Pipeline de Vendas #

O que são Negócios? #

As oportunidades permitem-lhe acompanhar as oportunidades de venda à medida que estas progridem desde o primeiro contacto até à venda fechada. Cada oportunidade representa uma potencial venda ou resultado de negócio associado a um contacto específico. Ao organizar as oportunidades em etapas, obtém uma visão clara da situação de cada oportunidade e do que requer a sua atenção a seguir.

Porquê utilizar um pipeline de vendas? Sem um, é fácil perder o controlo de com quem falou, o que ofereceu e quais os contactos que precisam de acompanhamento. Um pipeline oferece-lhe uma visão geral visual de todo o seu processo de vendas para que nada seja esquecido.

Exemplo: Imagine que gere uma agência de marketing. Está a conversar com 30 potenciais clientes através do WhatsApp e do Instagram. Alguns são contactos novos, outros receberam uma proposta na semana passada e outros estão prontos a assinar. Sem um funil, teria de memorizar tudo isso. Com as oportunidades, pode ver num relance que tem 10 novos contactos, 8 com propostas enviadas e 3 prontos a fechar — e sabe exatamente onde focar a sua energia.

Onde encontrar as Oportunidades #

Na barra lateral, sob o grupo CRM, clique em Oportunidades.

O cabeçalho mostra a contagem de oportunidades e o valor total do funil, com os botões Etapas e Nova oportunidade no canto superior direito.

Configurar as Etapas do seu Pipeline #

Ao contrário de sistemas rígidos com etapas fixas, a plataforma permite-lhe criar as suas próprias etapas de pipeline que correspondem exatamente ao seu processo de vendas. Você decide que etapas usar, a ordem em que aparecem e que cores lhes atribuir.

Como Configurar as Etapas do Pipeline #

1. Clique em Negócios na barra lateral.
2. Clique em Fases no topo da página para abrir a janela modal Editar fases do funil.
3. As fases estão agrupadas em três secções — Aberto, Ganho e Perdido — além de um seletor de modelos de funil à esquerda. A partir daqui, pode:
   • Adicionar uma nova fase — Clique no + junto ao cabeçalho de uma secção, dê um nome à fase, escolha uma cor e arraste-a para a posição pretendida.
   • Editar uma fase existente — Altere o nome ou a cor de qualquer fase diretamente; clique em Avançadas na linha de uma fase para revelar os campos Etiqueta de acionamento e Valor predefinido (consulte “Automação baseada em etiquetas” abaixo).
   • Reordenar fases — Arraste as fases para cima ou para baixo para alterar a ordem pela qual aparecem no seu quadro.
   • Eliminar uma fase — Utilize o menu da linha da fase e escolha Eliminar.
4. Clique em Aplicar alterações quando terminar.

Limites de fases e o que acontece quando elimina. Pode ter até 20 fases de pipeline e o nome de uma fase pode ter até 80 caracteres. Quando elimina uma fase, quaisquer negócios que ainda se encontrem nela não são eliminados — mas também não são movidos para lado nenhum, pelo que desaparecem do quadro — e das vistas de Lista e Tabela — até que os reatribua. Mova os negócios para fora de uma fase antes de a eliminar. A eliminação de uma fase vazia não tem efeitos secundários.

Se ainda não tiver etapas configuradas, a página de Oportunidades mostra um estado vazio, sugerindo que configure as etapas do seu funil antes de poder começar a criar oportunidades.

O que cada etapa contém #

Exemplos de Pipelines #

Agência de marketing: Novo Contacto > Chamada de Descoberta > Proposta Enviada > Negociação > Ganho > Perdido

Loja de comércio eletrónico: Consulta > Orçamento Enviado > A aguardar Pagamento > Pago > Concluído

Imobiliária: Nova Consulta > Visita Agendada > Proposta Feita > Sob Contrato > Fechado

Empresa de consultoria: Contacto Inicial > Avaliação de Necessidades > Proposta > Revisão de Contrato > Contratado

Não está limitado a estes exemplos. Crie as etapas que fizerem sentido para o seu negócio.

Criar Negócios #

Para criar um novo negócio:

1. Clique em Negócios na barra lateral.
2. Clique em Novo negócio no canto superior direito — ou clique no botão + no topo de qualquer coluna kanban, o que pré-seleciona a fase dessa coluna. Existe também um campo de adição rápida na parte inferior de cada coluna para adicionar um negócio apenas pelo título.

3. Preencha os detalhes do negócio:
   • Título — Um nome descritivo para a oportunidade (por exemplo, “Redesign de Website - Acme Corp” ou “Retainer Mensal - Sarah’s Bakery”).
   • Valor — O valor monetário estimado do negócio (por exemplo, 5.000 $). Isto ajuda-o a prever receitas. O valor utiliza a moeda da sua conta e é introduzido como um número inteiro.
   • Probabilidade (%) — A probabilidade de este negócio ser fechado, de 0 a 100 por cento (ver “Probabilidade de Negócio e Previsões Ponderadas” abaixo).
   • Etapa — A etapa atual do negócio no seu pipeline.
   • Prioridade — O nível de prioridade do negócio (Baixa, Média ou Alta).
   • Contacto — Selecione o contacto a que este negócio está associado.
   • Responsável — O membro da equipa que detém este negócio (ou deixe como Não atribuído).
   • Empresa — A empresa ou organização a que o negócio está ligado.
   • Data de fecho — Quando espera que o negócio seja fechado.
   • Origem — De onde o negócio se originou (por exemplo, website, referência, campanha).
   • Etiquetas — Etiquetas de formato livre para filtragem posterior.
   • Descrição — Um resumo do negócio e qualquer contexto que valha a pena guardar.
4. Clique em Criar negócio.

Dica: Crie um negócio assim que uma conversa se transforme numa oportunidade de venda real. Quanto mais cedo começar a acompanhar, menos provável será esquecer seguimentos importantes.

Associar Negócios a Contactos #

Cada negócio está ligado a um contacto na aplicação. Esta ligação dá-lhe um contexto poderoso:

• Histórico completo de conversação — O histórico de chat e o contexto da comunicação estão disponíveis juntamente com os detalhes da oportunidade, para que nunca perca o fio ao que foi discutido.
• Respostas de IA mais inteligentes — Quando o seu agente de IA interage com um contacto, pode estar ciente da etapa da oportunidade e adaptar as respostas em conformidade.

Para associar um negócio a um contacto, basta selecionar o contacto ao criar ou editar o negócio — ou associá-lo diretamente a partir da secção Negócio do painel de chat do contacto.

Adicionar uma tarefa a um negócio #

Um seguimento pertence, normalmente, a um negócio: “ligar-lhes amanhã às 15:00 sobre o orçamento”. Pode criar essa tarefa a partir do próprio negócio, numa única linha, sem abrir o formulário completo de tarefas:

• No quadro — passe o rato sobre um cartão e clique no ícone de verificação na linha de ações rápidas. Surgirá uma pequena barra.
• Na gaveta do negócio — clique num cartão para abrir a sua gaveta; a secção Tarefas tem a mesma barra, com as tarefas pendentes do negócio listadas abaixo.
• No registo do negócio — abra o separador Tarefas do negócio; a barra encontra-se acima das tarefas associadas. O botão Nova tarefa continua disponível para quando precisar do formulário completo (tipo, fase, responsável, descrição).

A barra funciona da mesma forma em todo o lado:

1. O título é preenchido automaticamente — “Seguimento sobre a reformulação do Website” — e pode escrever por cima dele.
2. Escolha uma data de conclusão a partir das opções rápidas: Mais tarde hoje, Amanhã, Em 3 dias ou Próxima semana. Ou clique no botão da data para escolher a sua própria. Precisa de uma hora exata? Defina-a no campo hora junto à data.
3. Clique em Criar tarefa (ou prima Enter no campo do título).

A tarefa é uma Tarefa a realizar, associada ao negócio e ao contacto do negócio, pelo que aparece no negócio, no painel de chat do contacto e na página de Tarefas. A opção de data de conclusão que utilizou por último é memorizada para a próxima vez.

Não vê a barra? Ela só aparece quando as Tarefas estão ativadas para a sua conta e as permissões da sua equipa lhe permitem editar contactos. Consulte Tarefas.

Vistas e Filtragem #

Duas linhas de chips situam-se acima do quadro:

• Vistas guardadas — predefinições rápidas como Todas, Funil aberto, Ganhas este mês, Oportunidades quentes, Inativas há 14 dias+ e A fechar este mês, cada uma com uma contagem em tempo real. Um clique muda todo o quadro para essa fatia.
• Filtros inteligentes — alterne qualquer combinação de Aberto, Ganho este mês, Estagnado há 14 dias+, Valor elevado ou A fechar em 7 dias sobre uma vista guardada para restringir ainda mais os resultados.

Abaixo disso, uma caixa de pesquisa encontra oportunidades por título ou empresa, e um botão Filtro abre um construtor de regras que abrange etapa, prioridade, etiquetas, data de criação, data de fecho, empresa, responsável e valor — incluindo filtragem por intervalo de datas:

• Intervalo de datas de criação — Mostra apenas negócios criados entre duas datas. Útil para revisões mensais ou trimestrais.
• Intervalo de datas de fecho — Mostra apenas negócios com uma data de fecho prevista num período escolhido. Útil para relatórios do tipo “o que será fechado este mês?”.

Exemplos:

• “Mostra-me todos os negócios criados no 1.º trimestre para que possa rever a acumulação do meu pipeline.”
• “Mostra-me os negócios criados esta semana para que possa rever os meus contactos mais recentes.”

Dica: Os filtros de data incluem o dia inteiro. Escolher a mesma data de início e de fim mostra-lhe tudo o que foi criado (ou fechado) nesse dia específico, da meia-noite à meia-noite.

Um seletor de vista permite alternar entre Kanban (um quadro de cartões organizados em colunas, uma coluna por fase), Lista e Tabela para o mesmo conjunto de negócios filtrados.

Gestão de Pipeline #

• Quadro estilo Kanban — Os negócios são apresentados como cartões organizados por fase em colunas. Cada coluna corresponde a uma das suas fases de pipeline personalizadas, da esquerda para a direita, na ordem que definiu. Pode ver todo o seu pipeline de um relance.
• Arrastar e largar entre fases — Mova os negócios entre fases arrastando-os de uma coluna para outra. Por exemplo, arraste um negócio de “Proposta Enviada” para “Negociação” quando o cliente começar a discutir os termos.
• Arrastar e largar dentro de uma fase — Também pode reordenar os cartões dentro da mesma coluna. Isto é útil para manter os negócios mais importantes ou urgentes no topo de cada fase, para que sejam a primeira coisa que vê. A ordem é guardada para a sua conta.
• Mosaicos de resumo — Acima do quadro, quatro mosaicos mostram Pipeline aberto (valor total de tudo o que ainda está ativo), Previsão ponderada (o valor de cada negócio aberto multiplicado pela sua probabilidade, somado — veja Probabilidade de Negócio e Previsões Ponderadas), Ganho este mês e Total ganho.
• Clique num cartão para abrir os seus detalhes — Uma barra lateral mostra o valor do negócio, probabilidade, data de fecho, prioridade, origem, proprietário e data de criação, além das ações Marcar como ganho, Editar e Eliminar.
• Abra o chat diretamente a partir de um cartão — Para qualquer negócio associado a um contacto, clique no ícone de chat no canto superior direito do cartão (ou no final da linha na vista de Lista) para saltar diretamente para a conversa desse contacto, sem sair do pipeline. O ícone só aparece quando o negócio tem um contacto associado.

Por que razão esta vista é importante: O quadro de pipeline ajuda-o a identificar estrangulamentos num relance. Se vir 15 negócios bloqueados em “Proposta Enviada” e nenhum a avançar para “Negociação”, sabe que está na altura de fazer o seguimento dessas propostas. Se a sua primeira coluna de fase estiver vazia, sabe que precisa de gerar mais leads.

Transforme uma Etapa numa Lista de Contactos #

Identificar o estrangulamento é uma coisa — enviar mensagens a todos os que estão presos nele é outra. Cada cabeçalho de coluna tem um ícone de pessoas ao lado do +: clique nele e obterá uma nova lista inteligente já configurada com uma regra, A etapa do negócio é qualquer uma de essa etapa. Dê-lhe um nome (é sugerido um com base na etapa) e guarde.

O resultado é uma lista de contactos que se mantém sincronizada com a coluna: quem tiver um negócio nessa etapa está nela, e no momento em que um negócio é arrastado para dentro ou para fora da etapa, o seu contacto entra ou sai da lista automaticamente. Aponte uma transmissão para ela e “fazer seguimento com todos em Proposta Enviada” torna-se num público de um clique — sem exportar, sem escolher contactos manualmente, e no próximo mês a mesma lista continuará correta.

Também pode alargar as regras depois de a criar — abra a opção Editar regras da lista e adicione mais etapas, ou condições extra como “sem resposta em 14 dias”.

Ordenar negócios dentro de uma fase #

Como reordenar:

1. Abra a página Negócios (vista Kanban).
2. Clique e mantenha premido um cartão de negócio.
3. Arraste-o para cima ou para baixo dentro da mesma coluna de fase.
4. Solte para o largar na nova posição.

Dicas para utilizar bem a ordenação:

• Mantenha os seus negócios mais importantes no topo de cada fase para que os veja primeiro.
• Empurre os negócios estagnados ou de baixa prioridade para o fundo para que não o distraiam, mas para que os possa encontrar quando precisar.
• Os negócios criados recentemente são adicionados automaticamente ao topo da sua fase, para que as oportunidades mais recentes apareçam imediatamente.
• Quando arrasta um negócio para uma nova fase, por predefinição, este é colocado no topo dessa fase. Pode então reordená-lo dentro dessa coluna.

Probabilidade de Negócio e Previsões Ponderadas #

Cada negócio tem um campo de Probabilidade, expresso como uma percentagem de 0 a 100. Isto representa a probabilidade de o negócio ser fechado com sucesso.

O que significa a probabilidade:

• 0% — Este negócio está essencialmente perdido ou é impossível.
• 25% — Interesse inicial, mas ainda há muito que tem de correr bem.
• 50% — Uma oportunidade real, probabilidades iguais.
• 75% — Provável de fechar, apenas a finalizar detalhes.
• 100% — O negócio está praticamente ganho.

Por que razão a probabilidade é importante:

O valor de um negócio isolado pode ser enganador. Um negócio de 10.000 $ com 10% de probabilidade não é o mesmo que um negócio de 10.000 $ com 90% de probabilidade. A probabilidade permite-lhe construir uma previsão mais honesta ao ponderar o valor de cada negócio pela probabilidade de este ser fechado — é exatamente isto que o mosaico Previsão ponderada acima do quadro mostra.

Exemplo:

O total não ponderado (27.000 $, correspondente ao mosaico Pipeline aberto) mostra o número principal. O total ponderado (7.000 $, correspondente ao mosaico Previsão ponderada) mostra o que pode realisticamente esperar obter com base na probabilidade de cada negócio ser efetivamente fechado.

Definir probabilidade:

Pode definir a probabilidade ao criar um negócio e editá-la a qualquer momento a partir dos detalhes do negócio. Muitas equipas optam por padronizar a probabilidade por fase (por exemplo, “Descoberta = 25%, Proposta = 50%, Negociação = 75%”) para que a previsão se torne consistente em toda a equipa.

Os totais por fase — valor e contagem de negócios — também são visíveis no topo de cada coluna kanban e respeitam qualquer vista guardada, filtro inteligente ou regra do painel de filtros que tenha aplicada no momento.

Automatização Baseada em Etiquetas #

Uma das funcionalidades mais poderosas do sistema de negócios é a automatização baseada em etiquetas. Cada fase do pipeline pode ter uma etiqueta de gatilho atribuída. Quando essa etiqueta é adicionada a um contacto — seja pelo agente de IA, por um webhook ou manualmente — a plataforma automaticamente:

1. Cria uma nova oportunidade para esse contacto na fase acionada, ou
2. Move uma oportunidade existente para essa fase, caso o contacto já tenha uma oportunidade no seu funil.

Configurar Acionadores de Etiquetas #

1. Vá a Negócios na barra lateral.
2. Clique em Fases para abrir Editar fases do funil.
3. Na fase que pretende automatizar, clique em Avançadas para revelar o menu pendente Etiqueta de acionamento. Selecione a etiqueta que deve acionar a criação ou o movimento do negócio para essa fase.
4. Opcionalmente, defina um Valor predefinido para a fase — este valor será atribuído a qualquer negócio criado automaticamente pelo acionador da etiqueta.
5. Clique em Aplicar alterações.

Os contactos já etiquetados também são incluídos. Quando associa uma etiqueta de acionamento a uma fase (ou move uma etiqueta de acionamento para uma fase diferente) e clica em Aplicar alterações, os contactos que já possuem essa etiqueta têm a sua oportunidade criada ou movida imediatamente — não precisa de voltar a aplicar a etiqueta.

Mover uma oportunidade manualmente não altera as etiquetas, a menos que ative a sincronização de etiquetas. Por predefinição, arrastar uma oportunidade para outra coluna move apenas a oportunidade; as etiquetas do contacto permanecem como estavam. Se pretender que as fases e as etiquetas se espelhem, ative a opção Manter etiquetas de contacto sincronizadas com as fases (ver abaixo).

Manter Etiquetas Sincronizadas com as Fases (opcional) #

Na parte inferior da caixa de diálogo Editar fases do pipeline, existe um cartão de Definições do pipeline com um interruptor Manter etiquetas de contacto sincronizadas com as fases. Está desativado por predefinição. Quando o ativa:

• Mover uma oportunidade aplica a etiqueta da fase. Arraste uma oportunidade para uma fase que tenha uma etiqueta de acionamento e o contacto recebe essa etiqueta; as outras etiquetas de acionamento de fase são removidas do contacto.
• Aplicar uma etiqueta de fase move a oportunidade para essa fase, mesmo para trás. Quer o agente de IA, um membro da equipa ou a API apliquem uma etiqueta de acionamento de fase, a oportunidade segue a etiqueta que foi aplicada mais recentemente e as outras etiquetas de acionamento de fase são removidas. As etiquetas de fase nunca coexistem num contacto.
• As fases sem uma etiqueta de acionamento não são afetadas de nenhuma das formas.

Deixe-o desativado se preferir a regra predefinida, onde um contacto pode ter várias etiquetas de fase e a oportunidade fica sempre na fase mais avançada.

Atenção antes de ativar para um pipeline orientado por IA. Com a sincronização ativada, um agente que volte a aplicar uma etiqueta de fase anterior moverá a oportunidade de volta para essa fase anterior. Esse é o objetivo da definição, mas verifique primeiro as instruções de etiquetagem do seu agente.

Exemplo: Tem uma campanha onde o seu agente de IA etiqueta contactos como “interessado” quando perguntam sobre preços. Atribui a etiqueta “interessado” como o gatilho para a sua fase “Qualificado” com um valor predefinido de 1.000 $. Agora, sempre que o agente etiqueta um contacto como “interessado”, é criado automaticamente um negócio no valor de 1.000 $ na coluna “Qualificado” do seu pipeline — sem necessidade de trabalho manual.

Como é um negócio criado automaticamente: Um negócio criado automaticamente recebe o nome do contacto (o seu nome, ou e-mail/telefone se não houver nome guardado), começa com 50% de probabilidade e prioridade Média, e é etiquetado com a Origem “tag-trigger”. O seu valor provém do Valor Predefinido da fase (ou 0 se não tiver definido nenhum). Pode editar qualquer um destes elementos posteriormente.

O que acontece quando são adicionadas múltiplas etiquetas #

Se um contacto receber várias etiquetas ao mesmo tempo que correspondam a diferentes fases do pipeline, a plataforma coloca o negócio na fase mais avançada (a que está mais à frente no seu pipeline). Isto evita que os negócios sejam criados numa fase anterior quando uma fase posterior já é relevante.

As etiquetas de gatilho também funcionam ao contrário. Se remover a última etiqueta de gatilho de um contacto, a plataforma elimina automaticamente o negócio desse contacto, assumindo que este saiu do funil — incluindo um negócio que foi criado automaticamente ou que já passou por várias fases, sem possibilidade de anular. Se um contacto acabar com mais do que um negócio, o sistema mantém o que está mais avançado no seu pipeline e elimina os restantes. Para oportunidades que não quer que sejam geridas automaticamente, crie o negócio manualmente e não dependa de uma etiqueta de gatilho.

Combinar gatilhos de etiquetas com etiquetas do agente de IA #

Esta funcionalidade funciona na perfeição com a etiquetagem automática do seu agente de IA (configurada nas definições de etiquetas da campanha). Um fluxo de trabalho típico é o seguinte:

1. Configure etiquetas de campanha com descrições que indiquem ao agente quando as deve aplicar (por exemplo, etiqueta “marcado” com a descrição “O contacto confirmou uma marcação”).
2. Atribua essas etiquetas como gatilhos nas fases de pipeline apropriadas.
3. O agente trata do resto — à medida que conversa com os contactos, aplica etiquetas com base na conversa, e os negócios são criados e movidos pelo seu pipeline automaticamente.

Um Cenário de Vendas: Juntando Tudo #

Eis como os negócios funcionam na prática para uma agência de design web que utiliza a plataforma. Neste exemplo, a agência configurou fases de pipeline personalizadas: Novo Lead > Chamada de Descoberta > Proposta Enviada > Negociação > Ganho > Perdido, com etiquetas de gatilho em cada fase.

1. Segunda-feira: Uma nova lead chamada Maria envia-lhe uma mensagem no WhatsApp a perguntar sobre design de websites. O agente de IA etiqueta-a como “new-lead” e é criado automaticamente um negócio chamado “Website Redesign - Maria’s Restaurant” na fase New Lead, com um valor predefinido de 3.000 $.

2. Terça-feira: Tem uma conversa no WhatsApp sobre as necessidades e o orçamento dela. Arrastar o negócio para Discovery Call, ou o agente etiqueta-a como “discovery-scheduled” e o negócio move-se automaticamente.

3. Quarta-feira: Após confirmar que a Maria tem o orçamento e o prazo, envia-lhe uma proposta. Move o negócio para Proposta Enviada e atualiza o valor para $3.500 com base no âmbito discutido.

4. Segunda-feira seguinte: A Maria responde dizendo que adora a proposta, mas pergunta sobre um plano de pagamentos. Move o negócio para Negociação.

5. Quarta-feira seguinte: A Maria concorda com o plano de pagamentos e confirma o projeto. Move o negócio para Ganho!

Ao longo deste processo, todas as conversas no WhatsApp são associadas ao negócio, para que qualquer pessoa da sua equipa possa abrir o negócio e ver o contexto completo do que foi discutido. E, como configurou etiquetas de gatilho, grande parte da mudança de fase aconteceu automaticamente com base na conversa do agente de IA com a Maria.

Melhores práticas #

• Desenhe etapas que correspondam ao seu processo real. Não copie um pipeline genérico. Pense nos passos reais pelos quais um negócio passa no seu negócio e crie etapas para cada um.
• Utilize etiquetas de gatilho para automatização. Quanto mais automatizar com gatilhos de etiquetas, menos trabalho manual terá de fazer. Deixe o agente de IA mover os negócios através do seu pipeline à medida que as conversas progridem.
• Mantenha os negócios atualizados — Reveja o seu pipeline regularmente (pelo menos semanalmente) e atualize as etapas dos negócios. Negócios estagnados podem fazer com que o seu pipeline pareça mais saudável do que realmente é — o filtro inteligente Estagnado 14d+ e a vista guardada Inativo 14d+ tornam-nos fáceis de encontrar.
• Adicione notas — Documente conversas importantes, decisões e próximos passos em cada negócio. Isto é especialmente valioso se vários membros da equipa trabalharem nas mesmas contas.
• Utilize valores de negócio realistas — Atribua valores monetários honestos aos negócios para que os totais do seu pipeline sejam significativos. Valores inflacionados levam a previsões imprecisas.
• Reveja os negócios perdidos — Analise periodicamente os negócios que perdeu para identificar padrões. Está a perder negócios na etapa de proposta? Talvez o seu preço precise de ajuste. Os leads estão a arrefecer após o primeiro contacto? Talvez o seu tempo de seguimento precise de ser melhorado.
• Combine com campanhas — Utilize campanhas para automatizar seguimentos com contactos que tenham negócios ativos. Por exemplo, configure uma sequência de seguimento para contactos numa etapa de proposta que não responderam em 3 dias.
• Acompanhe a sua taxa de sucesso — Com o tempo, compare o número de negócios ganhos com o total de negócios para compreender a sua taxa de conversão. Isto ajuda-o a definir objetivos realistas e a identificar onde melhorar.

Precisa de ajuda? #

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