30 phút đầu tiên của bạn
Một lộ trình tập trung gồm sáu bước, đưa bạn từ một tài khoản mới tạo đến cuộc hội thoại thực tế đầu tiên được xử lý bởi AI. Không đi đường vòng, không cài đặt nâng cao — chỉ là con đường ngắn nhất từ “Tôi vừa đăng ký” đến “bot vừa trả lời một người thật thay cho tôi.”
Mỗi bước đều có ước tính thời gian và liên kết đến trang chi tiết hơn nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ sau này. Hãy dành ra khoảng 30 phút tổng cộng. Nếu gặp khó khăn ở bất kỳ bước nào, hãy bỏ qua — bạn có thể quay lại sau.
Những gì bạn sẽ có sau khi hoàn thành
- Một kênh được kết nối (WhatsApp, SMS, Instagram hoặc Messenger)
- Một bot AI được cấu hình với các thông tin cơ bản về doanh nghiệp của bạn
- Một AI Agent hoạt động trực tiếp trên kênh đó
- Một cuộc hội thoại thử nghiệm nơi bot trả lời bạn trong thời gian thực
Đó là toàn bộ quy trình. Khi quy trình đó hoạt động một lần, mọi thứ khác trên nền tảng này chỉ là sự tinh chỉnh dựa trên nó.
Bạn mới sử dụng? Hướng dẫn này sử dụng AI Agents, loại bot mà bạn chỉ cần xây dựng một lần và tái sử dụng. Broadcast là một tính năng riêng biệt mà bạn tạo khi muốn gửi tin nhắn cho một danh sách. Campaigns Have Moved to Broadcasts & Agents giải thích cách hai tính năng này kết hợp với nhau.
Bước 1 — Kết nối kênh (≈ 5 phút)
Bot không thể trả lời bất kỳ ai cho đến khi nó có cách nhận tin nhắn. Hãy chọn một kênh trước — bạn có thể thêm các kênh khác sau.
- Bắt đầu nhanh nhất: WhatsApp Web. Quét mã QR bằng điện thoại của bạn và bạn sẽ được kết nối trong chưa đầy hai phút. Tốt nhất cho việc thử nghiệm, số cá nhân và tiếp cận quy mô nhỏ.
- Để mở rộng quy mô: WhatsApp Business API. Giới hạn chính thức cao hơn và rủi ro bị khóa thấp hơn. Mất nhiều thời gian thiết lập hơn — cần xác minh Meta — nhưng đây là kênh phù hợp nếu bạn dự định thực hiện với quy mô lớn.
- Các tùy chọn khác: SMS, Instagram DMs, Facebook Messenger hoặc Tiện ích trò chuyện cho trang web của bạn.
Bạn có thể kết nối kênh từ Settings → Channels → Channels, nơi mỗi kênh có thẻ riêng với nút Connect — hãy nhấp vào Settings gần cuối thanh bên trái để truy cập.
Lưu ý — Chỉ dành cho WhatsApp Web: Nếu bạn đang kết nối một SIM hoàn toàn mới chưa từng nhận tin nhắn WhatsApp, hãy nhắn tin cho nó từ điện thoại cá nhân của bạn 3–5 lần và đợi vài giờ trước khi kết nối. Nếu không, Meta (công ty đứng sau WhatsApp) sẽ chặn SIM đó trong vòng vài phút sau tin nhắn gửi đi đầu tiên của bạn. Lý do đầy đủ nằm trong hướng dẫn Mở rộng phạm vi tiếp cận WhatsApp một cách an toàn — hãy đọc trang đó trước khi bạn kết nối bất kỳ thứ gì quan trọng.
Bước 2 — Cho bot biết cần nói gì (≈ 10 phút)
Bot cần một playbook (cẩm nang): bạn là ai, bạn bán gì và bạn muốn bot giao tiếp như thế nào. Hãy coi nó giống như việc đào tạo một nhân viên kinh doanh mới trong ngày đầu tiên — ngoại trừ việc nhân viên này chỉ cần đọc một lần và ghi nhớ mọi thứ mãi mãi.
Bạn cấu hình bot bên trong một AI Agent, vì vậy việc này diễn ra cùng với Bước 3 bên dưới: mở AI Agents ở thanh bên trái (trong mục AI Studio), tạo hoặc mở một Agent, sau đó sử dụng bước AI Instructions của nó — bước đầu tiên trong trình chỉnh sửa. Đây là một trình chỉnh sửa có cấu trúc, không phải là một hộp văn bản lớn: gồm bốn phần có thể thu gọn, mỗi phần có một vài trường tập trung (nhấp vào Edit as text nếu bạn muốn viết nó dưới dạng một khối văn bản thuần túy). Điền vào:
- Persona & Goal (Nhân vật & Mục tiêu). Tên/vai trò và tính cách của bot (thông tin cơ bản về doanh nghiệp, giọng điệu — thân mật, chuyên nghiệp, vui vẻ, trực tiếp) và mục tiêu của cuộc trò chuyện. Đặt lịch gọi? Sàng lọc khách hàng tiềm năng? Trả lời câu hỏi? Điều hướng đến liên kết thanh toán? Hãy cụ thể — “giúp khách truy cập” là quá mơ hồ.
- Business Context (Bối cảnh doanh nghiệp). Các thông tin thực tế về công ty của bạn mà AI có thể dựa vào — sản phẩm/dịch vụ của bạn, đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Conversation Behavior (Hành vi hội thoại). Cách AI nên điều hướng và kiểm soát cuộc trò chuyện, bao gồm các giới hạn cứng: không báo giá, không hứa hẹn về ngày giao hàng, không tranh cãi, v.v.
- Escalation & Wrap-up (Chuyển tiếp & Kết thúc). Khi nào cần chuyển cho con người và khi nào cần dừng lại.
Hãy giữ cho nó tập trung — một trang hướng dẫn rõ ràng tốt hơn năm trang lan man. Trang Thiết lập Bot AI có bảng phân tích đầy đủ về mọi cài đặt khả dụng, nhưng bạn có thể bỏ qua các nút chuyển đổi nâng cao vào lúc này.
Cuộn xuống trong cùng bước đó và bạn cũng sẽ tìm thấy thời gian phản hồi, giới hạn phản hồi, tốc độ phản hồi của AI và cấp độ mô hình chất lượng AI — tất cả đều nằm trong bước này.
Cài đặt khởi đầu được đề xuất: Độ trễ phản hồi từ 5–30 giây (giúp các câu trả lời có cảm giác giống con người hơn là bot tức thì), đối với AI Quality, hãy chọn Max nếu tài khoản của bạn có hỗ trợ, hoặc Mini nếu bạn đang tiết kiệm tín dụng, và nếu bạn chỉ thấy Pro và Economy thì hãy chọn Pro; số tin nhắn tối đa mỗi cuộc hội thoại là 20 (bot sẽ tạm dừng và cảnh báo bạn trong ứng dụng để bàn giao nếu cuộc trò chuyện kéo dài — hãy bật thông báo qua email trong Settings → Notifications nếu bạn cũng muốn nhận email).
Được thiết kế để tái sử dụng: vì playbook nằm trên AI Agent, bạn có thể trỏ một Broadcast — hoặc một kênh thứ hai — vào cùng một Agent sau này mà không cần phải viết lại bất kỳ nội dung nào.
Bước 3 — Tạo AI Agent đầu tiên của bạn (≈ 5 phút)
Một AI Agent cho nền tảng biết “khi có tin nhắn đến trên kênh này, hãy sử dụng bot này để trả lời.” Nếu không có Agent trả lời kênh, sẽ không có gì xảy ra — bot chỉ nằm đó mà không có hướng dẫn để kích hoạt.
- Mở AI Agents ở thanh bên trái, trong mục AI Studio (nếu bạn đã thu gọn nhóm đó, hãy nhấp vào AI Studio để mở nó).
- Nhấp vào New agent ở góc trên bên phải.
- Cách nhanh nhất là Build from your website: nhập địa chỉ trang web của bạn, nhấp vào Build agent và đợi một hoặc hai phút để hệ thống đọc các trang của bạn và viết agent cho bạn — bạn sẽ được đưa vào trình chỉnh sửa của nó với các hướng dẫn đã được điền sẵn. Bạn muốn tự viết mọi thứ? Hãy chọn Start blank, đặt tên và chọn ngôn ngữ cho agent, sau đó nhấp vào Create agent.
- Hoàn tất bằng cách thông báo cho nền tảng rằng agent này sẽ trả lời kênh mà bạn đã kết nối ở Bước 1 — mở bước Entry Points của agent và thêm quy tắc cho kênh đó, hoặc chọn agent cho kênh đó trong bảng Who answers new conversations trên trang AI Agents. Xem Entry Points.
Các bước của trình chỉnh sửa agent chạy dọc bên trái: AI Instructions, Active Hours, Media, FAQs & Knowledge, AI Abilities, Tags, Follow-ups, Entry Points, và Try Out. Hãy điền vào AI Instructions, sau đó chuyển thẳng đến Try Out — bạn có thể an tâm để lại mọi bước khác cho sau này.
Hướng dẫn đầy đủ: AI Agents.
Bước 4 — (Tùy chọn) Thêm một vài câu hỏi thường gặp (FAQ) (≈ 5 phút)
Nếu có 3–5 câu hỏi mà mọi khách hàng tiềm năng đều hỏi (“Giá bao nhiêu?”, “Bạn có giao hàng quốc tế không?”, “Mất bao lâu để thiết lập?”), hãy thêm chúng ngay bây giờ: mở Agent bạn đã tạo ở Bước 3 và đi đến bước FAQs & Knowledge của nó. Bot sẽ lấy thông tin từ đây bất cứ khi nào có câu hỏi khớp với nội dung đó.
Bạn có thể bỏ qua bước này và bot vẫn sẽ hoạt động — nó chỉ đơn giản là quay lại sử dụng kịch bản cho mọi thứ. Nhưng FAQ giúp các câu trả lời chặt chẽ và nhất quán hơn đối với những câu hỏi mà bạn thực sự nhận được mỗi ngày.
Hướng dẫn đầy đủ: Quản lý FAQ.
Bước 5 — Kiểm tra trong Try Out (≈ 3 phút)
Trước khi để khách hàng tiềm năng thực sự tiếp cận, hãy tự mình trò chuyện với bot.
Mở Agent bạn đã tạo ở Bước 3 và nhấp vào bước Try Out, bước cuối cùng. Nhập loại tin nhắn mà một khách hàng tiềm năng thực sự sẽ gửi — mơ hồ, viết dở dang, có lỗi chính tả. Xem cách bot phản hồi. Sau đó, hãy thử các trường hợp khó xử:
- Một câu hỏi mà kịch bản của bạn không đề cập đến
- Một câu hỏi thẳng thừng “Giá bao nhiêu?” mà không có ngữ cảnh
- Một tin nhắn thô lỗ hoặc lạc đề
- Một yêu cầu được nói chuyện với con người
Try Out đặt các hướng dẫn AI của bạn vào một ngăn ngay bên cạnh cuộc trò chuyện thử nghiệm, vì vậy bạn có thể chỉnh sửa playbook (Bước 2) hoặc thêm FAQ (Bước 4) và gửi lại ngay cùng một tin nhắn để xem câu trả lời có cải thiện hay không — không cần bước lưu riêng biệt, không cần rời khỏi trang. Nếu câu trả lời thực sự tệ, hãy nhấp vào biểu tượng ngón tay cái chỉ xuống bên dưới để mở Tối ưu hóa với AI, tính năng này sẽ viết lại hướng dẫn gây ra lỗi đó để bạn xem xét và xuất bản. Cả hai tính năng đều hoạt động trên mọi tác nhân mà không cần liên kết hay thiết lập trước.
Hướng dẫn đầy đủ: Chat Playground.
Bước 6 — Tự gửi cho mình một tin nhắn thực tế (≈ 2 phút)
Try Out rất tuyệt nhưng đó không phải là kênh thực tế. Đã đến lúc gửi thử một tin nhắn qua cơ sở hạ tầng thực tế.
- Từ điện thoại cá nhân của bạn, hãy nhắn tin cho số/tài khoản bạn đã kết nối ở Bước 1.
- Chờ đợi. (Hãy nhớ độ trễ phản hồi ở Bước 2 — bot có thể tạm dừng 5–30 giây một cách có chủ đích.)
- Đọc câu trả lời. Trả lời lại. Tiếp tục cuộc trò chuyện trong vài lượt.
Nếu bot trả lời theo cách bạn muốn nó trả lời một khách hàng tiềm năng thực sự, bạn đã hoàn tất. Bạn đã có một vòng lặp trò chuyện AI hoạt động.
Nếu có điều gì đó không ổn, hãy mở Chats trong thanh bên trái — cuộc trò chuyện cho bạn thấy chính xác những gì bot đang làm, cho phép bạn tiếp quản thủ công và cho phép bạn dừng trả lời giữa chừng nếu cần. Xem Giao diện trò chuyện.
Bây giờ thì sao?
Bạn đã có vòng lặp đang chạy. Phần còn lại của nền tảng sẽ giúp tối ưu hóa nó:
- Thêm khách hàng tiềm năng: Thiết lập Follow-Ups để bot liên tục nhắc nhở những người liên hệ không phản hồi. Thiết lập Funnels cho các luồng tự động hóa nhiều bước.
- Thêm kênh: Thêm kênh thứ hai từ Settings → Channels → Channels. Cùng một agent có thể trả lời trên nhiều kênh cùng một lúc.
- Tăng lưu lượng: Đọc Scaling WhatsApp Outreach Safely trước khi bạn vượt quá vài trăm tin nhắn mỗi ngày — đây là trang đắt giá nhất trên tài liệu này mà bạn không nên bỏ qua.
- Thêm công cụ: Kết nối bot với CRM của bạn (phần mềm bạn sử dụng để theo dõi khách hàng và giao dịch) bằng Webhooks, cung cấp cho nó khả năng tra cứu thông tin trong thời gian thực với Custom Functions, hoặc để nó đặt lịch hẹn thực tế với Booking System.
- Thêm nhân sự: Mời đồng đội trong Team Management để họ có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện mà bot chuyển tiếp.
- Chủ động liên hệ trước: khi bot đầu tiên của bạn đã được kiểm chứng, hãy đọc Campaigns Have Moved to Broadcasts & Agents — đây là cách bạn kết hợp agent này với một Broadcast để nhắn tin cho cả một danh sách.
Chào mừng bạn tham gia.