Sistema de reservas #

Información general #

La plataforma incluye un sistema integrado de reserva de citas que permite a su agente de IA programar reuniones, consultas y eventos directamente dentro de las conversaciones. Cuando un contacto desea reservar un horario, la IA comprueba su disponibilidad, ofrece espacios libres y confirma la cita, todo ello sin que usted tenga que mover un dedo.

¿Para quién es esto? Cualquier empresa que acepte citas o reservas. Por ejemplo:

• Una peluquería que reserva citas de estilismo a través de WhatsApp
• Una agencia inmobiliaria que programa visitas a propiedades mediante mensajes directos de Instagram
• Un restaurante que acepta reservas de mesa a través de un widget de chat
• Una firma de consultoría que reserva llamadas de descubrimiento directamente desde un chat
• Una clínica médica que permite a los pacientes programar citas mediante SMS

El sistema de reservas se integra con Google Calendar para una sincronización bidireccional (consulte Integración con Google Calendar) y con plataformas de reserva de restaurantes como Formitable y Zenchef.

Google Calendar es opcional. El sistema de reservas integrado funciona de forma totalmente independiente. Estableces las horas en las que estás disponible en un tipo de evento, y la IA ofrece y reserva esas horas sin necesidad de conectar ningún calendario. Conectar Google Calendar añade tres ventajas adicionales: cada reserva también aparece en tu calendario, cualquier evento que ya esté en tu calendario se considera como ocupado para que nunca se ofrezca, y se pueden crear enlaces de Google Meet para ti. Si decides no conectarlo, todo lo demás en esta página seguirá funcionando exactamente como se describe.

Configurar las reservas requiere tres pasos, y esta página explica cada uno con una captura de pantalla:

1. Crea un tipo de evento: el tipo de cita que la gente puede reservar (por ejemplo, “Consulta gratuita de 30 minutos”).
2. Activa las reservas para tu IA: para que ofrezca esas citas en el chat.
3. Observa cómo llegan las reservas en la página de Citas (y en tu Google Calendar, si está conectado).

Paso 1: Abrir la página de Citas #

Haga clic en Citas en la barra lateral, bajo el grupo Interactuar. La página tiene dos pestañas:

• Próximas citas: todas las citas que se han reservado, con tarjetas de estadísticas para Total, Esta semana, Confirmadas y Pendientes, además de búsqueda, un filtro de tiempo y un filtro de estado.
• Tipos de evento: los servicios reservables que su IA puede ofrecer.

Ver su agenda como un calendario #

La pestaña Próximas citas puede mostrar sus reservas de dos maneras: cambie entre ellas con el selector Lista / Calendario a la derecha de la fila de filtros:

• Lista: la tabla que se muestra arriba: una fila por reserva, ideal para revisar lo que sigue y realizar acciones masivas.
• Calendario: una cuadrícula semanal o mensual, ideal para ver su día o semana de un vistazo y detectar espacios disponibles.

En la vista de calendario, dispone de un selector de Semana / Mes (la semana es la opción predeterminada), flechas para avanzar o retroceder en el tiempo y un botón Hoy para volver a la semana o mes actual. Cada cita aparece en su día como una pequeña tarjeta con la hora, el nombre del contacto y un punto de estado de color. Sus búsquedas y filtros también se aplican aquí, por lo que puede, por ejemplo, mostrar solo las citas confirmadas en el calendario.

• Haga clic en una cita para abrir el mismo panel de detalles que en la vista de lista: reprograme, abra el chat o elimine la cita desde allí.
• Haga clic en un espacio vacío de un día para reservar una nueva cita en ese día: el formulario de reserva se abrirá con la fecha ya completada.
• En la vista mensual, un día ocupado muestra las primeras citas y una línea de +N más: haga clic en ella para ampliar la vista a la semana de ese día.

Reservar una cita usted mismo #

La mayoría de las citas son reservadas por su IA en el chat, pero también puede reservar una manualmente (por ejemplo, tras una llamada telefónica o una visita sin cita previa) con el botón Reservar cita en la parte superior derecha de la página (o haciendo clic en un día vacío en la vista de calendario). Elija el contacto, el tipo de evento, una fecha y uno de los horarios disponibles; la disponibilidad se verifica de la misma manera que cuando la IA realiza la reserva, por lo que no podrá reservar dos veces el mismo espacio.

Haga clic en cualquier fila para abrir el panel de detalles de esa cita, en modo de solo lectura, que muestra el contacto, el evento, la fecha y hora, la ubicación de la reunión y botones para abrir el chat, reprogramar o eliminar:

Eliminar varias citas a la vez #

En la pestaña Citas, cada fila tiene una casilla de verificación y la casilla de verificación del encabezado selecciona todo lo que se muestra actualmente. Seleccione las citas que desea eliminar y aparecerá una barra en la parte inferior con un botón Eliminar; confirme una vez y se eliminarán juntas junto con sus eventos de calendario vinculados. Presione Escape para borrar una selección.

Paso 2: Crear un tipo de evento #

Los tipos de evento definen las clases de citas que sus contactos pueden reservar. Piense en cada tipo de evento como un servicio diferente que usted ofrece: “Consulta gratuita de 30 minutos”, “Demostración de producto”, “Cita de peluquería”, “Reserva de restaurante para 2”.

1. En la página de Citas, cambie a la pestaña Tipos de evento.

2. Haga clic en el botón verde Crear tipo de evento en la parte superior derecha. Se abrirá una ventana titulada Nuevo tipo de evento:

3. En Detalles, escriba un Nombre del evento. Asígnele un nombre fácil de entender para el cliente; sus contactos pueden verlo durante la reserva, por lo que “Llamada de estrategia gratuita de 30 minutos” es mejor que “Consulta inicial v2”.
4. Elija un Tipo de reunión: cómo se lleva a cabo la reunión. Esto determina qué aparece como ubicación en la invitación del calendario:

• En persona — la cita ocurre en un lugar físico. Escribes la dirección y esa dirección aparece en el evento del calendario (por ejemplo, “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — se crea automáticamente un enlace de video de Google Meet para cada reserva y se añade al evento del calendario. El contacto también se añade al evento como invitado, por lo que si se conoce su dirección de correo electrónico (por ejemplo, la IA la solicitó durante la conversación), recibirá la invitación de Google Calendar con el enlace de Meet por correo electrónico. Esto requiere que tu Google Calendar esté conectado; si aún no lo está, el formulario mostrará una advertencia con un enlace de Conectar Google Calendar ahí mismo (consulta Integración con Google Calendar).
• Enlace personalizado — pegas tu propio enlace de reunión una vez (por ejemplo, el enlace de tu sala personal de Zoom) y ese mismo enlace se utiliza para cada reserva de este tipo de evento.

5. En Franja horaria, configure cómo funcionan sus franjas horarias:
   • Duración: cuánto dura cada cita (por ejemplo, 30 minutos). ¿Desea un intervalo integrado entre citas? Establezca la duración un poco más larga que la reunión real; no hay una configuración de margen separada.
   • Aviso: el tiempo mínimo de antelación que necesita antes de que pueda comenzar una reserva (por ejemplo, 4 horas significa que nadie puede reservar una cita que comience en 30 minutos).
   • Antelación de reserva: cuántos días en el futuro pueden reservar los contactos (por ejemplo, 28 días).
   • Reservas múltiples por franja: desactivado por defecto. Como dice la descripción debajo, “Desactivado significa una reserva por franja horaria, la forma en que siempre han funcionado las reservas”. Actívelo cuando el mismo horario pueda albergar más de una reserva, y aparecerá un número de Reservas por franja. Está pensado para lugares que son intercambiables y comparten el mismo horario; si sus recursos tienen horarios diferentes o sus propios calendarios, utilice Salas en su lugar. Consulte Permitir que varias personas reserven la misma franja y Salas a continuación.
6. En Horario semanal, establezca qué días y horas se puede reservar este evento. Cada día verde se puede reservar en las horas mostradas; haga clic en la × junto a un rango horario para que ese día no esté disponible, y en el + para añadir un segundo rango al mismo día (para horarios divididos como 9:00–12:00 y 14:00–17:00).

Consejo: Configura tu horario un poco más reducido que tu jornada laboral real. Esto te da un margen de maniobra al principio y al final.

7. En Salas, déjalo como está a menos que tengas más de un recurso reservable. Cada tipo de evento ya tiene una sala y utiliza el horario semanal que acabas de configurar. Si dos personas, sillas o vehículos trabajan en horarios diferentes, añade una sala para cada uno. Consulta Salas a continuación.
8. En Notificaciones, hay dos interruptores:
   • Sincronizar reservas con Google Calendar — coloca cada reserva en tu Google Calendar y comprueba si hay conflictos. Aparece en gris hasta que tu Google Calendar esté conectado (la nota debajo te dirige a la página de configuración correcta).
   • Enviar correo electrónico de cita al contacto — activado de forma predeterminada. Envía al contacto un correo electrónico de confirmación cuando se reserva una cita. Cuando la reserva también se sincroniza con Google Calendar, el mismo interruptor controla la invitación de Google Calendar que el contacto recibe como invitado en el evento. Desactívalo si no deseas que se envíe ningún correo electrónico al contacto.
9. Haz clic en Crear evento. Volverás a la pestaña Tipos de evento con tu nuevo evento añadido como una fila y un mensaje de confirmación:

Para cambiar un tipo de evento más tarde, haga clic en su fila, o utilice el icono del lápiz en el extremo derecho de la fila:

De cualquier manera, obtendrá el mismo formulario precargado con la configuración actual del evento, titulado Editar tipo de evento esta vez, con un botón Guardar evento en lugar de Crear evento. La sección de horario semanal se deja exactamente como estaba guardada a menos que la cambie:

La eliminación solo es posible mientras el evento no tenga reservas asociadas.

Si uno de tus agentes de IA reserva con este tipo de evento, la ventana de eliminación te indica qué agentes lo utilizan antes de que se elimine nada, para que nunca te lleves sorpresas. Aún puedes continuar, pero esos agentes dejarán de aceptar reservas hasta que elijas otro tipo de evento para ellos en Reservas.

Sobre las zonas horarias: tu horario se lee en la zona horaria de tu cuenta, configurada en Configuración → Seguridad y General (el menú desplegable Zona horaria). Si los espacios que ofreces aparecen en horas extrañas, comprueba primero esa configuración.

Paso 3: Activa las reservas para tu IA #

Crear un tipo de evento no hace que la IA lo ofrezca todavía. Es un interruptor, en el agente.

1. Haz clic en Agentes de IA en la barra lateral y abre tu agente.

2. Ve al paso Habilidades de IA.

3. Busca el panel Reservas y activa Permitir que este agente reserve citas.

4. Deja el proveedor en Calendario integrado (los restaurantes que usan Formitable o Zenchef eligen el suyo aquí), luego indica qué pueden reservar las personas en Elige qué pueden reservar las personas.

   Puedes elegir más de uno. Haz clic en el selector y elige un tipo de evento; aparecerá debajo como una pequeña tarjeta con el nombre del evento. El selector cambiará a Add another event type, así que continúa hasta que todos los servicios que este agente deba poder reservar estén en la lista. El primero que elijas es el predeterminado del agente, y una vez que haya dos o más vinculados, llevará una etiqueta de default para que puedas identificarlo. Para quitar uno de la lista, haz clic en la × de su tarjeta. ¿Aún no tienes un tipo de evento? Create a new event type ahí mismo sin salir de la página; lo que crees se añadirá a la lista de inmediato.

   La línea debajo del selector resume lo que obtienes: “El agente puede reservar cualquiera de los tipos de evento seleccionados en el chat. Nombra al personal o las salas dentro de cada tipo de evento para que la IA pueda reservar con una persona específica.”

5. Haz clic en Save changes.

La reserva es una configuración en vivo: se aplica tan pronto como guardas, y no espera a Publicar como lo hacen las ediciones de instrucciones y conocimientos.

Si el selector está vacío o no hay nada seleccionado, la IA no tendrá horarios que ofrecer y recurrirá a decirle al contacto que alguien se pondrá en contacto con él. Elige al menos un tipo de evento antes de confiar en esta función.

Cómo se ve esto en una conversación. La IA conoce cada tipo de evento que vinculaste, por su nombre y por cuánto dura. Cuando alguien pide reservar, la IA pregunta qué servicio desea (o lo deduce de lo que ya ha dicho: “Necesito un tinte” selecciona la cita de coloración), luego verifica los horarios para ese servicio y lo reserva. La reprogramación y la cancelación funcionan sobre lo que el contacto realmente reservó, por lo que no hay nada extra que explicarle.

¿Vinculando más de uno? Consulta Booking When You Offer Many Services a continuación.

Una vez guardado, la IA ofrece automáticamente franjas horarias disponibles durante las conversaciones y gestiona todo el flujo de reserva, desde la comprobación de la disponibilidad hasta la confirmación de la cita.

Ejemplo: Un contacto envía el mensaje “Me gustaría reservar una consulta”. La IA responde con las franjas horarias disponibles según la configuración de su evento (y Google Calendar, si está sincronizado). El contacto elige una hora y la IA confirma la reserva, todo automáticamente.

Permitir que las personas reserven por sí mismas (página de reserva compartible) #

Los pasos anteriores tratan sobre las reservas realizadas en una conversación, donde su IA ofrece los horarios. Cada tipo de evento también puede tener una página de reserva pública: un enlace que cualquiera puede abrir y usar para reservar, sin necesidad de una cuenta ni de una conversación previa. Colóquelo detrás de un botón de “Reservar ahora”, en su biografía, en la firma de un correo electrónico o en un folleto como un código QR.

Actívelo en la sección Página de reserva en la parte inferior del formulario de tipo de evento. Debido a que la página solicita un nombre y un correo electrónico o número de teléfono antes de mostrar el calendario, las personas que comienzan a reservar y no eligen un horario aún terminan en sus contactos, listos para un seguimiento.

Consulte Página de reserva compartible.

Uso de un enlace de programación externo (Calendly, Cal.com, etc.) #

¿Ya tienes un programador que te encanta, como Calendly o Cal.com? No tienes que cambiar al sistema de reservas integrado; simplemente puedes hacer que la IA comparta tu enlace de programación existente para que los contactos reserven por su cuenta allí.

No hay una configuración separada para esto: el enlace simplemente se incluye en las instrucciones de tu IA.

1. Abre Agentes de IA en la barra lateral y abre tu agente.
2. Ve a la pestaña Instrucciones de IA.
3. En la sección Reglas, añade una línea como: Cuando alguien quiera reservar, comparte este enlace de programación para que pueda reservar por sí mismo: https://calendly.com/tu-nombre
4. Opcionalmente, añade un paso coincidente a la sección Flujo de conversación, por ejemplo: Una vez que estén interesados, comparte el enlace de programación.
5. Haz clic en Guardar cambios, luego en Publicar en vivo para que las instrucciones actualizadas lleguen a tus contactos. La pestaña Probar siempre prueba tu borrador, por lo que puedes comprobar que la IA comparte el enlace justo después de guardar, incluso antes de publicar.

Eso es todo: siempre que surja el tema de las reservas en una conversación, la IA enviará tu enlace. Mantén desactivado el interruptor Bookings (en la pestaña AI Abilities) en esta configuración: al estar desactivado, la IA no intentará ofrecer franjas horarias por sí misma, y con tu enlace en las reglas, sabe exactamente qué hacer en su lugar. Si eliges External booking link durante el asistente de incorporación guiada, esta regla se añade automáticamente por ti.

La desventaja en comparación con el sistema de reservas integrado: el contacto abandona el chat para reservar y la cita solo aparece en tu programador externo; no se mostrará en la página de Appointments.

Reservas cuando ofreces muchos servicios #

¿Ofreces una docena de tratamientos diferentes? Tu agente puede reservarlos todos en el chat. En la pestaña AI Abilities, bajo Choose what people can book, sigue añadiendo tipos de evento hasta que todos los servicios estén en la lista; no hay límite, y el primero que añadas es el predeterminado. Consulta el Paso 3 para ver cómo funciona el selector.

1. Crea un tipo de evento para cada servicio en la pestaña Event Types, con un nombre que tus clientes usarían (“Corte de pelo”, “Color y mechas”, “Recorte de barba”).
2. Abre la pestaña AI Abilities de tu agente, activa Let this agent book appointments y añade cada uno de ellos en Choose what people can book.
3. Haz clic en Save changes. Eso es todo: la IA pregunta qué servicio quiere el contacto (o lo detecta de lo que ya le ha dicho), ofrece los horarios para ese servicio y lo reserva.

Cada tipo de evento mantiene su propia duración, horarios, salas y calendario, por lo que nada sobre los tipos de evento en sí cambia; simplemente los vinculas todos al mismo agente. Dos cosas ayudan a la IA a hacerlo correctamente:

• El orden importa un poco. El primer tipo de evento en la lista es el predeterminado: es al que recurre la IA cuando el contacto no ha dicho qué servicio quiere y no hay nada en la conversación para guiarse. Pon tu servicio más común primero.
• Dales nombres que un cliente reconocería. La IA compara lo que dice el contacto con el nombre del evento, por lo que “Color y mechas” funciona mucho mejor que “Servicio B”.

¿Prefieres enviar enlaces? Aún puedes hacerlo en su lugar, o además de esto. Activa la página de reserva compartible para cada tipo de evento de modo que cada servicio tenga su propio enlace, luego añade una regla a las instrucciones de tu IA enumerándolos, por ejemplo: Cuando alguien quiera reservar, comparte el enlace de reserva para el servicio que le interesa: Corte de pelo — https://yourlink/haircut, Coloración — https://yourlink/coloring. Debido a que estas son tus propias páginas de reserva en lugar de un programador externo, el visitante se guarda como contacto antes incluso de ver el calendario, y cada reserva sigue apareciendo en tu página de Citas (y en tu Google Calendar, si está conectado).

¿Y si la gente pregunta por una persona en particular? Añade a cada miembro del personal como una sala con nombre dentro del tipo de evento y la IA podrá reservarlos por su nombre; consulta Booking with a specific person.

Recopilación de información adicional durante la reserva #

A veces necesita algo más que una simple hora. Puede hacer que la IA recopile detalles adicionales del contacto antes de confirmar una reserva; por ejemplo, una dirección de entrega o particular, el número de invitados, un número de referencia o cualquier campo personalizado que utilice.

Ejemplos de cuándo resulta útil:

• Un servicio de limpieza de coches a domicilio que necesita la dirección particular del cliente para saber a dónde acudir.
• Un restaurante que necesita el número de invitados antes de reservar la mesa adecuada.
• Un servicio de reparación que necesita un número de pedido o de referencia para buscar el trabajo.

Cómo funciona #

• Haz clic en Agentes de IA en la barra lateral, abre el agente, ve a su paso Habilidades de IA y activa Permitir que la IA recopile información adicional (bajo Actualizaciones de contacto). Aparecerá una tarjeta de Recopilar información adicional durante la reserva donde eliges cuáles de tus campos personalizados debe solicitar la IA, y marcas cada uno como obligatorio u opcional. Los campos obligatorios deben responderse antes de que se confirme la reserva; la IA seguirá preguntando hasta obtenerlos.

• Las respuestas recopiladas se guardan en el contacto (para que las tengas en el registro del contacto) y se añaden al evento de Google Calendar, de modo que puedas verlo todo de un vistazo sin abrir la aplicación.
• Puedes marcar uno de estos campos como la ubicación de la reunión. Cuando lo haces, la respuesta del cliente (por ejemplo, su dirección) se convierte en la ubicación del evento en el calendario; ideal para servicios que se desplazan al cliente. Esto funciona en conjunto con el tipo de reunión In person que elijas en el tipo de evento.

Antes de empezar #

• Los campos entre los que eliges son los mismos campos personalizados que gestionas para los contactos (consulta Campos de contacto personalizados). Si un campo que deseas recopilar aún no existe, créalo primero y estará disponible para elegir aquí.
• Asegúrate de que Actualizar nombres/campos de contacto esté permitido en el mismo paso de Habilidades de IA. La IA necesita ese permiso para guardar la información que recopila; si está desactivado, las respuestas no se almacenarán.
• Esto no es solo para reservas. Los mismos dos ajustes permiten a la IA guardar detalles que detecta en cualquier parte de una conversación (un cumpleaños, un requisito dietético, una preferencia), incluso cuando no hay ninguna cita involucrada. Consulta Permitir que la IA rellene campos personalizados por ti.

Ejemplo: Usted dirige un negocio de peluquería canina a domicilio. Crea un campo personalizado llamado “Dirección particular”, le indica a la IA que lo recopile como campo obligatorio y lo marca como la ubicación de la reunión. Ahora, cuando un contacto reserva, la IA le pide su dirección, la guarda en el contacto y la coloca como ubicación en el evento de Google Calendar, para que su peluquero sepa exactamente a dónde conducir.

Hacer preguntas diferentes según la respuesta #

No estás obligado a hacer la misma lista de preguntas a todo el mundo. Elige cada campo que la IA tiene permitido recopilar en la tarjeta Recopilar información adicional durante la reserva, luego describe en tus instrucciones de IA cuándo se aplica cada uno (paso de Instrucciones de IA del agente). La IA lee esas instrucciones en lenguaje sencillo, por lo que una pregunta puede depender de lo que el contacto acaba de decirle.

Ejemplo: un servicio de traslado al aeropuerto. Crea campos personalizados para “Número de vuelo” y “Recibimiento (Meet & Greet)”, márcalos ambos en el selector de campos y escribe en tus instrucciones: “Pregunta siempre por la dirección de recogida. Si la dirección de recogida es un aeropuerto, pregunta también por el número de vuelo y si desean un servicio de recibimiento”. A alguien que reserva un viaje por la ciudad nunca se le preguntará por vuelos; a alguien que reserva una recogida en el aeropuerto se le harán ambas preguntas antes de confirmar la reserva.

Cómo se ofrecen las franjas horarias #

Algunas cosas útiles que debe saber sobre cómo la IA convierte su configuración en horarios ofrecidos:

• Los espacios se ofrecen de forma consecutiva dentro de su horario semanal: un evento de 30 minutos se ofrece a las 9:00, 9:30, 10:00, y así sucesivamente.
• Una vez que se reserva una hora, deja de ofrecerse, por lo que la IA nunca realiza reservas dobles.
• Los tipos de eventos que permiten múltiples reservas por espacio son la excepción: esos horarios se siguen ofreciendo hasta que se llenan, y la IA puede indicar a un contacto cuántos lugares quedan (por ejemplo, “quedan 3 lugares para las 5:00 PM”). Consulte Permitir que varias personas reserven el mismo espacio justo a continuación.
• Los tipos de eventos con más de una sala se gestionan sala por sala: cada sala tiene su propio horario, puede tener su propio calendario y puede tener su propio número de reservas por espacio. Consulte Salas.
• Cualquier elemento en su Google Calendar sincronizado se trata como ocupado y se elimina de lo que ofrece la IA, independientemente de lo que permita el tipo de evento.
• El ajuste de Aviso elimina los espacios que comienzan demasiado pronto; Reservable con antelación limita qué tan lejos en el futuro ofrecerá horarios la IA.
• Los días que está cerrado se responden como cerrado, no como lleno. Si alguien pregunta por un sábado y su tipo de evento no tiene horario los sábados, la IA dice que está cerrado ese día y le ofrece su próximo día abierto, en lugar de decir que está completamente reservado. Lo mismo ocurre con un día en el que simplemente se ha agotado el tiempo: una vez que ha pasado la última cita que aún podría comenzar hoy, la IA dice que el día de hoy ha terminado en lugar de decir que está lleno. Un día solo recibe una respuesta de “completamente reservado” cuando tiene horario, aún le queda tiempo y cada espacio disponible está ocupado.

Permitir que varias personas reserven el mismo espacio #

Normalmente, una reserva llena una franja horaria: en el momento en que alguien elige las 5:00 PM, a nadie más se le ofrecen las 5:00 PM. Muchos negocios funcionan de otra manera, por lo que un tipo de evento puede configurarse para aceptar varias reservas al mismo tiempo.

Para quién es esto:

• Una empresa de chóferes o taxis con una flota de 10 coches. Diez clientes diferentes pueden ser recogidos a las 5:00 PM, porque tienes diez conductores.
• Un estudio de fitness o taller que imparte una clase con 12 plazas.
• Una clínica o salón con tres sillas, donde tres personas pueden ser atendidas en la misma hora.
• Un tour, degustación o jornada de puertas abiertas donde un grupo llega al mismo tiempo.

Activarlo #

1. Abra el tipo de evento en la pestaña Tipos de evento (haga clic en su fila o en el lápiz en el extremo derecho), o cree uno nuevo.
2. En la sección Espacio, active Varias reservas por espacio. La línea de abajo explica el valor predeterminado: “Desactivado significa una reserva por franja horaria, la forma en que siempre han funcionado las reservas”.
3. Aparecerá un número de Reservas por espacio. Escriba cuántas reservas puede admitir ese horario, cualquier número entre 2 y 500. Una flota de diez coches es 10; una clase con doce plazas es 12.
4. ¿Sin límite alguno? Active el pequeño interruptor Ilimitado junto al número. El número aparecerá en gris y dirá Ilimitado, y el horario seguirá ofreciéndose sin importar cuántas personas lo hayan reservado.
5. Haga clic en Guardar evento (o Crear evento para uno nuevo).

De vuelta en la pestaña Tipos de evento, la columna Capacidad lo indica: 10 por espacio o Ilimitado. Si el tipo de evento tiene salas y a una de ellas se le ha asignado su propio número, dirá Varía según la sala.

Qué sucede una vez activado #

• El horario se sigue ofreciendo hasta que está lleno. Con 10 por franja, las 17:00 se siguen ofreciendo al segundo contacto que pregunta, y al tercero, hasta el décimo. Al undécimo se le ofrece una hora diferente.
• La IA puede decir cuántas plazas quedan, por ejemplo “Las 17:00 tienen 3 plazas libres”, cuando eso ayuda al contacto a decidir. Solo lo hace para tipos de evento que aceptan reservas múltiples. Para un tipo de evento normal de una sola reserva, no dice nada sobre las plazas y nunca inventa un número, y para uno ilimitado no hay número que mencionar.
• Cancelar libera la plaza inmediatamente. Si una de sus diez reservas de las 17:00 cancela, las 17:00 se ofrecen de nuevo al siguiente contacto que pregunte. Lo mismo ocurre al mover una reserva a otra hora.
• Cada reserva sigue siendo su propia cita. Diez reservas a las 17:00 son diez filas en la pestaña Próximas citas, cada una con su propio contacto, y diez eventos separados en su Google Calendar si tiene activada la sincronización. Eso es lo que usted quiere: diez coches, diez trabajos.
• Reservar manualmente muestra el mismo recuento. Cuando reserva una cita manualmente, cada etiqueta de hora lleva una pequeña insignia con las plazas que aún quedan libres, por lo que una etiqueta de las 9:00 en un evento de dos por franja dice 09:00 2 libres.
• Con más de una sala, el número cuenta por sala. Dos salas en un evento configurado a 3 por franja suponen hasta 6 reservas al mismo tiempo, a menos que una sala lo anule con su propio número.
• El tiempo ocupado en su calendario sigue bloqueando toda la franja. Si algo en su Google Calendar sincronizado se solapa con las 17:00, esa hora desaparece para todos, sin importar cuántas reservas permita el tipo de evento. Una reunión en su calendario significa que no está disponible en absoluto, no que uno de sus lugares esté ocupado.
• Desactivarlo de nuevo devuelve el tipo de evento a una reserva por franja horaria. Las reservas ya realizadas permanecen exactamente donde están.

Si dos contactos intentan tomar el último espacio libre al mismo tiempo, solo uno de ellos lo consigue. Al otro se le informa que la hora acaba de ocuparse y se le ofrecen las siguientes horas disponibles, por lo que nunca terminarás con una undécima reserva en un espacio de diez lugares.

Salas: Recursos separados con sus propios horarios #

Una sala es un recurso reservable separado. A pesar del nombre, no tiene por qué ser una sala física: puede ser un miembro del personal, una silla, un coche, una pista o una camilla de tratamiento. El formulario lo pone en una línea: “Las salas son recursos reservables separados: un miembro del personal, una silla, un coche, una pista. Cada sala tiene su propio horario semanal y puede tener su propio Google Calendar, por lo que las salas pueden diferir. El Dr. A trabaja de lunes a miércoles, el Dr. B trabaja jueves y viernes.”

Cada tipo de evento ya tiene una sala, por lo que no hay nada que hacer aquí hasta que un segundo recurso trabaje en horarios diferentes o necesite su propio calendario. Las salas tienen su propia sección de Salas en el formulario de tipo de evento, entre Horario semanal y Notificaciones.

Dale a tus salas nombres reales (el barbero, el médico, el sillón) y la IA podrá reservar un contacto con la persona que soliciten. Consulta Booking with a specific person más abajo.

Para quién es esto:

• Una clínica o consulta donde el Dr. A trabaja de lunes a miércoles y el Dr. B trabaja jueves y viernes.
• Un salón con tres sillas, una de ellas solo con personal por la tarde.
• Una autoescuela o alquiler donde cada coche tiene su propia disponibilidad.
• Un club con dos pistas, cada una mantenida en su propio calendario.

Añadir, renombrar y eliminar salas #

1. Abra el tipo de evento en la pestaña Tipos de evento (haga clic en su fila o en el lápiz en el extremo derecho), o cree uno nuevo.
2. Desplácese hacia abajo hasta Salas. La Sala 1 ya está ahí, y es para la que ha estado configurando el horario todo este tiempo. Su nota dice exactamente eso: “Esta sala utiliza el horario semanal de arriba. Las salas que añada a continuación establecen su propio horario”.
3. Haga clic en Añadir sala. Aparecerá una nueva tarjeta con su propio campo de nombre y su propio editor de Horario para esta sala, que funciona igual que el horario semanal en la parte superior del formulario.
4. Asigne un nombre a cada sala. Dos salas no pueden compartir el mismo: si lo hacen, el formulario dirá “Dos salas tienen el mismo nombre. Asigne a cada una su propio nombre, o las reservas destinadas a ambas caerán en la misma sala”. Esto no es por simple orden. Las reservas se asignan a una sala por su nombre, por lo que dos salas con el mismo nombre se comportan como un único recurso.
5. Haga clic en Guardar evento (o Crear evento para uno nuevo).

Para renombrar una sala, escriba sobre su nombre. Una cosa que debe saber antes de hacerlo: renombrar una sala no renombra las reservas que ya se hicieron con el nombre antiguo. Esas citas mantienen el nombre con el que se reservaron, y la sala renombrada comienza a contar desde cero de nuevo. Renombre pronto, o deje el nombre como está.

Para eliminar una sala, haz clic en el icono de la papelera en su tarjeta y confirma. La confirmación explica lo que sucede: “Esta sala dejará de ofrecerse para nuevas reservas. Las reservas ya realizadas conservan el nombre de la sala y permanecen en tu calendario”. La Sala 1 no tiene icono de papelera porque sus horarios son los Horarios semanales en la parte superior del formulario.

De vuelta en la pestaña Tipos de evento, aparece una columna Salas tan pronto como cualquier tipo de evento tiene más de una sala, mostrando el recuento de salas de cada evento.

Un calendario por sala #

Una vez conectado tu Google Calendar, cada tarjeta de sala también obtiene un selector de Google Calendar, con la nota “El tiempo ocupado en este calendario bloquea esta sala, y las reservas de esta sala se añaden a él”. Asigna la sala del Dr. A al calendario del Dr. A y la sala del Dr. B a la del Dr. B, y cada sala se comprobará con su propio calendario y escribirá sus propias reservas allí. Deja una sala en Sin calendario si no debe sincronizarse en absoluto.

El selector solo aparece una vez que Google Calendar está conectado en la cuenta (consulta Integración con Google Calendar). Hasta entonces, las salas funcionan exactamente igual, simplemente no hay calendarios para elegir. Una cuenta de Google puede contener varios calendarios, por lo que rara vez necesitas más de una conexión.

Si no se puede leer el calendario de una sala. El calendario de una sala debe poder ser leído por la cuenta de Google que conectaste. Si no es así (el calendario se eliminó, nunca se compartió con esa cuenta o se seleccionó el incorrecto), la IA no podrá verificar el tiempo de ocupación de esa sala, por lo que no ofrecerá horarios para ese evento hasta que se solucione. Recibirás un correo electrónico y una alerta en la aplicación indicando el evento y el calendario (como máximo uno cada seis horas). Para solucionarlo, comparte el calendario con la cuenta de Google conectada o abre el evento y selecciona un calendario diferente para esa sala.

Distribuir las reservas equitativamente entre las salas #

Cuando llega una reserva y nadie ha solicitado una sala o persona específica, siempre se ha asignado a la primera sala de tu lista que esté libre en ese momento. Ese es el comportamiento correcto para muchas configuraciones: ordenas tus salas por preferencia y la primera se llena antes, usando las demás como desbordamiento. Sin embargo, si tus salas son compañeros que deberían recibir una parte justa del trabajo, “el primero de la lista gana” significa que la persona en la parte superior permanece totalmente ocupada mientras las demás permanecen a medio llenar.

El interruptor Distribuir reservas equitativamente soluciona esto. Se encuentra en la parte superior de la sección Salas y solo aparece una vez que el tipo de evento tiene dos o más salas:

• Desactivado (como comienza cada tipo de evento): cada reserva va a la primera sala de tu lista que esté libre, por lo que la sala en la parte superior se llena primero.
• Activado: cada reserva va a la sala con menos reservas, contando las citas recientes y las próximas, por lo que las reservas se distribuyen equitativamente entre todos.

Tres cosas permanecen igual de cualquier manera:

• Un contacto que solicita una persona específica sigue obteniendo a esa persona. El interruptor solo decide el caso en el que no hay preferencia.
• A una sala nunca se le asigna una reserva que no puede tomar. Se respetan sus propios horarios, el tiempo ocupado de su calendario y su número de reservas por espacio; si la persona con menos reservas está cerrada o llena en ese momento, la siguiente persona con menos reservas la toma.
• Las reservas recurrentes permanecen con la misma persona. Una serie semanal se equilibra una vez, en la primera cita, y luego se mantiene con esa persona durante el resto de la serie.

Con el interruptor activado, la IA también se vuelve un poco más considerada: antes de reservar a alguien que no ha mencionado un nombre, pregunta una vez si ya tiene una persona preferida. Si no le importa, realiza la reserva y tu calendario se encarga de la distribución. La página de reservas sigue la misma regla: un visitante que deja la fila Reservar con en Cualquiera es asignado a la persona con menos reservas.

Las cancelaciones y reprogramaciones también cuentan: una persona que pierde una reserva se mueve automáticamente hacia el frente de la fila para la siguiente.

¿Salas o múltiples reservas por franja horaria? #

Ambas opciones permiten que más de una persona reserve el mismo horario, por lo que vale la pena aclarar cuál es la que realmente deseas. El formulario traza la línea justo debajo del interruptor Múltiples reservas por franja horaria: “¿Mismos horarios y plazas intercambiables? Esto es todo lo que necesitas. ¿Diferentes horarios o calendarios separados? Usa Salas a continuación.”

• Múltiples reservas por franja horaria es un número para plazas que son intercambiables y comparten los mismos horarios: diez coches idénticos, doce plazas en una clase. No hay nada más que configurar.
• Las Salas son recursos separados con nombre que pueden diferir: sus propios días y horarios, su propio calendario y su propio número de reservas por franja horaria.

Cada sala comienza con el número del evento. Lo que establezcas como Múltiples reservas por franja horaria es el valor predeterminado para cada sala, y cada tarjeta de sala muestra lo que heredó: “Usa la configuración del evento (10 por franja)”, o “Usa la configuración del evento (Ilimitado)” cuando el evento es ilimitado. Cambia el número del evento y cada sala que lo siga cambiará con él.

Una sala puede tener su propio número en su lugar. Activa Anular en la tarjeta de esa sala y aparecerá un número de Reservas por franja horaria solo para esa sala, comenzando en 1, con su propio interruptor de Ilimitado al lado. La línea debajo dice “Cuántas personas pueden reservar esta sala al mismo tiempo. Una vez que se hayan realizado tantas reservas, esta sala dejará de ofrecerse para ese horario”. Una sala configurada en 1 se comporta exactamente como un recurso clásico de una reserva a la vez, dentro de un tipo de evento que, de otro modo, aceptaría varios.

Un ejemplo. Una clínica tiene un tipo de evento llamado “Sesión” con dos salas, y el evento está configurado en 12 por franja. La sala de grupo sigue esa configuración y acepta doce personas a las 6:00 PM. La sala de tratamiento tiene Anular activado con el número 1, por lo que acepta a una persona a las 6:00 PM y luego deja de ofrecerse para ese horario, mientras que la sala de grupo continúa llenándose.

A cuántas reservas equivale eso. Sin anulaciones en ninguna parte, el número del evento se aplica a cada sala: dos salas en un evento configurado en 3 por franja equivalen a hasta 6 reservas al mismo tiempo. Una vez que una sala tiene su propio número, el total es simplemente la suma del número de cada sala, por lo que una sala de grupo de doce plazas junto a una sala de tratamiento de una persona son trece reservas a las 6:00 PM.

En la pestaña Tipos de evento, un tipo de evento cuyas salas no tienen todas el mismo número cambia su etiqueta por franja horaria por Varía según la sala. Abre el tipo de evento para ver qué tiene configurado cada sala.

Reserva manual, habitación por habitación. Cuando crea una cita usted mismo desde la pestaña Próximas citas y el tipo de evento tiene más de una habitación, aparece una fila de etiquetas de habitación sobre los horarios, cada una mostrando cuántas veces tiene disponible esa habitación ese día. Elija primero la habitación y luego el horario; la reserva se guarda en esa habitación, por lo que verá sus insignias de “2 restantes” y sus propios horarios. Con una sola habitación no hay nada que elegir y los horarios se muestran como de costumbre.

Booking with a specific person #

Si tus salas tienen nombres de personas o cosas reales (peluqueros, médicos, sillas, coches), la IA puede usar esos nombres en la conversación. Ponle a una sala el nombre “Alex” y un contacto que pregunte por Alex será atendido por Alex.

Esto es lo que la IA puede hacer una vez que tus salas tengan nombres adecuados:

• Di quién está libre y cuándo. “Alex está libre a las 10:00 y 10:30, Luan a las 11:00”, en lugar de una lista simple de horarios.
• Reserva con la persona que el contacto solicita. “¿Puedo tener a Alex el jueves?” reserva a Alex, y solo a Alex. Si Alex no está libre en ese momento, la IA lo indica y ofrece los siguientes horarios disponibles de Alex en lugar de asignarlo silenciosamente a otra persona.
• Mantén a la misma persona cuando se mueve una reserva. Reprograma a un contacto que reservó con Alex y permanecerá con Alex. Si el nuevo horario solo funciona con alguien más, la IA les dice a quién serían trasladados en lugar de cambiar de persona a sus espaldas.
• Elige a cualquiera cuando al contacto no le importa. “Quien esté libre a las 3” funciona exactamente como siempre lo ha hecho: la IA toma la primera sala que esté abierta en ese momento. ¿Prefieres que esas reservas se distribuyan equitativamente entre tu personal? Activa Distribuir reservas equitativamente en la sección de Salas del evento; consulta Distribuir reservas equitativamente. Con esta opción activada, la IA también pregunta una vez si el contacto ya tiene una persona preferida antes de elegir por ellos.

Consejos para los nombres. La IA busca coincidencias con el nombre, así que un poco de cuidado aquí ayuda mucho:

• Pon a cada sala el nombre de la persona (o cosa) tal como la conocen tus clientes: “Alex”, “Dr. Bakker”, “Silla 3 — Sanne”, “Pista A”.
• Usa exactamente la misma ortografía en todas partes: en el nombre de la sala, en las instrucciones de tu IA y en todo lo que envíes. Es más seguro mantener “Alex Araújo” y “Alex Araujo” idénticos.
• Si dos personas comparten el nombre de pila, añade algo que las distinga (la ubicación, el apellido, la especialidad): “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. De lo contrario, la IA no podrá saber a cuál se refiere el contacto y preguntará.
• La IA solo utiliza nombres que realmente existen en tus salas. No inventará un colega que no existe.

Si dejas los nombres genéricos, nada cambia. Las salas que siguen llamándose “Nueva sala”, “Sala 1” y “Sala 2” se tratan como intercambiables, exactamente igual que antes: la IA nunca las menciona y simplemente realiza la reserva donde haya espacio. Esa es la configuración correcta cuando tus recursos son idénticos desde el punto de vista del cliente: diez coches idénticos, dos salas de tratamiento idénticas.

La página de reservas utiliza los mismos nombres. Cuando un tipo de evento tiene dos o más salas con nombre, el enlace público muestra una fila de Reservar con (Cualquiera, más una etiqueta por persona) encima de los horarios, para que los visitantes también puedan elegir a su persona allí. Los nombres de sala genéricos no muestran dicha fila.

Citas recurrentes #

La plataforma admite citas recurrentes para contactos que necesitan sesiones regulares, ideal para servicios continuos de coaching, terapia, capacitación o mantenimiento.

• Una recurrencia tiene una frecuencia de Día, Semana o Mes, además de un intervalo. Por ejemplo, las sesiones quincenales son de tipo Semana con un intervalo de 2.
• Una serie puede limitarse para que finalice después de un cierto número de sesiones (por ejemplo, “repetir 10 veces”).

Las citas recurrentes se rastrean como una serie, lo que facilita la gestión de las relaciones continuas con los clientes sin tener que volver a reservar cada vez.

Confirmación de reserva y notificaciones #

Cuando un contacto reserva una cita a través de la IA, esto es lo que sucede:

1. La cita se crea y aparece en la pestaña Próximas citas.
2. Se envía un mensaje de confirmación al contacto en el chat (por ejemplo, “Su cita está confirmada para el martes a las 2:00 PM”).
3. Si el contacto tiene una dirección de correo electrónico registrada, también recibe un correo electrónico de confirmación (las respuestas van al correo electrónico de su cuenta). Esto se controla mediante el interruptor Enviar correo electrónico de cita al contacto en el tipo de evento, activado de forma predeterminada. Tenga en cuenta que este correo electrónico no se envía para reservas importadas o de Formitable.
4. La cita se sincroniza con su Google Calendar (si está conectado; consulte Integración con Google Calendar).
5. Usted recibe una notificación basada en su configuración de Notificaciones.

Gestión de cancelaciones #

Tanto los contactos como los administradores pueden cancelar citas:

• Seguimiento del motivo de cancelación — Cuando se cancela una cita, se registra el motivo para que pueda detectar patrones (por ejemplo, si muchos contactos cancelan debido a conflictos de programación).
• Actualizaciones de estado — El estado de la cita cambia de “Confirmada” a “Cancelada”.
• Sincronización de calendario — Las cancelaciones se sincronizan automáticamente con Google Calendar, liberando el espacio de tiempo para otras reservas.
• Cancelaciones de Formitable — Para las reservas de restaurantes en Formitable, se proporciona un enlace de cancelación dedicado.

Abra una cita desde la pestaña Próximas citas para reprogramarla o cancelarla.

Plataformas de reserva de restaurantes: Formitable y Zenchef #

Formitable y Zenchef son plataformas de reserva de restaurantes que la IA puede utilizar para gestionar reservas de mesas directamente en las conversaciones de chat, comprobando las mesas y franjas horarias disponibles en tiempo real, y creando la reserva tanto en la plataforma como en el sistema del restaurante al mismo tiempo. Zenchef permite conectar varios restaurantes bajo una misma cuenta, y cada uno puede activarse o desactivarse de forma independiente.

Los tres — Google Calendar, Formitable y Zenchef — se conectan, desconectan y muestran su estado en Ajustes → Reservas y calendario:

Consulta Zenchef y Formitable para conocer los pasos de configuración por restaurante.

Para que tu IA reserve con Formitable o Zenchef, abre Agentes de IA, abre el agente, ve a su paso Habilidades de IA y elige la plataforma como proveedor de reservas en la sección Reservas (consulta Activar reservas para tu IA).

Importar eventos de calendario #

Actualmente no disponible en la interfaz. Esta función se describe como referencia, pero aún no aparece en ningún lugar en el que se pueda hacer clic dentro de la aplicación. Ponte en contacto con el servicio de asistencia si necesitas importar citas existentes.

La importación de citas existentes extrae eventos de tu Google Calendar conectado. Conecta Google Calendar primero, luego elige a qué tipo de evento deben adjuntarse las citas y si deseas hacer coincidir los contactos por Correo electrónico o Número de teléfono. La plataforma lee los eventos de tu calendario vinculado y vincula cada uno a un contacto, creando un contacto si es necesario.

Esto es útil cuando se migra desde otro sistema de programación o cuando deseas incorporar eventos de calendario existentes a la aplicación.

¿Necesita ayuda? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.