予約システム #

概要 #

このプラットフォームには、AIエージェントが会話の中で直接ミーティング、コンサルテーション、イベントのスケジュールを設定できる、組み込みの予約システムが含まれています。連絡先が予約を希望すると、AIがあなたの空き状況を確認し、空き枠を提示して予約を確定します。これらすべてを、あなたが何もしなくても自動で行います。

どのような人向けですか？ 予約やアポイントメントを受け付けるあらゆるビジネスに適しています。例：

• WhatsAppでスタイリングの予約を受け付けるヘアサロン
• InstagramのDMで内見の予約を調整する不動産エージェンシー
• チャットウィジェットでテーブル予約を取るレストラン
• チャットから直接ディスカバリーコールを予約するコンサルティングファーム
• SMSで患者が予約をスケジュールできる医療クリニック

この予約システムは、双方向同期が可能なGoogleカレンダー（Googleカレンダー連携を参照）や、FormitableやZenchefといったレストラン予約プラットフォームと統合できます。

Googleカレンダーはオプションです。 内蔵の予約システムは単独で完全に機能します。イベントタイプで対応可能な時間を設定すれば、カレンダーを接続していなくても、AIがその時間を提示して予約を受け付けます。Googleカレンダーを接続すると、さらに3つの機能が追加されます。すべての予約がカレンダーに反映されること、カレンダー上の既存の予定が「空きなし」として扱われ、その時間が提示されなくなること、そしてGoogle Meetのリンクが自動生成されることです。この設定をスキップしても、このページに記載されている他のすべての機能はそのまま動作します。

予約の設定は3つのステップで行います。このページでは、各ステップをスクリーンショット付きで順を追って説明します。

1. イベントタイプを作成する — 人々が予約できるアポイントメントの種類（例：「30分間の無料相談」）。
2. AIの予約機能をオンにする — チャット内でそれらのアポイントメントを提案できるようにします。
3. 予約が入るのを確認する — 「アポイントメント」ページ（および連携している場合はGoogleカレンダー）で確認できます。

ステップ 1 — アポイントメントページを開く #

サイドバーの Engage グループの下にある Appointments をクリックします。このページには2つのタブがあります。

• 今後のアポイントメント — 予約済みのすべてのアポイントメントが表示されます。合計、今週、確定済み、保留中の統計カードに加え、検索、期間フィルター、ステータスフィルターが利用可能です。
• イベントタイプ — AIが提案できる予約可能なサービスです。

スケジュールをカレンダーで表示する #

「今後の予定」タブでは、予約を2通りの方法で表示できます。フィルター行の右側にある リスト / カレンダー 切り替えボタンを使用してください。

• リスト — 上記の表形式です。予約ごとに1行で表示され、次の予定の確認や一括操作に最適です。
• カレンダー — 週または月のグリッド形式です。日や週の予定を一目で把握したり、空き枠を見つけたりするのに最適です。

カレンダービューでは、週 / 月 の切り替え（デフォルトは週）、時間を前後させる矢印、現在の週や月に戻るための 今日 ボタンが利用できます。各予約は、時間、連絡先名、ステータスの色付きドットが表示された小さなカードとしてその日の枠内に表示されます。検索やフィルターも適用されるため、例えば確定済みの予約のみをカレンダーに表示することも可能です。

• 予約をクリック すると、リストビューと同じ詳細パネルが開きます。そこから日程変更、チャットの開始、削除が可能です。
• 空いている時間枠をクリック すると、その日に新しい予約を入れることができます。予約フォームが開き、日付が自動的に入力されます。
• 月表示では、予定が多い日は最初の数件の予約と「+N件」という行が表示されます。これをクリックすると、その日の週表示にズームインします。

手動で予約を作成する #

ほとんどの予約はAIがチャットを通じて行いますが、電話や直接の来店など、手動で予約を作成することも可能です。ページ右上の 予約を作成 ボタン（またはカレンダービューの空き枠をクリック）を使用してください。連絡先、イベントタイプ、日付、利用可能な時間枠を選択します。空き状況はAIが予約する場合と同様にチェックされるため、予約が重複することはありません。

いずれかの行をクリックすると、その予約の詳細パネルが読み取り専用で開きます。連絡先、イベント、日時、会議場所が表示され、チャットを開く、再スケジュール、または削除するためのボタンがあります。

複数の予約を一度に削除する #

予約タブでは、各行にチェックボックスがあり、ヘッダーのチェックボックスですべての表示項目を選択できます。削除したい予約を選択すると、下部に削除ボタンが表示されたバーが現れます。確認を行うと、リンクされているカレンダーイベントとともに一括で削除されます。選択を解除するには、Escapeキーを押してください。

ステップ 2 — イベントタイプを作成する #

イベントタイプは、連絡先が予約できるアポイントメントの種類を定義します。各イベントタイプは、提供するサービス（「30分無料コンサルテーション」、「製品デモ」、「ヘアカットの予約」、「レストランの2名予約」など）として考えてください。

1. アポイントメントページで、イベントタイプタブに切り替えます。

2. 右上の緑色のイベントタイプを作成ボタンをクリックします。「新しいイベントタイプ」というタイトルのウィンドウが開きます。

3. 詳細の下で、イベント名を入力します。連絡先が予約時に目にする可能性があるため、「初期コンサルv2」よりも「無料30分戦略コール」のような、顧客にとって分かりやすい名前を付けてください。
4. 会議タイプを選択します。これは会議の実施方法で、カレンダーの招待状に場所として表示される内容を決定します。

• 対面 — 物理的な場所で予約が行われます。住所を入力すると、その住所がカレンダーのイベントに表示されます（例：「123 Main Street, Suite 4」）。
• Google Meet — 予約ごとにGoogle Meetのビデオリンクが自動的に作成され、カレンダーのイベントに追加されます。連絡先もゲストとしてイベントに追加されるため、メールアドレスが判明している場合（例：会話中にAIが尋ねた場合）、Googleカレンダーの招待状とMeetリンクがメールで送信されます。これにはGoogleカレンダーの接続が必要です。まだ接続されていない場合、フォームに警告が表示され、その場にGoogleカレンダーを接続リンクが表示されます（Googleカレンダー連携を参照）。
• カスタムリンク — 独自の会議リンク（例：個人のZoomルームのリンク）を一度貼り付けると、そのイベントタイプのすべての予約で同じリンクが使用されます。

5. スロットの下で、タイムスロットの動作を設定します：
   • 所要時間 — 各予約の長さ（例：30分）。予約の間に組み込みの休憩時間を設けたい場合は、実際の会議時間よりも少し長めに所要時間を設定してください。個別のバッファ設定はありません。
   • 通知 — 予約開始までに必要な最小限の事前警告期間（例：4時間と設定すると、30分後に開始する予約は誰も行えなくなります）。
   • 予約可能期間 — 連絡先が将来のいつまで予約できるか（例：28日間）。
   • 1スロットあたりの複数予約 — デフォルトではオフです。その下の説明にある通り、「オフは、これまで通りの1タイムスロットにつき1件の予約を意味します」。同じ時間に複数の予約を受け付ける場合はオンに切り替えると、「1スロットあたりの予約数」という数値が表示されます。これは、リソースが交換可能で同じ時間を共有する場合を想定しています。リソースごとにスケジュールが異なる場合や、それぞれ独自のカレンダーを持っている場合は、代わりに「部屋」を使用してください。以下の「同じスロットへの複数人の予約を許可する」および「部屋」を参照してください。
6. 週間営業時間の下で、このイベントを予約できる曜日と時間を設定します。緑色の各曜日は、表示されている時間帯に予約可能です。時間帯の横にある「×」をクリックするとその曜日を予約不可にでき、「+」をクリックすると同じ曜日に2つ目の時間帯を追加できます（9:00〜12:00と14:00〜17:00のようにスケジュールを分割する場合）。

ヒント： 実際の勤務時間よりも少し余裕を持たせて営業時間を設定してください。これにより、開始時と終了時にゆとりが生まれます。

7. ルームについては、予約可能なリソースが複数ある場合を除き、そのままにしておきます。すべてのイベントタイプにはすでに1つのルームがあり、設定した週単位の営業時間が使用されます。2人の担当者、椅子、または車で営業時間が異なる場合は、それぞれにルームを追加してください。以下のルームを参照してください。
8. 通知には2つのスイッチがあります：
   • 予約をGoogleカレンダーに同期 — すべての予約をGoogleカレンダーに登録し、重複がないか確認します。Googleカレンダーが接続されるまでグレーアウトされます（下の注釈から適切な設定ページにリンクしています）。
   • 連絡先に予約メールを送信 — デフォルトでオンになっています。予約が完了すると、連絡先に確認メールを送信します。予約がGoogleカレンダーに同期される場合、同じスイッチで、ゲストとしてイベントに追加された連絡先に送信されるGoogleカレンダーの招待状も制御されます。連絡先にメールを一切送信したくない場合は、オフにしてください。
9. イベントを作成をクリックします。イベントタイプタブに戻り、新しいイベントが行として追加され、確認メッセージが表示されます：

後からイベントタイプを変更するには、その行をクリックするか、行の右端にある鉛筆アイコンを使用します。

どちらの方法でも、イベントの現在の設定が事前入力された同じフォームが表示されます。今回はタイトルがイベントタイプを編集となり、イベントを作成ボタンの代わりにイベントを保存ボタンが表示されます。週単位の営業時間のセクションは、変更しない限り保存されている内容がそのまま維持されます：

削除は、そのイベントに予約が紐付いていない場合にのみ可能です。

AIエージェントがこのイベントタイプで予約を行う場合、削除ウィンドウにどのエージェントがそれを使用しているかが表示されるため、予期せぬ事態を防ぐことができます。削除を続行することも可能ですが、その場合、予約設定で別のイベントタイプを選択するまで、該当するエージェントは予約を受け付けなくなります。

タイムゾーンについて： 営業時間は、設定 → セキュリティと一般（タイムゾーンのドロップダウン）で設定されたアカウントのタイムゾーンに基づいて読み取られます。提供されるスロットが不自然な時間帯になる場合は、まずその設定を確認してください。

ステップ 3 — AIの予約機能をオンにする #

イベントタイプを作成しただけでは、AIはまだそれを提案しません。エージェント側でスイッチをオンにする必要があります。

1. サイドバーの AIエージェント をクリックし、対象のエージェントを開きます。

2. AI機能 ステップに移動します。

3. 予約 パネルを見つけ、このエージェントに予約を許可する をオンにします。

4. プロバイダーは 組み込みカレンダー のままにします（FormitableまたはZenchefを使用するレストランはここで選択します）。次に、予約可能な項目を選択 で、ユーザーが何を予約できるかを指定します。

   複数選択が可能です。 ピッカーをクリックしてイベントタイプを選択すると、イベント名が書かれた小さなチップとして下に表示されます。その後、ピッカーの表示が 別のイベントタイプを追加 に変わるため、このエージェントが予約を受け付けるすべてのサービスがリストに載るまで繰り返します。最初に選択したものがエージェントのデフォルトとなり、2つ以上リンクされると、どれがデフォルトか分かるように デフォルト というラベルが表示されます。リストから削除するには、チップの × をクリックします。まだイベントタイプを作成していない場合は、ページを離れることなくその場で 新しいイベントタイプを作成 してください。作成したものはすぐにリストに追加されます。

   ピッカーの下の行には、その設定で何ができるかが要約されています：「エージェントは、チャット内で選択されたイベントタイプのいずれかを予約できます。AIが特定の担当者で予約できるように、各イベントタイプ内でスタッフや部屋の名前を指定してください。」

5. 変更を保存 をクリックします。

予約はライブ設定です。保存するとすぐに適用され、指示やナレッジの編集のように公開を待つ必要はありません。

ピッカーが空であるか、何も選択されていない場合、AIは提示できる時間枠を持たないため、誰かが折り返し連絡する旨を相手に伝えるというフォールバック動作を行います。利用する前に、少なくとも1つのイベントタイプを選択してください。

会話での表示例。 AIは、リンクしたすべてのイベントタイプを、名前と所要時間で把握しています。誰かが予約を希望すると、AIはどのサービスを希望するかを尋ねるか（または、すでに相手が言った内容から判断します。「カラーをしたい」と言えば、カラーの予約を選択します）、そのサービスの空き時間をチェックして予約を入れます。日程変更やキャンセルは、相手が実際に予約したものに対して行われるため、追加で説明する必要はありません。

複数をリンクする場合、以下の 複数のサービスを提供する場合の予約 を参照してください。

保存が完了すると、AIは会話中に空き時間を自動的に提案し、空き状況の確認から予約の確定まで、予約フロー全体を処理します。

例: 連絡先が「相談を予約したい」とメッセージを送ると、AIはイベント設定（および同期されている場合はGoogleカレンダー）に基づいて空き時間を提示します。連絡先が時間を選択すると、AIが予約を確定します。これらすべてが自動的に行われます。

ユーザー自身による予約（共有可能な予約ページ） #

上記の手順は、AIが日時を提案する会話内での予約に関するものです。すべてのイベントタイプには、公開予約ページを持たせることもできます。これは、アカウントや事前の会話を必要とせず、誰でもリンクを開いて予約できるページです。「今すぐ予約」ボタンの背後や、プロフィール、メールの署名、あるいはチラシのQRコードとして活用できます。

イベントタイプ設定フォームの下部にある予約ページセクションで有効にしてください。このページではカレンダーを表示する前に名前とメールアドレスまたは電話番号の入力を求めるため、予約を開始したものの日時を選択しなかったユーザーも連絡先として保存され、フォローアップが可能になります。

共有可能な予約ページをご覧ください。

外部の予約リンク（Calendly、Cal.comなど）の使用 #

CalendlyやCal.comなど、すでにお気に入りのスケジューラーをお使いですか？組み込みの予約システムに切り替える必要はありません。AIに既存の予約リンクを共有させるだけで、連絡先が自分で予約できるようになります。

これに対する個別の設定はありません。リンクをAIの指示（Instructions）に含めるだけです。

1. サイドバーの AIエージェント を開き、対象のエージェントを開きます。
2. AI指示 タブに移動します。
3. ルール セクションに、「予約を希望する人がいたら、このスケジュールリンクを共有して自分で予約してもらうようにしてください: https://calendly.com/yourname」のような行を追加します。
4. オプションとして、会話フロー セクションに対応するステップを追加します。例：「興味を持ったら、スケジュールリンクを共有する」。
5. 変更を保存 をクリックし、ライブに公開 をクリックして、更新された指示を連絡先に反映させます。試用 タブでは常にドラフトをテストできるため、公開前であっても、保存直後にAIがリンクを共有するかどうかを確認できます。

これで完了です。会話の中で予約の話題が出ると、AIがあなたのリンクを送信します。この設定では、組み込みの Bookings トグル（AI Abilities タブ内）をオフにしておいてください。オフにすることで、AIは独自のタイムスロットを提示しようとしなくなり、ルール内のリンクを使って何をすべきかを正確に判断します。ガイド付きオンボーディングウィザードで External booking link を選択した場合、このルールは自動的に追加されます。

組み込みの予約システムと比較した場合のトレードオフは、連絡先がチャットを離れて予約を行う必要があり、予約が外部のスケジューラーにのみ記録されるため、Appointmentsページには表示されない点です。

複数のサービスを提供する場合の予約 #

多数の異なるトリートメントを提供していますか？エージェントはチャット内でそれらすべてを予約できます。AI機能 タブの 予約可能なサービスを選択 で、すべてのサービスがリストに載るまでイベントタイプを追加し続けてください。上限はなく、最初に追加したものがデフォルトになります。ピッカー自体の操作については ステップ3 を参照してください。

1. イベントタイプ タブで、各サービスに対して顧客が使うような名前（「ヘアカット」、「カラー＆ハイライト」、「髭剃り」など）でイベントタイプを作成します。
2. エージェントの AI機能 タブを開き、このエージェントに予約を許可する をオンにして、予約可能なサービスを選択 の下にそれらすべてを追加します。
3. 変更を保存 をクリックします。これで完了です。AIは相手がどのサービスを希望しているかを尋ねるか（または相手がすでに伝えた内容から判断して）、そのサービスの空き時間を提示し、予約を入れます。

各イベントタイプは独自の所要時間、営業時間、部屋、カレンダーを保持しているため、イベントタイプ自体を変更する必要はありません。すべてを同じエージェントにリンクするだけです。AIが正しく動作するために役立つ2つのポイントがあります：

• 順序が少し重要です。 リストの最初のイベントタイプがデフォルトになります。これは、相手がどのサービスを希望しているか言っておらず、会話の中に手がかりがない場合にAIがフォールバックするものです。最も一般的なサービスを一番上に置いてください。
• 顧客が認識できる名前を付けてください。 AIは相手の言葉とイベント名を照合するため、「サービスB」よりも「カラー＆ハイライト」の方がはるかにうまく機能します。

リンクを送る方が好みですか？ その方法も可能です。各イベントタイプに対して 共有可能な予約ページ をオンにして各サービスに独自のリンクを持たせ、AIの指示にそれらをリストするルールを追加します。例：予約を希望する人がいる場合は、興味のあるサービスの予約リンクを共有してください：ヘアカット — https://yourlink/haircut、カラーリング — https://yourlink/coloring。 これらは外部のスケジューラーではなく独自の予約ページであるため、訪問者はカレンダーを見る前に連絡先として保存され、すべての予約は引き続き「予約」ページ（および接続されていればGoogleカレンダー）に反映されます。

特定の担当者を指名された場合はどうすればよいですか？ 各スタッフをイベントタイプ内の名前付きの部屋として追加すれば、AIは名前で予約を取ることができます。特定の担当者での予約 を参照してください。

予約時の追加情報の収集 #

単に時間だけでなく、さらに詳細な情報が必要な場合もあります。AIが予約を確定する前に、配送先や自宅の住所、人数、参照番号、その他使用しているカスタムフィールドなど、連絡先から追加情報を収集するように設定できます。

便利な活用例:

• 出張洗車サービス：作業場所を把握するために顧客の自宅住所が必要。
• レストラン：適切なテーブルを予約するために人数が必要。
• 修理サービス：作業内容を確認するために注文番号や参照番号が必要。

仕組み #

• サイドバーの AIエージェント をクリックし、エージェントを開いて AI機能 ステップに移動し、AIによる追加情報の収集を許可する（連絡先の更新 内）をオンにします。すると 予約中に追加情報を収集する カードが表示されるので、AIに尋ねさせたい カスタムフィールド を選択し、それぞれを 必須 または 任意 に設定します。必須フィールドは予約が確定する前に回答される必要があり、AIは回答が得られるまで質問を続けます。

• 収集された回答は 連絡先情報 として保存される（連絡先レコードで確認可能）だけでなく、Googleカレンダーのイベント にも追加されるため、アプリを開かなくてもすべてを一目で確認できます。
• これらのフィールドのいずれかを 会議の場所 としてマークできます。そうすると、顧客の回答（住所など）がカレンダーイベントの場所として設定されます。これは、顧客の元へ出向くサービスに最適です。これは、イベントタイプで選択する 対面 会議タイプと連動して機能します。

開始する前に #

• 選択するフィールドは、連絡先に対して管理している カスタムフィールド と同じものです（カスタム連絡先フィールドを参照）。収集したいフィールドがまだ存在しない場合は、先に作成してからここで選択してください。
• 同じ AI機能 ステップで 連絡先の名前/フィールドの更新 が許可されていることを確認してください。AIが収集した情報を保存するにはその権限が必要です。オフになっていると、回答は保存されません。
• これは予約専用ではありません。 同じ2つの設定により、AIは会話中のどこで得た詳細情報（誕生日、食事制限、好みなど）でも、予約に関係なく保存できるようになります。AIにカスタムフィールドを自動入力させるを参照してください。

例: 出張ペットグルーミング業を営んでいるとします。「自宅住所」というカスタムフィールドを作成し、AIに必須フィールドとして収集させ、それを会議場所としてマークします。これで、連絡先が予約する際、AIが住所を尋ね、それを連絡先に保存し、Googleカレンダーイベントの場所として設定するため、グルーマーはどこへ向かえばよいかを正確に把握できます。

回答に応じて異なる質問をする #

全員に同じ質問リストを尋ねる必要はありません。予約中に追加情報を収集する カードでAIが収集を許可されているすべてのフィールドを選択し、エージェントの AI指示 ステップで、それぞれがいつ適用されるかを記述します。AIはこれらの指示を自然言語として読み取るため、連絡先が直前に話した内容に応じて質問を変えることができます。

例： 空港送迎サービスの場合。「フライト番号」と「ミート＆グリート」のカスタムフィールドを作成し、フィールド選択で両方にチェックを入れ、指示に次のように記述します。「常に送迎先住所を尋ねてください。送迎先住所が空港の場合は、フライト番号とミート＆グリートを希望するかどうかも尋ねてください。」市内を移動する予約をする人にはフライトについて尋ねることはありませんが、空港送迎を予約する人には、予約が確定する前に両方の質問がなされます。

スロットの提示方法 #

AIが設定に基づいてどのように時間を提示するかについて、知っておくべき便利なポイントがいくつかあります。

• スロットは週の稼働時間内で連続して提供されます。例えば30分のイベントの場合、9:00、9:30、10:00のように提供されます。
• 一度予約が入るとその時間は提供されなくなるため、AIがダブルブッキングすることはありません。
• 1つのスロットで複数の予約を許可するイベントタイプは例外です。これらの時間は満席になるまで提供され続け、AIは連絡先に残りの枠数を伝えることができます（例：「午後5時の枠は残り3つです」）。すぐ下の同じスロットへの複数人の予約を許可するを参照してください。
• 複数のルームを持つイベントタイプは、ルームごとに処理されます。各ルームには独自の稼働時間があり、独自のカレンダーやスロットごとの予約数を持つことができます。ルームを参照してください。
• 同期されたGoogleカレンダー上の予定はすべて「予定あり」として扱われ、イベントタイプの設定に関わらず、AIが提示する候補から除外されます。
• 通知設定は直近の開始時間を除外し、予約可能期間はAIが将来の候補を提示する範囲を制限します。
• 休業日は「満席」ではなく「休業」として回答されます。 誰かが土曜日の予約を希望し、イベントタイプに土曜日の稼働時間が設定されていない場合、AIは「満席」とは言わず「その日は休業です」と伝え、次の営業日を提示します。単に時間がなくなった日についても同様です。今日開始可能な最後の予約枠が過ぎると、AIは「満席」ではなく「本日の受付は終了しました」と伝えます。ある日が「満席」と回答されるのは、稼働時間が設定されており、まだ時間的な余裕があるにもかかわらず、その日のすべてのスロットが埋まっている場合のみです。

同じスロットへの複数人の予約を許可する #

通常、1件の予約で1つの時間枠が埋まります。誰かが午後5時の枠を予約した瞬間、他の人には午後5時の枠は提示されなくなります。しかし、多くのビジネスでは異なる仕組みが必要となるため、イベントタイプを同時に複数の予約を受け付けられるように設定できます。

対象となるケース：

• 10台の車両を保有するハイヤーやタクシー会社。10人のドライバーがいるため、10人の顧客が同時に午後5時に配車を予約できます。
• 12名定員のクラスを開催するフィットネススタジオやワークショップ。
• 3つの椅子があり、同じ時間帯に3人が施術を受けられるクリニックやサロン。
• グループが同時に到着するツアー、試飲会、オープンハウス。

有効にする方法 #

1. イベントタイプタブでイベントタイプを開く（行をクリックするか、右端の鉛筆アイコンをクリックする）、または新しく作成します。
2. スロットセクションで、1スロットにつき複数予約をオンにします。その下の行にデフォルトの説明が表示されます。「オフにすると、これまで通り1つの時間枠につき1件の予約となります。」
3. スロットあたりの予約数が表示されます。その時間枠で受け付ける予約数（2から500の間）を入力します。10台の車のフリートなら10、12人定員のクラスなら12と入力します。
4. 制限を設けない場合は、数字の横にある無制限スイッチをオンにします。数字がグレーアウトして無制限と表示され、何人予約してもその時間が提供され続けます。
5. イベントを保存（新規作成の場合はイベントを作成）をクリックします。

イベントタイプタブに戻ると、定員列に10件/スロットまたは無制限と表示されます。イベントタイプに部屋が設定されており、そのうちの1つに個別の定員が設定されている場合は、代わりに部屋により異なると表示されます。

有効にした場合の動作 #

• 時間は満員になるまで提供され続けます。 1スロットあたり10件の場合、午後5時は2人目の連絡先、3人目、そして10人目まで提供されます。11人目には別の時間が提供されます。
• AIは残り枠数を伝えることができます。 例えば、連絡先が判断を下す助けとなる場合、「午後5時は残り3枠です」のように伝えます。これは複数予約を受け付けるイベントタイプに対してのみ行われます。通常の1件予約のイベントタイプでは枠数については何も言わず、無制限のイベントタイプでは言及する数値が存在しません。
• キャンセルすると即座に枠が空きます。 午後5時の10件の予約のうち1件がキャンセルされると、次に問い合わせた連絡先に対して午後5時が再び提供されます。予約を別の時間に変更した場合も同様です。
• すべての予約は個別の予約として扱われます。 午後5時の10件の予約は、「今後の予約」タブでは10行として表示され、それぞれに連絡先が紐付きます。Googleカレンダーの同期がオンになっていれば、10個の個別のイベントとして登録されます。これは、10台の車、10件の仕事といった場合に望ましい動作です。
• 手動での予約でも同じカウントが表示されます。 手動で予約を作成する際、各時間チップには残り枠数を示す小さなバッジが表示されるため、1スロットあたり2件のイベントの9:00チップには「09:00 残り2」と表示されます。
• 複数の部屋がある場合、数値は部屋ごとにカウントされます。 1スロットあたり3件に設定されたイベントに2つの部屋がある場合、部屋が個別の数値を上書きしない限り、同時に最大6件の予約が可能です。
• カレンダー上の予定は、スロット全体をブロックします。 同期されたGoogleカレンダー上の予定が午後5時と重なる場合、イベントタイプが何件の予約を許可していても、その時間は誰にとっても利用不可になります。カレンダー上の会議は、あなたの場所の1つが埋まるのではなく、あなたが全く利用できないことを意味します。
• スイッチをオフに戻すと、イベントタイプは1タイムスロットにつき1件の予約に戻ります。すでに行われた予約はそのまま維持されます。

2人の連絡先が同時に最後の空き枠を予約しようとした場合、その枠を獲得できるのは1人だけです。もう1人には、その時間はちょうど埋まってしまったことが伝えられ、代わりに次に空いている時間が提示されるため、10枠のスロットに11件目の予約が入ることはありません。

部屋：独自のスケジュールを持つ個別のリソース #

「部屋」とは、個別に予約可能なリソースのことです。名前とは裏腹に、物理的な部屋である必要はありません。スタッフ、椅子、車、コート、施術台などでも構いません。フォームには「部屋は、スタッフ、椅子、車、コートなど、個別に予約可能なリソースです。各部屋には独自の週間営業時間があり、独自のGoogleカレンダーを持てるため、部屋ごとに異なる設定が可能です。例えば、A医師は月曜から水曜まで、B医師は木曜から金曜まで勤務する、といった設定ができます」と記載されています。

すべてのイベントタイプにはすでに1つの部屋があるため、2つ目のリソースが異なる時間帯に勤務したり、独自のカレンダーが必要になったりするまでは、ここで行うことはありません。部屋はイベントタイプフォームの「週間営業時間」と「通知」の間に、独自の「部屋」セクションを持っています。

部屋に「理容師」、「医師」、「椅子」といった実際の名前を付ければ、AIは相手が指名した担当者で予約を取ることができます。詳しくは、以下の 特定の担当者での予約 を参照してください。

対象となるケース：

• A医師が月曜から水曜、B医師が木曜から金曜に勤務するクリニックや診療所。
• 3つの椅子があり、そのうち1つは午後のみスタッフが配置されるサロン。
• 各車が独自の空き状況を持つ自動車教習所やレンタカー。
• 2つのコートがあり、それぞれが個別のカレンダーで管理されているクラブ。

部屋の追加、名前変更、削除 #

1. イベントタイプタブでイベントタイプを開く（行をクリックするか、右端の鉛筆アイコンをクリックする）、または新しく作成します。
2. 下にスクロールして部屋を表示します。部屋 1がすでに存在しており、これはこれまでずっと時間を設定してきた部屋です。その注釈には「この部屋は上記の週間時間設定を使用します。以下に追加する部屋は、独自の時間を設定します。」と記載されています。
3. 部屋を追加をクリックします。独自の名称フィールドと、フォーム上部の週間時間設定と同様に機能するこの部屋の時間エディターを持つ新しいカードが表示されます。
4. すべての部屋に名前を付けます。2つの部屋で同じ名前を共有することはできません。共有した場合、「2つの部屋が同じ名前です。それぞれに固有の名前を付けてください。そうしないと、両方への予約が同じ部屋に割り当てられてしまいます。」というメッセージが表示されます。これは単なる整理のためではありません。予約は名前によって部屋と照合されるため、同じ名前の部屋は単一のリソースとして扱われます。
5. イベントを保存（新規作成の場合はイベントを作成）をクリックします。

部屋の名前を変更するには、既存の名前を上書き入力します。変更前に知っておくべきことが1つあります。部屋の名前を変更しても、古い名前で既に行われた予約の名前は変更されません。それらの予約は予約時の名前を保持し、名前変更後の部屋はゼロからカウントを開始します。名前の変更は早めに行うか、そのままにしておくことをお勧めします。

部屋を削除するには、カードのゴミ箱アイコンをクリックして確定します。確認メッセージには「この部屋は新規予約の受付を停止します。すでに確定している予約は、部屋名が保持され、カレンダーにも残ります。」と表示されます。部屋1にはゴミ箱アイコンがありません。これは、フォーム上部の週単位の営業時間が適用されるためです。

イベントタイプタブに戻ると、イベントタイプに複数の部屋が設定された時点で部屋列が表示され、各イベントの部屋数が表示されます。

部屋ごとのカレンダー #

Googleカレンダーを接続すると、すべての部屋カードにGoogleカレンダーの選択項目が表示され、「このカレンダーの予定は部屋の予約をブロックし、この部屋の予約はこのカレンダーに追加されます」という注記が表示されます。A先生の部屋をA先生のカレンダーに、B先生の部屋をB先生のカレンダーに設定すると、各部屋はそれぞれのカレンダーと照合され、予約が書き込まれます。同期させたくない場合は、部屋をカレンダーなしのままにしてください。

この選択項目は、アカウントでGoogleカレンダーが接続されている場合にのみ表示されます（Googleカレンダーの統合を参照）。それまでは部屋は同じように機能しますが、選択できるカレンダーがないだけです。1つのGoogleアカウントで複数のカレンダーを保持できるため、接続を複数回行う必要はほとんどありません。

会議室の予定表が読み取れない場合。 会議室の予定表は、接続したGoogleアカウントから読み取れる必要があります。読み取れない場合（予定表が削除された、そのアカウントと共有されていない、または誤った予定表が選択されているなど）、AIはその会議室の空き状況を確認できないため、問題が解決されるまでそのイベントの予約可能時間は提示されません。イベント名と予定表名を記載したメールおよびアプリ内通知が送信されます（6時間に最大1回）。修正するには、その予定表を接続済みのGoogleアカウントと共有するか、イベントを開いてその会議室用に別の予定表を選択してください。

予約を各ルームに均等に割り当てる #

予約が入った際、特定のルームや担当者の指定がない場合、これまではその時間に空いているリスト内の最初のルームに予約が割り当てられていました。これは多くの設定において適切な動作です。ルームを優先順位順に並べておけば、上位のルームから順に埋まり、他のルームは予備として機能するためです。しかし、各ルームが同僚であり、それぞれに公平に仕事を割り当てたい場合、「リストの先頭が優先」というルールでは、リストの先頭にいる担当者ばかりが予約で埋まり、他の担当者は空き時間が多くなってしまいます。

予約を均等に割り当てるスイッチは、この問題を解決します。このスイッチはルームセクションの上部にあり、イベントタイプに2つ以上のルームが設定されている場合にのみ表示されます。

• オフ（すべてのイベントタイプの初期設定）：各予約は、その時間に空いているリスト内の最初のルームに割り当てられるため、リストの先頭にあるルームから順に埋まります。
• オン：各予約は、直近および今後の予定を含めて最も予約数が少ないルームに割り当てられるため、予約が全員に均等に分散されます。

どちらの設定でも、以下の3点は変わりません。

• 特定の担当者を指名した連絡先には、その担当者が割り当てられます。 このスイッチは、指定がない場合の割り当てのみを決定します。
• 対応不可能なルームに予約が割り当てられることはありません。 各ルームの営業時間、カレンダーの予定、スロットごとの予約数制限はすべて尊重されます。もし最も予約が少ない担当者がその時間に営業終了しているか、予約で埋まっている場合は、次に予約が少ない担当者に割り当てられます。
• 定期的な予約は同じ担当者が継続して担当します。 毎週のシリーズ予約は最初の予約時にバランスが調整され、その後はシリーズ全体を通して同じ担当者が担当します。

スイッチをオンにすると、AIの配慮も少し向上します。特定の担当者を指定していない連絡先に対して予約を行う前に、AIは一度だけ希望する担当者がいるかどうかを確認します。特に希望がない場合、AIが予約を行い、カレンダーが均等に割り当てを行います。予約ページも同じルールに従います。訪問者が予約先の行を誰でものままにした場合、最も予約が少ない担当者に割り当てられます。

キャンセルや予約変更も考慮されます。予約がキャンセルされた担当者は、次の予約の割り当てにおいて自動的に優先順位が上がります。

部屋機能と、スロットごとの複数予約のどちらを使うべきか？ #

どちらも同じ時間に複数人が予約できるようにするものですが、実際にどちらが必要かを明確にしておく価値があります。フォームでは、スロットごとの複数予約スイッチのすぐ下に、「同じ営業時間で、場所が交換可能ですか？これだけで十分です。スケジュールが異なる場合や、カレンダーを分けたい場合は、以下の『部屋』機能を使用してください。」と記載されています。

• スロットごとの複数予約は、交換可能で同じ営業時間を共有する場所に対して1つの数値を設定するものです（例：10台の同一の車、1つのクラスの12席）。これ以外に設定することはありません。
• 部屋は、それぞれ異なる設定が可能な個別のリソースです。独自の曜日や時間、独自のカレンダー、そして部屋ごとの予約数を持つことができます。

すべての部屋は、イベントの予約数から始まります。 スロットごとの複数予約に設定した値がすべての部屋のデフォルトとなり、各部屋のカードには「イベント設定を使用（1スロットあたり10件）」や、イベントが無制限の場合は「イベント設定を使用（無制限）」と継承内容が表示されます。イベントの数値を変更すると、それに従っているすべての部屋の数値も変更されます。

部屋ごとに独自の数値を設定することも可能です。 部屋カードの上書きをオンにすると、その部屋専用のスロットごとの予約数が表示されます（初期値は1）。その横には無制限スイッチもあります。その下の行には「この部屋で同時に予約できる人数。その人数に達すると、この部屋はその時間帯の受付を停止します。」と表示されます。1に設定された部屋は、通常は複数予約を受け付けるイベントタイプ内であっても、従来の「1回につき1予約」のリソースとまったく同じように動作します。

例： あるクリニックで「セッション」というイベントタイプを1つ運営しており、部屋が2つあり、イベントは1スロットあたり12件に設定されているとします。グループルームはこれに従い、午後6時に12人を受け付けます。トリートメントルームは上書きがオンで数値が1に設定されているため、午後6時に1人を受け付けると、その時間帯の受付を停止します。一方、グループルームは引き続き予約を受け付けます。

合計予約数について。 上書き設定がない場合、イベントの数値が各部屋に適用されます。イベントが1スロットあたり3件に設定され、部屋が2つある場合、同時に最大6件の予約が可能です。部屋ごとに独自の数値を設定すると、合計は各部屋の数値の単純な合計になります。つまり、12人用のグループルームと1人用のトリートメントルームが並んでいる場合、午後6時の予約枠は合計13件となります。

イベントタイプタブでは、すべての部屋で数値が統一されていないイベントタイプの場合、スロットごとのチップが部屋ごとに異なるという表示に切り替わります。イベントタイプを開くと、各部屋の設定を確認できます。

手動での予約、部屋ごとの選択。 今後の予約タブから自分で予約を作成する際、イベントタイプに複数の部屋が設定されていると、時間枠の上に部屋のチップが並んで表示されます。各チップには、その日にその部屋で予約可能な残り回数が表示されます。まず部屋を選択してから時間を選択してください。予約はその部屋に対して保存されるため、「残り2回」といったバッジやその部屋固有の時間が表示されます。部屋が1つしかない場合は選択の必要はなく、通常通り時間が表示されます。

特定の担当者での予約 #

部屋に実在の人物や実在の物（理容師、医師、椅子、車など）の名前を付けると、AIはその名前を会話の中で使用できるようになります。部屋の名前を「Alex」にすると、Alexを指名した連絡先にはAlexが割り当てられます。

部屋に適切な名前を付けると、AIは以下のようなことができるようになります：

• 誰がいつ空いているかを伝えます。 単に時間リストを表示するのではなく、「アレックスは10:00と10:30に空いており、ルアンは11:00に空いています」のように案内します。
• 連絡先が指名した担当者で予約します。 「木曜日にアレックスを予約できますか？」というリクエストにはアレックスのみを予約します。その時間にアレックスが空いていない場合、AIはその旨を伝え、勝手に他の担当者に割り当てるのではなく、アレックスの次の空き時間を提案します。
• 予約が変更されても同じ担当者を維持します。 アレックスで予約した連絡先の予定を変更しても、引き続きアレックスが担当します。新しい時間が他の担当者でしか対応できない場合は、勝手に担当者を入れ替えるのではなく、誰に変更されるかを連絡先に伝えます。
• 連絡先が特に希望しない場合は、誰でも選択します。 「3時に空いている人なら誰でも」というリクエストはこれまで通り機能します。AIはその時間に空いている最初のルームを選択します。予約を各担当者に均等に分散させたい場合は、イベントの「ルーム」セクションで予約を均等に割り当てるをオンにしてください（予約を均等に割り当てるを参照）。これをオンにすると、AIは担当者を選択する前に、連絡先に希望する担当者がいるかどうかを一度だけ確認します。

命名のヒント。 AIは名前で照合を行うため、以下の点に少し注意を払うと効果的です：

• 各部屋には、顧客が認識している名前（人物や物）を付けてください（例：「Alex」、「Dr. Bakker」、「Chair 3 — Sanne」、「Court A」など）。
• どこでも完全に同じ綴りを使用してください。部屋名、AIへの指示、送信するすべてのメッセージで統一します。「Alex Araújo」と「Alex Araujo」のように表記が揺れないようにするのが最も安全です。
• 同姓同名の人がいる場合は、場所、名字、専門分野などを追加して区別できるようにしてください（例：「Alex — Centro」、「Alex — Norte」）。そうしないと、AIは連絡先がどちらを指しているのか判断できず、質問することになります。
• AIは、実際に部屋に設定されている名前のみを使用します。存在しない同僚をでっち上げることはありません。

名前を汎用的なままにしても、何も変わりません。 「New Room」、「Room 1」、「Room 2」といった名前のままの部屋は、これまで通り交換可能なものとして扱われます。AIはそれらの名前を口にすることはなく、空きがある場所に予約を入れるだけです。これは、顧客の視点から見てリソースが同一である場合（10台の同一の車、2つの同一の施術室など）に適した設定です。

予約ページでも同じ名前が使用されます。 イベントタイプに2つ以上の名前付きルームがある場合、公開リンクの時間選択欄の上に「予約相手 (Book with)」という行（「誰でも」および担当者ごとのチップ）が表示されるため、訪問者はそこで担当者を選択することもできます。一般的なルーム名の場合は、このような行は表示されません。

定期的な予約 #

このプラットフォームは、定期的なセッションを必要とする連絡先向けの繰り返し予約をサポートしており、継続的なコーチング、セラピー、トレーニング、またはメンテナンスサービスに最適です。

• 定期的な予定には、日、週、月単位の**頻度（frequency）と間隔（interval）**があります。例えば、隔週のセッションは、週単位で間隔を2に設定します。
• シリーズには、特定の回数で終了する制限を設けることができます（例：「10回繰り返す」）。

定期的な予約はシリーズとして追跡されるため、毎回予約を取り直すことなく、継続的なクライアント関係を簡単に管理できます。

予約の確認と通知 #

連絡先がAIを通じて予約を行うと、以下の処理が行われます。

1. 予約が作成され、今後の予約タブに表示されます。
2. チャットで連絡先に確認メッセージが送信されます（例: 「火曜日の午後2:00の予約が確定しました」）。
3. 連絡先のメールアドレスが登録されている場合、確認メールも送信されます（返信はアカウントのメールアドレスに届きます）。これはイベントタイプの連絡先に予約メールを送信するスイッチで制御され、デフォルトでオンになっています。注: このメールは、インポートされた予約やFormitableの予約では送信されません。
4. 予約がGoogleカレンダーと同期されます（接続されている場合 — Googleカレンダー連携を参照）。
5. 通知設定に基づいて通知が届きます。

キャンセル処理 #

連絡先と管理者の両方が予約をキャンセルできます。

• キャンセル理由の追跡 — 予約がキャンセルされた際、理由が記録されるため、パターンを把握できます（例: スケジュールの競合が原因で多くの連絡先がキャンセルしている場合など）。
• ステータスの更新 — 予約ステータスが「確定」から「キャンセル」に変更されます。
• カレンダー同期 — キャンセルは自動的にGoogleカレンダーに同期され、その時間枠が他の予約のために解放されます。
• Formitableのキャンセル — Formitableのレストラン予約の場合、専用のキャンセルリンクが提供されます。

今後の予約タブから予約を開き、変更またはキャンセルを行います。

レストラン予約プラットフォーム: FormitableおよびZenchef #

Formitable および Zenchef は、AIがチャット会話内で直接テーブル予約を処理できるレストラン予約プラットフォームです。リアルタイムで空席や空き時間をチェックし、プラットフォームとレストランシステムの双方で同時に予約を作成できます。Zenchefは1つのアカウントで複数のレストランを接続することをサポートしており、それぞれ個別に有効化または無効化できます。

Google Calendar、Formitable、Zenchefの3つは、設定 → 予約とカレンダーで接続、切断、ステータスの確認を行うことができます：

レストランごとの設定手順については、ZenchefおよびFormitableを参照してください。

FormitableまたはZenchefを使用してAIに予約を行わせるには、AIエージェント を開き、対象のエージェントを開いて AI機能 ステップに移動し、予約 セクションで予約プロバイダーとして該当プラットフォームを選択します（AIの予約機能をオンにするを参照）。

カレンダーイベントのインポート #

現在インターフェースからは利用できません。 この機能は参考として記載されていますが、アプリ内でクリックできる場所にはまだ表示されていません。既存の予定をインポートする必要がある場合は、サポートまでお問い合わせください。

既存の予約をインポートすると、接続されたGoogleカレンダーからイベントが取得されます。まずGoogleカレンダーを接続し、予約を紐付けるイベントタイプを選択してから、メール または 電話番号 で連絡先を照合するかどうかを選択します。プラットフォームはリンクされたカレンダーからイベントを読み取り、それぞれを連絡先にリンクします（必要に応じて連絡先を作成します）。

これは、他のスケジューリングシステムから移行する場合や、既存のカレンダーイベントをアプリに取り込みたい場合に便利です。

ヘルプが必要ですか？ #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.