Calendrier de disponibilité du bot #

Le calendrier de disponibilité contrôle les moments où votre bot IA est actif et répond aux messages. Vous pouvez définir des heures spécifiques pour chaque jour de la semaine afin que le bot ne fonctionne que lorsque vous le souhaitez : pendant les heures de bureau, des heures étendues ou 24h/24 et 7j/7.

Comment ça fonctionne #

Lorsqu’un message est reçu d’un contact, la plateforme vérifie si l’heure actuelle se situe dans les heures d’activité du bot pour ce jour-là :

• Si oui : Le bot traite le message et répond.
• Si non : Le bot reste silencieux pour le moment. Le message est enregistré et l’IA y répond automatiquement dès que la prochaine fenêtre s’ouvre — personne n’a rien à faire, et vous n’avez pas besoin d’un nouveau message pour déclencher la réponse. Voir Que se passe-t-il en dehors des heures d’ouverture ci-dessous. Le chat l’indique également : la barre d’état au-dessus de la zone de réponse affiche En dehors des heures d’ouverture — l’IA reprendra à l’heure d’ouverture suivante, et repasse automatiquement sur Actif lorsque la fenêtre s’ouvre.

Comportement par défaut : Si vous ne définissez pas de calendrier de disponibilité, le bot est disponible 24h/24 et 7j/7 et répondra à toute heure du jour ou de la nuit.

Définir les heures d’activité de votre bot #

Pendant l’intégration #

Si vous utilisez l’assistant de configuration guidé et sélectionnez un cas d’utilisation lié aux réservations, vous pouvez définir votre calendrier de disponibilité dans le cadre du processus d’intégration. Cela permet de configurer les heures d’activité de votre bot avant même que vous ayez terminé la configuration de votre premier agent.

Pour un agent #

1. Ouvrez l’Agent (sous AI Studio → AI Agents).
2. Cliquez sur l’onglet Active Hours — il s’agit de l’étape 2 de l’éditeur.

3. Désactivez le commutateur Actif 24/7 en haut de l’onglet. Cela révèle sept lignes — une pour chaque jour de la semaine (du lundi au dimanche), chacune étant désactivée par défaut.

4. Activez le commutateur d’un jour, puis cliquez sur Ajouter un créneau horaire (ou modifiez la fenêtre par défaut 06:00–23:00 qui apparaît) pour définir quand le bot doit être actif ce jour-là.

5. Pour garder le bot désactivé toute une journée, laissez le commutateur de ce jour désactivé.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas lorsque vous avez terminé.

Rien à configurer pour les heures de fermeture : les messages qui arrivent pendant que le planning est fermé sont répondus automatiquement à la prochaine ouverture — voir Que se passe-t-il en dehors des heures d’ouverture.

Raccourci pour les bots 24/7 : En haut de l’onglet Heures d’activité se trouve un commutateur Actif 24/7. Laissez-le activé (par défaut) pour permettre au bot de répondre à toute heure — cela masque entièrement les lignes par jour.

Attention : si vous désactivez chaque jour (au lieu d’utiliser le commutateur Actif 24/7), la plateforme considère qu’il s’agit d’un planning vide et le bot revient à une réponse 24/7 — cela ne signifie PAS que le bot est totalement silencieux. Gardez au moins un jour activé si vous souhaitez réellement que le bot reste silencieux les autres jours.

Exemple : Heures de bureau standard #

Dans cet exemple, le bot est actif du lundi au vendredi pendant les heures de bureau, avec des horaires réduits le samedi, et est complètement désactivé le dimanche.

Horaires fractionnés (plusieurs créneaux horaires par jour) #

Vous pouvez définir plus d’une fenêtre active par jour. C’est utile si vous souhaitez que le bot soit actif pendant certaines périodes mais inactif pendant d’autres.

Exemple : matin et soir, inactif l’après-midi

Le bot répond pendant les deux fenêtres horaires, mais reste silencieux de 12:00 à 16:00.

Vous pouvez également définir une fenêtre qui chevauche minuit (par exemple 22:00-06:00), et un créneau dont les heures de début et de fin sont identiques est considéré comme actif pour toute la journée.

Paramètres de fuseau horaire #

Votre calendrier de disponibilité s’exécute selon le fuseau horaire défini dans votre compte.

Pour définir votre fuseau horaire :

1. Cliquez sur Paramètres près du bas de la barre latérale principale.
2. Sous le groupe Compte, cliquez sur Profil.
3. Trouvez le champ Fuseau horaire dans la carte Préférences et sélectionnez le vôtre dans la liste.
4. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les heures de disponibilité utilisent désormais ce fuseau horaire.

Que se passe-t-il si vos contacts sont dans des fuseaux horaires différents ? Le calendrier utilise toujours VOTRE fuseau horaire. Par exemple, si vous configurez le bot pour qu’il soit actif de 09:00 à 18:00 en heure d’Europe centrale (CET), un contact envoyant un message depuis New York à 10:00 (heure de l’Est), ce qui correspond à 16:00 CET, recevra une réponse car 16:00 tombe dans vos heures d’activité.

Que se passe-t-il en dehors des heures d’activité #

Lorsqu’un message arrive alors que le bot est désactivé, le message est enregistré — rien n’est perdu et personne n’a rien à faire. La réponse de l’IA est programmée pour être envoyée dès que votre prochaine fenêtre active s’ouvre ; vous n’avez pas besoin d’un nouveau message pour la déclencher, et vous n’avez rien à reprendre manuellement.

Pendant qu’il attend, le chat affiche un statut ambre En dehors des heures d’ouverture, et il se trouve sous le filtre En dehors des heures dans Chats — ainsi, tout ce qui est en attente de la prochaine ouverture est accessible en un clic.

Vous pouvez toujours répondre manuellement entre-temps — quel que soit le planning du bot, vous pouvez envoyer des messages aux contacts vous-même à tout moment depuis l’Interface de chat. Si vous le faites, la réponse de l’IA en attente est annulée, afin que le contact ne reçoive jamais une réponse obsolète du bot en plus de la vôtre.

Bon à savoir : Les messages de suivi respectent également le planning du bot. Si vous activez « Respecter les heures d’ouverture » dans vos paramètres de suivi, les suivis programmés ne seront envoyés que pendant les heures d’activité du bot.

Plannings courants #

Toujours actif (24/7) #

Laissez la section de disponibilité vide ou non configurée (ou laissez/activez Actif 24/7). Le bot répond à tout moment.

Idéal pour : les bots de support, les audiences internationales, les agents pour lesquels vous souhaitez la réponse la plus rapide possible.

Heures de bureau uniquement #

Configurez du lundi au vendredi, de 09h00 à 18h00 (ou selon vos heures de bureau réelles).

Idéal pour : la prospection B2B, les services professionnels, les situations où des messages en dehors des heures d’ouverture sembleraient inhabituels.

Horaires étendus #

Définissez des plages horaires plus larges (par ex. 07h00-22h00), incluant les soirées et les week-ends.

Idéal pour : le commerce électronique, les marques grand public, les audiences qui naviguent en dehors des heures de bureau habituelles.

Fenêtres basées sur des événements #

Définissez des plages horaires restreintes autour d’événements ou de promotions spécifiques.

Idéal pour : les suivis de webinaires, les lancements de produits, les offres à durée limitée où le bot n’a besoin d’être actif que pendant quelques heures.

Conseils #

1. Répondez aux attentes de votre audience. Si vos clients attendent des réponses rapides à 22h, gardez le bot actif. Si envoyer des messages à minuit semble inapproprié pour votre marque, restreignez les horaires.

2. Tenez compte de la disponibilité de votre équipe. Si le bot alerte un membre de l’équipe humaine et que personne n’est disponible pour répondre, le contact attend. Alignez les heures du bot sur la disponibilité de l’équipe lorsque cela est possible.

3. Utilisez « toujours actif » lorsque les gens peuvent vous joindre à tout moment. Si vos contacts peuvent vous envoyer des messages 24h/24 et 7j/7 (par exemple, via un widget de chat sur votre site web), rendre le bot disponible en permanence garantit que personne ne reste sans réponse.

4. Testez votre planning. Après avoir défini vos heures, envoyez un message de test en dehors des heures actives pour confirmer que le bot reste silencieux, puis envoyez-en un pendant les heures actives pour confirmer qu’il répond.

Étapes suivantes #

• Agents IA — où se trouve l’onglet Heures d’activité, ainsi que le reste de la configuration de l’agent.
• Suivis automatisés — comment l’option « Respecter les heures d’ouverture » interagit avec votre planning d’heures d’activité.