Quy trình Bán hàng #

Giao dịch là gì? #

Deals (Giao dịch) cho phép bạn theo dõi các cơ hội bán hàng khi chúng chuyển từ lần liên hệ đầu tiên đến khi chốt đơn thành công. Mỗi giao dịch đại diện cho một cơ hội bán hàng hoặc kết quả kinh doanh gắn liền với một liên hệ cụ thể. Bằng cách sắp xếp các giao dịch vào các giai đoạn, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về vị trí của từng cơ hội và những việc cần bạn chú ý tiếp theo.

Tại sao nên sử dụng quy trình bán hàng? Nếu không có quy trình này, bạn rất dễ quên mất mình đã nói chuyện với ai, đã đề xuất những gì và khách hàng tiềm năng nào cần được theo dõi. Quy trình bán hàng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan trực quan về toàn bộ quá trình bán hàng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.

Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một công ty tiếp thị. Bạn đang trò chuyện với 30 khách hàng tiềm năng qua WhatsApp và Instagram. Một số là khách hàng mới, một số đã nhận được đề xuất vào tuần trước và một số đã sẵn sàng ký hợp đồng. Nếu không có quy trình bán hàng (pipeline), bạn sẽ phải ghi nhớ tất cả những điều đó trong đầu. Với Deals, bạn có thể thấy ngay rằng mình có 10 khách hàng tiềm năng mới, 8 khách hàng đã nhận đề xuất và 3 khách hàng sẵn sàng chốt đơn — và bạn biết chính xác nơi cần tập trung năng lượng của mình.

Tìm Deals ở đâu #

Trong thanh bên, dưới nhóm CRM, hãy nhấp vào Deals.

Phần tiêu đề hiển thị số lượng giao dịch và tổng giá trị quy trình của bạn, với New pipeline (Quy trình mới), Stages (Giai đoạn) và New deal (Giao dịch mới) ở góc trên bên phải. Khi bạn có nhiều hơn một quy trình, một pill cho mỗi quy trình sẽ xuất hiện bên cạnh chúng (xem “Nhiều quy trình” bên dưới).

Thiết lập các Giai đoạn Quy trình của bạn #

Không giống như các hệ thống cứng nhắc với các giai đoạn cố định, nền tảng cho phép bạn tạo các giai đoạn quy trình riêng phù hợp với chính xác quy trình bán hàng của bạn. Bạn quyết định sử dụng giai đoạn nào, thứ tự xuất hiện và màu sắc cho từng giai đoạn.

Cách Cấu hình các Giai đoạn Quy trình #

1. Nhấp vào Giao dịch trong thanh bên.
2. Nhấp vào Giai đoạn ở đầu trang để mở hộp thoại Chỉnh sửa quy trình (tiêu đề của nó mang tên của quy trình, ví dụ: “Chỉnh sửa quy trình: Bán hàng”).
3. Các giai đoạn được nhóm thành ba phần — Đang mở, Thắng, và Thua — với tên quy trình ở bên trái (đổi tên tại đây). Từ đây bạn có thể:
   • Thêm giai đoạn mới — Nhấp vào dấu + bên cạnh tiêu đề phần và đặt tên cũng như chọn màu cho giai đoạn. Một giai đoạn mở mới sẽ nằm ở cuối nhóm Đang mở, vì vậy nó luôn nằm trước Thắng và Thua trên bảng. Để đặt nó vào một vị trí cụ thể ngay lập tức, hãy mở menu ⋯ trên giai đoạn mà nó sẽ theo sau và chọn Thêm giai đoạn bên dưới.
   • Chỉnh sửa giai đoạn hiện có — Thay đổi tên hoặc màu của bất kỳ giai đoạn nào trực tiếp; nhấp vào Nâng cao trên hàng giai đoạn để hiển thị các trường Thẻ kích hoạt và Giá trị mặc định (xem “Tự động hóa dựa trên thẻ” bên dưới).
   • Sắp xếp lại các giai đoạn — Sử dụng các mũi tên lên và xuống trên hàng giai đoạn để di chuyển nó lên trước hoặc xuống sau một vị trí trên bảng, hoặc kéo hàng bằng tay cầm của nó. Cách này cũng hoạt động trên điện thoại và máy tính bảng. Một giai đoạn di chuyển trong nhóm của chính nó: các giai đoạn mở vẫn nằm trước Thắng và Thua. Thứ tự mới được lưu khi bạn nhấp vào Áp dụng thay đổi.
   • Xóa một giai đoạn — Sử dụng menu của hàng giai đoạn và chọn Xóa.
4. Nhấp vào Áp dụng thay đổi khi bạn hoàn tất.

Giới hạn giai đoạn và điều gì xảy ra khi bạn xóa. Mỗi quy trình có thể có tối đa 20 giai đoạn và tên giai đoạn có thể dài tối đa 80 ký tự. Khi bạn xóa một giai đoạn, bất kỳ giao dịch nào vẫn còn trong đó sẽ không bị xóa — nhưng chúng cũng không được di chuyển đi đâu cả, vì vậy chúng sẽ biến mất khỏi bảng — và khỏi các chế độ xem Danh sách và Bảng — cho đến khi bạn gán lại chúng. Hãy di chuyển các giao dịch ra khỏi giai đoạn trước khi xóa nó. Việc xóa một giai đoạn trống không gây ra tác dụng phụ nào.

Nếu bạn chưa định cấu hình giai đoạn nào, trang Deals sẽ hiển thị trạng thái trống, nhắc bạn thiết lập các giai đoạn quy trình trước khi có thể bắt đầu tạo giao dịch.

Mỗi Giai đoạn bao gồm những gì #

Ví dụ về Quy trình #

Công ty tiếp thị: Khách hàng mới > Cuộc gọi khám phá > Đã gửi đề xuất > Đàm phán > Thắng > Thua

Cửa hàng thương mại điện tử: Yêu cầu > Đã gửi báo giá > Chờ thanh toán > Đã thanh toán > Đã hoàn tất

Bất động sản: Yêu cầu mới > Đã lên lịch xem nhà > Đã đưa ra đề nghị > Đang trong hợp đồng > Đã chốt

Công ty tư vấn: Liên hệ ban đầu > Đánh giá nhu cầu > Đề xuất > Xem xét hợp đồng > Đã ký kết

Bạn không bị giới hạn trong các ví dụ này. Hãy tạo bất kỳ giai đoạn nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Nhiều quy trình #

Một bảng là đủ cho hầu hết các nhóm, nhưng một số quy trình không nên gộp chung: quy trình bán hàng, luồng yêu cầu đánh giá và luồng xác nhận cuộc hẹn, mỗi loại đều cần các cột riêng. Bạn có thể chạy tối đa 10 quy trình trong một tài khoản, mỗi quy trình có các giai đoạn riêng, các cột thắng/thua riêng và tự động hóa thẻ riêng.

Thêm quy trình #

1. Trên trang Deals (Giao dịch), nhấp vào New pipeline (Quy trình mới) trong tiêu đề.
2. Đặt tên cho nó. Quy trình sẽ mở ra với bốn giai đoạn bắt đầu (Lead, Qualified, Won, Lost) — bạn có thể đổi tên, đổi màu, thêm hoặc xóa chúng giống như bất kỳ quy trình nào khác.
3. Nhấp vào Apply changes (Áp dụng thay đổi). Quy trình mới sẽ xuất hiện dưới dạng một thẻ trong tiêu đề bên cạnh quy trình chính của bạn.

Khi bạn có nhiều hơn một quy trình, tiêu đề sẽ hiển thị một thẻ cho mỗi quy trình. Nhấp vào thẻ để chuyển đổi bảng; mọi thứ trên trang — các cột, thêm nhanh, kéo và thả, các ô tóm tắt, chế độ xem đã lưu và bộ lọc — đều tuân theo quy trình bạn đã chọn và lựa chọn này sẽ được ghi nhớ trên trình duyệt này. Chia sẻ liên kết với ?pipeline= sẽ mở trực tiếp bảng đó.

Giao dịch thuộc về quy trình nào? #

Một giao dịch thuộc về quy trình mà giai đoạn của nó nằm trong đó. ID giai đoạn là duy nhất trên tất cả các quy trình của bạn, vì vậy không cần thay đổi gì khác: tự động hóa, danh sách liên hệ và API vẫn tiếp tục tham chiếu đến một giai đoạn theo ID của nó, và giao dịch chỉ đơn giản là đi theo. Khi bạn tạo một giao dịch và có nhiều hơn một quy trình, biểu mẫu giao dịch sẽ hiển thị trường Pipeline (Quy trình) trước, sau đó là các giai đoạn của quy trình đó; một giao dịch được tạo từ trò chuyện sẽ nằm trong quy trình chính của bạn.

Một liên hệ có thể có một giao dịch trong mỗi quy trình — một cuộc trò chuyện trên LinkedIn và một cơ hội bán hàng với cùng một người là hai thẻ trên hai bảng, và việc gắn thẻ cho thẻ này sẽ không bao giờ xóa thẻ kia.

Thắng và thua theo từng quy trình #

Mỗi quy trình đều có các cột Won (Thắng) và Lost (Thua) riêng (mỗi loại một cột). Việc đánh dấu một giao dịch là thắng từ thẻ của nó, trang giao dịch hoặc bảng sẽ sử dụng cột thắng của quy trình mà nó đang nằm trong đó.

Đổi tên và xóa quy trình #

Mở Stages (Giai đoạn) trên bảng bạn muốn thay đổi: tên của quy trình nằm ở bên trái, và các quy trình bổ sung sẽ có nút Delete pipeline (Xóa quy trình) bên dưới nó. Quy trình chính của bạn có thể được đổi tên nhưng không thể xóa. Việc xóa một quy trình vẫn còn chứa các giao dịch sẽ yêu cầu bạn xác nhận, sau đó sẽ xóa các giao dịch đó cùng với quy trình — hãy di chuyển chúng sang quy trình khác trước nếu bạn muốn giữ lại chúng.

Kích hoạt thẻ trên các đường ống (pipeline) #

Một thẻ kích hoạt có thể điều khiển một giai đoạn trên tất cả các đường ống của bạn. Nếu bạn cố gắng liên kết một thẻ mà đường ống khác đã sử dụng, hệ thống sẽ từ chối lưu và thông báo sẽ nêu tên đường ống đó. Công tắc Đồng bộ thẻ với các giai đoạn được áp dụng cho từng đường ống và việc đồng bộ hóa chỉ tác động đến các thẻ giai đoạn của đường ống đó.

Tạo giao dịch #

Để tạo một giao dịch mới:

1. Nhấp vào Deals (Giao dịch) trong thanh bên.
2. Nhấp vào New deal (Giao dịch mới) ở góc trên bên phải — hoặc nhấp vào nút + ở đầu bất kỳ cột kanban nào, thao tác này sẽ chọn trước giai đoạn của cột đó. Ngoài ra còn có một trường thêm nhanh ở cuối mỗi cột để thêm giao dịch chỉ bằng tiêu đề.

3. Điền thông tin chi tiết về giao dịch:
   • Tiêu đề — Tên mô tả cho cơ hội (ví dụ: “Thiết kế lại trang web - Acme Corp” hoặc “Phí duy trì hàng tháng - Sarah’s Bakery”).
   • Giá trị — Giá trị tiền tệ ước tính của giao dịch (ví dụ: 5.000 đô la). Điều này giúp bạn dự báo doanh thu. Giá trị sử dụng loại tiền tệ trong tài khoản của bạn (Cài đặt → Hồ sơ → Tùy chọn → Tiền tệ) và được nhập dưới dạng số nguyên. Việc thay đổi loại tiền tệ sau đó chỉ gắn lại nhãn cho các con số bạn đã có — 5.000 vẫn là 5.000 và chỉ đơn giản được hiển thị với ký hiệu mới. Không có gì được chuyển đổi, vì vậy nếu bạn chuyển đổi, hãy nhập lại bất kỳ giá trị nào được tính theo loại tiền cũ.
   • Xác suất (%) — Khả năng giao dịch này sẽ thành công, từ 0 đến 100 phần trăm (xem “Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số” bên dưới).
   • Đường ống (Pipeline) — Chỉ hiển thị khi bạn có nhiều hơn một đường ống: bảng mà giao dịch này thuộc về. Theo mặc định, nó là bảng mà bạn đã mở biểu mẫu từ đó.
   • Giai đoạn — Giai đoạn hiện tại của giao dịch trong đường ống đó.
   • Mức độ ưu tiên — Mức độ ưu tiên của giao dịch (Thấp, Trung bình hoặc Cao).
   • Liên hệ — Chọn liên hệ mà giao dịch này được liên kết.
   • Người phụ trách — Thành viên trong nhóm sở hữu giao dịch này (hoặc để trống là Chưa phân công).
   • Công ty — Công ty hoặc tổ chức mà giao dịch gắn liền với.
   • Ngày đóng — Thời điểm bạn dự kiến giao dịch sẽ kết thúc.
   • Nguồn — Nơi giao dịch bắt nguồn (ví dụ: trang web, giới thiệu, chiến dịch).
   • Thẻ — Các nhãn tự do để lọc sau này.
   • Mô tả — Tóm tắt về giao dịch và bất kỳ ngữ cảnh nào đáng lưu giữ.
4. Nhấp vào Tạo giao dịch.

Mẹo: Hãy tạo giao dịch ngay khi cuộc trò chuyện trở thành một cơ hội bán hàng thực sự. Bạn bắt đầu theo dõi càng sớm thì càng ít có khả năng quên các bước theo dõi quan trọng.

Liên kết giao dịch với liên hệ #

Mỗi giao dịch đều được liên kết với một liên hệ trong ứng dụng. Kết nối này cung cấp cho bạn ngữ cảnh mạnh mẽ:

• Lịch sử trò chuyện đầy đủ — Lịch sử trò chuyện và ngữ cảnh giao tiếp luôn có sẵn ngay bên cạnh chi tiết giao dịch, vì vậy bạn không bao giờ mất dấu những gì đã được thảo luận.
• Phản hồi AI thông minh hơn — Khi tác nhân AI của bạn tương tác với một liên hệ, nó có thể nhận biết giai đoạn giao dịch và điều chỉnh phản hồi cho phù hợp.

Để liên kết một giao dịch với một liên hệ, chỉ cần chọn liên hệ đó khi tạo hoặc chỉnh sửa giao dịch — hoặc liên kết trực tiếp từ phần Giao dịch trong bảng liên hệ trò chuyện của liên hệ đó.

Thêm tác vụ vào một giao dịch #

Một công việc tiếp theo thường thuộc về một giao dịch: “gọi cho họ vào ngày mai lúc 3 giờ về báo giá”. Bạn có thể tạo tác vụ đó ngay từ giao dịch, trên một dòng duy nhất mà không cần mở biểu mẫu tác vụ đầy đủ:

• Trên bảng — di chuột qua một thẻ và nhấp vào biểu tượng dấu kiểm trong hàng thao tác nhanh của thẻ đó. Một dải nhỏ sẽ hiện ra.
• Trong ngăn kéo giao dịch — nhấp vào một thẻ để mở ngăn kéo của nó; phần Tác vụ có cùng dải đó, với các tác vụ đang mở của giao dịch được liệt kê bên dưới.
• Trên hồ sơ giao dịch — mở tab Tác vụ của giao dịch; dải này nằm phía trên các tác vụ được liên kết. Nút Tác vụ mới vẫn ở đó để bạn sử dụng khi cần biểu mẫu đầy đủ (loại, giai đoạn, người được giao, mô tả).

Dải này hoạt động giống nhau ở mọi nơi:

1. Tiêu đề được điền sẵn cho bạn — “Theo dõi việc thiết kế lại Website” — và bạn có thể nhập đè lên đó.
2. Chọn ngày đến hạn từ các lựa chọn nhanh: Cuối hôm nay, Ngày mai, Trong 3 ngày, hoặc Tuần tới. Hoặc nhấp vào nút ngày để tự chọn ngày của riêng bạn. Cần một giờ chính xác? Hãy đặt nó trong trường thời gian bên cạnh ngày.
3. Nhấp vào Tạo tác vụ (hoặc nhấn Enter trong trường tiêu đề).

Tác vụ này là một Việc cần làm, được liên kết với giao dịch và liên hệ của giao dịch đó, vì vậy nó sẽ hiển thị trên giao dịch, trong bảng trò chuyện của liên hệ và trên trang Tác vụ. Lựa chọn ngày đến hạn bạn đã sử dụng gần nhất sẽ được ghi nhớ cho lần sau.

Bạn không thấy dải này? Nó chỉ xuất hiện khi Tác vụ được bật cho tài khoản của bạn và quyền của nhóm cho phép bạn chỉnh sửa liên hệ. Xem Tác vụ.

Chế độ xem và Lọc #

Hai hàng thẻ nằm phía trên bảng:

• Chế độ xem đã lưu — các cài đặt sẵn nhanh như Tất cả, Quy trình đang mở, Thắng trong tháng này, Giao dịch nóng, Không hoạt động 14 ngày+ và Chốt trong tháng này, mỗi mục đều có số lượng trực tiếp. Chỉ cần một cú nhấp chuột là chuyển toàn bộ bảng sang lát cắt đó.
• Thẻ lọc thông minh — bật/tắt bất kỳ kết hợp nào của Đang mở, Thắng trong tháng này, Cũ 14 ngày+, Giá trị cao hoặc Chốt trong 7 ngày trên chế độ xem đã lưu để thu hẹp phạm vi hơn nữa.

Bên dưới đó, một hộp tìm kiếm giúp tìm các giao dịch theo tiêu đề hoặc công ty, và nút Filter (Bộ lọc) mở ra trình tạo quy tắc bao gồm giai đoạn, mức độ ưu tiên, thẻ, ngày tạo, ngày chốt, công ty, người được giao và giá trị — bao gồm cả lọc theo phạm vi ngày:

• Phạm vi ngày tạo — Chỉ hiển thị các giao dịch được tạo trong khoảng thời gian giữa hai ngày. Hữu ích cho việc đánh giá hàng tháng hoặc hàng quý.
• Phạm vi ngày đóng — Chỉ hiển thị các giao dịch có ngày đóng dự kiến trong một khoảng thời gian đã chọn. Hữu ích cho việc báo cáo “những gì sẽ chốt trong tháng này?”.

Ví dụ:

• “Hiển thị cho tôi tất cả các giao dịch được tạo trong Quý 1 để tôi có thể xem xét quá trình xây dựng quy trình bán hàng của mình.”
• “Hiển thị cho tôi các giao dịch được tạo trong tuần này để tôi có thể xem xét các khách hàng tiềm năng mới nhất của mình.”

Mẹo: Các bộ lọc ngày bao gồm toàn bộ ngày đó. Việc chọn cùng một ngày bắt đầu và ngày kết thúc sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ được tạo (hoặc chốt) trong ngày đó, từ nửa đêm đến nửa đêm.

Trình chuyển đổi chế độ xem cho phép bạn chuyển đổi giữa Kanban (bảng các thẻ được sắp xếp theo cột, mỗi cột là một giai đoạn), Danh sách và Bảng cho cùng một tập hợp giao dịch đã lọc.

Quản lý quy trình bán hàng #

• Bảng kiểu Kanban — Các giao dịch được hiển thị dưới dạng thẻ được sắp xếp theo giai đoạn trong các cột. Mỗi cột tương ứng với một trong các giai đoạn quy trình tùy chỉnh của bạn, từ trái sang phải theo thứ tự bạn đã xác định. Bạn có thể xem toàn bộ quy trình của mình trong nháy mắt.
• Kéo và thả giữa các giai đoạn — Di chuyển các giao dịch giữa các giai đoạn bằng cách kéo chúng từ cột này sang cột khác. Ví dụ: kéo một giao dịch từ “Đã gửi đề xuất” sang “Đàm phán” khi khách hàng bắt đầu thảo luận về các điều khoản.
• Di chuyển đến giai đoạn — Mở menu ⋯ của thẻ và chọn Di chuyển đến giai đoạn, sau đó nhấn vào giai đoạn bạn muốn. Ngăn bên của giao dịch có cùng tùy chọn trong mục Giai đoạn. Đây là cách nhanh nhất để di chuyển một giao dịch trên điện thoại.
• Kéo trên điện thoại hoặc máy tính bảng — Nhấn và giữ một thẻ cho đến khi nó nổi lên, sau đó kéo nó. Giữ nó gần cạnh trái hoặc phải của màn hình và bảng sẽ cuộn sang các cột tiếp theo; thả tay trên cột bạn muốn. Một cú vuốt nhanh vẫn chỉ cuộn bảng.
• Di chuyển toàn bộ cột — Menu ⋯ ở đầu cột có các tùy chọn Di chuyển giai đoạn sang trái và Di chuyển giai đoạn sang phải, giúp thay đổi vị trí của cột trên bảng cho tất cả mọi người trong tài khoản, và Chỉnh sửa giai đoạn để mở trình chỉnh sửa giai đoạn. Thắng và Thua luôn nằm ở cuối.
• Kéo và thả trong một giai đoạn — Bạn cũng có thể sắp xếp lại các thẻ trong cùng một cột. Điều này hữu ích để giữ các giao dịch nóng nhất hoặc khẩn cấp nhất ở đầu mỗi giai đoạn để chúng là thứ đầu tiên bạn nhìn thấy. Thứ tự được lưu cho tài khoản của bạn.
• Các ô tóm tắt — Phía trên bảng, bốn ô hiển thị Quy trình đang mở (tổng giá trị của mọi thứ vẫn đang hoạt động), Dự báo có trọng số (giá trị của mỗi giao dịch mở nhân với xác suất của nó, sau đó cộng lại — xem Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số), Thắng trong tháng này, và Tổng thắng.
• Nhấp vào một thẻ để mở chi tiết — Một ngăn bên hiển thị giá trị, xác suất, ngày đóng, mức độ ưu tiên, nguồn, chủ sở hữu và ngày tạo của giao dịch, cộng với các hành động Đánh dấu thắng, Chỉnh sửa, và Xóa.
• Ảnh của liên hệ, trong mọi chế độ xem — Một giao dịch được liên kết với một liên hệ sẽ hiển thị ảnh hồ sơ của liên hệ đó: ở phía trên bên trái của thẻ trên bảng, trong cột riêng của nó ở chế độ xem Danh sách, và phía trước tiêu đề ở chế độ xem Bảng. Một quy trình được đọc như một danh sách người thay vì danh sách tiêu đề. Nơi chúng tôi không có ảnh, bạn sẽ nhận được tên viết tắt của họ thay thế, và một liên hệ mà chúng tôi chưa bao giờ biết tên sẽ giữ nhãn Liên hệ đơn giản như trước.
• Mở trò chuyện trực tiếp từ một thẻ — Đối với bất kỳ giao dịch nào được liên kết với một liên hệ, hãy nhấp vào biểu tượng trò chuyện ở phía trên bên phải của thẻ (hoặc ở cuối hàng trong chế độ xem Danh sách) để chuyển thẳng vào cuộc trò chuyện của liên hệ đó mà không cần rời khỏi quy trình. Biểu tượng chỉ xuất hiện khi giao dịch có một liên hệ được liên kết.

Tại sao chế độ xem này quan trọng: Bảng quy trình giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn trong nháy mắt. Nếu bạn thấy 15 giao dịch bị kẹt ở “Đã gửi đề xuất” và không có giao dịch nào chuyển sang “Đàm phán”, bạn biết đã đến lúc cần theo dõi các đề xuất đó. Nếu cột giai đoạn đầu tiên của bạn trống, bạn biết mình cần tạo thêm khách hàng tiềm năng.

Biến một giai đoạn thành danh sách liên hệ #

Việc phát hiện điểm nghẽn là một chuyện — còn việc nhắn tin cho tất cả những người bị kẹt trong đó lại là chuyện khác. Mỗi tiêu đề cột đều có một biểu tượng người bên cạnh dấu +: hãy nhấp vào đó và bạn sẽ nhận được một danh sách thông minh mới đã được thiết lập sẵn với một quy tắc: Giai đoạn giao dịch là bất kỳ giai đoạn nào trong số đó. Hãy đặt tên cho nó (hệ thống sẽ gợi ý tên dựa trên giai đoạn) và lưu lại.

Kết quả là một danh sách liên hệ luôn đồng bộ với cột: bất kỳ ai có giao dịch nằm trong giai đoạn đó đều sẽ có mặt trong danh sách, và ngay khi một giao dịch được kéo vào hoặc kéo ra khỏi giai đoạn, liên hệ tương ứng sẽ tự động tham gia hoặc rời khỏi danh sách. Hãy hướng một bản tin vào danh sách đó và “theo dõi tất cả mọi người trong giai đoạn Đã gửi đề xuất” sẽ trở thành một đối tượng chỉ với một cú nhấp chuột — không cần xuất dữ liệu, không cần chọn liên hệ thủ công, và vào tháng sau, danh sách đó vẫn sẽ chính xác.

Bạn cũng có thể mở rộng các quy tắc sau khi tạo danh sách — hãy mở phần Chỉnh sửa quy tắc của danh sách và thêm các giai đoạn khác, hoặc các điều kiện bổ sung như “không có phản hồi trong 14 ngày”.

Sắp xếp các giao dịch trong một giai đoạn #

Cách sắp xếp lại:

1. Mở trang Giao dịch (chế độ xem Kanban).
2. Nhấp và giữ một thẻ giao dịch.
3. Kéo thẻ đó lên hoặc xuống trong cùng một cột giai đoạn.
4. Thả chuột để đặt nó vào vị trí mới.

Mẹo để sắp xếp hiệu quả:

• Giữ các giao dịch quan trọng nhất ở đầu mỗi giai đoạn để bạn nhìn thấy chúng trước tiên.
• Đẩy các giao dịch cũ hoặc ưu tiên thấp xuống dưới để chúng không làm bạn xao nhãng, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy chúng.
• Các giao dịch mới tạo sẽ tự động được thêm vào đầu giai đoạn của chúng, vì vậy các cơ hội mới nhất sẽ xuất hiện ngay lập tức.
• Khi bạn kéo một giao dịch vào một giai đoạn mới, theo mặc định, nó sẽ nằm ở đầu giai đoạn đó. Sau đó, bạn có thể sắp xếp lại nó trong cột đó.

Lịch sử hoạt động #

Tab Hoạt động trên trang giao dịch đầy đủ liệt kê những gì đã xảy ra với giao dịch đó. Mỗi lần chỉnh sửa sẽ có một hàng riêng ghi lại những thay đổi, ví dụ: “Giai đoạn: Đã đủ điều kiện → Đã gửi đề xuất”. Các thay đổi về tiêu đề, giai đoạn, trạng thái, mức độ ưu tiên, giá trị, xác suất, ngày đóng, người được giao, liên hệ và công ty được liên kết sẽ được liệt kê cùng với giá trị cũ và mới. Mô tả hoặc ghi chú đã chỉnh sửa sẽ hiển thị là “đã chỉnh sửa”.

Các chỉnh sửa được thực hiện trước ngày 29 tháng 9 năm 2026 sẽ hiển thị dưới dạng một hàng “đã cập nhật” duy nhất mà không có chi tiết.

Xác suất giao dịch và Dự báo có trọng số #

Mỗi giao dịch đều có trường Xác suất, được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm từ 0 đến 100. Điều này thể hiện khả năng giao dịch sẽ chốt thành công.

Ý nghĩa của xác suất:

• 0% — Giao dịch này về cơ bản đã mất hoặc không thể thực hiện.
• 25% — Mới quan tâm, nhưng vẫn còn nhiều việc phải làm để thành công.
• 50% — Một cơ hội thực sự, cơ hội ngang nhau.
• 75% — Có khả năng chốt, chỉ còn hoàn thiện các chi tiết cuối cùng.
• 100% — Giao dịch gần như chắc chắn đã thắng.

Tại sao xác suất lại quan trọng:

Giá trị của một giao dịch đơn lẻ có thể gây hiểu lầm. Một giao dịch trị giá 10.000 đô la với xác suất 10% không giống như một giao dịch 10.000 đô la với xác suất 90%. Xác suất cho phép bạn xây dựng dự báo trung thực hơn bằng cách tính trọng số giá trị của mỗi giao dịch theo khả năng chốt của nó — đây chính xác là những gì ô Dự báo có trọng số phía trên bảng hiển thị.

Ví dụ:

Tổng chưa tính trọng số (27.000 đô la, khớp với ô Quy trình mở) hiển thị con số tiêu đề. Tổng đã tính trọng số (7.000 đô la, khớp với ô Dự báo có trọng số) hiển thị những gì bạn có thể thực tế mong đợi đạt được dựa trên khả năng thực tế chốt được của mỗi giao dịch.

Thiết lập xác suất:

Bạn có thể thiết lập xác suất khi tạo giao dịch và chỉnh sửa bất kỳ lúc nào từ chi tiết giao dịch. Nhiều nhóm chọn chuẩn hóa xác suất theo từng giai đoạn (ví dụ: “Khám phá = 25%, Đề xuất = 50%, Đàm phán = 75%”) để dự báo trở nên nhất quán trong toàn đội ngũ.

Tổng số theo giai đoạn — giá trị và số lượng giao dịch — cũng hiển thị ở đầu mỗi cột kanban và tuân thủ bất kỳ chế độ xem đã lưu, bộ lọc thông minh hoặc quy tắc bảng Lọc nào mà bạn hiện đang áp dụng.

Tự động hóa dựa trên thẻ (Tag) #

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của hệ thống giao dịch là tự động hóa dựa trên thẻ. Mỗi giai đoạn quy trình có thể được gán một thẻ kích hoạt. Khi thẻ đó được thêm vào một liên hệ — cho dù bởi tác nhân AI, webhook hay thủ công — nền tảng sẽ tự động:

1. Tạo một giao dịch mới cho liên hệ đó trong giai đoạn được kích hoạt, hoặc
2. Di chuyển một giao dịch hiện có đến giai đoạn đó nếu liên hệ đã có một giao dịch trong đường ống bán hàng của bạn.

Thiết lập thẻ kích hoạt #

1. Đi tới Deals (Giao dịch) trong thanh bên.
2. Nhấp vào Stages (Giai đoạn) để mở Edit pipeline stages (Chỉnh sửa giai đoạn quy trình).
3. Trên giai đoạn bạn muốn tự động hóa, nhấp vào Advanced (Nâng cao) để hiển thị menu thả xuống Trigger tag (Thẻ kích hoạt). Chọn thẻ sẽ kích hoạt việc tạo hoặc di chuyển giao dịch cho giai đoạn đó.
4. Tùy chọn, đặt Default value (Giá trị mặc định) cho giai đoạn — giá trị này sẽ được gán cho bất kỳ giao dịch nào được tự động tạo bởi thẻ kích hoạt.
5. Nhấp vào Apply changes (Áp dụng thay đổi).

Các liên hệ đã được gắn thẻ cũng sẽ được chọn. Khi bạn liên kết một thẻ kích hoạt với một giai đoạn (hoặc di chuyển một thẻ kích hoạt sang một giai đoạn khác) và nhấp vào Áp dụng thay đổi, các liên hệ đã mang thẻ đó sẽ được tạo hoặc di chuyển giao dịch ngay lập tức — bạn không cần phải gắn lại thẻ.

Việc di chuyển giao dịch thủ công sẽ không thay đổi thẻ, trừ khi bạn bật tính năng đồng bộ thẻ. Theo mặc định, việc kéo một giao dịch sang cột khác chỉ di chuyển giao dịch đó; các thẻ của liên hệ vẫn giữ nguyên như cũ. Nếu bạn muốn các giai đoạn và thẻ phản ánh lẫn nhau, hãy bật Giữ thẻ liên hệ đồng bộ với các giai đoạn (xem bên dưới).

Việc xóa một thẻ sẽ xóa thẻ đó khỏi các giai đoạn của bạn. Nếu thẻ bạn xóa là thẻ kích hoạt của một giai đoạn, giai đoạn đó sẽ không còn thẻ kích hoạt trong mọi quy trình. Hãy chọn một thẻ kích hoạt mới cho giai đoạn đó trong Chỉnh sửa các giai đoạn quy trình nếu bạn vẫn muốn tự động hóa nó.

Giữ thẻ đồng bộ với các giai đoạn (tùy chọn) #

Ở cuối hộp thoại Chỉnh sửa giai đoạn quy trình có một thẻ Cài đặt quy trình với công tắc Giữ thẻ liên hệ đồng bộ với các giai đoạn. Theo mặc định, công tắc này đang tắt. Khi bạn bật nó lên:

• Di chuyển một giao dịch sẽ áp dụng thẻ của giai đoạn đó. Kéo một giao dịch vào một giai đoạn có thẻ kích hoạt và liên hệ đó sẽ nhận được thẻ đó; các thẻ kích hoạt giai đoạn khác sẽ bị xóa khỏi liên hệ.
• Áp dụng thẻ giai đoạn sẽ di chuyển giao dịch đến giai đoạn đó, ngay cả khi lùi lại. Cho dù tác nhân AI, thành viên trong nhóm hay API áp dụng thẻ kích hoạt giai đoạn, giao dịch sẽ tuân theo thẻ được áp dụng gần đây nhất và các thẻ kích hoạt giai đoạn khác sẽ bị xóa. Các thẻ giai đoạn không bao giờ cùng tồn tại trên một liên hệ.
• Các giai đoạn không có thẻ kích hoạt sẽ không bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào.

Hãy để tắt nếu bạn thích quy tắc mặc định, nơi một liên hệ có thể giữ nhiều thẻ giai đoạn và giao dịch luôn nằm ở giai đoạn xa nhất.

Lưu ý trước khi bật tính năng này cho quy trình do AI điều khiển. Khi bật đồng bộ hóa, một tác nhân áp dụng lại thẻ giai đoạn trước đó sẽ di chuyển giao dịch trở lại giai đoạn đó. Đó là mục đích của cài đặt này, nhưng hãy kiểm tra hướng dẫn gắn thẻ của tác nhân trước.

Ví dụ: AI agent của bạn gắn thẻ “interested” (quan tâm) cho các liên hệ khi họ hỏi về giá cả. Bạn chỉ định thẻ “interested” làm trình kích hoạt cho giai đoạn “Qualified” (Đủ điều kiện) với giá trị mặc định là $1.000. Giờ đây, mỗi khi agent gắn thẻ “interested” cho một liên hệ, một giao dịch trị giá $1.000 sẽ tự động được tạo trong cột “Qualified” trên quy trình bán hàng của bạn — không cần thao tác thủ công.

Giao dịch được tạo tự động trông như thế nào: Một giao dịch được tạo tự động sẽ được đặt tên theo liên hệ (tên của họ, hoặc email/số điện thoại nếu không có tên), bắt đầu với xác suất 50% và mức độ ưu tiên Trung bình, và được gắn thẻ Nguồn là “tag-trigger”. Giá trị của giao dịch đến từ Giá trị mặc định của giai đoạn (hoặc 0 nếu bạn chưa đặt). Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào trong số này sau đó.

Điều gì xảy ra khi nhiều thẻ được thêm vào #

Nếu một liên hệ nhận được nhiều thẻ cùng lúc khớp với các giai đoạn quy trình khác nhau, nền tảng sẽ đặt giao dịch vào giai đoạn nâng cao nhất (giai đoạn xa nhất trong quy trình của bạn). Điều này giúp ngăn chặn việc tạo giao dịch ở giai đoạn sớm hơn khi một giai đoạn sau đã phù hợp.

Thẻ kích hoạt cũng hoạt động ngược lại. Nếu bạn xóa thẻ kích hoạt cuối cùng khỏi một liên hệ, nền tảng sẽ tự động xóa giao dịch của liên hệ đó, giả định rằng họ đã rời khỏi phễu — bao gồm cả giao dịch đã được tự động tạo hoặc đã di chuyển qua nhiều giai đoạn, không thể hoàn tác. Nếu một liên hệ có nhiều hơn một giao dịch, hệ thống sẽ giữ lại giao dịch tiến xa nhất trong quy trình của bạn và xóa các giao dịch còn lại. Đối với các cơ hội bạn không muốn tự động quản lý, hãy tạo giao dịch theo cách thủ công và không dựa vào thẻ kích hoạt.

Kết hợp trình kích hoạt thẻ với thẻ tác nhân AI #

Tính năng này hoạt động hoàn hảo với tính năng gắn thẻ tự động của AI agent (được thiết lập trên tab Tags của agent). Một quy trình làm việc điển hình trông như sau:

1. Thiết lập thẻ cho agent kèm theo mô tả hướng dẫn agent khi nào cần áp dụng thẻ (ví dụ: thẻ “booked” với mô tả “Liên hệ đã xác nhận cuộc hẹn”).
2. Chỉ định các thẻ đó làm trình kích hoạt tại các giai đoạn phù hợp trong quy trình bán hàng.
3. Agent sẽ xử lý phần còn lại — khi trò chuyện với các liên hệ, agent sẽ áp dụng thẻ dựa trên nội dung hội thoại, đồng thời các giao dịch sẽ được tự động tạo và di chuyển qua quy trình bán hàng của bạn.

Một kịch bản bán hàng: Tổng hợp mọi thứ lại với nhau #

Đây là cách các giao dịch hoạt động trong thực tế đối với một công ty thiết kế web sử dụng nền tảng này. Trong ví dụ này, công ty đã thiết lập các giai đoạn quy trình tùy chỉnh: Khách hàng tiềm năng mới > Cuộc gọi khám phá > Đã gửi đề xuất > Đàm phán > Thắng > Thua, với các thẻ kích hoạt trên mỗi giai đoạn.

1. Thứ Hai: Một khách hàng tiềm năng mới tên là Maria nhắn tin cho bạn qua WhatsApp để hỏi về thiết kế website. Tác nhân AI gắn thẻ cô ấy là “new-lead” (khách hàng tiềm năng mới), và một giao dịch có tên “Website Redesign - Maria’s Restaurant” (Thiết kế lại website - Nhà hàng của Maria) được tự động tạo trong giai đoạn New Lead (Khách hàng tiềm năng mới) với giá trị mặc định là $3.000.

2. Thứ Ba: Bạn có một cuộc trò chuyện qua WhatsApp về nhu cầu và ngân sách của cô ấy. Bạn kéo giao dịch đó sang giai đoạn Discovery Call (Cuộc gọi khám phá), hoặc tác nhân AI gắn thẻ cô ấy là “discovery-scheduled” (đã lên lịch khám phá) và giao dịch sẽ tự động di chuyển.

3. Thứ Tư: Sau khi xác nhận Maria có ngân sách và thời gian, bạn gửi cho cô ấy một đề xuất. Bạn di chuyển giao dịch sang Đã gửi đề xuất và cập nhật giá trị thành $3.500 dựa trên phạm vi công việc đã thảo luận.

4. Thứ Hai tuần sau: Maria trả lời rằng cô ấy rất thích đề xuất nhưng hỏi về kế hoạch thanh toán. Bạn di chuyển giao dịch sang Đàm phán.

5. Thứ Tư tuần sau: Maria đồng ý với kế hoạch thanh toán và xác nhận dự án. Bạn di chuyển giao dịch sang Thắng!

Trong suốt quá trình này, mọi cuộc trò chuyện trên WhatsApp đều được liên kết với giao dịch, vì vậy bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể mở giao dịch và xem toàn bộ ngữ cảnh của những gì đã được thảo luận. Và vì bạn đã thiết lập các thẻ kích hoạt (trigger tags), phần lớn việc di chuyển giai đoạn đã diễn ra tự động dựa trên cuộc trò chuyện của tác nhân AI với Maria.

Các phương pháp hay nhất #

• Thiết kế các giai đoạn phù hợp với quy trình thực tế của bạn. Đừng sao chép một quy trình bán hàng chung chung. Hãy suy nghĩ về các bước thực tế mà một giao dịch trải qua trong doanh nghiệp của bạn và tạo giai đoạn cho từng bước đó.
• Sử dụng thẻ kích hoạt để tự động hóa. Bạn càng tự động hóa nhiều với các thẻ kích hoạt, bạn càng ít phải làm việc thủ công. Hãy để AI agent di chuyển các giao dịch qua quy trình bán hàng của bạn khi các cuộc hội thoại tiến triển.
• Luôn cập nhật giao dịch — Xem xét quy trình bán hàng của bạn thường xuyên (ít nhất hàng tuần) và cập nhật các giai đoạn giao dịch. Các giao dịch cũ có thể khiến quy trình của bạn trông có vẻ khả quan hơn thực tế — thẻ bộ lọc thông minh Stale 14d+ (Cũ trên 14 ngày) và chế độ xem đã lưu Dormant 14d+ (Không hoạt động trên 14 ngày) giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng.
• Thêm ghi chú — Ghi lại các cuộc trò chuyện, quyết định và bước tiếp theo quan trọng trên mỗi giao dịch. Điều này đặc biệt có giá trị nếu nhiều thành viên trong nhóm cùng làm việc trên một tài khoản.
• Sử dụng giá trị giao dịch thực tế — Gán giá trị tiền tệ trung thực cho các giao dịch để tổng quy trình bán hàng của bạn có ý nghĩa. Các giá trị bị thổi phồng sẽ dẫn đến dự báo không chính xác.
• Xem xét các giao dịch bị mất — Định kỳ xem lại các giao dịch bạn đã mất để xác định các mô hình. Bạn có đang mất giao dịch ở giai đoạn đề xuất không? Có lẽ giá cả của bạn cần điều chỉnh. Các khách hàng tiềm năng có bị nguội lạnh sau lần liên hệ đầu tiên không? Có lẽ thời gian theo dõi của bạn cần cải thiện.
• Kết hợp với Broadcast: tiếp cận các liên hệ có giao dịch đang hoạt động. Ví dụ: xây dựng danh sách thông minh gồm các liên hệ trong giai đoạn đề xuất (quy tắc Deal stage) và gửi cho họ một Broadcast.
• Theo dõi tỷ lệ thắng — Theo thời gian, hãy so sánh số lượng giao dịch thắng với tổng số giao dịch để hiểu tỷ lệ chuyển đổi của bạn. Điều này giúp bạn đặt ra các mục tiêu thực tế và xác định nơi cần cải thiện.

Cần trợ giúp? #

Nếu bạn có câu hỏi về tính năng ưu đãi hoặc quy trình bán hàng, hãy liên hệ qua hỗ trợ email của chúng tôi.