Sistema de Marcações #

Visão geral #

A plataforma inclui um sistema de marcação de agendamentos integrado que permite ao seu agente de IA agendar reuniões, consultas e eventos diretamente nas conversas. Quando um contacto pretende marcar uma hora, a IA verifica a sua disponibilidade, oferece horários livres e confirma o agendamento — tudo sem que tenha de mover um dedo.

Para quem é isto? Qualquer empresa que aceite marcações ou reservas. Por exemplo:

• Um cabeleireiro que marca agendamentos de estilo através do WhatsApp
• Uma agência imobiliária que agenda visitas a imóveis via DMs do Instagram
• Um restaurante que aceita reservas de mesa através de um widget de chat
• Uma empresa de consultoria que marca chamadas de descoberta diretamente a partir de um chat
• Uma clínica médica que permite aos pacientes agendar consultas via SMS

O sistema de marcações integra-se com o Google Calendar para sincronização bidirecional (ver Integração com o Google Calendar) e plataformas de reserva de restaurantes como o Formitable e o Zenchef.

O Google Calendar é opcional. O sistema de marcações integrado funciona de forma totalmente autónoma. Define as horas em que está disponível num tipo de evento e a IA oferece e marca essas horas sem qualquer calendário ligado. Ligar o Google Calendar acrescenta três coisas: cada marcação também aparece no seu calendário, tudo o que já esteja no seu calendário é tratado como ocupado para nunca ser oferecido e podem ser criados links do Google Meet para si. Se ignorar esta opção, tudo o resto nesta página continua a funcionar exatamente como descrito.

A configuração de marcações requer três passos, e esta página percorre cada um deles com uma captura de ecrã:

1. Crie um tipo de evento — o tipo de marcação que as pessoas podem reservar (por exemplo, “Consulta Gratuita de 30 Minutos”).
2. Ative as marcações para a sua IA — para que esta ofereça essas marcações no chat.
3. Veja as marcações a chegar na página de Marcações (e no seu Google Calendar, se estiver ligado).

Passo 1 — Abrir a página de Marcações #

Clique em Agendamentos na barra lateral, sob o grupo Interagir. A página tem dois separadores:

• Próximas Marcações — todas as marcações que foram agendadas, com cartões de estatísticas para Total, Esta semana, Confirmadas e Pendentes, além de pesquisa, um filtro de tempo e um filtro de estado.
• Tipos de Evento — os serviços agendáveis que a sua IA pode oferecer.

Ver a sua agenda como um calendário #

O separador Próximos Agendamentos pode mostrar as suas marcações de duas formas — alterne com o seletor Lista / Calendário à direita da linha de filtros:

• Lista — a tabela mostrada acima: uma linha por marcação, ideal para verificar o que se segue e para ações em massa.
• Calendário — uma grelha semanal ou mensal, ideal para ver o seu dia ou semana de relance e identificar horários disponíveis.

Na vista de calendário, tem um seletor de Semana / Mês (a semana é a predefinição), setas para avançar e recuar no tempo e um botão Hoje para saltar para a semana ou mês atual. Cada marcação aparece no seu dia como um pequeno cartão com a hora, o nome do contacto e um ponto de estado colorido. A sua pesquisa e filtros também se aplicam aqui, pelo que pode, por exemplo, mostrar apenas as marcações confirmadas no calendário.

• Clique numa marcação para abrir o mesmo painel de detalhes que na vista de lista — reagende, abra a conversa ou elimine a partir daí.
• Clique num espaço vazio num dia para marcar uma nova marcação nesse dia — o formulário de marcação abre-se com a data já preenchida.
• Na vista mensal, um dia ocupado mostra as primeiras marcações e uma linha +N mais — clique nela para ampliar a semana desse dia.

Marcar uma marcação manualmente #

A maioria das marcações é feita pela sua IA no chat, mas também pode marcar uma manualmente — um telefonema, uma visita sem marcação — com o botão Marcar marcação no canto superior direito da página (ou clicando num dia vazio na vista de calendário). Escolha o contacto, o tipo de evento, uma data e um dos horários disponíveis; a disponibilidade é verificada da mesma forma que quando a IA faz a marcação, pelo que não pode marcar dois eventos no mesmo horário.

Clique em qualquer linha para abrir o painel de detalhes desse agendamento, em modo de leitura, que apresenta o contacto, o evento, a data e hora, o local da reunião e botões para abrir o chat, reagendar ou eliminar:

Eliminar vários agendamentos de uma só vez #

No separador Agendamentos, cada linha tem uma caixa de verificação e a caixa de verificação do cabeçalho seleciona tudo o que é apresentado atualmente. Selecione os agendamentos que pretende remover e aparecerá uma barra na parte inferior com um botão Eliminar — confirme uma vez e serão removidos em conjunto, juntamente com os respetivos eventos de calendário associados. Prima Escape para limpar uma seleção.

Passo 2 — Criar um tipo de evento #

Os tipos de evento definem os tipos de marcações que os seus contactos podem agendar. Pense em cada tipo de evento como um serviço diferente que oferece — “Consulta Gratuita de 30 Minutos”, “Demonstração de Produto”, “Marcação de Corte de Cabelo”, “Reserva de Restaurante para 2”.

1. Na página Marcações, mude para o separador Tipos de Evento.

2. Clique no botão verde Criar tipo de evento no canto superior direito. Abre-se uma janela intitulada Novo tipo de evento:

3. Em Detalhes, escreva um Nome do evento. Dê-lhe um nome amigável para o cliente — os seus contactos podem vê-lo durante o agendamento, por isso “Chamada de Estratégia Gratuita de 30 Minutos” é melhor do que “Consulta Inicial v2”.
4. Escolha um Tipo de reunião — como a reunião se realiza. Isto determina o que aparece como localização no convite do calendário:

• Presencial — a marcação ocorre num local físico. Introduz o endereço e esse endereço aparece no evento do calendário (por exemplo, “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — é criado automaticamente um link de vídeo do Google Meet para cada marcação, o qual é adicionado ao evento do calendário. O contacto também é adicionado ao evento como convidado, pelo que, se o seu endereço de e-mail for conhecido (por exemplo, se a IA o tiver solicitado durante a conversa), este recebe o convite do Google Calendar com o link do Meet por e-mail. Isto requer que o seu Google Calendar esteja ligado — se ainda não estiver, o formulário apresenta um aviso com um link Ligar Google Calendar diretamente no local (consulte Integração com o Google Calendar).
• Link personalizado — cola o seu próprio link de reunião uma vez (por exemplo, o link da sua sala pessoal do Zoom) e esse mesmo link é utilizado para todas as marcações deste tipo de evento.

5. Em Intervalo, defina como funcionam os seus intervalos de tempo:
   • Duração — quanto tempo dura cada marcação (por exemplo, 30 minutos). Pretende um intervalo incorporado entre marcações? Defina a duração um pouco mais longa do que a reunião real — não existe uma definição de margem separada.
   • Aviso — o aviso prévio mínimo de que necessita antes de uma marcação poder começar (por exemplo, 4 horas significa que ninguém pode marcar uma reunião que comece dentro de 30 minutos).
   • Antecedência de marcação — quantos dias no futuro os contactos podem marcar (por exemplo, 28 dias).
   • Múltiplas marcações por intervalo — desativado por predefinição. Como a descrição abaixo indica, “Desativado significa uma marcação por intervalo de tempo, a forma como as marcações sempre funcionaram.” Ative-o quando o mesmo horário puder conter mais do que uma marcação, e aparecerá um número de Marcações por intervalo. Destina-se a locais que são intercambiáveis e partilham o mesmo horário; se os seus recursos tiverem horários diferentes ou os seus próprios calendários, utilize Salas em vez disso. Consulte Permitir que várias pessoas marquem o mesmo intervalo e Salas abaixo.
6. Em Horário semanal, defina que dias e horas este evento pode ser marcado. Cada dia verde está disponível para marcação nas horas apresentadas; clique no × junto a um intervalo de tempo para tornar esse dia indisponível, e no + para adicionar um segundo intervalo ao mesmo dia (para horários divididos como 9:00–12:00 e 14:00–17:00).

Dica: Defina o seu horário ligeiramente mais curto do que o seu dia de trabalho real. Isto dá-lhe margem de manobra no início e no fim.

7. Em Salas, não altere nada, a menos que tenha mais do que um recurso reservável. Cada tipo de evento já tem uma sala e utiliza as horas semanais que acabou de definir. Se duas pessoas, cadeiras ou carros trabalharem em horários diferentes, adicione uma sala para cada um. Consulte Salas abaixo.
8. Em Notificações, existem dois interruptores:
   • Sincronizar marcações com o Google Calendar — coloca todas as marcações no seu Google Calendar e verifica se existem conflitos. Fica a cinzento até que o seu Google Calendar esteja ligado (a nota abaixo direciona-o para a página de definições correta).
   • Enviar e-mail de marcação ao contacto — ativado por predefinição. Envia ao contacto um e-mail de confirmação quando uma marcação é efetuada. Quando a marcação também é sincronizada com o Google Calendar, o mesmo interruptor controla o convite do Google Calendar que o contacto recebe como convidado no evento. Desative-o se não pretender que o contacto receba qualquer e-mail.
9. Clique em Criar evento. Voltará ao separador Tipos de evento com o seu novo evento adicionado como uma linha e uma mensagem de confirmação:

Para alterar um tipo de evento mais tarde, clique na respetiva linha — ou utilize o ícone de lápis na extremidade direita da linha:

De qualquer forma, obterá o mesmo formulário pré-preenchido com as definições atuais do evento, intitulado Editar tipo de evento desta vez, com um botão Guardar evento em vez de Criar evento. A secção de horas semanais permanece exatamente como estava guardada, a menos que a altere:

A eliminação só é possível enquanto o evento não tiver reservas associadas.

Se um dos seus agentes de IA marcar um agendamento com este tipo de evento, a janela de eliminação indica-lhe quais os agentes que o utilizam antes de qualquer coisa ser removida, para que nunca seja apanhado de surpresa. Pode continuar com a eliminação, mas esses agentes deixarão de aceitar marcações até que escolha outro tipo de evento para eles em Marcações.

Sobre fusos horários: o seu horário é lido no fuso horário da sua conta, definido em Definições → Segurança e Geral (o menu pendente Fuso Horário). Se os intervalos que oferece aparecerem a horas estranhas, verifique primeiro essa definição.

Passo 3 — Ativar as Marcações para a sua IA #

Criar um tipo de evento não faz com que a IA o ofereça imediatamente. É apenas um interruptor, no agente.

1. Clique em Agentes de IA na barra lateral e abra o seu agente.

2. Vá para o passo Capacidades da IA.

3. Encontre o painel Marcações e ative Permitir que este agente marque agendamentos.

4. Deixe o fornecedor em Calendário integrado (restaurantes que utilizam Formitable ou Zenchef escolhem o seu aqui), depois indique o que as pessoas podem marcar em Escolher o que as pessoas podem marcar.

   Pode selecionar mais do que um. Clique no seletor e escolha um tipo de evento — este aparecerá abaixo como uma pequena etiqueta com o nome do evento. O seletor passará a dizer Add another event type, por isso continue até que todos os serviços que este agente deve poder reservar estejam na lista. O primeiro que selecionar é o predefinido do agente e, assim que dois ou mais estiverem ligados, este exibirá uma etiqueta default para que possa identificar qual é. Para remover um da lista, clique no × na sua etiqueta. Ainda não tem um tipo de evento? Create a new event type diretamente aí sem sair da página — tudo o que criar é adicionado à lista imediatamente.

   A linha abaixo do seletor resume o que isso lhe proporciona: “O agente pode reservar qualquer um dos tipos de evento selecionados no chat. Dê nome aos funcionários ou salas dentro de cada tipo de evento para que a IA possa reservar com uma pessoa específica.”

5. Clique em Save changes.

A marcação é uma definição em tempo real — aplica-se assim que guarda e não aguarda pela opção Publicar, ao contrário das edições de instruções e conhecimentos.

Se o seletor estiver vazio ou nada estiver selecionado, a IA não terá horários para oferecer e recorrerá a informar o contacto de que alguém entrará em contacto. Selecione pelo menos um tipo de evento antes de confiar nesta funcionalidade.

Como é que isto aparece numa conversa. A IA conhece todos os tipos de evento que ligou, pelo nome e pela duração. Quando alguém pede para reservar, a IA pergunta qual o serviço pretendido (ou deduz a partir do que já foi dito — “Preciso de uma coloração” seleciona o agendamento de coloração), verifica os horários para esse serviço e efetua a reserva. O reagendamento e o cancelamento funcionam sobre o que o contacto reservou efetivamente, por isso não há nada extra a explicar-lhes.

A ligar mais do que um? Veja Booking When You Offer Many Services abaixo.

Assim que for guardado, a IA oferece automaticamente horários disponíveis durante as conversas e trata de todo o fluxo de marcação — desde a verificação da disponibilidade até à confirmação do agendamento.

Exemplo: Um contacto envia a mensagem “Gostaria de marcar uma consulta”. A IA responde com os horários disponíveis com base nas definições do seu evento (e no Google Calendar, se estiver sincronizado). O contacto escolhe uma hora e a IA confirma a marcação — tudo automaticamente.

Permitir que as pessoas façam as suas próprias marcações (Página de marcação partilhável) #

Os passos acima referem-se a marcações feitas numa conversa, onde a sua IA sugere os horários. Cada tipo de evento pode também ter uma página de marcação pública: uma ligação que qualquer pessoa pode abrir e utilizar para marcar, sem necessidade de conta ou de uma conversa prévia. Coloque-a atrás de um botão “Marcar agora”, na sua biografia, na assinatura de um e-mail ou num folheto sob a forma de código QR.

Ative-a na secção Página de marcação na parte inferior do formulário de tipo de evento. Como a página solicita um nome e um e-mail ou número de telefone antes de mostrar o calendário, as pessoas que iniciam a marcação e não chegam a escolher um horário ficam registadas nos seus contactos, prontas para um acompanhamento.

Consulte Página de marcação partilhável.

Utilizar uma Ligação de Agendamento Externa (Calendly, Cal.com, etc.) #

Já tem um agendador que adora, como o Calendly ou o Cal.com? Não precisa de mudar para o sistema de marcações integrado — pode simplesmente pedir à IA para partilhar a sua ligação de agendamento existente para que os contactos façam as marcações por si próprios.

Não existe uma definição separada para isto: a ligação é simplesmente inserida nas instruções da sua IA.

1. Abra Agentes de IA na barra lateral e abra o seu agente.
2. Vá para o separador Instruções da IA.
3. Na secção Regras, adicione uma linha como: Quando alguém quiser marcar, partilhe esta ligação de agendamento para que possam marcar por si próprios: https://calendly.com/oseunome
4. Opcionalmente, adicione um passo correspondente à secção Fluxo de conversação, por exemplo: Assim que estiverem interessados, partilhe a ligação de agendamento.
5. Clique em Guardar alterações e, em seguida, em Publicar para ativo para que as instruções atualizadas cheguem aos seus contactos. O separador Experimentar testa sempre o seu rascunho, para que possa verificar se a IA partilha a ligação logo após guardar — mesmo antes de publicar.

É tudo — sempre que o tema de marcações surgir numa conversa, a IA enviará a sua ligação. Mantenha o interruptor Marcações integrado (no separador Capacidades da IA) desligado nesta configuração: com ele desligado, a IA não tentará oferecer horários por si própria e, com a sua ligação nas regras, sabe exatamente o que fazer. Se escolher Ligação de marcação externa durante o assistente de integração guiada, esta regra é adicionada automaticamente por si.

A desvantagem em comparação com o sistema de marcações integrado: o contacto sai da conversa para marcar e a marcação fica apenas no seu agendador externo — não aparecerá na página de Marcações.

Reservas quando oferece muitos serviços #

Oferece uma dúzia de tratamentos diferentes? O seu agente pode reservar todos eles no chat. No separador AI Abilities, em Choose what people can book, continue a adicionar tipos de evento até que todos os serviços estejam na lista — não há limite, e o primeiro que adicionar é o predefinido. Veja o Passo 3 para o seletor em si.

1. Crie um tipo de evento para cada serviço no separador Event Types, com um nome que os seus clientes utilizariam (“Corte de cabelo”, “Coloração e madeixas”, “Aparar barba”).
2. Abra o separador AI Abilities do seu agente, ative Let this agent book appointments e adicione cada um deles em Choose what people can book.
3. Clique em Save changes. É tudo — a IA pergunta qual o serviço que o contacto pretende (ou identifica-o a partir do que já lhe foi dito), oferece os horários para esse serviço e efetua a reserva.

Cada tipo de evento mantém a sua própria duração, horários, salas e calendário, pelo que nada sobre os tipos de evento em si muda — apenas os liga todos ao mesmo agente. Duas coisas ajudam a IA a acertar:

• A ordem importa um pouco. O primeiro tipo de evento na lista é o predefinido: é aquele a que a IA recorre quando o contacto não disse qual o serviço que pretende e não há nada na conversa que indique o contrário. Coloque o seu serviço mais comum em primeiro lugar.
• Dê-lhes nomes que um cliente reconheceria. A IA compara o que o contacto diz com o nome do evento, por isso “Coloração e madeixas” funciona muito melhor do que “Serviço B”.

Prefere enviar links? Ainda pode fazê-lo, em vez de ou além desta opção. Ative a página de agendamento partilhável para cada tipo de evento para que cada serviço tenha o seu próprio link, depois adicione uma regra às instruções da sua IA listando-os, por exemplo: Quando alguém quiser reservar, partilhe o link de agendamento para o serviço em que está interessado: Corte de cabelo — https://yourlink/haircut, Coloração — https://yourlink/coloring. Como estas são as suas próprias páginas de agendamento e não um agendador externo, o visitante é guardado como contacto antes mesmo de ver o calendário, e cada reserva continua a aparecer na sua página de Appointments (e no seu Google Calendar, se estiver ligado).

E se as pessoas pedirem uma pessoa em particular? Adicione cada membro da equipa como uma sala nomeada dentro do tipo de evento e a IA poderá reservá-los pelo nome — veja Booking with a specific person.

Recolher Informações Adicionais Durante a Marcação #

Por vezes, precisa de um pouco mais do que apenas uma hora. Pode pedir à IA para recolher detalhes adicionais do contacto antes de confirmar uma marcação — por exemplo, uma morada de entrega ou residência, o número de convidados, um número de referência ou qualquer campo personalizado que utilize.

Exemplos de quando isto é útil:

• Um serviço de limpeza automóvel ao domicílio que precisa da morada do cliente para saber onde se deslocar.
• Um restaurante que precisa do número de convidados antes de reservar a mesa certa.
• Um serviço de reparação que precisa de um número de encomenda ou referência para consultar o trabalho.

Como funciona #

• Clique em Agentes de IA na barra lateral, abra o Agente, vá ao passo Capacidades da IA e ative Permitir que a IA recolha informações adicionais (em Atualizações de contacto). Aparecerá então um cartão Recolher informações adicionais durante a marcação, onde escolhe quais dos seus campos personalizados a IA deve solicitar e marca cada um como obrigatório ou opcional. Os campos obrigatórios devem ser respondidos antes de a marcação ser confirmada — a IA continuará a perguntar até os obter.

• As respostas recolhidas são guardadas no contacto (para que as tenha no registo do contacto) e adicionadas ao evento do Google Calendar, para que possa ver tudo de relance sem abrir a aplicação.
• Pode marcar um destes campos como local da reunião. Quando o faz, a resposta do cliente (por exemplo, a sua morada) torna-se o local no evento do calendário — ideal para serviços que se deslocam até ao cliente. Isto funciona em conjunto com o tipo de reunião Presencial que escolhe no tipo de evento.

Antes de começar #

• Os campos que escolhe são os mesmos campos personalizados que gere para os contactos (consulte Campos de contacto personalizados). Se um campo que pretende recolher ainda não existir, crie-o primeiro e ficará disponível para seleção aqui.
• Certifique-se de que a opção Atualizar nomes/campos de contacto está permitida no mesmo passo Capacidades da IA. A IA precisa dessa permissão para guardar as informações que recolhe; se estiver desativada, as respostas não serão armazenadas.
• Isto não serve apenas para marcações. As mesmas duas definições permitem que a IA guarde detalhes que recolhe em qualquer parte de uma conversação — um aniversário, uma restrição alimentar, uma preferência — mesmo quando não está envolvido nenhum agendamento. Consulte Permitir que a IA preencha campos personalizados por si.

Exemplo: Gere um negócio de tosquia de animais ao domicílio. Cria um campo personalizado chamado “Morada”, diz à IA para o recolher como um campo obrigatório e marca-o como a localização da reunião. Agora, quando um contacto faz uma marcação, a IA pede a sua morada, guarda-a no contacto e coloca-a como a localização no evento do Google Calendar — para que o seu profissional saiba exatamente para onde se dirigir.

Pedir perguntas diferentes dependendo da resposta #

Não tem de fazer a mesma lista de perguntas a toda a gente. Escolha todos os campos que a IA tem permissão para recolher no cartão Recolher informações adicionais durante a marcação e, em seguida, descreva nas suas instruções da IA quando é que cada um se aplica (passo Instruções da IA do agente). A IA lê essas instruções em linguagem simples, pelo que uma pergunta pode depender do que o contacto acabou de lhe dizer.

Exemplo: um serviço de transfer para o aeroporto. Crie campos personalizados para “Número de voo” e “Meet & Greet”, selecione ambos no seletor de campos e escreva nas suas instruções: “Peça sempre a morada de recolha. Se a morada de recolha for um aeroporto, peça também o número do voo e se pretendem um Meet & Greet.” Alguém que marque uma viagem pela cidade nunca será questionado sobre voos; alguém que marque uma recolha no aeroporto será questionado sobre ambas as perguntas antes de a marcação ser confirmada.

Como os Horários São Oferecidos #

Algumas coisas úteis a saber sobre como a IA transforma as suas definições em horários oferecidos:

• Os intervalos são oferecidos consecutivamente dentro do seu horário semanal: um evento de 30 minutos é oferecido às 9:00, 9:30, 10:00, e assim por diante.
• Assim que um horário é reservado, deixa de ser oferecido, pelo que a IA nunca faz reservas duplas.
• Os tipos de evento que permitem múltiplas reservas por intervalo são a exceção: esses horários continuam a ser oferecidos até estarem preenchidos, e a IA pode indicar a um contacto quantos lugares restam (por exemplo, “às 17:00 restam 3 lugares”). Consulte Permitir que várias pessoas reservem o mesmo intervalo logo abaixo.
• Os tipos de evento com mais do que uma sala são geridos sala a sala: cada sala tem o seu próprio horário, pode ter o seu próprio calendário e pode ter o seu próprio número de reservas por intervalo. Consulte Salas.
• Qualquer compromisso no seu Google Calendar sincronizado é tratado como ocupado e removido do que a IA oferece, independentemente do que o tipo de evento permita.
• A definição Aviso elimina intervalos que começam demasiado cedo; Reservável com antecedência limita a antecedência com que a IA oferecerá horários.
• Os dias em que está encerrado são respondidos como encerrado, não como cheio. Se alguém pedir um sábado e o seu tipo de evento não tiver horário ao sábado, a IA diz que está encerrado nesse dia e oferece o seu próximo dia disponível, em vez de dizer que está totalmente reservado. O mesmo se aplica a um dia que simplesmente ficou sem tempo: assim que o último compromisso que ainda poderia começar hoje termina, a IA diz que o dia de hoje terminou em vez de dizer que está cheio. Um dia só recebe uma resposta de “totalmente reservado” quando tem horário, ainda tem tempo disponível e todos os intervalos estão ocupados.

Permitir que várias pessoas marquem o mesmo intervalo #

Normalmente, uma marcação preenche um intervalo de tempo: no momento em que alguém ocupa as 17:00, ninguém mais recebe a oferta das 17:00. Muitas empresas funcionam de outra forma, pelo que um tipo de evento pode ser configurado para aceitar várias marcações ao mesmo tempo.

Para quem é isto:

• Uma empresa de motoristas ou táxis com uma frota de 10 carros. Dez clientes diferentes podem ser recolhidos às 17:00, porque tem dez motoristas.
• Um estúdio de fitness ou workshop que organiza uma aula com 12 lugares.
• Uma clínica ou salão com três cadeiras, onde três pessoas podem ser atendidas na mesma hora.
• Uma visita, prova ou casa aberta onde um grupo aparece à mesma hora.

Ativar a funcionalidade #

1. Abra o tipo de evento no separador Tipos de Evento (clique na respetiva linha ou clique no lápis na extremidade direita), ou crie um novo.
2. Na secção Intervalo, ative Múltiplas reservas por intervalo. A linha abaixo explica a predefinição: “Desativado significa uma reserva por intervalo de tempo, a forma como as reservas sempre funcionaram.”
3. Aparece um número de Reservas por intervalo. Escreva quantas reservas esse horário pode comportar, qualquer valor entre 2 e 500. Uma frota de dez carros é 10; uma turma com doze lugares é 12.
4. Sem qualquer limite? Ative o pequeno interruptor Ilimitado ao lado do número. O número fica cinzento e indica Ilimitado, e o horário continua a ser oferecido independentemente de quantas pessoas o tenham reservado.
5. Clique em Guardar evento (ou Criar evento para um novo).

De volta ao separador Tipos de evento, a coluna Capacidade indica isso mesmo: 10 por intervalo, ou Ilimitado. Se o tipo de evento tiver salas e uma delas tiver recebido o seu próprio número, indica Varia consoante a sala.

O que acontece quando está ativado #

• O horário continua a ser oferecido até estar cheio. Com 10 por intervalo, as 17:00 continuam a ser oferecidas ao segundo contacto que pergunta, e ao terceiro, até ao décimo. Ao décimo primeiro é oferecido um horário diferente.
• A IA pode dizer quantos lugares restam, por exemplo “17:00 tem 3 lugares restantes”, quando isso ajuda o contacto a decidir. Só o faz para tipos de evento que aceitam múltiplas marcações. Para um tipo de evento normal de uma marcação, não diz nada sobre lugares e nunca inventa um número, e para um ilimitado não há número a mencionar.
• Cancelar liberta o lugar imediatamente. Se uma das suas dez marcações das 17:00 cancelar, as 17:00 são oferecidas novamente ao próximo contacto que perguntar. O mesmo se aplica a mover uma marcação para outro horário.
• Cada marcação continua a ser a sua própria marcação. Dez marcações às 17:00 são dez linhas no separador Próximas marcações, cada uma com o seu próprio contacto, e dez eventos separados no seu Google Calendar se tiver a sincronização ativada. É isso que pretende: dez carros, dez trabalhos.
• Marcar manualmente mostra a mesma contagem. Quando marca uma reunião manualmente, cada etiqueta de horário traz um pequeno emblema com os lugares ainda livres, pelo que uma etiqueta de 9:00 num evento de duas marcações por intervalo diz 09:00 2 restantes.
• Com mais do que uma sala, o número conta por sala. Duas salas num evento definido para 3 por intervalo representam até 6 marcações ao mesmo tempo, a menos que uma sala o substitua com um número próprio.
• Tempo ocupado no seu calendário continua a bloquear todo o intervalo. Se algo no seu Google Calendar sincronizado se sobrepuser às 17:00, esse horário desaparece para todos, independentemente de quantas marcações o tipo de evento permita. Uma reunião no seu calendário significa que não está disponível de todo, não que um dos seus lugares está ocupado.
• Desativar novamente devolve o tipo de evento a uma marcação por intervalo de tempo. As marcações já efetuadas permanecem exatamente onde estão.

Se dois contactos tentarem obter o último lugar livre exatamente ao mesmo tempo, apenas um deles o conseguirá. Ao outro é dito que a hora acabou de ser ocupada e são-lhe oferecidas as horas disponíveis seguintes, para que nunca acabe com uma décima primeira marcação num intervalo de dez lugares.

Salas: Recursos separados com os seus próprios horários #

Uma sala é um recurso marcável separado. Apesar do nome, não tem de ser uma sala física: pode ser um membro da equipa, uma cadeira, um carro, um campo ou uma marquesa de tratamento. O formulário coloca-o numa linha: “As salas são recursos marcáveis separados: um membro da equipa, uma cadeira, um carro, um campo. Cada sala tem o seu próprio horário semanal e pode ter o seu próprio Google Calendar, pelo que as salas podem diferir. O Dr. A trabalha de segunda a quarta-feira, o Dr. B trabalha à quinta e sexta-feira.”

Cada tipo de evento já tem uma sala, pelo que não há nada a fazer aqui até que um segundo recurso trabalhe em horários diferentes ou precise do seu próprio calendário. As salas têm a sua própria secção Salas no formulário de tipo de evento, entre Horário semanal e Notificações.

Dê às suas salas nomes reais — o barbeiro, o médico, a cadeira — e a IA pode reservar um contacto com a pessoa que eles pedirem. Veja Booking with a specific person mais abaixo.

Para quem é isto:

• Uma clínica ou consultório onde o Dr. A trabalha de segunda a quarta-feira e o Dr. B trabalha à quinta e sexta-feira.
• Um salão com três cadeiras, uma delas apenas com pessoal à tarde.
• Uma escola de condução ou aluguer onde cada carro tem a sua própria disponibilidade.
• Um clube com dois campos, cada um mantido no seu próprio calendário.

Adicionar, renomear e remover salas #

1. Abra o tipo de evento no separador Tipos de Evento (clique na respetiva linha ou clique no lápis na extremidade direita), ou crie um novo.
2. Desloque-se para baixo até Salas. A Sala 1 já lá está, e é aquela para a qual tem definido os horários desde o início. A sua nota diz exatamente isso: “Esta sala utiliza as horas semanais acima. As salas que adicionar abaixo definem os seus próprios horários.”
3. Clique em Adicionar sala. Aparece um novo cartão com o seu próprio campo de nome e o seu próprio editor de Horas para esta sala, que funciona exatamente como as horas semanais no topo do formulário.
4. Dê um nome a cada sala. Duas salas não podem partilhar o mesmo: se o fizerem, o formulário indica “Duas salas têm o mesmo nome. Dê a cada uma o seu próprio nome, ou as reservas destinadas a ambas cairão na mesma sala.” Isto não é apenas por uma questão de organização. As reservas são associadas a uma sala pelo seu nome, pelo que duas salas com o mesmo nome comportam-se como um único recurso.
5. Clique em Guardar evento (ou Criar evento para um novo).

Para renomear uma sala, escreva sobre o seu nome. Uma coisa a saber antes de o fazer: renomear uma sala não renomeia as marcações que já foram feitas com o nome antigo. Essas marcações mantêm o nome com que foram marcadas, e a sala renomeada começa a contar do zero novamente. Renomeie cedo, ou não altere o nome.

Para remover uma sala, clique no ícone do caixote do lixo no respetivo cartão e confirme. A confirmação explica o que acontece: “Esta sala deixa de ser oferecida para novas marcações. As marcações já efetuadas mantêm o nome da sala e permanecem no seu calendário.” A Sala 1 não tem ícone de caixote do lixo, porque o seu horário é o Horário semanal no topo do formulário.

De volta ao separador Tipos de evento, uma coluna Salas aparece assim que qualquer tipo de evento tem mais do que uma sala, mostrando a contagem de salas de cada evento.

Um calendário por sala #

Assim que o seu Google Calendar estiver ligado, cada cartão de sala terá também um seletor de Google Calendar, com a nota “O tempo ocupado neste calendário bloqueia esta sala, e as marcações desta sala são adicionadas ao mesmo.” Aponte a sala do Dr. A para o calendário do Dr. A e a sala do Dr. B para o do Dr. B, e cada sala será verificada em relação ao seu próprio calendário e escreverá as suas próprias marcações nele. Deixe uma sala em Sem calendário se não pretender que esta seja sincronizada.

O seletor só aparece quando o Google Calendar está ligado à conta (consulte Integração com o Google Calendar). Até lá, as salas funcionam exatamente da mesma forma, simplesmente não existem calendários para escolher. Uma conta Google pode conter vários calendários, pelo que raramente precisará de mais do que uma ligação.

Se o calendário de uma sala não puder ser lido. O calendário de uma sala tem de ser legível pela conta Google que ligou. Se não for (o calendário foi eliminado, nunca foi partilhado com essa conta ou foi escolhido o calendário errado), a IA não consegue verificar a disponibilidade dessa sala, pelo que não oferecerá horários para esse evento até que a situação seja resolvida. Receberá um e-mail e um alerta na aplicação com o nome do evento e do calendário (no máximo um a cada seis horas). Para corrigir, partilhe o calendário com a conta Google ligada ou abra o evento e escolha um calendário diferente para essa sala.

Distribuir reservas uniformemente pelas salas #

Quando chega uma reserva e ninguém pediu uma sala ou pessoa específica, esta tem sido sempre atribuída à primeira sala da sua lista que esteja livre nessa altura. Este é o comportamento correto para muitas configurações — ordene as suas salas por preferência e a primeira a aparecer será a primeira a ficar ocupada, servindo as outras como alternativa. Contudo, se as suas salas forem colegas que devem receber uma parte justa do trabalho, “quem aparece primeiro na lista ganha” significa que a pessoa no topo fica totalmente ocupada, enquanto as outras permanecem semipreenchidas.

O interruptor Distribuir reservas uniformemente resolve isso. Encontra-se no topo da secção Salas e só aparece quando o tipo de evento tem duas ou mais salas:

• Desligado (como todos os tipos de evento começam): cada reserva vai para a primeira sala da sua lista que esteja livre, pelo que a sala no topo é a primeira a ficar ocupada.
• Ligado: cada reserva vai para a sala com o menor número de reservas, contando as marcações recentes e futuras — assim, as reservas são distribuídas uniformemente por todos.

Três aspetos mantêm-se inalterados em ambos os casos:

• Um contacto que peça uma pessoa específica continua a ser atendido por essa pessoa. O interruptor apenas decide o caso em que não existe preferência.
• Nunca é atribuída a uma sala uma reserva que esta não possa aceitar. O seu horário, o tempo ocupado no seu calendário e o número de reservas por intervalo são sempre respeitados — se a pessoa com menos reservas estiver fechada ou ocupada nessa altura, a próxima pessoa com menos reservas assume o compromisso.
• As reservas recorrentes mantêm-se com a mesma pessoa. Uma série semanal é equilibrada uma vez, na primeira marcação, e depois permanece com essa pessoa durante o resto da série.

Com o interruptor ligado, a IA torna-se também um pouco mais atenciosa: antes de marcar alguém que não mencionou um nome, pergunta uma vez se já tem uma pessoa de preferência. Se não tiver preferência, a marcação é feita e o seu calendário encarrega-se da distribuição. A página de reservas segue a mesma regra — um visitante que deixe a linha Reservar com em Qualquer pessoa é colocado com a pessoa que tem menos reservas.

Os cancelamentos e reagendamentos também contam: uma pessoa que perde uma reserva move-se automaticamente para o início da fila para a próxima.

Salas ou múltiplas marcações por intervalo? #

Ambas permitem que mais do que uma pessoa marque a mesma hora, por isso vale a pena esclarecer qual delas pretende realmente. O formulário traça a linha logo abaixo do interruptor Múltiplas marcações por intervalo: “Mesmo horário e vagas intercambiáveis? É tudo o que precisa. Horários diferentes ou calendários separados? Utilize as Salas abaixo.”

• Múltiplas marcações por intervalo é um número para vagas que são intercambiáveis e partilham o mesmo horário: dez carros idênticos, doze lugares numa turma. Não há mais nada a configurar.
• Salas são recursos nomeados separados que podem diferir: têm os seus próprios dias e horários, o seu próprio calendário e o seu próprio número de marcações por intervalo.

Cada sala começa com o número do evento. O que definir como Múltiplas marcações por intervalo é o padrão para cada sala, e cada cartão de sala mostra o que herdou: “Utiliza a definição do evento (10 por intervalo)”, ou “Utiliza a definição do evento (Ilimitado)” quando o evento é ilimitado. Altere o número do evento e todas as salas que o seguem serão alteradas em conformidade.

Uma sala pode ter o seu próprio número. Ative a Substituição no cartão dessa sala e aparecerá um número de Marcações por intervalo apenas para essa sala, começando em 1, com o seu próprio interruptor Ilimitado ao lado. A linha abaixo diz “Quantas pessoas podem marcar esta sala ao mesmo tempo. Assim que esse número for atingido, esta sala deixa de ser oferecida para essa hora.” Uma sala definida para 1 comporta-se exatamente como um recurso clássico de uma marcação de cada vez, dentro de um tipo de evento que, de outra forma, aceitaria vários.

Um exemplo. Uma clínica gere um tipo de evento chamado “Sessão” com duas salas, e o evento está definido para 12 por intervalo. A sala de grupo segue essa definição e aceita doze pessoas às 18:00. A sala de tratamento tem a Substituição ativada com o número 1, pelo que aceita uma pessoa às 18:00 e depois deixa de ser oferecida para essa hora, enquanto a sala de grupo continua a encher.

Quantas marcações isso perfaz. Sem substituições em lado nenhum, o número do evento aplica-se a cada sala: duas salas num evento definido para 3 por intervalo perfazem até 6 marcações ao mesmo tempo. Assim que uma sala tem o seu próprio número, o total é simplesmente a soma do número de cada sala, pelo que uma sala de grupo de doze lugares ao lado de uma sala de tratamento de uma pessoa perfaz treze marcações às 18:00.

No separador Tipos de evento, um tipo de evento cujas salas não estão todas com o mesmo número troca a sua etiqueta por intervalo por Varia por sala. Abra o tipo de evento para ver como cada sala está definida.

Marcação manual, sala a sala. Quando cria um agendamento manualmente a partir do separador Próximos Agendamentos e o tipo de evento tem mais do que uma sala, aparece uma linha de opções de sala acima dos horários, cada uma indicando quantas vezes essa sala ainda está disponível nesse dia. Escolha primeiro a sala e depois o horário; a marcação é guardada nessa sala, pelo que os emblemas de “2 restantes” e os respetivos horários são os que verá. Com uma única sala, não há nada a escolher e os horários são apresentados como habitualmente.

Reservar com uma pessoa específica #

Se as suas salas tiverem nomes de pessoas ou coisas reais — barbeiros, médicos, cadeiras, carros — a IA pode usar esses nomes na conversa. Dê o nome “Alex” a uma sala e um contacto que peça pelo Alex será atendido pelo Alex.

Eis o que a IA pode fazer assim que as suas salas tiverem nomes adequados:

• Diga quem está livre e quando. “O Alex está livre às 10:00 e às 10:30, o Luan às 11:00” — em vez de uma simples lista de horários.
• Marque com a pessoa que o contacto pede. “Posso marcar com o Alex na quinta-feira?” reserva o Alex, e apenas o Alex. Se o Alex não estiver livre nessa altura, a IA informa-o e oferece os próximos horários disponíveis do Alex, em vez de o colocar silenciosamente com outra pessoa.
• Mantenha a mesma pessoa quando uma reserva é alterada. Reagende um contacto que marcou com o Alex e este permanecerá com o Alex. Se o novo horário apenas funcionar com outra pessoa, a IA informa-o de quem seria a pessoa alternativa, em vez de trocar de profissional sem aviso.
• Escolha qualquer pessoa quando o contacto não tem preferência. “Quem estiver livre às 3” funciona exatamente como sempre funcionou: a IA escolhe a primeira sala que estiver aberta nessa altura. Prefere que essas reservas sejam distribuídas uniformemente pela sua equipa? Ative Distribuir reservas uniformemente na secção Salas do evento — veja Distribuir reservas uniformemente. Com esta opção ligada, a IA também pergunta uma vez se o contacto já tem uma pessoa de preferência antes de escolher por ele.

Dicas de nomenclatura. A IA faz a correspondência com base no nome, por isso um pouco de cuidado aqui faz toda a diferença:

• Dê a cada sala o nome da pessoa (ou da coisa) tal como os seus clientes a conhecem — “Alex”, “Dr. Bakker”, “Cadeira 3 — Sanne”, “Campo A”.
• Utilize a exatamente a mesma grafia em todo o lado: no nome da sala, nas instruções da sua IA e em tudo o que enviar. “Alex Araújo” e “Alex Araujo” devem ser mantidos idênticos para maior segurança.
• Se duas pessoas partilharem o mesmo primeiro nome, adicione algo que as distinga — a localização, o apelido, a especialidade: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Caso contrário, a IA não saberá a quem o contacto se refere e perguntará.
• A IA utiliza apenas os nomes que estão efetivamente nas suas salas. Não inventará um colega que não existe.

Deixe os nomes genéricos e nada muda. As salas que continuam a chamar-se “Nova Sala”, “Sala 1” e “Sala 2” são tratadas como intercambiáveis, exatamente como antes: a IA nunca as menciona e coloca simplesmente a marcação onde houver espaço. Essa é a configuração correta quando os seus recursos são idênticos do ponto de vista do cliente — dez carros iguais, duas salas de tratamento idênticas.

A página de reservas utiliza os mesmos nomes. Quando um tipo de evento tem duas ou mais salas com nome, a ligação pública mostra uma linha Book with (Reservar com) (Qualquer pessoa, mais um chip por pessoa) acima dos horários, para que os visitantes também possam escolher a pessoa aí. Nomes de salas genéricos não mostram essa linha.

Marcações Recorrentes #

A plataforma suporta agendamentos recorrentes para contactos que necessitam de sessões regulares — perfeito para serviços contínuos de coaching, terapia, formação ou manutenção.

• Uma recorrência tem uma frequência de Dia, Semana ou Mês, mais um intervalo. Por exemplo, sessões quinzenais são Semana com um intervalo de 2.
• Uma série pode ser limitada para que termine após um certo número de sessões (por exemplo, “repetir 10 vezes”).

As marcações recorrentes são acompanhadas como uma série, facilitando a gestão de relações contínuas com clientes sem ter de efetuar novas marcações de cada vez.

Confirmação de Marcação e Notificações #

Quando um contacto marca uma reunião através da IA, eis o que acontece:

1. O agendamento é criado e aparece no separador Agendamentos Futuros.
2. É enviada uma mensagem de confirmação ao contacto no chat (por exemplo, “O seu agendamento está confirmado para terça-feira às 14:00”).
3. Se o contacto tiver um endereço de e-mail registado, também recebe um e-mail de confirmação (as respostas são enviadas para o e-mail da sua conta). Isto é controlado pelo interruptor Enviar e-mail de agendamento ao contacto no tipo de evento, que está ligado por predefinição. Note que este e-mail não é enviado para agendamentos importados ou via Formitable.
4. O agendamento é sincronizado com o seu Google Calendar (se estiver ligado — consulte Integração com o Google Calendar).
5. Recebe uma notificação com base nas suas definições de Notificações.

Gestão de Cancelamentos #

Tanto os contactos como os administradores podem cancelar marcações:

• Registo do motivo de cancelamento — Quando um agendamento é cancelado, o motivo é registado para que possa identificar padrões (por exemplo, se muitos contactos cancelam devido a conflitos de horário).
• Atualizações de estado — O estado do agendamento muda de “Confirmado” para “Cancelado”.
• Sincronização de calendário — Os cancelamentos são sincronizados automaticamente com o Google Calendar, libertando o horário para outras reservas.
• Cancelamentos Formitable — Para reservas de restaurantes via Formitable, é fornecida uma ligação de cancelamento dedicada.

Abra um agendamento a partir do separador Agendamentos Futuros para reagendar ou cancelar o mesmo.

Plataformas de Reserva de Restaurantes: Formitable e Zenchef #

Formitable e Zenchef são plataformas de reserva de restaurantes que a IA pode utilizar para tratar de reservas de mesa diretamente nas conversas por chat — verificando mesas e horários disponíveis em tempo real, e criando a reserva tanto na plataforma como no sistema do restaurante ao mesmo tempo. O Zenchef suporta a ligação de vários restaurantes sob uma única conta, e cada um pode ser ativado ou desativado de forma independente.

Todos os três — Google Calendar, Formitable e Zenchef — ligam-se, desligam-se e mostram o seu estado em Definições → Reservas e Calendário:

Consulte Zenchef e Formitable para os passos de configuração por restaurante.

Para que a sua IA marque agendamentos com o Formitable ou Zenchef, abra Agentes de IA, abra o Agente, vá ao passo Capacidades da IA e escolha a plataforma como fornecedor de marcações na secção Marcações (consulte Ativar marcações para a sua IA).

Importar Eventos do Calendário #

Atualmente não disponível na interface. Esta funcionalidade é descrita para referência, mas ainda não aparece em nenhum local onde possa clicar na aplicação. Contacte o apoio ao cliente se precisar de importar marcações existentes.

A importação de agendamentos existentes extrai eventos do seu Google Calendar ligado. Ligue primeiro o Google Calendar, depois escolha a que tipo de evento os agendamentos devem ser associados e se pretende corresponder os contactos por E-mail ou Número de telefone. A plataforma lê os eventos do seu calendário ligado e associa cada um a um contacto, criando um contacto se necessário.

Isto é útil ao migrar de outro sistema de agendamento ou quando pretende trazer eventos de calendário existentes para a aplicação.

Precisa de ajuda? #

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