Trafft #

Dành cho ai? Tích hợp này dành cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đặt lịch hẹn đang quản lý lịch trình trên Trafft — như salon, tiệm cắt tóc, phòng khám, studio, chuyên gia tư vấn, cửa hàng sửa chữa. Nếu bạn không sử dụng Trafft, bạn có thể bỏ qua trang này.

Bạn sử dụng hệ thống đặt lịch khác? Bất kỳ công cụ nào có API đều có thể kết nối được: hãy xem Kết nối với một công cụ không có trong danh sách, phần này bao gồm các hàm tùy chỉnh, API và webhook.

Trafft là một nền tảng đặt lịch dành cho các doanh nghiệp bán thời gian: bạn thiết lập dịch vụ, nhân viên và địa điểm của mình, sau đó khách hàng sẽ đặt chỗ. Việc kết nối Trafft với Your AI Connector cho phép AI Agent của bạn xử lý toàn bộ quá trình đặt lịch ngay trong cuộc trò chuyện — kiểm tra thời gian thực sự trống, đặt lịch và xác nhận thời gian — thay vì phải gửi khách hàng đến một liên kết đặt lịch và hy vọng họ hoàn tất.

Trafft làm được gì #

Trafft cung cấp cho doanh nghiệp đặt lịch hẹn:

• Các dịch vụ với thời lượng và giá cả riêng
• Nhân viên với giờ làm việc riêng
• Một hoặc nhiều địa điểm
• Một trang web đặt lịch và lịch làm việc cho đội ngũ của bạn

Bằng cách kết nối Trafft với Your AI Connector, lịch trình đó sẽ trở thành thứ mà AI của bạn có thể làm việc cùng trên WhatsApp, SMS, Instagram hoặc trò chuyện trên trang web. AI sẽ đọc các dịch vụ và nhân viên của bạn, kiểm tra các khung giờ trống thực tế trên Trafft và ghi trực tiếp lịch đặt vào Trafft — vì vậy những gì đội ngũ của bạn thấy trong Trafft luôn là thông tin chính xác nhất.

Kết nối Trafft #

Trước khi bắt đầu: bạn cần quyền truy cập API trong Trafft, đây là một phần trong gói Business của Trafft. Hãy mở bảng điều khiển quản trị Trafft của bạn và tìm mục Features & Integrations → API & Connectors. Nếu trang đó không xuất hiện, gói Trafft của bạn chưa bao gồm tính năng này và không thể thực hiện kết nối.

1. Ở thanh bên trái, nhấp vào Settings (biểu tượng bánh răng).
2. Trong thanh bên Settings, dưới nhóm Integrations, nhấp vào Booking & Calendar.
3. Tìm thẻ Trafft và nhấp vào Connect.

4. Điền Địa chỉ công ty. Đây là phần nằm trước .admin.trafft.com trong địa chỉ bạn dùng để đăng nhập — nếu bạn đăng nhập tại acme.admin.trafft.com, hãy nhập acme. Bạn cũng có thể dán toàn bộ địa chỉ; chúng tôi sẽ tự động lấy phần chính xác từ đó. Tài khoản Trafft nhãn trắng (White-label)? Nếu địa chỉ Trafft của bạn kết thúc bằng .admin.wlbookings.com (địa chỉ Trafft cung cấp cho các tài khoản được tạo theo gói nhãn trắng của đại lý), hãy dán toàn bộ địa chỉ, ví dụ: acme.admin.wlbookings.com — điều đó cho chúng tôi biết Trafft của bạn nằm ở đâu. Nếu chỉ nhập acme, hệ thống sẽ tìm kiếm bạn trên địa chỉ Trafft tiêu chuẩn, vốn là một tài khoản khác.
5. Điền ID khách hàng (Client ID) và Mã bí mật khách hàng (Client Secret) của bạn. Cả hai đều nằm trong bảng điều khiển quản trị Trafft của bạn tại mục Tính năng & Tích hợp → API & Trình kết nối.
6. Tùy chọn thêm Nhãn — một cái tên cho danh sách của riêng bạn, rất hữu ích nếu bạn quản lý nhiều doanh nghiệp.
7. Nhấp vào Kết nối.

Kiểm tra thông tin xác thực #

Không có gì được lưu lại cho đến khi Trafft xác nhận. Khi bạn nhấp vào Connect, chúng tôi sẽ đăng nhập vào Trafft với thông tin bạn đã nhập và đọc lại thiết lập của bạn. Một địa chỉ công ty sai, Client ID hoặc Secret sai, hoặc gói Trafft không có quyền truy cập API sẽ bị từ chối ngay lập tức, với lý do hiển thị trên màn hình — bạn sẽ không bao giờ gặp phải tình trạng kết nối trông có vẻ ổn nhưng lại thất bại ngay lần đầu tiên khách hàng yêu cầu đặt lịch hẹn.

Khi hoạt động, hàng được kết nối sẽ hiển thị địa chỉ công ty của bạn cùng với số lượng dịch vụ và nhân viên mà chúng tôi tìm thấy trong Trafft. Số lượng đó là bằng chứng cho thấy tài khoản chính xác đã được kết nối: nếu nó báo hai dịch vụ mà bạn cung cấp hai mươi dịch vụ, nghĩa là bạn đã kết nối sai tài khoản.

Client Secret của bạn được lưu trữ dưới dạng mã hóa và sẽ không bao giờ được hiển thị lại — không phải cho bạn, cũng không phải cho nhóm của bạn. Bạn bị mất nó? Hãy tạo một cái mới trong Trafft và kết nối lại.

Tạm dừng hoặc Ngắt kết nối #

Hàng Trafft được kết nối có các nút riêng trên trang Booking & Calendar:

• Làm mới đọc lại số lượng dịch vụ và nhân viên của bạn từ Trafft (xem Thêm hoặc Thay đổi Dịch vụ Sau này).
• Tạm dừng dừng việc AI đặt chỗ vào Trafft của bạn trong khi vẫn giữ nguyên thiết lập kết nối. Kích hoạt sẽ bật lại tính năng này. Hãy sử dụng tùy chọn này khi bạn đang sắp xếp lại các dịch vụ của mình hoặc trong thời gian đóng cửa.
• Ngắt kết nối xóa hoàn toàn kết nối. Các cuộc hẹn đã có trong Trafft vẫn được giữ nguyên — việc ngắt kết nối không bao giờ hủy hoặc xóa bất kỳ thứ gì trong lịch Trafft của bạn. Bạn có thể kết nối lại sau với cùng các chi tiết đó.

Hướng dẫn AI Agent đặt lịch với Trafft #

Việc kết nối Trafft chưa làm thay đổi những gì AI của bạn thực hiện. Hãy chỉ định một Agent cho nó:

1. Nhấp vào AI Agents trong thanh bên và mở Agent đó lên.
2. Chuyển đến bước AI Abilities và tìm thẻ Bookings.
3. Bật Let this agent book appointments.
4. Nhấp vào bộ chọn nhà cung cấp và chọn Trafft (các lựa chọn nhà cung cấp xuất hiện ngay bên dưới công tắc).
5. Nhấp vào Save changes.

Những gì AI có thể làm #

Với Trafft được chọn làm nhà cung cấp, Agent của bạn có thể thực hiện tất cả những việc sau trong một cuộc trò chuyện bình thường:

• Cho mọi người biết bạn cung cấp dịch vụ gì. Nó liệt kê các dịch vụ Trafft của bạn cùng với thời gian thực hiện và chi phí của từng dịch vụ, đồng thời có thể nêu tên nhân viên của bạn.
• Kiểm tra thời gian thực sự trống. Nó hỏi Trafft về thời gian mở cửa cho dịch vụ mà ai đó muốn và có thể thu hẹp phạm vi đó xuống một nhân viên cụ thể hoặc một địa điểm cụ thể nếu khách hàng yêu cầu. Nó xem xét tối đa một tuần mỗi lần, vì vậy nó sẽ hỏi bạn muốn ngày nào hoặc tuần nào thay vì đọc toàn bộ lịch của bạn.
• Đặt lịch. Cuộc hẹn được tạo trong Trafft ngay tại thời điểm đó, dưới dạng một cuộc hẹn đã được phê duyệt và AI sẽ thông báo cho khách hàng thời gian đã xác nhận. Khách hàng được thêm vào danh sách khách hàng Trafft của bạn hoặc được khớp với hồ sơ họ đã có ở đó thông qua địa chỉ email.
• Tra cứu những gì họ đã đặt. AI có thể thông báo cho khách hàng về các cuộc hẹn Trafft sắp tới của chính họ.
• Hủy. Chỉ cần một tin nhắn (“có việc đột xuất, bạn có thể hủy lịch thứ Năm không?”) và nó sẽ biến mất khỏi lịch Trafft của bạn.
• Di chuyển cuộc hẹn. AI đặt thời gian mới trước rồi mới xóa thời gian cũ, vì vậy nếu thời gian mới bị trùng, khách hàng vẫn giữ được khung giờ ban đầu của họ.

Mọi cuộc hẹn được thực hiện theo cách này cũng xuất hiện trên trang Appointments của bạn với Trafft được hiển thị là nhà cung cấp, vì vậy nó được tính giống như bất kỳ cuộc hẹn nào khác: webhook Appointment Booked của bạn sẽ kích hoạt và các tự động hóa bắt đầu từ một cuộc hẹn mới sẽ chạy như bình thường. Mọi lời nhắc hoặc email xác nhận mà chính Trafft gửi vẫn đến từ Trafft, giống hệt như đối với một cuộc hẹn được thực hiện trên trang web Trafft của bạn.

Thêm hoặc thay đổi dịch vụ sau này #

Khi bạn thêm một dịch vụ trong Trafft, thay đổi giá, ngừng cung cấp dịch vụ hoặc thêm nhân viên mới, bạn không cần phải bật bất kỳ cài đặt nào tại đây. AI của bạn đọc danh mục Trafft trực tiếp trong mọi cuộc hội thoại đặt lịch, vì vậy nó hoạt động dựa trên thông tin từ Trafft tại thời điểm đó thay vì bản sao được lưu lại khi bạn kết nối. Một dịch vụ bạn thêm vào sáng nay có thể được đặt lịch ngay trong chiều nay.

Có hai điều bạn cần lưu ý:

• Số lượng trên hàng đã kết nối là số liệu tại thời điểm bạn kết nối. Số lượng dịch vụ và nhân viên hiển thị trên hàng Trafft tại trang Đặt lịch & Lịch là những gì chúng tôi tìm thấy khi kiểm tra thông tin xác thực của bạn, vì vậy chúng sẽ không tự động thay đổi khi menu Trafft của bạn phát triển. Hãy nhấp vào Làm mới trên hàng đó để đọc lại dữ liệu. Thao tác này chỉ cập nhật các con số đó — AI vẫn luôn đọc danh mục trực tiếp của bạn dù thế nào đi nữa.
• Nếu trợ lý của bạn thông báo rằng một dịch vụ không tồn tại, hãy yêu cầu nó liệt kê các dịch vụ của bạn. Điều đó buộc nó phải tìm nạp lại danh mục và trả lời dựa trên danh sách mới nhất. Nếu dịch vụ vẫn không xuất hiện, nghĩa là nó thực sự không có trong tài khoản Trafft mà bạn đã kết nối — hãy kiểm tra xem bạn đã kết nối đúng tài khoản chưa (số lượng trên hàng là cách nhanh nhất để nhận biết).

Những điều cần biết #

• Việc hủy bỏ sẽ xóa cuộc hẹn trong Trafft. API của Trafft sẽ xóa cuộc hẹn thay vì đánh dấu là đã hủy, vì vậy một cuộc hẹn bị hủy từ cuộc trò chuyện sẽ không để lại dòng “đã hủy” trong lịch Trafft của bạn. Nếu bạn muốn lưu giữ hồ sơ về các lần hủy, hãy ghi chú chúng ở nơi khác.
• AI chỉ hoạt động trong phạm vi của nó. Nó chỉ nhìn thấy và thay đổi các cuộc hẹn được đặt trong cuộc trò chuyện đó, hoặc thuộc về liên hệ mà nó đang trò chuyện cùng. Nó không thể đọc hoặc di chuyển các cuộc hẹn của bất kỳ ai khác.
• Một cuộc hẹn cần có địa chỉ email và tên. Trafft xác định khách hàng bằng email, vì vậy AI sẽ hỏi bất kỳ thông tin nào còn thiếu trước khi thực hiện đặt lịch.
• Đặt lịch nhóm hiện chưa được hỗ trợ. Mỗi cuộc hẹn chỉ dành cho một người — hiện tại không thể gửi thông tin về khách đi kèm hoặc quy mô nhóm đến Trafft.
• Thanh toán vẫn nằm trong Trafft. AI báo giá nhưng không bao giờ nhận thanh toán và không thể gửi liên kết thanh toán: API của Trafft không hiển thị hóa đơn hoặc liên kết thanh toán, vì vậy không có gì để nó lấy. Nếu một dịch vụ bắt buộc phải thanh toán trước hoặc cần đặt cọc, hãy bật phương thức thanh toán trực tuyến trong Trafft và thêm trình giữ chỗ liên kết thanh toán của Trafft (Cài đặt thông báo Email/SMS → menu thả xuống Cuộc hẹn) vào thông báo Cuộc hẹn đã được phê duyệt. Xác nhận mà Trafft gửi sau mỗi lần đặt lịch do AI thực hiện sau đó sẽ chứa liên kết để thanh toán toàn bộ số tiền hoặc tiền đặt cọc. Bản thân cuộc hẹn được tạo mà không có bước thanh toán, vì vậy nó được phê duyệt bất kể đã được thanh toán hay chưa. Bạn muốn có liên kết ngay trong cuộc trò chuyện? Hãy thêm liên kết thanh toán của riêng bạn (Stripe, PayPal, bất kỳ trang thanh toán nào) vào cơ sở kiến thức hoặc hướng dẫn của Đại lý cùng với ghi chú về thời điểm gửi, và AI sẽ chia sẻ nó khi khách hàng cần thanh toán.
• Một tài khoản Trafft cho mỗi tài khoản Your AI Connector. Nếu bạn điều hành nhiều doanh nghiệp trong các tài khoản Trafft riêng biệt, hãy kết nối tài khoản mà Đại lý của bạn sẽ thực hiện đặt lịch.

• Các tài khoản Trafft white-label hoạt động theo cùng một cách. Một tài khoản có địa chỉ kết thúc bằng .admin.wlbookings.com (gói white-label của Trafft) kết nối chính xác giống như một tài khoản tiêu chuẩn — hãy dán toàn bộ địa chỉ làm địa chỉ công ty. Client ID và Client Secret vẫn lấy từ trang Tính năng & Tích hợp → API & Trình kết nối của chính tài khoản đó, vì vậy tài khoản đó vẫn cần quyền truy cập API trên gói Trafft của mình.

Các bước tiếp theo #

• AI Agents — thiết lập Agent sẽ thực hiện việc đặt lịch.
• Booking System — cách các cuộc hẹn hoạt động trên toàn ứng dụng và nơi chúng xuất hiện.
• Knowledge Base — thêm giá cả, chính sách, quy định về đỗ xe và hủy lịch của bạn để AI cũng có thể trả lời xung quanh việc đặt lịch.