Sistem Pemesanan #

Ikhtisar #

Platform ini menyertakan sistem pemesanan janji temu bawaan yang memungkinkan agen AI Anda menjadwalkan rapat, konsultasi, dan acara langsung di dalam percakapan. Saat kontak ingin memesan waktu, AI akan memeriksa ketersediaan Anda, menawarkan slot yang terbuka, dan mengonfirmasi janji temu — semuanya tanpa perlu Anda lakukan secara manual.

Untuk siapa ini? Bisnis apa pun yang menerima janji temu atau reservasi. Contohnya:

• Salon rambut yang menjadwalkan janji temu penataan rambut melalui WhatsApp
• Agen properti yang menjadwalkan kunjungan properti melalui DM Instagram
• Restoran yang menerima reservasi meja melalui widget obrolan
• Firma konsultan yang menjadwalkan panggilan penemuan langsung dari obrolan
• Klinik medis yang memungkinkan pasien menjadwalkan janji temu melalui SMS

Sistem pemesanan terintegrasi dengan Google Calendar untuk sinkronisasi dua arah (lihat Integrasi Google Calendar) dan platform pemesanan restoran seperti Formitable dan Zenchef.

Google Calendar bersifat opsional. Sistem pemesanan bawaan bekerja sepenuhnya secara mandiri. Anda mengatur jam ketersediaan pada jenis acara, dan AI akan menawarkan serta memesan jam tersebut tanpa perlu menghubungkan kalender apa pun. Menghubungkan Google Calendar memberikan tiga keunggulan tambahan: setiap pemesanan juga akan masuk ke kalender Anda, apa pun yang sudah ada di kalender Anda akan dianggap sibuk sehingga tidak akan pernah ditawarkan, dan tautan Google Meet dapat dibuatkan untuk Anda. Lewati langkah ini dan semua fitur lain di halaman ini akan tetap berfungsi persis seperti yang dijelaskan.

Menyiapkan pemesanan memerlukan tiga langkah, dan halaman ini akan memandu Anda melalui setiap langkah dengan tangkapan layar:

1. Buat jenis acara — jenis janji temu yang dapat dipesan oleh orang-orang (contohnya, “Konsultasi Gratis 30 Menit”).
2. Aktifkan pemesanan untuk AI Anda — agar AI menawarkan janji temu tersebut dalam obrolan.
3. Lihat pemesanan masuk di halaman Janji Temu (dan di Google Kalender Anda, jika terhubung).

Langkah 1 — Buka Halaman Janji Temu #

Klik Appointments di bilah sisi, di bawah grup Engage. Halaman ini memiliki dua tab:

• Janji Temu Mendatang — setiap janji temu yang telah dipesan, dengan kartu statistik untuk Total, Minggu ini, Dikonfirmasi, dan Tertunda, ditambah pencarian, filter waktu, dan filter status.
• Jenis Acara — layanan yang dapat dipesan yang dapat ditawarkan oleh AI Anda.

Melihat jadwal Anda sebagai kalender #

Tab Janji Temu Mendatang dapat menampilkan pemesanan Anda dengan dua cara — beralihlah menggunakan tombol Daftar / Kalender di sebelah kanan baris filter:

• Daftar — tabel yang ditampilkan di atas: satu baris per pemesanan, paling cocok untuk memindai apa yang akan datang dan untuk tindakan massal.
• Kalender — kisi mingguan atau bulanan, paling cocok untuk melihat hari atau minggu Anda secara sekilas dan menemukan slot yang kosong.

Dalam tampilan kalender, Anda mendapatkan tombol Minggu / Bulan (minggu adalah default), panah untuk bergerak mundur dan maju dalam waktu, serta tombol Hari Ini untuk melompat kembali ke minggu atau bulan saat ini. Setiap janji temu muncul di harinya sebagai kartu kecil yang berisi waktu, nama kontak, dan titik status berwarna. Pencarian dan filter Anda juga berlaku di sini, jadi Anda dapat, misalnya, hanya menampilkan janji temu yang dikonfirmasi di kalender.

• Klik janji temu untuk membuka panel detail yang sama seperti dalam tampilan daftar — jadwalkan ulang, buka obrolan, atau hapus dari sana.
• Klik tempat kosong di suatu hari untuk memesan janji temu baru pada hari tersebut — formulir pemesanan akan terbuka dengan tanggal yang sudah terisi.
• Dalam tampilan bulan, hari yang sibuk akan menampilkan beberapa janji temu pertama dan baris +N lainnya — klik baris tersebut untuk memperbesar ke minggu di hari itu.

Memesan janji temu sendiri #

Sebagian besar janji temu dipesan oleh AI Anda dalam obrolan, tetapi Anda juga dapat memesannya secara manual — panggilan telepon, kunjungan langsung — dengan tombol Pesan janji temu di kanan atas halaman (atau dengan mengeklik hari kosong dalam tampilan kalender). Pilih kontak, jenis acara, tanggal, dan salah satu slot waktu yang tersedia; ketersediaan diperiksa dengan cara yang sama seperti saat AI memesan, sehingga Anda tidak dapat memesan slot yang sama dua kali.

Klik baris mana pun untuk membuka panel detail janji temu tersebut, dalam mode baca saja, yang menampilkan kontak, acara, tanggal dan waktu, lokasi pertemuan, serta tombol untuk membuka obrolan, menjadwalkan ulang, atau menghapus:

Menghapus beberapa janji temu sekaligus #

Pada tab Janji Temu, setiap baris memiliki kotak centang dan kotak centang pada header akan memilih semua yang sedang ditampilkan. Pilih janji temu yang ingin Anda hapus dan sebuah bilah akan muncul di bagian bawah dengan tombol Hapus — Anda cukup mengonfirmasi sekali, dan janji temu tersebut akan dihapus bersama dengan acara kalender yang tertaut. Tekan Escape untuk membatalkan pilihan.

Langkah 2 — Buat Jenis Acara #

Jenis acara menentukan jenis janji temu yang dapat dipesan oleh kontak Anda. Anggap setiap jenis acara sebagai layanan berbeda yang Anda tawarkan — “Konsultasi Gratis 30 Menit”, “Demo Produk”, “Janji Temu Potong Rambut”, “Reservasi Restoran untuk 2 Orang”.

1. Pada halaman Janji Temu, beralihlah ke tab Jenis Acara.

2. Klik tombol hijau Buat jenis acara di kanan atas. Jendela berjudul Jenis acara baru akan terbuka:

3. Di bawah Detail, ketik Nama acara. Berikan nama yang ramah pelanggan — kontak Anda mungkin melihatnya saat memesan, jadi “Panggilan Strategi Gratis 30 Menit” lebih baik daripada “Konsultasi Awal v2”.
4. Pilih Jenis pertemuan — bagaimana pertemuan berlangsung. Ini menentukan apa yang muncul sebagai lokasi pada undangan kalender:

• Langsung — janji temu terjadi di tempat fisik. Anda mengetik alamatnya, dan alamat tersebut akan muncul di acara kalender (contohnya, “123 Main Street, Suite 4”).
• Google Meet — tautan video Google Meet dibuat secara otomatis untuk setiap pemesanan dan ditambahkan ke acara kalender. Kontak juga ditambahkan ke acara sebagai tamu, jadi jika alamat email mereka diketahui (contohnya, AI memintanya selama percakapan), mereka akan menerima undangan Google Kalender beserta tautan Meet melalui email. Ini memerlukan Google Kalender Anda terhubung — jika belum, formulir akan menampilkan peringatan dengan tautan Hubungkan Google Kalender di sana (lihat Integrasi Google Kalender).
• Tautan kustom — Anda menempelkan tautan pertemuan Anda sendiri satu kali (contohnya, tautan ruang Zoom pribadi Anda), dan tautan yang sama tersebut digunakan untuk setiap pemesanan jenis acara ini.

5. Di bawah Slot, atur cara kerja slot waktu Anda:
   • Durasi — berapa lama setiap janji temu berlangsung (misalnya, 30 menit). Ingin jeda bawaan di antara janji temu? Atur durasi sedikit lebih lama dari pertemuan yang sebenarnya — tidak ada pengaturan buffer terpisah.
   • Pemberitahuan — peringatan awal minimum yang Anda perlukan sebelum pemesanan dapat dimulai (misalnya, 4 jam berarti tidak ada yang dapat memesan janji temu yang dimulai dalam 30 menit).
   • Dapat dipesan sebelumnya — berapa hari ke depan kontak dapat memesan (misalnya, 28 hari).
   • Beberapa pemesanan per slot — nonaktif secara default. Seperti deskripsi di bawahnya, “Nonaktif berarti satu pemesanan per slot waktu, cara kerja pemesanan selama ini.” Aktifkan saat waktu yang sama dapat menampung lebih dari satu pemesanan, dan angka Pemesanan per slot akan muncul. Ini ditujukan untuk tempat yang dapat dipertukarkan dan berbagi jam yang sama; jika sumber daya Anda memiliki jadwal yang berbeda atau kalender sendiri, gunakan Ruangan sebagai gantinya. Lihat Mengizinkan beberapa orang memesan slot yang sama dan Ruangan di bawah.
6. Di bawah Jam mingguan, atur hari dan jam berapa acara ini dapat dipesan. Setiap hari yang berwarna hijau dapat dipesan pada jam yang ditampilkan; klik × di sebelah rentang waktu untuk membuat hari tersebut tidak tersedia, dan + untuk menambahkan rentang kedua pada hari yang sama (untuk jadwal terpisah seperti 09:00–12:00 dan 14:00–17:00).

Tips: Atur jam kerja Anda sedikit lebih sempit daripada hari kerja Anda yang sebenarnya. Ini memberi Anda ruang bernapas di awal dan akhir hari.

7. Di bawah Ruangan, biarkan saja kecuali Anda memiliki lebih dari satu sumber daya yang dapat dipesan. Setiap jenis acara sudah memiliki satu ruangan, dan menggunakan jam mingguan yang baru saja Anda atur. Jika dua orang, kursi, atau mobil bekerja pada jam yang berbeda, tambahkan ruangan untuk masing-masing. Lihat Ruangan di bawah.
8. Di bawah Notifikasi, terdapat dua tombol:
   • Sinkronkan pemesanan ke Google Kalender — menempatkan setiap pemesanan di Google Kalender Anda dan memeriksanya untuk melihat adanya konflik. Berwarna abu-abu sampai Google Kalender Anda terhubung (catatan di bawah menautkan Anda ke halaman pengaturan yang tepat).
   • Kirim email janji temu ke kontak — aktif secara default. Mengirimkan email konfirmasi kepada kontak saat janji temu dipesan. Saat pemesanan juga disinkronkan ke Google Kalender, tombol yang sama mengontrol undangan Google Kalender yang didapatkan kontak sebagai tamu di acara tersebut. Matikan jika Anda tidak ingin kontak dikirimi email sama sekali.
9. Klik Buat acara. Anda akan kembali ke tab Jenis Acara dengan acara baru Anda ditambahkan sebagai baris dan pesan konfirmasi:

Untuk mengubah jenis acara di kemudian hari, klik barisnya — atau gunakan ikon pensil di ujung kanan baris:

Bagaimanapun caranya, Anda akan mendapatkan formulir yang sama yang telah diisi sebelumnya dengan pengaturan acara saat ini, kali ini berjudul Edit jenis acara, dengan tombol Simpan acara alih-alih Buat acara. Bagian jam mingguan dibiarkan persis seperti yang tersimpan kecuali Anda mengubahnya:

Penghapusan hanya dimungkinkan jika acara tersebut tidak memiliki pemesanan yang terlampir.

Jika salah satu agen AI Anda memesan dengan tipe acara ini, jendela hapus akan memberi tahu Anda agen mana yang menggunakannya sebelum ada yang dihapus, sehingga Anda tidak akan terkejut. Anda tetap dapat melanjutkannya, tetapi agen tersebut akan berhenti menerima pemesanan sampai Anda memilih tipe acara lain untuk mereka di bawah Pemesanan.

Tentang zona waktu: jam Anda dibaca dalam zona waktu akun Anda, yang diatur di Pengaturan → Keamanan & Umum (menu tarik-turun Zona Waktu). Jika slot yang Anda tawarkan muncul pada jam yang ganjil, periksa pengaturan tersebut terlebih dahulu.

Langkah 3 — Aktifkan Pemesanan untuk AI Anda #

Membuat tipe acara tidak serta-merta membuat AI menawarkannya. Ini adalah satu sakelar, pada agen.

1. Klik Agen AI di bilah sisi dan buka agen Anda.

2. Buka langkah Kemampuan AI.

3. Temukan panel Pemesanan dan aktifkan Izinkan agen ini memesan janji temu.

4. Biarkan penyedia tetap pada Kalender bawaan (restoran yang menggunakan Formitable atau Zenchef memilih milik mereka di sini), lalu tentukan apa yang dapat dipesan orang di bawah Pilih apa yang dapat dipesan orang.

   Anda dapat memilih lebih dari satu. Klik pemilih dan pilih jenis acara — acara tersebut akan muncul di bawah sebagai chip kecil dengan nama acara. Pemilih kemudian akan bertuliskan Add another event type, jadi teruskan hingga setiap layanan yang dapat dipesan oleh agen ini ada dalam daftar. Jenis acara pertama yang Anda pilih adalah default agen, dan setelah dua atau lebih ditautkan, jenis acara tersebut akan memiliki label default sehingga Anda dapat melihat mana yang menjadi default. Untuk menghapus satu dari daftar, klik × pada chip-nya. Belum ada jenis acara? Create a new event type langsung di sana tanpa meninggalkan halaman — apa pun yang Anda buat akan langsung ditambahkan ke daftar.

   Baris di bawah pemilih merangkum apa yang Anda dapatkan: “Agen dapat memesan salah satu jenis acara yang dipilih dalam obrolan. Beri nama staf atau ruangan di dalam setiap jenis acara agar AI dapat memesan dengan orang tertentu.”

5. Klik Save changes.

Pemesanan adalah pengaturan langsung — pengaturan ini berlaku segera setelah Anda menyimpan, dan tidak menunggu Publikasikan seperti halnya pengeditan instruksi dan pengetahuan.

Jika pemilih kosong atau tidak ada yang dipilih, AI tidak memiliki waktu untuk ditawarkan dan akan kembali ke tindakan memberi tahu kontak bahwa seseorang akan menghubungi mereka. Pilih setidaknya satu jenis acara sebelum Anda mengandalkannya.

Seperti apa tampilannya dalam percakapan. AI mengetahui setiap jenis acara yang Anda tautkan, berdasarkan nama dan durasinya. Saat seseorang ingin memesan, AI akan menanyakan layanan mana yang mereka inginkan (atau mengetahuinya dari apa yang telah mereka katakan — “Saya butuh pewarnaan” akan memilih janji temu pewarnaan), lalu memeriksa waktu untuk layanan tersebut dan memesannya. Penjadwalan ulang dan pembatalan berfungsi pada apa pun yang sebenarnya dipesan oleh kontak, jadi tidak ada hal tambahan yang perlu dijelaskan kepada mereka.

Menautkan lebih dari satu? Lihat Booking When You Offer Many Services di bawah.

Setelah disimpan, AI secara otomatis menawarkan slot waktu yang tersedia selama percakapan dan menangani seluruh alur pemesanan — mulai dari memeriksa ketersediaan hingga mengonfirmasi janji temu.

Contoh: Seorang kontak mengirim pesan “Saya ingin memesan konsultasi.” AI merespons dengan slot waktu yang tersedia berdasarkan pengaturan acara Anda (dan Google Kalender, jika disinkronkan). Kontak memilih waktu, dan AI mengonfirmasi pemesanan — semuanya secara otomatis.

Membiarkan Orang Melakukan Pemesanan Sendiri (Halaman Pemesanan yang Dapat Dibagikan) #

Langkah-langkah di atas adalah tentang pemesanan yang dilakukan dalam percakapan, di mana AI Anda menawarkan waktu. Setiap jenis acara juga dapat memiliki halaman pemesanan publik: satu tautan yang dapat dibuka dan digunakan siapa saja untuk memesan, tanpa perlu akun dan tanpa percakapan terlebih dahulu. Letakkan di balik tombol “Pesan sekarang”, di bio Anda, di tanda tangan email, atau di selebaran sebagai kode QR.

Aktifkan di bagian Halaman pemesanan di bagian bawah formulir jenis acara. Karena halaman tersebut meminta nama dan email atau telepon sebelum menampilkan kalender, orang yang mulai memesan namun tidak memilih waktu tetap akan masuk ke kontak Anda, siap untuk ditindaklanjuti.

Lihat Halaman Pemesanan yang Dapat Dibagikan.

Menggunakan Tautan Penjadwalan Eksternal (Calendly, Cal.com, dll.) #

Sudah memiliki penjadwal yang Anda sukai, seperti Calendly atau Cal.com? Anda tidak perlu beralih ke sistem pemesanan bawaan — Anda cukup meminta AI membagikan tautan penjadwalan Anda yang sudah ada agar kontak dapat memesan sendiri di sana.

Tidak ada pengaturan terpisah untuk ini: tautan tersebut cukup dimasukkan ke dalam instruksi AI Anda.

1. Buka Agen AI di bilah sisi dan buka agen Anda.
2. Buka tab Instruksi AI.
3. Di bagian Aturan, tambahkan baris seperti: Saat seseorang ingin memesan, bagikan tautan penjadwalan ini agar mereka dapat memesan sendiri: https://calendly.com/yourname
4. Secara opsional, tambahkan langkah yang sesuai ke bagian Alur percakapan, misalnya: Setelah mereka tertarik, bagikan tautan penjadwalan.
5. Klik Simpan perubahan, lalu Publikasikan ke langsung agar instruksi yang diperbarui sampai ke kontak Anda. Tab Coba selalu menguji draf Anda, sehingga Anda dapat memeriksa apakah AI membagikan tautan tepat setelah disimpan — bahkan sebelum dipublikasikan.

Selesai — kapan pun pemesanan muncul dalam percakapan, AI akan mengirimkan tautan Anda. Biarkan tombol Bookings (di tab AI Abilities) tetap nonaktif dalam pengaturan ini: dengan mematikannya, AI tidak akan mencoba menawarkan slot waktu sendiri, dan dengan tautan Anda di dalam aturan, AI tahu persis apa yang harus dilakukan sebagai gantinya. Jika Anda memilih External booking link selama panduan orientasi, aturan ini akan ditambahkan untuk Anda secara otomatis.

Kekurangannya dibandingkan dengan sistem pemesanan bawaan: kontak akan meninggalkan obrolan untuk memesan, dan janji temu hanya akan masuk ke penjadwal eksternal Anda — janji temu tersebut tidak akan muncul di halaman Appointments.

Melakukan Pemesanan Saat Anda Menawarkan Banyak Layanan #

Menawarkan belasan perawatan berbeda? Agen Anda dapat memesan semuanya dalam obrolan. Pada tab AI Abilities, di bawah Choose what people can book, terus tambahkan jenis acara hingga setiap layanan ada dalam daftar — tidak ada batasan, dan yang pertama Anda tambahkan adalah default. Lihat Langkah 3 untuk pemilih itu sendiri.

1. Buat jenis acara untuk setiap layanan pada tab Event Types, dengan nama yang akan digunakan pelanggan Anda (“Potong rambut”, “Warna & highlight”, “Cukur jenggot”).
2. Buka tab AI Abilities agen Anda, aktifkan Let this agent book appointments, dan tambahkan setiap layanan di bawah Choose what people can book.
3. Klik Save changes. Selesai — AI akan menanyakan layanan mana yang diinginkan kontak (atau mengambilnya dari apa yang telah mereka katakan), menawarkan waktu untuk layanan tersebut, dan memesannya.

Setiap jenis acara memiliki durasi, jam, ruangan, dan kalendernya sendiri, jadi tidak ada yang berubah mengenai jenis acara itu sendiri — Anda hanya menautkan semuanya ke agen yang sama. Dua hal membantu AI melakukannya dengan benar:

• Urutan sedikit berpengaruh. Jenis acara pertama dalam daftar adalah default: itulah yang akan digunakan AI saat kontak belum menyebutkan layanan mana yang mereka inginkan dan tidak ada informasi dalam percakapan untuk dijadikan acuan. Letakkan layanan yang paling umum di urutan pertama.
• Beri nama yang akan dikenali pelanggan. AI mencocokkan apa yang dikatakan kontak dengan nama acara, jadi “Warna & highlight” jauh lebih efektif daripada “Layanan B”.

Lebih suka mengirim tautan? Anda masih dapat melakukannya, atau sebagai tambahan. Aktifkan halaman pemesanan yang dapat dibagikan untuk setiap jenis acara sehingga setiap layanan memiliki tautannya sendiri, lalu tambahkan aturan ke instruksi AI Anda yang mencantumkannya, misalnya: Saat seseorang ingin memesan, bagikan tautan pemesanan untuk layanan yang mereka minati: Potong rambut — https://yourlink/haircut, Pewarnaan — https://yourlink/coloring. Karena ini adalah halaman pemesanan Anda sendiri dan bukan penjadwal eksternal, pengunjung disimpan sebagai kontak bahkan sebelum mereka melihat kalender, dan setiap pemesanan tetap masuk ke halaman Appointments Anda (dan Google Calendar Anda, jika terhubung).

Dan jika orang menanyakan orang tertentu? Tambahkan setiap anggota staf sebagai ruangan bernama di dalam jenis acara dan AI dapat memesan mereka berdasarkan nama — lihat Booking with a specific person.

Mengumpulkan Informasi Tambahan Selama Pemesanan #

Terkadang Anda memerlukan lebih dari sekadar waktu. Anda dapat meminta AI untuk mengumpulkan detail tambahan dari kontak sebelum mengonfirmasi pemesanan — misalnya alamat pengiriman atau rumah, jumlah tamu, nomor referensi, atau bidang kustom apa pun yang Anda gunakan.

Contoh kapan fitur ini berguna:

• Layanan perawatan mobil keliling yang memerlukan alamat rumah pelanggan untuk mengetahui ke mana harus datang.
• Restoran yang memerlukan jumlah tamu sebelum memesan meja yang tepat.
• Layanan perbaikan yang memerlukan nomor pesanan atau referensi untuk mencari pekerjaan tersebut.

Cara kerjanya #

• Klik Agen AI di bilah sisi, buka Agen, buka langkah Kemampuan AI-nya, dan aktifkan Izinkan AI mengumpulkan info tambahan (di bawah Pembaruan kontak). Kartu Kumpulkan info tambahan selama pemesanan kemudian akan muncul di mana Anda memilih bidang kustom mana yang harus ditanyakan oleh AI, dan tandai masing-masing sebagai wajib atau opsional. Bidang wajib harus dijawab sebelum pemesanan dikonfirmasi — AI akan terus bertanya sampai mendapatkan jawabannya.

• Jawaban yang dikumpulkan disimpan pada kontak (sehingga Anda memilikinya di catatan kontak) dan ditambahkan ke Google Calendar event, sehingga Anda dapat melihat semuanya secara sekilas tanpa membuka aplikasi.
• Anda dapat menandai salah satu bidang ini sebagai meeting location. Saat Anda melakukannya, jawaban pelanggan (misalnya, alamat mereka) menjadi lokasi pada acara kalender — ideal untuk layanan yang mendatangi pelanggan. Ini bekerja berdampingan dengan jenis pertemuan In person yang Anda pilih pada jenis acara.

Sebelum Anda mulai #

• Bidang yang Anda pilih adalah bidang kustom yang sama yang Anda kelola untuk kontak (lihat Bidang Kontak Kustom). Jika bidang yang ingin Anda kumpulkan belum ada, buatlah terlebih dahulu, maka bidang tersebut akan tersedia untuk dipilih di sini.
• Pastikan Perbarui nama/bidang kontak diizinkan di langkah Kemampuan AI yang sama. AI memerlukan izin tersebut untuk menyimpan informasi yang dikumpulkannya; jika dimatikan, jawaban tidak akan disimpan.
• Ini bukan hanya untuk pemesanan. Dua pengaturan yang sama memungkinkan AI menyimpan detail yang diambilnya di mana saja dalam percakapan — ulang tahun, kebutuhan diet, preferensi — bahkan saat tidak ada janji temu yang terlibat. Lihat Membiarkan AI Mengisi Bidang Kustom untuk Anda.

Contoh: Anda menjalankan bisnis perawatan hewan peliharaan keliling. Anda membuat bidang kustom bernama “Alamat rumah,” memberi tahu AI untuk mengumpulkannya sebagai bidang wajib, dan menandainya sebagai lokasi pertemuan. Sekarang saat kontak memesan, AI meminta alamat mereka, menyimpannya pada kontak, dan menempatkannya sebagai lokasi pada acara Google Kalender — sehingga petugas perawatan Anda tahu persis ke mana harus pergi.

Menanyakan pertanyaan yang berbeda tergantung pada jawabannya #

Anda tidak harus menanyakan daftar yang sama kepada semua orang. Pilih setiap bidang yang diizinkan untuk dikumpulkan oleh AI di kartu Kumpulkan info tambahan selama pemesanan, lalu jelaskan dalam instruksi AI Anda kapan masing-masing bidang berlaku (langkah Instruksi AI agen). AI membaca instruksi tersebut dalam bahasa yang lugas, sehingga pertanyaan dapat bergantung pada apa yang baru saja dikatakan oleh kontak.

Contoh: layanan antar-jemput bandara. Buat bidang kustom untuk “Nomor penerbangan” dan “Meet & Greet”, centang keduanya di pemilih bidang, dan tulis dalam instruksi Anda: “Selalu tanyakan alamat penjemputan. Jika alamat penjemputan adalah bandara, tanyakan juga nomor penerbangan dan apakah mereka menginginkan Meet & Greet.” Seseorang yang memesan perjalanan melintasi kota tidak akan pernah ditanya tentang penerbangan; seseorang yang memesan penjemputan di bandara akan ditanya kedua pertanyaan tersebut sebelum pemesanan dikonfirmasi.

Cara Slot Ditawarkan #

Beberapa hal berguna untuk diketahui tentang bagaimana AI mengubah pengaturan Anda menjadi waktu yang ditawarkan:

• Slot ditawarkan secara berurutan dalam jam kerja mingguan Anda: acara berdurasi 30 menit ditawarkan pada pukul 9:00, 9:30, 10:00, dan seterusnya.
• Setelah waktu dipesan, waktu tersebut tidak lagi ditawarkan, sehingga AI tidak akan pernah melakukan pemesanan ganda.
• Jenis acara yang mengizinkan beberapa pemesanan per slot adalah pengecualian: waktu tersebut akan terus ditawarkan hingga penuh, dan AI dapat memberi tahu kontak berapa banyak slot yang tersisa (misalnya, “Pukul 17.00 tersisa 3 slot”). Lihat Mengizinkan beberapa orang memesan slot yang sama tepat di bawah ini.
• Jenis acara dengan lebih dari satu ruangan dikelola per ruangan: setiap ruangan memiliki jam kerjanya sendiri, dapat memiliki kalendernya sendiri, dan dapat memiliki jumlah pemesanan per slotnya sendiri. Lihat Ruangan.
• Apa pun yang ada di Google Kalender Anda yang disinkronkan akan dianggap sibuk dan dihapus dari apa yang ditawarkan AI, apa pun yang diizinkan oleh jenis acara tersebut.
• Pengaturan Pemberitahuan memangkas slot yang dimulai terlalu cepat; Dapat dipesan sebelumnya membatasi seberapa jauh di masa depan AI akan menawarkan waktu.
• Hari saat Anda tutup akan dijawab sebagai tutup, bukan sebagai penuh. Jika seseorang menanyakan hari Sabtu dan jenis acara Anda tidak memiliki jam kerja hari Sabtu, AI akan mengatakan Anda tutup pada hari itu dan menawarkan hari buka Anda berikutnya, alih-alih mengatakan Anda sudah penuh. Hal yang sama berlaku untuk hari yang sudah kehabisan waktu: setelah janji temu terakhir yang masih bisa dimulai hari ini berlalu, AI akan mengatakan hari ini sudah berakhir alih-alih penuh. Suatu hari hanya akan mendapatkan jawaban “sudah penuh” jika hari tersebut memiliki jam kerja, masih memiliki sisa waktu, dan setiap slot di dalamnya sudah terisi.

Mengizinkan Beberapa Orang Memesan Slot yang Sama #

Biasanya satu pemesanan mengisi satu slot waktu: saat seseorang mengambil pukul 17:00, tidak ada orang lain yang akan ditawari pukul 17:00. Banyak bisnis bekerja dengan cara sebaliknya, sehingga jenis acara dapat diatur untuk menerima beberapa pemesanan pada waktu yang sama.

Untuk siapa ini:

• Perusahaan sopir atau taksi dengan armada 10 mobil. Sepuluh pelanggan berbeda semuanya dapat dijemput pada pukul 17:00, karena Anda memiliki sepuluh pengemudi.
• Studio kebugaran atau lokakarya yang menjalankan kelas dengan 12 tempat.
• Klinik atau salon dengan tiga kursi, di mana tiga orang dapat dirawat dalam jam yang sama.
• Tur, pencicipan, atau open house di mana sekelompok orang datang pada waktu yang sama.

Mengaktifkannya #

1. Buka jenis acara pada tab Jenis Acara (klik barisnya, atau klik pensil di ujung kanan), atau buat yang baru.
2. Di bagian Slot, aktifkan Beberapa pemesanan per slot. Baris di bawahnya menjelaskan pengaturan default: “Nonaktif berarti satu pemesanan per slot waktu, seperti cara kerja pemesanan selama ini.”
3. Angka Pemesanan per slot akan muncul. Ketik berapa banyak pemesanan yang dapat ditampung oleh waktu tersebut, mulai dari 2 hingga 500. Armada sepuluh mobil adalah 10; kelas dengan dua belas tempat adalah 12.
4. Tidak ada batasan sama sekali? Aktifkan tombol Tanpa batas di samping angka tersebut. Angka tersebut akan menjadi abu-abu dan bertuliskan Tanpa batas, dan waktu tersebut akan terus ditawarkan berapa pun jumlah orang yang telah memesannya.
5. Klik Simpan acara (atau Buat acara untuk acara baru).

Kembali ke tab Jenis Acara, kolom Kapasitas akan menunjukkannya: 10 per slot, atau Tanpa batas. Jika jenis acara memiliki ruangan dan salah satunya telah diberi nomor sendiri, kolom tersebut akan bertuliskan Bervariasi menurut ruangan.

Apa yang terjadi setelah fitur ini aktif #

• Waktu terus ditawarkan hingga penuh. Dengan 10 per slot, pukul 17:00 masih ditawarkan kepada kontak kedua yang bertanya, dan yang ketiga, hingga yang kesepuluh. Yang kesebelas akan ditawarkan waktu yang berbeda.
• AI dapat mengatakan berapa banyak slot yang tersisa, misalnya “Pukul 17:00 tersisa 3 slot”, saat itu membantu kontak memutuskan. Ini hanya dilakukan untuk jenis acara yang menerima beberapa pemesanan. Untuk jenis acara satu pemesanan normal, AI tidak mengatakan apa pun tentang slot dan tidak pernah mengarang angka, dan untuk yang tidak terbatas, tidak ada angka untuk disebutkan.
• Membatalkan langsung mengosongkan slot. Jika salah satu dari sepuluh pemesanan pukul 17:00 Anda dibatalkan, pukul 17:00 ditawarkan kembali kepada kontak berikutnya yang bertanya. Hal yang sama berlaku untuk memindahkan pemesanan ke waktu lain.
• Setiap pemesanan tetap menjadi janji temunya sendiri. Sepuluh pemesanan pada pukul 17:00 adalah sepuluh baris pada tab Janji Temu Mendatang, masing-masing dengan kontaknya sendiri, dan sepuluh acara terpisah di Google Kalender Anda jika Anda mengaktifkan sinkronisasi. Itulah yang Anda inginkan: sepuluh mobil, sepuluh pekerjaan.
• Pemesanan secara manual menunjukkan jumlah yang sama. Saat Anda memesan janji temu secara manual, setiap label waktu membawa lencana kecil dengan slot yang masih kosong, jadi label 09:00 pada acara dua-per-slot bertuliskan 09:00 2 tersisa.
• Dengan lebih dari satu ruangan, jumlah dihitung per ruangan. Dua ruangan pada acara yang diatur ke 3 per slot berarti hingga 6 pemesanan pada waktu yang sama, kecuali jika ruangan menggantinya dengan nomornya sendiri.
• Waktu sibuk di kalender Anda tetap memblokir seluruh slot. Jika sesuatu di Google Kalender Anda yang disinkronkan tumpang tindih dengan pukul 17:00, waktu tersebut menghilang untuk semua orang, tidak peduli berapa banyak pemesanan yang diizinkan oleh jenis acara tersebut. Pertemuan di kalender Anda berarti Anda tidak tersedia sama sekali, bukan berarti salah satu tempat Anda terisi.
• Mematikannya kembali mengembalikan jenis acara ke satu pemesanan per slot waktu. Pemesanan yang sudah dibuat tetap berada di tempatnya.

Jika dua kontak kebetulan mengambil slot kosong terakhir pada saat yang bersamaan, hanya satu dari mereka yang mendapatkannya. Yang lain akan diberi tahu bahwa waktu tersebut baru saja habis dan ditawari waktu tersedia berikutnya, sehingga Anda tidak akan pernah mendapatkan pemesanan kesebelas pada slot sepuluh tempat.

Ruangan: Sumber Daya Terpisah dengan Jadwalnya Sendiri #

Ruangan adalah sumber daya terpisah yang dapat dipesan. Meskipun namanya demikian, ruangan tidak harus berupa ruangan fisik: bisa berupa anggota staf, kursi, mobil, lapangan, atau meja perawatan. Formulir menempatkannya dalam satu baris: “Ruangan adalah sumber daya terpisah yang dapat dipesan: anggota staf, kursi, mobil, lapangan. Setiap ruangan memiliki jam mingguan sendiri dan dapat memiliki Google Kalender sendiri, sehingga ruangan bisa berbeda. Dr. A bekerja Senin hingga Rabu, Dr. B bekerja Kamis dan Jumat.”

Setiap jenis acara sudah memiliki satu ruangan, jadi tidak ada yang perlu dilakukan di sini sampai sumber daya kedua bekerja dengan jam yang berbeda atau memerlukan kalendernya sendiri. Ruangan memiliki bagian Ruangan sendiri dalam formulir jenis acara, di antara Jam mingguan dan Pemberitahuan.

Beri nama asli pada ruangan Anda — tukang cukur, dokter, kursi — dan AI dapat memesan kontak dengan orang yang mereka minta. Lihat Booking with a specific person di bawah.

Untuk siapa ini:

• Klinik atau praktik di mana Dr. A bekerja Senin hingga Rabu dan Dr. B bekerja Kamis dan Jumat.
• Salon dengan tiga kursi, salah satunya hanya memiliki staf di sore hari.
• Sekolah mengemudi atau penyewaan di mana setiap mobil memiliki ketersediaannya sendiri.
• Klub dengan dua lapangan, masing-masing disimpan di kalendernya sendiri.

Menambahkan, mengganti nama, dan menghapus ruangan #

1. Buka jenis acara pada tab Jenis Acara (klik barisnya, atau klik pensil di ujung kanan), atau buat yang baru.
2. Gulir ke bawah ke Ruangan. Ruangan 1 sudah ada di sana, dan itu adalah ruangan yang jam operasionalnya telah Anda atur selama ini. Catatannya menyatakan dengan tepat: “Ruangan ini menggunakan jam Mingguan di atas. Ruangan yang Anda tambahkan di bawah akan mengatur jamnya sendiri.”
3. Klik Tambah ruangan. Kartu baru akan muncul dengan kolom nama sendiri dan editor Jam untuk ruangan ini, yang berfungsi sama seperti jam mingguan di bagian atas formulir.
4. Beri nama setiap ruangan. Dua ruangan tidak boleh memiliki nama yang sama: jika ya, formulir akan menampilkan “Dua ruangan memiliki nama yang sama. Beri masing-masing nama sendiri, atau pemesanan yang ditujukan untuk keduanya akan masuk ke ruangan yang sama.” Itu bukan sekadar kerapian. Pemesanan dicocokkan dengan ruangan berdasarkan namanya, jadi dua ruangan dengan nama yang sama akan berperilaku sebagai satu sumber daya.
5. Klik Simpan acara (atau Buat acara untuk acara baru).

Untuk mengganti nama ruangan, ketik di atas namanya. Satu hal yang perlu diketahui sebelum Anda melakukannya: mengganti nama ruangan tidak mengganti nama pemesanan yang sudah dibuat dengan nama lama. Janji temu tersebut tetap menggunakan nama saat dipesan, dan ruangan yang diganti namanya mulai menghitung dari nol lagi. Ganti nama lebih awal, atau biarkan namanya apa adanya.

Untuk menghapus ruangan, klik ikon tempat sampah pada kartunya lalu konfirmasi. Konfirmasi tersebut menjelaskan apa yang terjadi: “Ruangan ini tidak lagi ditawarkan untuk pemesanan baru. Pemesanan yang sudah dibuat tetap menggunakan nama ruangan tersebut dan tetap ada di kalender Anda.” Ruangan 1 tidak memiliki ikon tempat sampah karena jam operasionalnya adalah Jam mingguan di bagian atas formulir.

Kembali ke tab Jenis Acara, kolom Ruangan akan muncul segera setelah jenis acara memiliki lebih dari satu ruangan, yang menunjukkan jumlah ruangan setiap acara.

Satu kalender per ruangan #

Setelah Google Kalender Anda terhubung, setiap kartu ruangan juga akan mendapatkan pemilih Google Kalender, dengan catatan “Waktu sibuk di kalender ini akan memblokir ruangan ini, dan pemesanan ruangan ini akan ditambahkan ke kalender tersebut.” Arahkan ruangan Dr. A ke kalender Dr. A dan ruangan Dr. B ke kalender Dr. B, maka setiap ruangan akan diperiksa terhadap kalendernya sendiri dan menuliskan pemesanannya di sana. Biarkan ruangan pada Tanpa kalender jika tidak ingin disinkronkan sama sekali.

Pemilih tersebut hanya muncul setelah Google Kalender terhubung di akun (lihat Integrasi Google Kalender). Sampai saat itu, ruangan akan berfungsi sama persis, hanya saja tidak ada kalender yang bisa dipilih. Satu akun Google dapat menampung beberapa kalender, jadi Anda jarang memerlukan lebih dari satu koneksi.

Jika kalender ruangan tidak dapat dibaca. Kalender ruangan harus dapat dibaca oleh akun Google yang Anda hubungkan. Jika tidak (kalender telah dihapus, tidak pernah dibagikan dengan akun tersebut, atau kalender yang salah dipilih), AI tidak dapat memeriksa waktu sibuk ruangan tersebut, sehingga tidak akan menawarkan waktu apa pun untuk acara itu sampai masalah diperbaiki. Anda akan menerima email dan peringatan dalam aplikasi yang menyebutkan acara dan kalender tersebut (paling banyak satu kali setiap enam jam). Untuk memperbaikinya, bagikan kalender dengan akun Google yang terhubung, atau buka acara tersebut dan pilih kalender yang berbeda untuk ruangan itu.

Menyebarkan pemesanan secara merata ke seluruh ruangan #

Saat ada pemesanan masuk dan tidak ada yang meminta ruangan atau orang tertentu, pemesanan tersebut selalu masuk ke ruangan pertama dalam daftar Anda yang kosong pada waktu tersebut. Itu adalah perilaku yang tepat untuk banyak pengaturan — urutkan ruangan Anda berdasarkan preferensi dan ruangan teratas akan terisi terlebih dahulu, dengan ruangan lainnya sebagai cadangan. Namun, jika ruangan Anda adalah rekan kerja yang masing-masing harus mendapatkan bagian pekerjaan yang adil, “siapa cepat dia dapat” berarti orang di urutan teratas akan terus penuh dipesan sementara yang lain setengah kosong.

Tombol Distribusikan pemesanan secara merata memperbaiki hal tersebut. Tombol ini terletak di bagian atas bagian Ruangan, dan hanya muncul setelah jenis acara memiliki dua ruangan atau lebih:

• Nonaktif (pengaturan awal setiap jenis acara): setiap pemesanan masuk ke ruangan pertama dalam daftar Anda yang kosong, sehingga ruangan di urutan teratas terisi terlebih dahulu.
• Aktif: setiap pemesanan masuk ke ruangan dengan jumlah pemesanan paling sedikit, menghitung janji temu baru-baru ini dan yang akan datang — sehingga pemesanan tersebar merata ke semua orang.

Tiga hal tetap sama dalam kedua kondisi:

• Kontak yang meminta orang tertentu akan tetap mendapatkan orang tersebut. Tombol ini hanya menentukan kasus tanpa preferensi.
• Ruangan tidak akan pernah menerima pemesanan yang tidak dapat diambilnya. Jam operasionalnya sendiri, waktu sibuk di kalendernya, dan jumlah pemesanan per slot semuanya tetap dihormati — jika orang dengan pemesanan paling sedikit sedang tutup atau penuh pada waktu tersebut, orang dengan pemesanan paling sedikit berikutnya yang akan mengambilnya.
• Pemesanan berulang tetap bersama satu orang. Seri mingguan diseimbangkan satu kali, pada janji temu pertama, dan kemudian tetap bersama orang tersebut selama sisa seri.

Dengan tombol aktif, AI juga menjadi sedikit lebih perhatian: sebelum memesan untuk seseorang yang tidak menyebutkan nama, AI akan bertanya sekali apakah mereka sudah memiliki orang yang disukai. Jika mereka tidak keberatan, AI akan memesan dan kalender Anda yang akan melakukan penyebaran. Halaman pemesanan mengikuti aturan yang sama — pengunjung yang membiarkan baris Pesan dengan tetap pada Siapa saja akan ditempatkan dengan orang yang memiliki pemesanan paling sedikit.

Pembatalan dan penjadwalan ulang juga dihitung: seseorang yang kehilangan pemesanan secara otomatis akan bergerak ke depan antrean untuk pemesanan berikutnya.

Ruangan atau beberapa pemesanan per slot? #

Keduanya memungkinkan lebih dari satu orang memesan waktu yang sama, jadi penting untuk memperjelas mana yang sebenarnya Anda inginkan. Formulir tersebut memberikan batasan tepat di bawah tombol Beberapa pemesanan per slot: “Jam yang sama dan tempat yang dapat dipertukarkan? Ini saja yang Anda butuhkan. Jadwal berbeda atau kalender terpisah? Gunakan Ruangan di bawah.”

• Beberapa pemesanan per slot adalah satu angka untuk tempat yang dapat dipertukarkan dan berbagi jam yang sama: sepuluh mobil identik, dua belas tempat di satu kelas. Tidak ada lagi yang perlu diatur.
• Ruangan adalah sumber daya bernama terpisah yang boleh berbeda: memiliki hari dan jam sendiri, kalender sendiri, dan jumlah pemesanan per slot sendiri.

Setiap ruangan dimulai dari jumlah acara. Apa pun yang Anda tetapkan sebagai Beberapa pemesanan per slot adalah default untuk setiap ruangan, dan setiap kartu ruangan menunjukkan apa yang diwarisinya: “Menggunakan pengaturan acara (10 per slot)”, atau “Menggunakan pengaturan acara (Tanpa batas)” saat acara tidak dibatasi. Ubah jumlah acara dan setiap ruangan yang mengikutinya akan ikut berubah.

Ruangan bisa memiliki jumlahnya sendiri. Aktifkan Ganti (Override) pada kartu ruangan tersebut dan angka Pemesanan per slot akan muncul khusus untuk ruangan itu, dimulai dari 1, dengan tombol Tanpa batas di sampingnya. Baris di bawahnya berbunyi “Berapa banyak orang yang dapat memesan ruangan ini pada waktu yang sama. Setelah jumlah tersebut terpenuhi, ruangan ini tidak lagi ditawarkan untuk waktu tersebut.” Ruangan yang diatur ke 1 berperilaku persis seperti sumber daya satu-pemesanan-sekali-waktu klasik, di dalam jenis acara yang biasanya menerima beberapa pemesanan.

Contoh. Sebuah klinik menjalankan satu jenis acara bernama “Sesi” dengan dua ruangan, dan acara diatur ke 12 per slot. Ruangan grup mengikuti pengaturan tersebut dan menerima dua belas orang pada pukul 18:00. Ruangan perawatan memiliki Ganti (Override) yang diaktifkan dengan angka 1, sehingga ruangan tersebut menerima satu orang pada pukul 18:00 lalu berhenti ditawarkan untuk waktu tersebut, sementara ruangan grup terus terisi.

Berapa jumlah total pemesanan. Tanpa penggantian (override) di mana pun, jumlah acara berlaku untuk setiap ruangan: dua ruangan pada acara yang diatur ke 3 per slot berarti hingga 6 pemesanan pada waktu yang sama. Setelah ruangan memiliki angkanya sendiri, totalnya hanyalah jumlah dari angka masing-masing ruangan, jadi ruangan grup berkapasitas dua belas di samping ruangan perawatan berkapasitas satu orang berarti tiga belas pemesanan pada pukul 18:00.

Pada tab Jenis Acara, jenis acara yang ruangannya tidak semuanya memiliki angka yang sama akan mengganti chip per-slot-nya menjadi Bervariasi per ruangan. Buka jenis acara tersebut untuk melihat pengaturan setiap ruangan.

Pemesanan secara manual, ruangan demi ruangan. Saat Anda membuat janji temu sendiri dari tab Janji Temu Mendatang dan jenis acara memiliki lebih dari satu ruangan, baris chip ruangan akan muncul di atas waktu, masing-masing menunjukkan berapa kali ruangan tersebut masih tersedia pada hari itu. Pilih ruangannya terlebih dahulu, lalu waktunya; pemesanan disimpan untuk ruangan tersebut, sehingga lencana “tersisa 2” dan jam operasionalnya sendiri adalah yang akan Anda lihat. Dengan satu ruangan, tidak ada yang perlu dipilih dan waktu akan ditampilkan seperti biasa.

Booking with a specific person #

Jika ruangan Anda dinamai berdasarkan orang atau benda nyata — tukang cukur, dokter, kursi, mobil — AI dapat menggunakan nama-nama tersebut dalam percakapan. Beri nama ruangan “Alex” dan kontak yang menanyakan Alex akan mendapatkan Alex.

Berikut adalah hal yang dapat dilakukan AI setelah ruangan Anda memiliki nama yang tepat:

• Katakan siapa yang kosong, dan kapan. “Alex kosong pukul 10:00 dan 10:30, Luan pukul 11:00” — alih-alih hanya daftar waktu kosong.
• Pesan dengan orang yang diminta kontak. “Bisakah saya dengan Alex pada hari Kamis?” akan memesan Alex, dan hanya Alex. Jika Alex tidak kosong pada waktu tersebut, AI akan memberitahukannya dan menawarkan waktu kosong Alex berikutnya alih-alih diam-diam mengalihkan mereka ke orang lain.
• Tetap dengan orang yang sama saat pemesanan dipindahkan. Jadwalkan ulang kontak yang memesan dengan Alex dan mereka akan tetap bersama Alex. Jika waktu baru hanya cocok dengan orang lain, AI akan memberi tahu mereka kepada siapa mereka akan dipindahkan alih-alih menukar orang tanpa sepengetahuan mereka.
• Pilih siapa saja saat kontak tidak keberatan. “Siapa pun yang kosong pukul 3” berfungsi persis seperti biasanya: AI mengambil ruangan pertama yang kosong pada waktu tersebut. Ingin pemesanan tersebut tersebar merata di antara staf Anda? Aktifkan Distribusikan pemesanan secara merata di bagian Ruangan acara — lihat Menyebarkan pemesanan secara merata. Dengan fitur ini aktif, AI juga akan bertanya sekali apakah kontak sudah memiliki orang yang disukai sebelum memilihkan untuk mereka.

Tips penamaan. AI mencocokkan berdasarkan nama, jadi sedikit perhatian di sini akan sangat membantu:

• Beri nama setiap ruangan sesuai dengan orang (atau benda) sebagaimana pelanggan Anda mengenalnya — “Alex”, “Dr. Bakker”, “Kursi 3 — Sanne”, “Lapangan A”.
• Gunakan ejaan yang persis sama di mana pun: pada nama ruangan, dalam instruksi AI Anda, dan dalam apa pun yang Anda kirimkan. “Alex Araújo” dan “Alex Araujo” paling aman jika dibuat identik.
• Jika dua orang memiliki nama depan yang sama, tambahkan sesuatu yang membedakan mereka — lokasi, nama belakang, spesialisasi: “Alex — Centro”, “Alex — Norte”. Jika tidak, AI tidak dapat mengetahui siapa yang dimaksud oleh kontak dan akan bertanya.
• AI hanya akan menggunakan nama yang benar-benar ada pada ruangan Anda. AI tidak akan mengada-ada rekan kerja yang tidak ada.

Biarkan nama tetap umum dan tidak ada yang berubah. Ruangan yang masih bernama “Ruangan Baru”, “Ruangan 1”, dan “Ruangan 2” diperlakukan sebagai sesuatu yang dapat dipertukarkan, persis seperti sebelumnya: AI tidak pernah menyebutkannya dan hanya menempatkan pemesanan di mana pun ada ruang. Itu adalah pengaturan yang tepat ketika sumber daya Anda identik dari sudut pandang pelanggan — sepuluh mobil identik, dua ruang perawatan identik.

Halaman pemesanan menggunakan nama yang sama. Ketika suatu jenis acara memiliki dua atau lebih ruangan bernama, tautan publik akan menampilkan baris Book with (Siapa saja, ditambah satu chip per orang) di atas waktu, sehingga pengunjung juga dapat memilih orang di sana. Nama ruangan generik tidak menampilkan baris tersebut.

Janji Temu Berulang #

Platform ini mendukung janji temu berulang untuk kontak yang memerlukan sesi rutin — sempurna untuk layanan pelatihan, terapi, bimbingan, atau pemeliharaan yang berkelanjutan.

• Perulangan memiliki frekuensi Harian, Mingguan, atau Bulanan, ditambah interval. Misalnya, sesi dua mingguan sekali adalah Mingguan dengan interval 2.
• Seri dapat dibatasi sehingga berakhir setelah sejumlah sesi tertentu (misalnya, “ulangi 10 kali”).

Janji temu berulang dilacak sebagai sebuah seri, sehingga memudahkan pengelolaan hubungan klien yang berkelanjutan tanpa perlu menjadwalkan ulang setiap saat.

Konfirmasi dan Notifikasi Pemesanan #

Saat kontak memesan janji temu melalui AI, berikut adalah hal yang terjadi:

1. Janji temu dibuat dan muncul di tab Janji Temu Mendatang.
2. Pesan konfirmasi dikirim ke kontak di obrolan (contohnya, “Janji temu Anda dikonfirmasi untuk hari Selasa pukul 14.00”).
3. Jika kontak memiliki alamat email yang tersimpan, mereka juga menerima email konfirmasi (balasan akan masuk ke email akun Anda). Ini dikontrol oleh tombol Kirim email janji temu ke kontak pada jenis acara, yang aktif secara default. Catatan: email ini tidak dikirim untuk pemesanan yang diimpor atau Formitable.
4. Janji temu disinkronkan ke Google Calendar Anda (jika terhubung — lihat Integrasi Google Calendar).
5. Anda menerima pemberitahuan berdasarkan pengaturan Pemberitahuan Anda.

Penanganan Pembatalan #

Baik kontak maupun administrator dapat membatalkan janji temu:

• Pelacakan alasan pembatalan — Saat janji temu dibatalkan, alasannya dicatat sehingga Anda dapat melihat pola (contohnya, jika banyak kontak membatalkan karena konflik jadwal).
• Pembaruan status — Status janji temu berubah dari “Dikonfirmasi” menjadi “Dibatalkan.”
• Sinkronisasi kalender — Pembatalan secara otomatis disinkronkan kembali ke Google Calendar, sehingga slot waktu tersedia untuk pemesanan lain.
• Pembatalan Formitable — Untuk pemesanan restoran Formitable, tautan pembatalan khusus disediakan.

Buka janji temu dari tab Janji Temu Mendatang untuk menjadwalkan ulang atau membatalkannya.

Platform Pemesanan Restoran: Formitable dan Zenchef #

Formitable dan Zenchef adalah platform reservasi restoran yang dapat digunakan AI untuk menangani reservasi meja secara langsung dalam percakapan obrolan — memeriksa meja dan slot waktu yang tersedia secara real time, serta membuat reservasi di platform dan sistem restoran sekaligus. Zenchef mendukung penghubungan beberapa restoran di bawah satu akun, dan masing-masing dapat diaktifkan atau dinonaktifkan secara independen.

Ketiganya — Google Calendar, Formitable, dan Zenchef — dapat dihubungkan, diputuskan, dan dilihat statusnya di Pengaturan → Pemesanan & Kalender:

Lihat Zenchef dan Formitable untuk langkah-langkah penyiapan per restoran.

Agar AI Anda dapat memesan dengan Formitable atau Zenchef, buka Agen AI, buka Agen, buka langkah Kemampuan AI-nya, dan pilih platform tersebut sebagai penyedia pemesanan di bagian Pemesanan (lihat Aktifkan pemesanan untuk AI Anda).

Impor Acara Kalender #

Saat ini tidak tersedia di antarmuka. Fitur ini dijelaskan sebagai referensi, namun belum muncul di mana pun yang dapat Anda klik di dalam aplikasi. Hubungi dukungan jika Anda perlu mengimpor janji temu yang sudah ada.

Mengimpor janji temu yang ada akan menarik acara dari Google Kalender Anda yang terhubung. Hubungkan Google Kalender terlebih dahulu, lalu pilih tipe acara mana yang harus dikaitkan dengan janji temu tersebut, dan apakah akan mencocokkan kontak berdasarkan Email atau Nomor Telepon. Platform membaca acara dari kalender tertaut Anda dan menautkan masing-masing ke kontak, membuat kontak jika diperlukan.

Ini berguna saat bermigrasi dari sistem penjadwalan lain atau saat Anda ingin membawa acara kalender yang sudah ada ke dalam aplikasi.

Butuh Bantuan? #

If you have questions about the booking system or integrations, reach out via our email support.