Loại trừ liên hệ khỏi AI Bot #

Đôi khi bạn không muốn AI trả lời thay mình — một liên hệ có thể là đối tác kinh doanh, thành viên gia đình hoặc khách hàng VIP mong đợi sự tương tác cá nhân. Trang này đề cập đến hai cách để giữ cho bot im lặng đối với những người cụ thể trong khi nó vẫn hoạt động bình thường với những người khác.

Khi nào nên sử dụng tính năng này #

Các lý do phổ biến để loại trừ một liên hệ khỏi bot:

• Các liên hệ cá nhân lẫn trong tài khoản WhatsApp Web. Nếu bạn đã kết nối số WhatsApp cá nhân, bạn bè và gia đình của bạn hiện cũng nằm trong hệ thống — và chắc chắn bạn không muốn AI nhắn tin cho họ.
• Các thành viên trong nhóm nội bộ. Đồng nghiệp, đối tác, nhà cung cấp, kế toán — bất kỳ ai bạn trò chuyện với tư cách là con người, không phải với tư cách doanh nghiệp.
• Các liên hệ VIP. Những khách hàng giá trị cao mà mọi phản hồi đều cần sự chú ý cá nhân của bạn.
• Bất kỳ ai đã yêu cầu rõ ràng muốn nói chuyện với người thật. Hãy tắt bot cho họ và tự mình tiếp quản thủ công từ phần Trò chuyện.

Trong mọi trường hợp dưới đây, tin nhắn đến vẫn được nhận, lưu trữ và kích hoạt thông báo. Điều duy nhất thay đổi là AI sẽ giữ im lặng. Bạn luôn có thể tự trả lời từ phần Trò chuyện.

Cách 1: Kiểm soát bot tại thời điểm kết nối (chỉ dành cho WhatsApp Web) #

Khi bạn ghép nối một số WhatsApp Web lần đầu tiên (Cài đặt → Kênh, hoặc quy trình Kết nối), hộp thoại ghép nối sẽ yêu cầu số điện thoại và sau đó hiển thị nút chuyển đổi Nhập liên hệ hiện có. Bật nút này sẽ hiển thị thêm ba nút chuyển đổi bên dưới:

Việc bật Đặt liên hệ ở chế độ riêng tư sẽ tự động tắt Nhập lịch sử trò chuyện và bật Giữ AI tạm dừng cho các liên hệ được nhập — các liên hệ riêng tư sẽ không bao giờ bị nhập tin nhắn hoặc bị AI nhắn tin.

Hãy để “Giữ AI tạm dừng cho các liên hệ được nhập” ở chế độ Bật khi ghép nối số cá nhân — đó là cài đặt mặc định và là cách ngăn bot nhắn tin cho bạn bè và gia đình bạn. Những khách hàng tiềm năng mới nhắn tin cho bạn sau đó trên số đó vẫn nhận được bot bình thường; nút chuyển đổi này chỉ ảnh hưởng đến các liên hệ được kéo vào tại thời điểm ghép nối.

Lưu ý: Các nút chuyển đổi này chỉ áp dụng tại thời điểm bạn ghép nối số và không thay đổi hồi tố. Việc kết nối lại hoặc ghép nối lại một số đã kết nối sẽ bỏ qua bước này và luôn sử dụng các cài đặt mặc định ở trên — nó sẽ không bao giờ hiển thị lại các nút chuyển đổi này. Nếu bot vô tình trả lời các liên hệ mà bạn không muốn, hãy sử dụng Phương pháp 2 bên dưới để tắt cho từng cá nhân.

Cách 2: Nút gạt cho từng liên hệ (hoạt động cho bất kỳ liên hệ nào, bất cứ lúc nào) #

Mỗi liên hệ đều có nút chuyển đổi Bot đang hoạt động, khả dụng bất cứ lúc nào, trên mọi kênh.

1. Trong thanh bên trái, nhấp vào Contacts.
2. Nhấp vào hàng của liên hệ để mở bảng xem nhanh.
3. Tìm Bot Active trong phần Settings trên bảng.
4. Tắt tùy chọn này để tắt bot cho người đó. Bật lại bất cứ khi nào bạn muốn AI tiếp tục xử lý các tương tác của họ.

Đây là công tắc “chế độ chỉ dành cho con người” cho từng liên hệ — hãy sử dụng nó cho các ngoại lệ đơn lẻ sau khi sự việc đã xảy ra.

Phiên bản hàng loạt #

Để bật/tắt Bot đang hoạt động cho nhiều liên hệ cùng lúc:

1. Mở trang Liên hệ.
2. Đánh dấu vào các ô kiểm cho các liên hệ bạn muốn thay đổi — hoặc chọn một danh sách trước, sau đó đánh dấu vào ô kiểm tiêu đề để chọn tất cả mọi người trong danh sách đó.
3. Trong thanh hành động nổi xuất hiện ở dưới cùng, nhấp vào Tắt bot (hoặc Bật bot để bật lại cho các lựa chọn).

“Bot không hoạt động” thực sự có nghĩa là gì #

Bot không hoạt động không có nghĩa là liên hệ bị tắt tiếng, chặn hoặc ẩn. Khi một liên hệ đã tắt bot:

• Tin nhắn đến của họ vẫn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
• Các tin nhắn vẫn được lưu trữ trong lịch sử trò chuyện (trừ khi liên hệ đó cũng được đánh dấu là Riêng tư).
• Bạn vẫn nhận được thông báo (email, trong ứng dụng, thông báo đẩy — bất cứ thứ gì bạn đã thiết lập).
• Liên hệ đó vẫn được tính là một liên hệ bình thường trong danh sách, thẻ và báo cáo của bạn.
• Các cuộc trò chuyện của họ vẫn được bao gồm trong Tóm tắt hàng ngày — và vì không có hệ thống tự động nào xử lý chúng, bản tóm tắt có nhiều khả năng sẽ gợi ý một tác vụ theo dõi thủ công cho họ.

Nếu bạn muốn một liên hệ không xuất hiện ở bất kỳ đâu — lịch sử trò chuyện, báo cáo và Tóm tắt hàng ngày — hãy đánh dấu họ là Riêng tư: tin nhắn của một liên hệ riêng tư sẽ không được lưu trữ kể từ thời điểm đó (các tin nhắn đã lưu trước khi bạn thiết lập vẫn sẽ được giữ lại). Việc đánh dấu một liên hệ là riêng tư cũng sẽ tự động tắt bot của họ. Hãy sử dụng chế độ Riêng tư cho các liên hệ cá nhân và thành viên trong nhóm; sử dụng chế độ Tắt Bot cho những khách hàng mà bạn muốn tự mình xử lý.

Điều duy nhất thay đổi: AI sẽ không tự soạn thảo hoặc gửi phản hồi. Việc trả lời giờ đây là công việc của bạn, từ mục Trò chuyện — trên điện thoại của bạn, theo bất kỳ cách nào bạn thường làm việc.

Hướng dẫn quyết định nhanh #

Nếu bạn không chắc nên sử dụng cách nào, hãy bắt đầu với Cách 1 khi bạn kết nối số cá nhân và sử dụng Cách 2 bất cứ khi nào có trường hợp ngoại lệ phát sinh sau đó.

Lưu ý về nhập tệp CSV: không có cột theo hàng để đánh dấu các liên hệ đã nhập là không hoạt động bot khi nhập bảng tính. Hãy nhập danh sách trước, sau đó sử dụng phiên bản hàng loạt của Cách 2 trên nhóm đã nhập — xem Nhập liên hệ từ tệp.

Sử dụng làm danh sách trắng kiểm thử #

Một thiết lập phổ biến khi bắt đầu: bạn muốn AI hoạt động trên một kênh thực tế, nhưng chỉ trả lời một vài số điện thoại kiểm thử (bạn, khách hàng của bạn, người hỗ trợ của họ) trong khi bạn xác thực thiết lập — và giữ im lặng với tất cả những người khác. Hiện tại chưa có công tắc “danh sách trắng” riêng cho việc này, nhưng bạn có thể đạt được mục tiêu đó bằng cách sử dụng nút chuyển đổi Bot Active:

1. Trên trang Contacts, chọn tất cả các liên hệ hiện có và sử dụng thao tác hàng loạt Bot off, sau đó bật lại Bot Active chỉ cho những người kiểm thử của bạn.
2. Những người mới nhắn tin cho bạn sẽ bắt đầu với trạng thái bot on, vì vậy hãy xử lý họ bằng tính năng tự động hóa: kích hoạt New contact → hành động Turn AI on or off for a contact, đặt thành off. Xem Automations.

Một lưu ý nhỏ về bước 2: tính năng tự động hóa và phản hồi của AI sẽ chạy đua trong tin nhắn đầu tiên của một liên hệ mới, vì vậy đôi khi tin nhắn đầu tiên đó vẫn nhận được câu trả lời trước khi lệnh tắt có hiệu lực. Từ tin nhắn thứ hai trở đi, liên hệ đó sẽ không nhận được phản hồi cho đến khi bạn cho phép.

Từ khóa Entry Points không phải là cách để thực hiện việc này: từ khóa chỉ quyết định tác nhân nào sẽ tiếp nhận một cuộc hội thoại mới. Khi một liên hệ đã được định tuyến, AI sẽ trả lời tất cả các tin nhắn tiếp theo của họ bất kể chúng có chứa từ khóa hay không — và việc khớp từ khóa được thiết kế có chủ đích để linh hoạt (lỗi chính tả, từ khóa nằm trong một câu dài hơn), vì vậy nó không thể đóng vai trò là một bộ lọc nghiêm ngặt.

Các bước tiếp theo #

• Thêm liên hệ mới — liên hệ bạn thêm thủ công sẽ bắt đầu với trạng thái bot tắt; hãy bật nó lên từ bảng xem nhanh khi bạn muốn AI trả lời họ.
• Sắp xếp danh sách & liên hệ — xây dựng danh sách các liên hệ mà bạn dự định loại trừ hàng loạt.
• Tác nhân AI — định cấu hình cách bot hoạt động đối với các liên hệ mà nó xử lý.