Pipeline di vendita #

Cosa sono le trattative? #

Le trattative ti consentono di monitorare le opportunità di vendita mentre passano dal primo contatto alla vendita conclusa. Ogni trattativa rappresenta una potenziale vendita o un risultato commerciale legato a uno specifico contatto. Organizzando le trattative in fasi, ottieni un quadro chiaro della situazione di ogni opportunità e di ciò che richiede la tua attenzione.

Perché usare una pipeline di vendita? Senza di essa, è facile perdere traccia di chi hai contattato, cosa hai offerto e quali lead necessitano di un follow-up. Una pipeline ti offre una panoramica visiva dell’intero processo di vendita, così nulla viene trascurato.

Esempio: Immagina di gestire un’agenzia di marketing. Stai chattando con 30 potenziali clienti su WhatsApp e Instagram. Alcuni sono lead nuovi, altri hanno ricevuto una proposta la scorsa settimana e altri sono pronti a firmare. Senza una pipeline, dovresti ricordare tutto a memoria. Con le trattative, puoi vedere a colpo d’occhio che hai 10 nuovi lead, 8 con proposte inviate e 3 pronti alla chiusura, sapendo esattamente dove concentrare le tue energie.

Dove trovare le trattative #

Nella barra laterale, sotto il gruppo CRM, fai clic su Trattative.

L’intestazione mostra il conteggio delle trattative e il valore totale della pipeline, con Nuova pipeline, Fasi e Nuova trattativa in alto a destra. Una volta creata più di una pipeline, accanto a esse apparirà una pillola per ciascuna (vedi “Diverse pipeline” di seguito).

Configurazione delle fasi della pipeline #

A differenza dei sistemi rigidi con fasi predefinite, la piattaforma ti permette di creare le tue fasi della pipeline in base al tuo specifico processo di vendita. Sei tu a decidere quali fasi utilizzare, in che ordine farle apparire e quali colori assegnare loro.

Come configurare le fasi della pipeline #

1. Fai clic su Trattative nella barra laterale.
2. Fai clic su Fasi nella parte superiore della pagina per aprire la finestra di dialogo Modifica pipeline (il titolo riporta il nome della pipeline, ad esempio “Modifica pipeline: Vendite”).
3. Le fasi sono raggruppate in tre sezioni — Aperte, Vinte e Perse — con il nome della pipeline a sinistra (che puoi rinominare qui). Da qui puoi:
   • Aggiungere una nuova fase — Fai clic sul simbolo + accanto all’intestazione di una sezione e assegna alla fase un nome e un colore. Una nuova fase aperta viene inserita alla fine del gruppo Aperte, in modo che si trovi sempre prima di Vinte e Perse sulla bacheca. Per posizionarla subito in un punto specifico, apri il menu ⋯ sulla fase che dovrebbe seguire e scegli Aggiungi fase sotto.
   • Modificare una fase esistente — Cambia il nome o il colore di qualsiasi fase direttamente in linea; fai clic su Avanzate sulla riga di una fase per visualizzare i campi Tag trigger e Valore predefinito (vedi “Automazione basata su tag” di seguito).
   • Riordinare le fasi — Usa le frecce su e giù sulla riga di una fase per spostarla di una posizione prima o dopo sulla bacheca, oppure trascina la riga tramite la sua maniglia. Questa funzione è disponibile anche su telefono e tablet. Una fase si sposta all’interno del proprio gruppo: le fasi aperte rimangono prima di Vinte e Perse. Il nuovo ordine viene salvato quando fai clic su Applica modifiche.
   • Eliminare una fase — Usa il menu della riga della fase e scegli Elimina.
4. Fai clic su Applica modifiche quando hai finito.

Limiti delle fasi e cosa succede quando le elimini. Ogni pipeline può avere fino a 20 fasi e il nome di una fase può contenere fino a 80 caratteri. Quando elimini una fase, le trattative ancora presenti al suo interno non vengono eliminate, ma non vengono nemmeno spostate altrove, quindi scompaiono dalla bacheca — e dalle viste Elenco e Tabella — finché non le riassegni. Sposta le trattative fuori da una fase prima di eliminarla. L’eliminazione di una fase vuota non ha effetti collaterali.

Se non hai ancora configurato alcuna fase, la pagina Trattative mostra uno stato vuoto che ti invita a impostare le fasi della pipeline prima di poter iniziare a creare trattative.

Cosa contiene ogni fase #

Esempi di pipeline #

Agenzia di marketing: Nuovo lead > Chiamata conoscitiva > Proposta inviata > Trattativa > Vinta > Persa

Negozio e-commerce: Richiesta > Preventivo inviato > In attesa di pagamento > Pagato > Evaso

Immobiliare: Nuova richiesta > Visita programmata > Offerta effettuata > Sotto contratto > Concluso

Società di consulenza: Contatto iniziale > Valutazione delle esigenze > Proposta > Revisione contratto > Ingaggiato

Non sei limitato a questi esempi. Crea le fasi che hanno più senso per la tua attività.

Pipeline multiple #

Una bacheca è sufficiente per la maggior parte dei team, ma alcuni processi non dovrebbero stare insieme: una pipeline di vendita, un flusso di richiesta di recensione e un flusso di conferma appuntamento necessitano ciascuno delle proprie colonne. Puoi gestire fino a 10 pipeline in un unico account, ognuna con le proprie fasi, le proprie colonne vinte/perse e la propria automazione basata su tag.

Aggiungere una pipeline #

1. Nella pagina Trattative, fai clic su Nuova pipeline nell’intestazione.
2. Assegna un nome. Si aprirà con quattro fasi iniziali (Lead, Qualificato, Vinto, Perso) — puoi rinominarle, ricolorarle, aggiungerle o rimuoverle come qualsiasi altra pipeline.
3. Fai clic su Applica modifiche. La nuova pipeline apparirà come un’etichetta nell’intestazione accanto a quella principale.

Una volta che hai più di una pipeline, l’intestazione mostra un’etichetta per ciascuna. Fai clic su un’etichetta per cambiare bacheca; tutto ciò che si trova nella pagina — colonne, aggiunta rapida, trascinamento, riquadri di riepilogo, viste salvate e filtri — segue la pipeline che hai scelto, e la scelta viene memorizzata su questo browser. Condividere un link con ?pipeline= apre direttamente quella bacheca.

A quale pipeline appartiene una trattativa? #

Una trattativa appartiene alla pipeline in cui si trova la sua fase. Gli ID delle fasi sono univoci in tutte le tue pipeline, quindi non è necessario cambiare nient’altro: le automazioni, gli elenchi di contatti e l’API continuano a fare riferimento a una fase tramite il suo ID, e la trattativa segue semplicemente il flusso. Quando crei una trattativa e hai più di una pipeline, il modulo della trattativa mostra prima un campo Pipeline e poi le fasi di quella pipeline; una trattativa creata da una chat finisce nella tua pipeline principale.

Un contatto può avere una trattativa in ogni pipeline: una conversazione su LinkedIn e un’opportunità di vendita sulla stessa persona sono due schede su due bacheche diverse, e aggiungere un tag a una non rimuove mai l’altra.

Vinte e perse per pipeline #

Ogni pipeline ha le proprie colonne Vinte e Perse (una per tipo). Contrassegnare una trattativa come vinta dalla sua scheda, dalla pagina della trattativa o dalla bacheca utilizza la colonna delle vinte della pipeline in cui si trova.

Rinominare ed eliminare una pipeline #

Apri Fasi sulla bacheca che desideri modificare: il nome della pipeline si trova sulla sinistra e le pipeline aggiuntive hanno un pulsante Elimina pipeline sotto di esso. La tua pipeline principale può essere rinominata ma non eliminata. L’eliminazione di una pipeline che contiene ancora trattative richiede una conferma, dopodiché le trattative verranno eliminate insieme ad essa: spostale prima in un’altra pipeline se desideri conservarle.

Attiva i tag tra le pipeline #

Un tag di attivazione può gestire una fase in tutte le tue pipeline. Se provi a collegare un tag già utilizzato da un’altra pipeline, il salvataggio viene rifiutato e il messaggio indica tale pipeline. L’interruttore Mantieni i tag sincronizzati con le fasi è specifico per ogni pipeline e la sincronizzazione riguarda sempre e solo i tag delle fasi di quella pipeline.

Creazione di trattative #

Per creare una nuova trattativa:

1. Fai clic su Trattative nella barra laterale.
2. Fai clic su Nuova trattativa in alto a destra, oppure fai clic sul pulsante + nella parte superiore di qualsiasi colonna kanban, che pre-seleziona la fase di quella colonna. È presente anche un campo di aggiunta rapida in fondo a ogni colonna per aggiungere una trattativa solo tramite il titolo.

3. Inserisci i dettagli dell’affare:
   • Titolo — Un nome descrittivo per l’opportunità (ad esempio, “Riprogettazione sito web - Acme Corp” o “Canone mensile - Sarah’s Bakery”).
   • Valore — Il valore monetario stimato dell’affare (ad esempio, 5.000 $). Questo ti aiuta a prevedere le entrate. Il valore utilizza la valuta del tuo account (Impostazioni → Profilo → Preferenze → Valuta) e viene inserito come numero intero. Modificare la valuta in un secondo momento comporta solo la modifica dell’etichetta dei numeri già presenti: 5.000 rimane 5.000 e viene semplicemente mostrato con il nuovo simbolo. Non viene effettuata alcuna conversione, quindi se cambi valuta, reinserisci i valori che erano intesi nella valuta precedente.
   • Probabilità (%) — La probabilità che questo affare si concluda, da 0 a 100 percento (vedi “Probabilità dell’affare e previsioni ponderate” di seguito).
   • Pipeline — Mostrato solo quando hai più di una pipeline: la bacheca a cui appartiene questo affare. L’impostazione predefinita è la bacheca da cui hai aperto il modulo.
   • Fase — La fase attuale dell’affare in quella pipeline.
   • Priorità — Il livello di priorità dell’affare (Bassa, Media o Alta).
   • Contatto — Seleziona il contatto a cui è associato questo affare.
   • Assegnatario — Il membro del team che gestisce questo affare (o lascialo Non assegnato).
   • Azienda — L’azienda o l’organizzazione a cui è legato l’affare.
   • Data di chiusura — Quando prevedi che l’affare si concluda.
   • Fonte — Da dove ha avuto origine l’affare (es. sito web, referral, campagna).
   • Tag — Etichette a formato libero per filtrare in seguito.
   • Descrizione — Un riepilogo dell’affare e qualsiasi contesto utile da conservare.
4. Fai clic su Crea affare.

Suggerimento: Crea una trattativa non appena una conversazione si trasforma in una vera opportunità di vendita. Prima inizi a monitorarla, meno probabilità avrai di dimenticare follow-up importanti.

Associazione di trattative ai contatti #

Ogni trattativa è collegata a un contatto nell’app. Questa connessione ti fornisce un contesto potente:

• Cronologia completa delle conversazioni — La cronologia della chat e il contesto della comunicazione sono disponibili direttamente accanto ai dettagli della trattativa, così non perderai mai traccia di ciò che è stato discusso.
• Risposte AI più intelligenti — Quando il tuo agente AI interagisce con un contatto, può essere consapevole della fase della trattativa e adattare le risposte di conseguenza.

Per associare una trattativa a un contatto, è sufficiente selezionare il contatto durante la creazione o la modifica della trattativa, oppure collegarne una direttamente dalla sezione Trattativa del pannello chat del contatto.

Aggiungere un’attività a una trattativa #

Un follow-up solitamente appartiene a una trattativa: “chiamali domani alle 15:00 riguardo al preventivo”. Puoi creare quell’attività direttamente dalla trattativa, in una sola riga, senza aprire il modulo completo dell’attività:

• Sulla bacheca — passa il mouse sopra una scheda e clicca sull’icona spunta nella riga delle azioni rapide. Apparirà una piccola barra.
• Nel riquadro della trattativa — clicca su una scheda per aprire il suo riquadro; la sezione Attività presenta la stessa barra, con le attività aperte della trattativa elencate sotto di essa.
• Sulla scheda della trattativa — apri la scheda Attività della trattativa; la barra si trova sopra le attività collegate. Il pulsante Nuova attività è sempre disponibile per quando hai bisogno del modulo completo (tipo, fase, incaricato, descrizione).

La barra funziona allo stesso modo ovunque:

1. Il titolo viene compilato automaticamente per te — “Follow up su Riprogettazione sito web” — e puoi sovrascriverlo.
2. Scegli una data di scadenza tra le opzioni rapide: Più tardi oggi, Domani, Tra 3 giorni o Settimana prossima. Oppure clicca sul pulsante della data per sceglierne una personalizzata. Hai bisogno di un orario preciso? Impostalo nel campo orario accanto alla data.
3. Clicca su Crea attività (o premi Invio nel campo del titolo).

L’attività è un Da fare, collegata alla trattativa e al contatto della trattativa, quindi viene visualizzata sulla trattativa, nel pannello chat del contatto e nella pagina Attività. La scelta della data di scadenza utilizzata l’ultima volta verrà memorizzata per la prossima volta.

Non vedi la barra? Appare solo quando le Attività sono attivate per il tuo account e i permessi del tuo team ti consentono di modificare i contatti. Vedi Attività.

Viste e filtri #

Due righe di chip si trovano sopra la bacheca:

• Viste salvate — preimpostazioni rapide come Tutte, Pipeline aperta, Vinte questo mese, Trattative calde, Inattive da 14+ giorni e In chiusura questo mese, ognuna con un conteggio in tempo reale. Un clic cambia l’intera bacheca su quella selezione.
• Chip di filtro intelligenti — attiva qualsiasi combinazione di Aperte, Vinte questo mese, Stagnanti da 14+ giorni, Alto valore o In chiusura tra 7 giorni sopra una vista salvata per restringere ulteriormente il campo.

Sotto di esso, una casella di ricerca trova le trattative per titolo o azienda, e un pulsante Filtro apre un generatore di regole che copre fase, priorità, tag, data di creazione, data di chiusura, azienda, assegnatario e valore, incluso il filtro per intervallo di date:

• Intervallo data di creazione — Mostra solo le trattative create tra due date. Utile per revisioni mensili o trimestrali.
• Intervallo data di chiusura — Mostra solo le trattative con una data di chiusura prevista in un determinato arco temporale. Utile per report del tipo “cosa si chiude questo mese?”.

Esempi:

• “Mostrami tutte le trattative create nel primo trimestre così posso rivedere la crescita della mia pipeline.”
• “Mostrami le trattative create questa settimana così posso rivedere i miei ultimi lead.”

Suggerimento: I filtri data includono l’intera giornata. Selezionando la stessa data di inizio e di fine otterrai tutto ciò che è stato creato (o che si chiude) in quel singolo giorno, da mezzanotte a mezzanotte.

Un selettore di visualizzazione ti permette di passare da Kanban (una bacheca di schede ordinate in colonne, una colonna per fase), a Elenco e Tabella per lo stesso insieme filtrato di trattative.

Gestione della pipeline #

• Bacheca in stile Kanban — Le trattative sono visualizzate come schede organizzate per fase in colonne. Ogni colonna corrisponde a una delle tue fasi personalizzate della pipeline, da sinistra a destra nell’ordine definito. Puoi vedere l’intera pipeline a colpo d’occhio.
• Trascina e rilascia tra le fasi — Sposta le trattative tra le fasi trascinandole da una colonna all’altra. Ad esempio, trascina una trattativa da “Proposta inviata” a “Negoziazione” quando il cliente inizia a discutere i termini.
• Sposta in fase — Apri il menu ⋯ di una scheda e scegli Sposta in fase, quindi tocca la fase desiderata. Il pannello laterale della trattativa presenta la stessa opzione sotto Fase. Questo è il modo più rapido per spostare una trattativa su un telefono.
• Trascinamento su telefono o tablet — Tieni premuta una scheda finché non si solleva, quindi trascinala. Tienila vicino al bordo sinistro o destro dello schermo per far scorrere la bacheca verso le colonne successive; rilasciala sopra la colonna desiderata. Un rapido scorrimento serve solo a far scorrere la bacheca.
• Spostare un’intera colonna — Il menu ⋯ nella parte superiore di una colonna contiene Sposta fase a sinistra e Sposta fase a destra, che cambiano la posizione della colonna sulla bacheca per tutti gli utenti dell’account, e Modifica fasi per aprire l’editor delle fasi. Vinte e Perse rimangono sempre alla fine.
• Trascina e rilascia all’interno di una fase — Puoi anche riordinare le schede all’interno della stessa colonna. Questo è utile per mantenere le trattative più calde o urgenti in cima a ogni fase, in modo che siano la prima cosa che vedi. L’ordine viene salvato per il tuo account.
• Riquadri di riepilogo — Sopra la bacheca, quattro riquadri mostrano Pipeline aperta (valore totale di tutto ciò che è ancora attivo), Previsione ponderata (valore di ogni trattativa aperta moltiplicato per la sua probabilità, quindi sommato — vedi Probabilità della trattativa e previsioni ponderate), Vinte questo mese e Totale vinte.
• Fai clic su una scheda per aprirne i dettagli — Un pannello laterale mostra il valore della trattativa, la probabilità, la data di chiusura, la priorità, la fonte, il proprietario e la data di creazione, oltre alle azioni Segna come vinta, Modifica ed Elimina.
• La foto del contatto, in ogni vista — Una trattativa collegata a un contatto mostra la foto del profilo di quel contatto: in alto a sinistra sulla sua scheda nella bacheca, nella sua colonna nella vista Elenco e davanti al titolo nella vista Tabella. Una pipeline si legge come un elenco di persone piuttosto che come un elenco di titoli. Dove non abbiamo una foto, vedrai le iniziali, e un contatto di cui non abbiamo mai appreso il nome manterrà l’etichetta generica Contatto come prima.
• Apri la chat direttamente da una scheda — Per qualsiasi trattativa collegata a un contatto, fai clic sull’icona della chat in alto a destra sulla scheda (o alla fine della riga nella vista Elenco) per passare direttamente alla conversazione con quel contatto, senza lasciare la pipeline. L’icona appare solo quando la trattativa ha un contatto collegato.

Perché questa vista è importante: La bacheca della pipeline ti aiuta a individuare i colli di bottiglia a colpo d’occhio. Se vedi 15 trattative bloccate in “Proposta inviata” e nessuna che passa a “Negoziazione”, sai che è il momento di dare seguito a quelle proposte. Se la colonna della prima fase è vuota, sai che devi generare più lead.

Trasforma una fase in una lista di contatti #

Individuare il collo di bottiglia è una cosa, inviare un messaggio a tutti coloro che vi sono bloccati è un’altra. Ogni intestazione di colonna ha un’icona persone accanto al +: cliccandoci sopra otterrai una nuova smart list già configurata con una regola, La fase della trattativa è una delle seguenti, ovvero quella specifica fase. Dalle un nome (ne viene suggerito uno basato sulla fase) e salva.

Il risultato è una lista di contatti che rimane sincronizzata con la colonna: chiunque abbia una trattativa in quella fase ne farà parte, e nel momento in cui una trattativa viene spostata dentro o fuori dalla fase, il relativo contatto si aggiungerà o uscirà automaticamente dalla lista. Punta una broadcast verso di essa e “dare seguito a tutti quelli in Proposta Inviata” diventa un’operazione con un solo clic: niente esportazioni, niente selezione manuale dei contatti e il mese prossimo la stessa lista sarà ancora corretta.

Puoi anche ampliare le regole dopo averla creata: apri Modifica regole della lista e aggiungi altre fasi o condizioni extra, come “nessuna risposta in 14 giorni”.

Ordinamento delle trattative all’interno di una fase #

Come riordinare:

1. Apri la pagina Trattative (vista Kanban).
2. Clicca e tieni premuta una scheda trattativa.
3. Trascinala verso l’alto o verso il basso all’interno della stessa colonna di fase.
4. Rilascia per posizionarla nella nuova posizione.

Suggerimenti per un buon utilizzo dell’ordinamento:

• Mantieni le tue trattative più calde in cima a ogni fase in modo da vederle per prime.
• Sposta le trattative vecchie o a bassa priorità in fondo in modo che non ti distraggano, ma che tu possa comunque trovarle.
• Le trattative appena create vengono aggiunte automaticamente in cima alla loro fase, in modo che le opportunità più recenti emergano immediatamente.
• Quando trascini una trattativa in una nuova fase, per impostazione predefinita finisce in cima a quella fase. Puoi quindi riordinarla all’interno di quella colonna.

Cronologia attività #

La scheda Attività nella pagina completa di una trattativa elenca ciò che è accaduto alla trattativa stessa. Ogni modifica ottiene la propria riga con l’indicazione di cosa è cambiato, ad esempio “Fase: Qualificata → Proposta inviata”. Le modifiche a titolo, fase, stato, priorità, valore, probabilità, data di chiusura, assegnatario, contatto collegato e azienda sono elencate con il vecchio e il nuovo valore. Una descrizione o note modificate vengono visualizzate come “modificato”.

Le modifiche apportate prima del 29 settembre 2026 vengono visualizzate come un’unica riga “aggiornato” senza dettagli.

Probabilità della trattativa e previsioni ponderate #

Ogni trattativa ha un campo Probabilità, espresso come percentuale da 0 a 100. Questo rappresenta la probabilità che la trattativa si concluda con successo.

Cosa significa la probabilità:

• 0% — Questa trattativa è essenzialmente persa o impossibile.
• 25% — Interesse iniziale, ma molto deve ancora andare per il verso giusto.
• 50% — Una vera opportunità, probabilità pari.
• 75% — Probabile chiusura, si stanno solo definendo i dettagli finali.
• 100% — La trattativa è praticamente vinta.

Perché la probabilità è importante:

Il valore di una singola trattativa può essere fuorviante. Una trattativa da 10.000 $ con una probabilità del 10% non è la stessa cosa di una trattativa da 10.000 $ con una probabilità del 90%. La probabilità ti consente di costruire una previsione più onesta ponderando il valore di ogni trattativa in base alla probabilità che si chiuda: questo è esattamente ciò che mostra il riquadro Previsione ponderata sopra la bacheca.

Esempio:

Il totale non ponderato (27.000 $, corrispondente al riquadro Pipeline aperta) mostra il numero principale. Il totale ponderato (7.000 $, corrispondente al riquadro Previsione ponderata) mostra ciò che puoi realisticamente aspettarti di ottenere in base alla probabilità che ogni trattativa si chiuda effettivamente.

Impostazione della probabilità:

Puoi impostare la probabilità durante la creazione di una trattativa e modificarla in qualsiasi momento dai dettagli della trattativa stessa. Molti team scelgono di standardizzare la probabilità per fase (ad esempio, “Discovery = 25%, Proposta = 50%, Negoziazione = 75%”) in modo che le previsioni diventino coerenti in tutto il team.

I totali per fase — valore e numero di trattative — sono visibili anche nella parte superiore di ogni colonna kanban e rispettano qualsiasi vista salvata, filtro intelligente o regola del pannello Filtri attualmente applicata.

Automazione basata su tag #

Una delle funzionalità più potenti del sistema di trattative è l’automazione basata sui tag. A ogni fase della pipeline può essere assegnato un tag di attivazione. Quando quel tag viene aggiunto a un contatto — che sia dall’agente IA, da un webhook o manualmente — la piattaforma automaticamente:

1. Crea una nuova trattativa per quel contatto nella fase attivata, oppure
2. Sposta una trattativa esistente in quella fase se il contatto ha già una trattativa nella tua pipeline.

Configurazione dei trigger dei tag #

1. Vai su Trattative nella barra laterale.
2. Fai clic su Fasi per aprire Modifica fasi pipeline.
3. Sulla fase che desideri automatizzare, fai clic su Avanzate per visualizzare il menu a discesa Tag trigger. Seleziona il tag che dovrebbe attivare la creazione o lo spostamento della trattativa per quella fase.
4. Facoltativamente, imposta un Valore predefinito per la fase: questo valore verrà assegnato a qualsiasi trattativa creata automaticamente dal trigger del tag.
5. Fai clic su Applica modifiche.

Vengono presi in considerazione anche i contatti già etichettati. Quando colleghi un tag di attivazione a una fase (o sposti un tag di attivazione in una fase diversa) e fai clic su Applica modifiche, ai contatti che possiedono già quel tag viene creata o spostata immediatamente la trattativa: non è necessario riapplicare il tag.

Spostare manualmente una trattativa non modifica i tag, a meno che non si attivi la sincronizzazione dei tag. Per impostazione predefinita, trascinare una trattativa in un’altra colonna sposta solo la trattativa; i tag del contatto rimangono invariati. Se desideri che le fasi e i tag si rispecchino a vicenda, attiva Mantieni i tag dei contatti sincronizzati con le fasi (vedi sotto).

L’eliminazione di un tag lo rimuove dalle tue fasi. Se un tag che elimini è il tag di attivazione di una fase, quella fase rimarrà senza, in ogni pipeline. Scegli un nuovo tag di attivazione per la fase in Modifica fasi della pipeline se desideri mantenerla automatizzata.

Mantenere i tag sincronizzati con le fasi (opzionale) #

In fondo alla finestra di dialogo Modifica fasi pipeline è presente una scheda Impostazioni pipeline con un interruttore Mantieni i tag dei contatti sincronizzati con le fasi. È disattivato per impostazione predefinita. Quando lo attivi:

• Spostare una trattativa applica il tag della fase. Trascina una trattativa in una fase che ha un tag di attivazione e il contatto riceverà quel tag; gli altri tag di attivazione delle fasi verranno rimossi dal contatto.
• Applicare un tag di fase sposta la trattativa in quella fase, anche all’indietro. Che sia l’agente IA, un membro del team o l’API ad applicare un tag di attivazione di fase, la trattativa seguirà il tag applicato più di recente e gli altri tag di attivazione di fase verranno rimossi. I tag di fase non possono mai coesistere su un singolo contatto.
• Le fasi senza un tag di attivazione non vengono influenzate in alcun modo.

Lascialo disattivato se preferisci la regola predefinita, in cui un contatto può avere diversi tag di fase e la trattativa si trova sempre in quella più avanzata.

Attenzione prima di abilitarlo per una pipeline guidata dall’IA. Con la sincronizzazione attiva, un agente che riapplica un tag di una fase precedente sposterà la trattativa indietro in quella fase. Questo è lo scopo dell’impostazione, ma controlla prima le istruzioni di tagging del tuo agente.

Esempio: Il tuo agente IA etichetta i contatti come “interessato” quando chiedono informazioni sui prezzi. Assegni l’etichetta “interessato” come trigger per la tua fase “Qualificato” con un valore predefinito di $1.000. Ora, ogni volta che l’agente etichetta un contatto come “interessato”, viene creata automaticamente una trattativa del valore di $1.000 nella colonna “Qualificato” della tua pipeline: nessun lavoro manuale necessario.

Come appare una trattativa creata automaticamente: Una trattativa creata automaticamente prende il nome dal contatto (il suo nome, o email/telefono se non è memorizzato alcun nome), inizia con una probabilità del 50% e priorità Media, ed è contrassegnata con l’origine “tag-trigger”. Il suo valore deriva dal Valore predefinito della fase (o 0 se non ne hai impostato uno). Puoi modificare ognuno di questi elementi in seguito.

Cosa succede quando vengono aggiunti più tag #

Se un contatto riceve più tag contemporaneamente che corrispondono a diverse fasi della pipeline, la piattaforma inserisce la trattativa nella fase più avanzata (quella più avanti nella tua pipeline). Questo impedisce che le trattative vengano create in una fase precedente quando una fase successiva è già pertinente.

I tag di attivazione funzionano anche al contrario. Se rimuovi l’ultimo tag di attivazione da un contatto, la piattaforma elimina automaticamente la trattativa di quel contatto, presumendo che abbia abbandonato il funnel — inclusa una trattativa creata automaticamente o già spostata attraverso diverse fasi, senza possibilità di annullamento. Se un contatto finisce per avere più di una trattativa, il sistema mantiene quella più avanzata nella pipeline ed elimina le altre. Per le opportunità che non vuoi gestire automaticamente, crea la trattativa manualmente e non fare affidamento su un tag di attivazione.

Combinare i trigger dei tag con i tag dell’agente IA #

Questa funzionalità funziona perfettamente con l’etichettatura automatica del tuo agente IA (configurata nella scheda Etichette dell’agente). Un flusso di lavoro tipico è il seguente:

1. Configura le etichette dell’agente con descrizioni che indichino all’agente quando applicarle (ad esempio, etichetta “prenotato” con descrizione “Il contatto ha confermato un appuntamento”).
2. Assegna tali etichette come trigger nelle fasi appropriate della pipeline.
3. L’agente gestisce il resto: mentre conversa con i contatti, applica le etichette in base alla conversazione e le trattative vengono create e spostate automaticamente attraverso la tua pipeline.

Uno scenario di vendita: mettiamo tutto insieme #

Ecco come funzionano le trattative nella pratica per un’agenzia di web design che utilizza la piattaforma. In questo esempio, l’agenzia ha impostato fasi personalizzate della pipeline: Nuovo lead > Chiamata conoscitiva > Proposta inviata > Negoziazione > Vinta > Persa, con tag trigger su ogni fase.

1. Lunedì: Una nuova lead di nome Maria ti contatta su WhatsApp per informazioni sulla progettazione di siti web. L’agente IA la etichetta come “new-lead” e viene creata automaticamente una trattativa chiamata “Website Redesign - Maria’s Restaurant” nella fase Nuova lead con un valore predefinito di 3.000 $.

2. Martedì: Hai una conversazione su WhatsApp riguardo alle sue esigenze e al budget. Trascini la trattativa nella fase Chiamata conoscitiva, oppure l’agente la etichetta come “discovery-scheduled” e la trattativa si sposta automaticamente.

3. Mercoledì: Dopo aver confermato che Maria ha il budget e le tempistiche, le invii una proposta. Sposti la trattativa su Proposta inviata e aggiorni il valore a 3.500 $ in base all’ambito discusso.

4. Lunedì successivo: Maria risponde dicendo che adora la proposta ma chiede informazioni su un piano di pagamento. Sposti la trattativa su Negoziazione.

5. Mercoledì successivo: Maria accetta il piano di pagamento e conferma il progetto. Sposti la trattativa su Vinta!

Durante questo processo, ogni conversazione su WhatsApp viene collegata alla trattativa, in modo che chiunque nel tuo team possa aprire la trattativa e vedere il contesto completo di quanto discusso. E poiché hai impostato i tag di attivazione, gran parte dello spostamento tra le fasi è avvenuto automaticamente in base alla conversazione dell’agente IA con Maria.

Best practice #

• Progetta fasi che corrispondano al tuo processo reale. Non copiare una pipeline generica. Pensa ai passaggi effettivi che una trattativa attraversa nella tua attività e crea una fase per ciascuno di essi.
• Usa le etichette trigger per l’automazione. Più automatizzi con i trigger delle etichette, meno lavoro manuale dovrai svolgere. Lascia che l’agente IA sposti le trattative attraverso la tua pipeline man mano che le conversazioni procedono.
• Mantieni le trattative aggiornate — Controlla regolarmente la tua pipeline (almeno settimanalmente) e aggiorna le fasi delle trattative. Le trattative ferme possono far sembrare la tua pipeline più sana di quanto non sia in realtà: il filtro smart Stale 14d+ e la vista salvata Dormant 14d+ rendono facile individuarle.
• Aggiungi note — Documenta conversazioni importanti, decisioni e passaggi successivi su ogni trattativa. Questo è particolarmente utile se più membri del team lavorano sugli stessi account.
• Usa valori realistici per le trattative — Assegna valori monetari onesti alle trattative in modo che i totali della tua pipeline siano significativi. Valori gonfiati portano a previsioni imprecise.
• Esamina le trattative perse — Osserva periodicamente le trattative che hai perso per identificare dei pattern. Stai perdendo trattative nella fase di proposta? Forse i tuoi prezzi necessitano di un aggiustamento. I lead si raffreddano dopo il primo contatto? Forse le tempistiche dei tuoi follow-up devono essere migliorate.
• Combina con le trasmissioni: raggiungi i contatti che hanno trattative attive. Ad esempio, crea una lista smart di contatti nella tua fase di proposta (regola Fase della trattativa) e invia loro una Trasmissione.
• Monitora il tuo tasso di successo — Nel tempo, confronta il numero di trattative vinte con il totale delle trattative per comprendere il tuo tasso di conversione. Questo ti aiuta a stabilire obiettivi realistici e a identificare dove migliorare.

Hai bisogno di aiuto? #

Se hai domande sulla funzionalità delle offerte o sulla pipeline di vendita, contattaci tramite il nostro supporto via email.