Programmazione della disponibilità del bot #

La programmazione della disponibilità controlla quando il tuo bot AI è attivo e risponde ai messaggi. Puoi impostare orari specifici per ogni giorno della settimana, in modo che il bot operi solo quando lo desideri: durante l’orario lavorativo, con orari estesi o 24 ore su 24.

Come funziona #

Quando arriva un messaggio da un contatto, la piattaforma verifica se l’ora corrente rientra negli orari di attività del bot per quel giorno:

• Se sì: Il bot elabora il messaggio e risponde.
• Se no: Il bot rimane in silenzio per il momento. Il messaggio viene salvato e l’IA risponderà automaticamente nel momento in cui si apre la finestra successiva: nessuno deve fare nulla e non è necessario un nuovo messaggio per attivare la risposta. Vedi Cosa succede fuori dagli orari di attività qui sotto. Anche la chat lo indica: la barra di stato sopra la casella di risposta mostra Fuori orario lavorativo — L’IA riprenderà alle al prossimo orario di apertura, e tornerà automaticamente su Attivo quando la finestra si apre.

Comportamento predefinito: Se non imposti una programmazione della disponibilità, il bot sarà disponibile 24/7 e risponderà a qualsiasi ora del giorno o della notte.

Impostazione degli orari di attività del bot #

Durante l’onboarding #

Se utilizzi la procedura guidata di onboarding e selezioni un caso d’uso relativo alle prenotazioni, puoi configurare il tuo programma di disponibilità come parte del processo di onboarding. In questo modo, gli orari di attività del tuo bot saranno configurati ancora prima di terminare la configurazione del tuo primo agente.

Per un Agente #

1. Apri l’Agente (sotto AI Studio → AI Agents).
2. Clicca sulla scheda Active Hours (Orari di attività): è il passaggio 2 dell’editor.

3. Disattiva l’interruttore Active 24/7 nella parte superiore della scheda. Questo rivelerà sette righe, una per ogni giorno della settimana (da lunedì a domenica), ciascuna disattivata per impostazione predefinita.

4. Attiva l’interruttore di un giorno, quindi fai clic su Add time slot (o modifica la finestra predefinita 06:00–23:00 che appare) per impostare quando il bot deve essere attivo quel giorno.

5. Per mantenere il bot disattivato per un’intera giornata, lascia l’interruttore di quel giorno disattivato.
6. Fai clic su Save changes in basso quando hai finito.

Nessuna impostazione necessaria per l’orario di chiusura: i messaggi che arrivano mentre l’orario è chiuso vengono risposti automaticamente alla prossima apertura — vedi Cosa succede fuori dagli orari di attività.

Scorciatoia per bot 24/7: Nella parte superiore della scheda Active Hours è presente un interruttore Active 24/7. Lascialo attivo (impostazione predefinita) per consentire al bot di rispondere a tutte le ore: questo nasconde completamente le righe giornaliere.

Attenzione: se disattivi ogni singolo giorno (invece di utilizzare l’interruttore Active 24/7), la piattaforma lo considera come una pianificazione vuota e il bot torna a rispondere 24/7; ciò NON significa che il bot sia completamente silenzioso. Mantieni almeno un giorno attivo se vuoi davvero che il bot rimanga inattivo negli altri.

Esempio: Orario lavorativo standard #

In questo esempio, il bot è attivo dal lunedì al venerdì durante l’orario lavorativo, con orari ridotti il sabato e completamente spento la domenica.

Pianificazioni suddivise (più fasce orarie al giorno) #

È possibile impostare più di una finestra attiva al giorno. Questa funzione è utile se si desidera che il bot sia attivo durante determinati periodi ma disattivato in altri.

Esempio: Mattina e sera, disattivato nel pomeriggio

Il bot risponde durante entrambe le fasce orarie, ma rimane inattivo dalle 12:00 alle 16:00.

È inoltre possibile impostare una finestra che attraversa la mezzanotte (ad esempio 22:00-06:00), e una fascia oraria in cui l’ora di inizio e di fine coincidono viene considerata attiva per l’intera giornata.

Impostazioni del fuso orario #

La pianificazione della disponibilità viene eseguita in base al fuso orario impostato nel tuo account.

Per impostare il fuso orario:

1. Fai clic su Settings vicino alla parte inferiore della barra laterale principale.
2. Sotto il gruppo Account, fai clic su Profile.
3. Trova il campo Timezone nella scheda Preferences e seleziona il tuo dall’elenco.
4. Fai clic su Save. Tutti gli orari di disponibilità ora utilizzeranno questo fuso orario.

Cosa succede se i tuoi contatti si trovano in fusi orari diversi? La pianificazione utilizza sempre il TUO fuso orario. Ad esempio, se imposti il bot in modo che sia attivo dalle 09:00 alle 18:00 nell’ora dell’Europa centrale (CET), un contatto che invia un messaggio da New York alle 10:00 Eastern (ovvero le 16:00 CET) riceverà una risposta perché le 16:00 rientrano nei tuoi orari di attività.

Cosa succede al di fuori degli orari di attività #

Quando arriva un messaggio mentre il bot è spento, il messaggio viene salvato: nulla va perduto e nessuno deve fare nulla al riguardo. La risposta dell’IA è programmata per essere inviata nel momento in cui si apre la tua prossima finestra attiva; non serve un nuovo messaggio per attivarla e non devi riprendere nulla manualmente.

Mentre è in attesa, la chat mostra uno stato ambra Fuori orario lavorativo e viene inserita sotto il filtro Fuori orario in Chat, così tutto ciò che è in attesa della prossima apertura è a portata di clic.

Puoi sempre rispondere manualmente nel frattempo — indipendentemente dall’orario del bot, puoi inviare messaggi ai contatti in qualsiasi momento dall’Interfaccia Chat. Se lo fai, la risposta dell’IA in attesa viene annullata, così il contatto non riceverà mai una risposta obsoleta del bot dopo la tua.

Buono a sapersi: anche i messaggi di follow-up rispettano la pianificazione del bot. Se abiliti “Rispetta orari di lavoro” nelle tue impostazioni di follow-up, i follow-up pianificati verranno inviati solo durante gli orari di attività del bot.

Pianificazioni comuni #

Sempre attivo (24/7) #

Lascia la sezione di disponibilità vuota o non configurata (oppure lascia/attiva Active 24/7). Il bot risponderà in qualsiasi momento.

Ideale per: Bot di supporto, pubblico internazionale, agenti per i quali desideri la risposta più rapida possibile.

Solo orario lavorativo #

Imposta dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 18:00 (o i tuoi effettivi orari di lavoro).

Ideale per: Outreach B2B, servizi professionali, situazioni in cui i messaggi fuori orario sembrerebbero insoliti.

Orario esteso #

Imposta finestre più ampie (ad es. 07:00-22:00) includendo le serate e i fine settimana.

Ideale per: E-commerce, marchi di consumo, pubblico che naviga al di fuori del normale orario lavorativo.

Finestre basate su eventi #

Imposta finestre temporali ristrette in occasione di eventi o promozioni specifici.

Ideale per: Follow-up di webinar, lanci di prodotti, offerte a tempo limitato in cui il bot deve rimanere attivo solo per poche ore.

Suggerimenti #

1. Soddisfa le aspettative del tuo pubblico. Se i tuoi clienti si aspettano risposte rapide alle 22:00, mantieni il bot attivo. Se inviare messaggi a mezzanotte sembrerebbe fuori luogo per il tuo brand, limita gli orari.

2. Considera la disponibilità del tuo team. Se il bot avvisa un membro del team umano e non c’è nessuno a rispondere, il contatto rimane in attesa. Allinea, quando possibile, gli orari del bot con la disponibilità del team.

3. Usa “sempre attivo” quando le persone possono raggiungerti in qualsiasi momento. Se i contatti possono inviarti messaggi 24 ore su 24 (ad esempio, tramite un widget di chat sul sito web), avere il bot disponibile 24/7 assicura che nessuno debba attendere.

4. Testa la tua pianificazione. Dopo aver impostato i tuoi orari, invia un messaggio di prova al di fuori degli orari di attività per confermare che il bot rimanga silenzioso, quindi inviane uno durante gli orari di attività per confermare che risponda.

Prossimi passi #

• Agenti IA — dove si trova la scheda Orari di attività, insieme al resto della configurazione dell’Agente.
• Follow-up automatizzati — come “Rispetta orari di lavoro” interagisce con la tua pianificazione degli orari di attività.