Libreria multimediale #

La Media Library consente al tuo bot AI di inviare immagini, video, GIF, note vocali e documenti PDF a un contatto durante una conversazione. Carichi i file una volta, indichi al bot quando inviare ciascuno di essi e il bot sceglie quello giusto al momento giusto: ad esempio, inviando la foto di un prodotto quando qualcuno chiede “posso vederlo?”, una brochure in PDF quando qualcuno richiede il listino prezzi completo o una rapida nota vocale che guida il cliente attraverso il tuo menu.

Immaginala come uno scaffale di file pronti per essere inviati dal tuo bot. Sei tu a decidere cosa c’è sullo scaffale e quando ogni elemento deve essere utilizzato.

La Libreria multimediale è disponibile per impostazione predefinita su ogni account.

Perché utilizzare una Libreria multimediale #

Le risposte di solo testo possono arrivare fino a un certo punto. Una foto, un breve video o una nota vocale spesso rispondono a una domanda più velocemente e in modo più convincente di un paragrafo di testo.

Cosa permette di fare la libreria multimediale al tuo bot:

• Invia una foto del prodotto quando un contatto chiede di vedere qualcosa
• Condividi un menu, un listino prezzi o una foto di un prodotto come immagine
• Invia un breve video dimostrativo o tutorial
• Rispondi con una GIF quando si adatta al tono della conversazione
• Invia una nota vocale o una clip audio per un tocco personale e umano
• Invia un documento PDF: una brochure, un listino prezzi, un catalogo o un documento con i termini di servizio

Dalla libreria, il bot invia solo i file che tu hai caricato e approvato. Non inventa mai un file e non invia mai un file da un link incollato da un contatto. Preferisci mantenere un catalogo ampio nel tuo sistema? Consulta File dai tuoi strumenti.

Dove trovarla #

Nella barra laterale principale, sotto AI Studio, fai clic su Media Library. Questa pagina mostra ogni file che il bot può inviare in una vista a livello di account, raggruppati in modo che un file utilizzato in più punti appaia come una singola scheda. Ogni elemento appartiene a uno o più dei tuoi AI Agent: la scheda elenca quali. Usa il filtro Show in alto per visualizzare tutto o solo i media di un singolo agente.

Come decide il bot cosa inviare #

Questa è la parte più importante da configurare correttamente. Per ogni elemento che carichi, scrivi una breve istruzione che descrive quando il bot deve inviarlo. Il bot legge queste istruzioni e invia un elemento solo quando si verifica effettivamente la situazione che hai descritto.

Per esempio:

Più chiara è la tua istruzione, migliore sarà il tempismo del bot. Istruzioni vaghe come “invia quando pertinente” offrono al bot meno indicazioni rispetto a “invia quando un cliente chiede informazioni sui prezzi del piano premium”.

Come fa il bot a sapere cosa c’è in ogni file #

Quando carichi un file, la piattaforma lo analizza automaticamente e scrive una breve descrizione del suo contenuto: “guarda” la tua immagine o il tuo video, o trascrive il tuo audio. Il bot usa questo insieme alla tua istruzione “quando inviare”, così comprende sia cos’è il file che quando usarlo, anche se la tua descrizione è breve. Vedrai questo riepilogo AI su ogni elemento nell’elenco (mostrato come “L’AI vede: …”).

Non devi fare nulla per questo: avviene al momento del caricamento. Significa semplicemente che un titolo e un’istruzione chiari, uniti alla lettura del file da parte dell’IA, offrono al bot le migliori possibilità di inviare la cosa giusta al momento giusto.

Correzione di una trascrizione #

Per una nota vocale o un file audio, tale descrizione è la trascrizione: le parole pronunciate nella registrazione. È anche il testo mostrato sotto la nota vocale nelle tue chat dopo che il bot l’ha inviata. La trascrizione automatica a volte interpreta erroneamente un nome, un marchio o una parola insolita, e puoi correggerla tu stesso.

1. Nella tua Libreria multimediale, o nella scheda Media dell’agente, fai clic sull’elemento per aprire il suo editor.
2. Trova il campo Trascrizione. Mostra il testo che è stato scritto quando hai caricato il file.
3. Correggi le parole che sono state interpretate erroneamente, quindi fai clic su Salva.

Da quel momento in poi il bot leggerà il testo corretto e ogni nota vocale che invierà mostrerà il testo corretto sotto di essa. I messaggi già inviati manterranno il testo con cui sono stati inviati.

Buono a sapersi:

• La trascrizione viene conservata come un breve paragrafo di massimo 300 caratteri. Una registrazione più lunga viene troncata a tale lunghezza, quindi mantieni la parte che spiega al bot di cosa tratta la registrazione.
• Immagini, video e documenti hanno lo stesso campo, chiamato Cosa vede il bot in questo file. Modificalo quando la descrizione automatica è errata o omette qualcosa di importante.
• Puoi svuotare il campo. Il bot si affiderà quindi solo al titolo e all’istruzione “quando inviare”.
• Il campo appare quando modifichi un elemento esistente. Un nuovo caricamento inizia sempre con il testo automatico.

Media nei follow-up #

Uno dei posti più utili per i media è il follow-up: il sollecito automatico che il bot invia quando un contatto che aveva risposto in precedenza rimane in silenzio per un po’. Un breve messaggio vocale, un video rapido o una clip del tipo “ci sei ancora?” spesso riattivano l’interesse molto meglio di un’altra riga di testo.

Per utilizzarlo, scrivi un’istruzione “quando inviare” che descriva una situazione di follow-up, ad esempio:

Quando arriva quel momento, il bot decide se uno dei tuoi elementi multimediali è adatto al follow-up e, in tal caso, lo invia.

Desideri un file specifico per un follow-up specifico? Una nota “quando inviare” descrive una situazione, quindi il bot decide quando è appropriato; non sa quale numero di follow-up sia in esecuzione. Per inviare il messaggio vocale esattamente al secondo sollecito e l’immagine dei prezzi al terzo, associa gli elementi a quei passaggi nella fase Follow-up dell’agente: consulta Allegare un elemento multimediale a un follow-up specifico.

I follow-up possono contenere solo media. Se un elemento deve essere autosufficiente - ad esempio un messaggio vocale che dice già tutto - il follow-up può essere solo quel contenuto multimediale, senza testo. Segnalalo nel campo “Cosa dovrebbe dire il bot quando invia questo?”, ad esempio “invia solo il messaggio vocale, non serve testo”. Altrimenti, il bot invierà un breve sollecito testuale insieme ai media.

Alcune cose da sapere:

• Funziona sia per i follow-up rapidi (i solleciti iniziali) che per i cicli di follow-up di più giorni più lunghi, su WhatsApp Web, Instagram, Messenger e Telegram.
• Sull’API di WhatsApp Business, i follow-up multimediali possono essere inviati solo mentre la finestra delle 24 ore è ancora aperta. Dopodiché, WhatsApp consente solo modelli pre-approvati, quindi i follow-up successivi rimarranno solo testuali.
• Si applica lo stesso limite di invio per conversazione, quindi il bot non ripeterà lo stesso file nei vari follow-up a meno che non aumenti il limite per quell’elemento.

Come aggiungere contenuti multimediali #

1. Nella barra laterale principale, fai clic su AI Studio.
2. Fai clic su Media Library.
3. Fai clic sul pulsante + Add media.

4. Sotto Aggiungi agli agenti, spunta l’agente o gli agenti a cui l’elemento deve appartenere. Un elemento può essere collegato a più di uno e puoi cercare nell’elenco o ordinarlo per Recenti, Nome o Prima i live.
5. Clicca per scegliere un file (immagine, video, GIF, audio o PDF) dal tuo dispositivo. Per l’audio puoi anche passare a Registra nota vocale e registrarne una direttamente nell’app invece di caricarla. Se aggiungi un audio, puoi scegliere se inviarlo come nota vocale (una bolla di voce registrata) o come normale file audio.
6. Digita un breve Titolo in modo da poter riconoscere l’elemento in seguito (ad es. “Foto vestito blu”).
7. Nel campo Quando dovrebbe inviarlo il bot?, descrivi la situazione in linguaggio semplice.

8. Clicca su Aggiungi media. L’elemento appare nel tuo elenco multimediale ed è immediatamente disponibile per il bot su ogni agente a cui lo hai collegato.

Puoi anche aggiungere contenuti multimediali dalla scheda Media di un Agente: si apre la stessa libreria sottostante, solo pre-filtrata per quell’agente. La scheda funziona dal momento in cui l’agente esiste, inclusi quelli creati un minuto fa o duplicati da un altro, e un file che carichi lì appartiene immediatamente a quell’agente:

Hai già caricato un file e vuoi riutilizzarlo su un altro agente? Invece di caricarlo di nuovo, apri l’elemento e fai clic su Assign, quindi scegli l’agente o gli agenti aggiuntivi. Il file stesso non viene duplicato: stai solo aggiungendo un altro agente allo stesso elemento multimediale.

Cosa compilare #

Questi campi sono note per il bot, non messaggi per il tuo contatto #

I campi Titolo, Quando deve inviarlo il bot? e Cosa deve dire il bot quando lo invia? sono a tua disposizione e puoi scriverli nella lingua che preferisci. Il tuo contatto non li vedrà mai.

Il bot scrive sempre a ogni contatto nella lingua di quel contatto. Quindi, se scrivi le tue note in cinese e un contatto di lingua inglese chiede di vedere la sede, il bot invierà la foto con una didascalia in inglese basata sulla tua nota. Scrivi le tue note nella lingua che ti risulta più semplice.

File supportati e limiti #

• Immagini: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Audio: MP3, OGG, WAV, M4A (invia come nota vocale o come semplice file audio)
• Documenti: PDF
• Dimensione massima: 10 MB per file
• Per agente: fino a 50 elementi

Quando carichi un PDF, la piattaforma ne legge il testo in modo che il bot sappia cosa contiene, esattamente come avviene per l’analisi automatica di immagini e audio.

Modifica e rimozione di contenuti multimediali #

• Per modificare il titolo di un elemento o la sua istruzione quando inviare, fai clic sull’elemento e modifica i campi, quindi salva. (La modifica dell’istruzione non richiede il ricaricamento del file.)
• Per correggere una trascrizione che ha interpretato erroneamente una parola, o la descrizione di ciò che il bot vede in un file, modifica quel campo nello stesso editor. Vedi Correzione di una trascrizione.
• Per rimuovere un elemento, fai clic sull’icona elimina (cestino) su di esso. Il file e la sua istruzione vengono rimossi e il bot smette di inviarlo.
• Per sostituire il file stesso, elimina l’elemento e aggiungine uno nuovo.

Quali canali possono ricevere contenuti multimediali #

La maggior parte dei canali può ricevere contenuti multimediali, ma non tutti:

Alcune cose da tenere a mente:

• Gli SMS non possono ricevere media. Nelle conversazioni SMS il bot semplicemente non offrirà elementi multimediali.
• Instagram non può ricevere documenti. In una conversazione Instagram il bot non invierà PDF: risponderà invece con del testo.
• Le GIF vengono ottimizzate automaticamente quando le carichi in modo che si animino su WhatsApp. Su alcuni altri canali una GIF potrebbe apparire come un’immagine statica.
• La finestra di 24 ore di WhatsApp si applica anche ai media. Se è passato troppo tempo dall’ultimo messaggio del contatto, WhatsApp potrebbe bloccare qualsiasi messaggio, inclusi i media, finché non risponderanno di nuovo.

Suggerimenti per risultati ottimali #

1. Scrivi l’istruzione “quando inviare” come se stessi dando istruzioni a un nuovo membro del team. Descrivi il momento esatto - “quando un cliente chiede di vedere le foto dell’appartamento” - non solo l’argomento.
2. Uno scopo per elemento. Carica elementi separati per situazioni separate invece di un unico file che speri copra tutto.
3. Mantieni i file piccoli e veloci da caricare. Un’immagine compressa o una breve clip arriva più velocemente e ha un aspetto migliore in chat rispetto a un file enorme.
4. Usa titoli chiari e riconoscibili. Quando la tua libreria cresce, dei buoni titoli rendono facile trovare e aggiornare l’elemento giusto.
5. Prova in Try Out. Dopo aver aggiunto i file multimediali, usa la scheda Try Out dell’Agente per verificare che il bot scelga l’elemento giusto al momento giusto prima di andare online. L’immagine, il video, l’audio o il documento vengono visualizzati direttamente nella chat di test, esattamente dove il contatto li riceverebbe.

Le conversazioni di test meno recenti potrebbero mostrare “Anteprima multimediale scaduta”. La chat di test è un ambiente sandbox - nessun messaggio reale lascia il tuo account - e le sue anteprime multimediali rimangono visibili per 7 giorni. Se torni in seguito su una vecchia conversazione di test, un’anteprima scaduta mostrerà invece una piccola nota; basta chiedere di nuovo al bot per vederla aggiornata. Le conversazioni reali non ne risentono: i contatti ricevono il file effettivo, che non scade.

Più file per la stessa cosa. Il bot solitamente sceglie l’elemento migliore per il momento, quindi cinque foto con la stessa nota “Quando dovrebbe inviare questo il bot?” solitamente significa che ne verrà inviata solo una. Se un set appartiene allo stesso contesto (tutte le foto di un prodotto, un menu completo), specificalo nelle istruzioni dell’agente, ad esempio “Quando qualcuno chiede della sedia da giardino, invia tutte le foto della sedia da giardino”, e assegna a ogni foto una nota che identifichi il prodotto. Il bot invierà quindi l’intero set in un’unica risposta.

Il bot non farà spam con lo stesso file. Per impostazione predefinita, ogni elemento viene inviato al massimo una volta per conversazione. Se un cliente continua a chiedere la stessa cosa, il bot risponderà con un testo anziché inviare di nuovo la stessa immagine. Aumenta il valore “Volte massime di invio per conversazione” su un elemento se desideri davvero che sia reinviabile.

File dai tuoi strumenti #

Una libreria può contenere fino a 50 elementi per agente. Se le foto dei tuoi prodotti, i menu o le schede tecniche risiedono già nel tuo sistema (un database, un negozio, un CRM), non è necessario caricarli qui. Collega quel sistema all’agente come Funzione personalizzata o Server MCP che restituisce un link diretto al file, e il bot invierà il file stesso invece di incollare il link.

Come funziona:

1. Il contatto chiede qualcosa, ad esempio “posso vedere l’olio d’oliva?”
2. Il bot chiama il tuo strumento e il risultato contiene un link al file come https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. Il bot invia quel file al contatto come immagine, video, file audio o documento reale, con una breve didascalia nella lingua del contatto

Cosa deve essere il link:

• Un link diretto al file che inizia con https://. Un link a una pagina web (una pagina prodotto) non è un file; il bot lo condividerà come un normale link.
• Immagini: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Audio: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Documenti: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Fino a 16 MB per file
• Raggiungibile senza effettuare l’accesso. Un link che richiede una password o che è già scaduto non può essere inviato.

Buono a sapersi:

• Il bot invia solo i link restituiti dai tuoi strumenti in quella conversazione. Un link digitato da un contatto, o uno che il bot potrebbe inventare, non viene mai inviato come file.
• Il file viene copiato al momento dell’invio, quindi il contatto lo conserva anche se il tuo link scade in seguito.
• Ogni link al file viene inviato al massimo una volta per conversazione.
• Si applicano gli stessi limiti di canale previsti per gli elementi della libreria, consulta Quali canali possono ricevere contenuti multimediali.
• Nella scheda Prova dell’agente, il file viene visualizzato nella chat di test e non viene inviato a nessuno.

Inviare contenuti multimediali personalmente #

La Libreria multimediale è destinata agli invii automatici del bot. Puoi sempre inviare manualmente qualsiasi immagine, video o file a un contatto dall’Interfaccia Chat in qualsiasi momento: non è necessario configurare un elemento della libreria.

Prossimi passi #

• Agent AI — la scheda Media all’interno dell’editor di ogni Agente.
• Agent AI — la pagina principale del gruppo AI Studio, insieme a Knowledge Base e Funzioni personalizzate.
• Follow-up automatizzati — la guida completa alle sequenze di follow-up a cui i media possono essere allegati.