Hệ thống đặt lịch #

Tổng quan #

Nền tảng này bao gồm một hệ thống đặt lịch hẹn tích hợp cho phép tác nhân AI của bạn lên lịch các cuộc họp, tư vấn và sự kiện trực tiếp trong các cuộc trò chuyện. Khi một liên hệ muốn đặt lịch, AI sẽ kiểm tra tình trạng sẵn sàng của bạn, đưa ra các khung giờ trống và xác nhận cuộc hẹn — tất cả đều diễn ra tự động mà bạn không cần phải làm gì cả.

Dành cho ai? Bất kỳ doanh nghiệp nào cần nhận đặt lịch hẹn hoặc đặt chỗ. Ví dụ:

• Một tiệm làm tóc đặt lịch tạo mẫu tóc qua WhatsApp
• Một đại lý bất động sản lên lịch xem nhà qua tin nhắn Instagram
• Một nhà hàng nhận đặt bàn qua tiện ích trò chuyện
• Một công ty tư vấn đặt lịch gọi tư vấn trực tiếp từ cuộc trò chuyện
• Một phòng khám y tế cho phép bệnh nhân lên lịch hẹn qua SMS

Hệ thống đặt lịch tích hợp với Google Calendar để đồng bộ hóa hai chiều (xem Tích hợp Google Calendar) và các nền tảng đặt bàn nhà hàng như Formitable và Zenchef.

Google Calendar là tùy chọn. Hệ thống đặt lịch tích hợp hoạt động hoàn toàn độc lập. Bạn thiết lập các giờ khả dụng cho một loại sự kiện và AI sẽ đề xuất cũng như đặt các giờ đó mà không cần kết nối lịch. Việc kết nối Google Calendar sẽ bổ sung thêm ba tính năng: mọi lượt đặt lịch cũng sẽ xuất hiện trên lịch của bạn, bất kỳ sự kiện nào đã có trên lịch của bạn đều được coi là bận để không bao giờ bị đề xuất, và các liên kết Google Meet có thể được tạo cho bạn. Nếu bỏ qua bước này, mọi thứ khác trên trang này vẫn hoạt động chính xác như mô tả.

Việc thiết lập đặt lịch gồm ba bước và trang này sẽ hướng dẫn bạn từng bước kèm theo ảnh chụp màn hình:

1. Tạo loại sự kiện — loại cuộc hẹn mà mọi người có thể đặt (ví dụ: “Tư vấn miễn phí 30 phút”).
2. Bật tính năng đặt lịch cho AI của bạn — để AI đề xuất các cuộc hẹn đó trong cuộc trò chuyện.
3. Theo dõi các cuộc hẹn đến trên trang Cuộc hẹn (và trên Google Lịch của bạn, nếu đã kết nối).

Bước 1 — Mở trang Cuộc hẹn #

Nhấp vào Appointments (Cuộc hẹn) trong thanh bên, dưới nhóm Engage (Tương tác). Trang này có hai tab:

• Cuộc hẹn sắp tới — mọi cuộc hẹn đã được đặt, với các thẻ thống kê cho Tổng số, Tuần này, Đã xác nhận và Đang chờ xử lý, cùng với tính năng tìm kiếm, bộ lọc thời gian và bộ lọc trạng thái.
• Loại sự kiện — các dịch vụ có thể đặt trước mà AI của bạn có thể cung cấp.

Xem lịch trình của bạn dưới dạng lịch #

Tab Cuộc hẹn sắp tới có thể hiển thị các đặt chỗ của bạn theo hai cách — chuyển đổi bằng nút Danh sách / Lịch ở bên phải hàng bộ lọc:

• Danh sách — bảng hiển thị ở trên: mỗi hàng là một đặt chỗ, phù hợp nhất để quét nhanh những gì sắp tới và thực hiện các thao tác hàng loạt.
• Lịch — lưới tuần hoặc tháng, phù hợp nhất để xem nhanh ngày hoặc tuần của bạn và phát hiện các khung giờ trống.

Trong chế độ xem lịch, bạn có nút chuyển đổi Tuần / Tháng (mặc định là tuần), các mũi tên để di chuyển lùi hoặc tiến theo thời gian và nút Hôm nay để quay lại tuần hoặc tháng hiện tại. Mỗi cuộc hẹn xuất hiện trong ngày của nó dưới dạng một thẻ nhỏ kèm theo thời gian, tên liên hệ và dấu chấm trạng thái có màu. Tìm kiếm và bộ lọc của bạn cũng được áp dụng tại đây, vì vậy bạn có thể, ví dụ, chỉ hiển thị các cuộc hẹn đã xác nhận trên lịch.

• Nhấp vào một cuộc hẹn để mở bảng chi tiết tương tự như trong chế độ xem danh sách — lên lịch lại, mở cuộc trò chuyện hoặc xóa từ đó.
• Nhấp vào một chỗ trống trong ngày để đặt một cuộc hẹn mới vào ngày đó — biểu mẫu đặt chỗ sẽ mở ra với ngày đã được điền sẵn.
• Trong chế độ xem tháng, một ngày bận rộn sẽ hiển thị một vài cuộc hẹn đầu tiên và dòng +N khác — nhấp vào đó để phóng to vào tuần của ngày đó.

Tự đặt cuộc hẹn #

Hầu hết các cuộc hẹn được AI của bạn đặt trong cuộc trò chuyện, nhưng bạn cũng có thể tự đặt thủ công — một cuộc gọi điện thoại, một khách vãng lai — bằng nút Đặt cuộc hẹn ở góc trên bên phải của trang (hoặc bằng cách nhấp vào một ngày trống trong chế độ xem lịch). Chọn liên hệ, loại sự kiện, ngày và một trong các khung giờ khả dụng; tính khả dụng được kiểm tra giống như khi AI đặt lịch, vì vậy bạn không thể đặt trùng một khung giờ.

Nhấp vào bất kỳ hàng nào để mở bảng chi tiết của cuộc hẹn đó, ở chế độ chỉ đọc, hiển thị thông tin liên hệ, sự kiện, ngày giờ, địa điểm họp và các nút để mở trò chuyện, lên lịch lại hoặc xóa:

Xóa nhiều cuộc hẹn cùng lúc #

Trên tab Cuộc hẹn, mỗi hàng đều có một hộp kiểm và hộp kiểm ở tiêu đề sẽ chọn tất cả các mục đang hiển thị. Hãy chọn các cuộc hẹn bạn muốn xóa, một thanh công cụ sẽ xuất hiện ở dưới cùng với nút Xóa — bạn xác nhận một lần và chúng sẽ bị xóa cùng nhau kèm theo các sự kiện lịch được liên kết. Nhấn phím Escape để bỏ chọn.

Bước 2 — Tạo loại sự kiện #

Các loại sự kiện xác định những kiểu cuộc hẹn mà khách hàng của bạn có thể đặt. Hãy coi mỗi loại sự kiện là một dịch vụ khác nhau mà bạn cung cấp — “Tư vấn miễn phí 30 phút”, “Demo sản phẩm”, “Hẹn cắt tóc”, “Đặt bàn nhà hàng cho 2 người”.

1. Trên trang Cuộc hẹn, hãy chuyển sang tab Loại sự kiện.

2. Nhấp vào nút Tạo loại sự kiện màu xanh lá cây ở góc trên bên phải. Một cửa sổ có tiêu đề Loại sự kiện mới sẽ mở ra:

3. Trong phần Chi tiết, hãy nhập Tên sự kiện. Hãy đặt một cái tên thân thiện với khách hàng — khách hàng của bạn có thể nhìn thấy tên này trong quá trình đặt lịch, vì vậy “Cuộc gọi chiến lược miễn phí 30 phút” sẽ tốt hơn là “Tư vấn ban đầu v2”.
4. Chọn Loại cuộc họp — cách thức diễn ra cuộc họp. Điều này quyết định những gì xuất hiện dưới dạng địa điểm trên lời mời lịch:

• Trực tiếp — cuộc hẹn diễn ra tại một địa điểm thực tế. Bạn nhập địa chỉ và địa chỉ đó sẽ xuất hiện trên sự kiện lịch (ví dụ: “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — một liên kết video Google Meet được tạo tự động cho mỗi lượt đặt lịch và được thêm vào sự kiện lịch. Người liên hệ cũng được thêm vào sự kiện với tư cách là khách mời, vì vậy nếu đã biết địa chỉ email của họ (ví dụ: AI đã hỏi trong cuộc trò chuyện), họ sẽ nhận được lời mời Google Calendar kèm liên kết Meet qua email. Tính năng này yêu cầu bạn phải kết nối Google Calendar — nếu chưa kết nối, biểu mẫu sẽ hiển thị cảnh báo kèm liên kết Kết nối Google Calendar ngay tại đó (xem Tích hợp Google Calendar).
• Liên kết tùy chỉnh — bạn dán liên kết cuộc họp của riêng mình một lần (ví dụ: liên kết phòng Zoom cá nhân) và cùng một liên kết đó sẽ được sử dụng cho mọi lượt đặt lịch của loại sự kiện này.

5. Trong phần Lượt, hãy thiết lập cách thức hoạt động của các khung giờ của bạn:
   • Thời lượng — thời gian mỗi cuộc hẹn kéo dài (ví dụ: 30 phút). Bạn muốn có khoảng nghỉ giữa các cuộc hẹn? Hãy đặt thời lượng dài hơn một chút so với cuộc họp thực tế — không có cài đặt khoảng đệm riêng biệt.
   • Thông báo — thời gian cảnh báo trước tối thiểu bạn cần trước khi một đặt chỗ có thể bắt đầu (ví dụ: 4 giờ nghĩa là không ai có thể đặt cuộc hẹn bắt đầu sau 30 phút).
   • Thời gian đặt trước — số ngày trong tương lai mà các liên hệ có thể đặt chỗ (ví dụ: 28 ngày).
   • Nhiều đặt chỗ mỗi lượt — mặc định là tắt. Như mô tả bên dưới nó, “Tắt nghĩa là một đặt chỗ mỗi khung giờ, cách thức hoạt động của các đặt chỗ từ trước đến nay.” Hãy bật nó lên khi cùng một thời điểm có thể chứa nhiều hơn một đặt chỗ, và một con số Đặt chỗ mỗi lượt sẽ xuất hiện. Nó dành cho các vị trí có thể thay thế cho nhau và dùng chung giờ; nếu tài nguyên của bạn có lịch trình khác nhau hoặc có lịch riêng, hãy sử dụng Phòng thay thế. Xem Cho phép nhiều người đặt cùng một lượt và Phòng bên dưới.
6. Trong phần Giờ hàng tuần, hãy thiết lập những ngày và giờ nào sự kiện này có thể được đặt. Mỗi ngày màu xanh lá cây đều có thể đặt chỗ trong các giờ được hiển thị; nhấp vào dấu × bên cạnh một khoảng thời gian để làm cho ngày đó không khả dụng, và dấu + để thêm khoảng thời gian thứ hai vào cùng một ngày (cho các lịch trình chia nhỏ như 9:00–12:00 và 14:00–17:00).

Mẹo: Hãy đặt giờ làm việc hẹp hơn một chút so với ngày làm việc thực tế của bạn. Điều này giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi ở đầu và cuối ngày.

7. Trong phần Phòng, hãy giữ nguyên trừ khi bạn có nhiều hơn một tài nguyên có thể đặt lịch. Mỗi loại sự kiện đã có sẵn một phòng và sử dụng khung giờ hàng tuần mà bạn vừa thiết lập. Nếu hai người, hai ghế hoặc hai xe làm việc vào các khung giờ khác nhau, hãy thêm một phòng cho mỗi đối tượng. Xem phần Phòng bên dưới.
8. Trong phần Thông báo, có hai công tắc:
   • Đồng bộ hóa lượt đặt lịch với Google Calendar — đưa mọi lượt đặt lịch vào Google Calendar của bạn và kiểm tra xung đột. Công tắc này sẽ bị mờ cho đến khi Google Calendar của bạn được kết nối (ghi chú bên dưới sẽ dẫn bạn đến trang cài đặt phù hợp).
   • Gửi email cuộc hẹn cho người liên hệ — được bật theo mặc định. Gửi email xác nhận cho người liên hệ khi một cuộc hẹn được đặt. Khi lượt đặt lịch cũng được đồng bộ hóa với Google Calendar, cùng công tắc này sẽ kiểm soát lời mời Google Calendar mà người liên hệ nhận được với tư cách là khách mời trong sự kiện. Hãy tắt nếu bạn không muốn gửi bất kỳ email nào cho người liên hệ.
9. Nhấp vào Tạo sự kiện. Bạn sẽ quay lại tab Loại sự kiện với sự kiện mới được thêm dưới dạng một hàng cùng thông báo xác nhận:

Để thay đổi loại sự kiện sau này, hãy nhấp vào hàng của sự kiện đó — hoặc sử dụng biểu tượng bút chì ở phía bên phải của hàng:

Dù bằng cách nào, bạn cũng sẽ nhận được biểu mẫu tương tự đã được điền sẵn các cài đặt hiện tại của sự kiện, lần này có tiêu đề là Chỉnh sửa loại sự kiện, với nút Lưu sự kiện thay vì Tạo sự kiện. Phần giờ hàng tuần được giữ nguyên như đã lưu trừ khi bạn thay đổi nó:

Việc xóa chỉ có thể thực hiện được khi sự kiện không có lượt đặt chỗ nào đi kèm.

Nếu một trong các tác nhân AI của bạn đặt lịch với loại sự kiện này, cửa sổ xóa sẽ cho bạn biết những tác nhân nào đang sử dụng nó trước khi bất kỳ thứ gì bị xóa, vì vậy bạn sẽ không bao giờ bị bất ngờ. Bạn vẫn có thể tiếp tục, nhưng các tác nhân đó sẽ ngừng nhận đặt lịch cho đến khi bạn chọn một loại sự kiện khác cho chúng trong phần Đặt lịch.

Về múi giờ: giờ của bạn được đọc theo múi giờ tài khoản của bạn, được thiết lập trong Settings → Security & General (menu thả xuống Time Zone). Nếu các khung giờ bạn cung cấp xuất hiện vào những giờ lẻ, hãy kiểm tra cài đặt đó trước.

Bước 3 — Bật tính năng đặt lịch cho AI của bạn #

Việc tạo một loại sự kiện chưa khiến AI cung cấp nó ngay. Đó là một công tắc, nằm trên tác nhân.

1. Nhấp vào Tác nhân AI trong thanh bên và mở tác nhân của bạn.

2. Đi đến bước Khả năng của AI.

3. Tìm bảng Đặt lịch và bật Cho phép tác nhân này đặt lịch hẹn.

4. Để nhà cung cấp ở chế độ Lịch tích hợp (các nhà hàng sử dụng Formitable hoặc Zenchef chọn nhà cung cấp của họ tại đây), sau đó cho biết những gì mọi người có thể đặt trong phần Chọn những gì mọi người có thể đặt.

   Bạn có thể chọn nhiều hơn một. Nhấp vào bộ chọn và chọn loại sự kiện — nó sẽ xuất hiện bên dưới dưới dạng một thẻ nhỏ có tên sự kiện. Bộ chọn sau đó sẽ hiển thị Add another event type, vì vậy hãy tiếp tục cho đến khi mọi dịch vụ mà tác nhân này có thể đặt đều nằm trong danh sách. Loại sự kiện đầu tiên bạn chọn là mặc định của tác nhân, và khi có từ hai loại trở lên được liên kết, nó sẽ hiển thị nhãn default để bạn biết đó là loại nào. Để xóa một loại khỏi danh sách, hãy nhấp vào dấu × trên thẻ của nó. Chưa có loại sự kiện nào? Create a new event type ngay tại đó mà không cần rời khỏi trang — bất cứ thứ gì bạn tạo sẽ được thêm vào danh sách ngay lập tức.

   Dòng bên dưới bộ chọn tóm tắt những gì bạn nhận được: “Tác nhân có thể đặt bất kỳ loại sự kiện nào đã chọn trong cuộc trò chuyện. Hãy đặt tên cho nhân viên hoặc phòng bên trong mỗi loại sự kiện để AI có thể đặt lịch với một người cụ thể.”

5. Nhấp vào Save changes.

Đặt lịch là một cài đặt trực tiếp — nó có hiệu lực ngay khi bạn lưu và không cần đợi Xuất bản (Publish) như các chỉnh sửa về hướng dẫn và kiến thức.

Nếu bộ chọn trống hoặc không có gì được chọn, AI sẽ không có thời gian để cung cấp và sẽ chuyển sang thông báo cho người liên hệ rằng sẽ có người liên hệ lại với họ. Hãy chọn ít nhất một loại sự kiện trước khi bạn dựa vào nó.

Điều đó trông như thế nào trong một cuộc trò chuyện. AI biết mọi loại sự kiện bạn đã liên kết, theo tên và thời lượng. Khi ai đó yêu cầu đặt lịch, nó sẽ hỏi họ muốn dịch vụ nào (hoặc tự xác định từ những gì họ đã nói — “Tôi cần nhuộm tóc” sẽ chọn cuộc hẹn nhuộm tóc), sau đó kiểm tra thời gian cho loại đó và đặt lịch. Việc lên lịch lại và hủy bỏ hoạt động dựa trên những gì người liên hệ đã thực sự đặt, vì vậy không có gì thêm để giải thích cho họ.

Liên kết nhiều hơn một? Xem Booking When You Offer Many Services bên dưới.

Sau khi lưu, AI sẽ tự động đề xuất các khung giờ trống trong các cuộc hội thoại và xử lý toàn bộ quy trình đặt lịch — từ việc kiểm tra tình trạng sẵn sàng đến xác nhận cuộc hẹn.

Ví dụ: Một liên hệ nhắn tin “Tôi muốn đặt lịch tư vấn.” AI sẽ phản hồi bằng các khung giờ trống dựa trên cài đặt sự kiện của bạn (và Google Calendar, nếu đã đồng bộ). Liên hệ chọn một thời gian và AI sẽ xác nhận việc đặt lịch — tất cả đều tự động.

Cho phép mọi người tự đặt lịch (Trang đặt lịch có thể chia sẻ) #

Các bước trên dành cho việc đặt lịch được thực hiện trong cuộc trò chuyện, nơi AI của bạn đề xuất các khung giờ. Mọi loại sự kiện cũng có thể có một trang đặt lịch công khai: một liên kết mà bất kỳ ai cũng có thể mở và đặt lịch, không cần tài khoản và không cần bắt đầu cuộc trò chuyện trước. Hãy đặt nó sau nút “Đặt lịch ngay”, trong tiểu sử, trong chữ ký email hoặc trên tờ rơi dưới dạng mã QR.

Bật tính năng này trong phần Trang đặt lịch ở cuối biểu mẫu loại sự kiện. Vì trang này yêu cầu tên và email hoặc số điện thoại trước khi hiển thị lịch, những người bắt đầu đặt lịch nhưng không chọn khung giờ vẫn sẽ được lưu vào danh bạ của bạn, sẵn sàng để bạn liên hệ lại.

Xem Trang đặt lịch có thể chia sẻ.

Sử dụng liên kết đặt lịch bên ngoài (Calendly, Cal.com, v.v.) #

Bạn đã có một công cụ đặt lịch mà bạn yêu thích, như Calendly hoặc Cal.com? Bạn không cần phải chuyển sang hệ thống đặt lịch tích hợp sẵn — bạn chỉ cần để AI chia sẻ liên kết đặt lịch hiện có của mình để các liên hệ tự đặt lịch ở đó.

Không có cài đặt riêng cho việc này: liên kết chỉ cần được đưa vào hướng dẫn cho AI của bạn.

1. Mở Tác nhân AI trong thanh bên và mở tác nhân của bạn.
2. Đi đến tab Hướng dẫn AI.
3. Trong phần Quy tắc, thêm một dòng như: Khi ai đó muốn đặt lịch, hãy chia sẻ liên kết lên lịch này để họ có thể tự đặt: https://calendly.com/yourname
4. Tùy chọn, thêm một bước tương ứng vào phần Luồng hội thoại, ví dụ: Khi họ quan tâm, hãy chia sẻ liên kết lên lịch.
5. Nhấp vào Lưu thay đổi, sau đó Xuất bản trực tiếp để các hướng dẫn cập nhật đến được với các liên hệ của bạn. Tab Dùng thử luôn kiểm tra bản nháp của bạn, vì vậy bạn có thể kiểm tra xem AI có chia sẻ liên kết ngay sau khi lưu hay không — ngay cả trước khi xuất bản.

Vậy là xong — bất cứ khi nào việc đặt lịch xuất hiện trong cuộc trò chuyện, AI sẽ gửi liên kết của bạn. Hãy giữ nút chuyển đổi Bookings tích hợp (trên tab AI Abilities) ở trạng thái tắt trong thiết lập này: khi tắt, AI sẽ không tự cố gắng cung cấp các khung giờ và với liên kết của bạn trong phần quy tắc, nó biết chính xác phải làm gì thay thế. Nếu bạn chọn External booking link trong quá trình hướng dẫn thiết lập ban đầu, quy tắc này sẽ được thêm tự động cho bạn.

Điểm hạn chế so với hệ thống đặt lịch tích hợp: liên hệ sẽ rời khỏi cuộc trò chuyện để đặt lịch và cuộc hẹn chỉ nằm trong công cụ đặt lịch bên ngoài của bạn — nó sẽ không hiển thị trên trang Appointments.

Đặt lịch khi bạn cung cấp nhiều dịch vụ #

Cung cấp hàng tá phương pháp điều trị khác nhau? Tác nhân của bạn có thể đặt tất cả chúng trong cuộc trò chuyện. Trên tab AI Abilities, trong phần Choose what people can book, hãy tiếp tục thêm các loại sự kiện cho đến khi mọi dịch vụ đều nằm trong danh sách — không có giới hạn, và loại đầu tiên bạn thêm vào là mặc định. Xem Bước 3 để biết cách sử dụng bộ chọn.

1. Tạo một loại sự kiện cho mỗi dịch vụ trên tab Event Types, với tên mà khách hàng của bạn sẽ sử dụng (“Cắt tóc”, “Nhuộm & highlight”, “Tỉa râu”).
2. Mở tab AI Abilities của tác nhân, bật Let this agent book appointments, và thêm từng loại vào phần Choose what people can book.
3. Nhấp vào Save changes. Thế là xong — AI sẽ hỏi người liên hệ muốn dịch vụ nào (hoặc tự nhận biết từ những gì họ đã nói), cung cấp thời gian cho dịch vụ đó và đặt lịch.

Mỗi loại sự kiện giữ nguyên thời lượng, giờ giấc, phòng và lịch riêng, vì vậy không có gì về bản thân các loại sự kiện thay đổi — bạn chỉ cần liên kết tất cả chúng với cùng một tác nhân. Hai điều giúp AI thực hiện đúng:

• Thứ tự quan trọng một chút. Loại sự kiện đầu tiên trong danh sách là mặc định: đó là loại mà AI sẽ sử dụng khi người liên hệ chưa nói rõ họ muốn dịch vụ nào và không có thông tin gì trong cuộc trò chuyện để dựa vào. Hãy đặt dịch vụ phổ biến nhất của bạn lên đầu.
• Đặt tên mà khách hàng có thể nhận ra. AI khớp những gì người liên hệ nói với tên sự kiện, vì vậy “Nhuộm & highlight” hoạt động tốt hơn nhiều so với “Dịch vụ B”.

Bạn muốn gửi liên kết hơn? Bạn vẫn có thể làm điều đó thay thế hoặc song song. Bật trang đặt lịch có thể chia sẻ cho mỗi loại sự kiện để mỗi dịch vụ có liên kết riêng, sau đó thêm một quy tắc vào hướng dẫn của AI để liệt kê chúng, ví dụ: Khi ai đó muốn đặt lịch, hãy chia sẻ liên kết đặt lịch cho dịch vụ mà họ quan tâm: Cắt tóc — https://yourlink/haircut, Nhuộm tóc — https://yourlink/coloring. Vì đây là các trang đặt lịch của riêng bạn thay vì trình lập lịch bên ngoài, khách truy cập sẽ được lưu dưới dạng người liên hệ trước khi họ nhìn thấy lịch, và mọi lượt đặt lịch vẫn sẽ xuất hiện trên trang Appointments của bạn (và Google Calendar của bạn, nếu được kết nối).

Còn nếu mọi người yêu cầu một người cụ thể? Thêm từng nhân viên dưới dạng một phòng có tên bên trong loại sự kiện và AI có thể đặt lịch cho họ theo tên — xem Booking with a specific person.

Thu thập thông tin bổ sung trong khi đặt lịch #

Đôi khi bạn cần nhiều thông tin hơn là chỉ thời gian. Bạn có thể yêu cầu AI thu thập thêm thông tin chi tiết từ liên hệ trước khi xác nhận đặt lịch — ví dụ như địa chỉ giao hàng hoặc địa chỉ nhà, số lượng khách, số tham chiếu hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào bạn sử dụng.

Các ví dụ về trường hợp này rất hữu ích:

• Dịch vụ chăm sóc xe di động cần địa chỉ nhà của khách hàng để biết nơi đến.
• Một nhà hàng cần biết số lượng khách trước khi đặt bàn phù hợp.
• Một dịch vụ sửa chữa cần số đơn hàng hoặc số tham chiếu để tra cứu công việc.

Cách thức hoạt động #

• Nhấp vào Tác nhân AI trong thanh bên, mở Tác nhân, đi đến bước Khả năng của AI và bật Cho phép AI thu thập thêm thông tin (trong phần Cập nhật liên hệ). Một thẻ Thu thập thêm thông tin trong khi đặt lịch sẽ xuất hiện, nơi bạn chọn các trường tùy chỉnh mà AI nên hỏi và đánh dấu mỗi trường là bắt buộc hoặc tùy chọn. Các trường bắt buộc phải được trả lời trước khi đặt lịch được xác nhận — AI sẽ tiếp tục hỏi cho đến khi có câu trả lời.

• Các câu trả lời thu thập được sẽ được lưu trên liên hệ (để bạn có thông tin đó trong hồ sơ liên hệ) và được thêm vào sự kiện Google Calendar, vì vậy bạn có thể xem mọi thứ trong nháy mắt mà không cần mở ứng dụng.
• Bạn có thể đánh dấu một trong các trường này là meeting location (địa điểm cuộc họp). Khi bạn làm vậy, câu trả lời của khách hàng (ví dụ: địa chỉ của họ) sẽ trở thành địa điểm trên sự kiện lịch — rất lý tưởng cho các dịch vụ đến tận nơi cho khách hàng. Tính năng này hoạt động song song với loại cuộc họp In person mà bạn chọn cho loại sự kiện.

Trước khi bắt đầu #

• Các trường bạn chọn là các trường tùy chỉnh mà bạn quản lý cho các liên hệ (xem Trường liên hệ tùy chỉnh). Nếu một trường bạn muốn thu thập chưa tồn tại, hãy tạo nó trước, sau đó nó sẽ có sẵn để chọn tại đây.
• Đảm bảo Cập nhật tên/trường liên hệ được cho phép trong cùng bước Khả năng của AI. AI cần quyền đó để lưu thông tin nó thu thập được; nếu tắt, các câu trả lời sẽ không được lưu trữ.
• Điều này không chỉ dành cho việc đặt lịch. Hai cài đặt tương tự cho phép AI lưu các chi tiết nó thu thập được ở bất kỳ đâu trong cuộc hội thoại — ngày sinh, yêu cầu chế độ ăn uống, sở thích — ngay cả khi không liên quan đến cuộc hẹn. Xem Để AI tự điền các trường tùy chỉnh cho bạn.

Ví dụ: Bạn điều hành một doanh nghiệp chăm sóc thú cưng di động. Bạn tạo một trường tùy chỉnh có tên “Địa chỉ nhà”, yêu cầu AI thu thập nó dưới dạng trường bắt buộc và đánh dấu nó là địa điểm cuộc họp. Bây giờ khi một liên hệ đặt lịch, AI sẽ hỏi địa chỉ của họ, lưu nó vào liên hệ và đặt nó làm địa điểm trên sự kiện Google Calendar — để nhân viên chăm sóc của bạn biết chính xác nơi cần lái xe đến.

Hỏi các câu hỏi khác nhau tùy thuộc vào câu trả lời #

Bạn không bị bắt buộc phải hỏi mọi người cùng một danh sách câu hỏi. Hãy chọn mọi trường mà AI được phép thu thập trong thẻ Thu thập thêm thông tin trong khi đặt lịch, sau đó mô tả trong hướng dẫn AI của bạn khi nào mỗi trường được áp dụng (bước Hướng dẫn AI của tác nhân). AI đọc các hướng dẫn đó bằng ngôn ngữ thông thường, vì vậy một câu hỏi có thể phụ thuộc vào những gì liên hệ vừa nói với nó.

Ví dụ: dịch vụ đưa đón sân bay. Tạo các trường tùy chỉnh cho “Số hiệu chuyến bay” và “Đón & Chào”, đánh dấu cả hai trong bộ chọn trường, và viết trong hướng dẫn của bạn: “Luôn hỏi địa chỉ đón. Nếu địa chỉ đón là sân bay, hãy hỏi thêm số hiệu chuyến bay và liệu họ có muốn dịch vụ Đón & Chào hay không.” Ai đó đặt xe đi quanh thị trấn sẽ không bao giờ được hỏi về chuyến bay; ai đó đặt xe đón tại sân bay sẽ được hỏi cả hai câu hỏi trước khi lượt đặt lịch được xác nhận.

Cách các khung giờ được đề xuất #

Một vài điều hữu ích cần biết về cách AI chuyển đổi cài đặt của bạn thành các khung giờ được đề xuất:

• Các khung giờ được cung cấp liên tiếp trong giờ làm việc hàng tuần của bạn: một sự kiện 30 phút được cung cấp vào lúc 9:00, 9:30, 10:00, v.v.
• Khi một thời gian đã được đặt, nó sẽ không còn được cung cấp nữa, vì vậy AI không bao giờ đặt trùng lịch.
• Các loại sự kiện cho phép nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ là ngoại lệ: những thời điểm đó vẫn tiếp tục được cung cấp cho đến khi đầy, và AI có thể thông báo cho người liên hệ biết còn bao nhiêu chỗ trống (ví dụ: “5:00 chiều còn 3 chỗ”). Xem phần Cho phép nhiều người đặt cùng một khung giờ ngay bên dưới.
• Các loại sự kiện có nhiều hơn một phòng được xử lý theo từng phòng: mỗi phòng có giờ làm việc riêng, có thể có lịch riêng và có thể có số lượng đặt chỗ riêng cho mỗi khung giờ. Xem phần Phòng.
• Bất kỳ sự kiện nào trên Google Calendar đã đồng bộ của bạn đều được coi là bận và bị loại bỏ khỏi những gì AI cung cấp, bất kể loại sự kiện cho phép gì.
• Cài đặt Thông báo (Notice) sẽ cắt bớt các khung giờ bắt đầu quá sớm; Có thể đặt trước (Bookable ahead) giới hạn thời gian trong tương lai mà AI sẽ cung cấp.
• Những ngày bạn đóng cửa sẽ được trả lời là đóng cửa, không phải là đã kín lịch. Nếu ai đó hỏi về thứ Bảy và loại sự kiện của bạn không có giờ làm việc vào thứ Bảy, AI sẽ nói rằng bạn đóng cửa vào ngày đó và đề xuất ngày mở cửa tiếp theo của bạn, thay vì nói rằng bạn đã kín lịch. Điều tương tự cũng áp dụng cho một ngày đã hết thời gian: sau khi cuộc hẹn cuối cùng có thể bắt đầu trong hôm nay đã qua, AI sẽ nói rằng hôm nay đã kết thúc thay vì nói là đã kín lịch. Một ngày chỉ nhận được câu trả lời “đã kín lịch” khi ngày đó có giờ làm việc, vẫn còn thời gian và mọi khung giờ trong ngày đó đều đã được đặt.

Cho phép nhiều người đặt cùng một khung giờ #

Thông thường, một lượt đặt lịch sẽ lấp đầy một khung giờ: ngay khi ai đó chọn 5:00 chiều, sẽ không ai khác được đề xuất khung giờ 5:00 chiều đó nữa. Nhiều doanh nghiệp hoạt động theo cách khác, vì vậy một loại sự kiện có thể được thiết lập để chấp nhận nhiều lượt đặt lịch cùng một lúc.

Dành cho ai:

• Một công ty cho thuê xe hoặc taxi với đội xe 10 chiếc. Mười khách hàng khác nhau đều có thể được đón lúc 5:00 chiều vì bạn có mười tài xế.
• Một phòng tập thể dục hoặc xưởng thực hành tổ chức một lớp học với 12 chỗ ngồi.
• Một phòng khám hoặc salon với ba chiếc ghế, nơi ba người có thể được phục vụ trong cùng một giờ.
• Một chuyến tham quan, buổi nếm thử hoặc buổi mở cửa nơi một nhóm đến cùng một lúc.

Bật tính năng này #

1. Mở loại sự kiện trên tab Loại sự kiện (nhấp vào hàng của sự kiện đó hoặc nhấp vào biểu tượng bút chì ở phía bên phải), hoặc tạo một loại sự kiện mới.
2. Trong phần Khung giờ, hãy bật Nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ. Dòng bên dưới giải thích mặc định: “Tắt nghĩa là một lượt đặt chỗ mỗi khung giờ, cách thức đặt chỗ vẫn luôn hoạt động như vậy.”
3. Số lượng Đặt chỗ mỗi khung giờ sẽ xuất hiện. Nhập số lượng đặt chỗ mà khung giờ đó có thể chứa, từ 2 đến 500. Một đội xe gồm mười chiếc là 10; một lớp học với mười hai chỗ là 12.
4. Không giới hạn? Hãy bật công tắc Không giới hạn nhỏ bên cạnh con số. Con số sẽ chuyển sang màu xám và hiển thị Không giới hạn, và khung giờ đó sẽ tiếp tục được cung cấp bất kể có bao nhiêu người đã đặt.
5. Nhấp vào Lưu sự kiện (hoặc Tạo sự kiện cho sự kiện mới).

Quay lại tab Loại sự kiện, cột Sức chứa sẽ hiển thị: 10 mỗi khung giờ, hoặc Không giới hạn. Nếu loại sự kiện có phòng và một trong số đó đã được cấp số lượng riêng, nó sẽ hiển thị là Thay đổi theo phòng.

Điều gì xảy ra khi tính năng này được bật #

• Thời gian tiếp tục được cung cấp cho đến khi đầy. Với 10 mỗi lượt, 5:00 chiều vẫn được cung cấp cho liên hệ thứ hai yêu cầu, và thứ ba, cho đến người thứ mười. Người thứ mười một sẽ được cung cấp một thời gian khác.
• AI có thể cho biết còn bao nhiêu chỗ, ví dụ “5:00 chiều còn 3 chỗ”, khi điều đó giúp liên hệ quyết định. Nó chỉ thực hiện điều này cho các loại sự kiện chấp nhận nhiều đặt chỗ. Đối với loại sự kiện một đặt chỗ thông thường, nó không nói gì về số chỗ và không bao giờ tự tạo ra một con số, và đối với loại không giới hạn thì không có con số nào để đề cập.
• Hủy bỏ sẽ giải phóng chỗ ngay lập tức. Nếu một trong mười đặt chỗ lúc 5:00 chiều của bạn hủy, 5:00 chiều sẽ được cung cấp lại cho liên hệ tiếp theo yêu cầu. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc chuyển đặt chỗ sang thời gian khác.
• Mỗi đặt chỗ vẫn là một cuộc hẹn riêng. Mười đặt chỗ lúc 5:00 chiều là mười hàng trên tab Cuộc hẹn sắp tới, mỗi hàng có liên hệ riêng, và mười sự kiện riêng biệt trên Google Calendar của bạn nếu bạn đã bật đồng bộ. Đó là điều bạn muốn: mười chiếc xe, mười công việc.
• Đặt chỗ thủ công hiển thị cùng một số lượng. Khi bạn đặt cuộc hẹn thủ công, mỗi nhãn thời gian mang một huy hiệu nhỏ với số chỗ còn trống, vì vậy nhãn 9:00 trên một sự kiện hai chỗ mỗi lượt sẽ hiển thị 09:00 2 chỗ còn lại.
• Với nhiều hơn một phòng, con số được tính theo từng phòng. Hai phòng trên một sự kiện được đặt là 3 mỗi lượt nghĩa là tối đa 6 đặt chỗ cùng một lúc, trừ khi một phòng ghi đè nó bằng một con số riêng.
• Thời gian bận trên lịch của bạn vẫn chặn toàn bộ lượt. Nếu bất cứ thứ gì trên Google Calendar đã đồng bộ của bạn trùng với 5:00 chiều, thời gian đó sẽ biến mất đối với tất cả mọi người, bất kể loại sự kiện cho phép bao nhiêu đặt chỗ. Một cuộc họp trên lịch của bạn nghĩa là bạn hoàn toàn không rảnh, không phải là một trong các vị trí của bạn đã bị chiếm.
• Tắt lại công tắc sẽ đưa loại sự kiện trở về một đặt chỗ mỗi khung giờ. Các đặt chỗ đã thực hiện vẫn giữ nguyên vị trí của chúng.

Nếu hai người liên hệ tình cờ chọn cùng một chỗ trống cuối cùng vào cùng một thời điểm, chỉ một người trong số họ nhận được chỗ đó. Người kia sẽ được thông báo rằng thời gian đó vừa hết và được cung cấp các khung giờ khả dụng tiếp theo, vì vậy bạn sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng có lượt đặt chỗ thứ mười một trên khung giờ mười chỗ.

Phòng: Các tài nguyên riêng biệt với lịch trình riêng #

Một phòng là một tài nguyên có thể đặt chỗ riêng biệt. Mặc dù tên gọi như vậy, nó không nhất thiết phải là một căn phòng vật lý: nó có thể là một nhân viên, một chiếc ghế, một chiếc xe, một sân đấu hoặc một bàn điều trị. Biểu mẫu đặt nó trên một dòng: “Phòng là các tài nguyên có thể đặt chỗ riêng biệt: một nhân viên, một chiếc ghế, một chiếc xe, một sân đấu. Mỗi phòng có giờ hàng tuần riêng và có thể có Google Calendar riêng, vì vậy các phòng có thể khác nhau. Bác sĩ A làm việc từ thứ Hai đến thứ Tư, Bác sĩ B làm việc thứ Năm và thứ Sáu.”

Mỗi loại sự kiện đã có sẵn một phòng, vì vậy không có gì cần làm ở đây trừ khi tài nguyên thứ hai làm việc vào các giờ khác nhau hoặc cần lịch riêng. Các phòng có phần Phòng riêng trong biểu mẫu loại sự kiện, nằm giữa Giờ hàng tuần và Thông báo.

Đặt tên thực cho các phòng của bạn — thợ cắt tóc, bác sĩ, ghế — và AI có thể đặt lịch cho người liên hệ với người mà họ yêu cầu. Xem Booking with a specific person bên dưới.

Dành cho ai:

• Một phòng khám hoặc cơ sở thực hành nơi Bác sĩ A làm việc từ thứ Hai đến thứ Tư và Bác sĩ B làm việc thứ Năm và thứ Sáu.
• Một salon với ba chiếc ghế, một trong số đó chỉ có nhân viên làm việc vào buổi chiều.
• Một trường dạy lái xe hoặc dịch vụ cho thuê nơi mỗi chiếc xe có tính khả dụng riêng.
• Một câu lạc bộ với hai sân đấu, mỗi sân được giữ trên lịch riêng.

Thêm, đổi tên và xóa phòng #

1. Mở loại sự kiện trên tab Loại sự kiện (nhấp vào hàng của sự kiện đó hoặc nhấp vào biểu tượng bút chì ở phía bên phải), hoặc tạo một loại sự kiện mới.
2. Cuộn xuống phần Phòng. Phòng 1 đã có sẵn ở đó, và đây là phòng mà bạn đã thiết lập giờ hoạt động từ trước đến nay. Ghi chú của phòng này nêu rõ: “Phòng này sử dụng Giờ hàng tuần ở trên. Các phòng bạn thêm bên dưới sẽ thiết lập giờ hoạt động riêng.”
3. Nhấp vào Thêm phòng. Một thẻ mới sẽ xuất hiện với trường tên riêng và trình chỉnh sửa Giờ hoạt động cho phòng này, hoạt động giống như giờ hàng tuần ở đầu biểu mẫu.
4. Đặt tên cho mỗi phòng. Hai phòng không thể dùng chung một tên: nếu có, biểu mẫu sẽ báo “Hai phòng có cùng tên. Hãy đặt tên riêng cho từng phòng, nếu không các lượt đặt chỗ cho cả hai sẽ rơi vào cùng một phòng.” Điều này không chỉ để cho gọn gàng. Các lượt đặt chỗ được khớp với một phòng dựa trên tên của phòng đó, vì vậy hai phòng có cùng tên sẽ hoạt động như một tài nguyên duy nhất.
5. Nhấp vào Lưu sự kiện (hoặc Tạo sự kiện cho sự kiện mới).

Để đổi tên một phòng, hãy nhập đè lên tên cũ của nó. Một điều cần biết trước khi bạn thực hiện: việc đổi tên một phòng không đổi tên các đặt chỗ đã được thực hiện dưới tên cũ. Những cuộc hẹn đó giữ nguyên tên mà chúng đã được đặt, và phòng được đổi tên sẽ bắt đầu đếm lại từ đầu. Hãy đổi tên sớm, hoặc giữ nguyên tên đó.

Để xóa một phòng, hãy nhấp vào biểu tượng thùng rác trên thẻ của phòng đó và xác nhận. Thông báo xác nhận sẽ giải thích rõ điều gì xảy ra: “Phòng này sẽ không còn được cung cấp cho các lượt đặt chỗ mới. Các lượt đặt chỗ đã thực hiện vẫn giữ nguyên tên phòng và nằm trong lịch của bạn.” Phòng 1 không có biểu tượng thùng rác vì giờ của nó là Giờ hàng tuần ở đầu biểu mẫu.

Quay lại tab Loại sự kiện, cột Phòng sẽ xuất hiện ngay khi bất kỳ loại sự kiện nào có nhiều hơn một phòng, hiển thị số lượng phòng của mỗi sự kiện.

Một lịch cho mỗi phòng #

Khi Google Calendar của bạn đã được kết nối, mỗi thẻ phòng cũng sẽ có bộ chọn Google Calendar, với lưu ý “Thời gian bận trên lịch này sẽ chặn phòng này và các lượt đặt chỗ của phòng này sẽ được thêm vào lịch đó.” Hãy trỏ phòng của Bác sĩ A vào lịch của Bác sĩ A và phòng của Bác sĩ B vào lịch của Bác sĩ B, khi đó mỗi phòng sẽ được kiểm tra dựa trên lịch riêng của nó và ghi các lượt đặt chỗ của chính nó vào đó. Để phòng ở chế độ Không có lịch nếu bạn không muốn đồng bộ hóa.

Bộ chọn chỉ xuất hiện khi Google Calendar đã được kết nối với tài khoản (xem Tích hợp Google Calendar). Cho đến lúc đó, các phòng vẫn hoạt động bình thường, chỉ là không có lịch để chọn. Một tài khoản Google có thể chứa nhiều lịch, vì vậy bạn hiếm khi cần kết nối nhiều hơn một lần.

Nếu không thể đọc lịch của phòng. Lịch của phòng phải được tài khoản Google mà bạn đã kết nối cấp quyền đọc. Nếu không thể đọc được (lịch đã bị xóa, chưa bao giờ được chia sẻ với tài khoản đó hoặc đã chọn sai lịch), AI sẽ không thể kiểm tra thời gian bận của phòng đó, vì vậy nó sẽ không đề xuất bất kỳ thời gian nào cho sự kiện đó cho đến khi vấn đề được khắc phục. Bạn sẽ nhận được email và thông báo trong ứng dụng nêu tên sự kiện và lịch đó (tối đa sáu giờ một lần). Để khắc phục, hãy chia sẻ lịch với tài khoản Google đã kết nối hoặc mở sự kiện và chọn một lịch khác cho phòng đó.

Phân bổ các lượt đặt chỗ đồng đều giữa các phòng #

Khi có một lượt đặt chỗ mới và không ai yêu cầu cụ thể một phòng hoặc một người nào đó, lượt đặt chỗ đó luôn được chuyển đến phòng đầu tiên trong danh sách của bạn đang trống vào thời điểm đó. Đây là hành vi phù hợp cho nhiều thiết lập — bạn sắp xếp các phòng theo thứ tự ưu tiên và phòng ở trên cùng sẽ được lấp đầy trước, các phòng khác đóng vai trò dự phòng. Tuy nhiên, nếu các phòng của bạn là các đồng nghiệp cần được chia sẻ công việc công bằng, thì quy tắc “ai đứng đầu danh sách sẽ được ưu tiên” có nghĩa là người ở trên cùng sẽ luôn kín lịch trong khi những người khác lại không có đủ việc.

Công tắc Phân bổ lượt đặt chỗ đồng đều sẽ giải quyết vấn đề đó. Nó nằm ở đầu phần Phòng, và chỉ xuất hiện khi loại sự kiện có từ hai phòng trở lên:

• Tắt (mặc định cho mọi loại sự kiện): mỗi lượt đặt chỗ sẽ được chuyển đến phòng đầu tiên trong danh sách của bạn đang trống, vì vậy phòng ở trên cùng sẽ được lấp đầy trước.
• Bật: mỗi lượt đặt chỗ sẽ được chuyển đến phòng có ít lượt đặt chỗ nhất, tính cả các cuộc hẹn gần đây và sắp tới — nhờ đó các lượt đặt chỗ được phân bổ đồng đều cho tất cả mọi người.

Ba điều sau đây vẫn giữ nguyên dù bạn chọn cách nào:

• Một liên hệ yêu cầu cụ thể một người vẫn sẽ được gặp người đó. Công tắc này chỉ quyết định trong trường hợp không có ưu tiên.
• Một phòng sẽ không bao giờ nhận lượt đặt chỗ mà nó không thể đáp ứng. Giờ làm việc, thời gian bận trên lịch và số lượng lượt đặt chỗ mỗi khung giờ của phòng đó đều được tôn trọng — nếu người có ít lượt đặt chỗ nhất đang đóng cửa hoặc đã kín lịch vào thời điểm đó, người có số lượt đặt chỗ ít tiếp theo sẽ nhận lượt đó.
• Các lượt đặt chỗ định kỳ vẫn giữ nguyên một người. Một chuỗi cuộc hẹn hàng tuần sẽ được cân bằng một lần, tại cuộc hẹn đầu tiên, và sau đó sẽ gắn liền với người đó trong suốt phần còn lại của chuỗi.

Khi bật công tắc này, AI cũng trở nên chu đáo hơn: trước khi đặt chỗ cho một người không đề cập đến tên cụ thể, nó sẽ hỏi một lần xem họ đã có người ưu tiên chưa. Nếu họ không quan tâm, nó sẽ tiến hành đặt chỗ và lịch của bạn sẽ thực hiện việc phân bổ. Trang đặt chỗ cũng tuân theo quy tắc tương tự — một khách truy cập để hàng Đặt với ở chế độ Bất kỳ ai sẽ được sắp xếp với người có ít lượt đặt chỗ nhất.

Việc hủy và đặt lại lịch cũng được tính đến: một người bị mất lượt đặt chỗ sẽ tự động được ưu tiên lên đầu hàng cho lượt đặt chỗ tiếp theo.

Phòng hay nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ? #

Cả hai đều cho phép nhiều người đặt cùng một thời điểm, vì vậy cần làm rõ bạn thực sự muốn tùy chọn nào. Biểu mẫu phân định rõ ngay dưới công tắc Nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ: “Cùng giờ và các vị trí có thể thay thế cho nhau? Đây là tất cả những gì bạn cần. Lịch trình khác nhau hoặc lịch riêng biệt? Hãy sử dụng Phòng ở bên dưới.”

• Nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ là một con số cho các vị trí có thể thay thế cho nhau và dùng chung giờ: mười chiếc xe giống hệt nhau, mười hai chỗ trong một lớp học. Không có gì khác cần thiết lập.
• Phòng là các tài nguyên riêng biệt có tên gọi và được phép khác nhau: có ngày và giờ riêng, lịch riêng và số lượng lượt đặt chỗ mỗi khung giờ riêng.

Mỗi phòng bắt đầu với số lượng của sự kiện. Bất cứ điều gì bạn đặt làm Nhiều lượt đặt chỗ mỗi khung giờ sẽ là mặc định cho mọi phòng, và mỗi thẻ phòng hiển thị những gì nó kế thừa: “Sử dụng cài đặt sự kiện (10 mỗi khung giờ)”, hoặc “Sử dụng cài đặt sự kiện (Không giới hạn)” khi sự kiện không giới hạn. Thay đổi số lượng của sự kiện và mọi phòng theo sau nó cũng sẽ thay đổi theo.

Một phòng có thể có số lượng riêng. Bật Ghi đè trên thẻ của phòng đó và một số Lượt đặt chỗ mỗi khung giờ sẽ xuất hiện riêng cho phòng đó, bắt đầu từ 1, với công tắc Không giới hạn riêng bên cạnh. Dòng bên dưới ghi “Số người có thể đặt phòng này cùng một lúc. Sau khi đạt số lượng đó, phòng này sẽ không còn được cung cấp cho thời điểm đó nữa.” Một phòng được đặt là 1 hoạt động chính xác như một tài nguyên đặt chỗ một-lần-một, bên trong một loại sự kiện vốn có thể nhận nhiều lượt đặt chỗ.

Một ví dụ. Một phòng khám chạy một loại sự kiện gọi là “Phiên khám” với hai phòng, và sự kiện được đặt là 12 mỗi khung giờ. Phòng nhóm tuân theo cài đặt đó và nhận mười hai người lúc 6:00 chiều. Phòng điều trị đã bật Ghi đè với số lượng 1, vì vậy nó nhận một người lúc 6:00 chiều và sau đó ngừng cung cấp cho thời điểm đó, trong khi phòng nhóm vẫn tiếp tục nhận thêm người.

Tổng số lượt đặt chỗ. Nếu không có ghi đè nào, số lượng của sự kiện sẽ áp dụng cho mỗi phòng: hai phòng trong một sự kiện được đặt là 3 mỗi khung giờ sẽ có tối đa 6 lượt đặt chỗ cùng một lúc. Khi một phòng có số lượng riêng, tổng số đơn giản là tổng số lượng của mỗi phòng, vì vậy một phòng nhóm mười hai chỗ bên cạnh một phòng điều trị một người sẽ là mười ba lượt đặt chỗ lúc 6:00 chiều.

Trên tab Loại sự kiện, một loại sự kiện có các phòng không cùng một số lượng sẽ đổi thẻ mỗi khung giờ thành Thay đổi theo phòng. Hãy mở loại sự kiện để xem mỗi phòng được đặt như thế nào.

Đặt lịch thủ công, từng phòng một. Khi bạn tự tạo cuộc hẹn từ tab Các cuộc hẹn sắp tới và loại sự kiện có nhiều hơn một phòng, một hàng các thẻ phòng sẽ xuất hiện phía trên các khung giờ, mỗi thẻ hiển thị số lượt đặt còn trống của phòng đó trong ngày. Hãy chọn phòng trước, sau đó chọn thời gian; việc đặt chỗ sẽ được lưu cho phòng đó, vì vậy bạn sẽ thấy các huy hiệu “còn 2 lượt” và khung giờ riêng của phòng đó. Với một phòng duy nhất, bạn không cần phải chọn gì cả và các khung giờ sẽ hiển thị như bình thường.

Đặt lịch với một người cụ thể #

Nếu các phòng của bạn được đặt tên theo người thật hoặc vật thật — thợ cắt tóc, bác sĩ, ghế, xe hơi — AI có thể sử dụng những tên đó trong cuộc trò chuyện. Hãy đặt tên phòng là “Alex” và một liên hệ yêu cầu gặp Alex sẽ được gặp Alex.

Dưới đây là những gì AI có thể làm khi các phòng của bạn có tên phù hợp:

• Cho biết ai rảnh và khi nào. “Alex rảnh lúc 10:00 và 10:30, Luan rảnh lúc 11:00” — thay vì chỉ liệt kê danh sách thời gian.
• Đặt chỗ với người mà liên hệ yêu cầu. “Tôi có thể gặp Alex vào thứ Năm không?” sẽ đặt lịch với Alex, và chỉ với Alex. Nếu Alex không rảnh vào thời điểm đó, AI sẽ thông báo và đưa ra các khung giờ rảnh tiếp theo của Alex thay vì tự ý chuyển họ sang người khác.
• Giữ nguyên người đó khi thay đổi lịch đặt chỗ. Đặt lại lịch cho một liên hệ đã đặt với Alex và họ vẫn sẽ gặp Alex. Nếu thời gian mới chỉ phù hợp với người khác, AI sẽ cho họ biết họ sẽ được chuyển sang ai thay vì tự ý đổi người mà không thông báo.
• Chọn bất kỳ ai khi liên hệ không có yêu cầu cụ thể. “Ai rảnh lúc 3 giờ” hoạt động chính xác như trước đây: AI sẽ chọn phòng đầu tiên trống vào thời điểm đó. Bạn muốn các lượt đặt chỗ đó được phân bổ đồng đều cho nhân viên của mình? Hãy bật Phân bổ lượt đặt chỗ đồng đều trong phần Phòng của sự kiện — xem Phân bổ lượt đặt chỗ đồng đều. Khi bật tính năng này, AI cũng sẽ hỏi một lần xem liên hệ đã có người ưu tiên chưa trước khi chọn giúp họ.

Mẹo đặt tên. AI khớp dựa trên tên, vì vậy hãy lưu ý một chút:

• Đặt tên mỗi phòng theo tên người (hoặc vật) mà khách hàng của bạn biết — “Alex”, “Bác sĩ Bakker”, “Ghế 3 — Sanne”, “Sân A”.
• Sử dụng chính xác cùng một cách viết ở mọi nơi: trong tên phòng, trong hướng dẫn AI của bạn và trong bất kỳ thông tin nào bạn gửi đi. “Alex Araújo” và “Alex Araujo” tốt nhất nên được giữ giống hệt nhau.
• Nếu hai người trùng tên, hãy thêm thông tin để phân biệt họ — địa điểm, họ, chuyên môn: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Nếu không, AI sẽ không thể biết liên hệ đang nhắc đến ai và sẽ hỏi lại.
• AI chỉ sử dụng những tên thực sự có trên các phòng của bạn. Nó sẽ không tự tạo ra một đồng nghiệp không tồn tại.

Để tên chung chung và mọi thứ không thay đổi. Các phòng vẫn được gọi là “Phòng mới”, “Phòng 1” và “Phòng 2” được coi là có thể thay thế cho nhau, chính xác như trước đây: AI không bao giờ nhắc đến chúng và chỉ đơn giản đặt lịch vào bất cứ nơi nào còn trống. Đó là thiết lập phù hợp khi các tài nguyên của bạn giống hệt nhau từ góc độ khách hàng — mười chiếc xe giống hệt nhau, hai phòng trị liệu giống hệt nhau.

Trang đặt lịch sử dụng cùng các tên gọi. Khi một loại sự kiện có từ hai phòng được đặt tên trở lên, liên kết công khai sẽ hiển thị hàng Book with (Đặt với) (Bất kỳ ai, cộng với một thẻ cho mỗi người) phía trên thời gian, để khách truy cập cũng có thể chọn người của họ ở đó. Các tên phòng chung chung sẽ không hiển thị hàng này.

Cuộc hẹn định kỳ #

Nền tảng hỗ trợ các cuộc hẹn định kỳ cho những khách hàng cần các phiên họp thường xuyên — hoàn hảo cho các dịch vụ huấn luyện, trị liệu, đào tạo hoặc bảo trì liên tục.

• Một chu kỳ có tần suất là Ngày, Tuần hoặc Tháng, cộng với một khoảng thời gian. Ví dụ: các phiên họp hai tuần một lần là Tuần với khoảng thời gian là 2.
• Một chuỗi có thể được giới hạn để nó kết thúc sau một số phiên nhất định (ví dụ: “lặp lại 10 lần”).

Các cuộc hẹn định kỳ được theo dõi dưới dạng một chuỗi, giúp dễ dàng quản lý mối quan hệ khách hàng đang diễn ra mà không cần phải đặt lịch lại mỗi lần.

Xác nhận đặt lịch và Thông báo #

Khi một liên hệ đặt cuộc hẹn thông qua AI, đây là những gì sẽ xảy ra:

1. Cuộc hẹn được tạo và xuất hiện trên tab Cuộc hẹn sắp tới.
2. Một tin nhắn xác nhận được gửi đến khách hàng trong cuộc trò chuyện (ví dụ: “Cuộc hẹn của bạn đã được xác nhận vào Thứ Ba lúc 2:00 chiều”).
3. Nếu khách hàng có địa chỉ email trong hồ sơ, họ cũng nhận được email xác nhận (các phản hồi sẽ được gửi đến email tài khoản của bạn). Điều này được kiểm soát bởi công tắc Gửi email cuộc hẹn cho khách hàng trên loại sự kiện, mặc định là bật. Lưu ý: email này không được gửi cho các đặt lịch được nhập hoặc từ Formitable.
4. Cuộc hẹn đồng bộ với Lịch Google của bạn (nếu đã kết nối — xem Tích hợp Lịch Google).
5. Bạn nhận được thông báo dựa trên cài đặt Thông báo của mình.

Xử lý hủy lịch #

Cả liên hệ và quản trị viên đều có thể hủy cuộc hẹn:

• Theo dõi lý do hủy — Khi một cuộc hẹn bị hủy, lý do sẽ được ghi lại để bạn có thể phát hiện các kiểu mẫu (ví dụ: nếu nhiều khách hàng hủy do xung đột lịch trình).
• Cập nhật trạng thái — Trạng thái cuộc hẹn thay đổi từ “Đã xác nhận” thành “Đã hủy.”
• Đồng bộ lịch — Các lần hủy tự động đồng bộ lại với Lịch Google, giải phóng khung thời gian cho các đặt lịch khác.
• Hủy đặt chỗ Formitable — Đối với các đặt chỗ nhà hàng qua Formitable, một liên kết hủy chuyên dụng sẽ được cung cấp.

Mở một cuộc hẹn từ tab Cuộc hẹn sắp tới để lên lịch lại hoặc hủy cuộc hẹn đó.

Nền tảng đặt chỗ nhà hàng: Formitable và Zenchef #

Formitable và Zenchef là các nền tảng đặt bàn nhà hàng mà AI có thể sử dụng để xử lý việc đặt bàn trực tiếp trong các cuộc hội thoại trò chuyện — kiểm tra bàn trống và khung giờ trống theo thời gian thực, đồng thời tạo đặt chỗ trên cả nền tảng và hệ thống nhà hàng cùng một lúc. Zenchef hỗ trợ kết nối nhiều nhà hàng dưới một tài khoản và mỗi nhà hàng có thể được kích hoạt hoặc hủy kích hoạt độc lập.

Cả ba — Google Calendar, Formitable và Zenchef — đều có thể kết nối, ngắt kết nối và hiển thị trạng thái trong Cài đặt → Đặt chỗ & Lịch:

Xem Zenchef và Formitable để biết các bước thiết lập cho từng nhà hàng.

Để AI của bạn đặt lịch với Formitable hoặc Zenchef, hãy mở Tác nhân AI, mở Tác nhân, đi đến bước Khả năng của AI và chọn nền tảng làm nhà cung cấp đặt lịch trong phần Đặt lịch (xem Bật đặt lịch cho AI của bạn).

Nhập sự kiện lịch #

Hiện chưa khả dụng trong giao diện. Tính năng này được mô tả để tham khảo, nhưng chưa xuất hiện ở bất kỳ nơi nào bạn có thể nhấp vào trong ứng dụng. Hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ nếu bạn cần nhập các cuộc hẹn hiện có.

Việc nhập các cuộc hẹn hiện có sẽ lấy các sự kiện từ Google Calendar đã kết nối của bạn. Hãy kết nối Google Calendar trước, sau đó chọn loại sự kiện mà các cuộc hẹn nên gắn vào, và liệu có khớp các liên hệ theo Email hay Số điện thoại hay không. Nền tảng đọc các sự kiện từ lịch đã liên kết của bạn và liên kết từng sự kiện với một liên hệ, tạo liên hệ nếu cần.

Tính năng này hữu ích khi chuyển đổi từ hệ thống lập lịch khác hoặc khi bạn muốn đưa các sự kiện lịch hiện có vào ứng dụng.

Cần trợ giúp? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.