zaczniesz na nim polegać.

Jak to wygląda w rozmowie. AI zna każdy typ wydarzenia, który połączyłeś, z nazwy i czasu trwania. Gdy ktoś poprosi o rezerwację, AI zapyta, o jaką usługę chodzi (lub ustali to na podstawie tego, co już powiedziano — “Potrzebuję koloryzacji” wybierze wizytę z koloryzacją), a następnie sprawdzi terminy dla tej usługi i dokona rezerwacji. Zmiana terminu i anulowanie działają w odniesieniu do tego, co kontakt faktycznie zarezerwował, więc nie trzeba im niczego dodatkowo wyjaśniać.

Łączysz więcej niż jedną usługę? Zobacz Booking When You Offer Many Services poniżej.

Po zapisaniu tych ustawień sztuczna inteligencja automatycznie proponuje dostępne terminy podczas rozmów i obsługuje cały proces rezerwacji — od sprawdzenia dostępności po potwierdzenie spotkania.

Przykład: Kontakt pisze: „Chciałbym umówić się na konsultację”. AI odpowiada, podając dostępne terminy na podstawie ustawień Twojego wydarzenia (oraz Kalendarza Google, jeśli jest zsynchronizowany). Kontakt wybiera godzinę, a AI potwierdza rezerwację — wszystko automatycznie.

Pozwól innym umawiać się samodzielnie (udostępniana strona rezerwacji) #

Powyższe kroki dotyczą rezerwacji dokonywanych w trakcie rozmowy, podczas której Twój AI proponuje terminy. Każdy typ wydarzenia może mieć również publiczną stronę rezerwacji: jeden link, który każdy może otworzyć i dokonać rezerwacji bez konieczności posiadania konta czy wcześniejszej rozmowy. Umieść go pod przyciskiem „Zarezerwuj teraz”, w swoim bio, w podpisie e-mail lub na ulotce w formie kodu QR.

Włącz tę opcję w sekcji Strona rezerwacji na dole formularza typu wydarzenia. Ponieważ strona prosi o podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail lub numeru telefonu zanim wyświetli kalendarz, osoby, które rozpoczną rezerwację, ale nie wybiorą terminu, i tak trafią do Twoich kontaktów, dzięki czemu możesz się z nimi skontaktować.

Zobacz Udostępniana strona rezerwacji.

Korzystanie z zewnętrznego linku do planowania spotkań (Calendly, Cal.com itp.) #

Masz już ulubione narzędzie do planowania spotkań, takie jak Calendly lub Cal.com? Nie musisz przechodzić na wbudowany system rezerwacji — możesz po prostu sprawić, by sztuczna inteligencja udostępniała Twój istniejący link, aby kontakty mogły samodzielnie dokonywać rezerwacji.

Nie ma do tego osobnego ustawienia: link wystarczy umieścić w instrukcjach dla swojej sztucznej inteligencji.

1. Otwórz Agenci AI na pasku bocznym i otwórz swojego agenta.
2. Przejdź do karty Instrukcje AI.
3. W sekcji Zasady dodaj linię w stylu: Gdy ktoś chce dokonać rezerwacji, udostępnij ten link do planowania, aby mógł zrobić to samodzielnie: https://calendly.com/twojanazwa
4. Opcjonalnie dodaj pasujący krok do sekcji Przebieg rozmowy, na przykład: Gdy rozmówca wykaże zainteresowanie, udostępnij link do planowania.
5. Kliknij Zapisz zmiany, a następnie Opublikuj, aby zaktualizowane instrukcje dotarły do Twoich kontaktów. Karta Wypróbuj zawsze testuje Twój szkic, więc możesz sprawdzić, czy AI udostępnia link zaraz po zapisaniu — jeszcze przed publikacją.

To wszystko — za każdym razem, gdy w rozmowie pojawi się temat rezerwacji, sztuczna inteligencja wyśle Twój link. W tej konfiguracji pozostaw wyłączony wbudowany przełącznik Rezerwacje (na karcie Możliwości AI): dzięki temu sztuczna inteligencja nie będzie próbowała samodzielnie oferować przedziałów czasowych, a dzięki linkowi w zasadach będzie dokładnie wiedziała, co zrobić. Jeśli podczas kreatora wdrażania wybierzesz Zewnętrzny link do rezerwacji, ta zasada zostanie dodana automatycznie.

Wada w porównaniu z wbudowanym systemem rezerwacji: kontakt opuszcza czat, aby dokonać rezerwacji, a spotkanie trafia tylko do Twojego zewnętrznego kalendarza — nie pojawi się na stronie Spotkania.

Rezerwacje, gdy oferujesz wiele usług #

Oferujesz tuzin różnych zabiegów? Twój agent może zarezerwować wszystkie z nich na czacie. Na karcie AI Abilities, w sekcji Choose what people can book, dodawaj kolejne typy wydarzeń, aż każda usługa znajdzie się na liście — nie ma limitu, a pierwsza dodana opcja jest domyślną. Zobacz Krok 3, aby dowiedzieć się więcej o samym selektorze.

1. Utwórz typ wydarzenia dla każdej usługi na karcie Event Types, używając nazw, których używaliby Twoi klienci (“Strzyżenie”, “Koloryzacja i pasemka”, “Przycinanie brody”).
2. Otwórz kartę AI Abilities swojego agenta, włącz Let this agent book appointments i dodaj każdą z nich w sekcji Choose what people can book.
3. Kliknij Save changes. To wszystko — AI zapyta, jaką usługę wybiera kontakt (lub wywnioskuje to z tego, co już powiedzieli), zaproponuje terminy dla tej usługi i dokona rezerwacji.

Każdy typ wydarzenia zachowuje własny czas trwania, godziny, pokoje i kalendarz, więc nic w samych typach wydarzeń się nie zmienia — po prostu łączysz je wszystkie z tym samym agentem. Dwie rzeczy pomagają AI działać poprawnie:

• Kolejność ma znaczenie. Pierwszy typ wydarzenia na liście jest domyślny: to rozwiązanie, do którego AI wraca, gdy kontakt nie określił, jakiej usługi potrzebuje, a w rozmowie nie ma żadnych wskazówek. Umieść swoją najpopularniejszą usługę na pierwszym miejscu.
• Nadaj im nazwy, które klient rozpozna. AI dopasowuje to, co mówi kontakt, do nazwy wydarzenia, więc “Koloryzacja i pasemka” sprawdza się znacznie lepiej niż “Usługa B”.

Wolisz wysyłać linki? Nadal możesz to robić zamiast tego lub dodatkowo. Włącz udostępnianą stronę rezerwacji dla każdego typu wydarzenia, aby każda usługa miała własny link, a następnie dodaj regułę do instrukcji swojego agenta AI, wymieniając je, na przykład: Gdy ktoś chce dokonać rezerwacji, udostępnij link do rezerwacji usługi, którą jest zainteresowany: Strzyżenie — https://yourlink/haircut, Koloryzacja — https://yourlink/coloring. Ponieważ są to Twoje własne strony rezerwacji, a nie zewnętrzny harmonogram, odwiedzający jest zapisywany jako kontakt, zanim jeszcze zobaczy kalendarz, a każda rezerwacja nadal trafia na Twoją stronę Appointments (oraz do Google Calendar, jeśli jest połączony).

A co, jeśli ludzie pytają o konkretną osobę? Dodaj każdego członka personelu jako nazwany pokój wewnątrz typu wydarzenia, a AI będzie mogła dokonać rezerwacji u nich po imieniu — zobacz Booking with a specific person.

Zbieranie dodatkowych informacji podczas rezerwacji #

Czasami potrzebujesz czegoś więcej niż tylko wyboru terminu. Możesz sprawić, by AI zebrała od kontaktu dodatkowe szczegóły przed potwierdzeniem rezerwacji — na przykład adres zamieszkania lub dostawy, liczbę gości, numer referencyjny lub dowolne inne pole niestandardowe, którego używasz.

Przykłady sytuacji, w których jest to przydatne:

• Mobilna myjnia samochodowa, która potrzebuje adresu zamieszkania klienta, aby wiedzieć, gdzie dojechać.
• Restauracja, która musi znać liczbę gości, aby zarezerwować odpowiedni stolik.
• Serwis naprawczy, który potrzebuje numeru zamówienia lub referencyjnego, aby sprawdzić zlecenie.

Jak to działa #

• Kliknij Agenci AI na pasku bocznym, otwórz agenta, przejdź do kroku Możliwości AI i włącz opcję Pozwól AI zbierać dodatkowe informacje (w sekcji Aktualizacje kontaktów). Pojawi się wtedy karta Zbieraj dodatkowe informacje podczas rezerwacji, gdzie wybierzesz, o które z Twoich pól niestandardowych AI ma pytać, oraz oznaczysz każde z nich jako wymagane lub opcjonalne. Na wymagane pola trzeba odpowiedzieć przed potwierdzeniem rezerwacji — AI będzie o nie pytać, dopóki ich nie otrzyma.

• Zebrane odpowiedzi są zapisywane w kontakcie (dzięki czemu masz je w rekordzie kontaktu) oraz dodawane do wydarzenia w Kalendarzu Google, więc możesz zobaczyć wszystko na pierwszy rzut oka bez otwierania aplikacji.
• Możesz oznaczyć jedno z tych pól jako miejsce spotkania. Gdy to zrobisz, odpowiedź klienta (na przykład jego adres) stanie się lokalizacją wydarzenia w kalendarzu — idealne rozwiązanie dla usług z dojazdem do klienta. Działa to w połączeniu z typem spotkania Osobiście, który wybierasz w typie wydarzenia.

Zanim zaczniesz #

• Pola, z których możesz wybierać, to te same pola niestandardowe, którymi zarządzasz dla kontaktów (zobacz Niestandardowe pola kontaktów). Jeśli pole, które chcesz zbierać, jeszcze nie istnieje, utwórz je najpierw, a będzie dostępne do wyboru w tym miejscu.
• Upewnij się, że opcja Aktualizuj nazwy/pola kontaktów jest włączona w tym samym kroku Możliwości AI. AI potrzebuje tego uprawnienia, aby zapisać zebrane informacje; jeśli jest wyłączone, odpowiedzi nie zostaną zapisane.
• To nie tylko dla rezerwacji. Te same dwa ustawienia pozwalają AI zapisywać szczegóły, które wyłapuje w dowolnym miejscu rozmowy — urodziny, wymagania dietetyczne, preferencje — nawet jeśli nie dotyczy to żadnego spotkania. Zobacz Pozwalanie AI na wypełnianie pól niestandardowych za Ciebie.

Przykład: Prowadzisz mobilny salon pielęgnacji zwierząt. Tworzysz pole niestandardowe o nazwie „Adres zamieszkania”, instruujesz AI, aby zbierała je jako pole wymagane, i oznaczasz je jako miejsce spotkania. Teraz, gdy kontakt dokonuje rezerwacji, AI pyta o adres, zapisuje go w kontakcie i ustawia jako lokalizację w wydarzeniu w Kalendarzu Google — dzięki czemu Twój pracownik wie dokładnie, dokąd dojechać.

Zadawanie różnych pytań w zależności od odpowiedzi #

Nie musisz zadawać każdemu tej samej listy pytań. Wybierz każde pole, które AI może zbierać na karcie Zbieraj dodatkowe informacje podczas rezerwacji, a następnie opisz w instrukcjach AI, kiedy każde z nich ma zastosowanie (krok Instrukcje AI agenta). AI czyta te instrukcje w zwykłym języku, więc pytanie może zależeć od tego, co rozmówca właśnie powiedział.

Przykład: usługa transferu lotniskowego. Utwórz pola niestandardowe dla „Numeru lotu” i „Powitania (Meet & Greet)”, zaznacz oba w selektorze pól i napisz w instrukcjach: „Zawsze pytaj o adres odbioru. Jeśli adresem odbioru jest lotnisko, zapytaj również o numer lotu oraz o to, czy klient życzy sobie usługę Meet & Greet”. Ktoś rezerwujący przejazd przez miasto nigdy nie zostanie zapytany o loty; ktoś rezerwujący odbiór z lotniska usłyszy oba pytania przed potwierdzeniem rezerwacji.

Jak oferowane są terminy #

Kilka przydatnych informacji o tym, jak AI przekłada Twoje ustawienia na oferowane godziny:

• Terminy są oferowane jeden po drugim w ramach Twoich godzin pracy: 30-minutowe spotkanie jest oferowane o 9:00, 9:30, 10:00 i tak dalej.
• Gdy termin zostanie zarezerwowany, przestaje być oferowany, więc sztuczna inteligencja nigdy nie dokona podwójnej rezerwacji.
• Wyjątkiem są typy wydarzeń, które pozwalają na wiele rezerwacji w tym samym terminie: takie godziny są oferowane, dopóki nie zostaną w pełni zajęte, a sztuczna inteligencja może poinformować kontakt, ile miejsc pozostało (na przykład „Na 17:00 pozostały 3 miejsca”). Zobacz Pozwalanie wielu osobom na rezerwację tego samego terminu poniżej.
• Typy wydarzeń z więcej niż jednym pokojem są rozpatrywane osobno dla każdego pokoju: każdy pokój ma własne godziny pracy, może mieć własny kalendarz i własną liczbę rezerwacji na termin. Zobacz Pokoje.
• Wszystko w Twoim zsynchronizowanym Kalendarzu Google jest traktowane jako zajętość i usuwane z oferty sztucznej inteligencji, niezależnie od tego, na co pozwala typ wydarzenia.
• Ustawienie Powiadomienie usuwa terminy, które zaczynają się zbyt wcześnie; Możliwość rezerwacji z wyprzedzeniem ogranicza, jak daleko w przyszłość sztuczna inteligencja będzie oferować terminy.
• Dni, w które jesteś zamknięty, są oznaczane jako zamknięte, a nie jako zajęte. Jeśli ktoś zapyta o sobotę, a Twój typ wydarzenia nie przewiduje godzin pracy w sobotę, sztuczna inteligencja poinformuje, że w tym dniu jesteś zamknięty i zaproponuje kolejny dzień pracy, zamiast mówić, że masz pełny grafik. To samo dotyczy dnia, w którym po prostu skończył się czas: gdy minie ostatnie spotkanie, które mogłoby się jeszcze dzisiaj rozpocząć, sztuczna inteligencja powie, że dzisiejszy dzień dobiegł końca, zamiast informować o braku miejsc. Dzień otrzymuje odpowiedź „w pełni zarezerwowany” tylko wtedy, gdy masz w nim wyznaczone godziny, wciąż jest w nim dostępny czas, a każdy termin został zajęty.

Pozwalanie wielu osobom na rezerwację tego samego terminu #

Zazwyczaj jedna rezerwacja wypełnia dany termin: w momencie, gdy ktoś zajmie godzinę 17:00, nikt inny nie otrzyma propozycji na 17:00. Wiele firm działa jednak inaczej, dlatego typ wydarzenia można skonfigurować tak, aby akceptował kilka rezerwacji w tym samym czasie.

Dla kogo jest to przeznaczone:

• Firma przewozowa lub taksówkarska z flotą 10 samochodów. Dziesięciu różnych klientów może zostać odebranych o 17:00, ponieważ masz dziesięciu kierowców.
• Studio fitness lub warsztaty prowadzące zajęcia z 12 miejscami.
• Klinika lub salon z trzema stanowiskami, gdzie trzy osoby mogą być obsługiwane w tej samej godzinie.
• Wycieczka, degustacja lub dzień otwarty, gdzie grupa pojawia się w tym samym czasie.

Włączanie tej funkcji #

1. Otwórz typ wydarzenia na karcie Typy wydarzeń (kliknij jego wiersz lub kliknij ołówek po prawej stronie) albo utwórz nowy.
2. W sekcji Slot włącz opcję Wiele rezerwacji na slot. Poniższy wiersz wyjaśnia ustawienie domyślne: „Wyłączone oznacza jedną rezerwację na przedział czasowy, tak jak rezerwacje działały od zawsze”.
3. Pojawi się pole Rezerwacje na slot. Wpisz, ile rezerwacji może pomieścić dany termin (od 2 do 500). Flota dziesięciu samochodów to 10; zajęcia z dwunastoma miejscami to 12.
4. Brak limitu? Przełącz mały przełącznik Bez limitu obok liczby. Liczba stanie się szara i zmieni się na Bez limitu, a termin będzie nadal oferowany bez względu na to, ile osób dokonało rezerwacji.
5. Kliknij Zapisz wydarzenie (lub Utwórz wydarzenie w przypadku nowego).

Z powrotem na karcie Typy wydarzeń kolumna Pojemność wyświetli odpowiednią informację: 10 na slot lub Bez limitu. Jeśli typ wydarzenia ma pokoje i jeden z nich otrzymał własną liczbę, wyświetli się informacja Zależy od pokoju.

Co się dzieje po włączeniu #

• Czas jest oferowany, dopóki nie zostanie zapełniony. Przy 10 na slot, godzina 17:00 jest nadal oferowana drugiemu kontaktowi, który o nią pyta, trzeciemu i tak dalej, aż do dziesiątego. Jedenasty otrzyma propozycję innego czasu.
• AI może powiedzieć, ile miejsc pozostało, na przykład „Na 17:00 pozostały 3 miejsca”, gdy pomaga to kontaktowi w podjęciu decyzji. Robi to tylko dla typów wydarzeń, które akceptują wiele rezerwacji. W przypadku normalnego typu wydarzenia z jedną rezerwacją nie mówi nic o miejscach i nigdy nie wymyśla liczby, a w przypadku typu bez limitu nie ma liczby do wspomnienia.
• Anulowanie natychmiast zwalnia miejsce. Jeśli jedna z Twoich dziesięciu rezerwacji na 17:00 zostanie anulowana, godzina 17:00 zostanie ponownie zaoferowana kolejnemu kontaktowi, który o nią zapyta. To samo dotyczy przeniesienia rezerwacji na inny termin.
• Każda rezerwacja jest nadal osobnym spotkaniem. Dziesięć rezerwacji na 17:00 to dziesięć wierszy na karcie Nadchodzące spotkania, każdy z własnym kontaktem i dziesięć osobnych wydarzeń w Twoim Kalendarzu Google, jeśli masz włączoną synchronizację. O to właśnie chodzi: dziesięć samochodów, dziesięć zadań.
• Ręczna rezerwacja pokazuje tę samą liczbę. Kiedy rezerwujesz spotkanie ręcznie, każda etykieta czasu zawiera małą plakietkę z liczbą wolnych miejsc, więc etykieta 9:00 w wydarzeniu z dwoma miejscami na slot brzmi 09:00 2 wolne.
• Przy więcej niż jednym pokoju liczba jest liczona na pokój. Dwa pokoje w wydarzeniu ustawionym na 3 na slot oznaczają do 6 rezerwacji w tym samym czasie, chyba że pokój nadpisze to własną liczbą.
• Zajęty czas w kalendarzu nadal blokuje cały slot. Jeśli coś w Twoim zsynchronizowanym Kalendarzu Google pokrywa się z godziną 17:00, ten czas znika dla wszystkich, niezależnie od tego, ile rezerwacji pozwala typ wydarzenia. Spotkanie w Twoim kalendarzu oznacza, że nie jesteś w ogóle dostępny, a nie że jedno z Twoich miejsc jest zajęte.
• Wyłączenie tej opcji przywraca typ wydarzenia do jednej rezerwacji na slot czasowy. Już dokonane rezerwacje pozostają dokładnie tam, gdzie są.

Jeśli dwoje klientów spróbuje zająć ostatnie wolne miejsce w tym samym momencie, tylko jeden z nich je otrzyma. Drugi otrzyma informację, że termin właśnie przepadł, i otrzyma propozycję kolejnych dostępnych terminów, dzięki czemu nigdy nie dojdzie do sytuacji, w której na dziesięcioosobowy termin zapisze się jedenasta osoba.

Pokoje: Oddzielne zasoby z własnymi harmonogramami #

Pokój to oddzielny zasób, który można zarezerwować. Mimo nazwy nie musi to być fizyczny pokój: może to być członek personelu, krzesło, samochód, kort lub stół do zabiegów. Formularz ujmuje to w jednym wierszu: „Pokoje to oddzielne zasoby do rezerwacji: członek personelu, krzesło, samochód, kort. Każdy pokój ma własne godziny tygodniowe i może mieć własny Kalendarz Google, więc pokoje mogą się różnić. Dr A pracuje od poniedziałku do środy, Dr B pracuje w czwartek i piątek.”

Każdy typ wydarzenia ma już jeden pokój, więc nie ma tu nic do zrobienia, dopóki drugi zasób nie będzie pracował w innych godzinach lub nie będzie potrzebował własnego kalendarza. Pokoje mają własną sekcję Pokoje w formularzu typu wydarzenia, pomiędzy Godzinami tygodniowymi a Powiadomieniami.

Nadaj swoim pokojom prawdziwe nazwy — fryzjer, lekarz, fotel — a AI będzie mogła zarezerwować kontakt z osobą, o którą pytają. Zobacz Booking with a specific person poniżej.

Dla kogo jest to przeznaczone:

• Klinika lub gabinet, gdzie Dr A pracuje od poniedziałku do środy, a Dr B w czwartek i piątek.
• Salon z trzema krzesłami, z których jedno jest obsługiwane tylko po południu.
• Szkoła jazdy lub wypożyczalnia, gdzie każdy samochód ma własną dostępność.
• Klub z dwoma kortami, z których każdy jest prowadzony w osobnym kalendarzu.

Dodawanie, zmienianie nazw i usuwanie pokoi #

1. Otwórz typ wydarzenia na karcie Typy wydarzeń (kliknij jego wiersz lub kliknij ołówek po prawej stronie) albo utwórz nowy.
2. Przewiń w dół do sekcji Pokoje. Pokój 1 jest już dostępny i to dla niego ustawiałeś godziny przez cały czas. Notatka przy nim mówi dokładnie to: „Ten pokój korzysta z powyższych godzin tygodniowych. Pokoje dodane poniżej mają własne godziny”.
3. Kliknij Dodaj pokój. Pojawi się nowa karta z własnym polem nazwy i edytorem Godziny dla tego pokoju, który działa tak samo jak godziny tygodniowe na górze formularza.
4. Nadaj każdemu pokojowi nazwę. Dwa pokoje nie mogą mieć takiej samej nazwy: jeśli tak się stanie, formularz wyświetli komunikat „Dwa pokoje mają tę samą nazwę. Nadaj każdemu z nich unikalną nazwę, w przeciwnym razie rezerwacje przeznaczone dla obu trafią do tego samego pokoju”. Nie jest to tylko kwestia porządku. Rezerwacje są przypisywane do pokoju na podstawie jego nazwy, więc dwa pokoje o tej samej nazwie działają jak jeden zasób.
5. Kliknij Zapisz wydarzenie (lub Utwórz wydarzenie w przypadku nowego).

Aby zmienić nazwę pokoju, wpisz nową nazwę w miejsce starej. Jedna rzecz, o której warto wiedzieć przed zmianą: zmiana nazwy pokoju nie zmienia nazw rezerwacji, które zostały już dokonane pod starą nazwą. Te spotkania zachowują nazwę, z którą zostały zarezerwowane, a pokój o zmienionej nazwie zaczyna liczyć od zera. Zmieniaj nazwy wcześnie lub pozostaw nazwę bez zmian.

Aby usunąć pokój, kliknij ikonę kosza na jego karcie i potwierdź. Potwierdzenie wyjaśnia, co się stanie: „Ten pokój przestanie być oferowany dla nowych rezerwacji. Rezerwacje już dokonane zachowają nazwę pokoju i pozostaną w Twoim kalendarzu”. Pokój 1 nie ma ikony kosza, ponieważ jego godziny to Godziny tygodniowe znajdujące się na górze formularza.

Z powrotem na karcie Typy wydarzeń kolumna Pokoje pojawi się, gdy tylko typ wydarzenia będzie miał więcej niż jeden pokój, pokazując liczbę pokoi dla każdego wydarzenia.

Kalendarz dla każdego pokoju #

Gdy połączysz swój Kalendarz Google, każda karta pokoju otrzyma również selektor Kalendarz Google z adnotacją: „Zajętość w tym kalendarzu blokuje ten pokój, a rezerwacje tego pokoju są do niego dodawane”. Przypisz pokój dr. A do kalendarza dr. A, a pokój dr. B do kalendarza dr. B, a każdy pokój będzie sprawdzany pod kątem własnego kalendarza i zapisywał w nim własne rezerwacje. Pozostaw pokój ustawiony na Brak kalendarza, jeśli nie powinien on być w ogóle synchronizowany.

Selektor pojawia się dopiero po połączeniu Kalendarza Google z kontem (zobacz Integracja z Kalendarzem Google). Do tego czasu pokoje działają dokładnie tak samo, po prostu nie ma kalendarzy do wyboru. Jedno konto Google może obsługiwać kilka kalendarzy, więc rzadko potrzebujesz więcej niż jednego połączenia.

Jeśli nie można odczytać kalendarza pokoju. Kalendarz pokoju musi być możliwy do odczytania przez połączone konto Google. Jeśli tak nie jest (kalendarz został usunięty, nigdy nie został udostępniony temu kontu lub wybrano niewłaściwy), sztuczna inteligencja nie może sprawdzić czasu zajętości tego pokoju, więc nie zaproponuje żadnych terminów dla tego wydarzenia, dopóki problem nie zostanie rozwiązany. Otrzymasz wiadomość e-mail oraz powiadomienie w aplikacji z nazwą wydarzenia i kalendarza (maksymalnie raz na sześć godzin). Aby to naprawić, udostępnij kalendarz połączonemu kontu Google lub otwórz wydarzenie i wybierz inny kalendarz dla tego pokoju.

Równomierne rozdzielanie rezerwacji między pokoje #

Gdy wpływa rezerwacja, a nikt nie prosił o konkretny pokój lub osobę, zawsze trafiała ona do pierwszego pokoju na liście, który jest w tym czasie wolny. Jest to właściwe zachowanie w wielu konfiguracjach — ustawiasz pokoje według preferencji, a ten na górze zapełnia się jako pierwszy, podczas gdy pozostałe służą jako rezerwa. Jeśli jednak Twoje pokoje to współpracownicy, z których każdy powinien otrzymać sprawiedliwy udział w pracy, zasada „kto pierwszy na liście, ten lepszy” oznacza, że osoba na górze jest w pełni obłożona, podczas gdy inni pozostają w połowie wolni.

Przełącznik Rozdzielaj rezerwacje równomiernie rozwiązuje ten problem. Znajduje się on na górze sekcji Pokoje i pojawia się tylko wtedy, gdy typ wydarzenia ma dwa lub więcej pokoi:

• Wyłączony (ustawienie domyślne dla każdego typu wydarzenia): każda rezerwacja trafia do pierwszego wolnego pokoju na liście, więc pokój na górze zapełnia się jako pierwszy.
• Włączony: każda rezerwacja trafia do pokoju z najmniejszą liczbą rezerwacji, uwzględniając niedawne i nadchodzące spotkania — dzięki temu rezerwacje rozkładają się równomiernie między wszystkich.

Trzy kwestie pozostają niezmienne w obu przypadkach:

• Kontakt, który prosi o konkretną osobę, nadal otrzyma tę osobę. Przełącznik decyduje tylko o przypadkach bez preferencji.
• Pokój nigdy nie otrzyma rezerwacji, której nie może obsłużyć. Jego własne godziny pracy, zajętość w kalendarzu oraz liczba rezerwacji na slot są zawsze respektowane — jeśli osoba z najmniejszą liczbą rezerwacji jest w tym czasie niedostępna lub zajęta, rezerwację przejmuje kolejna osoba z najmniejszą liczbą rezerwacji.
• Rezerwacje cykliczne pozostają u jednej osoby. Seria cotygodniowa jest równoważona tylko raz, przy pierwszym spotkaniu, a następnie przypisana do tej samej osoby przez resztę serii.

Gdy przełącznik jest włączony, sztuczna inteligencja staje się również nieco bardziej uważna: przed zarezerwowaniem terminu dla kogoś, kto nie wspomniał o nazwisku, pyta raz, czy dana osoba ma już preferowanego specjalistę. Jeśli nie ma preferencji, dokonuje rezerwacji, a Twój kalendarz zajmuje się równomiernym rozdzielaniem. Strona rezerwacji stosuje tę samą zasadę — odwiedzający, który pozostawi wiersz Zarezerwuj z ustawiony na Dowolna osoba, zostanie przypisany do osoby z najmniejszą liczbą rezerwacji.

Anulowania i zmiany terminów również się liczą: osoba, która traci rezerwację, automatycznie przesuwa się na początek kolejki do następnej.

Pokoje czy wiele rezerwacji na slot? #

Obie opcje pozwalają więcej niż jednej osobie zarezerwować ten sam czas, więc warto wyjaśnić, której z nich faktycznie potrzebujesz. Formularz stawia sprawę jasno tuż pod przełącznikiem Wiele rezerwacji na slot: „Te same godziny i wymienne miejsca? To wszystko, czego potrzebujesz. Różne harmonogramy lub oddzielne kalendarze? Użyj poniższych Pokoi”.

• Wiele rezerwacji na slot to jedna liczba dla miejsc, które są wymienne i mają te same godziny: dziesięć identycznych samochodów, dwanaście miejsc na zajęciach. Nie ma nic więcej do ustawienia.
• Pokoje to oddzielne, nazwane zasoby, które mogą się różnić: mają własne dni i godziny, własny kalendarz oraz własną liczbę rezerwacji na slot.

Każdy pokój zaczyna od liczby przypisanej do wydarzenia. Cokolwiek ustawisz jako Wiele rezerwacji na slot, jest wartością domyślną dla każdego pokoju, a każda karta pokoju pokazuje, co odziedziczyła: „Używa ustawienia wydarzenia (10 na slot)” lub „Używa ustawienia wydarzenia (Bez limitu)”, gdy wydarzenie nie ma limitu. Zmień liczbę dla wydarzenia, a każdy pokój, który z niego korzysta, zmieni się wraz z nim.

Pokój może mieć własną liczbę. Włącz Nadpisanie na karcie danego pokoju, a pojawi się pole Rezerwacje na slot przeznaczone tylko dla tego pokoju, zaczynające się od 1, z własnym przełącznikiem Bez limitu obok. Linia poniżej brzmi: „Ile osób może zarezerwować ten pokój w tym samym czasie. Gdy ta liczba zostanie osiągnięta, pokój przestanie być oferowany w tym terminie”. Pokój ustawiony na 1 zachowuje się dokładnie jak klasyczny zasób z jedną rezerwacją na raz, wewnątrz typu wydarzenia, który w innych przypadkach przyjmuje ich kilka.

Przykład. Klinika prowadzi jeden typ wydarzenia o nazwie „Sesja” z dwoma pokojami, a wydarzenie jest ustawione na 12 rezerwacji na slot. Pokój grupowy korzysta z tego ustawienia i przyjmuje dwanaście osób na 18:00. Pokój zabiegowy ma włączone Nadpisanie z liczbą 1, więc przyjmuje jedną osobę na 18:00, a następnie przestaje być oferowany w tym terminie, podczas gdy pokój grupowy nadal się zapełnia.

Ile rezerwacji to daje łącznie. Bez żadnych nadpisań, liczba z wydarzenia dotyczy każdego pokoju: dwa pokoje w wydarzeniu ustawionym na 3 na slot dają łącznie do 6 rezerwacji w tym samym czasie. Gdy pokój ma własną liczbę, suma jest po prostu sumą liczb każdego pokoju, więc dwunastoosobowy pokój grupowy obok jednoosobowego pokoju zabiegowego daje trzynaście rezerwacji na 18:00.

Na karcie Typy wydarzeń, typ wydarzenia, którego pokoje nie mają tej samej liczby, zamienia etykietę liczby na slot na Różni się w zależności od pokoju. Otwórz typ wydarzenia, aby zobaczyć, jakie ustawienia ma każdy pokój.

Rezerwacja ręczna, pokój po pokoju. Gdy tworzysz spotkanie samodzielnie z poziomu karty Nadchodzące spotkania, a typ wydarzenia obejmuje więcej niż jeden pokój, nad godzinami pojawi się wiersz z etykietami pokoi, z których każda pokazuje, ile wolnych terminów pozostało w danym pokoju tego dnia. Wybierz najpierw pokój, a następnie godzinę; rezerwacja zostanie przypisana do tego pokoju, więc zobaczysz odznaki typu „pozostały 2” oraz godziny dostępności właściwe dla tego konkretnego pokoju. W przypadku pojedynczego pokoju nie ma nic do wyboru, a godziny wyświetlają się w standardowy sposób.

Rezerwacja u konkretnej osoby #

Jeśli Twoje pokoje są nazwane imionami prawdziwych osób lub nazwami prawdziwych rzeczy — fryzjerów, lekarzy, krzeseł, samochodów — sztuczna inteligencja może używać tych nazw w rozmowie. Nazwij pokój „Alex”, a kontakt, który zapyta o Alexa, zostanie umówiony z Alexem.

Oto co sztuczna inteligencja może zrobić, gdy Twoje pokoje mają odpowiednie nazwy:

• Informuj, kto jest wolny i kiedy. „Alex jest wolny o 10:00 i 10:30, Luan o 11:00” — zamiast samej listy godzin.
• Rezerwuj z osobą, o którą prosi kontakt. „Czy mogę umówić się z Alexem w czwartek?” rezerwuje Alexa i tylko Alexa. Jeśli Alex nie jest w tym czasie wolny, sztuczna inteligencja poinformuje o tym i zaproponuje kolejne wolne terminy Alexa, zamiast po cichu przydzielać kogoś innego.
• Zachowaj tę samą osobę przy zmianie rezerwacji. Zmień termin kontaktu, który zarezerwował wizytę u Alexa, a pozostanie on u Alexa. Jeśli nowy termin pasuje tylko komuś innemu, sztuczna inteligencja poinformuje, do kogo zostanie przeniesiona rezerwacja, zamiast zmieniać osobę bez wiedzy użytkownika.
• Wybierz dowolną osobę, gdy kontakt nie ma preferencji. „Ktokolwiek wolny o 3” działa dokładnie tak, jak zawsze: sztuczna inteligencja wybiera pierwszy wolny pokój w tym czasie. Wolisz, aby te rezerwacje były rozłożone równomiernie między Twoich pracowników? Włącz Rozdzielaj rezerwacje równomiernie w sekcji Pokoje danego wydarzenia — zobacz Równomierne rozdzielanie rezerwacji. Gdy jest włączone, sztuczna inteligencja przed dokonaniem wyboru zapyta raz, czy kontakt ma już preferowaną osobę.

Wskazówki dotyczące nazewnictwa. Sztuczna inteligencja dopasowuje nazwy, więc warto poświęcić temu chwilę uwagi:

• Nazwij każdy pokój imieniem osoby (lub nazwą rzeczy) tak, jak znają ją Twoi klienci — „Alex”, „Dr Bakker”, „Krzesło 3 — Sanne”, „Kort A”.
• Używaj dokładnie tej samej pisowni wszędzie: w nazwie pokoju, w instrukcjach dla sztucznej inteligencji oraz we wszystkim, co wysyłasz. Najbezpieczniej jest zachować identyczną pisownię, np. „Alex Araújo” i „Alex Araujo”.
• Jeśli dwie osoby mają to samo imię, dodaj coś, co pozwoli je odróżnić — lokalizację, nazwisko, specjalizację: „Alex — Centro”, „Alex — Norte”. W przeciwnym razie sztuczna inteligencja nie będzie wiedziała, o kogo chodzi kontaktowi, i zapyta o to.
• Sztuczna inteligencja używa tylko tych nazw, które faktycznie znajdują się w Twoich pokojach. Nie wymyśli współpracownika, który nie istnieje.

Pozostaw nazwy ogólne, a nic się nie zmieni. Pokoje, które nadal nazywają się „Nowy pokój”, „Pokój 1” i „Pokój 2”, są traktowane jako wymienne, dokładnie tak jak wcześniej: sztuczna inteligencja nigdy o nich nie wspomina i po prostu umieszcza rezerwację tam, gdzie jest wolne miejsce. To właściwa konfiguracja, gdy Twoje zasoby są z punktu widzenia klienta identyczne — dziesięć takich samych samochodów, dwa takie same gabinety zabiegowe.

Strona rezerwacji używa tych samych nazw. Gdy typ wydarzenia ma dwa lub więcej nazwanych pokoi, publiczny link wyświetla wiersz Book with (Zarezerwuj z) (Dowolna osoba oraz jeden element dla każdej osoby) nad godzinami, dzięki czemu odwiedzający mogą również wybrać osobę. Ogólne nazwy pokoi nie wyświetlają takiego wiersza.

Wizyty cykliczne #

Platforma obsługuje wizyty cykliczne dla klientów, którzy potrzebują regularnych sesji — jest to idealne rozwiązanie w przypadku stałego coachingu, terapii, szkoleń lub usług serwisowych.

• Cykl ma częstotliwość dzienną, tygodniową lub miesięczną oraz interwał. Na przykład sesje odbywające się co drugi tydzień to częstotliwość tygodniowa z interwałem 2.
• Serię można ograniczyć tak, aby kończyła się po określonej liczbie sesji (na przykład „powtórz 10 razy”).

Wizyty cykliczne są śledzone jako seria, co ułatwia zarządzanie relacjami z klientami bez konieczności ponownego umawiania się za każdym razem.

Potwierdzenie rezerwacji i powiadomienia #

Gdy klient umawia wizytę przez AI, dzieje się co następuje:

1. Wizyta zostaje utworzona i pojawia się w zakładce Nadchodzące wizyty.
2. Do klienta wysyłana jest wiadomość z potwierdzeniem na czacie (na przykład: „Twoja wizyta została potwierdzona na wtorek na godzinę 14:00”).
3. Jeśli w danych klienta znajduje się adres e-mail, otrzyma on również wiadomość e-mail z potwierdzeniem (odpowiedzi trafiają na Twój adres e-mail powiązany z kontem). Jest to kontrolowane przez przełącznik Wyślij e-mail z potwierdzeniem wizyty do klienta w ustawieniach typu wydarzenia, który jest domyślnie włączony. Uwaga: ten e-mail nie jest wysyłany w przypadku rezerwacji importowanych lub pochodzących z Formitable.
4. Wizyta synchronizuje się z Twoim Kalendarzem Google (jeśli jest połączony — zobacz Integracja z Kalendarzem Google).
5. Otrzymasz powiadomienie zgodnie z Twoimi ustawieniami Powiadomień.

Obsługa anulowań #

Zarówno klienci, jak i administratorzy mogą anulować wizyty:

• Śledzenie powodu anulowania — Gdy wizyta zostaje anulowana, powód jest rejestrowany, dzięki czemu możesz dostrzec pewne wzorce (na przykład, jeśli wielu klientów rezygnuje z powodu konfliktów w harmonogramie).
• Aktualizacje statusu — Status wizyty zmienia się z „Potwierdzona” na „Anulowana”.
• Synchronizacja z kalendarzem — Anulowania są automatycznie synchronizowane z Kalendarzem Google, zwalniając termin dla innych rezerwacji.
• Anulowania w Formitable — W przypadku rezerwacji restauracyjnych przez Formitable udostępniany jest dedykowany link do anulowania.

Otwórz wizytę z zakładki Nadchodzące wizyty, aby zmienić jej termin lub ją anulować.

Platformy rezerwacji restauracyjnych: Formitable i Zenchef #

Formitable oraz Zenchef to platformy rezerwacji restauracyjnych, których AI może używać do obsługi rezerwacji stolików bezpośrednio w rozmowach na czacie — sprawdzając dostępność stolików i terminów w czasie rzeczywistym oraz tworząc rezerwację jednocześnie w platformie i systemie restauracyjnym. Zenchef obsługuje łączenie wielu restauracji w ramach jednego konta, a każdą z nich można niezależnie aktywować lub dezaktywować.

Wszystkie trzy — Kalendarz Google, Formitable i Zenchef — można łączyć, rozłączać oraz sprawdzać ich status w sekcji Ustawienia → Rezerwacje i kalendarz:

Zobacz Zenchef oraz Formitable, aby poznać kroki konfiguracji dla poszczególnych restauracji.

Aby Twój agent AI dokonywał rezerwacji przez Formitable lub Zenchef, otwórz Agenci AI, otwórz agenta, przejdź do kroku Możliwości AI i wybierz platformę jako dostawcę rezerwacji w sekcji Rezerwacje (zobacz Włącz rezerwacje dla swojego AI).

Importuj wydarzenia z kalendarza #

Obecnie niedostępne w interfejsie. Ta funkcja została opisana w celach informacyjnych, ale nie jest jeszcze dostępna w żadnym miejscu aplikacji, w które można kliknąć. Skontaktuj się z pomocą techniczną, jeśli musisz zaimportować istniejące spotkania.

Importowanie istniejących wizyt pobiera wydarzenia z połączonego Kalendarza Google. Najpierw połącz Kalendarz Google, a następnie wybierz, do jakiego typu wydarzenia mają być przypisane wizyty oraz czy dopasowywać kontakty według E-maila czy Numeru telefonu. Platforma odczytuje wydarzenia z połączonego kalendarza i łączy każde z nich z kontaktem, tworząc kontakt w razie potrzeby.

Jest to przydatne podczas migracji z innego systemu planowania lub gdy chcesz przenieść istniejące wydarzenia z kalendarza do aplikacji.

Potrzebujesz pomocy? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.