מערכת הזמנות #

סקירה כללית #

הפלטפורמה כוללת מערכת מובנית לקביעת פגישות המאפשרת לסוכן ה-AI שלך לתאם פגישות, התייעצויות ואירועים ישירות בתוך השיחות. כאשר איש קשר מעוניין לקבוע זמן, ה-AI בודק את הזמינות שלך, מציע משבצות פנויות ומאשר את הפגישה — הכל מבלי שתצטרך לנקוף אצבע.

עבור מי זה מיועד? כל עסק שמקבל פגישות או הזמנות. לדוגמה:

• מספרה שקובעת תורים לעיצוב שיער דרך וואטסאפ
• סוכנות נדל"ן שמתאמת סיורים בנכסים דרך הודעות פרטיות באינסטגרם
• מסעדה שמקבלת הזמנות לשולחן דרך ווידג’ט צ’אט
• חברת ייעוץ שקובעת שיחות היכרות ישירות מתוך הצ’אט
• מרפאה שמאפשרת למטופלים לקבוע תורים באמצעות SMS

מערכת ההזמנות משתלבת עם Google Calendar לסנכרון דו-כיווני (ראו אינטגרציה עם Google Calendar) ועם פלטפורמות להזמנת מקומות במסעדות כמו Formitable ו-Zenchef.

Google Calendar הוא אופציונלי. מערכת הזמנת התורים המובנית עובדת באופן עצמאי לחלוטין. אתם מגדירים את השעות שבהן אתם זמינים עבור סוג אירוע מסוים, וה-AI מציע וקובע את השעות הללו ללא צורך בחיבור ליומן כלשהו. חיבור ל-Google Calendar מוסיף שלושה דברים: כל הזמנה מופיעה גם ביומן שלכם, כל אירוע שכבר קיים ביומן שלכם נחשב כזמן תפוס ולכן לא יוצע, וניתן ליצור עבורכם קישורי Google Meet. אם תבחרו לדלג על שלב זה, כל שאר התכונות בדף זה ימשיכו לעבוד בדיוק כמתואר.

הגדרת פגישות מתבצעת בשלושה שלבים, ודף זה מפרט כל אחד מהם בעזרת צילום מסך:

1. צור סוג אירוע — סוג הפגישה שאנשים יכולים להזמין (למשל, “ייעוץ חינם של 30 דקות”).
2. הפעל הזמנות עבור ה-AI שלך — כדי שהוא יציע את הפגישות הללו בצ’אט.
3. צפה בהזמנות מגיעות בדף הפגישות (וב-Google Calendar שלך, אם הוא מחובר).

שלב 1 — פתיחת דף הפגישות #

לחץ על Appointments (פגישות) בסרגל הצד, תחת הקבוצה Engage (מעורבות). לדף יש שתי לשוניות:

• פגישות קרובות — כל פגישה שנקבעה, עם כרטיסי נתונים עבור סך הכל, השבוע, אושר ו-ממתין, בתוספת חיפוש, מסנן זמן ומסנן סטטוס.
• סוגי אירועים — השירותים הניתנים להזמנה שה-AI שלך יכול להציע.

צפייה בלוח הזמנים שלך כיומן #

הכרטיסייה ‘פגישות קרובות’ יכולה להציג את ההזמנות שלך בשתי דרכים — ניתן לעבור ביניהן באמצעות המתג רשימה / יומן בצד ימין של שורת המסננים:

• רשימה — הטבלה המוצגת לעיל: שורה אחת לכל הזמנה, הטובה ביותר לסריקה מהירה של מה שמחכה לך ולביצוע פעולות מרובות.
• יומן — רשת שבועית או חודשית, הטובה ביותר לצפייה ביום או בשבוע שלך במבט חטוף ולזיהוי משבצות זמן פנויות.

בתצוגת יומן עומד לרשותך מתג שבוע / חודש (שבוע הוא ברירת המחדל), חצים למעבר קדימה ואחורה בזמן, וכפתור היום כדי לחזור לשבוע או לחודש הנוכחי. כל פגישה מופיעה ביומה ככרטיס קטן עם השעה, שם איש הקשר ונקודת סטטוס צבעונית. החיפוש והמסננים שלך חלים גם כאן, כך שתוכל, למשל, להציג ביומן רק פגישות מאושרות.

• לחץ על פגישה כדי לפתוח את אותו לוח פרטים כמו בתצוגת רשימה — משם ניתן לקבוע מחדש, לפתוח את הצ’אט או למחוק.
• לחץ על משבצת ריקה ביום מסוים כדי לקבוע פגישה חדשה באותו יום — טופס ההזמנה ייפתח כשהתאריך כבר מלא.
• בתצוגת חודש, יום עמוס מציג את הפגישות הראשונות ושורת +N נוספים — לחץ עליה כדי להתמקד באותו יום בתצוגה שבועית.

קביעת פגישה בעצמך #

רוב הפגישות נקבעות על ידי ה-AI שלך בצ’אט, אך ניתן לקבוע פגישה גם באופן ידני — למשל שיחת טלפון או הגעה ללא תיאום — באמצעות כפתור קבע פגישה בפינה הימנית העליונה של הדף (או על ידי לחיצה על יום ריק בתצוגת יומן). בחר את איש הקשר, סוג האירוע, תאריך ואחת ממשבצות הזמן הפנויות; הזמינות נבדקת באותו אופן שבו ה-AI קובע פגישות, כך שלא ניתן לקבוע שתי פגישות לאותה משבצת זמן.

לחץ על כל שורה כדי לפתוח את לוח הפרטים של הפגישה (לקריאה בלבד), המציג את איש הקשר, האירוע, התאריך והשעה, מיקום הפגישה, וכפתורים לפתיחת הצ’אט, קביעה מחדש או מחיקה:

מחיקת מספר פגישות בבת אחת #

בכרטיסיית פגישות, לכל שורה יש תיבת סימון, ותיבת הסימון בכותרת בוחרת את כל מה שמוצג כרגע. בחר את הפגישות שברצונך להסיר, ויופיע סרגל בתחתית עם כפתור מחיקה — עליך לאשר פעם אחת, והן יוסרו יחד עם אירועי היומן המקושרים אליהן. לחץ על Escape כדי לבטל את הבחירה.

שלב 2 — יצירת סוג אירוע #

סוגי אירועים מגדירים את סוגי הפגישות שאנשי הקשר שלך יכולים לקבוע. חשוב על כל סוג אירוע כשירות שונה שאתה מציע — “ייעוץ חינם למשך 30 דקות”, “הדגמת מוצר”, “תספורת”, “הזמנה למסעדה ל-2”.

1. בדף פגישות, עבור לכרטיסיית סוגי אירועים.

2. לחץ על הכפתור הירוק צור סוג אירוע בפינה הימנית העליונה. ייפתח חלון בשם סוג אירוע חדש:

3. תחת פרטים, הקלד שם אירוע. תן לו שם ידידותי ללקוח — אנשי הקשר שלך עשויים לראות אותו במהלך ההזמנה, לכן “שיחת אסטרטגיה חינם למשך 30 דקות” עדיף על “ייעוץ ראשוני v2”.
4. בחר סוג פגישה — כיצד הפגישה מתקיימת. זה קובע מה יופיע כמיקום בהזמנה ליומן:

• פרונטלי — הפגישה מתקיימת במקום פיזי. עליך להקליד את הכתובת, וכתובת זו תופיע באירוע ביומן (לדוגמה, “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — קישור לשיחת וידאו ב-Google Meet נוצר באופן אוטומטי עבור כל הזמנה ומתווסף לאירוע ביומן. איש הקשר מתווסף גם הוא לאירוע כאורח, כך שאם כתובת האימייל שלו ידועה (לדוגמה, אם ה-AI ביקש אותה במהלך השיחה), הוא יקבל את ההזמנה ליומן Google עם קישור ה-Meet באימייל. פעולה זו דורשת חיבור של יומן Google שלך — אם הוא עדיין לא מחובר, הטופס יציג אזהרה עם קישור חבר את יומן Google ממש שם (ראו אינטגרציה עם יומן Google).
• קישור מותאם אישית — עליך להדביק את קישור הפגישה שלך פעם אחת (לדוגמה, קישור לחדר ה-Zoom האישי שלך), ואותו קישור ישמש לכל הזמנה מסוג אירוע זה.

5. תחת משבצת (Slot), הגדירו כיצד פועלות משבצות הזמן שלכם:
   • משך זמן (Duration) — כמה זמן נמשכת כל פגישה (לדוגמה, 30 דקות). רוצים מרווח מובנה בין פגישות? הגדירו את משך הזמן מעט ארוך יותר מהפגישה בפועל — אין הגדרת חיץ נפרדת.
   • התראה (Notice) — זמן ההתראה המינימלי הדרוש לכם לפני שניתן להתחיל הזמנה (לדוגמה, 4 שעות אומר שאף אחד לא יכול להזמין פגישה שמתחילה בעוד 30 דקות).
   • ניתן להזמנה מראש (Bookable ahead) — כמה ימים קדימה אנשי קשר יכולים להזמין (לדוגמה, 28 ימים).
   • הזמנות מרובות לכל משבצת (Multiple bookings per slot) — כבוי כברירת מחדל. כפי שמצוין בתיאור תחתיו, “כבוי אומר הזמנה אחת לכל משבצת זמן, כפי שהזמנות עבדו תמיד”. הפעילו זאת כאשר אותו זמן יכול להכיל יותר מהזמנה אחת, ואז יופיע מספר הזמנות לכל משבצת. זה מיועד למקומות שניתן להחליף ביניהם ושחולקים את אותן שעות; אם למשאבים שלכם יש לוחות זמנים שונים או יומנים משלהם, השתמשו ב-חדרים במקום. ראו מתן אפשרות לאנשים מרובים להזמין את אותה משבצת ו-חדרים להלן.
6. תחת שעות שבועיות (Weekly hours), הגדירו באילו ימים ושעות ניתן להזמין אירוע זה. כל יום ירוק ניתן להזמנה בשעות המוצגות; לחצו על ה-× ליד טווח זמן כדי להפוך את היום ללא זמין, ועל ה-+ כדי להוסיף טווח שני לאותו יום (עבור לוחות זמנים מפוצלים כמו 9:00–12:00 ו-14:00–17:00).

טיפ: הגדר את השעות שלך מעט מצומצמות יותר מיום העבודה בפועל שלך. זה ייתן לך מרחב נשימה בתחילת ובסוף היום.

7. תחת חדרים, השאר זאת כפי שזה אלא אם יש לך יותר ממשאב אחד שניתן להזמין. לכל סוג אירוע כבר יש חדר אחד, והוא משתמש בשעות השבועיות שהגדרת זה עתה. אם שני אנשים, כיסאות או מכוניות עובדים בשעות שונות, הוסף חדר עבור כל אחד מהם. ראו חדרים להלן.
8. תחת התראות, ישנם שני מתגים:
   • סנכרן הזמנות ליומן Google — מציב כל הזמנה ביומן Google שלך ובודק אותה עבור התנגשויות. המתג יהיה אפור עד שיומן Google שלך יחובר (ההערה למטה מקשרת אותך לדף ההגדרות המתאים).
   • שלח אימייל על הפגישה לאיש הקשר — מופעל כברירת מחדל. שולח לאיש הקשר אימייל אישור כאשר פגישה מוזמנת. כאשר ההזמנה מסתנכרנת גם ליומן Google, אותו מתג שולט בהזמנה ליומן Google שאיש הקשר מקבל כאורח באירוע. כבה זאת אם אינך רוצה שאיש הקשר יקבל אימייל כלל.
9. לחץ על צור אירוע. תוחזר ללשונית סוגי אירועים כשהאירוע החדש שלך מתווסף כשורה ומופיעה הודעת אישור:

כדי לשנות סוג אירוע מאוחר יותר, לחץ על השורה שלו — או השתמש בסמל העיפרון בקצה הימני של השורה:

בכל מקרה תקבל את אותו טופס שמולא מראש בהגדרות הנוכחיות של האירוע, שכותרתו הפעם היא ערוך סוג אירוע (Edit event type), עם כפתור שמור אירוע (Save event) במקום צור אירוע (Create event). סעיף השעות השבועיות נשאר בדיוק כפי שנשמר אלא אם תשנה אותו:

מחיקה אפשרית רק כאשר לא צמודות לאירוע הזמנות.

אם אחד מסוכני ה-AI שלך קובע תורים עם סוג אירוע זה, חלון המחיקה יציג לך אילו סוכנים משתמשים בו לפני שיתבצע שינוי כלשהו, כך שלעולם לא תופתע. עדיין תוכל להמשיך במחיקה, אך אותם סוכנים יפסיקו לקבל הזמנות עד שתבחר עבורם סוג אירוע אחר תחת הזמנות (Bookings).

אודות אזורי זמן: השעות שלך נקראות לפי אזור הזמן של החשבון שלך, המוגדר ב-הגדרות ← אבטחה וכללי (בתפריט הנפתח אזור זמן). אם המשבצות שאתה מציע יוצאות בשעות מוזרות, בדוק תחילה את ההגדרה הזו.

שלב 3 — הפעלת הזמנות עבור ה-AI שלך #

יצירת סוג אירוע עדיין לא גורמת ל-AI להציע אותו. זהו מתג אחד, שנמצא בהגדרות הסוכן.

1. לחץ על סוכני AI (AI Agents) בסרגל הצד ופתח את הסוכן שלך.

2. עבור לשלב יכולות AI (AI Abilities).

3. מצא את לוח הזמנות (Bookings) והפעל את אפשר לסוכן זה לקבוע תורים (Let this agent book appointments).

4. השאר את ספק השירות על יומן מובנה (Built-in calendar) (מסעדות המשתמשות ב-Formitable או Zenchef בוחרות את שלהן כאן), ולאחר מכן ציין מה אנשים יכולים להזמין תחת בחר מה אנשים יכולים להזמין (Choose what people can book).

   ניתן לבחור יותר מאחד. לחץ על הבורר ובחר סוג אירוע — הוא יופיע למטה כשבב קטן עם שם האירוע. הבורר ישתנה ל-הוסף סוג אירוע נוסף, אז המשך כך עד שכל שירות שהסוכן אמור להיות מסוגל להזמין יופיע ברשימה. הראשון שתבחר הוא ברירת המחדל של הסוכן, וברגע ששניים או יותר מקושרים, הוא יסומן בתגית ברירת מחדל כדי שתוכל לראות איזה מהם הוא כזה. כדי להסיר פריט מהרשימה, לחץ על ה-× שעל השבב שלו. אין עדיין סוג אירוע? צור סוג אירוע חדש ישירות משם מבלי לעזוב את הדף — כל מה שתצור יתווסף לרשימה באופן מיידי.

   השורה מתחת לבורר מסכמת מה זה נותן לך: “הסוכן יכול להזמין כל אחד מסוגי האירועים שנבחרו בצ’אט. תן שמות לצוות או לחדרים בתוך כל סוג אירוע כדי שה-AI יוכל להזמין עם אדם ספציפי.”

5. לחץ על שמור שינויים.

הזמנה היא הגדרה חיה — היא מיושמת ברגע שאתה שומר, ואינה ממתינה לפרסום (Publish) כפי שעושים עריכות של הוראות וידע.

אם הבורר ריק או שלא נבחר דבר, ל-AI לא יהיו זמנים להציע והוא יחזור להודיע לאיש הקשר שמישהו יצור איתו קשר. בחר לפחות סוג אירוע אחד לפני שתסתמך על זה.

איך זה נראה בשיחה. ה-AI מכיר כל סוג אירוע שקישרת, לפי שם ולפי משך הזמן שלו. כשמישהו מבקש להזמין, הוא שואל איזה שירות הם רוצים (או מבין זאת ממה שכבר אמרו — “אני צריך צבע” בוחר את פגישת הצביעה), לאחר מכן בודק את הזמנים עבור אותו שירות ומזמין אותו. קביעה מחדש וביטול עובדים על מה שאיש הקשר הזמין בפועל, כך שאין שום דבר נוסף להסביר להם.

מקושרים יותר מאחד? ראה הזמנה כאשר אתה מציע שירותים רבים להלן.

ברגע שההגדרה נשמרת, הבינה המלאכותית מציעה באופן אוטומטי משבצות זמן פנויות במהלך שיחות ומטפלת בכל תהליך ההזמנה — החל מבדיקת זמינות ועד לאישור הפגישה.

דוגמה: איש קשר שולח הודעה: “אני רוצה להזמין ייעוץ”. הבינה המלאכותית משיבה עם משבצות זמן פנויות בהתבסס על הגדרות האירוע שלך (ויומן Google, אם הוא מסונכרן). איש הקשר בוחר זמן, והבינה המלאכותית מאשרת את ההזמנה — הכל באופן אוטומטי.

מתן אפשרות לאנשים לקבוע לעצמם (דף הזמנות לשיתוף) #

השלבים שלעיל עוסקים בהזמנות שמתבצעות בתוך שיחה, שבה ה-AI שלך מציע את הזמנים. לכל סוג אירוע יכול להיות גם דף הזמנות ציבורי: קישור אחד שכל אחד יכול לפתוח ולקבוע דרכו, ללא צורך בחשבון וללא צורך בשיחה מוקדמת. ניתן להוסיף אותו מאחורי כפתור “הזמן עכשיו”, בביוגרפיה שלך, בחתימת דוא"ל, או על פלייר כקוד QR.

ניתן להפעיל זאת בסעיף דף הזמנות בתחתית טופס סוג האירוע. מכיוון שהדף מבקש שם וכתובת דוא"ל או טלפון לפני שהוא מציג את לוח השנה, אנשים שמתחילים בתהליך ההזמנה ולא בוחרים זמן עדיין יתווספו לאנשי הקשר שלך, ויהיו מוכנים למעקב.

ראה דף הזמנות לשיתוף.

שימוש בקישור תזמון חיצוני (Calendly, Cal.com וכו’) #

כבר יש לך כלי תזמון שאתה אוהב, כמו Calendly או Cal.com? אתה לא חייב לעבור למערכת הזמנת התורים המובנית — אתה יכול פשוט לתת ל-AI לשתף את קישור התזמון הקיים שלך כדי שאנשי הקשר יקבעו תורים בעצמם.

אין הגדרה נפרדת לכך: הקישור פשוט נכנס להנחיות ה-AI שלך.

1. פתח את סוכני AI בסרגל הצד ופתח את הסוכן שלך.
2. עבור ללשונית הוראות AI (AI Instructions).
3. בסעיף כללים (Rules), הוסף שורה כמו: כאשר מישהו רוצה לקבוע תור, שתף את קישור הזימון הזה כדי שיוכל לקבוע בעצמו: https://calendly.com/yourname
4. לחלופין, הוסף שלב תואם לסעיף זרימת שיחה (Conversation flow), למשל: ברגע שהם מעוניינים, שתף את קישור הזימון.
5. לחץ על שמור שינויים, ולאחר מכן על פרסם לשידור חי (Publish to live) כדי שההוראות המעודכנות יגיעו לאנשי הקשר שלך. לשונית נסה זאת (Try Out) תמיד בודקת את הטיוטה שלך, כך שתוכל לוודא שה-AI משתף את הקישור מיד לאחר השמירה — עוד לפני הפרסום.

זה הכל — בכל פעם שעולה נושא של קביעת תור בשיחה, ה-AI ישלח את הקישור שלך. השאר את המתג הזמנות המובנה (בלשונית יכולות AI) כבוי בהגדרה זו: כשהוא כבוי, ה-AI לא ינסה להציע משבצות זמן בעצמו, ועם הקישור שלך בכללים הוא יודע בדיוק מה לעשות במקום זאת. אם תבחר בקישור הזמנה חיצוני במהלך אשף ההגדרה המודרך, כלל זה יתווסף עבורך באופן אוטומטי.

הפשרה בהשוואה למערכת הזמנת התורים המובנית: איש הקשר עוזב את הצ’אט כדי לקבוע תור, והפגישה תופיע רק בכלי התזמון החיצוני שלך — היא לא תופיע בדף הפגישות.

הזמנת תורים כאשר אתה מציע שירותים רבים #

מציע תריסר טיפולים שונים? הסוכן שלך יכול להזמין את כולם בצ’אט. בלשונית יכולות AI, תחת בחר מה אנשים יכולים להזמין, המשך להוסיף סוגי אירועים עד שכל שירות יופיע ברשימה — אין הגבלה, והראשון שתוסיף הוא ברירת המחדל. ראה שלב 3 עבור הבורר עצמו.

1. צור סוג אירוע עבור כל שירות בלשונית סוגי אירועים, עם שם שהלקוחות שלך ישתמשו בו (“תספורת”, “צבע וגוונים”, “סידור זקן”).
2. פתח את לשונית יכולות AI של הסוכן שלך, הפעל את אפשר לסוכן זה לקבוע פגישות, והוסף את כולם תחת בחר מה אנשים יכולים להזמין.
3. לחץ על שמור שינויים. זה הכל — ה-AI שואל איזה שירות איש הקשר רוצה (או מזהה זאת ממה שכבר נאמר לו), מציע את הזמנים עבור אותו שירות, ומזמין אותו.

לכל סוג אירוע יש משך זמן, שעות, חדרים ויומן משלו, כך ששום דבר לגבי סוגי האירועים עצמם לא משתנה — אתה פשוט מקשר את כולם לאותו סוכן. שני דברים עוזרים ל-AI לבצע זאת נכון:

• לסדר יש חשיבות מסוימת. סוג האירוע הראשון ברשימה הוא ברירת המחדל: זה מה שה-AI חוזר אליו כאשר איש הקשר לא ציין איזה שירות הוא רוצה ואין שום דבר בשיחה להסתמך עליו. שים את השירות הנפוץ ביותר שלך ראשון.
• תן להם שמות שלקוח יזהה. ה-AI מתאים את מה שאיש הקשר אומר לשם האירוע, לכן “צבע וגוונים” עובד הרבה יותר טוב מאשר “שירות ב”.

מעדיף לשלוח קישורים? אתה עדיין יכול לעשות זאת במקום, או בנוסף. הפעל את דף ההזמנות הניתן לשיתוף עבור כל סוג אירוע כך שלכל שירות יהיה קישור משלו, ולאחר מכן הוסף כלל להוראות ה-AI שלך המפרט אותם, לדוגמה: כאשר מישהו רוצה להזמין, שתף את קישור ההזמנה לשירות שבו הוא מתעניין: תספורת — https://yourlink/haircut, צביעה — https://yourlink/coloring. מכיוון שאלו דפי ההזמנה שלך ולא מתזמן חיצוני, המבקר נשמר כאיש קשר עוד לפני שהוא רואה את היומן, וכל הזמנה עדיין מגיעה לדף הפגישות שלך (וליומן Google שלך, אם הוא מחובר).

ומה אם אנשים מבקשים אדם מסוים? הוסף כל איש צוות כחדר בעל שם בתוך סוג האירוע וה-AI יוכל להזמין אותם בשמם — ראה הזמנה עם אדם ספציפי.

איסוף מידע נוסף במהלך הזמנה #

לפעמים צריך קצת יותר מסתם זמן. ניתן לבקש מהבינה המלאכותית לאסוף פרטים נוספים מאיש הקשר לפני אישור ההזמנה — למשל כתובת למשלוח או כתובת מגורים, מספר אורחים, מספר סימוכין או כל שדה מותאם אישית שבו אתה משתמש.

דוגמאות למקרים שבהם זה שימושי:

• שירות ניקוי רכב נייד שזקוק לכתובת המגורים של הלקוח כדי לדעת לאן להגיע.
• מסעדה שזקוקה למספר האורחים לפני הזמנת השולחן המתאים.
• שירות תיקונים שזקוק למספר הזמנה או סימוכין כדי לאתר את העבודה.

איך זה עובד #

• לחץ על סוכני AI בסרגל הצד, פתח את הסוכן, עבור לשלב יכולות AI שלו והפעל את אפשר ל-AI לאסוף מידע נוסף (תחת עדכוני איש קשר). לאחר מכן תופיע כרטיסיית אסוף מידע נוסף במהלך הזמנה שבה תבחר אילו מהשדות המותאמים אישית (custom fields) על ה-AI לבקש, וסמן כל אחד מהם כחובה או אופציונלי. יש לענות על שדות חובה לפני שההזמנה תאושר — ה-AI ימשיך לשאול עד שיקבל אותם.

• התשובות שנאספו נשמרות על איש הקשר (כך שהן מופיעות ברשומת איש הקשר) ומתווספות לאירוע ביומן Google, כך שתוכל לראות הכל במבט חטוף מבלי לפתוח את האפליקציה.
• באפשרותך לסמן אחד מהשדות הללו כמיקום הפגישה. כאשר תעשה זאת, התשובה של הלקוח (למשל, הכתובת שלו) תהפוך למיקום באירוע ביומן — אידיאלי עבור שירותים שמגיעים עד ללקוח. זה עובד יד ביד עם סוג הפגישה פרונטלי שאתה בוחר בסוג האירוע.

לפני שמתחילים #

• השדות שמהם אתה בוחר הם אותם שדות מותאמים אישית שאתה מנהל עבור אנשי קשר (ראה שדות איש קשר מותאמים אישית). אם שדה שברצונך לאסוף עדיין לא קיים, צור אותו תחילה, ואז הוא יהיה זמין לבחירה כאן.
• ודא שעדכון שמות/שדות איש קשר מורשה באותו שלב של יכולות AI. ה-AI זקוק להרשאה זו כדי לשמור את המידע שהוא אוסף; אם היא כבויה, התשובות לא יישמרו.
• זה לא רק להזמנות. אותן שתי הגדרות מאפשרות ל-AI לשמור פרטים שהוא קולט בכל מקום בשיחה — תאריך לידה, דרישות תזונתיות, העדפה — גם כשלא מדובר בקביעת תור. ראה מתן אפשרות ל-AI למלא שדות מותאמים אישית עבורך.

דוגמה: אתה מנהל עסק נייד לטיפוח חיות מחמד. אתה יוצר שדה מותאם אישית בשם “כתובת מגורים”, מורה לבינה המלאכותית לאסוף אותו כשדה חובה, ומסמן אותו כמיקום הפגישה. כעת, כאשר איש קשר מבצע הזמנה, הבינה המלאכותית מבקשת את הכתובת שלו, שומרת אותה בכרטיס איש הקשר ומציבה אותה כמיקום באירוע ביומן Google — כך שהמטפל יודע בדיוק לאן לנסוע.

שאלת שאלות שונות בהתאם לתשובה #

אתה לא חייב לשאול את כולם את אותה רשימה. בחר כל שדה שה-AI מורשה לאסוף בכרטיס אסוף מידע נוסף במהלך הזמנה, ולאחר מכן תאר בהוראות ה-AI שלך מתי כל אחד מהם רלוונטי (בשלב הוראות AI של הסוכן). ה-AI קורא את ההוראות האלה בשפה פשוטה, כך ששאלה יכולה להיות תלויה במה שאיש הקשר בדיוק אמר לו.

דוגמה: שירות הסעות לשדה התעופה. צרו שדות מותאמים אישית עבור “מספר טיסה” ו-“קבלת פנים (Meet & Greet)”, סמנו את שניהם בבורר השדות, וכתבו בהוראות שלכם: “תמיד בקש את כתובת האיסוף. אם כתובת האיסוף היא שדה תעופה, בקש גם את מספר הטיסה והאם הם מעוניינים בשירות קבלת פנים.” מי שמזמין נסיעה ברחבי העיר לעולם לא יישאל על טיסות; מי שמזמין איסוף משדה התעופה יישאל את שתי השאלות לפני שההזמנה תאושר.

כיצד מוצעות משבצות זמן #

כמה דברים שימושיים שכדאי לדעת על האופן שבו הבינה המלאכותית הופכת את ההגדרות שלך לזמנים מוצעים:

• משבצות מוצעות ברצף בתוך השעות השבועיות שלך: אירוע של 30 דקות מוצע ב-9:00, 9:30, 10:00, וכן הלאה.
• ברגע שזמן מסוים מוזמן הוא מפסיק להיות מוצע, כך שה-AI לעולם לא מבצע הזמנה כפולה.
• סוגי אירועים המאפשרים הזמנות מרובות לכל משבצת הם יוצאי דופן: זמנים אלו ממשיכים להיות מוצעים עד שהם מלאים, וה-AI יכול לומר לאיש קשר כמה מקומות נותרו (לדוגמה, “ב-17:00 נותרו 3 מקומות”). ראה מתן אפשרות לאנשים מרובים להזמין את אותה משבצת ממש למטה.
• סוגי אירועים עם יותר מחדר אחד מחושבים חדר אחר חדר: לכל חדר יש שעות משלו, יכול להיות לו יומן משלו, ויכול להיות לו מספר הזמנות משלו לכל משבצת. ראה חדרים.
• כל דבר ביומן Google המסונכרן שלך נחשב כעסוק ומוסר ממה שה-AI מציע, ללא קשר למה שסוג האירוע מאפשר.
• הגדרת ההתראה (Notice) מקצצת משבצות שמתחילות מוקדם מדי; ניתן להזמנה מראש (Bookable ahead) מגבילה כמה רחוק בעתיד ה-AI יציע זמנים.
• ימים שבהם אתה סגור נענים כסגורים, לא כמלאים. אם מישהו מבקש יום שבת ולסוג האירוע שלך אין שעות ביום שבת, ה-AI אומר שאתה סגור באותו יום ומציע את היום הפתוח הבא שלך, במקום לומר שאתה תפוס לחלוטין. אותו הדבר תקף ליום שפשוט נגמר בו הזמן: ברגע שהפגישה האחרונה שיכלה עדיין להתחיל היום עברה, ה-AI אומר שהיום הסתיים במקום לומר שהוא מלא. יום מקבל תשובה של “תפוס לחלוטין” רק כאשר יש בו שעות, עדיין נותר בו זמן, וכל משבצת בו תפוסה.

מתן אפשרות למספר אנשים להזמין את אותה משבצת #

בדרך כלל הזמנה אחת ממלאת משבצת זמן: ברגע שמישהו תופס את השעה 17:00, אף אחד אחר לא יקבל הצעה לשעה 17:00. עסקים רבים עובדים בדרך אחרת, לכן ניתן להגדיר סוג אירוע כך שיקבל מספר הזמנות באותו זמן.

למי זה מיועד:

• חברת הסעות או מוניות עם צי של 10 מכוניות. עשרה לקוחות שונים יכולים כולם להיאסף בשעה 17:00, כי יש לכם עשרה נהגים.
• סטודיו לכושר או סדנה המנהלים שיעור עם 12 מקומות.
• מרפאה או סלון יופי עם שלושה כיסאות, שבהם ניתן לטפל בשלושה אנשים באותה שעה.
• סיור, טעימות או יום פתוח שבו קבוצה מגיעה באותו זמן.

הפעלת התכונה #

1. פתח את סוג האירוע בכרטיסיית סוגי אירועים (לחץ על השורה שלו, או לחץ על העיפרון בקצה הימני), או צור אחד חדש.
2. בסעיף משבצת, הפעל את הזמנות מרובות לכל משבצת. השורה שמתחת מסבירה את ברירת המחדל: “כבוי אומר הזמנה אחת לכל משבצת זמן, כפי שהזמנות עבדו תמיד.”
3. יופיע מספר הזמנות לכל משבצת. הקלד כמה הזמנות זמן זה יכול להכיל, כל מספר בין 2 ל-500. צי של עשר מכוניות הוא 10; כיתה עם שנים-עשר מקומות היא 12.
4. אין הגבלה בכלל? הפעל את המתג הקטן ללא הגבלה לצד המספר. המספר יהפוך לאפור ויוצג כ-ללא הגבלה, והזמן ימשיך להיות מוצע ללא קשר למספר האנשים שהזמינו אותו.
5. לחץ על שמור אירוע (או צור אירוע עבור אירוע חדש).

בחזרה בכרטיסייה סוגי אירועים, עמודת קיבולת (Capacity) תציג זאת: 10 לכל משבצת, או ללא הגבלה. אם לסוג האירוע יש חדרים ולאחד מהם ניתן מספר משלו, היא תציג במקום זאת משתנה לפי חדר.

מה קורה ברגע שזה מופעל #

• הזמן ממשיך להיות מוצע עד שהוא מלא. עם 10 לכל משבצת, השעה 17:00 עדיין מוצעת לאיש הקשר השני שמבקש, ולשלישי, עד העשירי. לאחד עשר מוצע זמן אחר.
• ה-AI יכול לומר כמה מקומות נותרו, למשל “בשעה 17:00 נותרו 3 מקומות”, כאשר זה עוזר לאיש הקשר להחליט. הוא עושה זאת רק עבור סוגי אירועים שמקבלים הזמנות מרובות. עבור סוג אירוע רגיל של הזמנה אחת הוא לא אומר דבר על מקומות ולעולם לא ממציא מספר, ועבור אירוע ללא הגבלה אין מספר לציין.
• ביטול מפנה את המקום מיד. אם אחת מעשר ההזמנות שלכם ל-17:00 מתבטלת, השעה 17:00 מוצעת שוב לאיש הקשר הבא שמבקש. אותו דבר לגבי העברת הזמנה לזמן אחר.
• כל הזמנה היא עדיין פגישה בפני עצמה. עשר הזמנות ב-17:00 הן עשר שורות בכרטיסיית פגישות קרובות, כל אחת עם איש קשר משלה, ועשרה אירועים נפרדים ביומן ה-Google שלכם אם הפעלתם סנכרון. זה מה שאתם רוצים: עשר מכוניות, עשרה תפקידים.
• הזמנה ידנית מציגה את אותו מספר. כשאתם מזמינים פגישה ידנית, כל תווית זמן נושאת תג קטן עם המקומות שעדיין פנויים, כך שתווית 9:00 באירוע של שתיים לכל משבצת תקרא 09:00 נותרו 2.
• עם יותר מחדר אחד, המספר נספר לכל חדר. שני חדרים באירוע שנקבע ל-3 לכל משבצת הם עד 6 הזמנות בו-זמנית, אלא אם חדר עוקף זאת עם מספר משלו.
• זמן עסוק ביומן שלכם עדיין חוסם את כל המשבצת. אם משהו ביומן ה-Google המסונכרן שלכם חופף ל-17:00, הזמן הזה נעלם עבור כולם, לא משנה כמה הזמנות סוג האירוע מאפשר. פגישה ביומן שלכם אומרת שאינכם זמינים כלל, לא שאחד המקומות שלכם תפוס.
• כיבוי חזרה מחזיר את סוג האירוע להזמנה אחת לכל משבצת זמן. הזמנות שכבר בוצעו נשארות בדיוק איפה שהן.

אם שני אנשי קשר במקרה תופסים את המקום הפנוי האחרון באותו רגע, רק אחד מהם יקבל אותו. לשני נאמר שהשעה בדיוק נתפסה ומוצעות לו השעות הפנויות הבאות במקום, כך שלעולם לא תסיים עם הזמנה אחת-עשרה במשבצת של עשרה מקומות.

חדרים: משאבים נפרדים עם לוחות זמנים משלהם #

חדר הוא משאב נפרד שניתן להזמנה. למרות השם, הוא לא חייב להיות חדר פיזי: זה יכול להיות איש צוות, כיסא, מכונית, מגרש או שולחן טיפולים. הטופס מציב זאת בשורה אחת: “חדרים הם משאבים נפרדים שניתן להזמנה: איש צוות, כיסא, מכונית, מגרש. לכל חדר יש שעות שבועיות משלו ויכול להיות לו יומן Google משלו, כך שחדרים יכולים להיות שונים. ד"ר א’ עובד מיום שני עד רביעי, ד"ר ב’ עובד ביום חמישי ושישי.”

לכל סוג אירוע כבר יש חדר אחד, כך שאין מה לעשות כאן עד שמשאב שני יעבוד בשעות שונות או יזדקק ליומן משלו. לחדרים יש סעיף חדרים משלהם בטופס סוג האירוע, בין שעות שבועיות ל-התראות.

תן לחדרים שלך שמות אמיתיים — הספר, הרופא, הכיסא — וה-AI יוכל להזמין איש קשר עם האדם שהם מבקשים. ראה הזמנה עם אדם ספציפי בהמשך.

למי זה מיועד:

• מרפאה או פרקטיקה שבה ד"ר א’ עובד מיום שני עד רביעי וד"ר ב’ עובד ביום חמישי ושישי.
• סלון עם שלושה כיסאות, אחד מהם מאויש רק אחר הצהריים.
• בית ספר לנהיגה או השכרה שבו לכל מכונית יש זמינות משלה.
• מועדון עם שני מגרשים, כל אחד מנוהל ביומן משלו.

הוספה, שינוי שם והסרה של חדרים #

1. פתח את סוג האירוע בכרטיסיית סוגי אירועים (לחץ על השורה שלו, או לחץ על העיפרון בקצה הימני), או צור אחד חדש.
2. גלול מטה אל חדרים. חדר 1 כבר נמצא שם, וזה החדר שעבורו הגדרת שעות לאורך כל הדרך. ההערה שלו מציינת בדיוק את זה: “חדר זה משתמש בשעות השבועיות שלעיל. חדרים שתוסיף להלן יגדירו שעות משלהם.”
3. לחץ על הוסף חדר. יופיע כרטיס חדש עם שדה שם משלו ועורך שעות עבור חדר זה משלו, שעובד בדיוק כמו השעות השבועיות בראש הטופס.
4. תן לכל חדר שם. שני חדרים לא יכולים לחלוק שם אחד: אם יעשו זאת, הטופס יציג “לשני חדרים יש את אותו שם. תן לכל אחד שם משלו, או שהזמנות המיועדות לשניהם יגיעו לאותו חדר.” זה לא עניין של סדר בלבד. הזמנות מותאמות לחדר לפי שמו, לכן שני חדרים בעלי אותו שם מתנהגים כמשאב יחיד.
5. לחץ על שמור אירוע (או צור אירוע עבור אירוע חדש).

כדי לשנות שם של חדר, הקלידו מעל שמו. דבר אחד שכדאי לדעת לפני שתעשו זאת: שינוי שם של חדר לא משנה את שמות ההזמנות שכבר בוצעו תחת השם הישן. פגישות אלו שומרות על השם איתו הן הוזמנו, והחדר ששמו שונה מתחיל לספור מאפס שוב. שנו שמות מוקדם, או השאירו את השם כפי שהוא.

כדי להסיר חדר, לחץ על סמל פח האשפה בכרטיס שלו ואשר. האישור מפרט מה קורה: “חדר זה יפסיק להיות מוצע להזמנות חדשות. הזמנות שכבר בוצעו ישמרו על שם החדר שלהן ויישארו ביומן שלך.” לחדר 1 אין סמל פח אשפה, מכיוון שהשעות שלו הן שעות שבועיות המופיעות בראש הטופס.

בחזרה בכרטיסייה סוגי אירועים, עמודת חדרים (Rooms) מופיעה ברגע שלסוג אירוע כלשהו יש יותר מחדר אחד, ומציגה את ספירת החדרים של כל אירוע.

יומן לכל חדר #

ברגע שיומן Google שלך מחובר, כל כרטיס חדר מקבל גם בורר יומן Google, עם ההערה “זמן פנוי ביומן זה חוסם חדר זה, והזמנות של חדר זה מתווספות אליו.” כוון את החדר של ד"ר א’ ליומן של ד"ר א’ ואת החדר של ד"ר ב’ ליומן של ד"ר ב’, וכל חדר ייבדק מול היומן שלו וירשום בו את ההזמנות שלו. השאר חדר על ללא יומן אם הוא לא אמור להסתנכרן כלל.

הבורר מופיע רק לאחר שיומן Google מחובר לחשבון (ראה אינטגרציה עם יומן Google). עד אז החדרים עובדים בדיוק באותו אופן, פשוט אין יומנים לבחירה. חשבון Google אחד יכול להכיל מספר יומנים, כך שלעיתים רחוקות תזדקק ליותר מחיבור אחד.

אם לא ניתן לקרוא את יומן החדר. על יומן החדר להיות נגיש לקריאה עבור חשבון ה-Google שחיברת. אם הוא אינו נגיש (היומן נמחק, מעולם לא שותף עם אותו חשבון, או שנבחר היומן הלא נכון), ה-AI לא תוכל לבדוק את זמני הפנויות של אותו חדר, ולכן היא לא תציע זמנים לאירוע זה עד שהבעיה תתוקן. תקבל אימייל והתראה בתוך האפליקציה שיציינו את שם האירוע והיומן (לכל היותר פעם בשש שעות). כדי לתקן זאת, שתף את היומן עם חשבון ה-Google המחובר, או פתח את האירוע ובחר יומן אחר עבור אותו חדר.

הפצת הזמנות באופן שווה בין חדרים #

כאשר מתקבלת הזמנה ואף אחד לא ביקש חדר או אדם ספציפי, היא תמיד הופנתה לחדר הראשון ברשימה שלך שפנוי באותו זמן. זו התנהגות נכונה עבור הגדרות רבות — סדר את החדרים שלך לפי העדפה והחדר העליון יתמלא ראשון, כאשר האחרים משמשים כגיבוי. אך אם החדרים שלך הם עמיתים שכל אחד מהם אמור לקבל חלק הוגן מהעבודה, “הראשון ברשימה זוכה” אומר שהאדם בראש הרשימה נשאר תפוס במלואו בעוד האחרים נשארים חצי ריקים.

המתג הפץ הזמנות באופן שווה פותר זאת. הוא נמצא בראש סעיף חדרים, ומופיע רק כאשר לסוג האירוע יש שני חדרים או יותר:

• כבוי (כך מתחיל כל סוג אירוע): כל הזמנה עוברת לחדר הראשון ברשימה שלך שפנוי, כך שהחדר בראש הרשימה מתמלא ראשון.
• מופעל: כל הזמנה עוברת לחדר עם מספר ההזמנות הקטן ביותר, תוך ספירת פגישות אחרונות וקרובות — כך שההזמנות מתחלקות באופן שווה בין כולם.

שלושה דברים נשארים ללא שינוי בכל מקרה:

• איש קשר שמבקש אדם ספציפי עדיין יקבל את אותו אדם. המתג קובע רק את המקרה שבו אין העדפה.
• חדר לעולם לא יקבל הזמנה שהוא לא יכול לקחת. השעות שלו, הזמן התפוס ביומן שלו ומספר ההזמנות לכל משבצת זמן מכובדים כולם — אם האדם עם הכי פחות הזמנות סגור או מלא באותו זמן, האדם הבא בתור עם הכי פחות הזמנות יקבל אותה.
• הזמנות חוזרות נשארות עם אותו אדם. סדרה שבועית מאוזנת פעם אחת, בפגישה הראשונה, ולאחר מכן נשארת עם אותו אדם לשאר הסדרה.

כשהמתג מופעל, הבינה המלאכותית הופכת גם למתחשבת יותר: לפני הזמנת מישהו שלא ציין שם, היא שואלת פעם אחת האם כבר יש להם אדם מועדף. אם לא אכפת להם, היא מבצעת את ההזמנה והיומן שלך מבצע את החלוקה. דף ההזמנה פועל לפי אותו כלל — מבקר שמשאיר את השורה הזמן עם על כל אחד משובץ אצל האדם עם הכי פחות הזמנות.

ביטולים וקביעת פגישות מחדש נספרים גם הם: אדם שמאבד הזמנה עובר אוטומטית לקדמת התור עבור ההזמנה הבאה.

חדרים או הזמנות מרובות לכל משבצת? #

שניהם מאפשרים ליותר מאדם אחד להזמין את אותו זמן, לכן כדאי להבהיר איזה מהם אתה באמת רוצה. הטופס מותח קו ממש מתחת למתג הזמנות מרובות לכל משבצת: “אותן שעות ומקומות ניתנים להחלפה? זה כל מה שאתה צריך. לוחות זמנים שונים או יומנים נפרדים? השתמש בחדרים למטה.”

• הזמנות מרובות לכל משבצת הם מספר אחד עבור מקומות שניתנים להחלפה וחולקים את אותן שעות: עשר מכוניות זהות, שנים-עשר מקומות בכיתה אחת. אין שום דבר אחר להגדיר.
• חדרים הם משאבים נפרדים בעלי שם המורשים להיות שונים: ימים ושעות משלהם, יומן משלהם, ומספר הזמנות משלהם לכל משבצת.

כל חדר מתחיל מהמספר של האירוע. כל מה שתגדיר כהזמנות מרובות לכל משבצת הוא ברירת המחדל עבור כל חדר, וכל כרטיס חדר מציג את מה שהוא ירש: “משתמש בהגדרת האירוע (10 לכל משבצת)”, או “משתמש בהגדרת האירוע (ללא הגבלה)” כאשר האירוע ללא הגבלה. שנה את המספר של האירוע וכל חדר שעוקב אחריו ישתנה איתו.

לחדר יכול להיות מספר משלו במקום. הפעל את דריסה (Override) בכרטיס של אותו חדר ויופיע מספר הזמנות לכל משבצת עבור אותו חדר בלבד, החל מ-1, עם מתג ללא הגבלה משלו לצידו. השורה שמתחת קוראת “כמה אנשים יכולים להזמין חדר זה בו-זמנית. ברגע שמספר זה הוזמן, חדר זה יפסיק להיות מוצע לאותו זמן.” חדר שמוגדר ל-1 מתנהג בדיוק כמו משאב קלאסי של הזמנה אחת בכל פעם, בתוך סוג אירוע שאחרת מקבל כמה.

דוגמה. מרפאה מנהלת סוג אירוע אחד בשם “טיפול” עם שני חדרים, והאירוע מוגדר ל-12 לכל משבצת. חדר הקבוצה עוקב אחרי זה ולוקח שנים-עשר אנשים בשעה 18:00. לחדר הטיפולים יש דריסה מופעלת עם המספר 1, לכן הוא לוקח אדם אחד בשעה 18:00 ואז מפסיק להיות מוצע לאותו זמן, בעוד חדר הקבוצה ממשיך להתמלא.

כמה הזמנות זה מסתכם. ללא דריסות בכלל, המספר של האירוע חל על כל חדר: שני חדרים באירוע שמוגדר ל-3 לכל משבצת הם עד 6 הזמנות בו-זמנית. ברגע שלחדר יש מספר משלו, הסך הכל הוא פשוט הסכום של המספר של כל חדר, כך שחדר קבוצה של שנים-עשר מקומות ליד חדר טיפולים של אדם אחד הם שלוש-עשרה הזמנות בשעה 18:00.

בלשונית סוגי אירועים, סוג אירוע שהחדרים שלו אינם כולם באותו מספר מחליף את תגית ה"לכל משבצת" שלו ב-משתנה לפי חדר. פתח את סוג האירוע כדי לראות למה מוגדר כל חדר.

הזמנה ידנית, חדר אחר חדר. כאשר אתם יוצרים פגישה בעצמכם מתוך הכרטיסייה פגישות קרובות (Upcoming Appointments) ולסוג האירוע יש יותר מחדר אחד, תופיע שורה של תגיות חדרים מעל הזמנים, כאשר כל אחת מציגה כמה פעמים החדר עדיין פנוי באותו יום. בחרו תחילה את החדר ולאחר מכן את הזמן; ההזמנה נשמרת עבור אותו חדר, כך שתראו את תגיות ה-“2 שנותרו” ואת השעות הספציפיות שלו. בחדר בודד אין מה לבחור והזמנים מוצגים כרגיל.

הזמנה עם אדם ספציפי #

אם החדרים שלך קרויים על שמות של אנשים אמיתיים או דברים אמיתיים — ספרים, רופאים, כיסאות, מכוניות — הבינה המלאכותית יכולה להשתמש בשמות האלה בשיחה. תן לחדר את השם “אלכס”, ואיש קשר שיבקש את אלכס יקבל את אלכס.

הנה מה שהבינה המלאכותית יכולה לעשות ברגע שלחדרים שלך יהיו שמות מתאימים:

• ציין מי פנוי, ומתי. “אלכס פנוי ב-10:00 וב-10:30, לואן ב-11:00” — במקום רשימה יבשה של זמנים.
• הזמן עם האדם שאיש הקשר מבקש. “אפשר לקבל את אלכס ביום חמישי?” מזמין את אלכס, ורק את אלכס. אם אלכס לא פנוי באותו זמן, הבינה המלאכותית תציין זאת ותציע את הזמנים הפנויים הבאים של אלכס במקום להעביר אותם בשקט למישהו אחר.
• שמור על אותו אדם כאשר הזמנה זזה. קבע מחדש איש קשר שהזמין עם אלכס והם יישארו עם אלכס. אם הזמן החדש עובד רק עם מישהו אחר, הבינה המלאכותית תגיד להם למי הם יועברו במקום להחליף אנשים מאחורי הגב שלהם.
• בחר כל אחד כאשר לאיש הקשר לא אכפת. “מי שפנוי ב-3” עובד בדיוק כפי שעבד תמיד: הבינה המלאכותית לוקחת את החדר הראשון שפנוי באותו זמן. מעדיף שההזמנות האלה יתחלקו באופן שווה בין האנשים שלך? הפעל את הפץ הזמנות באופן שווה בסעיף החדרים של האירוע — ראה הפצת הזמנות באופן שווה. כשהוא מופעל, הבינה המלאכותית גם שואלת פעם אחת האם לאיש הקשר כבר יש אדם מועדף לפני שהיא בוחרת עבורם.

טיפים למתן שמות. הבינה המלאכותית מבצעת התאמה לפי השם, לכן מעט תשומת לב כאן תועיל מאוד:

• תן לכל חדר שם של האדם (או הדבר) כפי שהלקוחות שלך מכירים אותם — “אלכס”, “ד"ר באקר”, “כיסא 3 — סאנה”, “מגרש א’”.
• השתמש באיות זהה לחלוטין בכל מקום: בשם החדר, בהוראות הבינה המלאכותית שלך, ובכל מה שאתה שולח. הכי בטוח לשמור על “אלכס אראוחו” ו-“אלכס אראוחו” זהים.
• אם לשני אנשים יש שם פרטי זהה, הוסף משהו שיבדיל ביניהם — המיקום, שם המשפחה, המומחיות: “אלכס — סנטרו”, “אלכס — נורטה”. אחרת, הבינה המלאכותית לא תוכל לדעת למי איש הקשר מתכוון ותשאל.
• הבינה המלאכותית משתמשת רק בשמות שנמצאים בפועל בחדרים שלך. היא לא תמציא עמית שלא קיים.

השאר את השמות גנריים ושום דבר לא ישתנה. חדרים שעדיין נקראים “חדר חדש”, “חדר 1” ו-“חדר 2” מטופלים כניתנים להחלפה, בדיוק כמו קודם: הבינה המלאכותית לעולם לא מזכירה אותם ופשוט מבצעת את ההזמנה במקום שבו יש מקום פנוי. זו ההגדרה הנכונה כאשר המשאבים שלך זהים מנקודת המבט של הלקוח — עשר מכוניות זהות, שני חדרי טיפולים זהים.

דף ההזמנות משתמש באותם שמות. כאשר לסוג אירוע יש שני חדרים בעלי שם או יותר, הקישור הציבורי מציג שורת Book with (הזמן עם) (האפשרות ‘כל אחד’, פלוס תווית אחת לכל אדם) מעל הזמנים, כך שהמבקרים יכולים לבחור את האדם שלהם גם שם. שמות חדרים גנריים לא מציגים שורה כזו.

פגישות חוזרות #

הפלטפורמה תומכת בפגישות חוזרות עבור אנשי קשר הזקוקים למפגשים קבועים — מושלם עבור אימון מתמשך, טיפול, הדרכה או שירותי תחזוקה.

• למחזוריות יש תדירות של יום, שבוע או חודש, בתוספת מרווח. לדוגמה, מפגשים דו-שבועיים הם “שבוע” עם מרווח של 2.
• ניתן להגביל סדרה כך שהיא תסתיים לאחר מספר מסוים של מפגשים (למשל, “חזור 10 פעמים”).

פגישות חוזרות מנוהלות כסדרה, מה שמקל על ניהול קשרי לקוחות מתמשכים ללא צורך בקביעת תור מחדש בכל פעם.

אישור הזמנה והתראות #

כאשר איש קשר קובע פגישה דרך ה-AI, להלן מה שקורה:

1. הפגישה נוצרת ומופיעה בכרטיסייה פגישות קרובות.
2. הודעת אישור נשלחת לאיש הקשר בצ’אט (לדוגמה, “הפגישה שלך אושרה ליום שלישי בשעה 14:00”).
3. אם לאיש הקשר יש כתובת אימייל במערכת, הוא מקבל גם אימייל אישור (תשובות מגיעות לאימייל של החשבון שלך). פעולה זו נשלטת על ידי המתג שלח אימייל פגישה לאיש הקשר בסוג האירוע, שמופעל כברירת מחדל. שים לב: אימייל זה לא נשלח עבור הזמנות מיובאות או הזמנות דרך Formitable.
4. הפגישה מסתנכרנת עם יומן ה-Google שלך (אם הוא מחובר — ראה אינטגרציה עם יומן Google).
5. אתה מקבל התראה בהתבסס על הגדרות ההתראות שלך.

טיפול בביטולים #

גם אנשי קשר וגם מנהלי מערכת יכולים לבטל פגישות:

• מעקב אחר סיבת ביטול — כאשר פגישה מבוטלת, הסיבה מתועדת כדי שתוכל לזהות דפוסים (לדוגמה, אם אנשי קשר רבים מבטלים עקב התנגשויות בלוח הזמנים).
• עדכוני סטטוס — סטטוס הפגישה משתנה מ-“אושר” ל-“בוטל”.
• סנכרון יומן — ביטולים מסתנכרנים אוטומטית בחזרה עם יומן Google, מה שמפנה את משבצת הזמן להזמנות אחרות.
• ביטולי Formitable — עבור הזמנות מסעדה דרך Formitable, מסופק קישור ביטול ייעודי.

פתח פגישה מהכרטיסייה פגישות קרובות כדי לקבוע אותה מחדש או לבטל אותה.

פלטפורמות להזמנת מסעדות: Formitable ו-Zenchef #

Formitable ו-Zenchef הן פלטפורמות להזמנת מקומות במסעדות שהבינה המלאכותית יכולה להשתמש בהן כדי לטפל בהזמנות שולחן ישירות בתוך שיחות צ’אט — בדיקת שולחנות ומשבצות זמן פנויים בזמן אמת, ויצירת ההזמנה גם בפלטפורמה וגם במערכת המסעדה בו-זמנית. Zenchef תומכת בחיבור מספר מסעדות תחת חשבון אחד, וניתן להפעיל או להשבית כל אחת מהן באופן עצמאי.

כל השלושה — Google Calendar, Formitable ו-Zenchef — מתחברים, מתנתקים ומציגים את הסטטוס שלהם ב-הגדרות ← הזמנות ויומן:

עיינו ב-Zenchef וב-Formitable עבור שלבי ההגדרה לכל מסעדה.

כדי שה-AI שלך יקבע תורים עם Formitable או Zenchef, פתח את סוכני AI, פתח את הסוכן, עבור לשלב יכולות AI שלו ובחר בפלטפורמה כספק ההזמנות בסעיף הזמנות (ראה הפעל הזמנות עבור ה-AI שלך).

ייבוא אירועי יומן #

לא זמין כרגע בממשק. תכונה זו מתוארת לעיון בלבד, אך היא עדיין לא מופיעה בשום מקום שניתן ללחוץ עליו באפליקציה. פנה לתמיכה אם עליך לייבא פגישות קיימות.

ייבוא תורים קיימים מושך אירועים מיומן Google המחובר שלך. חבר תחילה את יומן Google, לאחר מכן בחר לאיזה סוג אירוע התורים צריכים להשתייך, והאם להתאים אנשי קשר לפי אימייל או מספר טלפון. הפלטפורמה קוראת אירועים מהיומן המקושר שלך ומקשרת כל אחד מהם לאיש קשר, תוך יצירת איש קשר במידת הצורך.

זה שימושי בעת מעבר ממערכת תזמון אחרת או כאשר ברצונך להעביר אירועי יומן קיימים לאפליקציה.

זקוקים לעזרה? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.