Système de réservation #

Aperçu #

La plateforme inclut un système de prise de rendez-vous intégré qui permet à votre agent IA de planifier des réunions, des consultations et des événements directement au sein des conversations. Lorsqu’un contact souhaite réserver un créneau, l’IA vérifie vos disponibilités, propose des plages horaires libres et confirme le rendez-vous — tout cela sans que vous ayez à lever le petit doigt.

À qui cela s’adresse-t-il ? À toute entreprise prenant des rendez-vous ou des réservations. Par exemple :

• Un salon de coiffure qui prend des rendez-vous via WhatsApp
• Une agence immobilière qui planifie des visites de biens via les messages privés Instagram
• Un restaurant qui accepte les réservations de table via un widget de chat
• Un cabinet de conseil qui réserve des appels de découverte directement depuis un chat
• Une clinique médicale qui permet aux patients de planifier des rendez-vous par SMS

Le système de réservation s’intègre à Google Calendar pour une synchronisation bidirectionnelle (voir Intégration Google Calendar) et à des plateformes de réservation externes : Formitable, Zenchef, OpenTable et TheFork pour les restaurants, et Trafft pour les entreprises basées sur les rendez-vous comme les salons, les cliniques et les consultants.

Google Calendar est facultatif. Le système de réservation intégré fonctionne de manière totalement autonome. Vous définissez les heures de disponibilité pour un type d’événement, et l’IA propose et réserve ces créneaux sans qu’aucun calendrier ne soit connecté. Connecter Google Calendar ajoute trois avantages : chaque réservation est également ajoutée à votre calendrier, tout événement déjà présent sur votre calendrier est considéré comme occupé et n’est donc jamais proposé, et des liens Google Meet peuvent être créés pour vous. Si vous ignorez cette étape, tout le reste sur cette page continuera de fonctionner exactement comme décrit.

La configuration des réservations se fait en trois étapes, et cette page vous guide à travers chacune d’elles avec une capture d’écran :

1. Créez un type d’événement — le type de rendez-vous que les gens peuvent réserver (par exemple, « Consultation gratuite de 30 minutes »).
2. Activez les réservations pour votre IA — afin qu’elle propose ces rendez-vous dans le chat.
3. Regardez les réservations arriver sur la page Rendez-vous (et sur votre Google Calendar, s’il est connecté).

Étape 1 — Ouvrir la page Rendez-vous #

Cliquez sur Rendez-vous dans la barre latérale, sous le groupe Engager. La page comporte deux onglets :

• Rendez-vous à venir — chaque rendez-vous réservé, avec des cartes de statistiques pour le Total, Cette semaine, Confirmé et En attente, ainsi qu’une recherche, un filtre temporel et un filtre de statut.
• Types d’événements — les services réservables que votre IA peut proposer.

Voir votre planning sous forme de calendrier #

L’onglet Rendez-vous à venir peut afficher vos réservations de deux manières — basculez avec le sélecteur Liste / Calendrier à droite de la ligne de filtre :

• Liste — le tableau présenté ci-dessus : une ligne par réservation, idéal pour parcourir rapidement les prochaines étapes et effectuer des actions en masse.
• Calendrier — une grille hebdomadaire ou mensuelle, idéale pour visualiser votre journée ou votre semaine en un coup d’œil et repérer les créneaux disponibles.

Dans la vue calendrier, vous disposez d’un sélecteur Semaine / Mois (la semaine est sélectionnée par défaut), de flèches pour naviguer dans le temps, et d’un bouton Aujourd’hui pour revenir à la semaine ou au mois en cours. Chaque rendez-vous apparaît dans son jour sous forme de petite carte indiquant l’heure, le nom du contact et un point de couleur correspondant au statut. Vos recherches et filtres s’appliquent également ici ; vous pouvez donc, par exemple, n’afficher que les rendez-vous confirmés sur le calendrier.

• Cliquez sur un rendez-vous pour ouvrir le même panneau de détails que dans la vue en liste — vous pouvez y reprogrammer, annuler, ouvrir le chat ou supprimer le rendez-vous.
• Cliquez sur un emplacement vide dans une journée pour réserver un nouveau rendez-vous ce jour-là — le formulaire de réservation s’ouvre avec la date déjà pré-remplie.
• Dans la vue mensuelle, une journée chargée affiche les premiers rendez-vous ainsi qu’une ligne +N autres — cliquez dessus pour zoomer sur la semaine de ce jour.

Réserver un rendez-vous vous-même #

La plupart des rendez-vous sont réservés par votre IA dans le chat, mais vous pouvez également en réserver un manuellement — pour un appel téléphonique ou une visite spontanée — via le bouton Réserver un rendez-vous en haut à droite de la page (ou en cliquant sur un jour vide dans la vue calendrier). Choisissez le contact, le type d’événement, une date et l’un des créneaux disponibles ; la disponibilité est vérifiée de la même manière que lorsque l’IA effectue la réservation, vous ne pouvez donc pas réserver deux fois le même créneau.

Cliquez sur n’importe quelle ligne pour ouvrir le panneau de détails de ce rendez-vous, en lecture seule, affichant le contact, l’événement, la date et l’heure, le lieu de la réunion, ainsi que des boutons pour ouvrir le chat, reprogrammer, annuler ou supprimer :

Annuler ou supprimer ? Cliquez sur Annuler en bas du panneau et confirmez avec Annuler le rendez-vous lorsque le rendez-vous n’a pas lieu mais que vous souhaitez en garder une trace. Il reste dans votre liste avec la mention Annulé, il est supprimé de votre Google Calendar, et tout ce qui est configuré pour réagir à une annulation (comme une automatisation sur le déclencheur Rendez-vous annulé, ou ses rappels) se comporte exactement comme si le contact avait annulé. L’icône de corbeille supprime le rendez-vous définitivement : il disparaît complètement de la liste. Annuler ne s’affiche que pour les rendez-vous à venir créés dans votre propre calendrier. Il est masqué une fois qu’un rendez-vous est passé ou déjà annulé, ainsi que pour les réservations effectuées via un restaurant ou un système de réservation (Zenchef, Formitable, OpenTable, TheFork, Trafft), que vous devez annuler dans ce système.

Renvoyer la confirmation de réservation #

Lorsqu’un contact indique que sa confirmation n’est jamais arrivée, qu’elle a été classée comme spam ou qu’elle a été supprimée, ouvrez le rendez-vous et cliquez sur Renvoyer en bas du panneau. Le contact reçoit le même e-mail de confirmation que celui envoyé lors de la réservation et, si le rendez-vous figure dans votre Google Agenda, l’invitation Google Agenda est également renvoyée. Les deux sont envoyés à l’adresse e-mail enregistrée sur le contact, et un message en bas de l’écran vous indique ce qui a été envoyé et à quelle adresse.

• Le contact doit disposer d’une adresse e-mail. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-la d’abord sur le contact, puis cliquez sur Renvoyer.
• Rien n’est envoyé si l’option Envoyer un e-mail de rendez-vous au contact est désactivée pour le type d’événement.
• Le bouton Renvoyer s’affiche pour les mêmes rendez-vous que le bouton Annuler : les rendez-vous à venir créés dans votre propre calendrier. Une réservation effectuée via Zenchef, Formitable, OpenTable, TheFork ou Trafft reçoit sa confirmation depuis ce système ; veuillez donc la renvoyer depuis celui-ci.

Les développeurs peuvent effectuer la même opération via l’API : voir Renvoyer la confirmation de réservation.

Suppression de plusieurs rendez-vous à la fois #

Dans l’onglet Rendez-vous, chaque ligne dispose d’une case à cocher et la case à cocher de l’en-tête sélectionne tout ce qui est actuellement affiché. Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez supprimer et une barre apparaîtra en bas avec un bouton Supprimer ; confirmez une fois et ils seront supprimés ensemble, ainsi que leurs événements de calendrier associés. Appuyez sur Échap pour effacer une sélection.

Étape 2 — Créer un type d’événement #

Les types d’événements définissent les sortes de rendez-vous que vos contacts peuvent réserver. Considérez chaque type d’événement comme un service différent que vous proposez : « Consultation gratuite de 30 minutes », « Démonstration de produit », « Rendez-vous chez le coiffeur », « Réservation de restaurant pour 2 ».

1. Sur la page Rendez-vous, passez à l’onglet Types d’événements.

2. Cliquez sur le bouton vert Créer un type d’événement en haut à droite. Une fenêtre intitulée Nouveau type d’événement s’ouvre :

3. Sous Détails, saisissez un Nom de l’événement. Donnez-lui un nom convivial pour le client — vos contacts peuvent le voir lors de la réservation, donc “Appel stratégique gratuit de 30 minutes” est préférable à “Consultation initiale v2”.
   • Le Titre du calendrier (optionnel, juste en dessous) définit le titre que chaque réservation reçoit dans votre calendrier. Laissez-le vide et le titre sera le nom de l’événement suivi du nom du contact, par exemple “Appel de découverte - Ahmed Khan”. Pour rédiger le vôtre, saisissez le texte et cliquez sur les tags sous le champ pour insérer des détails provenant du contact : {{event_name}}, {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{email}} et {{phone}}. Par exemple Intake: {{full_name}} ({{phone}}). Vous pouvez également saisir vous-même un champ de contact, tel que {{company}} ou la clé de l’un de vos champs personnalisés. La ligne Aperçu en dessous montre à quoi cela ressemblera avec un exemple de contact. Si un contact n’a pas de valeur pour un tag, celui-ci est omis avec le tiret ou le séparateur à côté ; pour afficher quelque chose à la place, ajoutez-le après une barre verticale, comme {{first_name|New client}}.

4. Choisissez un Type de réunion — comment la réunion se déroule. Cela détermine ce qui apparaît comme emplacement sur l’invitation au calendrier :

• En personne — le rendez-vous a lieu dans un endroit physique. Vous saisissez l’adresse, et celle-ci apparaît sur l’événement du calendrier (par exemple, “123 Main Street, Suite 4”).

• Google Meet — un lien vidéo Google Meet est créé automatiquement pour chaque réservation et ajouté à l’événement du calendrier. Le contact est également ajouté à l’événement en tant qu’invité. Si son adresse e-mail est connue (par exemple, si l’IA l’a demandée au cours de la conversation), il reçoit l’invitation Google Calendar avec le lien Meet par e-mail. Les canaux de discussion tels que WhatsApp et Instagram ne transmettent pas d’adresse e-mail ; ajoutez donc une ligne dans les instructions de l’agent pour la demander avant la réservation. Sans e-mail valide dans le dossier, l’événement est créé sans invité et personne n’est convié. Cela nécessite que votre Google Calendar soit connecté ; si ce n’est pas encore le cas, le formulaire affiche un avertissement avec un lien Connecter Google Calendar directement à cet endroit (voir Intégration Google Calendar).

• Lien personnalisé — vous collez votre propre lien de réunion une seule fois (par exemple, le lien de votre salle Zoom personnelle), et ce même lien est utilisé pour chaque réservation de ce type d’événement. Le lien apparaît comme le lieu sur l’événement du calendrier et sur l’invitation Google Calendar que le contact reçoit ; il est affiché dans l’e-mail de confirmation de réservation, et votre agent IA peut le partager dans le chat lorsqu’un contact demande où se connecter. Collez le lien que les personnes utilisent pour rejoindre l’appel, et non une page de réservation telle que Calendly ou Cal.com : le rendez-vous est déjà réservé au moment où le contact voit le lien, une page de réservation leur demanderait donc de réserver une seconde fois. Le formulaire affiche un avertissement lorsque le lien ressemble à une page de réservation.

• Appel téléphonique — le rendez-vous est un appel téléphonique, sans lien vidéo. Un champ intitulé Votre numéro de téléphone (optionnel) apparaît en dessous :

  • Laissez-le vide et c’est vous qui appelez : vous appelez la personne qui a réservé au numéro qu’elle a fourni.
  • Remplissez-le et c’est elle qui vous appelle à ce numéro à la place.

  L’événement du calendrier affiche le numéro à composer comme lieu, afin que vous puissiez voir en un coup d’œil qui appelle qui. L’e-mail de confirmation l’indique clairement : “Appel téléphonique : nous vous appellerons au…” lorsque vous les appelez, ou “Appel téléphonique : appelez le…” avec votre numéro lorsqu’ils vous appellent. Sur la page de réservation partageable, le champ du téléphone devient obligatoire lorsque c’est vous qui appelez, afin que vous ayez toujours un numéro à composer. Lorsque votre IA réserve un appel téléphonique dans un chat, elle informe le contact que le rendez-vous est un appel téléphonique (jamais un lien vidéo) et demande son numéro de téléphone si aucun n’est encore enregistré.

5. Sous Créneau, définissez le fonctionnement de vos créneaux horaires :
   • Durée — la durée de chaque rendez-vous, de 15 minutes à 12 heures (par exemple, 30 minutes pour un appel, ou 5 heures pour un service d’une journée complète).
   • Tampon avant et Tampon après : temps libre conservé autour de chaque réservation de ce type d’événement, afin que les rendez-vous ne s’enchaînent jamais. Choisissez entre aucun tampon et 4 heures. Personne ne peut réserver pendant un tampon, et les réservations que vous avez déjà conservent le même intervalle : avec un tampon de 15 minutes après, un appel se terminant à 10h00 signifie que le suivant commence au plus tôt à 10h15. Le tampon est également conservé autour des périodes occupées de votre calendrier connecté. Les deux commencent sans tampon.
   • Préavis — le délai de prévenance minimum dont vous avez besoin avant qu’une réservation ne puisse commencer (par exemple, 4 heures signifie que personne ne peut réserver un rendez-vous commençant dans 30 minutes). Choisissez entre aucun préavis, 30 minutes, 1, 2, 4, 6, 24 ou 48 heures, 5 jours ou 10 jours.
   • Réservable à l’avance — combien de jours à l’avance les contacts peuvent réserver (par exemple, 28 jours).
   • Réservations multiples par créneau — désactivé par défaut. Comme l’indique la description ci-dessous, « Désactivé signifie une réservation par créneau horaire, comme cela a toujours été le cas ». Activez cette option lorsque le même créneau peut accueillir plus d’une réservation, et un nombre de Réservations par créneau apparaîtra. Elle est destinée aux places interchangeables qui partagent les mêmes horaires ; si vos ressources ont des emplois du temps différents ou leurs propres calendriers, utilisez plutôt Salles. Voir Permettre à plusieurs personnes de réserver le même créneau et Salles ci-dessous.
6. Sous Heures hebdomadaires, définissez les jours et les heures auxquels cet événement peut être réservé. Chaque jour en vert est réservable aux heures indiquées ; cliquez sur le × à côté d’une plage horaire pour rendre ce jour indisponible, et sur le + pour ajouter une seconde plage au même jour (pour des horaires fractionnés comme 9h00–12h00 et 14h00–17h00).

Conseil : Définissez vos horaires de manière légèrement plus restreinte que votre journée de travail réelle. Cela vous laisse une marge de manœuvre au début et à la fin.

7. Sous Salles, ne modifiez rien, sauf si vous disposez de plus d’une ressource réservable. Chaque type d’événement possède déjà une salle et utilise les heures hebdomadaires que vous venez de définir. Si deux personnes, chaises ou voitures ont des horaires différents, ajoutez une salle pour chacune. Voir Salles ci-dessous.
8. Sous Notifications, trois commutateurs :
   • Synchroniser les réservations avec Google Calendar — ajoute chaque réservation à votre Google Calendar et vérifie les conflits. Grisé tant que votre Google Calendar n’est pas connecté (la note ci-dessous vous renvoie vers la page de paramètres appropriée).
   • Envoyer un e-mail de rendez-vous au contact — activé par défaut. Envoie au contact un e-mail de confirmation lorsqu’un rendez-vous est réservé. Lorsque la réservation est également synchronisée avec Google Calendar, le même commutateur contrôle l’invitation Google Calendar que le contact reçoit en tant qu’invité à l’événement. Désactivez-le si vous ne souhaitez pas que le contact reçoive d’e-mail du tout.
   • Proposer des créneaux uniquement, ne pas réserver : désactivé par défaut. Lorsqu’il est activé, votre IA vérifie et partage toujours les créneaux disponibles pour ce type d’événement, mais ne les réserve jamais. Voir Proposer des créneaux sans réserver ci-dessous.
9. Cliquez sur Créer un événement. Vous serez redirigé vers l’onglet Types d’événements avec votre nouvel événement ajouté sous forme de ligne et un message de confirmation :

Pour modifier un type d’événement ultérieurement, cliquez sur sa ligne — ou utilisez l’icône en forme de crayon à l’extrémité droite de la ligne :

Dans les deux cas, vous obtenez le même formulaire pré-rempli avec les paramètres actuels de l’événement, intitulé Modifier le type d’événement cette fois-ci, avec un bouton Enregistrer l’événement au lieu de Créer l’événement. La section des heures hebdomadaires reste exactement telle qu’elle a été enregistrée, sauf si vous la modifiez :

Trouver l’ID du type d’événement. La fenêtre d’édition affiche également l’ID du type d’événement avec un bouton Copier l’ID, sous les paramètres de la page de réservation. Vous n’en avez besoin que si vous effectuez une réservation via l’API : cet ID est ce que l’API appelle event_id.

La suppression n’est possible que si aucune réservation n’est associée à l’événement.

Si l’un de vos agents IA utilise ce type d’événement pour réserver, la fenêtre de suppression vous indique quels agents l’utilisent avant toute suppression, afin d’éviter toute surprise. Vous pouvez toujours poursuivre, mais ces agents cesseront de prendre des réservations jusqu’à ce que vous leur choisissiez un autre type d’événement dans Réservations.

À propos des fuseaux horaires : vos heures sont lues dans le fuseau horaire de votre compte, défini dans Paramètres → Profil, sur la carte Préférences (le menu déroulant Fuseau horaire). Si vos créneaux proposés s’affichent à des heures inhabituelles, vérifiez d’abord ce paramètre.

Prospects dans un autre fuseau horaire : l’IA est informée du fuseau horaire dans lequel votre entreprise opère, mais elle ne détermine pas d’elle-même le fuseau horaire d’un contact. Si vous prenez rendez-vous avec des personnes à l’étranger (par exemple, vous êtes à Madrid et vendez aux États-Unis), saisissez vos heures dans votre propre fuseau horaire et ajoutez une ligne aux instructions de l’agent, par exemple : « Les prospects sont aux États-Unis. Demandez-leur dans quel fuseau horaire ils se trouvent, proposez chaque créneau dans leur fuseau horaire et confirmez l’heure dans les deux. » Un prospect qui choisit 9h00 (heure de l’Est) apparaîtra à 15h00 dans votre calendrier de Madrid. La conversion est effectuée par l’IA, et non par un paramètre ; testez donc cela dans Essayer avec un contact dans chaque zone avant de passer en ligne. La page de réservation publique effectue la conversion automatiquement et affiche les créneaux dans le fuseau horaire du visiteur.

Étape 3 — Activer les réservations pour votre IA #

La création d’un type d’événement ne signifie pas que l’IA le proposera immédiatement. Il s’agit d’un interrupteur à activer sur l’agent.

1. Cliquez sur Agents IA dans la barre latérale et ouvrez votre agent.

2. Allez à l’étape Capacités de l’IA.

3. Trouvez le panneau Réservations et activez Permettre à cet agent de réserver des rendez-vous.

4. Laissez le fournisseur sur Calendrier intégré (toute personne réservant via Formitable, Zenchef, OpenTable, TheFork ou Trafft choisit le sien ici), puis indiquez ce que les gens peuvent réserver sous Choisir ce que les gens peuvent réserver.

   Vous pouvez en choisir plusieurs. Cliquez sur le sélecteur et choisissez un type d’événement — il apparaît en dessous sous la forme d’une petite puce avec le nom de l’événement. Le sélecteur indique alors Ajouter un autre type d’événement, continuez donc jusqu’à ce que chaque service que cet agent doit pouvoir réserver soit sur la liste. Le premier que vous choisissez est celui par défaut de l’agent, et une fois que deux ou plusieurs sont liés, il porte une pastille par défaut pour que vous puissiez voir lequel il s’agit. Pour en retirer un de la liste, cliquez sur le × sur sa puce. Aucun type d’événement pour le moment ? Créez un nouveau type d’événement directement sur place sans quitter la page — tout ce que vous créez est immédiatement ajouté à la liste.

   La ligne sous le sélecteur résume ce que cela vous apporte : “L’agent peut réserver n’importe lequel des types d’événement sélectionnés dans le chat. Nommez le personnel ou les salles dans chaque type d’événement afin que l’IA puisse réserver avec une personne spécifique.”

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

La réservation est un paramètre en direct — il s’applique dès que vous enregistrez, et n’attend pas la Publication comme le font les modifications d’instructions et de connaissances.

Si le sélecteur est vide ou si rien n’est sélectionné, l’IA n’a aucune disponibilité à proposer et se contentera d’indiquer au contact que quelqu’un le recontactera. Choisissez au moins un type d’événement avant de vous y fier.

À quoi cela ressemble dans une conversation. L’IA connaît chaque type d’événement que vous avez lié, par son nom et sa durée. Lorsqu’une personne demande à réserver, elle demande quel service elle souhaite (ou le déduit de ce qu’elle a déjà dit — “J’ai besoin d’une coloration” sélectionne le rendez-vous de coloration), puis vérifie les disponibilités pour celui-ci et le réserve. La reprogrammation et l’annulation fonctionnent sur ce que le contact a réellement réservé, il n’y a donc rien de plus à leur expliquer.

Vous en liez plusieurs ? Voir Réserver lorsque vous proposez de nombreux services ci-dessous.

Une fois enregistré, l’IA propose automatiquement des créneaux horaires disponibles pendant les conversations et gère l’intégralité du processus de réservation, de la vérification des disponibilités à la confirmation du rendez-vous.

Exemple : Un contact envoie le message “Je souhaiterais réserver une consultation”. L’IA répond avec des créneaux horaires disponibles basés sur vos paramètres d’événement (et Google Agenda, s’il est synchronisé). Le contact choisit une heure et l’IA confirme la réservation, le tout automatiquement.

L’IA ne réserve qu’un créneau horaire que le contact a réellement nommé ou accepté au cours de la conversation. Si elle tente de réserver un créneau qui n’a été mentionné par personne (par exemple après « vendredi matin » sans heure précise), la réservation est refusée et l’IA affiche les créneaux disponibles et demande au contact de choisir à la place.

Exiger une adresse e-mail avant que l’IA ne réserve #

Si vous souhaitez qu’une invitation de calendrier parvienne à chaque contact (un lien Google Meet, par exemple), l’IA a besoin de son adresse e-mail avant d’effectuer la réservation. Activez Exiger une adresse e-mail avant la réservation dans le même panneau Réservations, sous vos types d’événements. Cette option apparaît une fois que Autoriser cet agent à réserver des rendez-vous est activé avec Calendrier intégré comme fournisseur.

Une fois activée, l’IA demande l’adresse e-mail du contact avant de confirmer un créneau, et elle ne réservera rien tant qu’une adresse valide n’est pas enregistrée pour ce contact. Si le contact a déjà fourni son adresse e-mail plus tôt dans la conversation, l’IA l’enregistre et effectue la réservation immédiatement. Les réservations que vous effectuez vous-même dans l’application ne sont jamais bloquées par cette option.

Cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur Publier l’agent pour que l’option soit prise en compte.

Permettre aux personnes de réserver elles-mêmes (page de réservation partageable) #

Les étapes ci-dessus concernent les réservations effectuées au cours d’une conversation, où votre IA propose les créneaux. Chaque type d’événement peut également disposer d’une page de réservation publique : un lien que n’importe qui peut ouvrir pour réserver, sans avoir besoin de compte ni de conversation préalable. Placez-le derrière un bouton « Réserver maintenant », dans votre biographie, dans une signature d’e-mail ou sur un dépliant sous forme de code QR.

Activez-la dans la section Page de réservation en bas du formulaire de type d’événement. Comme la page demande un nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone avant d’afficher le calendrier, les personnes qui commencent à réserver sans choisir de créneau sont tout de même ajoutées à vos contacts, prêtes pour un suivi.

Voir Page de réservation partageable.

Utiliser un lien de planification externe (Calendly, Cal.com, etc.) #

Vous utilisez déjà un outil de planification que vous appréciez, comme Calendly ou Cal.com ? Vous n’avez pas besoin de passer au système de réservation intégré : vous pouvez simplement demander à l’IA de partager votre lien de planification existant afin que vos contacts puissent réserver eux-mêmes.

Il n’y a pas de paramètre spécifique pour cela : il suffit d’ajouter le lien dans les instructions de votre IA.

1. Ouvrez Agents IA dans la barre latérale et ouvrez votre agent.
2. Accédez à l’onglet Instructions IA.
3. Dans la section Règles, ajoutez une ligne telle que : Lorsqu’une personne souhaite réserver, partagez ce lien de planification afin qu’elle puisse réserver elle-même : https://calendly.com/votre-nom
4. Optionnellement, ajoutez une étape correspondante à la section Flux de conversation, par exemple : Une fois qu’ils sont intéressés, partagez le lien de planification.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur Publier en direct pour que les instructions mises à jour atteignent vos contacts. L’onglet Essayer teste toujours votre brouillon, vous pouvez donc vérifier que l’IA partage bien le lien juste après l’enregistrement, même avant la publication.

C’est tout : dès qu’une réservation est évoquée dans une conversation, l’IA envoie votre lien. Gardez l’option Réservations (dans l’onglet Capacités de l’IA) désactivée dans cette configuration : ainsi, l’IA n’essaiera pas de proposer elle-même des créneaux horaires, et grâce à votre lien dans les règles, elle saura exactement quoi faire. Si vous choisissez Lien de réservation externe lors de l’assistant de configuration guidé, cette règle est ajoutée automatiquement pour vous.

Le compromis par rapport au système de réservation intégré : le contact quitte le chat pour réserver, et le rendez-vous n’apparaît que dans votre outil de planification externe — il ne s’affichera pas sur la page Rendez-vous.

Réservation lorsque vous proposez de nombreux services #

Vous proposez une douzaine de soins différents ? Votre agent peut tous les réserver dans le chat. Dans l’onglet Capacités IA, sous Choisir ce que les gens peuvent réserver, continuez à ajouter des types d’événement jusqu’à ce que chaque service soit sur la liste — il n’y a pas de limite, et le premier que vous ajoutez est celui par défaut. Voir Étape 3 pour le sélecteur lui-même.

1. Créez un type d’événement pour chaque service dans l’onglet Types d’événement, avec un nom que vos clients utiliseraient (“Coupe de cheveux”, “Couleur & mèches”, “Taille de barbe”).
2. Ouvrez l’onglet Capacités IA de votre agent, activez Laisser cet agent réserver des rendez-vous, et ajoutez chacun d’eux sous Choisir ce que les gens peuvent réserver.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications. C’est tout — l’IA demande quel service le contact souhaite (ou le détecte à partir de ce qu’il a déjà dit), propose les créneaux pour ce service et le réserve.

Chaque type d’événement conserve sa propre durée, ses horaires, ses salles et son calendrier, donc rien ne change concernant les types d’événement eux-mêmes — vous les liez simplement tous au même agent. Deux éléments aident l’IA à bien faire les choses :

• L’ordre a un peu d’importance. Le premier type d’événement sur la liste est celui par défaut : c’est celui vers lequel l’IA se rabat lorsque le contact n’a pas précisé quel service il souhaite et qu’il n’y a rien dans la conversation pour l’aider. Mettez votre service le plus courant en premier.
• Donnez-leur des noms qu’un client reconnaîtrait. L’IA fait correspondre ce que dit le contact avec le nom de l’événement, donc “Couleur & mèches” fonctionne bien mieux que “Service B”.

Vous préférez envoyer des liens ? Vous pouvez toujours le faire à la place, ou en complément. Activez la page de réservation partageable pour chaque type d’événement afin que chaque service ait son propre lien, puis ajoutez une règle aux instructions de votre IA pour les lister, par exemple : Quand quelqu’un veut réserver, partagez le lien de réservation pour le service qui l’intéresse : Coupe de cheveux — https://yourlink/haircut, Coloration — https://yourlink/coloring. Comme il s’agit de vos propres pages de réservation plutôt que d’un planificateur externe, le visiteur est enregistré en tant que contact avant même de voir le calendrier, et chaque réservation atterrit toujours sur votre page Rendez-vous (et votre Google Calendar, s’il est connecté).

Et si les gens demandent une personne en particulier ? Ajoutez chaque membre du personnel comme une salle nommée dans le type d’événement et l’IA pourra les réserver par leur nom — voir Réserver avec une personne spécifique.

Proposer des créneaux sans réserver #

Certains services ne sont confirmés qu’une fois que le client a payé, ou sont réservés par votre propre équipe ou via le paiement. Pour ceux-ci, ouvrez le type d’événement et activez Proposer des créneaux uniquement, ne pas réserver sous Notifications.

Une fois le commutateur activé, votre IA vérifie le calendrier et indique au contact quels créneaux sont libres pour ce type d’événement, mais elle ne créera pas le rendez-vous elle-même. Une fois que le contact a choisi un créneau, l’IA passe à l’étape suivante que vous avez configurée, par exemple une fonction personnalisée qui envoie un lien de paiement, ou le transfert de la discussion à votre équipe. Mentionnez cette étape dans les instructions de votre agent afin qu’il sache quoi faire.

Si un agent dispose de plusieurs types d’événements, le commutateur n’affecte que ceux pour lesquels vous l’avez activé. Les autres sont toujours réservés par l’IA comme d’habitude.

Collecte d’informations supplémentaires lors de la réservation #

Parfois, vous avez besoin d’un peu plus qu’une simple heure. Vous pouvez demander à l’IA de collecter des détails supplémentaires auprès du contact avant de confirmer une réservation, par exemple une adresse de livraison ou de domicile, le nombre d’invités, un numéro de référence ou tout autre champ personnalisé que vous utilisez.

Exemples d’utilisations pratiques :

• Un service de nettoyage automobile mobile qui a besoin de l’adresse du domicile du client pour savoir où se rendre.
• Un restaurant qui a besoin du nombre d’invités avant de réserver la bonne table.
• Un service de réparation qui a besoin d’un numéro de commande ou de référence pour consulter le dossier.

Comment ça marche #

• Cliquez sur Agents IA dans la barre latérale, ouvrez l’agent, accédez à l’étape Capacités IA et activez Autoriser l’IA à collecter des informations supplémentaires (sous Mises à jour des contacts). Une carte Collecter des informations supplémentaires lors de la réservation apparaît alors, où vous choisissez lesquels de vos champs personnalisés l’IA doit demander, et marquez chacun d’eux comme obligatoire ou optionnel. Les champs obligatoires doivent être remplis avant que la réservation ne soit confirmée ; l’IA continuera de poser la question jusqu’à ce qu’elle obtienne une réponse.

• Les réponses collectées sont enregistrées sur le contact (vous les avez donc dans la fiche contact), ajoutées à l’événement Google Calendar et listées dans l’e-mail de notification de réservation que vous recevez, afin que vous puissiez tout voir en un coup d’œil sans ouvrir l’application.
• Vous pouvez marquer l’un de ces champs comme lieu de rendez-vous. Lorsque vous le faites, la réponse du client (par exemple, son adresse) devient le lieu de l’événement dans le calendrier — idéal pour les services qui se déplacent chez le client. Cela fonctionne de pair avec le type de réunion En personne que vous choisissez pour le type d’événement.

Avant de commencer #

• Les champs parmi lesquels vous choisissez sont les mêmes champs personnalisés que vous gérez pour vos contacts (voir Champs de contact personnalisés). Si un champ que vous souhaitez collecter n’existe pas encore, créez-le d’abord, et il sera disponible ici.
• Assurez-vous que Mettre à jour les noms/champs des contacts est autorisé dans la même étape Capacités IA. L’IA a besoin de cette autorisation pour enregistrer les informations qu’elle collecte ; si elle est désactivée, les réponses ne seront pas stockées.
• Cela ne concerne pas uniquement les réservations. Ces deux mêmes paramètres permettent à l’IA d’enregistrer des détails qu’elle recueille n’importe où dans une conversation — un anniversaire, une exigence alimentaire, une préférence — même lorsqu’aucun rendez-vous n’est impliqué. Voir Laisser l’IA remplir des champs personnalisés pour vous.

Exemple : Vous gérez une entreprise de toilettage pour animaux à domicile. Vous créez un champ personnalisé appelé “Adresse du domicile”, demandez à l’IA de le collecter en tant que champ obligatoire et le marquez comme lieu de rendez-vous. Désormais, lorsqu’un contact réserve, l’IA demande son adresse, l’enregistre sur le contact et l’indique comme lieu sur l’événement Google Agenda, afin que votre toiletteur sache exactement où se rendre.

Poser des questions différentes selon la réponse #

Vous n’êtes pas obligé de poser la même liste de questions à tout le monde. Choisissez chaque champ que l’IA est autorisée à collecter dans la carte Collecter des informations supplémentaires lors de la réservation, puis décrivez dans vos instructions IA quand chacun s’applique (étape Instructions IA de l’agent). L’IA lit ces instructions en langage clair, de sorte qu’une question peut dépendre de ce que le contact vient de lui dire.

Exemple : un service de transfert aéroport. Créez des champs personnalisés pour « Numéro de vol » et « Accueil personnalisé », cochez les deux dans le sélecteur de champs, et écrivez dans vos instructions : « Demandez toujours l’adresse de prise en charge. Si l’adresse de prise en charge est un aéroport, demandez également le numéro de vol et si le client souhaite un accueil personnalisé. » Quelqu’un qui réserve un trajet en ville ne sera jamais interrogé sur les vols ; quelqu’un qui réserve une prise en charge à l’aéroport se verra poser les deux questions avant que la réservation ne soit confirmée.

Comment les créneaux sont proposés #

Quelques points utiles à connaître sur la façon dont l’IA transforme vos paramètres en horaires proposés :

• Les créneaux sont proposés à la suite pendant vos heures hebdomadaires : un événement de 30 minutes est proposé à 9h00, 9h30, 10h00, et ainsi de suite.
• Une fois qu’un créneau est réservé, il n’est plus proposé, de sorte que l’IA ne crée jamais de double réservation.
• Les types d’événements qui autorisent plusieurs réservations par créneau font exception : ces horaires continuent d’être proposés jusqu’à ce qu’ils soient complets, et l’IA peut indiquer à un contact combien de places il reste (par exemple, « Il reste 3 places à 17h00 »). Voir Autoriser plusieurs personnes à réserver le même créneau juste ci-dessous.
• Les types d’événements avec plus d’une salle sont gérés salle par salle : chaque salle a ses propres horaires, peut avoir son propre calendrier et peut avoir son propre nombre de réservations par créneau. Voir Salles.
• Tout ce qui figure sur votre Google Calendar synchronisé est considéré comme occupé et supprimé de ce que l’IA propose, quel que soit ce que permet le type d’événement.
• Le paramètre Préavis élimine les créneaux qui commencent trop tôt ; Réservable à l’avance limite jusqu’où dans le futur l’IA proposera des horaires.
• Les jours où vous êtes fermé sont signalés comme fermés, et non comme complets. Si quelqu’un demande un samedi et que votre type d’événement n’a pas d’heures le samedi, l’IA indique que vous êtes fermé ce jour-là et propose votre prochain jour d’ouverture, au lieu de dire que vous êtes complet. Il en va de même pour une journée qui n’a tout simplement plus de temps disponible : une fois que le dernier rendez-vous pouvant encore commencer aujourd’hui est passé, l’IA indique que la journée est terminée plutôt que complète. Une journée ne reçoit une réponse « complet » que lorsqu’elle comporte des heures, qu’il reste encore du temps, mais que chaque créneau est pris.

Laisser plusieurs personnes réserver le même créneau #

Normalement, une réservation remplit un créneau horaire : dès que quelqu’un prend 17h00, personne d’autre ne peut réserver 17h00. De nombreuses entreprises fonctionnent différemment, c’est pourquoi un type d’événement peut être configuré pour accepter plusieurs réservations en même temps.

À qui cela s’adresse :

• Une société de chauffeur ou de taxi avec une flotte de 10 voitures. Dix clients différents peuvent tous être pris en charge à 17h00, car vous avez dix chauffeurs.
• Un studio de fitness ou un atelier organisant un cours avec 12 places.
• Une clinique ou un salon avec trois fauteuils, où trois personnes peuvent être traitées dans la même heure.
• Une visite, une dégustation ou une journée portes ouvertes où un groupe arrive en même temps.

Activation #

1. Ouvrez le type d’événement dans l’onglet Types d’événements (cliquez sur sa ligne ou sur le crayon à l’extrémité droite), ou créez-en un nouveau.
2. Dans la section Créneau, activez Réservations multiples par créneau. La ligne ci-dessous explique le réglage par défaut : « Désactivé signifie une réservation par créneau horaire, comme cela a toujours été le cas. »
3. Un nombre de Réservations par créneau apparaît. Saisissez le nombre de réservations que ce créneau peut contenir, entre 2 et 500. Une flotte de dix voitures correspond à 10 ; un cours avec douze places correspond à 12.
4. Aucune limite ? Activez le petit commutateur Illimité à côté du nombre. Le nombre devient grisé et affiche Illimité, et le créneau continue d’être proposé quel que soit le nombre de personnes l’ayant réservé.
5. Cliquez sur Enregistrer l’événement (ou Créer l’événement pour un nouveau).

De retour sur l’onglet Types d’événements, la colonne Capacité l’indique : 10 par créneau, ou Illimité. Si le type d’événement possède des salles et que l’une d’entre elles s’est vu attribuer son propre nombre, il indique Varie selon la salle à la place.

Que se passe-t-il une fois activé #

• L’heure continue d’être proposée jusqu’à ce qu’elle soit complète. Avec 10 par créneau, 17h00 est toujours proposé au deuxième contact qui demande, et au troisième, jusqu’au dixième. Le onzième se voit proposer une heure différente.
• L’IA peut dire combien de places il reste, par exemple “17h00 a 3 places restantes”, lorsque cela aide le contact à décider. Elle ne le fait que pour les types d’événements qui acceptent plusieurs réservations. Pour un type d’événement normal à une seule réservation, elle ne dit rien sur les places et n’invente jamais de nombre, et pour un type illimité, il n’y a pas de nombre à mentionner.
• L’annulation libère immédiatement la place. Si l’une de vos dix réservations de 17h00 annule, 17h00 est à nouveau proposé au prochain contact qui demande. Il en va de même pour le déplacement d’une réservation vers une autre heure.
• Chaque réservation reste son propre rendez-vous. Dix réservations à 17h00 correspondent à dix lignes dans l’onglet Rendez-vous à venir, chacune avec son propre contact, et dix événements distincts sur votre Google Calendar si vous avez activé la synchronisation. C’est ce que vous voulez : dix voitures, dix emplois.
• La réservation manuelle affiche le même compte. Lorsque vous réservez un rendez-vous manuellement, chaque badge d’heure porte une petite étiquette avec les places encore libres, donc un badge 9h00 sur un événement à deux par créneau indique 09:00 2 restantes.
• Avec plus d’une salle, le nombre compte par salle. Deux salles sur un événement réglé à 3 par créneau correspondent à jusqu’à 6 réservations en même temps, à moins qu’une salle ne l’outrepasse avec son propre nombre.
• Le temps occupé sur votre calendrier bloque toujours tout le créneau. Si quelque chose sur votre Google Calendar synchronisé chevauche 17h00, cette heure disparaît pour tout le monde, quel que soit le nombre de réservations autorisées par le type d’événement. Une réunion sur votre calendrier signifie que vous n’êtes pas disponible du tout, et non qu’une de vos places est prise.
• Désactiver l’option ramène le type d’événement à une réservation par créneau horaire. Les réservations déjà effectuées restent exactement là où elles sont.

Si deux contacts réservent la dernière place disponible au même moment, un seul d’entre eux l’obtiendra. L’autre sera informé que l’heure vient d’être prise et se verra proposer les créneaux disponibles suivants, afin que vous ne vous retrouviez jamais avec une onzième réservation sur un créneau de dix places.

Salles : Ressources séparées avec leurs propres horaires #

Une salle est une ressource réservable séparée. Malgré le nom, il ne doit pas nécessairement s’agir d’une salle physique : il peut s’agir d’un membre du personnel, d’une chaise, d’une voiture, d’un court ou d’une table de traitement. Le formulaire le résume en une ligne : “Les salles sont des ressources réservables séparées : un membre du personnel, une chaise, une voiture, un court. Chaque salle a ses propres heures hebdomadaires et peut avoir son propre Google Calendar, donc les salles peuvent différer. Dr A travaille du lundi au mercredi, Dr B travaille le jeudi et le vendredi.”

Chaque type d’événement possède déjà une salle, il n’y a donc rien à faire ici tant qu’une deuxième ressource ne travaille pas à des heures différentes ou n’a pas besoin de son propre calendrier. Les salles ont leur propre section Salles dans le formulaire de type d’événement, entre Heures hebdomadaires et Notifications.

Donnez à vos salles de vrais noms — le barbier, le médecin, le fauteuil — et l’IA pourra réserver un contact avec la personne demandée. Voir Réserver avec une personne spécifique plus bas.

À qui cela s’adresse :

• Une clinique ou un cabinet où le Dr A travaille du lundi au mercredi et le Dr B travaille le jeudi et le vendredi.
• Un salon avec trois chaises, dont l’une n’est occupée que l’après-midi.
• Une auto-école ou une location où chaque voiture a sa propre disponibilité.
• Un club avec deux courts, chacun conservé sur son propre calendrier.

Ajouter, renommer et supprimer des salles #

1. Ouvrez le type d’événement dans l’onglet Types d’événements (cliquez sur sa ligne ou sur le crayon à l’extrémité droite), ou créez-en un nouveau.
2. Faites défiler jusqu’à Salles. La Salle 1 est déjà présente, et c’est celle pour laquelle vous avez défini les horaires depuis le début. Sa note indique précisément : « Cette salle utilise les horaires hebdomadaires ci-dessus. Les salles que vous ajoutez ci-dessous définissent leurs propres horaires. »
3. Cliquez sur Ajouter une salle. Une nouvelle carte apparaît avec son propre champ de nom et son propre éditeur Horaires pour cette salle, qui fonctionne exactement comme les horaires hebdomadaires en haut du formulaire.
4. Donnez un nom à chaque salle. Deux salles ne peuvent pas partager le même nom : si c’est le cas, le formulaire indique « Deux salles ont le même nom. Donnez à chacune un nom unique, sinon les réservations destinées aux deux seront attribuées à la même salle. » Ce n’est pas seulement pour le rangement. Les réservations sont associées à une salle par son nom, donc deux salles portant le même nom se comportent comme une seule ressource.
5. Cliquez sur Enregistrer l’événement (ou Créer l’événement pour un nouveau).

Pour renommer une salle, tapez par-dessus son nom. Une chose à savoir avant de le faire : renommer une salle ne renomme pas les réservations qui ont déjà été effectuées sous l’ancien nom. Ces rendez-vous conservent le nom avec lequel ils ont été réservés, et la salle renommée recommence à compter à partir de zéro. Renommez tôt, ou ne touchez pas au nom.

Pour supprimer une salle, cliquez sur l’icône de corbeille sur sa carte et confirmez. La confirmation précise ce qui se passe : « Cette salle ne sera plus proposée pour les nouvelles réservations. Les réservations déjà effectuées conservent leur nom de salle et restent dans votre calendrier. » La Salle 1 n’a pas d’icône de corbeille, car ses horaires sont les Horaires hebdomadaires situés en haut du formulaire.

De retour sur l’onglet Types d’événements, une colonne Salles apparaît dès qu’un type d’événement possède plus d’une salle, indiquant le nombre de salles pour chaque événement.

Un calendrier par salle #

Une fois votre Google Calendar connecté, chaque carte de salle dispose également d’un sélecteur Google Calendar, avec la note : « Les périodes d’indisponibilité sur ce calendrier bloquent cette salle, et les réservations de cette salle y sont ajoutées. » Associez la salle du Dr A au calendrier du Dr A et celle du Dr B au calendrier du Dr B ; chaque salle sera vérifiée par rapport à son propre calendrier et y inscrira ses propres réservations. Laissez une salle sur Aucun calendrier si elle ne doit pas être synchronisée du tout.

Sous le sélecteur, Vérifier également ces calendriers pour les conflits permet à une salle de vérifier des calendriers supplémentaires, par exemple le calendrier personnel du Dr A en plus de son calendrier professionnel. Les périodes occupées sur tout calendrier coché bloquent cette salle, et les réservations ne sont toujours ajoutées qu’au calendrier propre de la salle. Voir Vérifier plus d’un calendrier.

Le sélecteur n’apparaît qu’une fois que Google Calendar est connecté au compte (voir Intégration Google Calendar). Jusque-là, les salles fonctionnent exactement de la même manière, il n’y a simplement aucun calendrier à choisir. Un compte Google peut contenir plusieurs calendriers, il est donc rare d’avoir besoin de plus d’une connexion.

Si le calendrier d’une salle ne peut pas être lu. Le calendrier d’une salle doit être lisible par le compte Google que vous avez connecté. Si ce n’est pas le cas (le calendrier a été supprimé, n’a jamais été partagé avec ce compte ou le mauvais calendrier a été sélectionné), l’IA ne peut pas vérifier les disponibilités de cette salle et ne proposera donc aucun créneau pour cet événement tant que le problème ne sera pas résolu. Vous recevrez un e-mail et une alerte dans l’application indiquant l’événement et le calendrier concernés (au maximum une fois toutes les six heures). Pour corriger cela, partagez le calendrier avec le compte Google connecté ou ouvrez l’événement et sélectionnez un calendrier différent pour cette salle.

Répartir les réservations équitablement entre les salles #

Lorsqu’une réservation arrive et que personne n’a demandé de salle ou de personne spécifique, elle a toujours été attribuée à la première salle de votre liste disponible à ce moment-là. C’est le comportement approprié pour de nombreuses configurations : vous classez vos salles par préférence et la première se remplit en priorité, les autres servant de débordement. Mais si vos salles correspondent à des collègues qui doivent chacun recevoir une part équitable du travail, le principe du « premier arrivé, premier servi » signifie que la personne en haut de la liste reste surchargée tandis que les autres sont à moitié vides.

L’option Répartir les réservations équitablement résout ce problème. Elle se trouve en haut de la section Salles et n’apparaît que lorsque le type d’événement comporte deux salles ou plus :

• Désactivé (paramètre par défaut pour chaque type d’événement) : chaque réservation est attribuée à la première salle disponible de votre liste, de sorte que la salle en haut de la liste se remplit en premier.
• Activé : chaque réservation est attribuée à la salle ayant le moins de réservations, en comptant les rendez-vous récents et à venir, afin que les réservations soient réparties équitablement entre tous.

Trois éléments restent inchangés, quel que soit le réglage :

• Un contact qui demande une personne spécifique obtient toujours cette personne. L’option ne concerne que les cas sans préférence.
• Une salle ne reçoit jamais une réservation qu’elle ne peut pas honorer. Ses propres horaires, les périodes occupées de son calendrier et son nombre de réservations par créneau sont toujours respectés. Si la personne la moins sollicitée est indisponible ou complète à ce moment-là, c’est la personne suivante la moins sollicitée qui prend le rendez-vous.
• Les réservations récurrentes restent avec la même personne. Une série hebdomadaire est équilibrée une seule fois, lors du premier rendez-vous, puis reste attribuée à cette même personne pour le reste de la série.

Lorsque l’option est activée, l’IA devient également un peu plus prévenante : avant de réserver pour quelqu’un qui n’a pas mentionné de nom, elle demande une fois si le contact a déjà une préférence. S’il n’en a pas, elle effectue la réservation et votre calendrier se charge de la répartition. La page de réservation suit la même règle : un visiteur qui laisse la ligne Réserver avec sur N’importe qui est attribué à la personne ayant le moins de réservations.

Les annulations et les reprogrammations sont également prises en compte : une personne qui perd une réservation remonte automatiquement en tête de liste pour la suivante.

Salles ou réservations multiples par créneau ? #

Les deux permettent à plusieurs personnes de réserver la même heure, il est donc utile de clarifier ce que vous souhaitez réellement. Le formulaire trace la limite juste en dessous de l’interrupteur Réservations multiples par créneau : « Mêmes horaires et places interchangeables ? C’est tout ce dont vous avez besoin. Horaires différents ou calendriers séparés ? Utilisez les Salles ci-dessous. »

• Réservations multiples par créneau correspond à un nombre unique pour des places interchangeables qui partagent les mêmes horaires : dix voitures identiques, douze places dans une classe. Il n’y a rien d’autre à configurer.
• Les Salles sont des ressources nommées distinctes qui peuvent différer : leurs propres jours et horaires, leur propre calendrier et leur propre nombre de réservations par créneau.

Chaque salle commence avec le nombre défini pour l’événement. Quel que soit le nombre défini dans Réservations multiples par créneau, il s’agit de la valeur par défaut pour chaque salle, et chaque carte de salle affiche ce qu’elle a hérité : « Utilise le paramètre de l’événement (10 par créneau) », ou « Utilise le paramètre de l’événement (Illimité) » lorsque l’événement est illimité. Modifiez le nombre de l’événement et chaque salle qui le suit changera en conséquence.

Une salle peut avoir son propre nombre. Activez Remplacer sur la carte de cette salle et un nombre de Réservations par créneau apparaît pour cette salle seule, commençant à 1, avec son propre interrupteur Illimité à côté. La ligne en dessous indique : « Combien de personnes peuvent réserver cette salle en même temps. Une fois ce nombre atteint, cette salle n’est plus proposée pour cette heure. » Une salle réglée sur 1 se comporte exactement comme une ressource classique à réservation unique, au sein d’un type d’événement qui en accepte plusieurs par ailleurs.

Un exemple. Une clinique propose un type d’événement appelé « Séance » avec deux salles, et l’événement est réglé sur 12 par créneau. La salle de groupe suit ce paramètre et prend douze personnes à 18h00. La salle de traitement a Remplacer activé avec le nombre 1, elle prend donc une personne à 18h00 puis n’est plus proposée pour cette heure, tandis que la salle de groupe continue de se remplir.

Le nombre total de réservations. Sans remplacement nulle part, le nombre de l’événement s’applique à chaque salle : deux salles sur un événement réglé à 3 par créneau permettent jusqu’à 6 réservations en même temps. Une fois qu’une salle a son propre nombre, le total est simplement la somme du nombre de chaque salle, donc une salle de groupe de douze places à côté d’une salle de traitement d’une personne équivaut à treize réservations à 18h00.

Sur l’onglet Types d’événements, un type d’événement dont les salles n’ont pas toutes le même nombre remplace sa pastille par créneau par Varie selon la salle. Ouvrez le type d’événement pour voir le réglage de chaque salle.

Réservation manuelle, salle par salle. Lorsque vous créez vous-même un rendez-vous depuis l’onglet Rendez-vous à venir et que le type d’événement dispose de plusieurs salles, une ligne de jetons de salle apparaît au-dessus des horaires, chacun indiquant combien de créneaux cette salle a encore de disponibles ce jour-là. Choisissez d’abord la salle, puis l’heure ; la réservation est enregistrée pour cette salle, de sorte que vous voyez ses badges « 2 restants » et ses propres horaires. Avec une seule salle, il n’y a rien à choisir et les horaires s’affichent comme d’habitude.

Réserver avec une personne spécifique #

Si vos salles portent le nom de personnes ou de choses réelles — coiffeurs, médecins, chaises, voitures — l’IA peut utiliser ces noms dans la conversation. Nommez une salle « Alex » et un contact qui demande Alex sera dirigé vers Alex.

Voici ce que l’IA peut faire une fois que vos salles ont des noms appropriés :

• Indiquez qui est disponible, et quand. « Alex est disponible à 10h00 et 10h30, Luan à 11h00 » — au lieu d’une simple liste d’horaires.
• Réservez avec la personne demandée par le contact. « Puis-je avoir Alex jeudi ? » réserve avec Alex, et uniquement Alex. Si Alex n’est pas disponible à ce moment-là, l’IA l’indique et propose les prochains créneaux disponibles d’Alex plutôt que de transférer discrètement la réservation à quelqu’un d’autre.
• Gardez la même personne lorsqu’une réservation est déplacée. Reprogrammez un contact qui avait réservé avec Alex et il restera avec Alex. Si le nouvel horaire ne convient qu’à quelqu’un d’autre, l’IA indique à qui le contact sera transféré au lieu de changer de personne sans prévenir.
• Choisissez n’importe qui lorsque le contact n’a pas de préférence. « N’importe qui de disponible à 15h » fonctionne exactement comme avant : l’IA prend la première salle disponible à ce moment-là. Vous préférez que ces réservations soient réparties équitablement entre vos collaborateurs ? Activez Répartir les réservations équitablement dans la section Salles de l’événement — voir Répartir les réservations équitablement. Une fois activée, l’IA demande également une fois si le contact a déjà une préférence avant de choisir pour lui.

Conseils pour nommer. L’IA effectue une correspondance sur le nom, donc un peu de soin ici est très utile :

• Nommez chaque salle d’après la personne (ou la chose) telle que vos clients la connaissent — « Alex », « Dr Bakker », « Chaise 3 — Sanne », « Court A ».
• Utilisez exactement la même orthographe partout : dans le nom de la salle, dans vos instructions d’IA et dans tout ce que vous envoyez. Il est plus sûr de garder « Alex Araújo » et « Alex Araujo » identiques.
• Si deux personnes partagent le même prénom, ajoutez un élément pour les distinguer — le lieu, le nom de famille, la spécialité : « Alex — Centro », « Alex — Norte ». Sinon, l’IA ne pourra pas savoir de qui le contact parle et posera la question.
• L’IA n’utilise que les noms qui figurent réellement sur vos salles. Elle n’inventera pas un collègue qui n’existe pas.

Laissez les noms génériques et rien ne change. Les salles qui s’appellent encore « Nouvelle salle », « Salle 1 » et « Salle 2 » sont traitées comme interchangeables, exactement comme avant : l’IA ne les mentionne jamais et place simplement la réservation là où il y a de la place. C’est la configuration idéale lorsque vos ressources sont identiques du point de vue du client — dix voitures identiques, deux salles de soin identiques.

La page de réservation utilise les mêmes noms. Lorsqu’un type d’événement comporte deux salles nommées ou plus, le lien public affiche une ligne Réserver avec (N’importe qui, plus un jeton par personne) au-dessus des horaires, afin que les visiteurs puissent également choisir leur interlocuteur à cet endroit. Les noms de salle génériques n’affichent pas cette ligne.

Rendez-vous récurrents #

La plateforme prend en charge les rendez-vous récurrents pour les contacts qui ont besoin de sessions régulières — idéal pour le coaching continu, la thérapie, la formation ou les services de maintenance.

• Une récurrence a une fréquence (Jour, Semaine ou Mois) ainsi qu’un intervalle. Par exemple, des sessions toutes les deux semaines correspondent à une fréquence hebdomadaire avec un intervalle de 2.
• Une série peut être limitée pour qu’elle se termine après un certain nombre de sessions (par exemple, “répéter 10 fois”).

Les rendez-vous récurrents sont suivis en tant que série, ce qui facilite la gestion des relations clients continues sans avoir à réserver à chaque fois.

Confirmation de réservation et notifications #

Lorsqu’un contact réserve un rendez-vous via l’IA, voici ce qui se passe :

1. Le rendez-vous est créé et apparaît dans l’onglet Rendez-vous à venir.
2. Un message de confirmation est envoyé au contact dans le chat (par exemple, “Votre rendez-vous est confirmé pour mardi à 14h00”).
3. Si le contact a une adresse e-mail enregistrée, il reçoit également un e-mail de confirmation (les réponses sont envoyées à l’adresse e-mail de votre compte). Ceci est contrôlé par l’interrupteur Envoyer un e-mail de rendez-vous au contact sur le type d’événement, activé par défaut. L’e-mail indique l’heure du rendez-vous dans le fuseau horaire de votre compte, et non celui du contact ; ainsi, un contact à l’étranger qui a convenu d’un rendez-vous à 11h30 heure locale verra votre heure locale dans l’e-mail. L’invitation Google Calendar, lorsque la réservation est synchronisée avec Google Calendar, affiche l’heure dans le fuseau horaire du contact. Remarque : cet e-mail n’est pas envoyé pour les réservations importées ou les réservations Formitable.
4. Le rendez-vous est synchronisé avec votre Google Calendar (si connecté — voir Intégration Google Calendar).
5. Vous recevez une notification basée sur vos paramètres de Notifications. L’e-mail de réservation indique le nom et le téléphone du contact, l’événement, la date et l’heure, le lieu de la réunion et tout détail supplémentaire collecté par l’IA lors de la réservation. Lorsque l’IA a réservé le rendez-vous dans un chat, l’e-mail contient également un court Récapitulatif de la conversation (deux ou trois phrases sur qui est la personne, ce qu’elle souhaite et tout ce qui mérite d’être connu avant le rendez-vous, rédigé dans la langue de votre compte) et un bouton Voir le chat qui ouvre cette conversation. Le récapitulatif ne coûte pas de crédits. Les réservations effectuées via votre page de réservation ou l’API n’ont pas de conversation associée ; leur e-mail contient donc le bouton Voir le chat mais pas de récapitulatif. Si vous utilisez la marque blanche, le bouton ouvre le chat sur votre propre domaine d’application. Sur un sous-compte d’agence, la copie envoyée à l’agence inclut le récapitulatif mais pas de bouton de chat, car le lien de l’agence ouvrirait le propre compte de l’agence. Depuis l’application elle-même, le panneau de détails du rendez-vous dispose d’un bouton pour ouvrir le chat.

Gestion des annulations #

Les contacts comme les administrateurs peuvent annuler des rendez-vous :

• Suivi des motifs d’annulation — Lorsqu’un rendez-vous est annulé, le motif est enregistré afin que vous puissiez repérer des tendances (par exemple, si de nombreux contacts annulent en raison de conflits d’horaire).
• Mises à jour du statut — Le statut du rendez-vous passe de « Confirmé » à « Annulé ».
• Synchronisation du calendrier — Les annulations se synchronisent automatiquement avec Google Calendar, libérant ainsi le créneau horaire pour d’autres réservations.
• Annulations Formitable — Pour les réservations de restaurant Formitable, un lien d’annulation dédié est fourni.

Ouvrez un rendez-vous depuis l’onglet Rendez-vous à venir pour le reprogrammer ou l’annuler.

Plateformes de réservation externes : Formitable, Zenchef et Trafft #

Vous gérez déjà vos réservations ailleurs ? Cinq plateformes peuvent être connectées directement, afin que l’IA effectue les réservations dans le système que votre équipe utilise déjà, au lieu de maintenir un second calendrier ici.

Pour les restaurants. Formitable, Zenchef, OpenTable et TheFork sont des plateformes de réservation de restaurants que l’IA peut utiliser pour gérer les réservations de tables directement dans les conversations par chat — en vérifiant les tables et les créneaux horaires disponibles en temps réel, et en créant la réservation à la fois sur la plateforme et dans le système du restaurant instantanément. Zenchef, OpenTable et TheFork prennent en charge la connexion de plusieurs restaurants sous un même compte, et chacun peut être activé ou désactivé indépendamment. Les réservations OpenTable et TheFork permettent également au client de modifier ou d’annuler via le même chat, conformément à la politique d’annulation du restaurant.

Pour les entreprises basées sur les rendez-vous. Trafft est une plateforme de planification pour les entreprises qui réservent du temps plutôt que des tables — salons, barbiers, cliniques, studios, consultants, ateliers de réparation. Une fois connectée, l’IA peut lister vos services et votre personnel, vérifier les disponibilités réelles dans Trafft, réserver le rendez-vous, et l’annuler ou le déplacer plus tard dans la même conversation. Contrairement aux plateformes de restaurant, une réservation Trafft apparaît également sur votre page Rendez-vous et déclenche le webhook Rendez-vous réservé comme n’importe quelle autre réservation.

Tous — Google Calendar, Formitable, Zenchef, OpenTable, TheFork et Trafft — se connectent, se déconnectent et affichent leur statut dans Paramètres → Réservation et calendrier :

Consultez Zenchef, Formitable, OpenTable, TheFork et Trafft pour les étapes de configuration.

Pour que votre IA effectue des réservations avec l’une d’entre elles, ouvrez Agents IA, ouvrez l’agent, accédez à son étape Capacités IA et choisissez la plateforme comme fournisseur de réservation dans la section Réservations (voir Activer les réservations pour votre IA).

Réservations effectuées en dehors de la plateforme #

Vous gérez déjà vos réservations ailleurs — dans votre propre CRM, un planning de cours ou un autre outil de réservation ? Vous pouvez toujours les faire apparaître sur la page Rendez-vous : enregistrez chacune d’elles via le point de terminaison Réserver un rendez-vous de l’API, ou avec l’étape Créer un rendez-vous dans une automatisation, en indiquant simplement un titre et une heure de début au lieu d’un type d’événement. Elles figurent dans la liste aux côtés des autres et peuvent être reprogrammées, annulées ou supprimées de la même manière, et vous recevez la notification de réservation habituelle — mais comme aucun type d’événement n’y est associé, aucune vérification n’est effectuée par rapport à vos disponibilités et elles ne sont pas ajoutées à votre Google Calendar.

Importer des événements de calendrier #

Actuellement non disponible dans l’interface. Cette fonctionnalité est décrite à titre de référence, mais elle n’est pas encore accessible via l’application. Contactez le support si vous avez besoin d’importer des rendez-vous existants.

L’importation de rendez-vous existants récupère les événements de votre Google Calendar connecté. Connectez d’abord Google Calendar, puis choisissez le type d’événement auquel les rendez-vous doivent être rattachés, et déterminez s’il faut faire correspondre les contacts par E-mail ou Numéro de téléphone. La plateforme lit les événements de votre calendrier lié et associe chacun d’eux à un contact, en créant un contact si nécessaire.

Ceci est utile lors de la migration depuis un autre système de planification ou lorsque vous souhaitez intégrer des événements de calendrier existants dans l’application.

Besoin d’aide ? #

Si vous avez des questions concernant le système de réservation ou les intégrations, contactez-nous via notre support par e-mail.