Biblioteca de medios #

La Biblioteca de medios permite que su bot de IA envíe imágenes, vídeos, GIF, notas de voz y documentos PDF a un contacto durante una conversación. Usted sube los archivos una vez, le indica al bot cuándo debe enviarse cada uno y el bot elige el correcto en el momento adecuado; por ejemplo, enviar la foto de un producto cuando alguien pregunta “¿puedo verlo?”, un folleto en PDF cuando alguien solicita la lista de precios completa o una nota de voz rápida que guíe a un cliente a través de su menú.

Piénsalo como un estante de archivos listos para enviar para tu bot. Tú decides qué hay en el estante y cuándo se utiliza cada elemento.

La Biblioteca de medios está disponible en todas las cuentas de forma predeterminada.

Por qué usar una Biblioteca de medios #

Las respuestas solo de texto tienen sus límites. Una foto, un vídeo corto o una nota de voz a menudo responden a una pregunta de forma más rápida y convincente que un párrafo de texto.

Lo que la biblioteca de medios permite hacer a tu bot:

• Envíe la foto de un producto cuando un contacto pida ver algo
• Comparta un menú, lista de precios o foto de producto como imagen
• Envíe un vídeo corto de demostración o tutorial
• Responda con un GIF cuando se ajuste al tono de la conversación
• Envíe una nota de voz o clip de audio para darle un toque personal y humano
• Envíe un documento PDF: un folleto, lista de precios, catálogo o documento de términos

Desde la biblioteca, el bot solo envía archivos que tú has subido y aprobado. Nunca inventa un archivo y nunca envía un archivo desde un enlace que un contacto pegue. ¿Prefieres mantener un catálogo grande en tu propio sistema? Consulta Archivos desde tus propias herramientas.

Dónde encontrarla #

En la barra lateral principal, bajo AI Studio, haz clic en Media Library. Esta página muestra todos los archivos que el bot puede enviar en una vista de toda la cuenta, agrupados de modo que un archivo utilizado en varios lugares aparece como una sola tarjeta. Cada elemento pertenece a uno o más de tus AI Agents; la tarjeta indica cuáles. Usa el filtro Show en la parte superior para ver todo o solo el contenido multimedia de un agente.

Cómo decide el bot qué enviar #

Esta es la parte más importante. Para cada elemento que subas, escribirás una breve instrucción describiendo cuándo debe enviarlo el bot. El bot lee estas instrucciones y solo envía un elemento cuando realmente surge la situación que describiste.

Por ejemplo:

Cuanto más clara sea tu instrucción, mejor será el tiempo de respuesta del bot. Las instrucciones vagas como “enviar cuando sea relevante” le dan al bot menos información con la que trabajar que “enviar cuando un cliente pregunte por el precio del plan premium”.

Cómo sabe el bot qué hay en cada archivo #

Cuando subes un archivo, la plataforma lo analiza automáticamente y escribe una breve descripción de lo que contiene: “mira” tu imagen o vídeo, o transcribe tu audio. El bot utiliza esto junto con tu instrucción de “cuándo enviar”, por lo que entiende tanto qué es el archivo como cuándo usarlo, incluso si tu propia descripción es breve. Verás este resumen de IA en cada elemento de la lista (que aparece como “La IA ve: …”).

No tienes que hacer nada para esto, ocurre al subir el archivo. Simplemente significa que un título y una instrucción claros, además de la propia lectura del archivo por parte de la IA, le dan al bot la mejor oportunidad de enviar lo correcto en el momento adecuado.

Corrección de una transcripción #

Para una nota de voz o un archivo de audio, esa descripción es la transcripción: las palabras pronunciadas en la grabación. También es el texto que se muestra debajo de la nota de voz en tus chats después de que el bot la envía. La transcripción automática a veces interpreta mal un nombre, una marca o una palabra inusual, y puedes corregirlo tú mismo.

1. En tu Biblioteca de medios, o en la pestaña Medios del agente, haz clic en el elemento para abrir su editor.
2. Busca el campo Transcripción. Muestra el texto que se escribió cuando subiste el archivo.
3. Corrige las palabras que se interpretaron mal y luego haz clic en Guardar.

A partir de ese momento, el bot lee el texto corregido y cada nota de voz que envía muestra el texto corregido debajo. Los mensajes que ya se enviaron conservan el texto con el que se enviaron.

Es bueno saber:

• La transcripción se mantiene como un párrafo corto de hasta 300 caracteres. Una grabación más larga se corta en esa longitud, así que conserva la parte que le indica al bot de qué trata la grabación.
• Las imágenes, los videos y los documentos tienen el mismo campo, llamado Lo que el bot ve en este archivo. Edítalo cuando la descripción automática sea incorrecta o pase por alto algo importante.
• Puedes vaciar el campo. El bot entonces dependerá únicamente de tu título y de la instrucción de “cuándo enviar”.
• El campo aparece cuando editas un elemento existente. Una carga nueva siempre comienza con el texto automático.

Contenido multimedia en seguimientos #

Uno de los lugares más útiles para el contenido multimedia es un seguimiento: el aviso automático que envía el bot cuando un contacto que respondió anteriormente permanece en silencio durante un tiempo. Una nota de voz breve, un vídeo rápido o un clip de “¿sigues ahí?” a menudo vuelven a captar la atención de alguien mucho mejor que otra línea de texto.

Para usarlo, escribe una instrucción de “cuándo enviar” que describa una situación de seguimiento, por ejemplo:

Cuando llega ese momento, el bot decide si uno de tus elementos multimedia encaja con el seguimiento y, si es así, lo envía.

¿Quieres un archivo específico en un seguimiento específico? Una nota de “cuándo enviar” describe una situación, por lo que el bot decide cuándo encaja; no sabe qué número de seguimiento se está ejecutando. Para enviar la nota de voz exactamente en el segundo recordatorio y la imagen de precios en el tercero, fija los elementos a esos pasos en el paso de Seguimientos del agente: consulta Adjuntar un elemento multimedia a un seguimiento específico.

Los seguimientos pueden ser solo multimedia. Si un elemento está pensado para enviarse por sí solo (por ejemplo, una nota de voz que ya lo dice todo), el seguimiento puede ser solo ese contenido multimedia, sin texto. Indícalo en el campo “¿Qué debería decir el bot al enviar esto?”, por ejemplo: “envía solo la nota de voz, no hace falta texto”. De lo contrario, el bot enviará un breve aviso de texto junto con el contenido multimedia.

Algunas cosas que debes saber:

• Esto funciona tanto para los seguimientos rápidos (los avisos iniciales) como para los ciclos de seguimiento de varios días más largos, en WhatsApp Web, Instagram, Messenger y Telegram.
• En la API de WhatsApp Business, los seguimientos multimedia solo pueden enviarse mientras la ventana de 24 horas siga abierta. Después de eso, WhatsApp solo permite plantillas preaprobadas, por lo que los seguimientos posteriores allí seguirán siendo solo de texto.
• Se aplica el mismo límite de envío por conversación, por lo que el bot no repetirá el mismo archivo en los seguimientos a menos que aumentes el límite de ese elemento.

Cómo añadir contenido multimedia #

1. En la barra lateral principal, haz clic en AI Studio.
2. Haz clic en Media Library.
3. Haz clic en el botón + Add media.

4. En Agregar a agentes, marque el o los agentes a los que debe pertenecer el elemento. Un elemento puede adjuntarse a más de uno, y puede buscar en la lista u ordenarla por Reciente, Nombre o En vivo primero.
5. Haga clic para elegir un archivo (imagen, video, GIF, audio o PDF) desde su dispositivo. Para audio, también puede cambiar a Grabar nota de voz y grabar una directamente en la aplicación en lugar de cargarla. Si añade audio, puede elegir si se envía como nota de voz (una burbuja de voz grabada) o como un archivo de audio normal.
6. Escriba un Título breve para que pueda reconocer el elemento más tarde (por ejemplo, “Foto del vestido azul”).
7. En el campo ¿Cuándo debería enviar esto el bot?, describa la situación en lenguaje sencillo.

8. Haga clic en Agregar contenido multimedia. El elemento aparece en su lista de contenido multimedia y está disponible de inmediato para el bot en cada agente al que lo haya adjuntado.

También puede añadir contenido multimedia desde la pestaña Medios de un Agente; esto abre la misma biblioteca subyacente, solo que prefiltrada para ese agente. La pestaña funciona desde el momento en que existe el agente, incluido uno que haya creado hace un minuto o duplicado de otro, y un archivo que suba allí pertenece a ese agente de inmediato:

¿Ya has subido un archivo y quieres reutilizarlo en otro agente? En lugar de subirlo de nuevo, abre el elemento y haz clic en Assign, luego elige el agente o agentes adicionales. El archivo en sí no se duplica; simplemente estás añadiendo otro agente al mismo elemento multimedia.

Qué rellenar #

Estos campos son notas para el bot, no mensajes para tu contacto #

Los campos Título, ¿Cuándo debería enviar esto el bot? y ¿Qué debería decir el bot al enviar esto? son para que los escribas en el idioma en el que pienses. Tu contacto nunca los verá.

El bot siempre escribe a cada contacto en el idioma de ese contacto. Por lo tanto, si escribes tus notas en chino y un contacto de habla inglesa pide ver el lugar, el bot enviará la foto con un pie de foto en inglés basado en tu nota. Escribe tus notas en el idioma que te resulte más fácil.

Archivos admitidos y límites #

• Imágenes: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Audio: MP3, OGG, WAV, M4A (enviar como nota de voz o archivo de audio simple)
• Documentos: PDF
• Tamaño máximo: 10 MB por archivo
• Por agente: hasta 50 elementos

Cuando sube un PDF, la plataforma lee su texto para que el bot sepa qué contiene, al igual que el análisis automático de imágenes y audio.

Edición y eliminación de archivos multimedia #

• Para cambiar el título de un elemento o su instrucción de cuándo enviar, haz clic en el elemento y edita los campos, luego guarda. (Editar la instrucción no requiere volver a subir el archivo).
• Para corregir una transcripción que interpretó mal una palabra, o la descripción de lo que el bot ve en un archivo, edita ese campo en el mismo editor. Consulta Corrección de una transcripción.
• Para eliminar un elemento, haz clic en el icono de eliminar (papelera) sobre él. El archivo y su instrucción se eliminan y el bot deja de enviarlo.
• Para reemplazar el archivo en sí, elimina el elemento y añade uno nuevo.

Qué canales pueden recibir archivos multimedia #

La mayoría de los canales pueden recibir archivos multimedia, pero no todos:

Un par de cosas a tener en cuenta:

• SMS no puede recibir contenido multimedia. En las conversaciones por SMS, el bot simplemente no ofrecerá elementos multimedia.
• Instagram no puede recibir documentos. En una conversación de Instagram, el bot no enviará archivos PDF; en su lugar, responderá con texto.
• Los GIF se optimizan automáticamente al subirlos para que se animen en WhatsApp. En otros canales, un GIF puede mostrarse como una imagen estática.
• La ventana de 24 horas de WhatsApp también se aplica al contenido multimedia. Si ha pasado demasiado tiempo desde que el contacto te envió un mensaje por última vez, WhatsApp puede bloquear cualquier mensaje (incluido el contenido multimedia) hasta que vuelvan a responder.

Consejos para obtener mejores resultados #

1. Escribe la instrucción de “cuándo enviar” como si estuvieras informando a un nuevo miembro del equipo. Describe el momento exacto (por ejemplo, “cuando un cliente pide ver fotos del apartamento”) y no solo el tema.
2. Un propósito por elemento. Sube elementos separados para situaciones distintas en lugar de un solo archivo que esperas que cubra todo.
3. Mantén los archivos pequeños y de carga rápida. Una imagen comprimida o un clip corto llega más rápido y se ve mejor en el chat que un archivo enorme.
4. Usa títulos claros y reconocibles. A medida que tu biblioteca crezca, unos buenos títulos facilitarán encontrar y actualizar el elemento correcto.
5. Prueba en Probar (Try Out). Después de añadir contenido multimedia, usa la pestaña Probar del agente para comprobar que el bot elige el elemento correcto en el momento adecuado antes de publicarlo. La imagen, el video, el audio o el documento aparecerán directamente en el chat de prueba, exactamente donde el contacto lo recibiría.

Las conversaciones de prueba antiguas pueden mostrar “Vista previa de medios caducada”. El chat de prueba es un entorno aislado (no sale ningún mensaje real de tu cuenta) y sus vistas previas de medios permanecen visibles durante 7 días. Si vuelves a una conversación de prueba antigua más tarde, una vista previa caducada mostrará una pequeña nota en su lugar; simplemente pídele al bot de nuevo que la muestre. Las conversaciones reales no se ven afectadas: los contactos reciben el archivo real, el cual no caduca.

Varios archivos para lo mismo. El bot normalmente elige el mejor elemento para el momento, por lo que cinco fotos con la misma nota de “¿Cuándo debería el bot enviar esto?” generalmente significa que solo se envía una foto. Si un conjunto pertenece a lo mismo (todas las fotos de un producto, un menú completo), indíquelo en las instrucciones del agente, por ejemplo “Cuando alguien pregunte por la silla de jardín, envíe todas las fotos de la silla de jardín”, y asigne a cada foto una nota que nombre el producto. El bot enviará entonces todo el conjunto en una sola respuesta.

El bot no enviará spam con el mismo archivo. Cada elemento se envía como máximo una vez por conversación de forma predeterminada. Si un cliente sigue preguntando por lo mismo, el bot responderá con texto en lugar de volver a enviar la misma imagen. Aumenta el valor de “Máximo de envíos por conversación” en un elemento si realmente quieres que se pueda enviar de nuevo.

Archivos desde tus propias herramientas #

Una biblioteca puede contener hasta 50 elementos por agente. Si tus fotos de productos, menús u hojas de especificaciones ya residen en tu propio sistema (una base de datos, una tienda, un CRM), no tienes que subirlos aquí. Conecta ese sistema al agente como una Función personalizada o un servidor MCP que devuelva un enlace directo al archivo, y el bot enviará el archivo en sí en lugar de pegar el enlace.

Cómo funciona:

1. El contacto solicita algo, por ejemplo, “¿puedo ver el aceite de oliva?”
2. El bot llama a tu herramienta y el resultado contiene un enlace de archivo como https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. El bot envía ese archivo al contacto como una imagen, vídeo, archivo de audio o documento real, con un breve pie de foto en el idioma del contacto

Lo que debe ser el enlace:

• Un enlace directo al archivo que comience con https://. Un enlace a una página web (una página de producto) no es un archivo; el bot lo comparte como un enlace normal.
• Imágenes: JPG, PNG, WebP, GIF. Vídeo: MP4, MOV, WebM, 3GP. Audio: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Documentos: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Hasta 16 MB por archivo
• Accesible sin iniciar sesión. Un enlace que requiera contraseña o que haya caducado no puede enviarse.

Es bueno saber:

• El bot solo envía enlaces que provienen de tus propias herramientas en esa conversación. Un enlace que un contacto escriba, o uno que el bot invente, nunca se enviará como archivo.
• El archivo se copia cuando se envía, por lo que el contacto lo conserva incluso si tu enlace caduca más tarde.
• Cada enlace de archivo se envía como máximo una vez por conversación.
• Se aplican los mismos límites de canal que para los elementos de la biblioteca; consulta Qué canales pueden recibir archivos multimedia.
• En la pestaña Probar del agente, el archivo se muestra en el chat de prueba y no se envía a nadie.

Envío de archivos multimedia por tu cuenta #

La Biblioteca multimedia es para los envíos automáticos del bot. Siempre puede enviar cualquier imagen, video o archivo a un contacto manualmente desde la Interfaz de chat en cualquier momento; eso no requiere configurar un elemento de la biblioteca.

Próximos pasos #

• Agentes de IA — la pestaña Multimedia dentro del editor de cada Agente.
• Agentes de IA — la página principal del grupo de AI Studio, junto con la Base de conocimientos y las Funciones personalizadas.
• Seguimientos automatizados — la guía completa sobre las secuencias de seguimiento a las que se puede adjuntar contenido multimedia.