Pustaka Media #

Pustaka Media memungkinkan bot AI Anda mengirim gambar, video, GIF, catatan suara, dan dokumen PDF ke kontak selama percakapan. Anda mengunggah file sekali, memberi tahu bot kapan masing-masing file harus dikirim, dan bot akan memilih file yang tepat pada saat yang tepat - misalnya, mengirim foto produk saat seseorang bertanya “bolehkah saya melihatnya?”, brosur PDF saat seseorang meminta daftar harga lengkap, atau catatan suara singkat yang memandu pelanggan melalui menu Anda.

Anggap ini sebagai rak berisi file siap kirim untuk bot Anda. Anda yang menentukan apa yang ada di rak tersebut dan kapan setiap item digunakan.

Pustaka Media tersedia di setiap akun secara default.

Mengapa Menggunakan Pustaka Media #

Jawaban berbasis teks saja tidak cukup. Foto, video pendek, atau pesan suara sering kali menjawab pertanyaan lebih cepat dan lebih meyakinkan daripada paragraf teks.

Apa yang bisa dilakukan bot Anda dengan pustaka media:

• Kirim foto produk saat kontak meminta untuk melihat sesuatu
• Bagikan menu, daftar harga, atau foto produk sebagai gambar
• Kirim video demo atau panduan singkat
• Balas dengan GIF saat sesuai dengan nada percakapan
• Kirim catatan suara atau klip audio untuk sentuhan pribadi yang lebih manusiawi
• Kirim dokumen PDF - brosur, daftar harga, katalog, atau dokumen ketentuan

Dari pustaka, bot hanya mengirimkan file yang Anda unggah dan setujui. Bot tidak pernah mengarang file dan tidak pernah mengirimkan file dari tautan yang ditempelkan oleh kontak. Ingin menyimpan katalog besar di sistem Anda sendiri? Lihat File dari alat Anda sendiri.

Tempat Menemukannya #

Di bilah sisi utama, di bawah AI Studio, klik Media Library. Halaman ini menampilkan setiap file yang dapat dikirim oleh bot dalam satu tampilan seluruh akun, dikelompokkan sehingga file yang digunakan di beberapa tempat muncul sebagai satu kartu. Setiap item termasuk dalam satu atau lebih AI Agent Anda — kartu tersebut mencantumkan agen mana saja. Gunakan filter Show di bagian atas untuk melihat semuanya atau hanya media milik satu agen.

Bagaimana Bot Memutuskan Apa yang Harus Dikirim #

Ini adalah bagian terpenting untuk dipahami. Untuk setiap item yang Anda unggah, Anda menulis instruksi singkat yang menjelaskan kapan bot harus mengirimnya. Bot membaca instruksi ini dan hanya mengirim item tersebut saat situasi yang Anda jelaskan benar-benar terjadi.

Sebagai contoh:

Semakin jelas instruksi Anda, semakin baik ketepatan waktu bot. Instruksi yang samar seperti “kirim saat relevan” memberikan informasi yang kurang bagi bot dibandingkan dengan “kirim saat pelanggan bertanya tentang harga untuk paket premium.”

Bagaimana Bot Mengetahui Isi Setiap File #

Saat Anda mengunggah file, platform secara otomatis menganalisisnya dan menulis deskripsi singkat tentang isinya - platform “melihat” gambar atau video Anda, atau mentranskripsikan audio Anda. Bot menggunakan ini bersama dengan instruksi “kapan harus mengirim” Anda, sehingga bot memahami apa file tersebut dan kapan harus menggunakannya - meskipun deskripsi Anda sendiri singkat. Anda akan melihat ringkasan AI ini pada setiap item dalam daftar (ditampilkan sebagai “AI melihat: …”).

Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk ini - proses ini terjadi saat pengunggahan. Ini berarti judul dan instruksi yang jelas, ditambah pembacaan file oleh AI itu sendiri, memberikan peluang terbaik bagi bot untuk mengirimkan hal yang tepat pada saat yang tepat.

Mengoreksi transkrip #

Untuk catatan suara atau file audio, deskripsi tersebut adalah transkrip: kata-kata yang diucapkan dalam rekaman. Ini juga merupakan teks yang ditampilkan di bawah catatan suara dalam obrolan Anda setelah bot mengirimkannya. Transkripsi otomatis terkadang salah mendengar nama, merek, atau kata yang tidak biasa, dan Anda dapat memperbaikinya sendiri.

1. Di Pustaka Media Anda, atau di tab Media agen, klik item tersebut untuk membuka editornya.
2. Temukan kolom Transkrip. Kolom ini menampilkan teks yang ditulis saat Anda mengunggah file.
3. Koreksi kata-kata yang salah dengar, lalu klik Simpan.

Sejak saat itu, bot akan membaca teks yang telah dikoreksi, dan setiap catatan suara yang dikirimkannya akan menampilkan teks yang telah dikoreksi di bawahnya. Pesan yang sudah terkirim akan tetap menggunakan teks yang disertakan saat pesan tersebut dikirim.

Hal yang perlu diketahui:

• Transkrip disimpan sebagai satu paragraf pendek hingga 300 karakter. Rekaman yang lebih panjang akan terpotong pada panjang tersebut, jadi simpan bagian yang memberi tahu bot tentang isi rekaman tersebut.
• Gambar, video, dan dokumen memiliki kolom yang sama, yang disebut Apa yang dilihat bot dalam file ini. Edit kolom tersebut jika deskripsi otomatis salah atau melewatkan sesuatu yang penting.
• Anda dapat mengosongkan kolom tersebut. Bot kemudian hanya akan mengandalkan judul dan instruksi “kapan harus mengirim” dari Anda.
• Kolom tersebut muncul saat Anda mengedit item yang sudah ada. Unggahan baru selalu dimulai dengan teks otomatis.

Media dalam Tindak Lanjut #

Salah satu tempat paling berguna untuk media adalah tindak lanjut - dorongan otomatis yang dikirim bot saat kontak yang membalas sebelumnya terdiam untuk sementara waktu. Catatan suara singkat, video cepat, atau klip “masih di sana?” sering kali membuat seseorang kembali terlibat jauh lebih baik daripada sekadar baris teks lainnya.

Untuk menggunakannya, tulis instruksi “kapan harus mengirim” yang menjelaskan situasi tindak lanjut, contohnya:

Saat momen itu tiba, bot memutuskan apakah salah satu item media Anda cocok untuk tindak lanjut tersebut dan, jika ya, bot akan mengirimkannya.

Ingin file tertentu pada tindak lanjut tertentu? Catatan “kapan harus mengirim” menjelaskan situasi, sehingga bot memutuskan kapan waktu yang tepat; bot tidak mengetahui nomor tindak lanjut mana yang sedang dipicu. Untuk mengirim catatan suara tepat pada pengingat kedua dan gambar harga pada yang ketiga, sematkan item tersebut ke langkah-langkah tersebut pada langkah Tindak lanjut agen sebagai gantinya: lihat Melampirkan item media ke tindak lanjut tertentu.

Tindak lanjut bisa berupa media saja. Jika sebuah item dimaksudkan untuk berdiri sendiri - katakanlah catatan suara yang sudah mengatakan segalanya - tindak lanjutnya bisa hanya berupa media tersebut, tanpa teks. Tandai ini di kolom “Apa yang harus dikatakan bot saat mengirim ini?”, contohnya “kirim saja catatan suaranya, tidak perlu teks”. Jika tidak, bot akan mengirimkan teks dorongan singkat bersama dengan media tersebut.

Beberapa hal yang perlu diketahui:

• Ini berfungsi untuk tindak lanjut cepat (dorongan awal) maupun siklus tindak lanjut multi-hari yang lebih lama - di WhatsApp Web, Instagram, Messenger, dan Telegram.
• Pada WhatsApp Business API, tindak lanjut media hanya dapat dikirim selama jendela 24 jam masih terbuka. Setelah itu, WhatsApp hanya mengizinkan templat yang telah disetujui sebelumnya, jadi tindak lanjut berikutnya di sana tetap hanya berupa teks.
• Batas pengiriman per percakapan yang sama berlaku, jadi bot tidak akan mengulangi file yang sama di seluruh tindak lanjut kecuali Anda menaikkan batas pada item tersebut.

Cara Menambahkan Media #

1. Di bilah sisi utama, klik AI Studio.
2. Klik Media Library.
3. Klik tombol + Add media.

4. Di bawah Tambahkan ke agen, centang agen yang akan memiliki item tersebut. Sebuah item dapat dilampirkan ke lebih dari satu agen, dan Anda dapat mencari di daftar atau mengurutkannya berdasarkan Terbaru, Nama, atau Langsung dulu.
5. Klik untuk memilih file (gambar, video, GIF, audio, atau PDF) dari perangkat Anda. Untuk audio, Anda juga dapat beralih ke Rekam pesan suara dan merekamnya langsung di aplikasi alih-alih mengunggah. Jika Anda menambahkan audio, Anda dapat memilih apakah file tersebut dikirim sebagai pesan suara (gelembung suara rekaman) atau file audio biasa.
6. Ketik Judul singkat agar Anda dapat mengenali item tersebut nantinya (misalnya, “Foto gaun biru”).
7. Di kolom Kapan bot harus mengirim ini?, jelaskan situasinya menggunakan bahasa yang sederhana.

8. Klik Tambahkan media. Item tersebut akan muncul di daftar media Anda dan langsung tersedia bagi bot di setiap agen yang Anda lampirkan.

Anda juga dapat menambahkan media dari tab Media milik Agen itu sendiri — tab tersebut membuka pustaka dasar yang sama, hanya saja sudah difilter sebelumnya untuk agen tersebut. Tab ini berfungsi sejak agen dibuat, termasuk agen yang baru saja Anda buat semenit yang lalu atau diduplikasi dari agen lain, dan file yang Anda unggah di sana akan langsung menjadi milik agen tersebut:

Sudah mengunggah file dan ingin menggunakannya kembali di agen lain? Alih-alih mengunggahnya lagi, buka item tersebut dan klik Assign, lalu pilih agen tambahan. File itu sendiri tidak diduplikasi — Anda hanya menambahkan agen lain ke item media yang sama.

Apa yang harus diisi #

Kolom-kolom ini adalah catatan untuk bot, bukan pesan untuk kontak Anda #

Kolom Judul, Kapan bot harus mengirim ini? dan Apa yang harus dikatakan bot saat mengirim ini? adalah milik Anda untuk ditulis dalam bahasa apa pun yang Anda gunakan untuk berpikir. Kontak Anda tidak akan pernah melihatnya.

Bot selalu menulis kepada setiap kontak dalam bahasa kontak tersebut. Jadi, jika Anda menulis catatan dalam bahasa Mandarin dan kontak yang berbahasa Inggris meminta untuk melihat lokasi, bot akan mengirimkan foto dengan keterangan bahasa Inggris berdasarkan catatan Anda. Tulis catatan Anda dalam bahasa yang paling mudah bagi Anda.

File yang didukung dan batasannya #

• Gambar: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Audio: MP3, OGG, WAV, M4A (kirim sebagai catatan suara atau file audio biasa)
• Dokumen: PDF
• Ukuran maksimum: 10 MB per file
• Per agen: hingga 50 item

Saat Anda mengunggah PDF, platform akan membaca teksnya sehingga bot mengetahui isinya - sama seperti analisis otomatis untuk gambar dan audio.

Mengedit dan Menghapus Media #

• Untuk mengubah judul item atau instruksi kapan harus mengirim, klik item tersebut dan edit kolomnya, lalu simpan. (Mengedit instruksi tidak mengharuskan pengunggahan ulang file.)
• Untuk memperbaiki transkrip yang salah mendengar kata, atau deskripsi tentang apa yang dilihat bot dalam file, edit kolom tersebut di editor yang sama. Lihat Mengoreksi transkrip.
• Untuk menghapus item, klik ikon hapus (tempat sampah) pada item tersebut. File dan instruksinya akan dihapus dan bot berhenti mengirimkannya.
• Untuk mengganti file itu sendiri, hapus item tersebut dan tambahkan yang baru.

Saluran Mana yang Dapat Menerima Media #

Sebagian besar saluran dapat menerima media, namun tidak semuanya:

Beberapa hal yang perlu diingat:

• SMS tidak dapat menerima media. Dalam percakapan SMS, bot tidak akan menawarkan item media.
• Instagram tidak dapat menerima dokumen. Dalam percakapan Instagram, bot tidak akan mengirim PDF - bot akan menjawab dengan teks sebagai gantinya.
• GIF dioptimalkan secara otomatis saat Anda mengunggahnya agar dapat bergerak di WhatsApp. Di beberapa saluran lain, GIF mungkin muncul sebagai gambar diam.
• Jendela 24 jam WhatsApp juga berlaku untuk media. Jika waktu yang berlalu terlalu lama sejak kontak terakhir mengirim pesan kepada Anda, WhatsApp mungkin memblokir pesan apa pun - termasuk media - sampai mereka membalas lagi.

Tips untuk Hasil Terbaik #

1. Tulis instruksi “kapan harus mengirim” seolah-olah Anda sedang memberikan pengarahan kepada anggota tim baru. Jelaskan momen yang tepat - “saat pelanggan meminta untuk melihat foto apartemen” - bukan hanya topiknya.
2. Satu tujuan untuk setiap item. Unggah item terpisah untuk situasi yang berbeda, alih-alih satu file yang Anda harap dapat mencakup semuanya.
3. Jaga agar file tetap kecil dan cepat dimuat. Gambar yang dikompres atau klip pendek akan sampai lebih cepat dan terlihat lebih baik di obrolan daripada file berukuran besar.
4. Gunakan judul yang jelas dan mudah dikenali. Saat pustaka Anda berkembang, judul yang baik memudahkan Anda menemukan dan memperbarui item yang tepat.
5. Uji di Try Out. Setelah menambahkan media, gunakan tab Try Out pada Agen untuk memeriksa apakah bot memilih item yang tepat pada waktu yang tepat sebelum ditayangkan. Gambar, video, audio, atau dokumen akan muncul langsung di obrolan pengujian, tepat di tempat kontak akan menerimanya.

Percakapan pengujian yang lebih lama mungkin menampilkan “Pratinjau media kedaluwarsa”. Obrolan pengujian adalah sandbox - tidak ada pesan nyata yang keluar dari akun Anda - dan pratinjau medianya tetap dapat dilihat selama 7 hari. Jika Anda kembali ke percakapan pengujian lama di kemudian hari, pratinjau yang kedaluwarsa akan menampilkan catatan kecil sebagai gantinya; cukup minta bot lagi untuk melihatnya kembali. Percakapan nyata tidak terpengaruh: kontak menerima file yang sebenarnya, yang tidak akan kedaluwarsa.

Beberapa file untuk hal yang sama. Bot biasanya memilih satu item terbaik untuk saat ini, jadi lima foto dengan catatan “Kapan bot harus mengirim ini?” yang sama biasanya berarti hanya satu foto yang dikirim. Jika satu set saling berkaitan (semua foto satu produk, menu lengkap), sebutkan hal tersebut dalam instruksi agen, misalnya “Saat seseorang bertanya tentang kursi taman, kirim semua foto kursi taman”, dan berikan catatan pada setiap foto yang menyebutkan nama produk tersebut. Bot kemudian akan mengirimkan seluruh set dalam satu balasan.

Bot tidak akan mengirim spam dengan file yang sama. Setiap item dikirim maksimal sekali per percakapan secara default. Jika pelanggan terus bertanya tentang hal yang sama, bot akan menjawab dengan teks alih-alih mengirim gambar yang sama lagi. Tingkatkan nilai “Jumlah pengiriman maksimum per percakapan” pada item jika Anda benar-benar ingin file tersebut dapat dikirim ulang.

File Dari Alat Anda Sendiri #

Sebuah pustaka dapat menampung hingga 50 item per agen. Jika foto produk, menu, atau lembar spesifikasi Anda sudah ada di sistem Anda sendiri (basis data, toko, CRM), Anda tidak perlu mengunggahnya di sini. Hubungkan sistem tersebut ke agen sebagai Fungsi Kustom atau server MCP yang mengembalikan tautan langsung ke file tersebut, dan bot akan mengirimkan filenya secara langsung alih-alih menempelkan tautannya.

Cara kerjanya:

1. Kontak meminta sesuatu, misalnya “bisakah saya melihat minyak zaitunnya?”
2. Bot memanggil alat Anda, dan hasilnya berisi tautan file seperti https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. Bot mengirimkan file tersebut ke kontak sebagai gambar, video, file audio, atau dokumen asli, dengan keterangan singkat dalam bahasa kontak tersebut

Syarat tautan yang diperlukan:

• Tautan langsung ke file yang dimulai dengan https://. Tautan ke halaman web (halaman produk) bukanlah file; bot akan membagikannya sebagai tautan biasa.
• Gambar: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Audio: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Dokumen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Hingga 16 MB per file
• Dapat diakses tanpa perlu masuk (login). Tautan yang memerlukan kata sandi atau sudah kedaluwarsa tidak dapat dikirim.

Hal yang perlu diketahui:

• Bot hanya mengirimkan tautan yang berasal dari alat Anda sendiri dalam percakapan tersebut. Tautan yang diketik oleh kontak, atau tautan yang dibuat oleh bot, tidak akan pernah dikirim sebagai file.
• File disalin saat dikirim, sehingga kontak tetap memilikinya meskipun tautan Anda kedaluwarsa nantinya.
• Setiap tautan file dikirim paling banyak satu kali per percakapan.
• Batasan saluran yang sama berlaku seperti untuk item pustaka, lihat Saluran Mana yang Dapat Menerima Media.
• Di tab Coba agen, file akan muncul di obrolan pengujian, dan tidak ada yang dikirim ke siapa pun.

Mengirim Media Sendiri #

Pustaka Media ditujukan untuk pengiriman otomatis bot. Anda selalu dapat mengirim gambar, video, atau file apa pun ke kontak secara manual dari Antarmuka Obrolan kapan saja - itu tidak memerlukan pengaturan item pustaka.

Langkah Selanjutnya #

• AI Agents — tab Media di dalam editor setiap Agen.
• AI Agents — halaman utama grup AI Studio, bersama dengan Knowledge Base dan Custom Functions.
• Automated Follow-Ups — panduan lengkap mengenai urutan tindak lanjut yang dapat dilampirkan oleh media.