Sistema de Agendamento #

Visão geral #

A plataforma inclui um sistema de agendamento integrado que permite que seu agente de IA marque reuniões, consultas e eventos diretamente nas conversas. Quando um contato deseja agendar um horário, a IA verifica sua disponibilidade, oferece horários livres e confirma o compromisso — tudo sem que você precise mover um dedo.

Para quem é isso? Qualquer empresa que aceite agendamentos ou reservas. Por exemplo:

• Um salão de beleza que agenda horários de atendimento pelo WhatsApp
• Uma imobiliária que agenda visitas a imóveis via DMs do Instagram
• Um restaurante que aceita reservas de mesas por meio de um widget de chat
• Uma empresa de consultoria que agenda reuniões de descoberta diretamente pelo chat
• Uma clínica médica que permite que pacientes agendem consultas via SMS

O sistema de agendamento integra-se ao Google Calendar para sincronização bidirecional (veja Integração com Google Calendar) e plataformas de reserva de restaurantes como Formitable e Zenchef.

O Google Agenda é opcional. O sistema de agendamento integrado funciona de forma totalmente independente. Você define os horários em que está disponível em um tipo de evento, e a IA oferece e agenda esses horários sem que nenhum calendário esteja conectado. Conectar o Google Agenda adiciona três coisas extras: cada agendamento também aparece no seu calendário, qualquer compromisso já existente no seu calendário é tratado como ocupado para que nunca seja oferecido, e links do Google Meet podem ser criados para você. Se você pular essa etapa, todo o restante nesta página continuará funcionando exatamente como descrito.

Configurar agendamentos leva três etapas, e esta página percorre cada uma delas com uma captura de tela:

1. Crie um tipo de evento — o tipo de agendamento que as pessoas podem reservar (por exemplo, “Consulta Gratuita de 30 Minutos”).
2. Ative os agendamentos para sua IA — para que ela ofereça esses agendamentos no chat.
3. Veja os agendamentos chegarem na página de Agendamentos (e no seu Google Agenda, se estiver conectado).

Passo 1 — Abra a página de Compromissos #

Clique em Agendamentos na barra lateral, sob o grupo Engajar. A página possui duas abas:

• Próximos Compromissos — todos os compromissos que foram agendados, com cartões de estatísticas para Total, Esta semana, Confirmados e Pendentes, além de busca, filtro de tempo e filtro de status.
• Tipos de Evento — os serviços agendáveis que sua IA pode oferecer.

Visualizando sua agenda como um calendário #

A aba Próximos Agendamentos pode exibir suas reservas de duas maneiras — alterne com o botão Lista / Calendário à direita da linha de filtros:

• Lista — a tabela mostrada acima: uma linha por reserva, ideal para verificar o que vem a seguir e para ações em massa.
• Calendário — uma grade semanal ou mensal, ideal para ver seu dia ou semana rapidamente e identificar horários disponíveis.

Na visualização de calendário, você tem um seletor de Semana / Mês (semana é o padrão), setas para avançar ou retroceder no tempo e um botão Hoje para voltar à semana ou mês atual. Cada agendamento aparece em seu respectivo dia como um pequeno cartão com o horário, o nome do contato e um ponto de status colorido. Sua pesquisa e filtros também se aplicam aqui, permitindo, por exemplo, exibir apenas agendamentos confirmados no calendário.

• Clique em um agendamento para abrir o mesmo painel de detalhes da visualização em lista — reagende, abra o chat ou exclua a partir dali.
• Clique em um espaço vazio em um dia para marcar um novo agendamento naquele dia — o formulário de reserva será aberto com a data já preenchida.
• Na visualização mensal, um dia ocupado mostra os primeiros agendamentos e uma linha +N mais — clique nela para ampliar a visualização daquele dia na semana.

Marcando um agendamento manualmente #

A maioria dos agendamentos é feita pela sua IA no chat, mas você também pode marcar um manualmente — por um telefonema ou atendimento presencial — usando o botão Marcar agendamento no canto superior direito da página (ou clicando em um dia vazio na visualização de calendário). Escolha o contato, o tipo de evento, uma data e um dos horários disponíveis; a disponibilidade é verificada da mesma forma que quando a IA faz o agendamento, portanto, você não pode marcar dois agendamentos no mesmo horário.

Clique em qualquer linha para abrir o painel de detalhes daquele agendamento, somente leitura, exibindo o contato, o evento, a data e hora, o local da reunião e botões para abrir o chat, reagendar ou excluir:

Excluindo vários agendamentos de uma só vez #

Na aba Agendamentos, cada linha possui uma caixa de seleção e a caixa de seleção do cabeçalho seleciona tudo o que está sendo exibido no momento. Selecione os agendamentos que deseja remover e uma barra aparecerá na parte inferior com um botão Excluir — você confirma uma vez e eles são removidos juntos, juntamente com seus eventos de calendário vinculados. Pressione Escape para limpar uma seleção.

Passo 2 — Crie um tipo de evento #

Os tipos de evento definem os tipos de compromissos que seus contatos podem agendar. Pense em cada tipo de evento como um serviço diferente que você oferece — “Consulta Gratuita de 30 Minutos”, “Demonstração de Produto”, “Corte de Cabelo”, “Reserva de Restaurante para 2”.

1. Na página de Compromissos, alterne para a aba Tipos de Evento.

2. Clique no botão verde Criar tipo de evento no canto superior direito. Uma janela chamada Novo tipo de evento será aberta:

3. Em Detalhes, digite um Nome do evento. Dê a ele um nome amigável ao cliente — seus contatos podem vê-lo durante o agendamento, então “Chamada de Estratégia Gratuita de 30 Minutos” é melhor do que “Consulta Inicial v2”.
4. Escolha um Tipo de reunião — como a reunião acontece. Isso define o que aparece como local no convite da agenda:

• Presencial — o agendamento ocorre em um local físico. Você digita o endereço, e esse endereço aparece no evento do calendário (por exemplo, “Rua Exemplo, 123, Sala 4”).
• Google Meet — um link de vídeo do Google Meet é criado automaticamente para cada agendamento e adicionado ao evento do calendário. O contato também é adicionado ao evento como convidado, portanto, se o endereço de e-mail dele for conhecido (por exemplo, se a IA o solicitou durante a conversa), ele receberá o convite do Google Agenda com o link do Meet por e-mail. Isso requer que seu Google Agenda esteja conectado — se ainda não estiver, o formulário exibirá um aviso com um link Conectar Google Agenda ali mesmo (veja Integração com o Google Agenda).
• Link personalizado — você cola seu próprio link de reunião uma vez (por exemplo, o link da sua sala pessoal do Zoom), e esse mesmo link é usado para cada agendamento deste tipo de evento.

5. Em Vaga, defina como seus horários funcionam:
   • Duração — quanto tempo dura cada agendamento (por exemplo, 30 minutos). Quer um intervalo embutido entre os agendamentos? Defina a duração um pouco maior do que a reunião real — não há uma configuração de buffer separada.
   • Aviso — o aviso prévio mínimo necessário antes que um agendamento possa começar (por exemplo, 4 horas significa que ninguém pode agendar um compromisso que comece em 30 minutos).
   • Agendável com antecedência — quantos dias no futuro os contatos podem agendar (por exemplo, 28 dias).
   • Múltiplos agendamentos por vaga — desativado por padrão. Como a descrição abaixo diz: “Desativado significa um agendamento por horário, da forma como os agendamentos sempre funcionaram.” Ative quando o mesmo horário puder receber mais de um agendamento, e um número de Agendamentos por vaga aparecerá. É destinado a locais que são intercambiáveis e compartilham os mesmos horários; se seus recursos possuem horários diferentes ou seus próprios calendários, use Salas em vez disso. Veja Permitir que várias pessoas agendem o mesmo horário e Salas abaixo.
6. Em Horários semanais, defina quais dias e horas este evento pode ser agendado. Cada dia verde é agendável nos horários mostrados; clique no × ao lado de um intervalo de tempo para tornar aquele dia indisponível, e no + para adicionar um segundo intervalo ao mesmo dia (para horários divididos como 09:00–12:00 e 14:00–17:00).

Dica: Defina seus horários um pouco mais restritos do que seu dia de trabalho real. Isso lhe dá uma margem de manobra no início e no fim.

7. Em Salas, não altere nada, a menos que você tenha mais de um recurso reservável. Cada tipo de evento já possui uma sala e utiliza o horário semanal que você acabou de definir. Se duas pessoas, cadeiras ou carros funcionam em horários diferentes, adicione uma sala para cada um. Veja Salas abaixo.
8. Em Notificações, há duas chaves:
   • Sincronizar agendamentos com o Google Agenda — coloca cada agendamento no seu Google Agenda e verifica se há conflitos. Fica desativado até que seu Google Agenda esteja conectado (a nota abaixo direciona você para a página de configurações correta).
   • Enviar e-mail de agendamento para o contato — ativado por padrão. Envia um e-mail de confirmação ao contato quando um agendamento é feito. Quando o agendamento também é sincronizado com o Google Agenda, a mesma chave controla o convite do Google Agenda que o contato recebe como convidado no evento. Desative se não quiser que o contato receba e-mails.
9. Clique em Criar evento. Você retornará à aba Tipos de Evento com seu novo evento adicionado como uma linha e uma mensagem de confirmação:

Para alterar um tipo de evento posteriormente, clique na linha correspondente — ou use o ícone de lápis na extremidade direita da linha:

De qualquer forma, você obterá o mesmo formulário preenchido com as configurações atuais do evento, intitulado Editar tipo de evento desta vez, com um botão Salvar evento em vez de Criar evento. A seção de horas semanais permanece exatamente como estava salva, a menos que você a altere:

A exclusão só é possível enquanto o evento não tiver reservas vinculadas.

Se um dos seus agentes de IA fizer um agendamento com este tipo de evento, a janela de exclusão informará quais agentes o utilizam antes que qualquer coisa seja removida, para que você nunca seja pego de surpresa. Você ainda pode prosseguir, mas esses agentes pararão de aceitar agendamentos até que você escolha outro tipo de evento para eles em Agendamentos. Sobre fusos horários: seus horários são lidos no fuso horário da sua conta, definido em Configurações → Segurança e Geral (o menu suspenso Fuso horário). Se os seus horários oferecidos aparecerem em horas estranhas, verifique essa configuração primeiro.

Passo 3 — Ative os Agendamentos para sua IA #

Criar um tipo de evento não faz com que a IA o ofereça automaticamente. É necessário ativar uma chave no agente.

1. Clique em Agentes de IA na barra lateral e abra seu agente.

2. Vá para a etapa Habilidades de IA.

3. Encontre o painel Agendamentos e ative Permitir que este agente agende consultas.

4. Mantenha o provedor como Calendário integrado (restaurantes que usam Formitable ou Zenchef escolhem os seus aqui), então defina o que as pessoas podem agendar em Escolha o que as pessoas podem agendar.

   Você pode escolher mais de um. Clique no seletor e escolha um tipo de evento — ele aparecerá abaixo como um pequeno chip com o nome do evento. O seletor então exibirá Adicionar outro tipo de evento, então continue até que todos os serviços que este agente deve ser capaz de agendar estejam na lista. O primeiro que você escolher é o padrão do agente, e assim que dois ou mais estiverem vinculados, ele exibirá um selo de padrão para que você possa ver qual é. Para remover um da lista, clique no × no chip dele. Ainda não tem um tipo de evento? Crie um novo tipo de evento ali mesmo sem sair da página — o que você criar é adicionado à lista imediatamente.

   A linha abaixo do seletor resume o que isso proporciona: “O agente pode agendar qualquer um dos tipos de evento selecionados no chat. Nomeie a equipe ou as salas dentro de cada tipo de evento para que a IA possa agendar com uma pessoa específica.”

5. Clique em Salvar alterações.

O agendamento é uma configuração em tempo real — ela é aplicada assim que você salva e não aguarda a Publicação da mesma forma que as edições de instruções e conhecimento.

Se o seletor estiver vazio ou nada estiver selecionado, a IA não terá horários para oferecer e informará ao contato que alguém entrará em contato. Escolha pelo menos um tipo de evento antes de depender dele.

Como isso aparece em uma conversa. A IA conhece cada tipo de evento que você vinculou, pelo nome e pela duração. Quando alguém pede para agendar, ela pergunta qual serviço deseja (ou deduz do que já foi dito — “Preciso de uma coloração” seleciona o agendamento de coloração), verifica os horários para aquele serviço e faz o agendamento. O reagendamento e o cancelamento funcionam com o que o contato realmente agendou, então não há nada extra para explicar a eles.

Vinculando mais de um? Veja Agendando quando você oferece muitos serviços abaixo.

Assim que isso for salvo, a IA oferece automaticamente horários disponíveis durante as conversas e gerencia todo o fluxo de agendamento — desde a verificação da disponibilidade até a confirmação do compromisso.

Exemplo: Um contato envia a mensagem “Gostaria de agendar uma consulta”. A IA responde com os horários disponíveis com base nas configurações do seu evento (e no Google Agenda, se estiver sincronizado). O contato escolhe um horário e a IA confirma o agendamento — tudo automaticamente.

Permitindo que as pessoas façam suas próprias reservas (Página de reserva compartilhável) #

As etapas acima referem-se a reservas feitas em uma conversa, onde sua IA oferece os horários. Cada tipo de evento também pode ter uma página de reserva pública: um link que qualquer pessoa pode abrir e usar para reservar, sem precisar de uma conta ou de uma conversa prévia. Coloque-o atrás de um botão “Reservar agora”, na sua biografia, em uma assinatura de e-mail ou em um folheto como um código QR.

Ative-o na seção Página de reserva na parte inferior do formulário de tipo de evento. Como a página solicita um nome e um e-mail ou telefone antes de mostrar o calendário, as pessoas que começam a reservar e não escolhem um horário ainda são adicionadas aos seus contatos, prontas para um acompanhamento.

Veja Página de reserva compartilhável.

Usando um link de agendamento externo (Calendly, Cal.com, etc.) #

Já possui um agendador que você adora, como o Calendly ou o Cal.com? Você não precisa mudar para o sistema de agendamento integrado — você pode simplesmente fazer com que a IA compartilhe seu link de agendamento existente para que os contatos façam o agendamento por conta própria.

Não há uma configuração separada para isso: o link simplesmente vai para as instruções da sua IA.

1. Abra Agentes de IA na barra lateral e abra seu agente.
2. Vá para a aba Instruções de IA.
3. Na seção Regras, adicione uma linha como: Quando alguém quiser agendar, compartilhe este link de agendamento para que a pessoa possa agendar por conta própria: https://calendly.com/seunome
4. Opcionalmente, adicione uma etapa correspondente à seção Fluxo de conversa, por exemplo: Assim que demonstrarem interesse, compartilhe o link de agendamento.
5. Clique em Salvar alterações e, em seguida, em Publicar ao vivo para que as instruções atualizadas cheguem aos seus contatos. A aba Testar sempre testa seu rascunho, para que você possa verificar se a IA compartilha o link logo após salvar — mesmo antes de publicar. É isso — sempre que o agendamento surgir em uma conversa, a IA enviará seu link. Mantenha a opção Agendamentos (na aba Habilidades da IA) desativada nesta configuração: com ela desativada, a IA não tentará oferecer horários por conta própria e, com seu link nas regras, ela sabe exatamente o que fazer. Se você escolher Link de agendamento externo durante o assistente de integração guiado, esta regra será adicionada automaticamente para você.

A desvantagem em comparação com o sistema de agendamento integrado: o contato sai do chat para agendar, e o compromisso aparece apenas no seu agendador externo — ele não será exibido na página de Compromissos.

Agendamento quando você oferece muitos serviços #

Oferece uma dúzia de tratamentos diferentes? Seu agente pode agendar todos eles no chat. Na aba Habilidades de IA, em Escolha o que as pessoas podem agendar, continue adicionando tipos de evento até que todos os serviços estejam na lista — não há limite, e o primeiro que você adicionar é o padrão. Veja o Passo 3 para o seletor em si.

1. Crie um tipo de evento para cada serviço na aba Tipos de Evento, com um nome que seus clientes usariam (“Corte de cabelo”, “Coloração e luzes”, “Aparar barba”).
2. Abra a aba Habilidades de IA do seu agente, ative Permitir que este agente agende compromissos e adicione cada um deles em Escolha o que as pessoas podem agendar.
3. Clique em Salvar alterações. É isso — a IA pergunta qual serviço o contato deseja (ou identifica pelo que já foi dito), oferece os horários para aquele serviço e faz o agendamento.

Cada tipo de evento mantém sua própria duração, horários, salas e calendário, então nada sobre os tipos de evento em si muda — você apenas vincula todos eles ao mesmo agente. Duas coisas ajudam a IA a acertar:

• A ordem importa um pouco. O primeiro tipo de evento na lista é o padrão: é o que a IA usa quando o contato não disse qual serviço deseja e não há nada na conversa para se basear. Coloque seu serviço mais comum primeiro.
• Dê nomes que um cliente reconheceria. A IA compara o que o contato diz com o nome do evento, então “Coloração e luzes” funciona muito melhor do que “Serviço B”.

Prefere enviar links? Você ainda pode fazer isso, ou fazer ambos. Ative a página de agendamento compartilhável para cada tipo de evento para que cada serviço tenha seu próprio link, então adicione uma regra às instruções da sua IA listando-os, por exemplo: Quando alguém quiser agendar, compartilhe o link de agendamento para o serviço de interesse: Corte de cabelo — https://seulink/corte, Coloração — https://seulink/coloracao. Como essas são suas próprias páginas de agendamento em vez de um agendador externo, o visitante é salvo como um contato antes mesmo de ver o calendário, e cada agendamento ainda cai na sua página de Compromissos (e no seu Google Agenda, se conectado).

E se as pessoas pedirem por uma pessoa específica? Adicione cada membro da equipe como uma sala nomeada dentro do tipo de evento e a IA poderá agendá-los pelo nome — veja Agendando com uma pessoa específica.

Coletando Informações Extras Durante o Agendamento #

Às vezes, você precisa de um pouco mais do que apenas um horário. Você pode fazer com que a IA colete detalhes adicionais do contato antes de confirmar um agendamento — por exemplo, um endereço de entrega ou residencial, o número de convidados, um número de referência ou qualquer campo personalizado que você utilize.

Exemplos de quando isso é útil:

• Um serviço móvel de estética automotiva que precisa do endereço residencial do cliente para saber onde comparecer.
• Um restaurante que precisa do número de convidados antes de reservar a mesa certa.
• Um serviço de reparo que precisa de um número de pedido ou referência para localizar o trabalho.

Como funciona #

• Clique em Agentes de IA na barra lateral, abra o Agente, vá para a etapa Habilidades de IA e ative Permitir que a IA colete informações extras (em Atualizações de contato). Um cartão Coletar informações extras durante o agendamento aparecerá, onde você escolhe quais dos seus campos personalizados a IA deve solicitar e marca cada um como obrigatório ou opcional. Campos obrigatórios devem ser respondidos antes que o agendamento seja confirmado — a IA continuará perguntando até obtê-los.

• As respostas coletadas são salvas no contato (para que você as tenha no registro do contato) e adicionadas ao evento do Google Agenda, para que você possa ver tudo rapidamente sem abrir o aplicativo.
• Você pode marcar um desses campos como o local da reunião. Quando você faz isso, a resposta do cliente (por exemplo, o endereço dele) torna-se o local no evento do calendário — ideal para serviços que se deslocam até o cliente. Isso funciona em conjunto com o tipo de reunião Presencial que você escolhe no tipo de evento.

Antes de começar #

• Os campos que você escolhe são os mesmos campos personalizados que você gerencia para contatos (veja Campos de Contato Personalizados). Se um campo que você deseja coletar ainda não existir, crie-o primeiro e ele estará disponível para seleção aqui.
• Certifique-se de que Atualizar nomes/campos de contato esteja permitido na mesma etapa de Habilidades de IA. A IA precisa dessa permissão para salvar as informações que coleta; se estiver desativada, as respostas não serão armazenadas.
• Isso não é apenas para agendamentos. As mesmas duas configurações permitem que a IA salve detalhes que ela capta em qualquer parte de uma conversa — um aniversário, uma restrição alimentar, uma preferência — mesmo quando não há um agendamento envolvido. Veja Deixando a IA preencher campos personalizados para você. Exemplo: Você administra um negócio móvel de banho e tosa para pets. Você cria um campo personalizado chamado “Endereço residencial”, instrui a IA a coletá-lo como um campo obrigatório e o marca como o local da reunião. Agora, quando um contato faz um agendamento, a IA solicita o endereço, salva-o no contato e o coloca como o local no evento do Google Agenda — para que seu profissional saiba exatamente para onde ir.

Fazendo perguntas diferentes dependendo da resposta #

Você não precisa fazer a mesma lista de perguntas para todo mundo. Escolha todos os campos que a IA tem permissão para coletar no cartão Coletar informações extras durante o agendamento e, em seguida, descreva nas suas instruções de IA quando cada um se aplica (etapa Instruções de IA do agente). A IA lê essas instruções em linguagem simples, portanto, uma pergunta pode depender do que o contato acabou de dizer. Exemplo: um serviço de traslado para o aeroporto. Crie campos personalizados para “Número do voo” e “Recepção (Meet & Greet)”, marque ambos no seletor de campos e escreva nas suas instruções: “Sempre peça o endereço de embarque. Se o endereço de embarque for um aeroporto, peça também o número do voo e se desejam o serviço de recepção.” Alguém agendando uma corrida pela cidade nunca será questionado sobre voos; alguém agendando um embarque no aeroporto será questionado sobre ambas as coisas antes que o agendamento seja confirmado.

Como os horários são oferecidos #

Algumas informações úteis sobre como a IA transforma suas configurações em horários oferecidos:

• Os horários são oferecidos em sequência dentro das suas horas semanais: um evento de 30 minutos é oferecido às 9:00, 9:30, 10:00, e assim por diante.
• Uma vez que um horário é reservado, ele deixa de ser oferecido, portanto a IA nunca faz reservas duplicadas.
• Tipos de evento que permitem múltiplas reservas por horário são a exceção: esses horários continuam sendo oferecidos até que estejam cheios, e a IA pode informar a um contato quantas vagas restam (por exemplo, “17:00 tem 3 vagas restantes”). Veja Permitindo que várias pessoas reservem o mesmo horário logo abaixo.
• Tipos de evento com mais de uma sala são calculados sala por sala: cada sala tem seus próprios horários, pode ter seu próprio calendário e pode ter seu próprio número de reservas por horário. Veja Salas.
• Qualquer compromisso no seu Google Calendar sincronizado é tratado como ocupado e removido do que a IA oferece, independentemente do que o tipo de evento permita.
• A configuração de Aviso remove horários que começam muito cedo; Reservável com antecedência limita o quão longe no futuro a IA oferecerá horários.
• Dias em que você está fechado são respondidos como fechado, não como lotado. Se alguém pedir um sábado e seu tipo de evento não tiver horários de sábado, a IA dirá que você está fechado naquele dia e oferecerá seu próximo dia aberto, em vez de dizer que você está totalmente reservado. O mesmo vale para um dia que simplesmente ficou sem tempo: assim que o último compromisso que ainda poderia começar hoje passou, a IA diz que o dia de hoje terminou em vez de dizer que está lotado. Um dia só recebe uma resposta de “totalmente reservado” quando ele tem horários, ainda tem tempo disponível e todos os horários nele estão ocupados.

Permitindo que várias pessoas agendem o mesmo horário #

Normalmente, um agendamento preenche um intervalo de tempo: no momento em que alguém escolhe as 17:00, ninguém mais recebe as 17:00 como opção. Muitas empresas funcionam de outra forma, por isso um tipo de evento pode ser configurado para aceitar vários agendamentos ao mesmo tempo.

Para quem é isso:

• Uma empresa de motoristas ou táxi com uma frota de 10 carros. Dez clientes diferentes podem ser buscados às 17:00, porque você tem dez motoristas.
• Um estúdio de ginástica ou oficina que realiza uma aula com 12 vagas.
• Uma clínica ou salão com três cadeiras, onde três pessoas podem ser atendidas na mesma hora.
• Um passeio, degustação ou visitação onde um grupo chega ao mesmo tempo.

Ativando a função #

1. Abra o tipo de evento na aba Tipos de Evento (clique na linha ou no ícone de lápis na extremidade direita) ou crie um novo.
2. Na seção Intervalo, ative Múltiplos agendamentos por intervalo. A linha abaixo explica o padrão: “Desativado significa um agendamento por intervalo de tempo, a forma como os agendamentos sempre funcionaram.”
3. Um número de Agendamentos por intervalo aparecerá. Digite quantos agendamentos aquele horário pode comportar, de 2 a 500. Uma frota de dez carros é 10; uma turma com doze vagas é 12.
4. Sem limite algum? Ative a pequena chave Ilimitado ao lado do número. O número ficará cinza e exibirá Ilimitado, e o horário continuará sendo oferecido, não importa quantas pessoas o tenham reservado.
5. Clique em Salvar evento (ou Criar evento para um novo).

De volta à guia Tipos de evento, a coluna Capacidade indicará isso: 10 por intervalo ou Ilimitado. Se o tipo de evento tiver salas e uma delas tiver recebido seu próprio número, será exibido Varia por sala.

O que acontece quando está ativado #

• O horário continua sendo oferecido até estar cheio. Com 10 por vaga, 17:00 ainda é oferecido ao segundo contato que solicitar, e ao terceiro, até o décimo. Ao décimo primeiro, é oferecido um horário diferente.
• A IA pode dizer quantas vagas restam, por exemplo “17:00 tem 3 vagas restantes”, quando isso ajuda o contato a decidir. Ela só faz isso para tipos de evento que aceitam múltiplos agendamentos. Para um tipo de evento normal de um agendamento, ela não diz nada sobre vagas e nunca inventa um número, e para um ilimitado, não há número a mencionar.
• Cancelar libera a vaga imediatamente. Se um dos seus dez agendamentos das 17:00 cancelar, 17:00 é oferecido novamente ao próximo contato que solicitar. O mesmo vale para mover um agendamento para outro horário.
• Cada agendamento ainda é seu próprio compromisso. Dez agendamentos às 17:00 são dez linhas na aba Próximos Agendamentos, cada um com seu próprio contato, e dez eventos separados no seu Google Agenda se você tiver a sincronização ativada. Isso é o que você quer: dez carros, dez trabalhos.
• Agendar manualmente mostra a mesma contagem. Quando você agenda um compromisso manualmente, cada chip de horário carrega um pequeno emblema com as vagas ainda livres, então um chip de 09:00 em um evento de duas vagas por vez lê 09:00 2 restantes.
• Com mais de uma sala, o número conta por sala. Duas salas em um evento definido para 3 por vaga significam até 6 agendamentos ao mesmo tempo, a menos que uma sala substitua isso com um número próprio.
• Tempo ocupado no seu calendário ainda bloqueia todo o horário. Se algo no seu Google Agenda sincronizado sobrepõe as 17:00, esse horário desaparece para todos, não importa quantos agendamentos o tipo de evento permita. Uma reunião no seu calendário significa que você não está disponível de forma alguma, não que um dos seus lugares esteja ocupado.
• Desativar novamente retorna o tipo de evento para um agendamento por horário. Agendamentos já feitos permanecem exatamente onde estão.

Se dois contatos tentarem pegar a última vaga livre exatamente ao mesmo tempo, apenas um deles a conseguirá. O outro será informado de que o horário acabou de ser preenchido e receberá os próximos horários disponíveis, para que você nunca termine com uma décima primeira reserva em um horário de dez vagas.

Salas: Recursos Separados com Seus Próprios Horários #

Uma sala é um recurso agendável separado. Apesar do nome, não precisa ser uma sala física: pode ser um membro da equipe, uma cadeira, um carro, uma quadra ou uma maca de tratamento. O formulário coloca isso em uma linha: “Salas são recursos agendáveis separados: um membro da equipe, uma cadeira, um carro, uma quadra. Cada sala tem seus próprios horários semanais e pode ter seu próprio Google Agenda, então as salas podem diferir. Dr. A trabalha de segunda a quarta, Dr. B trabalha quinta e sexta.”

Todo tipo de evento já possui uma sala, então não há nada a fazer aqui até que um segundo recurso trabalhe em horários diferentes ou precise de seu próprio calendário. As salas têm sua própria seção Salas no formulário de tipo de evento, entre Horários semanais e Notificações.

Dê nomes reais às suas salas — o barbeiro, o médico, a cadeira — e a IA poderá agendar um contato com a pessoa que eles pedirem. Veja Agendando com uma pessoa específica mais abaixo.

Para quem é isso:

• Uma clínica ou consultório onde o Dr. A trabalha de segunda a quarta e o Dr. B trabalha quinta e sexta.
• Um salão com três cadeiras, uma delas com equipe apenas à tarde.
• Uma autoescola ou locadora onde cada carro tem sua própria disponibilidade.
• Um clube com duas quadras, cada uma mantida em seu próprio calendário.

Adicionar, renomear e remover salas #

1. Abra o tipo de evento na aba Tipos de Evento (clique na linha ou no ícone de lápis na extremidade direita) ou crie um novo.
2. Role para baixo até Salas. A Sala 1 já está lá, e é a sala para a qual você definiu os horários desde o início. A nota dela diz exatamente isso: “Esta sala usa os horários semanais acima. As salas que você adicionar abaixo definem seus próprios horários.”
3. Clique em Adicionar sala. Um novo cartão aparecerá com seu próprio campo de nome e seu próprio editor de Horários para esta sala, que funciona exatamente como os horários semanais no topo do formulário.
4. Dê um nome a cada sala. Duas salas não podem compartilhar o mesmo nome: se compartilharem, o formulário dirá “Duas salas têm o mesmo nome. Dê a cada uma seu próprio nome, ou os agendamentos destinados a ambas cairão na mesma sala.” Isso não é apenas por organização. Os agendamentos são vinculados a uma sala pelo nome, portanto, duas salas com o mesmo nome se comportam como um único recurso.
5. Clique em Salvar evento (ou Criar evento para um novo).

Para renomear uma sala, digite sobre o nome dela. Uma coisa a saber antes de fazer isso: renomear uma sala não renomeia agendamentos que já foram feitos com o nome antigo. Esses compromissos mantêm o nome com o qual foram agendados, e a sala renomeada começa a contar do zero novamente. Renomeie cedo ou deixe o nome como está.

Para remover uma sala, clique no ícone de lixeira no cartão dela e confirme. A confirmação explica o que acontece: “Esta sala deixará de ser oferecida para novas reservas. As reservas já feitas mantêm o nome da sala e permanecem no seu calendário.” A Sala 1 não possui ícone de lixeira, pois seus horários são os Horários semanais no topo do formulário.

De volta à guia Tipos de evento, uma coluna Salas aparece assim que qualquer tipo de evento possui mais de uma sala, mostrando a contagem de salas de cada evento.

Um calendário por sala #

Assim que seu Google Calendar estiver conectado, cada cartão de sala também receberá um seletor de Google Calendar, com a observação “O tempo ocupado neste calendário bloqueia esta sala, e as reservas desta sala são adicionadas a ele.” Aponte a sala do Dr. A para o calendário do Dr. A e a sala do Dr. B para o do Dr. B, e cada sala será verificada em relação ao seu próprio calendário e registrará suas próprias reservas nele. Deixe uma sala em Sem calendário se ela não deve ser sincronizada de forma alguma.

O seletor só aparece quando o Google Calendar está conectado na conta (veja Integração com o Google Calendar). Até lá, as salas funcionam exatamente da mesma forma, simplesmente não há calendários para escolher. Uma conta do Google pode conter vários calendários, então raramente você precisará de mais de uma conexão.

Se o calendário de uma sala não puder ser lido. O calendário de uma sala precisa ser legível pela conta do Google que você conectou. Se não for (o calendário foi excluído, nunca foi compartilhado com essa conta ou o calendário errado foi escolhido), a IA não poderá verificar o horário de ocupação dessa sala, portanto, não oferecerá horários para esse evento até que o problema seja corrigido. Você receberá um e-mail e um alerta no aplicativo mencionando o evento e o calendário (no máximo um a cada seis horas). Para corrigir, compartilhe o calendário com a conta do Google conectada ou abra o evento e escolha um calendário diferente para essa sala.

Distribuindo agendamentos uniformemente entre as salas #

Quando um agendamento chega e ninguém solicitou uma sala ou pessoa específica, ele sempre foi direcionado para a primeira sala da sua lista que está livre naquele momento. Esse é o comportamento correto para muitas configurações — ordene suas salas por preferência e a primeira será preenchida primeiro, com as outras servindo como excedente. Mas, se suas salas são colegas que deveriam receber uma parcela justa do trabalho, “o primeiro da lista vence” significa que a pessoa no topo permanece totalmente ocupada enquanto as outras ficam com metade da agenda vazia.

O botão Distribuir agendamentos uniformemente corrige isso. Ele fica na parte superior da seção Salas e só aparece quando o tipo de evento possui duas ou mais salas:

• Desativado (como todo tipo de evento começa): cada agendamento vai para a primeira sala da sua lista que está livre, portanto, a sala no topo é preenchida primeiro.
• Ativado: cada agendamento vai para a sala com o menor número de agendamentos, contando compromissos recentes e futuros — assim, os agendamentos são distribuídos uniformemente entre todos.

Três coisas permanecem iguais de qualquer maneira:

• Um contato que solicita uma pessoa específica ainda será atendido por essa pessoa. O botão apenas decide o caso em que não há preferência.
• Uma sala nunca recebe um agendamento que não pode atender. Seus próprios horários, o tempo ocupado em seu calendário e o número de agendamentos por intervalo são todos respeitados — se a pessoa com menos agendamentos estiver fechada ou ocupada naquele momento, a próxima com menos agendamentos assume.
• Agendamentos recorrentes permanecem com a mesma pessoa. Uma série semanal é equilibrada uma vez, no primeiro compromisso, e depois permanece com essa pessoa pelo restante da série.

Com o botão ativado, a IA também se torna um pouco mais atenciosa: antes de agendar alguém que não mencionou um nome, ela pergunta uma vez se a pessoa já tem uma preferência. Se não tiver, ela agenda e seu calendário faz a distribuição. A página de agendamento segue a mesma regra — um visitante que deixa a linha Agendar com em Qualquer pessoa é colocado com a pessoa que tem menos agendamentos.

Cancelamentos e reagendamentos também contam: uma pessoa que perde um agendamento automaticamente move-se para o início da fila para o próximo.

Salas ou múltiplas reservas por horário? #

Ambas permitem que mais de uma pessoa reserve o mesmo horário, por isso vale a pena deixar claro qual delas você realmente deseja. O formulário traça a linha logo abaixo da chave Múltiplas reservas por horário: “Mesmos horários e vagas intercambiáveis? Isso é tudo o que você precisa. Agendas diferentes ou calendários separados? Use Salas abaixo.”

• Múltiplas reservas por horário é um número para vagas que são intercambiáveis e compartilham os mesmos horários: dez carros idênticos, doze lugares em uma turma. Não há mais nada para configurar.
• Salas são recursos nomeados separados que podem ser diferentes: seus próprios dias e horários, seu próprio calendário e seu próprio número de reservas por horário.

Cada sala começa com o número do evento. O que você definir como Múltiplas reservas por horário é o padrão para cada sala, e cada cartão de sala mostra o que herdou: “Usa a configuração do evento (10 por horário)”, ou “Usa a configuração do evento (Ilimitado)” quando o evento é ilimitado. Altere o número do evento e cada sala que o segue mudará junto.

Uma sala pode ter seu próprio número. Ative a Substituição (Override) no cartão daquela sala e um número de Reservas por horário aparecerá apenas para essa sala, começando em 1, com sua própria chave Ilimitado ao lado. A linha abaixo diz “Quantas pessoas podem reservar esta sala ao mesmo tempo. Assim que esse número for atingido, esta sala deixará de ser oferecida para esse horário.” Uma sala definida como 1 comporta-se exatamente como um recurso clássico de uma reserva por vez, dentro de um tipo de evento que, de outra forma, aceitaria vários.

Um exemplo. Uma clínica executa um tipo de evento chamado “Sessão” com duas salas, e o evento está definido para 12 por horário. A sala de grupo segue isso e aceita doze pessoas às 18:00. A sala de tratamento tem a Substituição ativada com o número 1, então ela aceita uma pessoa às 18:00 e depois para de ser oferecida para esse horário, enquanto a sala de grupo continua a ser preenchida.

Quantas reservas isso totaliza. Sem substituições em lugar nenhum, o número do evento aplica-se a cada sala: duas salas em um evento definido para 3 por horário totalizam até 6 reservas ao mesmo tempo. Assim que uma sala tem um número próprio, o total é simplesmente a soma do número de cada sala, então uma sala de grupo de doze lugares ao lado de uma sala de tratamento de uma pessoa resulta em treze reservas às 18:00.

Na aba Tipos de evento, um tipo de evento cujas salas não estão todas com o mesmo número troca seu selo de por-horário por Varia por sala. Abra o tipo de evento para ver como cada sala está configurada.

Reserva manual, sala por sala. Quando você cria um agendamento manualmente a partir da aba Próximos Agendamentos e o tipo de evento possui mais de uma sala, uma linha de chips de sala aparece acima dos horários, cada um mostrando quantas vezes aquela sala ainda está disponível naquele dia. Escolha a sala primeiro e, em seguida, o horário; a reserva é salva vinculada a essa sala, portanto, os emblemas de “2 restantes” e os horários específicos dela são os que você verá. Com uma única sala, não há nada para escolher e os horários são exibidos normalmente.

Agendando com uma pessoa específica #

Se as suas salas forem nomeadas com nomes de pessoas ou coisas reais — barbeiros, médicos, cadeiras, carros — a IA pode usar esses nomes na conversa. Nomeie uma sala como “Alex” e um contato que perguntar por Alex será atendido por Alex.

Aqui está o que a IA pode fazer assim que suas salas tiverem nomes adequados:

• Diga quem está livre e quando. “Alex está livre às 10:00 e 10:30, Luan às 11:00” — em vez de apenas uma lista de horários.
• Agende com a pessoa que o contato solicitar. “Posso marcar com o Alex na quinta-feira?” agenda com o Alex, e apenas com o Alex. Se o Alex não estiver livre naquele horário, a IA informa e oferece os próximos horários disponíveis do Alex, em vez de silenciosamente colocá-los com outra pessoa.
• Mantenha a mesma pessoa quando um agendamento for alterado. Reagende um contato que marcou com o Alex e ele permanecerá com o Alex. Se o novo horário só funcionar com outra pessoa, a IA informa com quem ele seria realocado, em vez de trocar as pessoas sem aviso.
• Escolha qualquer pessoa quando o contato não tiver preferência. “Quem estiver livre às 3” funciona exatamente como sempre funcionou: a IA escolhe a primeira sala que estiver aberta naquele horário. Prefere que esses agendamentos sejam distribuídos uniformemente entre sua equipe? Ative Distribuir agendamentos uniformemente na seção Salas do evento — veja Distribuindo agendamentos uniformemente. Com isso ativado, a IA também pergunta uma vez se o contato já tem uma preferência antes de escolher por ele.

Dicas de nomenclatura. A IA faz a correspondência pelo nome, então um pouco de cuidado aqui ajuda muito:

• Nomeie cada sala com o nome da pessoa (ou da coisa) como seus clientes a conhecem — “Alex”, “Dr. Bakker”, “Cadeira 3 — Sanne”, “Quadra A”.
• Use a exatamente a mesma grafia em todos os lugares: no nome da sala, nas suas instruções de IA e em qualquer coisa que você enviar. “Alex Araújo” e “Alex Araujo” devem ser mantidos idênticos para maior segurança.
• Se duas pessoas compartilharem o mesmo primeiro nome, adicione algo que as diferencie — a localização, o sobrenome, a especialidade: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Caso contrário, a IA não saberá a quem o contato se refere e perguntará.
• A IA só usa nomes que realmente existam em suas salas. Ela não inventará um colega que não existe.

Deixe os nomes genéricos e nada muda. Salas que ainda são chamadas de “Nova Sala”, “Sala 1” e “Sala 2” são tratadas como intercambiáveis, exatamente como antes: a IA nunca as menciona e simplesmente coloca o agendamento onde houver espaço. Essa é a configuração correta quando seus recursos são idênticos do ponto de vista do cliente — dez carros idênticos, duas salas de tratamento idênticas.

A página de agendamento usa os mesmos nomes. Quando um tipo de evento possui duas ou mais salas nomeadas, o link público exibe uma linha Book with (Agendar com) (Qualquer pessoa, mais um chip por pessoa) acima dos horários, para que os visitantes também possam escolher a pessoa por lá. Nomes de salas genéricos não exibem essa linha.

Agendamentos recorrentes #

A plataforma oferece suporte a agendamentos recorrentes para contatos que precisam de sessões regulares — perfeito para serviços contínuos de coaching, terapia, treinamento ou manutenção.

• Uma recorrência tem uma frequência de Dia, Semana ou Mês, além de um intervalo. Por exemplo, sessões quinzenais são Semana com um intervalo de 2.
• Uma série pode ser limitada para que termine após um certo número de sessões (por exemplo, “repetir 10 vezes”).

Os agendamentos recorrentes são rastreados como uma série, facilitando o gerenciamento de relacionamentos contínuos com clientes sem a necessidade de remarcar a cada vez.

Confirmação de agendamento e notificações #

Quando um contato agenda um compromisso por meio da IA, eis o que acontece:

1. O agendamento é criado e aparece na guia Próximos Agendamentos.
2. Uma mensagem de confirmação é enviada ao contato no chat (por exemplo, “Seu agendamento está confirmado para terça-feira às 14:00”).
3. Se o contato tiver um endereço de e-mail registrado, ele também receberá um e-mail de confirmação (as respostas vão para o e-mail da sua conta). Isso é controlado pelo botão Enviar e-mail de agendamento para o contato no tipo de evento, ativado por padrão. Observe: este e-mail não é enviado para agendamentos importados ou do Formitable.
4. O agendamento é sincronizado com seu Google Calendar (se conectado — consulte Integração com o Google Calendar).
5. Você recebe uma notificação com base nas suas configurações de Notificações.

Tratamento de cancelamentos #

Tanto os contatos quanto os administradores podem cancelar agendamentos:

• Rastreamento do motivo do cancelamento — Quando um agendamento é cancelado, o motivo é registrado para que você possa identificar padrões (por exemplo, se muitos contatos cancelam devido a conflitos de agenda).
• Atualizações de status — O status do agendamento muda de “Confirmado” para “Cancelado”.
• Sincronização de calendário — Os cancelamentos são sincronizados automaticamente com o Google Calendar, liberando o horário para outros agendamentos.
• Cancelamentos do Formitable — Para reservas de restaurantes via Formitable, um link de cancelamento dedicado é fornecido.

Abra um agendamento na guia Próximos Agendamentos para reagendar ou cancelá-lo.

Plataformas de Reserva de Restaurantes: Formitable e Zenchef #

Formitable e Zenchef são plataformas de reserva de restaurantes que a IA pode usar para gerenciar reservas de mesa diretamente em conversas por chat — verificando mesas e horários disponíveis em tempo real e criando a reserva tanto na plataforma quanto no sistema do restaurante simultaneamente. O Zenchef oferece suporte à conexão de vários restaurantes sob uma única conta, e cada um pode ser ativado ou desativado de forma independente.

Todos os três — Google Calendar, Formitable e Zenchef — conectam-se, desconectam-se e exibem seu status em Configurações → Reservas e Calendário:

Consulte Zenchef e Formitable para as etapas de configuração por restaurante.

Para que sua IA agende com Formitable ou Zenchef, abra Agentes de IA, abra o Agente, vá para a etapa Habilidades de IA e escolha a plataforma como provedor de agendamento na seção Agendamentos (veja Ativar agendamentos para sua IA). #

Importar Eventos de Calendário #

Atualmente não disponível na interface. Este recurso é descrito para referência, mas ainda não aparece em nenhum local clicável no aplicativo. Entre em contato com o suporte se precisar importar agendamentos existentes.

Importar agendamentos existentes puxa eventos do seu Google Calendar conectado. Conecte o Google Calendar primeiro, depois escolha a qual tipo de evento os agendamentos devem ser vinculados e se deseja corresponder os contatos por E-mail ou Número de telefone. A plataforma lê os eventos do seu calendário vinculado e associa cada um a um contato, criando um contato se necessário. Isso é útil ao migrar de outro sistema de agendamento ou quando você deseja trazer eventos de calendário existentes para o aplicativo.

Precisa de ajuda? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.