Embudo de ventas #

¿Qué son los tratos? #

Los tratos le permiten realizar un seguimiento de las oportunidades de venta a medida que avanzan desde el primer contacto hasta la venta cerrada. Cada trato representa una posible venta o resultado comercial vinculado a un contacto específico. Al organizar los tratos en etapas, obtiene una imagen clara de en qué punto se encuentra cada oportunidad y qué requiere su atención a continuación.

¿Por qué utilizar un embudo de ventas? Sin uno, es fácil perder el rastro de con quién habló, qué ofreció y qué clientes potenciales necesitan seguimiento. Un embudo le ofrece una visión general visual de todo su proceso de ventas para que nada se pase por alto.

Ejemplo: Imagine que dirige una agencia de marketing. Está hablando con 30 clientes potenciales a través de WhatsApp e Instagram. Algunos son clientes potenciales nuevos, otros recibieron una propuesta la semana pasada y otros están listos para firmar. Sin un embudo de ventas, tendría que recordar todo eso de memoria. Con los tratos, puede ver de un vistazo que tiene 10 clientes potenciales nuevos, 8 con propuestas enviadas y 3 listos para cerrar, y sabe exactamente dónde enfocar su energía.

Dónde encontrar los tratos #

En la barra lateral, bajo el grupo CRM, haga clic en Tratos.

El encabezado muestra el recuento de sus negocios y el valor total del embudo, con Nuevo embudo, Etapas y Nuevo negocio en la parte superior derecha. Una vez que tenga más de un embudo, aparecerá una píldora para cada uno junto a ellos (consulte “Varios embudos” a continuación).

Configuración de las etapas de su embudo #

A diferencia de los sistemas rígidos con etapas fijas, la plataforma le permite crear sus propias etapas de embudo que se ajustan exactamente a su proceso de ventas. Usted decide qué etapas usar, en qué orden aparecen y qué colores asignarles.

Cómo configurar las etapas del embudo #

1. Haz clic en Negocios en la barra lateral.
2. Haz clic en Etapas en la parte superior de la página para abrir el cuadro de diálogo Editar embudo (su título incluye el nombre del embudo, por ejemplo, “Editar embudo: Ventas”).
3. Las etapas se agrupan en tres secciones: Abierto, Ganado y Perdido, con el nombre del embudo a la izquierda (puedes cambiarlo aquí). Desde aquí puedes:
   • Añadir una nueva etapa — Haz clic en el + junto al encabezado de una sección y asigna un nombre y un color a la etapa. Una nueva etapa abierta se coloca al final del grupo Abierto, por lo que siempre aparece antes de Ganado y Perdido en el tablero. Para colocarla en un lugar específico de inmediato, abre el menú ⋯ en la etapa que debe precederla y elige Añadir etapa debajo.
   • Editar una etapa existente — Cambia el nombre o el color de cualquier etapa directamente; haz clic en Avanzado en la fila de una etapa para mostrar sus campos Etiqueta de activación y Valor predeterminado (consulta “Automatización basada en etiquetas” a continuación).
   • Reordenar etapas — Usa las flechas arriba y abajo en la fila de una etapa para moverla un lugar antes o después en el tablero, o arrastra la fila por su controlador. Esto también funciona en teléfonos y tabletas. Una etapa se mueve dentro de su propio grupo: las etapas abiertas permanecen antes de Ganado y Perdido. El nuevo orden se guarda al hacer clic en Aplicar cambios.
   • Eliminar una etapa — Usa el menú de la fila de la etapa y elige Eliminar.
4. Haz clic en Aplicar cambios cuando hayas terminado.

Límites de las etapas y qué sucede al eliminar. Cada pipeline puede tener hasta 20 etapas, y el nombre de una etapa puede tener hasta 80 caracteres. Cuando eliminas una etapa, los tratos que aún se encuentren en ella no se eliminan, pero tampoco se mueven a ninguna parte, por lo que desaparecen del tablero (y de las vistas de lista y tabla) hasta que los reasignes. Mueve los tratos fuera de una etapa antes de eliminarla. Eliminar una etapa vacía no tiene efectos secundarios.

Si aún no tiene etapas configuradas, la página de Tratos muestra un estado vacío que le solicita configurar las etapas de su embudo antes de que pueda comenzar a crear tratos.

Qué contiene cada etapa #

Ejemplos de embudos #

Agencia de marketing: Nuevo cliente potencial > Llamada de descubrimiento > Propuesta enviada > Negociación > Ganado > Perdido

Tienda de comercio electrónico: Consulta > Presupuesto enviado > Esperando pago > Pagado > Completado

Bienes raíces: Nueva consulta > Visita programada > Oferta realizada > Bajo contrato > Cerrado

Firma de consultoría: Contacto inicial > Evaluación de necesidades > Propuesta > Revisión de contrato > Contratado

No está limitado a estos ejemplos. Cree las etapas que tengan sentido para su negocio.

Varios pipelines #

Un tablero es suficiente para la mayoría de los equipos, pero algunos procesos no deben mezclarse: un pipeline de ventas, un flujo de solicitud de reseñas y un flujo de confirmación de citas necesitan sus propias columnas. Puedes ejecutar hasta 10 pipelines en una cuenta, cada uno con sus propias etapas, sus propias columnas de ganados y perdidos, y su propia automatización de etiquetas.

Añadir un pipeline #

1. En la página Deals, haz clic en New pipeline en el encabezado.
2. Ponle un nombre. Se abre con cuatro etapas iniciales (Lead, Qualified, Won, Lost); puedes renombrarlas, cambiarles el color, añadirlas o eliminarlas como en cualquier otro pipeline.
3. Haz clic en Apply changes. El nuevo pipeline aparece como una píldora en el encabezado junto al principal.

Una vez que tienes más de un pipeline, el encabezado muestra una píldora para cada uno. Haz clic en una píldora para cambiar de tablero; todo en la página (columnas, adición rápida, arrastrar y soltar, mosaicos de resumen, vistas guardadas y filtros) sigue al pipeline que elegiste, y la elección se recuerda en este navegador. Compartir un enlace con ?pipeline= abre ese tablero directamente.

¿A qué pipeline pertenece un trato? #

Un trato pertenece al pipeline en cuya etapa se encuentra. Los ID de las etapas son únicos en todos tus pipelines, por lo que no es necesario cambiar nada más: las automatizaciones, las listas de contactos y la API siguen refiriéndose a una etapa por su ID, y el trato simplemente la sigue. Cuando creas un trato y tienes más de un pipeline, el formulario de trato muestra primero un campo Pipeline y luego las etapas de ese pipeline; un trato creado desde un chat aterriza en tu pipeline principal.

Un contacto puede tener un trato en cada pipeline: una conversación de LinkedIn y una oportunidad de venta con la misma persona son dos tarjetas en dos tableros, y etiquetar una nunca elimina la otra.

Ganados y perdidos por pipeline #

Cada pipeline tiene sus propias columnas Won y Lost (una de cada una). Marcar un trato como ganado desde su tarjeta, la página del trato o el tablero utiliza la columna de ganados del pipeline en el que se encuentra.

Renombrar y eliminar un pipeline #

Abre Stages en el tablero que quieras cambiar: el nombre del pipeline está a la izquierda, y los pipelines adicionales tienen un botón Delete pipeline debajo. Tu pipeline principal se puede renombrar, pero no eliminar. Eliminar un pipeline que aún contiene tratos te pedirá confirmación y, a continuación, eliminará esos tratos con él; muévelos a otro pipeline primero si quieres conservarlos.

Etiquetas de activación en todas las canalizaciones #

Una etiqueta de activación puede dirigir una etapa en todas sus canalizaciones. Si intenta vincular una etiqueta que ya utiliza otra canalización, se rechazará el guardado y el mensaje indicará el nombre de dicha canalización. El interruptor Mantener etiquetas sincronizadas con las etapas es por canalización, y la sincronización solo afecta a las etiquetas de etapa de esa canalización.

Creación de tratos #

Para crear un nuevo trato:

1. Haz clic en Negocios en la barra lateral.
2. Haz clic en Nuevo negocio en la parte superior derecha, o haz clic en el botón + en la parte superior de cualquier columna kanban, lo cual preselecciona la etapa de esa columna. También hay un campo de adición rápida en la parte inferior de cada columna para añadir un negocio solo con el título.

3. Rellene los detalles del trato:
   • Título — Un nombre descriptivo para la oportunidad (por ejemplo, “Rediseño del sitio web - Acme Corp” o “Retenedor mensual - Sarah’s Bakery”).
   • Valor — El valor monetario estimado del trato (por ejemplo, 5000 $). Esto le ayuda a pronosticar los ingresos. El valor utiliza la moneda de su cuenta (Configuración → Perfil → Preferencias → Moneda) y se introduce como un número entero. Cambiar esa moneda más tarde solo cambia la etiqueta de los números que ya tiene: 5000 sigue siendo 5000 y simplemente se muestra con el nuevo símbolo. No se convierte nada, por lo que si cambia, vuelva a introducir los valores que estaban previstos en la moneda anterior.
   • Probabilidad (%) — La probabilidad de que este trato se cierre, del 0 al 100 por ciento (consulte “Probabilidad del trato y previsiones ponderadas” a continuación).
   • Canalización — Se muestra solo cuando tiene más de una canalización: el tablero al que pertenece este trato. De forma predeterminada, es el tablero desde el que abrió el formulario.
   • Etapa — La etapa actual del trato en esa canalización.
   • Prioridad — El nivel de prioridad del trato (Baja, Media o Alta).
   • Contacto — Seleccione el contacto con el que está asociado este trato.
   • Asignado a — El miembro del equipo que es propietario de este trato (o déjelo como Sin asignar).
   • Empresa — La empresa u organización a la que está vinculado el trato.
   • Fecha de cierre — Cuándo espera que se cierre el trato.
   • Origen — De dónde proviene el trato (p. ej., sitio web, referencia, campaña).
   • Etiquetas — Etiquetas de formato libre para filtrar más adelante.
   • Descripción — Un resumen del trato y cualquier contexto que valga la pena conservar.
4. Haga clic en Crear trato.

Consejo: Cree un trato tan pronto como una conversación se convierta en una oportunidad de venta real. Cuanto antes empiece a realizar el seguimiento, menos probabilidades tendrá de olvidar seguimientos importantes.

Asociación de tratos con contactos #

Cada trato está vinculado a un contacto en la aplicación. Esta conexión le proporciona un contexto potente:

• Historial completo de conversaciones — El historial de chat y el contexto de la comunicación están disponibles junto a los detalles del trato, para que nunca pierda el rastro de lo que se discutió.
• Respuestas de IA más inteligentes — Cuando su agente de IA interactúa con un contacto, puede conocer la etapa del trato y adaptar las respuestas en consecuencia.

Para asociar un trato a un contacto, simplemente seleccione el contacto al crear o editar el trato, o vincúlelo directamente desde la sección Trato del panel de chat del contacto.

Agregar una tarea a un trato #

Un seguimiento generalmente pertenece a un trato: “llamarles mañana a las 3 sobre el presupuesto”. Puedes crear esa tarea desde el propio trato, en una sola fila, sin abrir el formulario completo de tareas:

• En el tablero — pasa el cursor sobre una tarjeta y haz clic en el icono de verificación en su fila de acciones rápidas. Aparecerá una pequeña barra.
• En el panel lateral del trato — haz clic en una tarjeta para abrir su panel; la sección Tareas tiene la misma barra, con las tareas abiertas del trato listadas debajo.
• En el registro del trato — abre la pestaña Tareas del trato; la barra se encuentra sobre las tareas vinculadas. El botón Nueva tarea sigue ahí para cuando necesites el formulario completo (tipo, etapa, responsable, descripción).

La barra funciona igual en todas partes:

1. El título se completa automáticamente por ti — “Seguimiento de Rediseño de sitio web” — y puedes escribir sobre él.
2. Elige una fecha de vencimiento de las opciones rápidas: Más tarde hoy, Mañana, En 3 días o La próxima semana. O haz clic en el botón de fecha para elegir la tuya. ¿Necesitas una hora exacta? Configúrala en el campo de hora junto a la fecha.
3. Haz clic en Crear tarea (o presiona Enter en el campo de título).

La tarea es una Tarea pendiente, vinculada al trato y al contacto del trato, por lo que aparece en el trato, en el panel de chat del contacto y en la página de Tareas. La opción de fecha de vencimiento que usaste por última vez se recordará para la próxima vez.

¿No ves la barra? Solo aparece cuando las Tareas están activadas para tu cuenta y los permisos de tu equipo te permiten editar contactos. Consulta Tareas.

Vistas y filtrado #

Dos filas de chips se sitúan sobre el tablero:

• Vistas guardadas — ajustes preestablecidos rápidos como Todos, Embudo abierto, Ganados este mes, Tratos importantes, Inactivos 14d+ y Cierre este mes, cada uno con un recuento en tiempo real. Un clic cambia todo el tablero a esa selección.
• Chips de filtro inteligente — active cualquier combinación de Abierto, Ganados este mes, Anticuado 14d+, Alto valor o Cierre 7d sobre una vista guardada para restringir aún más los resultados.

Debajo de eso, un cuadro de búsqueda encuentra tratos por título o empresa, y un botón de Filtro abre un generador de reglas que cubre etapa, prioridad, etiquetas, fecha de creación, fecha de cierre, empresa, responsable y valor, incluido el filtrado por rango de fechas:

• Rango de fechas de creación — Muestra solo los tratos creados entre dos fechas. Útil para revisiones mensuales o trimestrales.
• Rango de fechas de cierre — Muestra solo los tratos con una fecha de cierre esperada en un intervalo elegido. Útil para informes de “¿qué se cierra este mes?”.

Ejemplos:

• “Muéstrame todos los tratos creados en el primer trimestre para poder revisar la acumulación de mi pipeline.”
• “Muéstrame los tratos creados esta semana para poder revisar mis últimos clientes potenciales.”

Consejo: Los filtros de fecha incluyen el día completo. Seleccionar la misma fecha de inicio y fin le mostrará todo lo creado (o cerrado) en ese único día, desde la medianoche hasta la medianoche.

Un selector de vista le permite alternar entre Kanban (un tablero de tarjetas organizadas en columnas, una columna por etapa), Lista y Tabla para el mismo conjunto de tratos filtrados.

Gestión del flujo de trabajo #

• Tablero estilo Kanban — Los negocios se muestran como tarjetas organizadas por etapa en columnas. Cada columna corresponde a una de tus etapas de embudo personalizadas, de izquierda a derecha en el orden que definiste. Puedes ver todo tu embudo de un vistazo.
• Arrastrar y soltar entre etapas — Mueve los negocios entre etapas arrastrándolos de una columna a otra. Por ejemplo, arrastra un negocio de “Propuesta enviada” a “Negociación” cuando el cliente comience a discutir los términos.
• Mover a etapa — Abre el menú ⋯ de una tarjeta y elige Mover a etapa, luego toca la etapa que desees. El panel lateral del negocio tiene la misma opción en Etapa. Esta es la forma más rápida de mover un negocio en un teléfono.
• Arrastrar en un teléfono o tableta — Mantén presionada una tarjeta hasta que se eleve, luego arrástrala. Mantenla cerca del borde izquierdo o derecho de la pantalla y el tablero se desplazará a las siguientes columnas; suéltala sobre la columna que desees. Un deslizamiento rápido solo desplaza el tablero.
• Mover una columna completa — El menú ⋯ en la parte superior de una columna tiene Mover etapa a la izquierda y Mover etapa a la derecha, que cambian la posición de la columna en el tablero para todos los usuarios de la cuenta, y Editar etapas para abrir el editor de etapas. Ganado y Perdido siempre permanecen al final.
• Arrastrar y soltar dentro de una etapa — También puedes reordenar las tarjetas dentro de la misma columna. Esto es útil para mantener los negocios más importantes o urgentes en la parte superior de cada etapa para que sean lo primero que veas. El orden se guarda para tu cuenta.
• Mosaicos de resumen — Encima del tablero, cuatro mosaicos muestran Embudo abierto (valor total de todo lo que sigue activo), Previsión ponderada (el valor de cada negocio abierto multiplicado por su probabilidad, y luego sumado; consulta Probabilidad de negocio y previsiones ponderadas), Ganado este mes y Total ganado.
• Haz clic en una tarjeta para abrir sus detalles — Un panel lateral muestra el valor del negocio, la probabilidad, la fecha de cierre, la prioridad, la fuente, el propietario y la fecha de creación, además de las acciones Marcar como ganado, Editar y Eliminar.
• La foto del contacto, en cada vista — Un negocio vinculado a un contacto muestra la foto de perfil de ese contacto: en la parte superior izquierda de su tarjeta en el tablero, en su propia columna en la vista de lista y delante del título en la vista de tabla. Un embudo se lee como una lista de personas en lugar de una lista de títulos. Cuando no tenemos una foto, verás sus iniciales, y un contacto cuyo nombre nunca supimos mantiene la etiqueta simple Contacto como antes.
• Abre el chat directamente desde una tarjeta — Para cualquier negocio vinculado a un contacto, haz clic en el icono de chat en la parte superior derecha de la tarjeta (o al final de la fila en la vista de lista) para saltar directamente a la conversación de ese contacto, sin salir del embudo. El icono solo aparece cuando el negocio tiene un contacto vinculado.

Por qué es importante esta vista: El tablero del embudo te ayuda a detectar cuellos de botella de un vistazo. Si ves 15 tratos estancados en “Propuesta enviada” y ninguno avanzando a “Negociación”, sabrás que es hora de hacer un seguimiento de esas propuestas. Si la columna de tu primera etapa está vacía, sabrás que necesitas generar más clientes potenciales.

Convierte una etapa en una lista de contactos #

Identificar el cuello de botella es una cosa, pero enviar mensajes a todos los que están atrapados en él es otra. Cada encabezado de columna tiene un icono de personas junto al +: haz clic en él y obtendrás una nueva lista inteligente ya configurada con una regla: La etapa del trato es cualquiera de esa etapa. Asígnale un nombre (sugiere uno basado en la etapa) y guárdala.

El resultado es una lista de contactos que se mantiene sincronizada con la columna: cualquiera que tenga un trato en esa etapa estará en ella, y en el momento en que un trato se arrastra dentro o fuera de la etapa, su contacto se une o abandona la lista automáticamente. Dirige una difusión hacia ella y “hacer seguimiento a todos en Propuesta enviada” se convierte en una audiencia de un solo clic: sin exportar, sin elegir contactos manualmente, y el próximo mes la misma lista seguirá siendo correcta.

También puedes ampliar las reglas después de crearla: abre Editar reglas de la lista y añade más etapas, o condiciones adicionales como “sin respuesta en 14 días”.

Ordenar tratos dentro de una etapa #

Cómo reordenar:

1. Abre la página de Tratos (vista Kanban).
2. Haz clic y mantén presionada una tarjeta de trato.
3. Arrástrala hacia arriba o hacia abajo dentro de la misma columna de etapa.
4. Suéltala para dejarla en la nueva posición.

Consejos para usar bien el orden:

• Mantén tus tratos más importantes en la parte superior de cada etapa para verlos primero.
• Mueve los tratos estancados o de baja prioridad a la parte inferior para que no te distraigan, pero puedas encontrarlos si los necesitas.
• Los tratos recién creados se añaden automáticamente a la parte superior de su etapa, para que las oportunidades más recientes aparezcan de inmediato.
• Cuando arrastras un trato a una nueva etapa, de forma predeterminada se coloca en la parte superior de esa etapa. Luego puedes reordenarlo dentro de esa columna.

Historial de actividad #

La pestaña Actividad en la página completa de un trato enumera lo que ha sucedido con el mismo. Cada edición obtiene su propia fila con lo que cambió, por ejemplo “Etapa: Calificado → Propuesta enviada”. Los cambios en el título, la etapa, el estado, la prioridad, el valor, la probabilidad, la fecha de cierre, el responsable, el contacto vinculado y la empresa se enumeran con el valor anterior y el nuevo. Una descripción o notas editadas se muestran como “editado”.

Las ediciones realizadas antes del 29 de septiembre de 2026 se muestran como una única fila de “actualizado” sin detalles.

Probabilidad de trato y previsiones ponderadas #

Cada trato tiene un campo de Probabilidad, expresado como un porcentaje de 0 a 100. Esto representa la probabilidad de que el trato se cierre con éxito.

Qué significa la probabilidad:

• 0% — Este trato está esencialmente perdido o es imposible.
• 25% — Interés inicial, pero todavía falta mucho para que se concrete.
• 50% — Una oportunidad real, probabilidades iguales.
• 75% — Probable que se cierre, solo falta finalizar detalles.
• 100% — El trato está prácticamente ganado.

Por qué es importante la probabilidad:

El valor de un trato por sí solo puede ser engañoso. Un trato de $10,000 con un 10% de probabilidad no es lo mismo que un trato de $10,000 con un 90% de probabilidad. La probabilidad le permite construir una previsión más honesta al ponderar el valor de cada trato según la probabilidad de que se cierre; esto es exactamente lo que muestra la tarjeta de Previsión ponderada sobre el tablero.

Ejemplo:

El total sin ponderar ($27,000, que coincide con la tarjeta de Embudo abierto) muestra la cifra principal. El total ponderado ($7,000, que coincide con la tarjeta de Previsión ponderada) muestra lo que puede esperar obtener de manera realista según la probabilidad de que cada trato se cierre realmente.

Establecer la probabilidad:

Puede establecer la probabilidad al crear un trato y editarla en cualquier momento desde los detalles del mismo. Muchos equipos optan por estandarizar la probabilidad por etapa (por ejemplo, “Descubrimiento = 25%, Propuesta = 50%, Negociación = 75%”) para que la previsión sea coherente en todo el equipo.

Los totales por etapa (valor y recuento de tratos) también son visibles en la parte superior de cada columna kanban, y respetan cualquier vista guardada, filtro inteligente o regla del panel de filtros que tenga aplicada actualmente.

Automatización basada en etiquetas #

Una de las características más potentes del sistema de tratos es la automatización basada en etiquetas. Cada etapa del embudo puede tener una etiqueta de activación asignada. Cuando esa etiqueta se añade a un contacto (ya sea por el agente de IA, un webhook o manualmente), la plataforma automáticamente:

1. Crea un nuevo negocio para ese contacto en la etapa activada, o
2. Mueve un negocio existente a esa etapa si el contacto ya tiene un negocio en su embudo.

Configuración de activadores de etiquetas #

1. Ve a Negocios en la barra lateral.
2. Haz clic en Etapas para abrir Editar etapas del pipeline.
3. En la etapa que deseas automatizar, haz clic en Avanzado para mostrar el menú desplegable Etiqueta de activación. Selecciona la etiqueta que debería activar la creación o el movimiento de negocios para esa etapa.
4. Opcionalmente, establece un Valor predeterminado para la etapa: este valor se asignará a cualquier negocio creado automáticamente por la activación de la etiqueta.
5. Haz clic en Aplicar cambios.

Los contactos ya etiquetados también se incluyen. Cuando vinculas una etiqueta de activación a una etapa (o mueves una etiqueta de activación a una etapa diferente) y haces clic en Aplicar cambios, los contactos que ya tienen esa etiqueta verán su trato creado o movido de inmediato; no es necesario volver a aplicar la etiqueta.

Mover un trato manualmente no cambia las etiquetas, a menos que actives la sincronización de etiquetas. De forma predeterminada, arrastrar un trato a otra columna solo mueve el trato; las etiquetas del contacto permanecen como estaban. Si deseas que las etapas y las etiquetas se reflejen entre sí, activa Mantener las etiquetas de contacto sincronizadas con las etapas (consulta a continuación).

Eliminar una etiqueta la quita de tus etapas. Si una etiqueta que eliminas es la etiqueta de activación de una etapa, esa etapa se quedará sin ninguna, en todos los embudos. Elige una nueva etiqueta de activación para la etapa en Editar etapas del embudo si aún deseas que esté automatizada.

Mantener las etiquetas sincronizadas con las etapas (opcional) #

En la parte inferior del cuadro de diálogo Editar etapas del pipeline, hay una tarjeta de Configuración del pipeline con un interruptor para Mantener las etiquetas de contacto sincronizadas con las etapas. Está desactivado de forma predeterminada. Cuando lo activa:

• Mover un trato aplica la etiqueta de la etapa. Arrastre un trato a una etapa que tenga una etiqueta de activación y el contacto obtendrá esa etiqueta; las otras etiquetas de activación de etapa se eliminan del contacto.
• Aplicar una etiqueta de etapa mueve el trato a esa etapa, incluso hacia atrás. Ya sea que el agente de IA, un miembro del equipo o la API apliquen una etiqueta de activación de etapa, el trato sigue la etiqueta que se aplicó más recientemente y las otras etiquetas de activación de etapa se eliminan. Las etiquetas de etapa nunca coexisten en un mismo contacto.
• Las etapas sin una etiqueta de activación no se ven afectadas de ninguna manera.

Déjelo desactivado si prefiere la regla predeterminada, donde un contacto puede tener varias etiquetas de etapa y el trato siempre se sitúa en la más avanzada.

Aviso antes de habilitarlo para un pipeline impulsado por IA. Con la sincronización activada, un agente que vuelva a aplicar una etiqueta de etapa anterior moverá el trato de regreso a esa etapa anterior. Ese es el objetivo de la configuración, pero primero verifique las instrucciones de etiquetado de su agente.

Ejemplo: Tu agente de IA etiqueta a los contactos como “interesado” cuando preguntan por los precios. Asignas la etiqueta “interesado” como activador para tu etapa “Calificado” con un valor predeterminado de $1,000. Ahora, cada vez que el agente etiqueta a un contacto como “interesado”, se crea automáticamente un trato por valor de $1,000 en la columna “Calificado” de tu pipeline; no se requiere trabajo manual.

Cómo se ve un trato creado automáticamente: Un trato creado automáticamente recibe el nombre del contacto (su nombre, o correo electrónico/teléfono si no hay un nombre guardado), comienza con un 50% de probabilidad y prioridad media, y se etiqueta con la fuente “tag-trigger”. Su valor proviene del Valor predeterminado de la etapa (o 0 si no has establecido uno). Puedes editar cualquiera de estos elementos posteriormente.

Qué sucede cuando se añaden varias etiquetas #

Si un contacto recibe varias etiquetas a la vez que coinciden con diferentes etapas del pipeline, la plataforma coloca el trato en la etapa más avanzada (la que está más lejos en tu pipeline). Esto evita que se creen tratos en una etapa anterior cuando ya es relevante una etapa posterior.

Las etiquetas de activación también funcionan a la inversa. Si elimina la última etiqueta de activación de un contacto, la plataforma elimina automáticamente el trato de ese contacto, asumiendo que ha abandonado el embudo (incluyendo un trato que fue creado automáticamente o que ya pasó por varias etapas), sin posibilidad de deshacer. Si un contacto termina con más de un trato, el sistema mantiene el que está más avanzado en su embudo y elimina el resto. Para las oportunidades que no desea gestionar automáticamente, cree el trato manualmente y no dependa de una etiqueta de activación.

Combinar activadores de etiquetas con etiquetas de agentes de IA #

Esta función funciona perfectamente con el etiquetado automático de tu agente de IA (configurado en la pestaña Etiquetas del agente). Un flujo de trabajo típico se ve así:

1. Configura las etiquetas del agente con descripciones que le indiquen al agente cuándo aplicarlas (por ejemplo, etiqueta “reservado” con la descripción “El contacto ha confirmado una cita”).
2. Asigna esas etiquetas como activadores en las etapas correspondientes del pipeline.
3. El agente se encarga del resto: a medida que conversa con los contactos, aplica etiquetas según la conversación, y los tratos se crean y mueven a través de tu pipeline automáticamente.

Un escenario de ventas: Poniéndolo todo junto #

Así es como funcionan los tratos en la práctica para una agencia de diseño web que utiliza la plataforma. En este ejemplo, la agencia ha configurado etapas de pipeline personalizadas: Nuevo cliente potencial > Llamada de descubrimiento > Propuesta enviada > Negociación > Ganado > Perdido, con etiquetas de activación en cada etapa.

1. Lunes: Una nueva cliente potencial llamada María te escribe por WhatsApp preguntando sobre diseño web. El agente de IA la etiqueta como “new-lead” (nuevo cliente potencial) y se crea automáticamente un trato llamado “Rediseño de sitio web - Restaurante de María” en la etapa de Nuevo cliente potencial con un valor predeterminado de $3,000.

2. Martes: Tienes una conversación por WhatsApp sobre sus necesidades y presupuesto. Arrastras el trato a Llamada de descubrimiento, o el agente la etiqueta como “discovery-scheduled” (descubrimiento programado) y el trato se mueve automáticamente.

3. Miércoles: Después de confirmar que María tiene el presupuesto y el cronograma, le envías una propuesta. Mueves el trato a Propuesta enviada y actualizas el valor a $3,500 según el alcance discutido.

4. Lunes siguiente: María responde diciendo que le encanta la propuesta, pero pregunta sobre un plan de pago. Mueves el trato a Negociación.

5. Miércoles siguiente: ¡María acepta el plan de pago y confirma el proyecto. Mueves el trato a Ganado!

A lo largo de este proceso, cada conversación de WhatsApp se vincula al trato, por lo que cualquier miembro de tu equipo puede abrirlo y ver el contexto completo de lo que se discutió. Y como configuraste etiquetas de activación, gran parte del movimiento entre etapas ocurrió automáticamente según la conversación del agente de IA con María.

Mejores prácticas #

• Diseña etapas que coincidan con tu proceso real. No copies un pipeline genérico. Piensa en los pasos reales por los que pasa un trato en tu negocio y crea etapas para cada uno.
• Usa etiquetas de activación para la automatización. Cuanto más automatices con activadores de etiquetas, menos trabajo manual tendrás que hacer. Deja que el agente de IA mueva los tratos a través de tu pipeline a medida que avanzan las conversaciones.
• Mantén los tratos actualizados: revisa tu pipeline regularmente (al menos semanalmente) y actualiza las etapas de los tratos. Los tratos estancados pueden hacer que tu pipeline parezca más saludable de lo que realmente es; el chip de filtro inteligente Estancado 14d+ y la vista guardada Inactivo 14d+ facilitan su localización.
• Añade notas: documenta las conversaciones, decisiones y próximos pasos importantes en cada trato. Esto es especialmente valioso si varios miembros del equipo trabajan en las mismas cuentas.
• Usa valores de trato realistas: asigna valores monetarios honestos a los tratos para que los totales de tu pipeline sean significativos. Los valores inflados conducen a pronósticos inexactos.
• Revisa los tratos perdidos: analiza periódicamente los tratos que has perdido para identificar patrones. ¿Estás perdiendo tratos en la etapa de propuesta? Tal vez tus precios necesiten ajustes. ¿Los clientes potenciales se enfrían después del primer contacto? Tal vez tu tiempo de seguimiento necesite mejoras.
• Combina con difusiones: llega a los contactos que tienen tratos activos. Por ejemplo, crea una lista inteligente de contactos en tu etapa de propuesta (la regla Etapa del trato) y envíales una Difusión.
• Haz un seguimiento de tu tasa de éxito: con el tiempo, compara el número de tratos ganados con el total de tratos para comprender tu tasa de conversión. Esto te ayuda a establecer objetivos realistas e identificar dónde mejorar.

¿Necesita ayuda? #

Si tiene preguntas sobre la función de ofertas o el embudo de ventas, comuníquese a través de nuestro soporte por correo electrónico.