媒体库 #

媒体库允许您的 AI 机器人在对话期间向联系人发送图片、视频、GIF、语音留言和 PDF 文档。您只需上传一次文件，并告知机器人何时发送，机器人就会在合适的时机选择合适的文件——例如，当有人问“我能看看吗？”时发送产品照片，当有人索要完整价目表时发送 PDF 手册，或者发送一段简短的语音留言来引导客户浏览您的菜单。

您可以将其视为机器人随时可发送的文件架。 您决定架子上放什么，以及何时使用其中的每一项。

默认情况下，每个账户都提供媒体库。

为什么要使用媒体库 #

纯文本回答的作用有限。一张照片、一段短视频或一条语音备忘录通常比一段文字能更快、更有说服力地回答问题。

媒体库能让您的机器人实现什么：

• 当联系人要求查看某物时，发送产品照片
• 以图片形式分享菜单、价目表或产品快照
• 发送简短的演示或操作视频
• 在符合对话语境时，回复一个 GIF
• 发送语音留言或音频片段，增添个性化的人文关怀
• 发送 PDF 文档——如手册、价目表、目录或条款文档

在库中，机器人只会发送您上传并批准的文件。它绝不会捏造文件，也不会发送联系人粘贴的链接中的文件。如果您希望在自己的系统中维护大型目录？请参阅 来自您自己工具的文件。

在哪里可以找到它 #

在主侧边栏的 AI Studio 下，点击 Media Library（媒体库）。此页面以账户全局视图显示机器人可以发送的所有文件，并进行了分组，因此在多处使用的文件将显示为一张卡片。每个项目都属于一个或多个您的 AI Agents（AI 代理）——卡片上会列出具体归属。使用顶部的 Show（显示）过滤器可以查看所有内容，或仅查看某个代理的媒体。

机器人如何决定发送什么 #

这是最关键的部分。对于您上传的每一项内容，您都需要编写一段简短的说明，描述机器人应该在何时发送它。机器人会读取这些说明，并且仅在您描述的情况真正出现时才会发送该项目。

例如：

你的指令越清晰，机器人的时机把握就越准确。像“在相关时发送”这样模糊的指令，远不如“当客户询问高级套餐的价格时发送”那样能为机器人提供更多参考信息。

机器人如何识别每个文件的内容 #

当你上传文件时，平台会自动分析并编写一段关于其内容的简短描述——它会“查看”你的图片或视频，或转录你的音频。机器人会将此描述与你的“何时发送”指令结合使用，从而既能理解文件是什么，又能理解何时使用它——即使你自己的描述很简短。你会在列表中的每个项目上看到此 AI 摘要（显示为“AI 识别为：…”）。

你无需为此进行任何操作——它会在上传时自动完成。这意味着清晰的标题和指令，加上 AI 对文件的自主解读，能让机器人以最佳时机发送正确的内容。

更正转录内容 #

对于语音笔记或音频文件，该描述即为转录内容：即录音中说出的文字。它也是机器人发送语音笔记后，在您的聊天记录中显示在该语音笔记下方的文本。自动转录有时会误听人名、品牌或生僻词，您可以自行修正。

1. 在您的媒体库或代理的媒体选项卡中，点击该项目以打开其编辑器。
2. 找到转录字段。它显示的是您上传文件时生成的文本。
3. 更正误听的词语，然后点击保存。

此后，机器人将读取更正后的文本，并且它发送的每条语音笔记下方都会显示更正后的文本。已经发送的消息将保留其发送时的文本。

温馨提示：

• 转录内容被保留为一个简短的段落，最多 300 个字符。较长的录音会在该长度处被截断，因此请保留告诉机器人录音内容的部分。
• 图片、视频和文档具有相同的字段，称为机器人在此文件中看到的内容。当自动描述错误或遗漏重要信息时，请对其进行编辑。
• 您可以清空该字段。此时机器人将仅依赖您的标题和“何时发送”指令。
• 该字段在您编辑现有项目时出现。新上传的文件总是以自动生成的文本开始。

跟进消息中的媒体内容 #

媒体内容最有效的应用场景之一是跟进消息——即当之前回复过的联系人有一段时间没有动静时，机器人自动发送的提醒。一段简短的语音留言、一个快速视频或一个“还在吗？”的动图，往往比单纯的文字更能有效地重新吸引对方。

要使用此功能，请编写一条描述跟进情况的“何时发送”指令，例如：

当那个时刻到来时，机器人会判断你的媒体项目是否适合此次跟进，如果适合，就会将其发送出去。

想要在特定的跟进中发送特定的文件？ “发送时机”备注用于描述某种情况，以便机器人决定何时适用；它并不知道当前触发的是第几次跟进。若要准确地在第二次提醒时发送语音备注，并在第三次提醒时发送价格图片，请改为将这些项目固定在代理的“跟进”步骤中的对应步骤上：请参阅 将媒体项目附加到特定的跟进。

跟进消息可以仅包含媒体内容。 如果某个项目旨在独立呈现——比如一段已经说明了一切的语音留言——那么跟进消息可以仅发送该媒体，无需文字。请在**“机器人发送此内容时应该说什么？”**字段中注明，例如“仅发送语音留言，无需文字”。否则，机器人会在发送媒体的同时附带一条简短的文字提醒。

需要了解的几点事项：

• 这适用于快速跟进（早期提醒）和更长的多日跟进周期——支持 WhatsApp Web、Instagram、Messenger 和 Telegram。
• 在 WhatsApp Business API 上，媒体跟进消息只能在 24 小时窗口期内发送。在此之后，WhatsApp 仅允许发送预先批准的模板，因此后续的跟进消息只能是纯文本。
• 同样的单次对话发送上限也适用，因此除非你提高了该项目的限制，否则机器人不会在多次跟进中重复发送同一个文件。

如何添加媒体 #

1. 在主侧边栏中，点击 AI Studio。
2. 点击 Media Library（媒体库）。
3. 点击 + Add media（添加媒体）按钮。

4. 在 添加到代理 下，勾选该项目所属的一个或多个代理。一个项目可以附加到多个代理，您可以搜索列表，或按 最近使用、名称 或 优先显示在线 进行排序。
5. 点击以从您的设备 选择文件（图片、视频、GIF、音频或 PDF）。对于音频，您也可以切换到 录制语音留言，直接在应用内录制，无需上传。如果您添加音频，可以选择将其作为 语音留言（录音气泡）还是常规 音频文件 发送。
6. 输入一个简短的 标题，以便日后识别该项目（例如“蓝色连衣裙照片”）。
7. 在 机器人应何时发送此内容？ 字段中，用通俗易懂的语言描述发送场景。

8. 点击 添加媒体。该项目将出现在您的媒体列表中，并立即对您附加到的每个代理上的机器人可用。

您也可以从代理 (Agent) 自己的媒体选项卡添加媒体 —— 这会打开同一个底层库，只是预先筛选到了该代理。该选项卡从代理创建的那一刻起就可使用，包括您刚刚创建或从其他代理复制的代理，并且您在那里上传的文件会立即归属于该代理：

已经上传了文件并想在另一个代理上重复使用？ 无需再次上传，只需打开该项目并点击 Assign（分配），然后选择额外的代理即可。文件本身不会被复制——您只是将另一个代理添加到了同一个媒体项目中。

填写内容 #

这些字段是给机器人的备注，而不是发给联系人的消息 #

标题、**机器人应该何时发送此内容？以及发送此内容时机器人应该说什么？**字段由您使用您习惯的语言编写。您的联系人永远看不到这些内容。

机器人总是使用联系人所使用的语言与每位联系人交流。因此，如果您用中文编写备注，而一位讲英语的联系人询问场地情况，机器人会根据您的备注发送带有英文说明的照片。请使用对您来说最方便的语言编写备注。

支持的文件和限制 #

• 图像： JPG, PNG, GIF, WebP
• 视频： MP4, MOV, WebM
• 音频： MP3, OGG, WAV, M4A（作为语音备忘录或普通音频文件发送）
• 文档： PDF
• 最大大小： 每个文件 10 MB
• 每个代理： 最多 50 个项目

当您上传 PDF 时，平台会读取其中的文本，以便机器人了解其内容——这与针对图片和音频的自动分析功能相同。

编辑和删除媒体 #

• 要更改项目的标题或其何时发送指令，请点击该项目并编辑相应字段，然后保存。（编辑指令无需重新上传文件。）
• 要修复误听词语的转录内容，或修复机器人对文件中所见内容的描述，请在同一个编辑器中编辑该字段。请参阅 更正转录内容。
• 要删除项目，请点击其上的删除（垃圾桶）图标。文件及其指令将被移除，机器人将停止发送该项目。
• 要替换文件本身，请删除该项目并添加一个新项目。

哪些渠道可以接收媒体 #

大多数渠道都可以接收媒体，但并非全部：

有几点需要注意：

• 短信无法接收媒体。 在短信对话中，机器人将不会提供媒体项目。
• Instagram 无法接收文档。 在 Instagram 对话中，机器人不会发送 PDF——它会改为以文本形式回复。
• GIF 在上传时会自动优化，以便在 WhatsApp 上播放动画。在某些其他渠道上，GIF 可能会显示为静态图片。
• WhatsApp 的 24 小时窗口也适用于媒体。 如果距离联系人上次给您发送消息已过去太久，WhatsApp 可能会阻止任何消息（包括媒体），直到对方再次回复。

获得最佳效果的提示 #

1. 像向新团队成员介绍工作一样编写“何时发送”的说明。 描述确切的时机——例如“当客户要求查看公寓照片时”——而不仅仅是主题。
2. 每个项目仅限一个用途。 针对不同情况上传单独的项目，而不是试图用一个文件涵盖所有内容。
3. 保持文件小巧，加载迅速。 与巨大的文件相比，压缩后的图片或短视频在聊天中传输速度更快，显示效果也更好。
4. 使用清晰、易于识别的标题。 当您的库内容增加时，好的标题可以让您轻松查找并更新正确的项目。
5. 在“试用”(Try Out) 中进行测试。 添加媒体后，请使用智能体的“试用”选项卡，在上线前检查机器人是否在正确的时间选择了正确的项目。图片、视频、音频或文档会直接显示在测试聊天中，位置与联系人实际接收到的位置完全一致。

较旧的测试对话可能会显示“媒体预览已过期”。 测试聊天是一个沙盒环境——没有任何真实消息会离开您的账户——其媒体预览仅保留 7 天。如果您稍后返回查看旧的测试对话，过期的预览会显示一条小提示；只需再次询问机器人即可重新查看。真实对话不受影响：联系人会收到实际的文件，该文件不会过期。

针对同一事物的多个文件。 机器人通常会为当前时刻选择最合适的一项，因此，如果五张照片都带有相同的“机器人何时发送此内容？”备注，通常意味着只会发送其中一张。如果一组内容属于同一个整体（例如某款产品的所有照片、一份完整的菜单），请在代理的指令中说明，例如“当有人询问花园椅时，发送所有花园椅的照片”，并为每张照片添加一个标注该产品名称的备注。这样，机器人就会在一次回复中发送整组内容。

机器人不会重复发送同一个文件。 默认情况下，每个项目在每次对话中最多发送一次。如果客户反复询问同一件事，机器人会以文本形式回答，而不是再次发送同一张图片。如果您确实希望该项目可以重复发送，请提高该项目的“每次对话发送的最大次数”值。

来自您自己工具的文件 #

一个库最多可容纳 50 个项目。如果您的产品照片、菜单或规格表已经存在于您自己的系统（数据库、商店、CRM）中，则无需在此处上传。将该系统作为 自定义函数 或 MCP 服务器 连接到代理，使其返回文件的直接链接，机器人就会发送文件本身，而不是粘贴链接。

工作原理：

1. 联系人询问某事，例如“我能看看橄榄油吗？”
2. 机器人调用您的工具，结果包含一个文件链接，例如 https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. 机器人将该文件作为真实的图像、视频、音频文件或文档发送给联系人，并附带联系人语言的简短说明

链接的要求：

• 以 https:// 开头的文件直接链接。指向网页（产品页面）的链接不是文件；机器人会将其作为普通链接分享。
• 图像： JPG、PNG、WebP、GIF。视频： MP4、MOV、WebM、3GP。音频： MP3、OGG、M4A、AAC、WAV。文档： PDF、Word、Excel、PowerPoint、CSV
• 每个文件最大 16 MB
• 无需登录即可访问。需要密码或已过期的链接无法发送。

值得注意：

• 机器人只会发送在该对话中由您自己的工具返回的链接。联系人输入的链接或机器人捏造的链接绝不会作为文件发送。
• 文件在发送时会被复制，因此即使您的链接稍后过期，联系人仍会保留该文件。
• 每个文件链接在每次对话中最多发送一次。
• 适用与库项目相同的渠道限制，请参阅 哪些渠道可以接收媒体。
• 在代理的 试用 (Try Out) 选项卡中，文件会显示在测试聊天中，不会发送给任何人。

自行发送媒体 #

媒体库用于机器人的自动发送。您可以随时从聊天界面手动向联系人发送任何图像、视频或文件——这不需要设置库项目。

后续步骤 #

• AI 智能体 — 每个智能体编辑器内的“媒体”选项卡。
• AI 智能体 — AI Studio 组的主页面，与知识库和自定义函数并列。
• 自动跟进 — 关于媒体可附加的跟进序列的完整指南。